Bestek:
Xxxxxx S&L/DA/2018/065 1/58
Bestek:
Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking betreffende de begeleiding, de communicatie en de marketing voor de organisatie van twee hackathons door de FOD Financiën
Bestek nr. S&L/DA/2018/065 Uiterste datum voor de indiening van de offertes: 2 oktober 2018 om
10.00 uur
Inhoud
1. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT 4
3. AANBESTEDENDE OVERHEID – BIJKOMENDE INFORMATIE 5
4. DOCUMENTEN DIE DE OPDRACHT REGELEN 6
5.1. Kunstmatige beperking van de mededinging 6
5.2. Belangenconflicten - Draaideurconstructie 6
5.3. Naleving van het milieurecht, sociaal recht en arbeidsrecht 7
1. RECHT VAN EN MODALITEITEN BETREFFENDE DE INDIENING EN DE OPENING VAN DE OFFERTES8
1.1. Recht en wijze van indiening van de offertes 8
1.1.1. Indienen van de offertes 8
1.1.2. Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte 9
1.2. Indienen van de offertes 10
2.1. In de offerte te vermelden gegevens 10
2.2. Geldigheidsduur van de offerte 11
4.1. Uitsluitingsgronden en kwalitatieve selectie 12
4.3. Overzicht van de procedure - regelmatigheid van de definitieve offertes (BAFO) 16
4.3.1. Overzicht van de procedure 16
Over de minimumvereisten en de gunningscriteria wordt niet onderhandeld. 17
4.3.2. Regelmatigheid van de definitieve offertes (BAFO) 17
4.4. Regelmatigheid van de offertes 17
4.5.1. Lijst van de gunningscriteria 17
2.2. Heffingen die een weerslag hebben op het opdrachtbedrag 24
2.3. Onvoorzienbare omstandigheden voor de opdrachtnemer 24
2.4. Feiten van de aanbesteder en van de opdrachtnemer 25
2.5. Vergoeding voor schorsingen op bevel van de aanbesteder en incidenten bij de uitvoering
..................................................................................................................................................... 25
3. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER 25
4. OPLEVERING VAN DE UITGEVOERDE DIENSTEN 26
4.1. Oplevering van de uitgevoerde diensten 26
4.2. Technische en definitieve opleveringen 26
5.2. Vrijgave van de borgtocht 28
6. UITVOERING VAN DE DIENSTEN 28
6.2. Uitvoeringsmodaliteiten 30
7. FACTURERING EN BETALING VAN DE DIENSTEN 31
8. BIJZONDERE VERBINTENISSEN VOOR DE DIENSTVERLENER 32
8.1. Vertrouwelijkheid en bijzondere verbintenissen in verband met de ontvangen informatie 32
10.2. Niet-betaling van de niet-uitgevoerde prestaties 36
10.3. Verrekening van de boetes en straffen 36
1. BESCHRIJVING VAN DE UIT TE VOEREN DIENSTEN 38
1.1. Perceel 1: begeleiding bij de organisatie van twee hackathons 39
1.2. Perceel 2: begeleiding bij de communicatie over en marketing rond twee hackathons 40
• MIDDELEN EN PROFIELEN DIE VOOR DE OPDRACHT WORDEN INGEZET 41
• PLANNING EN UITVOERINGSTERMIJN 41
BIJLAGE 1: OFFERTEFORMULIER VOOR PERCEEL 1 44
BIJLAGE 2: OFFERTEFORMULIER VOOR PERCEEL 2 48
BIJLAGE 3: VASTE INRICHTING 52
BIJLAGE 4: VOORSTELLING VAN DE REFERENTIES 54
BIJLAGE 5: CURRICULUM VITAE VOOR PERCEEL 1 55
BIJLAGE 6: CURRICULUM VITAE VOOR PERCEEL 2 57
FEDERALE OVERHEIDSDIENST Financiën
Stafdienst Begroting en Beheerscontrole Afdeling Aankopen
North Galaxy – Toren B4 – bus 961 Koning Xxxxxx XX-laan 33
1030 BRUSSEL
BESTEK NR. S&L/DA/2018/065
VEREENVOUDIGDE ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET VOORAFGAANDE BEKENDMAKING BETREFFENDE DE BEGELEIDING, DE COMMUNICATIE EN DE MARKETING VOOR DE ORGANISATIE VAN TWEE HACKATHONS DOOR DE FOD FINANCIËN
BELANGRIJK
In toepassing van artikel 9, § 4 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek wordt afgeweken van artikel 154 van het koninklijk besluit betreffende de boetes.
1. Voorwerp en aard van de opdracht
Deze opdracht heeft de begeleiding, de communicatie en de marketing voor de organisatie van twee hackathons (februari 2019 en april 2019) door de FOD Financiën als voorwerp.
Onder "hackathon" moet worden verstaan: een evenement van meerdere dagen waar werknemers (en/of gebruikers) bijeenkomen in het kader van workshops om binnen een korte en vastgelegde termijn creatieve oplossingen te bedenken voor een specifiek en welbepaald probleem.
Als procedure wordt gekozen voor de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking in België.
Het gaat om een opdracht tegen globale prijs (artikel 2, 3° van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren) per perceel.
Deze opdracht omvat 2 percelen:
• perceel 1 heeft betrekking op de prestaties in verband met de begeleiding bij de organisatie van de hackathons:
begeleiding en ondersteuning van de projectleider, het projectteam en de medewerkers van de FOD Financiën vóór de hackathon (inhoudelijke voorbereiding), tijdens de hackathon (begeleiding, coaching en animatie) en na de hackathon (debriefing en ad- hoccoaching tijdens het incubatieprogramma)
• perceel 2 heeft betrekking op de prestaties in verband met de begeleiding bij de communicatie over en de marketing rond de hackathons:
begeleiding en ondersteuning van de projectleider en het projectteam bij de uitwerking van een communicatie- en marketingstrategie, de communicatiecampagne en communicatieacties voor elk van de hackathons
Een onvolledige offerte voor een perceel leidt enkel tot de onregelmatigheid van de offerte voor dat perceel.
Varianten en opties zijn niet toegestaan.
Voorstellen tot verbetering van de offerte in geval van samenvoeging van de percelen zijn niet toegestaan.
BELANGRIJK
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen, en om eventueel te beslissen dat de prestaties het voorwerp zullen uitmaken van een nieuwe opdracht, zo nodig via een andere procedure.
2. Duur van de overeenkomst
De begindatum van de overeenkomst wordt vermeld in de kennisgeving van gunning van de opdracht. De overeenkomst zal ten einde lopen bij de definitieve oplevering van de tweede hackathon.
De aanbestedende overheid zal maximum twee hackathons organiseren (februari 2019 en april 2019).
De aanbestedende overheid heeft echter het recht om na de definitieve oplevering van de eerste hackathon een einde te stellen aan de overeenkomst op voorwaarde dat de kennisgeving aan de andere partij per aangetekende brief gebeurt.
De opdrachtnemer kan in dat geval geen aanspraak maken op enige schadevergoeding.
3. Aanbestedende overheid – Bijkomende informatie
De aanbestedende overheid is de Belgische staat, die wordt vertegenwoordigd door de minister van Financiën.
Bijkomende inlichtingen over de procedure of de inhoud van de opdracht kunnen worden verkregen bij de Afdeling Aankopen via het e-mailadres xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx, met vermelding van de referentie van de opdracht en de titel "Info hackathons".
Het sluiten van de opdracht geeft de opdrachtnemer geen enkel exclusiviteitsrecht. Zelfs gedurende de geldigheidsperiode van de opdracht kan de FOD Xxxxxxxxx prestaties identiek met of analoog aan deze beschreven in dit bestek door andere ondernemers of door zijn eigen diensten laten uitvoeren. De opdrachtnemer kan in dat geval geen aanspraak maken op enige vergoeding.
4. Documenten die de opdracht regelen
4.1. Wetgeving
- Richtlijn 2014/24/EU van het Europees Parlement en de Raad van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten;
- De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;
- Het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren;
- Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten;
- De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;
- Het algemeen reglement voor de arbeidsbescherming (ARAB) en de codex over het welzijn op het werk;
- De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk;
- Het algemeen reglement op de elektrische installaties (AREI);
- De toepasselijke gewestelijke milieuwetgeving;
- De wet van 11 december 2016 houdende diverse bepalingen inzake detachering van werknemers;
- Alle wijzigingen aan de voormelde wetten en besluiten die van kracht zijn op de dag van de opening van de offertes.
4.2. Opdrachtdocumenten
- De in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerde aankondigingen en rechtzettingen die op deze opdracht betrekking hebben, maken er integraal deel van uit. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te hebben gehouden.
- Dit bestek nr. S&L/DA/2018/065
- De goedgekeurde offerte van de opdrachtnemer
5. Kunstmatige beperking van de mededinging - Belangenconflicten
- Naleving van het milieurecht, sociaal recht en arbeidsrecht
5.1. Kunstmatige beperking van de mededinging
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 5 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, waarin wordt bepaald dat ze geen handelingen mogen stellen, geen overeenkomsten mogen sluiten of geen afspraken mogen maken die de normale mededingingsvoorwaarden kunnen vertekenen.
5.2. Belangenconflicten - Draaideurconstructie
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikels 6 en 69, eerste lid, 5° en 6° van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en op artikel 51 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren met betrekking tot de situaties waarin er een belangenconflict zou kunnen optreden bij de plaatsing en uitvoering van de opdracht, en dit om elke concurrentievervalsing te vermijden en de gelijkheid van behandeling van alle inschrijvers te verzekeren.
In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie ('revolving doors') zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen de corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere
vroegere (interne of externe) medewerkers van de FOD Financiën, binnen 2 jaar volgend op zijn (hun) ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de FOD Financiën, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de plaatsingsprocedure, evenals voor de verrichting van bepaalde opdrachten in het kader van de uitvoering van deze opdracht.
De voorgaande bepaling is echter enkel van toepassing voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon (personen) bij de aanbestedende overheid en zijn (hun) verrichtingen in het kader van deze opdracht.
Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van de wetgeving en reglementering betreffende de overheidsopdrachten.
5.3. Naleving van het milieurecht, sociaal recht en arbeidsrecht
De ondernemers zijn ertoe gehouden alle toepasselijke verplichtingen op het gebied van het milieurecht, sociaal recht en arbeidsrecht uit hoofde van het Europees Unierecht, nationale recht of collectieve arbeidsovereenkomsten of uit hoofde van de in bijlage II van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten vermelde bepalingen van internationaal milieurecht, sociaal recht en arbeidsrecht, na te leven en te doen naleven door elke persoon die handelt als onderaannemer in welke fase ook, en door elke persoon die personeel tewerkstelt voor de uitvoering van de opdracht.
De kandidaat-inschrijvers worden verzocht om hun vragen via e-mail over te maken aan de aanbestedende overheid op het volgende adres: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
Enkel de vragen die uiterlijk op 19/09/2018 om 16.00 uur bij de aanbestedende overheid zijn toegekomen, zullen worden behandeld. Als onderwerp van de e-mail vermeldt de inschrijver “Info hackathons”.
De aanbestedende overheid heeft beslist om op de website van de FOD FINANCIËN xxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xx/ in de rubriek "Overheidsopdrachten" de antwoorden te publiceren op de door de kandidaat-inschrijvers gestelde vragen.
De aanvullende inlichtingen over de opdrachtdocumenten of het beschrijvend document worden, voor zover daarom tijdig is verzocht, door de aanbestedende overheid meegedeeld uiterlijk 6 dagen vóór de uiterste datum die voor de ontvangst van de offertes is vastgelegd.
Als er geen vragen worden gesteld tijdens de voorgeschreven termijn, zal er niets worden gepubliceerd.
1. Recht van en modaliteiten betreffende de indiening en de opening van de offertes
1.1. Recht en wijze van indiening van de offertes
De aandacht wordt gevestigd op het feit dat de inschrijver slechts één offerte per opdracht mag indienen.
Elke deelnemer aan een combinatie van ondernemingen zonder rechtspersoonlijkheid wordt beschouwd als een inschrijver.
De deelnemers aan een combinatie van ondernemingen zonder rechtspersoonlijkheid moeten één van hen aanstellen die de combinatie zal vertegenwoordigen ten aanzien van een aanbestedende overheid.
In overeenstemming met artikel 14 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten moet de verzending en de ontvangst van de offertes met elektronische communicatiemiddelen gebeuren.
1.1.1. Indienen van de offertes
De aanbestedende overheid legt, op straffe van nietigheid van de offerte, het gebruik van elektronische middelen op.
De communicatie en de uitwisseling van informatie tussen de aanbestedende overheid en de ondernemers, waaronder de overdracht en de elektronische ontvangst van de offertes, moeten in alle fasen van de plaatsingsprocedure via elektronische communicatiemiddelen gebeuren.
De elektronische offertes moeten worden verstuurd via de e-tendering-website xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/, die de naleving van de voorwaarden opgenomen in artikel 14, § 6 en § 7 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten garandeert.
Het indieningsrapport met betrekking tot de offerte, de bijlagen en het Uniform Europees Aanbestedingsdossier (UEA) moeten worden voorzien van een gekwalificeerde elektronische handtekening (artikel 43 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren).
Aangezien het versturen van een offerte via e-mail niet aan de voorwaarden van artikel 14, § 7 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten voldoet, is het niet toegestaan om op die wijze een offerte in te dienen.
Door het feit dat hij zijn offerte via elektronische middelen indient, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens van zijn offerte door het ontvangstsysteem worden geregistreerd.
Meer informatie kan worden teruggevonden op de website xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of worden bekomen bij de helpdesk van de dienst e-procurement op het telefoonnummer x00 (0)0 000 00 00.
BELANGRIJK
1. Er wordt aan de inschrijver aanbevolen om zich uiterlijk de dag vóór de opening van de offertes aan te melden teneinde contact te kunnen opnemen met de e-procurement helpdesk om eventuele toegangsproblemen tot de website xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/ op te lossen.
2. Men moet er rekening mee houden dat het bestand dat wordt ingediend via elektronische weg, niet groter mag zijn dan 350 MB.
BELANGRIJK
1. De gekwalificeerde elektronische handtekening(en) moet(en) uitgaan van de persoon (personen) die gemachtigd is (zijn) om de inschrijver te verbinden.
2. Wanneer het indieningsrapport wordt ondertekend door een mandataris, moet hij duidelijk zijn opdrachtgever(s) vermelden. De mandataris voegt de elektronische authentieke of onderhandse akte die hem zijn bevoegdheden verleent of een gescande kopie van de volmacht toe. Hij verwijst eventueel naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin het uittreksel van die akte is bekendgemaakt, met vermelding van de betrokken bladzijde(n) en/of van het fragment.
In het kader van de machtiging om een vennootschap in een naamloze vennootschap te verbinden, vestigt de aanbestedende overheid de aandacht van de inschrijvers op de rechtspraak met betrekking tot het begrip dagelijks bestuur:
- het arrest van het Hof van Cassatie van 26 februari 2009 (K.B. F.07.0043F., Arr. Cass. 2009, 660), waarin de handelingen van het dagelijks bestuur worden beschouwd als handelingen "die de dagelijkse behoeften van de vennootschap niet overschrijden of handelingen die zowel wegens hun geringe belang als wegens de noodzaak van een snelle oplossing de tussenkomst van de raad van bestuur niet rechtvaardigen";
- de rechtspraak van de Raad van State, waarin wordt gesteld dat de ondertekening van een offerte niet als een handeling van dagelijks bestuur kan worden beschouwd (Raad van State, 3 augustus 1984, nr. 24.605; Raad van State, 12 januari 2010, nr. 199.434, evenals nrs.
227.654 en 228.781)
- het arrest van de Raad van State van 6 augustus 2015 waarin wordt geconcludeerd dat de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de dagelijkse bestuurder is beperkt tot het dagelijks bestuur en dat de in de statuten opgenomen bepaling die voorziet in een uitbreiding van de bevoegdheden inzake dagelijks bestuur, moet worden beperkt tot de wettelijke draagwijdte van het dagelijks bestuur. Dat de statutaire bepalingen, en meer bepaald de ondertekening door de tweede bestuurder of een overdracht van de bevoegdheid van de tweede bestuurder aan een derde, zouden moeten zijn toegepast (Raad van State, 6 augustus 2015, nr. 232.024).
1.1.2. Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte
Indien een inschrijver een reeds verzonden of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen van artikel 43 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren.
Wanneer het indieningsrapport dat ingevolge de wijzigingen of de intrekking wordt opgesteld niet van de gekwalificeerde elektronische handtekening is voorzien, brengt dit van rechtswege
de nietigheid van de wijziging of de intrekking met zich mee. Deze nietigheid slaat slechts op de wijzigingen of de intrekking en niet op de offerte zelf.
1.2. Indienen van de offertes
De offertes moeten vóór 02 oktober 2018 om 10.00 uur op het platform zijn ingediend.
2. Offertes
2.1. In de offerte te vermelden gegevens
De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het als bijlage bijgevoegde offerteformulier te gebruiken. In dat verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 77 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, waarin het volgende is vastgelegd: "Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het invullen van de samenvattende opmeting of de inventaris, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dat niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier."
De offerte en de bij het offerteformulier gevoegde bijlagen kunnen worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans.
Door de indiening van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als die in een bijlage bij zijn offerte zijn opgenomen.
De inschrijver vermeldt in zijn offerte duidelijk welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus door de aanbestedende overheid niet mag worden bekendgemaakt.
De volgende inlichtingen moeten in de offerte worden vermeld: A. Het offerteformulier
Voor elk perceel:
- de naam en de gegevens van de contactpersoon in het bedrijf van de inschrijver;
- de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent;
- het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers);
- het registratienummer bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ);
- het nummer en de benaming van de rekening van de inschrijver bij een financiële instelling waarop de betaling van de opdracht moet worden uitgevoerd;
- de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel;
- alle elementen en documenten die nodig zijn voor de beoordeling van de offertes
B. De prijsinventaris
- de eenheidsprijzen, voluit en in cijfers, van de in dit bestek gevraagde diensten (excl. btw);
- het bedrag van de btw;
- de eenheidsprijzen, voluit en in cijfers, van de in dit bestek gevraagde diensten (incl. btw)
C. Technisch deel
Dit deel is gewijd aan het materiaal en aan de technische uitrusting die zal worden gebruikt voor de uitvoering van deze opdracht.
BELANGRIJK
1. De aanbestedende overheid nodigt de kandidaten uit om de offerte en de bijlagen in te dienen in één bestand.
2.2. Geldigheidsduur van de offerte
De inschrijvers blijven door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 180 kalenderdagen, die aanvangt op de dag na de dag van de opening van de offertes.
3. Prijzen
Alle prijzen in het offerteformulier moeten in euro worden uitgedrukt.
Dit is een opdracht tegen globale prijs, wat betekent dat een forfaitaire prijs alle prestaties van de opdracht dekt.
De inschrijver wordt geacht in deze prijzen alle mogelijke kosten te hebben begrepen, met uitzondering van de btw.
Zijn meer bepaald in de prijs inbegrepen:
Op algemene wijze:
1°. het administratief beheer en het secretariaat;
2°. de verplaatsings-, transport- en verzekeringskosten;
3°. de kosten voor de documentatie betreffende de diensten die eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist;
4°. de levering van documenten of van stukken in verband met de uitvoering van de diensten;
5°. de verpakkingen;
6°. de opleiding over het gebruik;
7°. de door de wetgeving opgelegde maatregelen inzake de veiligheid van de werknemers bij de uitvoering van hun werk;
8°. de opleveringskosten.
Deze lijst is indicatief en niet exhaustief.
De inschrijver verduidelijkt, in letters en in cijfers, in de tabellen in het offerteformulier (bijlage 1), de eenheidsprijzen excl. btw en incl. btw voor de verschillende in dit bestek gevraagde diensten.
Tijdens de hele duur van de overeenkomst verbindt de inschrijver zich ertoe om de gevraagde diensten zonder enige toeslag, behalve bij een prijsherziening, te factureren tegen de prijzen die zijn opgegeven in de inventaris van de eenheidsprijzen.
4. Uitsluitingsgronden - Kwalitatieve selectie - Regelmatigheid van de offertes - Gunningscriteria
4.1. Uitsluitingsgronden en kwalitatieve selectie
De inschrijvers worden beoordeeld op basis van het toegangsrecht en de kwalitatieve selectie zoals hierna vermeld.
De aanbestedende overheid controleert de offertes na de verificatie van de uitsluitingsgronden en van de naleving van de selectiecriteria op basis van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). De offertes worden beoordeeld op basis van de gunningscriteria die worden vermeld in punt 4.5. van deel C. Gunning van dit bestek zonder een grondiger onderzoek van de uitsluitingsgronden en van de naleving van de selectiecriteria. De aanbestedende overheid controleert echter de afwezigheid van fiscale en sociale schulden, in overeenstemming met artikel 68 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
Vóór de gunning van de opdracht eist de aanbestedende overheid van de inschrijver aan wie ze de opdracht wil gunnen dat hij de verantwoordingsstukken voorlegt (certificaten, verklaringen, referenties en andere bewijsmiddelen), voor zover het niet mogelijk is om die inlichtingen en documenten rechtstreeks te bekomen via toegang tot een nationale gegevensbank in een lidstaat die gratis toegankelijk is.
De toepassing van de impliciete verklaring geldt alleen voor de documenten of certificaten betreffende de uitsluitingsgronden die voor de aanbestedende overheid gratis toegankelijk zijn via een nationale gegevensbank in een lidstaat.
Voor de elementen die niet tot de impliciete verklaring behoren, kunnen de inschrijvers die dat wensen reeds alle documenten en certificaten bij hun offerte voegen die vereist zijn om aan te tonen dat ze zich niet in een uitsluitingsgeval bevinden.
Wat de selectiecriteria betreft kunnen de inschrijvers die dat wensen reeds alle documenten en certificaten bij hun offerte voegen die vereist zijn om aan te tonen dat ze voldoen aan de voorwaarden bepaald in die criteria.
Het loutere feit van de indiening van de offerte vormt een impliciete verklaring op erewoord van de inschrijver dat hij zich niet in één van de onderstaande uitsluitingsgevallen bevindt.
Wanneer de inschrijver zich in een uitsluitingsgeval bevindt en corrigerende maatregelen doet gelden, in overeenstemming met artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, slaat de impliciete verklaring op erewoord niet op elementen die verband houden met de betreffende uitsluitingsgrond. In dat geval legt hij de schriftelijke beschrijving van de genomen maatregelen voor.
Eerste uitsluitingsgrond
In overeenstemming met artikel 67 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en artikel 61 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren wordt in elk stadium van de plaatsingsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die, bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor een van de volgende misdrijven:
1° deelneming aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324 bis van het Strafwetboek of in artikel 2 van Kaderbesluit 2008/841/JBZ van de Raad van 24 oktober 2008 ter bestrijding van georganiseerde criminaliteit;
2° omkoping als bedoeld in de artikelen 246 en 250 van het Strafwetboek of in artikel 3 van de overeenkomst ter bestrijding van corruptie waarbij ambtenaren van de Europese Gemeenschappen of van de lidstaten van de Europese Unie betrokken zijn of in artikel
2.1. xxx Xxxxxxxxxxxx 2003/568/JBZ van de Raad van 22 juli 2003 inzake de bestrijding van corruptie in de privésector;
3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002;
4° terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten als bedoeld in artikel 137 van het Strafwetboek of in de zin van de artikelen 1 of 3 van Kaderbesluit 2002/475/JBZ van de Raad van 13 juni 2002 inzake terrorismebestrijding, of uitlokking van medeplichtigheid aan, of poging tot het plegen van een dergelijk misdrijf of strafbaar feit als bedoeld in artikel 4 van genoemd kaderbesluit;
5° witwassen van geld of financiering van terrorisme als bedoeld in artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme of in de zin van artikel 1 van richtlijn 2005/60/EG van het Europees Parlement en de Raad van 26 oktober 2005 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme;
6° kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel als bedoeld in artikel 433quinquies van het Strafwetboek of in de zin van artikel 2 van richtlijn 2011/36/EU van het Europees Parlement en de Raad van 5 april 2011 inzake de voorkoming en bestrijding van mensenhandel en de bescherming van slachtoffers daarvan, en ter vervanging van Kaderbesluit 2002/629/JBZ van de Raad;
7° tewerkstelling van onderdanen van derde landen die illegaal in het land verblijven in de zin van artikel 35/7 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers of in de zin van de wet van 30 april 1999 betreffende de tewerkstelling van vreemde arbeiders.
Tweede uitsluitingsgrond
In overeenstemming met artikel 68 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en artikel 62 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren wordt uitgesloten, in eender welke fase van de plaatsingsprocedure, de inschrijver die niet voldoet aan zijn verplichtingen inzake de betaling van zijn socialezekerheidsbijdragen, tenzij hij:
1° geen bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro;
2° voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt;
3° kan aantonen dat hij op een aanbestedende overheid of op een overheidsbedrijf, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn. Deze schuldvorderingen moeten minstens gelijk zijn aan de achterstallige afbetaling van de sociale schulden. Dat bedrag wordt van het bedrag van 3.000 euro in mindering gebracht.
De aanbestedende overheid geeft elke ondernemer echter de kans om zich in de loop van de plaatsingsprocedure in regel te stellen ten opzichte van de sociale verplichtingen nadat ze een eerste maal heeft vastgesteld dat de inschrijver op dit vlak niet voldeed aan de eisen.
Vanaf deze kennisgeving geeft de aanbestedende overheid de inschrijver een termijn van 5 werkdagen om het bewijs te geven van zijn regularisatie. Van deze regularisatie kan slechts éénmalig worden gebruikgemaakt. Deze termijn gaat in de dag die volgt op de kennisgeving.
Derde uitsluitingsgrond
In overeenstemming met artikel 68 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en artikel 63 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren wordt uitgesloten, in eender welke fase van de plaatsingsprocedure, de inschrijver die niet voldoet aan zijn verplichtingen betreffende de betaling van zijn fiscale schulden, tenzij hij:
1° geen schuld heeft van meer dan 3.000 euro;
2° voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt;
3° kan aantonen dat hij op een aanbestedende overheid of op een overheidsbedrijf, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn. Deze schuldvorderingen moeten minstens gelijk zijn aan de achterstallige afbetaling van de fiscale schulden. Dat bedrag wordt van het bedrag van 3.000 euro in mindering gebracht.
De aanbestedende overheid geeft elke ondernemer echter de kans om zich in de loop van de plaatsingsprocedure in regel te stellen ten opzichte van de fiscale verplichtingen nadat ze een eerste maal heeft vastgesteld dat de inschrijver op dit vlak niet voldeed aan de eisen.
Vanaf deze kennisgeving geeft de aanbestedende overheid de inschrijver een termijn van 5 werkdagen om het bewijs te geven van zijn regularisatie. Van deze regularisatie kan slechts éénmalig worden gebruikgemaakt. Deze termijn gaat in op de dag die volgt op de kennisgeving.
Vierde uitsluitingsgrond
In overeenstemming met artikel 69 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten kan in elk stadium van de plaatsingsprocedure worden uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die:
1° wanneer de aanbestedende overheid kan aantonen, met elk passend middel, dat de inschrijver de in artikel 7 van voornoemde wet genoemde verplichtingen op het vlak van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht, niet is nagekomen;
2° wanneer de kandidaat of inschrijver in staat van faillissement of van vereffening verkeert, zijn werkzaamheden heeft gestaakt, een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor hem een procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is, of hij in een vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen;
3° wanneer de aanbestedende overheid kan aantonen, met elk passend middel, dat de inschrijver in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, waardoor zijn integriteit in twijfel kan worden getrokken;
4° wanneer de aanbestedende overheid over voldoende plausibele aanwijzingen beschikt om te besluiten dat de kandidaat of inschrijver handelingen zou hebben gesteld, overeenkomsten zou hebben gesloten of afspraken zou hebben gemaakt, die gericht zijn op vervalsing van de mededinging in de zin van artikel 5, lid 2;
5° wanneer een belangenconflict in de zin van artikel 6 niet effectief kan worden verholpen met andere minder ingrijpende maatregelen;
6° wanneer zich wegens de eerdere betrokkenheid van de kandidaat of inschrijver bij de voorbereiding van de plaatsingsprocedure een vervalsing van de mededinging als bedoeld in artikel 52 heeft voorgedaan die niet met minder ingrijpende maatregelen kan worden verholpen;
7° wanneer de kandidaat of inschrijver blijk heeft gegeven van aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij de uitvoering van een wezenlijk voorschrift tijdens een eerdere overheidsopdracht, een eerdere opdracht met een aanbesteder of een eerdere concessieovereenkomst en dit geleid heeft tot het nemen van ambtshalve maatregelen, schadevergoedingen of andere vergelijkbare sancties;
8° wanneer de kandidaat of inschrijver zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de informatie die nodig is voor de controle op het ontbreken van uitsluitingsgronden of de naleving van de selectiecriteria, of hij informatie heeft achtergehouden, of niet in staat was de ondersteunende documenten die vereist zijn krachtens artikel 73 of artikel 74 over te leggen;
9° wanneer de kandidaat of inschrijver heeft getracht om het besluitvormingsproces van de aanbestedende overheid onrechtmatig te beïnvloeden, om vertrouwelijke informatie te verkrijgen die hem onrechtmatige voordelen in de plaatsingsprocedure kan bezorgen, of om verwijtbaar misleidende informatie te verstrekken die een belangrijke invloed kan hebben op beslissingen inzake uitsluiting, selectie en gunning.
4.2. Kwalitatieve selectie
Selectiecriteria betreffende de technische en beroepsbekwaamheid (artikel 68 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren)
• Perceel 1: begeleiding bij de organisatie van twee hackathons
De inschrijver moet zijn technische bekwaamheid aantonen door te bewijzen dat hij over de nodige ervaring beschikt inzake het begeleiden van (private of openbare) instellingen bij het organiseren van hackathons.
Dat doet hij aan de hand van een lijst met hackathons die hij al heeft begeleid. Hij vermeldt in dat verband 3 referenties die gedurende de voorbije 3 jaar hebben plaatsgevonden (zie bijlage 4). Deze referenties moeten een aantal personen bevatten tussen 75 tot 100 voor een hackathon met een duurtijd van twee à drie dagen.
De inschrijver verduidelijkt welke de thema’s waren van de hackathon, hoe groot (bv. aan de hand van het aantal deelnemers) die waren en welke taken de inschrijver heeft uitgevoerd.
• Perceel 2: begeleiding bij de communicatie over en de marketing rond twee hackathons
De inschrijver moet zijn technische bekwaamheid aantonen door te bewijzen dat hij over de nodige ervaring beschikt inzake het begeleiden van (private of openbare) instellingen bij de opmaak en de uitwerking van communicatie- en marketingcampagnes voor hackathons.
Dat doet hij aan de hand van een lijst met campagnes die hij al heeft begeleidt. Hij vermeldt in dat verband 3 referenties die gedurende de voorbije 3 jaar hebben plaatsgevonden (zie bijlage 4). Deze referenties moeten een aantal personen bevatten tussen 150 tot 200 voor een hackathon met een duurtijd van twee à drie dagen.
De inschrijver geeft ook een beschrijving, het bedrag, de datum en de klant van de (private of openbare) dienst, de organisator van de hackathons.
4.3. Overzicht van de procedure - regelmatigheid van de definitieve offertes (BAFO)
4.3.1. Overzicht van de procedure
De offertes van de inschrijvers zullen in een eerste fase worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid.
Op basis van artikel 76, § 5 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren beslist de aanbestedende overheid om hetzij de substantieel onregelmatige offerte nietig te verklaren, hetzij om deze onregelmatigheid te laten regulariseren. Hetzelfde geldt indien de offerte meerdere niet-substantiële onregelmatigheden bevat, wanneer de cumulatie of combinatie ervan de in paragraaf 1, derde lid van artikel 76 van dit besluit bedoelde gevolgen teweegbrengt.
In een tweede fase analyseert de aanbestedende overheid de regelmatige offertes op basis van de gunningscriteria uit dit bestek. Nadien volgt de fase van de onderhandelingen.
De aanbestedende overheid onderhandelt over de oorspronkelijke offertes en alle latere offertes om de inhoud ervan te verbeteren, met uitzondering van de definitieve offertes.
Over de minimumvereisten en de gunningscriteria wordt niet onderhandeld.
De aanbestedende overheid heeft de mogelijkheid om niet te onderhandelen over de oorspronkelijke offertes, wanneer die voldoende volledig zijn om de vergelijking van de offertes uit te voeren.
Naar aanleiding van de onderhandelingen kunnen de inschrijvers een definitieve offerte indienen ('best and final offer').
4.3.2. Regelmatigheid van de definitieve offertes (BAFO)
Wanneer de aanbestedende overheid het einde van de onderhandelingen aankondigt, nodigt zij de betrokken inschrijvers uit om hun definitieve offerte (BAFO) in te dienen. De regelmatigheid van die definitieve offertes wordt onderzocht.
Substantieel onregelmatige offertes worden geweerd.
Enkel de regelmatige BAFO worden getoetst aan de gunningscriteria.
4.4. Regelmatigheid van de offertes
In overeenstemming met artikel 76, § 1 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren controleert de aanbestedende overheid de regelmatigheid van de offertes.
Enkel de regelmatige offertes zullen in aanmerking komen om te worden getoetst aan de gunningscriteria.
4.5. Gunningscriteria
Voor het gunnen van deze opdracht kiest de aanbestedende overheid de economisch meest voordelige offerte.
De regelmatige offertes van de inschrijvers worden getoetst aan het (de) volgende gunningscriterium (-criteria):
4.5.1. Lijst van de gunningscriteria
Perceel 1: begeleiding bij de organisatie van de hackathons
1. Visie en aanpak (60%)
2. Prijs (40%)
Perceel 2: begeleiding bij de communicatie over en marketing rond de hackathons
1. Kwaliteit van de voorgestelde communicatiecampagne en communicatieacties (60%)
2. Prijs (40%)
4.5.2. Methode ter bepaling van de meest interessante offerte
Perceel 1: begeleiding bij de organisatie van de hackathons
1. Visie en aanpak (/60)
Er wordt aan de inschrijver gevraagd om in zijn offerte onder de punten visie en plan van aanpak het volgende voor te leggen:
• een duidelijke beschrijving van zijn visie over de opdracht, de samenwerking met de verschillende partijen;
• een plan van aanpak bestaande uit de verschillende fasen van de opdracht (met tijdslijn), de producten die zullen worden geleverd en de begeleidingstechnieken die zullen worden gebruikt om inzicht te krijgen in de wijze waarop de opdracht zal verlopen
a. Inhoud van de visie (/30)
De visie (max. 4 pagina's, Arial 11) zal worden beoordeeld op basis van:
- het inzicht in de opdracht en de gegeven antwoorden;
- de duidelijkheid en de coherentie van de visie;
- de relevantie van de visie ten opzichte van de doelstellingen;
- de beschrijving van de tussen de verschillende partijen overwogen samenwerking;
- de beschrijving van de kennisuitwisseling;
- het vermogen om te evolueren in functie van de omstandigheden;
- de overeenstemming met het imago van de FOD Financiën. De score wordt bekomen met behulp van de volgende schaal:
Onbestaand of onmogelijk te evalueren | 0 |
Zeer slecht | 6 |
Onvoldoende | 12 |
Voldoende | 18 |
Goed | 24 |
Uitstekend | 30 |
b. Inhoud van het plan van aanpak (/30)
Het plan van aanpak (max. 6 pagina's, Arial 11) zal worden beoordeeld op basis van:
- de kalender waarin de verschillende fasen en de gemiddelde termijnen in detail worden toegelicht;
- de beschrijving van de eventuele hulpmiddelen en technieken waarop hij van plan is een beroep te doen en hun relevantie ten opzichte van de opdracht.
De score wordt bekomen met behulp van de volgende schaal:
Onbestaand of onmogelijk te evalueren | 0 |
Zeer slecht | 6 |
Onvoldoende | 12 |
Voldoende | 18 |
Goed | 24 |
Uitstekend | 30 |
BELANGRIJK
Het gunningscriterium "visie en aanpak" zal tijdens een demonstratie worden beoordeeld op basis van de volgende criteria:
- creativiteit, dynamisme en originaliteit van de presentatie;
- inzicht in de opdracht;
- duidelijkheid en coherentie van de visie en de aanpak ervan;
- logica en structuur van het actieplan;
- expertise van de inschrijver op basis van de antwoorden op de vragen van de jury.
Deze presentatie zal op het volgende adres worden georganiseerd:
North Galaxy
Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 0000 Xxxxxxx
De demonstratie zal plaatsvinden tijdens de gewone kantooruren (tussen 9.00 en 17.00 uur) en niet langer dan een half uur duren (20 minuten voor de presentatie en 10 minuten voor de vragen-antwoorden).
De demonstratie zal worden gedaan met een gewone computer van de aanbestedende overheid.
De aanbestedende overheid komt niet tussen in de kosten voor de voorbereiding, de levering of de presentatie van de demonstraties ter plaatse in het kader van dit bestek.
De aanbestedende overheid kan beslissen om de demonstratie te filmen of op te nemen.
De demonstratie zal plaatsvinden binnen de 15 werkdagen na de opening van de offertes. De inschrijver zal door de aanbestedende overheid schriftelijk worden uitgenodigd.
Deze demonstratie zal bestaan uit een korte presentatie van het plan van aanpak.
De inhoud van de presentatie mag in geen geval de door de inschrijver ingediende offerte wijzigen.
2. Prijs (/40)
De punten voor het criterium “prijs” worden berekend op basis van de volgende formule:
P = 40 x Pm
Po
waarbij:
P = het aantal punten dat wordt toegekend aan de inschrijver voor het criterium “prijs”
Pm = de laagste globale prijs inclusief btw die door een inschrijver in een regelmatige offerte wordt aangeboden
Po = de globale forfaitaire prijs inclusief btw die wordt aangeboden door de inschrijver van wie de offerte wordt geëvalueerd
Het aantal verkregen punten wordt afgerond tot op twee cijfers na de komma.
Perceel 2: begeleiding bij de communicatie over en marketing rond de hackathons
1. Kwaliteit van de voorgestelde communicatiecampagne en communicatieacties (/60)
a. Kwaliteit van de communicatiecampagne (30/100)
De communicatiecampagne (max. 10 pagina's, Arial 11) zal worden beoordeeld op basis van:
- het inzicht in de opdracht en de gegeven antwoorden;
- de visie over de te voeren campagne;
- een voorbeeld van een geïntegreerde en coherente communicatiecampagne voor een hackathon;
- de beschrijving van de tussen de verschillende partijen overwogen samenwerking;
- de originaliteit, de coherentie en de creativiteit van de campagne;
- de relevantie van de campagne ten opzichte van de doelstellingen;
- het vermogen van de campagne om te worden toegepast op alle overwogen communicatiedragers;
- het vermogen om te evolueren in functie van de omstandigheden;
- de overeenstemming met het imago van de FOD Financiën.
De score wordt bekomen met behulp van de volgende schaal:
Onbestaand of onmogelijk te evalueren | 0 |
Zeer slecht | 6 |
Onvoldoende | 12 |
Voldoende | 18 |
Goed | 24 |
Uitstekend | 30 |
b. Kwaliteit van de communicatieacties (30/100)
De communicatieacties (max. 10 pagina's, Arial 11) zullen worden beoordeeld op basis van:
- het plan van aanpak. Hierin beschrijft de inschrijver hoe hij de campagne zal uitwerken en hoe hij zal komen tot specifieke communicatieacties;
- een voorbeeld van een concrete communicatieactie op een door de inschrijver gekozen drager (bv. website, affiche, …);
- de originaliteit en de kracht (visuele handtekening) van de communicatieacties.
De score wordt bekomen met behulp van de volgende schaal:
Onbestaand of onmogelijk te evalueren | 0 |
Zeer slecht | 6 |
Onvoldoende | 12 |
Voldoende | 18 |
Goed | 24 |
Uitstekend | 30 |
BELANGRIJK
Het gunningscriterium "kwaliteit van de voorgestelde communicatiecampagne en communicatieacties" zal tijdens een demonstratie worden beoordeeld op basis van de volgende criteria:
- creativiteit, dynamisme en originaliteit van de presentatie;
- inzicht in de opdracht;
- duidelijkheid en coherentie van de visie en de aanpak ervan;
- logica en structuur van het actieplan;
- expertise van de inschrijver op basis van de antwoorden op de vragen van de jury.
Deze presentatie zal op het volgende adres worden georganiseerd:
North Galaxy
Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 0000 Xxxxxxx
De demonstratie zal plaatsvinden tijdens de gewone kantooruren (tussen 9.00 en 17.00 uur) en niet langer dan een half uur duren (20 minuten voor de presentatie en 10 minuten voor de vragen-antwoorden).
De demonstratie zal worden gedaan met een gewone computer van de aanbestedende overheid.
De aanbestedende overheid komt niet tussen in de kosten voor de voorbereiding, de levering of de presentatie van de demonstraties ter plaatse in het kader van dit bestek.
De aanbestedende overheid kan beslissen om de demonstratie te filmen of op te nemen.
De demonstratie zal plaatsvinden binnen de 15 werkdagen na de opening van de offertes. De inschrijver zal door de aanbestedende overheid schriftelijk worden uitgenodigd.
Deze demonstratie zal bestaan uit een korte presentatie van het plan van aanpak.
De inhoud van de presentatie mag in geen geval de door de inschrijver ingediende offerte wijzigen.
2. Prijs (/40)
De punten voor het criterium “prijs” worden berekend op basis van de volgende formule:
P = 40 x Pm
Po
waarbij:
P = het aantal punten dat wordt toegekend aan de inschrijver voor het criterium “prijs”
Pm = de laagste globale prijs inclusief btw die door een inschrijver in een regelmatige offerte wordt aangeboden
Po = de globale forfaitaire prijs inclusief btw die wordt aangeboden door de inschrijver van wie de offerte wordt geëvalueerd
Het aantal verkregen punten wordt afgerond tot op twee cijfers na de komma.
4.5.3. Eindscore
De voor de 2 gunningscriteria behaalde eindscores worden opgeteld. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de hoogste eindscore behaalt.
1. Leidend ambtenaar
Voor deze opdracht wordt een leidend ambtenaar aangewezen:
Xxxx X’XXXXX, voorzitter van het directiecomité van de FOD Financiën.
Enkel de leidend ambtenaar is bevoegd voor de controle van en het toezicht op de opdracht. De leidend ambtenaar kan een deel van zijn bevoegdheden overdragen.
2. Herzieningsclausules
2.1. Prijsherziening
Voor deze opdracht wordt geen prijsherziening voorzien.
2.2. Heffingen die een weerslag hebben op het opdrachtbedrag
In overeenstemming met artikel 38/8 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten bevat deze opdracht een prijsherzieningsclausule voortvloeiend uit een wijziging van de heffingen in België die een weerslag hebben op het opdrachtbedrag.
Een dergelijke prijsherziening is slechts mogelijk onder de volgende voorwaarden: 1° de prijsherziening is het gevolg van een wijziging van de heffingen in België;
2° de heffingen hebben een weerslag op het opdrachtbedrag;
3° de wijziging is in werking getreden na de tiende dag die het uiterste tijdstip voor ontvangst van de offertes voorafgaat;
4° deze heffingen zijn noch rechtstreeks, noch onrechtstreeks opgenomen in de prijsherzieningsformule bedoeld in "2.1. Prijsherziening".
2.3. Onvoorzienbare omstandigheden voor de opdrachtnemer
In overeenstemming met artikels 38/9 en 38/10 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten bevat deze opdracht een herzieningsclausule voor wanneer het contractueel evenwicht van de opdracht wordt ontwricht in het nadeel of het voordeel van de opdrachtnemer om welke omstandigheden ook die vreemd zijn aan de aanbesteder.
De omvang van het door de opdrachtnemer geleden nadeel of voordeel wordt uitsluitend beoordeeld op basis van de elementen die eigen zijn aan de opdracht in kwestie.
Dit nadeel of voordeel moet minstens 15% van het oorspronkelijke bedrag van de opdracht bedragen.
2.4. Feiten van de aanbesteder en van de opdrachtnemer
In overeenstemming met artikel 38/11 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten bevat deze opdracht een herzieningsclausule voor de herziening van de voorwaarden van de opdracht wanneer de aanbesteder of de opdrachtnemer ten gevolge van nalatigheden, vertragingen of welke feiten ook die ten laste van de andere partij kunnen worden gelegd, een vertraging of een nadeel heeft geleden.
De herziening kan bestaan uit één of meerdere van volgende maatregelen:
1° de aanpassing van de contractuele bepalingen, inclusief de verlenging of de inkorting van de uitvoeringstermijnen;
2° een schadevergoeding;
3° een verbreking van de opdracht.
2.5. Vergoeding voor schorsingen op bevel van de aanbesteder en incidenten bij de uitvoering
In overeenstemming met artikel 38/12 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten bevat deze opdracht een herzieningsclausule met betrekking tot de schorsingen op bevel van de aanbesteder onder de volgende cumulatieve voorwaarden:
1° de schorsing overschrijdt in totaal één twintigste van de uitvoeringstermijn en minstens 10 werkdagen of 15 kalenderdagen, naargelang de uitvoeringstermijn uitgedrukt is in werk- of kalenderdagen;
2° de schorsing is niet het gevolg van ongunstige weersomstandigheden; 3° de schorsing vindt plaats binnen de uitvoeringstermijn van de opdracht.
In dat geval kan de opdrachtnemer schadevergoeding krijgen die is vastgesteld op 25 euro per werk- of kalenderdag.
3. Aansprakelijkheid van de dienstverlener
De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, in het bijzonder in de studies, de rekeningen, de plannen of in alle andere door hem verstrekte documenten in uitvoering van de opdracht.
De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener.
4. Oplevering van de uitgevoerde diensten
4.1. Oplevering van de uitgevoerde diensten
De diensten zullen tijdens hun uitvoering nauwlettend worden opgevolgd door een of meer afgevaardigden van de aanbestedende overheid.
4.2. Technische en definitieve opleveringen
Er worden meerdere gedeeltelijke voorlopige opleveringen voorzien. Deze gedeeltelijke voorlopige opleveringen zullen plaatsvinden op de vervaldag van elke fase van de opdracht (vóór de hackathon, tijdens de hackathon en na de hackathon) (zie deel E, punt "1. Beschrijving van de uit te voeren diensten").
De aanbestedende overheid houdt hiervoor een register bij waarin alle opmerkingen omtrent de uitvoering van het contract worden opgetekend. De afgevaardigde(n) van de dienstverlener dient (dienen) dit register dagelijks te paraferen en onmiddellijk de vereiste maatregelen te nemen om vastgestelde gebreken te verhelpen.
Het register zal ter beschikking van de afgevaardigde(n) worden gehouden op een door beide partijen overeen te komen plaats.
De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van de datum van de gedeeltelijke beëindiging van de diensten om de formaliteiten betreffende de voorlopige oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van het resultaat daarvan.
Een definitieve oplevering betekent de volledige voltooiing van alle interventies die volgens deze opdracht moeten worden verricht.
Tijdens deze definitieve oplevering zal een proces-verbaal van volledige definitieve oplevering (of van weigering van oplevering) (met betrekking tot het geheel van de prestaties) worden opgesteld. De definitieve oplevering gebeurt stilzwijgend 30 kalenderdagen na het verstrijken van de opdracht voor zover er geen klacht(en) loopt (lopen).
De aanvaarding van de definitieve volledige oplevering geeft aanleiding tot de vrijgave van de borgtocht.
Het opnemen van deze vaststellingen kan aanvangen 5 werkdagen vóór het contractuele einde van de opdracht of het gedeelte van de opdracht waarop de uitvoering van toepassing is.
5. Borgtocht
Per perceel wordt het bedrag van de borgtocht vastgesteld volgens de modaliteiten van artikel 25 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
5.1. Borgtochtstelling
Overeenkomstig met de wets- en reglementsbepalingen terzake kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtocht worden gesteld.
De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die is toegelaten tot tak 15 (borgtocht).
De opdrachtnemer moet, binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag waarop de opdracht wordt gesloten, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld:
1° wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op het bpost- bankrekeningnummer van de Deposito- en Consignatiekas [bpost rekeningnummer XX00 0000 0000 0000 (IBAN) XXXXXXXX (BIC)] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
2° wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
3° wanneer de borgtocht wordt gedekt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
4° wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.
Dit bewijs wordt geleverd, naargelang het geval, door overlegging aan de aanbesteder van:
1° hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
2° hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;
3° hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
4° hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
5° hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.
Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, de voornamen en het volledige adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding "geldschieter" of "gemachtigde", naargelang het geval.
De hierboven vermelde termijn van 30 kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald.
Het origineel van het bewijs van de borgstelling moet naar het volgende adres worden gestuurd:
Federale Overheidsdienst FINANCIËN
Stafdienst Begroting en Beheerscontrole, Afdeling Vastleggingen ter attentie van mevrouw XXXXXXX Xxxxxxxxx
Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00, xxx 000 – X00 0000 XXXXXXX
BELANGRIJKE OPMERKING
Het nummer van de bestelbon (4500XXXXXX) (wanneer gekend) en het referentienummer van het bestek moeten worden vermeld op het bewijs van de borgstelling.
5.2. Vrijgave van de borgtocht
De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de diensten die zijn uitgevoerd op basis van de op grond van dit bestek gesloten overeenkomst en op voorwaarde dat de verstrekte diensten zijn opgeleverd.
6. Uitvoering van de diensten
6.1. Uitvoering
6.1.1. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd
De opdracht moet deels worden uitgevoerd in verschillende gebouwen van de FOD Financiën: centrale zetel en buitendiensten in de drie gewesten. De inschrijver moet zich dus verplaatsen.
De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe om het werk van de inschrijver te vergemakkelijken door het verlenen van toegang tot de gebouwen, door het verstrekken van alle documenten die nodig zijn voor het uitvoeren van het werk en door het ter beschikking stellen van het personeel.
6.1.2. 'Kick-offmeeting' (startvergadering)
Per perceel wordt een kick-offmeeting georganiseerd zodat de leidende ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n) zich ervan kunnen vergewissen dat de opdrachtnemer de nodige maatregelen heeft genomen voor het plannen, opstarten en uitvoeren van de bestelde prestaties.
Tijdens deze vergadering verschaft de opdrachtnemer de nodige verduidelijkingen en vestigt hij de aandacht van de leidend ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n) op de prestaties die in
dit stadium van het verloop van de overeenkomst nog niet duidelijk zijn vastgelegd of gepland, evenals op de door de opdrachtnemer vooropgestelde acties om hieraan te verhelpen.
Als de overeenkomst vereist dat de opdrachtgever een planning van de prestaties verstrekt, zal de kick-offmeeting worden benut om de verwachtingen van de leidend ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n) met betrekking tot de inhoud van deze planning, te verduidelijken.
Als deze planning al vóór de 'kick-offmeeting' ter beschikking kon worden gesteld van de leidende ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n), zal ze vóór de vergadering worden herzien en is er tijdens die vergadering mogelijkheid om opmerkingen te formuleren en van gedachten te wisselen met betrekking tot de planning.
Zo nodig zal deze vergadering ook worden gebruikt om de inhoud van alle contractuele documenten gestructureerd en gericht te onderzoeken (bestelbrief, offerte, bestek, documentatie waarnaar het bestek verwijst) om er zeker van te zijn dat na de vergadering alle contractuele bepalingen door de beide partijen (administratie en opdrachtnemer) op dezelfde wijze worden begrepen en geïnterpreteerd.
De startvergadering moet zo snel mogelijk na de kennisgeving van de overeenkomst worden georganiseerd om zo spoedig mogelijk de nodige acties te kunnen ondernemen.
De in het kader van een 'kick-offmeeting' te plannen activiteiten worden hierna in opeenvolgende stappen beschreven zodat de leidend ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n) het proces op eender welk ogenblik kan stilleggen, zodra hij zich rekenschap geeft van het feit dat de organisatie van een 'kick-offmeeting' geen toegevoegde waarde meer heeft.
De startvergadering zal plaatsvinden bij de FOD Financiën op basis van een tussen de beide partijen overeengekomen agenda.
De leidend ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n) zullen het volgende aan de opdrachtnemer overmaken:
- de lijst van de punten en vragen die moeten worden verduidelijkt;
- de thema’s die tijdens de vergadering moeten worden besproken;
- zo nodig, bepaalde modaliteiten.
Het is noodzakelijk dat die inlichtingen minstens 3 kalenderdagen vóór de vergadering aan de opdrachtnemer ter beschikking worden gesteld.
De kick-offmeeting vormt het voorwerp van een officieel verslag dat door de leidend ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n) wordt opgesteld en door de opdrachtnemer wordt ondertekend.
In dat verslag staan de thema’s en de vragen die tijdens de vergadering werden besproken.
Het aantal deelnemers moet zowel langs de zijde van de leidend ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n) als van de opdrachtnemer tot het strikt noodzakelijke worden beperkt.
6.1.3. Beoordeling van de uitgevoerde diensten
Indien tijdens de uitvoering van de diensten abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer worden gemeld via een e-mail, die nadien zal worden bevestigd door middel van een aangetekende brief. De opdrachtnemer is verplicht om niet- correct uitgevoerde diensten te herbeginnen.
6.2. Uitvoeringsmodaliteiten
6.2.1. Naleving van de toepasselijke wettelijke, reglementaire en conventionele bepalingen
In het kader van de uitvoering van deze opdracht schikt de aannemer zich naar de wettelijke en reglementaire bepalingen die meer bepaald de wegen, de hygiëne en de veiligheid op het werk regelen, alsook naar de bepalingen die zijn opgenomen in collectieve, nationale, regionale, lokale of ondernemingsovereenkomsten.
BELANGRIJK
Onderaanneming
1. In overeenstemming met artikel 12, § 1 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten wordt eraan herinnerd dat de opdrachtnemer aansprakelijk blijft ten opzichte van de aanbestedende overheid wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwt. De aanbestedende overheid heeft geen enkele contractuele band met die derden.
2. In overeenstemming met artikel 12/1 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten bezorgt de opdrachtnemer, ten laatste bij aanvang van de uitvoering van de opdracht, de volgende informatie aan de aanbestedende overheid: de naam, de contactgegevens en de naam van de wettelijke afgevaardigden van alle onderaannemers die deelnemen aan de dienstverlening, ongeacht de mate van deelname in de onderaannemingsketen en ongeacht hun plaats in die keten, voor zover deze informatie in dit stadium is gekend. De opdrachtnemer is ook verplicht om de aanbestedende overheid onverwijld in kennis te stellen van alle wijzigingen van die gegevens, alsmede van de vereiste gegevens betreffende eventuele nieuwe onderaannemers die hij nadien bij de verlening van deze diensten zal betrekken. Die gegevens worden verstrekt onder de vorm van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).
3. In overeenstemming met artikel 12/2 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten controleert de aanbestedende overheid of er, in hoofde van de rechtstreekse onderaannemer(s) van de opdrachtnemer, uitsluitingsgronden bestaan in de zin van artikels 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. De aanbestedende overheid kan nagaan of er in hoofde van een onderaannemer verderop in de onderaannemingsketen gronden tot uitsluiting voorhanden zijn. De aanbestedende overheid verzoekt de opdrachtnemer de nodige maatregelen te nemen teneinde in de vervanging te voorzien van de onderaannemer over wie in het onderzoek een uitsluitingsgrond aan het licht is gekomen.
4. In overeenstemming met artikel 12/4 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten moeten de onderaannemers, op welke plaats in de onderaannemingsketen zij ook optreden en in verhouding tot het deel van de opdracht dat zij uitvoeren, voldoen aan de minimumeisen inzake technische en beroepsbekwaamheid die in dit bestek zijn vastgelegd.
6.3. Uitvoeringsclausules
De inschrijver verbindt zich ertoe om, tot de volledige uitvoering van de opdracht, de volgende verdragen/overeenkomsten na te leven:
- Overeenkomst nr. 87 van de IAO betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en de bescherming van het vakverenigingsrecht;
- Overeenkomst nr. 98 van de IAO betreffende de toepassing van de beginselen van het recht zich te organiseren en collectief te onderhandelen;
- Overeenkomst nr. 29 van de IAO betreffende de gedwongen of verplichte arbeid;
- Overeenkomst nr. 105 van de IAO betreffende de afschaffing van gedwongen arbeid;
- Overeenkomst nr. 138 van de IAO betreffende de minimumleeftijd voor toelating tot het arbeidsproces;
- Overeenkomst nr. 111 van de IAO betreffende discriminatie in arbeid en beroep;
- Overeenkomst nr. 100 van de IAO betreffende gelijke beloning;
- Overeenkomst nr. 182 van de IAO over de ergste vormen van kinderarbeid;
- Verdrag van Wenen ter bescherming van de ozonlaag en het bijbehorende Protocol van Montreal betreffende stoffen die de ozonlaag afbreken;
- Verdrag van Bazel inzake de beheersing van de grensoverschrijdende overbrenging van gevaarlijke afvalstoffen en de verwijdering ervan (Verdrag van Bazel);
- Verdrag van Stockholm inzake persistente organische verontreinigende stoffen;
- Verdrag van Rotterdam van 10 september 1998 inzake de procedure met betrekking tot voorafgaande geïnformeerde toestemming ten aanzien van bepaalde gevaarlijke chemische stoffen en pesticiden in de internationale handel (UNEP/FAO) (PIC-Verdrag), en de 3 regionale protocollen.
Het niet-naleven van deze verbintenis wordt op basis van artikel 44, § 1, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer en kan op basis van artikel 47, § 2 van het koninklijk besluit van
14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht.
7. Facturering en betaling van de diensten
Alleen diensten die daadwerkelijk zijn gepresteerd, kunnen worden gefactureerd. De betaling zal gebeuren na definitieve oplevering van elke hackathon.
De facturen, waarop de btw wordt aangerekend, moeten worden opgesteld op naam van:
Federale Overheidsdienst FINANCIËN Centrale facturatiedienst
Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00, xxx 000 - X00 0000 XXXXXXX
De factuur kan ook in de vorm van een pdf-bestand naar het volgende e-mailadres worden gestuurd: xx.000@xxxxxx.xxx.xx. Opgelet: elk pdf-bestand mag maar één factuur bevatten. Er mag ook maar één verzending plaatsvinden (met andere woorden: de factuur moet met de post OF via e-mail in pdf-formaat worden verstuurd, maar niet via beide manieren).
Op de facturen moet de volgende vermelding staan: "Het verschuldigde bedrag moet worden gestort op rekeningnummer … op naam van … bij … ."
Het nummer van de bestelbon (4500XXXXXX) en eventueel het nummer van de overeenkomst (5XXXXXX) moeten systematisch op elke factuur worden vermeld.
BELANGRIJK
De opdrachtnemer moet op zijn factuur een duidelijke omschrijving vermelden van de correct uitgevoerde prestaties. De niet-correct en/of onvolledig uitgevoerde prestaties mogen niet worden gefactureerd.
De vereffeningsprocedure vindt plaats in overeenstemming met het Reglement van de Rijkscomptabiliteit.
De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 dagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, vastgesteld conform de regels van de opdrachtdocumenten, om de formaliteiten betreffende de voorlopige oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van de het resultaat daarvan.
Het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag moet worden betaald binnen de betalingstermijn van 30 dagen te rekenen vanaf de vervaldag van de verificatietermijn, en dit op voorwaarde dat de facturen correct zijn opgesteld, alle nodige verantwoordingsstukken zijn meegestuurd en worden overgemaakt aan het correcte facturatieadres.
Wanneer de opdrachtdocumenten niet in een afzonderlijke schuldvordering voorzien, geldt de factuur als schuldvordering.
De factuur moet worden opgesteld in euro.
De betalingen zullen enkel gebeuren op het rekeningnummer dat op het offerteformulier wordt vermeld.
In geval van een wijziging van het rekeningnummer wordt gevraagd om:
• een aanvraag tot wijziging in te dienen, die naar behoren is ondertekend door dezelfde persoon die de offerte heeft ondertekend. Als die regel niet kan worden gevolgd, wordt gevraagd om het document (authentieke/onderhandse akte, nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad) bij te voegen dat aantoont dat de persoon gemachtigd is om genoemde aanvraag te ondertekenen;
• verplicht een bankcertificaat bij te voegen waaruit blijkt dat de opdrachtnemende firma wel degelijk titularis is van het meegedeelde rekeningnummer.
8. Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener
8.1. Vertrouwelijkheid en bijzondere verbintenissen in verband met de ontvangen informatie
Alle resultaten en verslagen die door de opdrachtnemer worden voorgelegd tijdens de uitvoering van deze opdracht zijn eigendom van de aanbestedende overheid en mogen slechts worden gepubliceerd of meegedeeld aan derden behoudens schriftelijk voorafgaand akkoord van de aanbestedende overheid.
De uitvoerder van de diensten en zijn medewerkers zijn gehouden aan het beroepsgeheim inzake de informatie die zij zouden hebben verkregen tijdens de uitvoering van deze opdracht. De informatie mag in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid worden meegedeeld aan derden. Alle inlichtingen die aan het personeel van de opdrachtnemer worden verstrekt in het kader van zijn opdracht, alle documenten die hem worden toevertrouwd, alle vergaderingen waaraan hij deelneemt, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd.
De informatie waarover het gaat:
• kan zijn opgeslagen op eender welk type van informatiedrager, zoals papier, een film, een magneetband, een schijf, een diskette, een geïntegreerde montage, enz.;
• kan mondeling worden meegedeeld aan de opdrachtnemer, door middel van een demonstratie en/of de overdracht van een informatiedrager met de bedoelde informatie, of kan ter kennis van de opdrachtnemer worden gebracht naar aanleiding van de uitvoering van deze opdracht of van een door de FOD Financiën in het kader van deze opdracht toevertrouwde taak;
• kan geheel of gedeeltelijk bestaan uit, bijvoorbeeld, studies, handleidingen, conceptieplannen, fabricageplannen, technische beschrijvingen, detailplannen, functionele specificaties, procedures, computerprogramma's, uitvoerbare codes, berekeningen, enz.
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, alle vertrouwelijke informatie, van welke aard dan ook, die aan hem wordt meegedeeld of waarvan hij tijdens de uitvoering van zijn opdracht kennis neemt, vertrouwelijk te behandelen.
De opdrachtnemer garandeert dat zijn personeel en zijn onderaannemers de vertrouwelijkheid van de gegevens zullen naleven. Hij verbindt zich ertoe geen vertrouwelijke gegevens te verstrekken aan derden, inbegrepen eventuele filialen en andere ondernemingen die met de opdrachtnemer zijn geassocieerd. Hij zal aan zijn personeelsleden en aan die van de onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht betrokken zijn enkel die gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taak in het kader van deze opdracht.
De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de FOD Financiën:
• waarvan de opdrachtnemer op een voor de FOD Financiën aanvaardbare wijze kan aantonen dat ze reeds in zijn bezit was op het moment dat ze hem voor de eerste keer door de FOD Financiën werd meegedeeld;
• die, op het moment dat ze gekend was door de FOD Financiën, reeds openbaar was;
• die, nadat ze gekend was door de FOD Financiën, openbaar werd gemaakt, maar niet door toedoen van de opdrachtnemer; of
• die de opdrachtnemer van een derde heeft verkregen die te goeder trouw beschikte over de informatie van de FOD Financiën en die gemachtigd was om deze aan de opdrachtnemer mee te delen.
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe:
• om informatie van de FOD Financiën niet geheel of gedeeltelijk te kopiëren, indien deze zich op een drager bevindt die door de FOD Financiën ter beschikking is gesteld;
• om, anderzijds, informatie van de FOD Financiën niet geheel of gedeeltelijk vast te leggen op een informatiedrager, behalve voor de uitvoering van taken die de FOD Financiën hem oplegt en uitsluitend voor zover dat strikt noodzakelijk blijkt.
Alle informatie die door de FOD Financiën aan de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld, en elke informatiedrager met informatie van de FOD Financiën die door de FOD Financiën ter beschikking wordt gesteld van de opdrachtnemer, blijft integraal eigendom van de FOD Financiën. Zelfs al heeft de opdrachtnemer deze informatie of een deel ervan gekopieerd of vastgelegd, dan nog blijft ze integraal eigendom van de FOD Financiën.
De FOD Financiën heeft het recht om, op elk moment, aan de opdrachtnemer te vragen om het geheel of een deel van de informatiedragers waarop de opdrachtnemer de informatie van de FOD Financiën heeft opgeslagen, terug te bezorgen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de gevraagde dragers onmiddellijk terug te bezorgen zonder ze te kopiëren.
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om bij het verstrijken van de uitvoering van de opdracht onverwijld aan de FOD Financiën alle informatiedragers te bezorgen die informatie bevatten over de FOD Financiën en die aan de opdrachtnemer werden toevertrouwd met het oog op de uitvoering van de opdracht, voor zover deze informatiedragers niet eerder werden terugbezorgd aan de FOD Financiën.
De opdrachtnemer dient van zijn eigen dragers alle kopieën van informatie te wissen die in het kader van zijn opdracht nutteloos zijn geworden.
Alle informatie van de FOD Financiën blijft eigendom van de FOD Financiën.
Door informatie ter beschikking te stellen verleent de FOD Financiën aan de opdrachtnemer geen enkel licentierecht, expliciet noch impliciet, op patenten, auteursrechten of andere intellectuele rechten.
De opdrachtnemer verbindt zich er toe om de informatie van de FOD Financiën niet industrieel toe te passen of te gebruiken voor andere doeleinden dan voor de uitvoering van deze opdracht of voor een taak die hem door de FOD Financiën in het kader van deze opdracht werd opgelegd.
De opdrachtnemer en zijn eventuele onderaannemers verbinden zich er eveneens toe om zo snel mogelijk alle lacunes of risico's te melden die de beveiliging of de vertrouwelijkheid in het gedrang kunnen brengen.
De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor alle schade waarvan de FOD Financiën het slachtoffer zou zijn ten gevolge van het niet naleven, door de opdrachtnemer zelf of door leden van zijn personeel, van de verplichtingen die hem worden opgelegd op grond van dit artikel.
8.2. Eigendom
De studies, architecturen en ontwikkelingen die eventueel tot stand worden gebracht door de personeelsleden van de opdrachtnemer, de documentatie die daarbij hoort, en in het algemeen elk document dat rechtstreeks of onrechtstreeks tijdens de uitvoering van deze overeenkomst werd opgemaakt door de personeelsleden van de opdrachtnemer, alsook de daarmee verbonden intellectuele-eigendomsrechten, worden, op het moment van hun ontstaan, eigendom van de FOD Financiën.
Het is de personeelsleden van de opdrachtnemer verboden om documenten die aan de FOD Financiën toebehoren met zich mee te nemen, behalve wanneer dit noodzakelijk zou zijn voor de uitvoering van hun taken. Dit is met name het geval voor wat betreft de verplaatsingen tussen de verschillende vestigingen van de FOD Financiën.
8.3. Overdraagbaarheid
De opdrachtnemer zal aan een door de FOD Financiën erkende derde partij of aan de FOD Financiën alle noodzakelijke informatie geven zodat de FOD Financiën alle handelingen kan uitvoeren die nodig zijn voor de goede werking of de evolutie van de oplossing of deze door een derde partij kan laten uitvoeren, indien de opdrachtnemer of een van zijn onderaannemers in gebreke blijft (stopzetting van activiteiten of verbreking van het contract).
Aan het einde van het contract, ongeacht of die afloopt of wordt verbroken, zal de opdrachtnemer zijn medewerking verlenen aan de FOD Financiën, zodat de FOD Financiën of een derde partij de prestaties die in het kader van dit contract worden uitgevoerd zonder problemen kan voortzetten.
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om vanaf het begin van de overdraagbaarheidsperiode alle nodige elementen voor de productie van de informatica en alle documenten die toebehoren aan de FOD Financiën terug te bezorgen aan de FOD Financiën. De methodes en de procedures die tijdens de prestaties worden ingevoerd, zijn eigendom van de FOD Financiën.
Daarom zal de opdrachtnemer, bij verbreking, aan de FOD Financiën een overgangsplan voorleggen dat uitvoerig de bepalingen en voorwaarden weergeeft in verband met de taken die dienen te gebeuren om de informatie te verstrekken die nodig is om de overgang te garanderen, met daarbij een tijdsschema van die taken.
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om dit overgangsplan te laten opstellen door medewerkers die deel uitmaken van het team dat met dit contract belast is, zonder meerkosten voor de FOD Financiën.
De FOD Financiën is de enige intellectuele eigenaar van de oplossingen die in het kader van dit project worden ontwikkeld.
De opdrachtnemer wordt belast met alle handelingen in verband met de overdraagbaarheid. Deze omvatten met name:
• de terbeschikkingstelling van alle procedures die nodig zijn voor het beheer van het geleverde systeem;
• de terbeschikkingstelling van synthesedocumenten, balansen en andere verslagen van vergaderingen, die het follow-updossier van deze zaak vormen;
• de opleiding en de informatie van de vertegenwoordigers van de nieuwe leverancier;
• de gegevensoverdracht.
9. Geschillen
Alle geschillen betreffende de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans.
De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering tot schadevergoeding door derden in dit verband.
10. Boetes en straffen
In toepassing van artikel 9, § 4 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek werd afgeweken van artikel 154 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de boetes omwille van het belang dat de aanbestedende overheid besteedt aan de termijn die wordt opgelegd tijdens de begeleiding voor de organisatie van een hackathon en tijdens de ontwikkeling van een communicatie- en marketingcampagne.
Voor elke laattijdige uitvoering van de opdracht zal van rechtswege een forfaitaire boete van
250,00 euro per dag vertraging worden opgelegd.
BELANGRIJK
De boetes voor vertragingen worden bepaald bij wijze van forfaitaire schadevergoeding voor een vertraging in de uitvoering van de opdracht. Ze staan los van de hieronder bepaalde straffen. Ze zijn betaalbaar, zonder ingebrekestelling, door het verstrijken van de termijn, zonder tussenkomst van een proces-verbaal en worden van rechtswege toegepast voor het totaal van de kalenderdagen vertraging.
10.1. Straffen
Voor elke niet-uitgevoerde dienst zal van rechtswege een boete van 135,00 euro worden opgelegd.
Voor elk verzuim in de overdracht van bestel- en facturatiegegevens die de opdrachtnemer heeft ingezameld, samengesteld en bewaard in een of meerdere elektronische gegevensbanken, wordt van rechtswege een forfaitaire boete van 50,00 euro toegepast.
10.2. Niet-betaling van de niet-uitgevoerde prestaties
Alleen de daadwerkelijk gepresteerde en door de aanbestedende overheid ontvangen diensten mogen door de dienstverlener worden gefactureerd.
10.3. Verrekening van de boetes en straffen
Wat de verrekening van de boetes en de straffen betreft, worden het bedrag van de boetes en de straffen, evenals het bedrag van de schade, uitgaven of kosten die voortvloeien uit of
moeten voortvloeien uit de ambtshalve toepassing van maatregelen, op de eerste plaats afgetrokken van de bedragen die om welke reden dan ook (facturen) verschuldigd zijn aan de opdrachtnemer, en daarna van de borgtocht.
1. Beschrijving van de uit te voeren diensten
De inschrijver moet de FOD Financiën helpen en begeleiden bij de organisatie (perceel 1) en de communicatie/de marketing (perceel 2) van twee hackathons.
De praktische organisatie van de hackathon (locatie, catering ...) maakt geen deel uit van deze opdracht. Die wordt door de FOD Financiën ten laste genomen.
Een eerste hackathon zal alleen voor interne medewerkers (ca. 75 à 100) worden georganiseerd en zal vermoedelijk in februari 2019 plaatsvinden. Aan de tweede hackathon kunnen ook externe stakeholders (bv. klanten, gebruikers, experten …) deelnemen. Voor de tweede hackathon mikt de FOD Financiën op een 150 tot 200 deelnemers. De tweede hackathon zal in april 2019 plaatsvinden.
De personen die deelnemen aan de twee hackathons zullen tweetalig (NL én FR) of eentalig zijn (NL of FR). De inschrijver dient er in zijn planning rekening mee te houden.
De organisatie van elke hackathon zal volgens een vast stramien verlopen:
• vóór de hackathon (pre-hackathon)
• tijdens de hackathon
• na de hackathon (post-hackathon)
Pre-hackathon
Vóór de hackathon zullen voor een aantal nader te bepalen thema’s concrete challenges (probleemstellingen) worden uitgewerkt waarrond tijdens de hackathon zal worden gewerkt. Daarnaast zal vóór de hackathon de nodige aandacht worden besteed om de medewerkers en stakeholders warm te maken voor innovatie, hen te informeren over het doel en nut van de hackathon en hen het concept van de hackathon uit te leggen. Tijdens dit pre-hackathontraject zal er voldoende aandacht worden besteed aan communicatie en marketing om voldoende deelnemers aan te trekken.
Tijdens de hackathon
De hackathon zelf zal een evenement zijn van 2 of 3 dagen. Tijdens het evenement worden de deelnemers begeleid om hun creatieve en innovatieve ideeën verder uit te werken (bv. via technieken zoals lean, agile service design thinking, …). Aan het einde van de hackathon wil de FOD Financiën beschikken over innovatieve concepten die een vernieuwing van zijn werking of dienstverlening inhouden. De concepten moeten bruikbaar zijn en kunnen worden uitgewerkt tot een POC (proof of concept) of prototype. De resultaten van de hackathon zullen ook intern en extern worden meegedeeld.
Post-hackathon
De teams die de hackathon winnen (max. 3) krijgen de mogelijkheid om hun concept uit te werken tot een prototype of POC. Ze zullen daarbij een incubatieprogramma volgen waarbij ze gedurende maximaal 4 maanden hun concept kunnen uitwerken tot een POC of prototype. Aan het einde van dat traject moet een MVP (minimum viable product) beschikbaar zijn, waarna de organisatie kan beslissen om over te gaan tot de volledige uitrol (via projectwerking). De FOD spreekt van een succesvolle innovatie indien er sprake is van een POC of prototype. Tijdens deze periode is het ook de bedoeling dat er met de organisatie zelf en zijn externe stakeholders permanent over de hackathon en de bijhorende resultaten wordt gecommuniceerd.
De FOD Financiën wenst dat er, gedurende de uitvoering van de volledige opdracht, voldoende samenwerking en kennisoverdracht is tussen het personeel van de dienstverlener en de projectmedewerkers van de FOD Financiën. De inschrijver zal in zijn offerte aangeven hoe hij de praktische implementatie ervan ziet. De nadruk ligt op de samenwerkingsmethodes, de integratie van teams, opleidingen, de verdeling van de taken, …
Hieronder wordt verder in detail ingegaan op de specifieke verwachtingen voor de twee verschillende percelen.
1.1. Perceel 1: begeleiding bij de organisatie van twee hackathons
Aan de inschrijver wordt gevraagd om de FOD Financiën te begeleiden en te helpen bij het organiseren van hackathons in het kader van het project Innovation Lab. Onder "begeleiding" wordt vooral verstaan de inzet van externe expertise en competenties die niet of onvoldoende aanwezig zijn binnen de FOD Financiën.
1.1.1. De verwachtingen
Concreet wordt het volgende van de dienstverlener verwacht:
ondersteuning en begeleiding van de projectleider en het projectteam bij de organisatie van de hackathon, evenals ondersteuning en coaching van de medewerkers bij de uitwerking van hun ideeën in concrete concepten en een POC/prototype. Het werk kan onder meer de volgende taken omvatten:
1. voortraject: begeleiden bij het opstellen van de challenge(s), het programma van de hackathons, het bepalen van het profiel van de deelnemers, aantrekken van de juiste experten, partners, …, verzorgen van een aantal workshops/events (bv. pitching, ideation, …), …
2. tijdens de hackathons: begeleiden van deelnemers en teams, inspireren en coachen (bv. rond technieken, zoals service design thinking, agile, …), animeren van het event of de presentaties, zorgen dat het energieniveau van de deelnemers hoog blijft, begeleiden van de jurering, …
3. natraject: evalueren en bijsturen, coaching van de winnende team(s) tijdens het incubatieprogramma, …
1.1.2. Visie en plan van aanpak
De inschrijver is vrij om de aanpak voor te stellen die hij het meest passend acht om aan de verwachtingen te beantwoorden. Hij moet gebruikmaken van zijn eigen tools die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht. De inschrijver moet een uiteenzetting geven van zijn visie en aanpak, het verloop van de verschillende fases en van de wijze waarop hij de samenwerking met de aanbestedende overheid ziet (en met de verschillende betrokken partijen).
In zijn offerte neemt de inschrijver een punt “visie” op waarin hij:
- uitleg verschaft over zijn visie (max. 2 bladzijden, Arial 11);
- de manier beschrijft waarop hij de samenwerking concreet wil aanpakken en wat hij van de aanbestedende overheid verwacht. Hij maakt een lijst op van de info/documenten, ...
die hij nodig heeft om met de opdracht van start te kunnen gaan (xxx. 2 bladzijden, Arial 11).
In zijn offerte neemt de inschrijver een punt “plan van aanpak” op waarin hij:
- zijn plan van xxxxxx voorstelt (max. 2 bladzijden, Arial 11);
- een tijdslijn opneemt en uitleg verschaft over de verschillende fases en de gemiddelde doorlooptijden (max. 3 bladzijden, Arial 11);
- een beschrijving geeft van de eventuele technische tools waarmee hij wil werken (max. 1 bladzijde, Arial 11).
1.2. Perceel 2: begeleiding bij de communicatie over en marketing rond twee hackathons
Aan de inschrijver wordt gevraagd om de FOD Financiën te begeleiden en te helpen bij de communicatie over en de marketing rond de twee hackathons. Met "deze begeleiding" wordt vooral bedoeld de inzet van externe expertise en competenties die onvoldoende aanwezig zijn binnen de FOD Financiën.
1.2.1. Doelstellingen van de campagne
Zichtbaarheid en herkenning
Een campagne uitwerken en coherente en herkenbare communicatieacties tot stand brengen. Die campagne en acties moeten vanuit een 360°- benadering worden uitgedacht (crossmedia) en kunnen worden uitgewerkt op alle communicatiedragers (affiches/afbeeldingen, banners, websites, brochures, video’s, persconferenties, sociale netwerken, evenementen, happenings, samenwerkingscampagnes, …)
Overtuigen en 'call to action'
De gevoerde communicatiecampagne is bedoeld om onze medewerkers/externe belanghebbenden (potentiële deelnemers) warm te maken en aan te moedigen om deel te nemen aan de hackathons.
Creativiteit en originaliteit
De campagne en de communicatieacties onderscheiden zich door hun creativiteit. Ze zijn origineel en kunnen disruptief zijn. De campagne heeft gebroken met de traditionele institutionele communicatievormen, gebruikt de nieuwe trends op het vlak van communicatie- en informatiecampagnes en maakt ook gebruik van storytellingtechnieken.
1.2.2. De verwachtingen
Concreet wordt het volgende van de dienstverlener verwacht:
ondersteuning en begeleiding van de projectleider en het projectteam bij het bedenken en uitwerken van een originele, prikkelende en wervende communicatie- en marketingcampagne, evenals de uitwerking van concrete communicatiedragers. Het werk kan onder meer de volgende taken omvatten:
1. voortraject: begeleiden bij de opmaak van een communicatie- en marketingcampagne, het campagnebeeld, het design, evenals bij de uitwerking van concrete communicatiedragers (bv. website, grafisch materiaal, sociale media, …) en communicatieacties (bv. copywriting), …
2. tijdens de hackathons: begeleiden bij de verdere uitrol van de communicatiecampagne, ondersteunen bij de communicatie en marketing tijdens het event (bv. via filmpjes en foto's), uitwerken van concrete communicatieacties, …
3. natraject: evalueren en bijsturen, communicatie en marketing over het event (bv. via een aftermovie, …) en de resultaten van de xxxxxxxxx via verschillende dragers, …
1.2.3. Communicatiecampagne en -acties
De inschrijver is vrij om de aanpak en campagne voor te stellen die hij het meest passend acht om aan de verwachtingen te beantwoorden. Om de opdracht optimaal te kunnen uitvoeren, zal de opdrachtnemer de meest geschikte hulpmiddelen gebruiken. De inschrijver moet een uiteenzetting geven van zijn visie en benadering van de opdracht, het verloop van de verschillende fases en van de wijze waarop hij de samenwerking met de aanbestedende overheid ziet (en met de verschillende betrokken partijen).
In zijn offerte neemt de inschrijver een punt “communicatiecampagne” op waarin hij:
• uitleg verschaft over zijn visie betreffende de te voeren campagne (max. 5 bladzijden, Arial 11);
• een voorbeeld uitwerkt van een geïntegreerde en coherente communicatiecampagne voor een hackathon (max. 3 bladzijden, Arial 11);
• de manier beschrijft hoe hij de samenwerking concreet wil aanpakken en wat hij concreet van de aanbestedende overheid verwacht; een lijst maakt van de info/documenten die hij nodig heeft om met de opdracht van start te kunnen gaan (max. 2 bladzijden, Arial 11).
In zijn offerte neemt de inschrijver een punt “communicatieacties” op waarin hij:
• uitleg verschaft over zijn plan van aanpak om de campagne om te zetten in specifieke communicatieacties (max. 6 bladzijden, Arial 11);
• een voorbeeld uitwerkt van een concrete communicatieactie op een door hem gekozen drager (bv. website, affiche, …) (max. 4 bladzijden, Arial 11).
• Middelen en profielen die voor de opdracht worden ingezet
De inschrijver zet de profielen in die hij passend acht voor het uitvoeren van de verschillende fases/taken van zijn opdracht (bv.: project manager, ontwikkelaar concept, strateeg, copywriter, …).
In zijn offerte neemt de inschrijver een punt op met de titel “Middelen en profielen die voor de opdracht worden ingezet”, waarin hij het team voorstelt dat de opdracht zal uitvoeren: naam, profiel, taalrol, kwalificatie, aantal jaren ervaring op het vlak van de begeleiding van hackathons en/of communicatie en marketing en gelijkaardige ervaring bij andere organisaties. De cv's van de personen die belast zijn met de opdracht, moeten een ervaring van minstens 3 jaar aantonen op het vlak van de uitvoering van prestaties identiek met of analoog aan deze beschreven in dit bestek.
• Planning en uitvoeringstermijn
Tussen beide hackathons zit er een periode van ongeveer 2 maanden. Voor de interne hackathon is de streefdatum februari 2019 en voor de externe hackathon april 2019.
De inschrijver moet in zijn offerte een volledige planning opnemen. Na de gunning gaat de opdracht van start met een 'kick-offmeeting' (startvergadering) waarop de planning en de praktische modaliteiten worden bepaald.
• Beschikbaarheid
Voor percelen 1 en 2 spreekt het voor zich dat tijdens de ontwikkeling van een dergelijke overheidsopdracht de werkdruk sterk kan variëren. De opdrachtnemer moet in staat zijn om hier adequaat op te kunnen reageren (vakantieperiodes, piekmomenten). De inschrijver geeft duidelijk aan binnen welke marges hij hierop zal reageren en op welke manier.
BELANGRIJK
Deze vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking kan geenszins worden beschouwd als een verbintenis vanwege de FOD FINANCIËN, die zich het recht voorbehoudt om de opdracht al dan niet toe te wijzen.
1030 BRUSSEL,
Xxxx X’Xxxxx
Voorzitter van het Directiecomité
1. Offerteformulier perceel 1
2. Offerteformulier perceel 2
3. Vaste inrichting
4. Voorstelling van de referenties
5. Curriculum vitae voor perceel 1
6. Curriculum vitae voor perceel 2
BIJLAGE 1: OFFERTEFORMULIER VOOR PERCEEL 1
FEDERALE OVERHEIDSDIENST Financiën
Stafdienst Begroting en Beheerscontrole Afdeling Aankopen
North Galaxy – Toren B4 – bus 961 Koning Xxxxxx XX-laan 33
1030 BRUSSEL
BESTEK NR. : S&L/DA/2018/065
Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking betreffende de begeleiding, de communicatie en de marketing voor de organisatie van twee hackathons door de FOD Financiën - Perceel 1: begeleiding bij de organisatie van de hackathons bij de FOD Financiën
De firma:
(volledige benaming)
met adres:
(straat)
(postcode en gemeente) (land)
ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder nummer:
en waarvoor de heer/mevrouw1 | (naam) (functie) |
gedomicilieerd op het adres:
(straat)
(postcode en gemeente) (land)
als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, in overeenstemming met de voorwaarden en bepalingen van het bestek met nr. S&L/DA/2018/065, van de huidige opdracht, tegen de hieronder in letters en cijfers vermelde en in EURO uitgedrukte globale prijs:
1 Doorhalen wat niet van toepassing is.
Prestatie | Globale prijs in euro | ||
In cijfers (2 decimalen) | In letters | ||
Prijs voor de realisatie van de begeleiding bij de organisatie van de eerste hackathon bij de FOD Financiën (november 2018) | bedrag exclusief btw | ||
bedrag van de btw | |||
bedrag inclusief btw | |||
Prestatie | Globale prijs in euro | ||
In cijfers (2 decimalen) | In letters | ||
Prijs voor de realisatie van de begeleiding bij de organisatie van de tweede hackathon bij de FOD Financiën (februari 2019) | bedrag exclusief btw | ||
bedrag van de btw | |||
bedrag inclusief btw | |||
Ik verleen de administratie de toelating om bij andere instanties of instellingen alle nuttige inlichtingen over mij in te winnen, zowel van financiële als morele aard.
Deze inschrijving omvat de verbintenis om de administratie op eenvoudig verzoek en zo spoedig mogelijk de documenten en certificaten te bezorgen waarvan zij de voorlegging eist in overeenstemming met het bestek of de reglementering betreffende de afsluiting van contracten voor rekening van de staat.
Indien deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gesteld in overeenstemming met de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen.
De vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen is duidelijk aangegeven in de offerte.
Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op
het rekeningnummer: IBAN
BIC
Ik kies voor het Nederlands/Frans2 1
Doorhalen wat niet van toepassing is als taal voor de interpretatie van het contract.
Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:
(straat)
(postcode en gemeente) (✆ en faxnummer)
(e-mail)
Kmo (kleine en middelgrote onderneming):
Wordt uw onderneming beschouwd als een kmo in de zin van artikel 15 van Wetboek van Vennootschappen?[1] | JA of NEEN (omcirkel uw antwoord) |
In | Op xx/xx/2018 | |
Op- gemaakt: |
De inschrijver of de gevolmachtigde:
(naam)
(functie) (handtekening)
GOEDGEKEURD,
[1] De voorwaarden om als kmo te worden aangemerkt zijn:
- jaargemiddelde van het personeelsbestand: 50
- jaarlijks omzetcijfer, exclusief belasting over de toegevoegde waarde: 9.000.000 euro
- balanstotaal: 4.500.000 euro
Wanneer meer dan één van de bovenstaande criteria worden overschreden of niet meer worden overschreden, heeft dit slechts gevolgen wanneer dit zich gedurende twee achtereenvolgende boekjaren voordoet. De gevolgen van deze overschrijding gaan in dat geval in vanaf het boekjaar dat volgt op het boekjaar gedurende hetwelk meer dan één van de criteria voor de tweede keer werden overschreden of niet meer werden overschreden.
PRO MEMORIE: DOCUMENTEN DIE VERPLICHT BIJ DE OFFERTE MOETEN WORDEN GEVOEGD:
- alle documenten en inlichtingen die worden gevraagd in het kader van de kwalitatieve selectie en de gunningscriteria (zie punt 4 van deel C. Gunning);
- de volledig ingevulde inventaris.
Vergeet niet om alle pagina’s van uw offerte, uw inventaris en van de bijlagen op een ononderbroken wijze te nummeren.
BIJLAGE 2: OFFERTEFORMULIER VOOR PERCEEL 2
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Stafdienst Budget en Beheerscontrole Afdeling Aankopen
North Galaxy - toren B4 - bus 961 Koning Xxxxxx XX-laan 33
1030 BRUSSEL
BESTEK NR. : S&L/DA/2018/065
Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking betreffende de begeleiding, de communicatie en de marketing voor de organisatie van twee hackathons door de FOD Financiën - Perceel 2: communicatie en marketing voor de organisatie van de hackathons bij de FOD Financiën
De firma:
(volledige benaming)
met adres:
(straat)
(postcode en gemeente) (land)
ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder nummer:
en waarvoor de heer/mevrouw3 | (naam) (functie) |
gedomicilieerd op het adres:
(straat)
(postcode en gemeente) (land)
als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, in overeenstemming met de voorwaarden en bepalingen van het bestek met nr. S&L/DA/2018/065, van de huidige opdracht, tegen de hieronder in letters en cijfers vermelde en in EURO uitgedrukte globale prijs:
Prestatie | Globale prijs in euro | ||
In cijfers (2 decimalen) | In letters | ||
Prijs voor de realisatie van de communicatie en marketing | bedrag exclusief btw | ||
3 Doorhalen wat niet van toepassing is.
voor de organisatie van de eerste hackathon bij de FOD Financiën (november 2018) | bedrag van de btw | ||
bedrag inclusief btw |
Prestatie | Globale prijs in euro | ||
In cijfers (2 decimalen) | In letters | ||
Prijs voor de realisatie van de communicatie en marketing voor de organisatie van de tweede hackathon bij de FOD Financiën (februari 2019) | bedrag exclusief btw | ||
bedrag van de btw | |||
bedrag inclusief btw | |||
Ik verleen de administratie de toelating om bij andere instanties of instellingen alle nuttige inlichtingen over mij in te winnen, zowel van financiële als morele aard.
Deze inschrijving omvat de verbintenis om de administratie op eenvoudig verzoek en zo spoedig mogelijk de documenten en certificaten te bezorgen waarvan zij de voorlegging eist in overeenstemming met het bestek of de reglementering betreffende de afsluiting van contracten voor rekening van de staat.
Indien deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gesteld in overeenstemming met de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen.
De vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen is duidelijk aangegeven in de offerte.
Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op
het rekeningnummer: IBAN
BIC
Ik kies voor het Nederlands/Frans4 1
Doorhalen wat niet van toepassing is als taal voor de interpretatie van het contract.
Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:
(straat)
(postcode en gemeente) (✆
en
F)
(e-mail)
Kmo (kleine en middelgrote onderneming):
Wordt uw onderneming beschouwd als een kmo in de zin van artikel 15 van Wetboek van Vennootschappen?[1] | JA of NEEN (omcirkel uw antwoord) |
In | Op xx/xx/2018 | |
Op- gemaakt: |
De inschrijver of de gevolmachtigde:
(naam)
(functie) (handtekening)
GOEDGEKEURD,
PRO MEMORIE: DOCUMENTEN DIE VERPLICHT BIJ DE OFFERTE MOETEN WORDEN GEVOEGD:
[1] De voorwaarden om als kmo te worden aangemerkt zijn:
- jaargemiddelde van het personeelsbestand: 50
- jaarlijks omzetcijfer, exclusief belasting over de toegevoegde waarde: 9.000.000 euro
- balanstotaal: 4.500.000 euro
Wanneer meer dan één van de bovenstaande criteria worden overschreden of niet meer worden overschreden, heeft dit slechts gevolgen wanneer dit zich gedurende twee achtereenvolgende boekjaren voordoet. De gevolgen van deze overschrijding gaan in dat geval in vanaf het boekjaar dat volgt op het boekjaar gedurende hetwelk meer dan één van de criteria voor de tweede keer werden overschreden of niet meer werden overschreden.
- alle documenten en inlichtingen die worden gevraagd in het kader van de kwalitatieve selectie en de gunningscriteria (zie punt 4 van deel C. Gunning);
- de volledig ingevulde inventaris.
Vergeet niet om alle pagina’s van uw offerte, uw inventaris en van de bijlagen op een ononderbroken wijze te nummeren.
BIJLAGE 3: VASTE INRICHTING
1. DE FIRMA BESCHIKT OVER EEN VASTE INRICHTING IN BELGIË5 JA - NEEN 6
De vaste inrichting neemt deel aan de levering van goederen of diensten JA - NEEN7
Btw-nummer van de vaste inrichting: BE……………………………………………
Met het volgende adres:
(volledige benaming)
(straat) (postcode en gemeente)
Indien de onderneming beschikt over een vaste inrichting en deze deelneemt aan de levering van goederen of diensten, zal het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid de verschuldigde bedragen per overschrijving of storting betalen op
het rekeningnr. van de vaste inrichting
IBAN BIC
2. INDIEN DE ONDERNEMING NIET BESCHIKT OVER EEN VASTE INRICHTING IN BELGIË OF DEZE NIET DEELNEEMT AAN DE LEVERING VAN GOEDEREN OF DIENSTEN:
1 In de zin van artikel 11 van de Uitvoeringsverordening nr. 282/2011 van de Raad van 15 maart 2011 houdende vaststelling van maatregelen ter uitvoering van Xxxxxxxxx 2006/112/EG betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde.
Voor de toepassing van artikels 50, 51 en 55 van het Btw-Wetboek gaat de administratie ervan uit dat een belastingplichtige in het land een vaste inrichting heeft wanneer aan de volgende drie voorwaarden is voldaan:
a) de belastingplichtige heeft hier te lande een directiezetel, een filiaal, een fabriek, een werkplaats, een agentschap, een magazijn, een kantoor, een laboratorium, een inkoop- of verkoopkantoor, een opslagplaats of enige andere vaste inrichting, met uitsluiting van de bouwwerven;
b) de hiervoor in a) bedoelde inrichting wordt beheerd door een persoon die bekwaam is om de belastingplichtige te verbinden tegenover de leveranciers en de klanten;
c) de in a) bedoelde inrichting voert regelmatig handelingen uit die in het Btw-Wetboek worden bedoeld: leveringen van goederen en diensten.
Een belastingplichtige die in België een vaste inrichting heeft, wordt aangemerkt als een niet in België gevestigde belastingplichtige als deze inrichting niet betrokken is bij de levering van goederen of de dienst (artikel 51, § 2, tweede lid van het Btw-Wetboek en 192bis van de richtlijn 2006/112/EG van de Raad van 28 november 2006 betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde).
Een vaste inrichting wordt aangemerkt als betrokken bij de levering van de goederen of de dienst wanneer deze levering of dienst wordt verricht vanuit deze vaste inrichting, met andere woorden als de menselijke en technische middelen van de inrichting werden aangewend om die levering of dienst te verrichten. Een loutere administratieve ondersteuning vanwege de vaste inrichting volstaat echter niet (artikel 53 van het Uitvoeringsverordening nr. 282/2011 van de Raad van 15 maart 2011 houdende vaststelling van maatregelen ter uitvoering van Xxxxxxxxx 2006/112/EG betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde).
2 Doorhalen wat niet van toepassing is.
3 Doorhalen wat niet van toepassing is.
Belgisch btw-nummer van de buitenlandse firma (rechtstreekse identificatie): BE…………………………………
OF
Belgisch btw-nummer van de aansprakelijke vertegenwoordiger in België (NB: verplicht voor firma's van buiten de Europese Unie): BE……………………………………………
Met het volgende adres:
(volledige benaming)
(straat) (postcode en gemeente)
Indien de onderneming beschikt over een de verantwoordelijke vertegenwoordiger in België en deze het document betreffende de betaling van btw opmaakt, zal het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid de verschuldigde bedragen per overschrijving of storting betalen op
het rekeningnr. van de verantwoordelijke vertegenwoordiger
IBAN BIC
Ingeval van levering van goederen zullen deze worden vervoerd vanuit (land).
BIJLAGE 4: VOORSTELLING VAN DE REFERENTIES
1. Naam van het project | ……………………………………………………………………. | |||
2. Bedrijfsnaam | 3. Economische sector | |||
………………………… | ||||
………………………… | ……………………………………………………………………. | |||
………………. | ||||
4. Naam van de | 5. Gegevens | |||
contactpersoon | ||||
………………………… | ……………………………………………………………………. | |||
………………………… | ||||
………………. | ||||
6. Toepassingsgebied | 7. Doelstellingen | |||
van de ontwikkeling of | ||||
van het project | ||||
………………………… | ……………………………………………………………………. | |||
………………………… | ||||
………………. | ||||
8. Begindatum (fase | 9. Einddatum | |||
per fase) | ||||
- | ……………………… | |||
………………………… | ……………………… | |||
… | ……………………. | |||
- | ||||
………………………… | ||||
… | ||||
10. Budget (EUR) | ||||
………………………… | ||||
………………………… | ||||
………………. | ||||
11. Overzicht en korte | A. Naam van de | B. Aandeel in de | C. Kennis | |
beschrijving van rol en | onderneming(en) | opdracht | ||
aandeel van | …………………… | ………………………… | ||
eventuele | …………………… | ……………………… | ………………………… | |
onderaannemers | …………………… | ……………………… | ………………. | |
……. | ……………………. | |||
12. Complexiteit | ……………………………………………………………………. | |||
13. Projectbeheer | Tool/methode ……………………………………………………………………. | |||
16. Lijst van de aan | Profiel 1 | Profiel 2 | Profiel 3 | |
project toegewezen | ||||
profielen, (TOTAAL) | …………………… | …………………… | ……………………… | |
aantal personen en | …………………… | …………………… | ……………………… | |
mandagen voor het | …………………… | …………………… | ……………………. | |
volledige project | ……. | ……. | ||
Profiel 4 | Profiel 5 | Profiel 6 | ||
…………………… | …………………… | ……………………… | ||
…………………… | …………………… | ……………………… | ||
…………………… | …………………… | ……………………. | ||
……. | ……. | |||
BIJLAGE 5: CURRICULUM VITAE VOOR PERCEEL 1
NB: het is verplicht dit model te gebruiken.
De inschrijver moet bij het invullen van de cv’s erop toezien dat de namen van de personen voluit worden geschreven en ook de behaalde diploma’s en onderwijsinstellingen waar deze werden behaald, duidelijk worden beschreven. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe om deze gegevens met uiterste discretie te zullen behandelen en ze enkel te gebruiken voor het beoordelen van de offerte.
De aanbestedende overheid houdt zich het recht voor om cv’s die niet op deze manier werden ingevuld als onvoldoende te beschouwen, en bijgevolg niet in rekening te nemen bij de beoordeling van de offerte.
Indien de vermelde diploma’s niet in overeenstemming zijn met de behaalde diploma’s, houdt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte uit te sluiten.
Naam ……………………………………………………
Functie in dit project ……………………………………………………
……………………………………………………
……………………………………………………
Beschrijving van de relevantie van de voorgestelde persoon in het kader van deze opdracht:
De inschrijver dient in dat verband zo gedetailleerd mogelijk aan te tonen dat het voorgestelde profiel nuttig zal zijn in het kader van deze opdracht.
Ervaring met de begeleiding bij de organisatie van hackathons: maanden
Opleidingen:
Secundair onderwijs of gelijkwaardig:
• diploma behaald op (datum) ……………………………………………………
Niet-universitair hoger onderwijs (eventueel meerdere keren herhalen):
• titel ……………………………………………………
• diploma behaald op (datum) ……………………………………………………
• bij de onderwijsinstelling ……………………………………………………
Universitair hoger onderwijs (eventueel meerdere keren herhalen):
• titel ……………………………………………………
• diploma behaald op (datum) ……………………………………………………
• bij de onderwijsinstelling ……………………………………………………
Beroepservaring:
Bij de inschrijver:
• Huidige functie:
o titel ……………………………………………………
o functiebeschrijving ……………………………………………………
o sinds ……………………………………………………
• Vroegere functie (eventueel meerdere keren herhalen)
o titel ……………………………………………………
o functiebeschrijving ……………………………………………………
van ……….…..……… tot…………..……….
• Betrokken bij de volgende, in het addendum "referentiemodel" opgenomen projecten (project en functie)……………………………………………………
……………………………………………………
• Betrokken bij andere grote projecten (naam, klant en uitgeoefende functie)
……………………………………………………
……………………………………………………
Bij maximaal 3 andere bedrijven:
• functie (hoogstens drie keer herhalen) ……………………………………………………
van ……….…..……… tot …………..……….
Talenkennis:
• Frans basiskennis - actief - passief (doorhalen wat niet van toepassing is) opmerkingen ……………………………………………………
• Nederlands basiskennis - actief - passief (doorhalen wat niet van toepassing is) opmerkingen ……………………………………………………
• Engels basiskennis - actief - passief (doorhalen wat niet van toepassing is) opmerkingen ……………………………………………………
• Andere (enkel indien relevant) ……………………………………………………
BIJLAGE 6: CURRICULUM VITAE VOOR PERCEEL 2
NB: het is verplicht dit model te gebruiken.
De inschrijver moet bij het invullen van de cv’s erop toezien dat de namen van de personen voluit worden geschreven en ook de behaalde diploma’s en onderwijsinstellingen waar deze werden behaald, duidelijk worden beschreven. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe om deze gegevens met uiterste discretie te zullen behandelen en ze enkel te gebruiken voor het beoordelen van de offerte.
De aanbestedende overheid houdt zich het recht voor om cv’s die niet op deze manier werden ingevuld als onvoldoende te beschouwen, en bijgevolg niet in rekening te nemen bij de beoordeling van de offerte.
Indien de vermelde diploma’s niet in overeenstemming zijn met de behaalde diploma’s, houdt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte uit te sluiten.
Naam ……………………………………………………
Functie in dit project ……………………………………………………
……………………………………………………
……………………………………………………
Beschrijving van de relevantie van de voorgestelde persoon in het kader van deze opdracht:
De inschrijver dient in dat verband zo gedetailleerd mogelijk aan te tonen dat het voorgestelde profiel nuttig zal zijn in het kader van deze opdracht.
Ervaring met de begeleiding bij de communicatie over en de marketing rond de hackathons:
.... maanden
Opleidingen:
Secundair onderwijs of gelijkwaardig:
• diploma behaald op (datum) ……………………………………………………
Niet-universitair hoger onderwijs (eventueel meerdere keren herhalen):
• titel ……………………………………………………
• diploma behaald op (datum) ……………………………………………………
• bij de onderwijsinstelling ……………………………………………………
Universitair hoger onderwijs (eventueel meerdere keren herhalen):
• titel ……………………………………………………
• diploma behaald op (datum) ……………………………………………………
• bij de onderwijsinstelling ……………………………………………………
Beroepservaring:
Bij de inschrijver:
• Huidige functie:
o titel ……………………………………………………
o functiebeschrijving ……………………………………………………
o sinds ……………………………………………………
• Vroegere functie (eventueel meerdere keren herhalen)
o titel ……………………………………………………
o functiebeschrijving ……………………………………………………
van ……….…..……… tot…………..……….
• Betrokken bij de volgende, in het addendum "referentiemodel" opgenomen projecten (project en functie)……………………………………………………
……………………………………………………
• Betrokken bij andere grote projecten (naam, klant en uitgeoefende functie)
……………………………………………………
……………………………………………………
Bij maximaal 3 andere bedrijven:
• functie (hoogstens drie keer herhalen) ……………………………………………………
van ……….…..……… tot …………..……….
Talenkennis:
• Frans basiskennis - actief - passief (doorhalen wat niet van toepassing is) opmerkingen ……………………………………………………
• Nederlands basiskennis - actief - passief (doorhalen wat niet van toepassing is) opmerkingen ……………………………………………………
• Engels basiskennis - actief - passief (doorhalen wat niet van toepassing is) opmerkingen ……………………………………………………
• Andere (enkel indien relevant) ……………………………………………………