Voltijdse functie (40u/week) via een contract van bepaalde duur (t.e.m. 31/08/2023) / verlengbaar
Functieprofiel business analist
Plaats in de organisatie
Afdeling digitalisering
Directe leidinggevende algemeen directeur
Graad
A11 stafmedewerker / B11 medewerker
Overeenkomst
Voltijdse functie (40u/week) via een contract van bepaalde duur (t.e.m. 31/08/2023) / verlengbaar
Functieomschrijving
DVV Westhoek is een intercommunale van WVI en 17 Westhoekgemeenten, opgericht in 2017. De hoofdopdracht is om gezamenlijke projectontwikkeling mogelijk te maken en om gespecialiseerd personeel daarbij in te zetten. Bij de oprichting lag de focus voornamelijk op intergemeentelijke samenwerking omtrent persoonsgebonden materies. Gaandeweg worden nieuwe terreinen van samenwerking aangesneden. Voor 2022 kwam daar het terrein ‘digitalisering’ bij waarvoor de intercommunale momenteel op zoek is naar een business analist, om de interne capaciteit in de regio hieromtrent te versterken.
In deze functie zul je in de eerste plaats verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het project ‘e- Westhoek: één regio zonder gemeentehuizen’. Centrale ambitie in dit project is om voor de 350.000 inwoners en residenten van alle 17 gemeenten van de Westhoek via een innovatieve aanpak 24/7 een digitale interactie tussen burger en overheden mogelijk te maken. Dit wordt bereikt door de gemeentelijke dienstverlening via een uniek e-loket voor de burger benaderbaar en transparant te maken gebruik makend van de Vlaamse bouwstenen zoals het burgerprofiel. Deze nieuwe werking dien maximaal digitaal, uniform en laagdrempelig te zijn. De toegang tot alle publieke dienstverlening van de 17 lokale besturen dient toegankelijk te worden zonder dat er gebruik moet worden gemaakt van fysieke verplaatsingen.
Binnen deze functie help je mee de visie van de regio met betrekking tot innovatie, digitale transformatie en smart cities vorm te geven. Je zal zeer nauw samenwerken met de regionale stuurgroep van gemeentelijke IT-managers. Daarbij wordt op jou gerekend om de vertaling te maken van technische concepten naar praktische toepassingen die relevant zijn voor de werking. Dit doe je steeds aan de hand van een grondige analyse en met de input van stakeholders. Onder dit dynamisch takenpakket vallen onder meer de volgende verantwoordelijkheden:
Dienstverlenende Vereniging Westhoek – xxx.xxxxxxxxxxx.xx – xxxx@xxxxxxxxxxx.xx Streekhuis Westhoek – Xxxxxxxxx 000 – 0000 Xxxxxxxxx – 051 97 04 00
▪ Voorbereiden, leiden en opvolgen van concrete projecten;.
▪ Een link maken tussen goede praktijkvoorbeelden binnen en buiten de regio met bijzondere aandacht voor haalbare projecten/opportuniteiten voor (kleine) gemeenten;
▪ Analyseren van de business noden inzake IT-uitdagingen en op zoek gaan naar een marktconforme oplossing op maat.
▪ Het testen van beschikbare technologische oplossingen op het vlak van meten,
automatisering, smart devices, IoT…
▪ Een verbindende rol opnemen binnen het werkingsgebied, tussen gemeenten en leveranciers en ondersteuning bieden op vlak van de kernthema’s.
▪ Adviseren, ondersteunen en begeleiden van collega’s bij IT- en innovatie gerelateerde vragen die voortvloeien uit hun werk en projecten.
▪ Trends en evoluties opvolgen in het vakdomein en meewerken aan de kennisopbouw binnen de organisatie.
▪ Je kan deze kennis duidelijk structureren en op een toegankelijke en bruikbare manier ter beschikking stellen van de gemeenten, vennoten, stakeholders en van collega’s.
▪ Het mee opvolgen van relevante werkgroepen, events en fora en de belangrijke informatie hieruit destilleren en delen.
▪ Strategie rond technologie, innovatie en smart cities mee verder uitbouwen.
Aanwervingsvoorwaarden
▪ Diplomavereisten: je bent in het bezit van een master diploma of bachelor diploma.
▪ Ervaring: je beschikt over 3 jaar relevante ervaring.
▪ Je vertoont gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de functie. Het passende gedrag wordt bij aanwerving getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister dat niet ouder mag zijn dan drie maanden.
▪ Je bent in het bezit van een rijbewijs B.
Taakinvulling
▪ Interne werking: mee de dagelijkse werking van de regionale stuurgroep van IT-managers opvolgen.
✓ Zorgen voor een terugkoppeling binnen de organisatie (collega’s/cellen) over de
werking van de stuurgroep en de relevante ontwikkelingen binnen het vakdomein
✓ Erop toezien dat de kernthema’s organisatiebreed ingebed worden en de uitwerking
van innovatieve projecten mee ondersteunen
✓ Vorm geven aan en het evalueren van strategische doelstellingen met betrekking tot
de kernthema’s
▪ Actuele ontwikkelingen opvolgen: Op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen op het vlak van nieuwe technologie, innovatie en smart cities via verschillende kanalen.
▪ Technologie testing: Het testen van beschikbare technologische oplossingen op het vlak van meten, automatisering, smart devices, IoT…
✓ Producten vergelijken
✓ Producten toetsen aan de wensen en eisen van interne en externe doelgroepen binnen de werkingsdomeinen van DVV Westhoek
✓ Opzetten van een proof of concept
✓ Specificaties opstellen voor de technische aspecten in het kader van (groepsaankoop) projecten
✓ Instaan voor kennisoverdracht naar interne en externe partners
▪ Functioneel ontwerp: Opmaken van het meest geschikte functionele ontwerp voor een ICT- oplossing, teneinde een ICT-oplossing te kunnen bouwen die functioneel beantwoordt aan alle vereisten vanuit de business.
✓ Functionele ontwerpen en stroomschema’s opmaken voor de ‘to be’-situatie
✓ Documentatie aanmaken voor het uitbouwen van ICT-oplossingen op maat.
✓ Waken over de samenhang met bestaande businessarchitectuur
✓ Rapporteren over de voortgang van de analyses en processen
✓ Signaleren van knelpunten
✓ Opgemaakte designs voorstellen en kaderen binnen een concreet ICT-project
✓ …
▪ Projectdefinitie en -planning: Definiëren en plannen van het project om een duidelijke leidraad en projectaanpak te hebben voor de uitvoering van het project. Hiertoe goedkeuring van het projectvoorstel (inhoudelijke definiëring, aanpak, budget en de planning) van zowel de klant als het management verkrijgen.
✓ Vragen naar specificaties en verduidelijking bij de klant teneinde de vraag van de klant juist te definiëren (inhoudelijke definitie van het project).
✓ Inschatten van het aantal mandagen, inplannen van het project en samenstellen van een projectteam (praktische organisatie van het project).
✓ De nodige middelen bepalen en de budgettaire impact ervan inschatten.
✓ Opstellen van een projectvoorstel (wie-wat-wanneer) teneinde de goedkeuring te bekomen voor de uitvoering van het project.
▪ Projectbeheer bij innovatie en technologieprojecten.
✓ Stimuleren van multidisciplinaire projectwerking (projectmanagement)
✓ Adviseren in de “buy” of “build” opties voor oplossingen en projecten
✓ Analyseren van problemen of behoeften om een concreet project te definiëren of een doelgericht projectplan te kunnen opstellen
✓ Opstellen van een gedetailleerde projectplanning in overeenstemming met de noden van de organisatie, beschikbare capaciteit en afhankelijkheden
✓ Inschatten van de kosten, doorlooptijd en inzet (zowel intern als extern) om de gestelde doelen te realiseren
✓ Project inhoudelijk opvolgen: de scope en kwaliteit bewaken, werkzaamheden coördineren, voortgang rapporteren en periodiek evalueren
✓ Het mee opstellen van business cases
✓ Draagvlak helpen creëren door de inhoud van het project toe te lichten, input en feedback te vragen aan stakeholders, …
▪ Uitvoering innovatie- en technologieprojecten: Ondersteunen van interne en externe partners bij het ontwikkelen van technologische oplossingen voor processen en diensten binnen de gemeentelijke werkingsdomeinen.
✓ Conceptuele ontwikkeling van nieuwe technologische processen, tools en methodes
✓ Opstellen bestekken, doelstellingen, process flows,…
✓ Aansturen ontwikkelteams, intern en extern
✓ Aftoetsen resultaten aan concept
✓ Begeleiden interne en externe partners bij het functioneel testen
▪ Instaan voor kennisoverdracht naar interne en externe partners
Kennis & competenties
Analyserend (probleemoplossend) vermogen
In staat zijn mogelijke problemen te herkennen, zoeken naar oorzaken, verbanden zien, gegronde conclusies trekken en consequenties inschatten.
Niveau 1 - De essentie van het probleem zien Niveau 2 - Verbanden leggen en oorzaken zien
Communicatieve vaardigheden
Ideeën en informatie helder en duidelijk overbrengen, zodanig dat de essentie wordt begrepen door het publiek tot wie men zich richt. Afhankelijk van de situatie of het doel een passende wijze van communiceren gebruiken.
Niveau 1 – Een boodschap vlot en begrijpelijk weten over te brengen Niveau 2 – Zorgen voor een heldere communicatie in twee richtingen
Flexibiliteit
Zijn werkwijze of houding effectief aanpassen bij wijzigende omstandigheden, problemen of kansen, teneinde het gestelde doel te bereiken.
Niveau 1 – Adequaat reageren op omstandigheden
Niveau 2 – Ontwikkelingen doorzien en daar snel op in spelen
Initiatief
Xxxxxx onderkennen en uit eigen beweging acties ondernemen en voorstellen doen die bijdragen tot betere resultaten voor de organisatie.
Niveau 1 – Vanuit zichzelf, binnen de eigen werksituatie, meer doen dan is opgedragen Niveau 2 – Zien en grijpen van kansen
Innoveren
Het hebben en stimuleren van nieuwe ideeën, werkwijzen en toepassingen. Xxxx met een onderzoekende en nieuwsgierige geest richten op toekomstige vernieuwing van strategie, diensten en werkgebieden.
Niveau 1 - Ideeën aandragen
Niveau 2 - Voorstellen van creatieve alternatieven
Creativiteit
Benaderen van vraagstukken vanuit verschillende invalshoeken, met originele en inventieve ideeën en oplossingen komen, en doorbreken van gevestigde denkpatronen.
Integriteit
Handelen – in woord en gedrag – in lijn met algemeen aanvaarde sociale en ethische normen en waarden, ook onder moeilijke omstandigheden of druk om hier vanaf te wijken.
Niveau 1 – Correct handelen en de regels respecteren
Leergierigheid
Wens en vermogen om verder te groeien en bij te leren ten behoeve van een brede en blijvende inzetbaarheid.
Niveau 1 – Openstaan voor informatie en feedback en leerpunten omzetten in acties Niveau 2 – Actief zoeken naar leersituaties en mogelijkheden om zich te ontwikkelen
Onderhandelingsvaardigheid
Het bereiken van doelen in overleg met anderen en het daarbij eens worden zonder elkaars belangen uit het oog te verliezen op een wijze die bij beiden partijen tot overeenstemming en acceptatie leidt.
Niveau 1 – In staat zijn om tot een voor alle partijen geaccepteerde overeenkomst te komen
Overtuigingskracht
Anderen warm maken voor een bepaald standpunt en instemming verkrijgen met bepaalde ideeën of plannen.
Conflicthantering
Op een diplomatieke wijze omgaan met belangentegenstellingen of ruzies en deze helpen oplossen.
Planning- en organisatievermogen
Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en benodigde tijd, activiteiten en middelen aangeven om bepaalde doelen te bereiken. Structuur aanbrengen in taken en processen.
Niveau 1 – Eigen werk effectief plannen en organiseren Niveau 2 – Procedures of werkschema’s ontwikkelen
Delegeren
Taken en bevoegdheden op een duidelijke en effectieve wijze toekennen aan de gepaste medewerkers, op basis van een objectieve en genuanceerde inschatting van aanwezige competenties en tijd bij medewerkers.
Voortgangscontrole
Bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van anderen.
Rapporteren
Regelmatig verslag uitbrengen aan betrokken instanties omtrent het verloop en de stand van zaken van het werk.
Resultaatgerichtheid
Gericht zijn op het concretiseren van doelen en het realiseren van resultaten conform tijdpad, normen en afspraken.
Niveau 1 - Zich inzetten om gestelde doelen te realiseren Niveau 2 - Bewaken van concrete doelstellingen en efficiëntie
Doorzettingsvermogen
Zich blijven inspannen om beoogde doelstellingen te realiseren; niet opgeven tot deze zijn bereikt.
Samenwerken
De bereidheid en het vermogen om samen te werken met anderen aan een gemeenschappelijk doel, ook wanneer dit doel niet onmiddellijk van persoonlijk belang is.
Niveau 1 – Meewerken en anderen informeren Niveau 2 – Anderen helpen en overleg plegen
Collegialiteit
Zich graag en gemakkelijk onder collega’s bevinden.
Kennis
In functie van het takenpakket beschik je over:
✓ professionele kennis van het vakdomein, dit kan zowel op technisch/praktisch vlak zijn, als op vlak van regelgeving, beleidsvisie en ontwikkelingen ter zake
✓ professionele kennis van projectbeheer vb. Prince 2 en Agile methodologieën
✓ professionele kennis: communicatietechnieken
✓ professionele kennis: Engels
✓ basiskennis van de relevante overheidsstructuren en de werking van de lokale overhead
✓ basiskennis: toekomstgerichte technologieën, (big) data toepassingen Internet of Things
✓ basiskennis MS Office-programma’s, internettoepassingen, sociale media