AFI-2023-0360

Leidraad dynamisch aankoopsysteem Externe Inzet Gemeente Amsterdam (EIGA)

AFI-2023-0360

5 mei 2023 Definitieve versie

Inhoudsopgave

1 Inleiding 3

1.1 Doel Externe Inzet Gemeente Amsterdam 3

1.2 Inzet DAS in relatie tot overeenkomsten 3

1.3 Vakgebieden en omvang van de opdracht 4

2 Inschrijvingsprocedure 5

2.1 Initiële fase DAS in Mercell (Source-t0-Contract) 5

2.2 Registratie bij Mercell (stap 1) 5

2.3 Inschrijven voor EIGA (stap 2) 5

2.4 Proces verkrijgen toegang tot EIGA 6

2.5 Voorwaarden die gelden bij deelname aan het DAS 8

2.6 Protocol Externe Inzet Gemeente 9

3 Nota van Inlichtingen en (technische) vragen 10

3.1 Nota van Inlichtingen (NvI) 10

3.2 (Technische) ondersteuning EIGA 11

4 Procedure Offerteaanvraag en gunning 12

4.1 Opbouw van de Offerteaanvraag 12

4.2 Beoordeling en selectie 13

4.3 Gunningen en afwijzing 16

4.4 Standstill termijn, bezwaar tegen de gunning 16

4.5 Publicatie gegunde Offerteaanvragen 16

4.6 Klachtenprocedure 17

Bijlage(n)

Bijlage 1 - Begrippenkader

1 Inleiding

1.1 Doel Externe Inzet Gemeente Amsterdam

De Gemeente heeft regelmatig behoefte aan tijdelijke externe expertise en maakt hiervoor gebruik van een dynamisch aankoopsysteem (DAS) onder de naam Externe Inzet Gemeente Amsterdam (EIGA). Voor het DAS wordt gebruik gemaakt van het (online) platform van Mercell (Source-to- Contract). Het Vacatureloket van de Gemeente is verantwoordelijk voor (de gepubliceerde tenders op) EIGA.

De instelling van het DAS betreft een Europese aanbesteding volgens de Aanbestedingswet 2012 en heeft een initiële looptijd van twee (2) jaar. Deze periode kan verlengd worden met twee (2) keer één

(1) jaar tot uiterlijk 30 april 2027.

De Gemeente nodigt geïnteresseerde Marktpartijen uit om zich eenmalig kosteloos te registreren op het Mercell (Source-to-Contract) platform. Vervolgens kan de Marktpartij zich aanmelden voor EIGA voor één of meerdere vakgebieden. Een overzicht van de vakgebieden vindt u in de laatste paragraaf van dit hoofdstuk (paragraaf 1.3). Indien de Inschrijving voldoet aan de minimaal gestelde eisen en de Inschrijver akkoord gaat met de gestelde voorwaarden (zie paragraaf 2.5), dan volgt toelating tot het DAS.

NB Aan de toelating tot EIGA kan geen recht op opdrachten worden ontleend. Ook houdt de toelating tot het DAS niet in, dat er een Overeenkomst tot stand is gekomen. Een Overeenkomst komt pas tot stand na gunning van de opdracht.

1.2 Inzet DAS in relatie tot overeenkomsten

De Gemeente heeft een aantal gespecialiseerde Lead Buyers met een eigen inkooppakket. De Lead Buyers zijn samen verantwoordelijk voor het inkopen van de diensten, leveringen en werken voor de Gemeente. De Lead Buyer Bedrijfsvoering (onderdeel van de directie Financiën en Inkoop) is namens de Gemeente onder andere verantwoordelijk voor het afsluiten van (raam)overeenkomsten voor de inzet van personeel als personeelsgerelateerde zaken zoals opleidingen, werving & selectie, arbo- diensten en adviesdiensten. De Lead Buyer Bedrijfsvoering is ook verantwoordelijk voor het DAS. De daadwerkelijke inzet van personeel (bijvoorbeeld de mini-competitie) gaat via het Vacatureloket van de Gemeente.

Voor de meest voorkomende inkopen heeft de Gemeente Overeenkomsten gesloten. Zo zijn er bijvoorbeeld (raam)overeenkomsten gesloten voor het ter beschikking stellen van uitzendkrachten (t/m schaal 9 van de PGA, medisch t/m schaal 11A), de inzet van financials en juridisch personeel. Het aantal raamovereenkomsten voor de inzet van externe expertise en (advies)opdrachten zal in de toekomst worden uitgebreid. In principe wordt EIGA ingezet indien er geen (raam)overeenkomst beschikbaar is of indien binnen de afgesloten (raam)overeenkomsten geen expertise wordt aangeboden.

NB De Gemeente behoudt zich het recht voor opdrachten op een andere wijze in de markt te zetten dan via EIGA, ook al is hiervoor geen (raam)overeenkomst beschikbaar is, indien de Gemeente van mening is dat in deze specifieke gevallen EIGA minder geschikt is.

1.3 Vakgebieden en omvang van de opdracht

Het DAS is opgedeeld in een aantal vakgebieden. Binnen de vakgebieden kunnen diverse expertises/functies en (advies)opdrachten worden uitgevraagd. Een Inschrijver kan zich voor één of meerdere vakgebieden aanmelden. De toegelaten Leverancier ontvangt automatisch een uitnodiging via Mercell (Source-to-Contract) op het moment dat de Gemeente een aanvraag publiceert in een vakgebied waar de Leverancier zich voor heeft aangemeld.

Onderstaande tabel geeft inzicht in de vakgebieden die door de Gemeente zijn gedefinieerd voor EIGA. Tevens zijn in deze tabel het aantal Offerteaanvragen per vakgebied vermeld, gerealiseerd sinds 2017. De informatie geeft Marktpartijen een indicatie van de omvang van het DAS die nu wordt ingesteld. Het blijft echter nadrukkelijk een indicatie waaraan dan ook geen enkel recht kan worden ontleend.

Vakgebied	Aantal uitvragen*
1. Algemeen Management en Projectleiding	1122
2. Bestuur, Advies en Beleid	562

3. Bouw- en Civieltechnisch

4. Communicatie en Marketing

5. Financieel en Economisch

6. Gezondheidszorg

7. Grondzaken en Gebiedsontwikkeling

8. HRM

9. ICT

10. Inkoop en Contractmanagement

11. Juridisch

12. Training en opleiding

13. Vastgoed- en Facility Management

1415

492

182

103

320

178

1480

120

285

16

110

Totaal aantal offerteaanvragen: 6385

* Aantal offerteaanvragen via EIGA in de periode 22 mei 2017 t/m 5 mei 2023.

NB De Gemeente kan gedurende de volledige looptijd van het DAS één of meerdere vakgebieden toevoegen, verwijderen of wijzigen. Het toevoegen, verwijderen of wijzigen wordt door de Gemeente gepubliceerd op EIGA, TenderNed en Tenders Electronic Daily (TED). zodat gekwalificeerde Leveranciers en/of geïnteresseerde Marktpartijen (in het geval van toevoegen en/of wijzigen) voor deze vakgebieden een Inschrijving kunnen indienen.

2 Inschrijvingsprocedure

2.1 Initiële fase DAS in Mercell (Source-t0-Contract)

Het DAS wordt uiterlijk op 15 mei 2023 gepubliceerd op het platform Mercell (Source-t0-Contract). Na deze datum wordt een minimale termijn van 45 kalenderdagen in acht genomen waarbinnen de Gemeente enkel de Inschrijvingen van Inschrijvers beoordeeld en (nog) geen Offerteaanvragen binnen het DAS uitzet. Op 3 juli 2023 wordt de eerste Offerteaanvraag gepubliceerd via Mercell. Het doen van een Inschrijving blijft echter gedurende de volledige looptijd van het DAS mogelijk. Een tot het DAS toegelaten Marktpartij kan vanaf het moment van toelating/kwalificatie inschrijven op nieuwe Offerteaanvragen waar een uitnodiging voor wordt ontvangen.

2.2 Registratie bij Mercell (stap 1)

EIGA staat op het (online) inkoopplatform van een externe partij, Mercell (Source-to-Contract). Geïnteresseerde Marktpartijen dienen zich eerst eenmalig kosteloos te registreren op dit platform om een gebruikersnaam en wachtwoord aan te vragen. U kunt dit op twee verschillende manieren doen:

a) Via Mercell (Source-to-Contract)

Via het platform Mercell (Source-to-Contract) kunt u zich rechtstreeks registreren. Dit doet u via xxxxx://x0x.xxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxx waar u onder andere uw bedrijfs- en contactgegevens dient in te vullen. U krijgt direct een bevestiging zodra uw bedrijfsregistratie is voltooid.

Hierna heeft u toegang tot het Mercell (Source-to-Contract) platform. Stap twee is het aanmelden voor EIGA.

Of

b) Via de website van de Gemeente

Via de website van de Gemeente xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxxx kunt u zich ook registreren door de klikken op de link ‘registreren' onder het kopje ‘Inschrijven voor tijdelijke opdrachten’.

2.3 Inschrijven voor EIGA (stap 2)

Een Inschrijver kan zich op twee verschillende manieren inschrijven voor EIGA:

a) Via Mercell (Source-to-Contract)

Via het platform Mercell (Source-to-Contract) kunt u zich rechtstreeks inschrijven. Dit doet u via xxxxx://x0x.xxxxxxx.xxx/xxxxxx/00000/xxxxxxxx. De Gemeente neemt dan uw inschrijving in behandeling. U krijgt een bevestiging zodra uw Inschrijving voor EIGA is goedgekeurd en u toegang heeft tot het DAS.

Of

b) Via de website van de Gemeente

Via de website van de Gemeente xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxxx kunt u zich ook inschrijven door de klikken op de link ‘Externe Inzet Gemeente Amsterdam ' onder het kopje ‘Inschrijven voor tijdelijke opdrachten’.

2.4 Proces verkrijgen toegang tot EIGA

Om toegelaten te worden tot EIGA dient Inschrijver op het Mercell platform een aantal vragen te beantwoorden en een aantal documenten en bewijsstukken te uploaden. De Gemeente zal alle Marktpartijen toelaten die voldoen aan de gestelde minimum eisen én akkoord zijn met de gestelde voorwaarden. Een nadere uitwerking vindt u in de volgende vier paragrafen.

2.4.1 Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)

In eerste instantie zal de Gemeente beoordelen of Inschrijver voldoet aan de geschiktheids- criteria en of er geen Uitsluitingsgronden van toepassing zijn. Dit doet de Gemeente aan de hand van het door Inschrijver ingevulde en rechtsgeldig ondertekende UEA. Op deze wijze stelt de Gemeente vast of Inschrijver voldoet aan de in die verklaring genoemde eisen en selectiecriteria.

NB Voor de aanmelding voor het DAS hanteert de Gemeente de verplichte Uitsluitingsgronden als bedoeld in artikel 2.86 van de Aanbestedingswet en de facultatieve Uitsluitingsgronden als bedoeld in artikel 2.87 van de Aanbestedingswet. Om het Gemeentelijk integriteitsbeleid in de praktijk vorm te kunnen geven, past de Gemeente alle facultatieve Uitsluitingsgronden toe op het DAS.

2.4.2 Inschrijving handelsregister

Inschrijver moet zijn ingeschreven in het Handelsregister of het handelsregister van zijn lidstaat. De rechtsgeldigheid van ondertekenen UEA wordt gecontroleerd aan de hand van één of meerdere uittreksels van de Kamer van Koophandel (KvK). Uittreksel(s) dient de Inschrijver in pdf-formaat te uploaden tijdens het doorlopen van de inschrijvingsprocedure voor het DAS.

2.4.3 Beleidsregel Integriteit en Overeenkomsten (BIO)

De middelen waarover de Gemeente beschikt voor de uitvoering van haar publieke taken zijn ‘van ons allemaal’. De Gemeente dient zorgvuldig met deze middelen om te gaan en ervoor te zorgen dat deze middelen zo goed mogelijk besteed worden. Integriteit staat daarom binnen Amsterdam hoog op de (politieke) agenda. Uitgangspunt voor de Gemeente is de integriteit van de eigen organisatie waarborgen én te voorkomen dat ‘niet-integere partijen’ worden gefaciliteerd in hun activiteiten door middel van het aangaan of laten voortbestaan van Overeenkomsten tussen deze partijen en de Gemeente. Voor de uitvoering van haar integriteitsbeleid heeft Amsterdam de Beleidsregel Integriteit en Overeenkomsten (BIO) vastgesteld.

Op het DAS en de daaruit voorvloeiende Overeenkomsten is de BIO van toepassing.

De BIO is op internet te vinden en te downloaden via xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxx- organisatie/volg-beleid/veiligheid/integer-handelen/beleidsstukken-bio .

2.4.4 Verzekering

De Gemeente eist en controleert of een Inschrijver adequaat verzekerd is tegen aanspraken van de Gemeente en derden. Van belang voor de Gemeente zijn hierbij het maximum verzekerd bedrag en het niet uitsluiten van de toepassing zijnde (inschrijf)voorwaarden en de Algemene Inkoopvoorwaarden. Ter aanvulling van artikel 14.2 van de Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de Gemeente Amsterdam (27 mei 2020) wordt bepaald dat onder een adequate verzekering wordt verstaan een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB) met een minimale dekking van € 500.000,- per gebeurtenis. De verzekering dient in ieder geval de mogelijkheid te bieden om twee (2) keer per jaar het maximale bedrag van € 500.000,- uit te keren.

Inschrijver dient een geldig polisblad van de bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB) te overleggen in pdf-formaat waaruit blijkt dat Inschrijver verzekert is voor het bedrag zoals hierboven vermeld, tijdens het inschrijvingsproces voor EIGA. Indien het niet mogelijk is een geldig polisblad te overleggen is het toegestaan een geldig verzekeringscertificaat te overleggen waaruit blijkt dat Xxxxxxxxxxx zoals gevraagd verzekerd is.

NB De Gemeente behoudt zich het recht voor om per Offerteaanvraag te bepalen of er een hogere verzekerde waarde van toepassing is, een plafond wordt gesteld inzake het eigen risico en/of ook een beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV) een vereiste is.

2.4.5 De Leidraad, Overeenkomsten en Algemene Inkoopvoorwaarden

Om toegelaten te worden tot de daadwerkelijke Offerteaanvragen moet elke Inschrijver expliciet akkoord gaan met onderhavige Leidraad, de Overeenkomsten en de Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de Gemeente (versie van 27 mei 2020). Alleen partijen die alle vragen met 'ja' hebben beantwoord, een door de Gemeente goedgekeurde UEA hebben ingediend, inclusief KvK uittreksel(s) en afdoende zijn verzekerd, zullen worden toegelaten tot EIGA.

Wanneer Inschrijver is toegelaten tot EIGA ontvangt deze hiervan een bevestiging en krijgt Inschrijver in de toekomst, indien de Gemeente een (advies)opdracht plaatst, automatisch een uitnodiging om een Offerte uit te brengen voor de specifieke Offerteaanvraag.

In het geval dat Inschrijver nog niet toegelaten kan worden tot EIGA ontvangt deze van de Gemeente een bericht waarin wordt uitgelegd waarom de Inschrijving (nog) niet akkoord is en heeft Inschrijver de mogelijkheid om de Inschrijving aan te passen en opnieuw in te dienen.

2.5 Voorwaarden die gelden bij deelname aan het DAS

De Gemeente hanteert de onderstaande voorwaarden voor het DAS:

a) Inschrijver dient de Inschrijving geheel in overeenstemming met deze Leidraad en de informatie op het Mercell platform aan te leveren.

b) De Inschrijving dient gesteld te zijn in de Nederlandse taal. Correspondentie, contacten en contractering zullen eveneens in de Nederlandse taal geschieden.

c) De communicatie dient te geschieden via ‘Vraag & Antwoord’ in het Mercell (Source-to- Contract) platform. Zie hoofdstuk drie van deze Leidraad. Het is voor een Leverancier niet toegestaan de opdrachtgever(s) van de Gemeente gedurende de Offerteaanvraagprocedure rechtstreeks te benaderen. Dit op straffe van uitsluiting van de opdracht.

d) Indien Inschrijver zich heeft aangemeld voor EIGA is het niet toegestaan om, voor vergelijkbare opdrachten zoals deze worden uitgevraagd binnen het DAS, buiten dit platform om de Opdrachtgevers van de Gemeente te benaderen voor het afsluiten van Overeenkomsten. Indien de Gemeente dit constateert, dan kan zij besluiten dat Leverancier voor een periode van drie (3) maanden geen Offerteaanvragen meer ontvangt voor alle vakgebieden waarvoor Leverancier zich heeft aangemeld.

e) De Gemeente behoudt zich het recht voor om, zonder verdere opgaaf van redenen en zonder enige verplichting tot betalen van welke vergoeding dan ook, een Offerteaanvraag in te trekken.

f) De Gemeente is niet verplicht tot het in stand houden van EIGA als geheel of voor specifieke vakgebieden. Als de Gemeente besluit het DAS voor één of meerdere vakgebieden niet meer toe te passen, stelt zij de Leveranciers hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte met vermelding van de reden van haar besluit.

g) De Gemeente zal de Inschrijving, alle bijlagen, verklaringen, documentatie en dergelijke welke Inschrijver in het kader van EIGA toezendt, afgeeft of laat afgeven vertrouwelijk behandelen.

h) De door Inschrijver verstrekte informatie wordt na afloop niet geretourneerd door de Gemeente.

i) Indien Inschrijver herhaaldelijk onjuiste informatie verstrekt (hieronder verstaat de Gemeente onder meer dat Inschrijver stelt te voldoen aan de eisen maar dit blijkt niet het geval te zijn en het aanleveren/tonen van onjuiste cv’s en diploma’s/certificaten), dan kan de Gemeente besluiten dat Inschrijver voor een periode van drie (3) maanden geen Offerteaanvragen meer ontvangt voor alle vakgebieden waarvoor Xxxxxxxxxxx zich heeft aangemeld.

j) Het is de verantwoordelijkheid van de Leverancier en de kandidaat om er voor te zorgen dat dezelfde kandidaat niet door twee partijen of meer wordt aangeboden op een Offerteaanvraag. Indien dit toch gebeurt, dan is de keuze aan de kandidaat voor welke Offerte hij zijn kandidatuur gestand wil doen. De kandidaat maakt dit schriftelijk of via e-mail binnen 24 uur na een verzoek hiertoe van de Gemeente aan het Vacatureloket kenbaar.

k) De toegelaten Leverancier biedt haar/zijn beste kandidaat aan op een Offerteaanvraag. Het is niet toegestaan meerdere kandidaten aan te bieden tenzij dit in de Offerteaanvraag nadrukkelijk is vermeld.

l) Een toegelaten Leverancier is zelf verantwoordelijk voor het up-to-date houden van zijn/haar bedrijfsgegevens, het UEA, uittreksel(s) KvK en de verzekeringspolis. Leverancier verklaart bij iedere Offerteaanvraag dat deze informatie en documenten nog steeds up-to-date zijn.

m) De procedure om gedurende de looptijd van het DAS een vervangend bewijsstuk in te dienen is als volgt:

– Om het vervangende bewijsstuk in te dienen moet de Leverancier zijn Inschrijving voor het DAS herroepen.

– Leverancier doet vervolgens onmiddellijk na het herroepen van zijn Inschrijving op het DAS een nieuwe Inschrijving. In deze nieuwe Inschrijving plaatst hij het nieuwe bewijsstuk.

– Direct na het indienen van de nieuwe Inschrijving stuurt Leverancier aan de Gemeente een bericht via de berichtenmodule in Mercell (Source-to-Contract) waarmee hij de Gemeente op de hoogte stelt van de zojuist gedane nieuwe Inschrijving.

– De Gemeente zal ernaar streven binnen 72 uur de nieuwe Inschrijving te beoordelen, om zo de periode dat Leverancier aankondigingen voor Offerteaanvragen niet ontvangt zo klein mogelijk te houden.

n) De Gemeente is niet aansprakelijk voor technische storingen en/of fouten in het systeem van Mercell (Source-to-Contract). Een dergelijke storing/fout geeft dan ook geen recht op enige schadevergoeding van de Gemeente.

o) Dit document is met zorg samengesteld. Mocht Inschrijver echter onvolkomenheden, procedurefouten en/of tegenstrijdigheden constateren, dan dient Inschrijver dit zo spoedig mogelijk, voor het indienen van de Inschrijving voor het DAS, aan de Gemeente kenbaar te maken.

p) Indien naderhand blijkt dat er onvolkomenheden of tegenstrijdigheden in deze Leidraad voorkomen en deze niet door Inschrijver of Leverancier zijn gemeld, zal dit in het voordeel van de Gemeente worden uitgelegd.

q) In geval van tegenstrijdigheden tussen deze Leidraad en de eventuele Nota van Inlichtingen prevaleert het bepaalde in de meest recente Nota van Inlichtingen.

2.6 Protocol Externe Inzet Gemeente

Het Protocol Externe Inzet van de Gemeente (versie geldend per 1 september 2022, vastgesteld door het college van B en W op 22 juli 2022) is van toepassing op alle Offerteaanvragen die door het Vacatureloket van de Gemeente worden gepubliceerd op EIGA. Concreet betekent dit:

a) Een Offerteaanvraag wordt uitgezet voor (i) de inhuur/inzet van een externe onder leiding en toezicht van de Gemeente (inspanningsverplichting) of (ii) het verstrekken van een (advies)opdracht (resultaatverplichting). Een zzp’er mag alleen op een (advies)opdracht ingezet worden binnen de Gemeente;

b) In alle gevallen een maximum uurtarief van € 125,- exclusief btw;

c) Maximaal 36 uur per week of na schriftelijke toestemming van de Gemeente maximaal 40 uur per week;

d) Per 12 maanden maximaal de geldende wethoudersnorm. Voor 2023 bedraagt deze € 198.000,- exclusief btw;

e) Voormalig gemeentepersoneel is gedurende twee (2) jaar na de ontslagdatum uitgesloten van externe inzet bij de Gemeente.

3 Nota van Inlichtingen en (technische) vragen

3.1 Nota van Inlichtingen (NvI)

De Inschrijver dient zijn inhoudelijke- en/of procedurele vragen (tijdig) voor te leggen aan de Gemeente via ‘Vraag & Antwoord’ in het Mercell (Source-to-Contract) platform. Vragen kunnen worden gesteld door Inschrijvers over alle verstrekte informatie en documenten. Telefonische vragen worden niet in behandeling genomen door de Gemeente.

Via 'Vraag & Antwoord' worden ingediende vragen, zo snel mogelijk na ontvangst, geanonimiseerd beantwoord door de Gemeente. Inschrijvers ontvangen eenmaal per dag een notificatie indien er vragen zijn beantwoord. Gedurende de looptijd van het DAS zijn alle gestelde vragen, inclusief beantwoording te raadplegen door (nieuwe) Inschrijvers.

Een Inschrijver dient rekening te houden met de volgende zaken alvorens een vraag te stellen aan de Gemeente inzake de Nota van Inlichtingen:

– Alle vragen dienen anoniem te worden gesteld. Dit betekent dat er geen bedrijfsnaam of andere bedrijfsspecifieke kenmerken in worden vermeld;

– Individuele vragen mogen alleen gesteld worden indien de vragensteller zich beroept op artikel

2.53 lid 3 Aw 2012, en dit gemotiveerd onderbouwt. Indien de Gemeente van mening is dat de onderbouwing onvoldoende is, of beantwoording voor alle betrokkenen relevant kan zijn, biedt zij Inschrijver de mogelijkheid de vraag opnieuw in algemeenheid te stellen;

– Alle vragen worden door Inschrijver separaat van elkaar gesteld, het indienen van meerdere vragen als één vraag is niet toegestaan;

– De Algemene Inkoopvoorwaarden van de Gemeente zijn met zorg vastgesteld en zijn goedgekeurd door het college van B en W: deze zullen en kunnen niet zomaar worden aangepast. Indien een Inschrijver het niet eens is met een artikel in de Overeenkomst(en) of de Algemene Inkoopvoorwaarden kan hij, slechts op detailniveau, gemotiveerd en voorzien van een alternatief, een verzoek tot afwijking indienen. De Gemeente beoordeelt dit alternatief en geeft in de Nota van Inlichtingen een antwoord dat bindend is voor alle Inschrijvers;

– Voor het melden van onvolkomenheden, procedurefouten en/of tegenstrijdigheden gelden dezelfde voorwaarden als voor het stellen van vragen;

– Voor vragen die niet op de juiste wijze gesteld zijn geldt dat de Gemeente gerechtigd is deze niet te beantwoorden.

3.2 (Technische) ondersteuning EIGA

Heeft u als Inschrijver (technische) vragen over Mercell (Source-to-Contract), raadpleeg dan (eerst) de volgende pagina: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx/xx/xxxx-xxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx/

NB Medewerkers van de Mercell servicedesk beantwoorden geen inhoudelijke- en/of procedurele vragen. Inschrijver of Leverancier dient deze vragen altijd voor te leggen aan de Gemeente via Mercell (Source-to- Contract). Zie voor meer informatie over dit onderwerp hoofdstuk drie van deze Leidraad.

4 Procedure Offerteaanvraag en gunning

Op het moment dat de Gemeente een Offerteaanvraag publiceert binnen het vakgebied waar een (toegelaten) Leverancier voor is ingeschreven, ontvangt de (contactpersoon in het DAS van) Leverancier automatisch een uitnodiging om een Offerte in te dienen voor de desbetreffende Offerteaanvraag.

De Offerte dient via het Mercell (Source-to-Contract) platform te worden ingediend. De termijn voor het indienen van een Offerte bedraagt tenminste tien (10) dagen, te rekenen vanaf de verzenddatum van de Offerteaanvraag. In bijzondere gevallen (bijvoorbeeld bij een herhaalde uitvraag) kan de Gemeente deze termijn verkorten tot minimaal vijf (5) dagen, te rekenen vanaf de verzenddatum van de Offerteaanvraag.

4.1 Opbouw van de Offerteaanvraag

Een Offerteaanvraag wordt door de Opdrachtgever van de Gemeente opgesteld onder begeleiding van het Vacatureloket. Globaal ziet de Offerteaanvraag er als volgt uit:

a) Omschrijving van de expertise/functie of (advies)opdracht

De expertise/functie of (advies)opdracht wordt omschreven in de Offerteaanvraag en hieraan worden specifieke (minimale) eisen gesteld omtrent de kwaliteit. Dit zijn knock-out criteria die zien toe op bijvoorbeeld kennis en werkervaring.

b) Omschrijving van de gunningcriteria en wijze van gunning

Het gewicht van de gunningcriteria, prijs en kwaliteit, en de wijze waarop de score per criterium wordt bepaald, wordt in de Offerteaanvraag vermeld. De Offertes worden conform de in de Offerteaanvraag opgenomen systematiek beoordeeld. Vervolgens zal op basis van de score op de gunningcriteria een ranking worden bepaald. Eventueel zal hierna met de voorgestelde kandidaat (of kandidaten) een interview worden gevoerd door de Opdrachtgever van de Gemeente.

Per Offerteaanvraag wordt bepaald hoeveel voorgestelde kandidaten worden uitgenodigd voor het interview. In de praktijk zullen dit er maximaal vijf (5) zijn.

c) Aanvullende voorwaarden

Ook kunnen er aanvullende voorwaarden gesteld worden aan de uitvoering van de (advies)opdracht. Deze worden geformuleerd in de vorm van eisen en zien toe op het proces rondom de inzet. Denk hierbij aan werktijden, vereiste aantal uren inzet etc.

4.2 Beoordeling en selectie

4.2.1 Algemeen

4.2.1.1 Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen

De Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen die gesteld worden aan de Inschrijver bij Inschrijving voor het DAS zijn van toepassing gedurende de volledige looptijd van het DAS. Elke Leverancier die deelneemt aan een Offerteaanvraag wordt, op het moment van het indienen van de Offerte, gevraagd te bevestigen (door middel van het actueel houden van het UEA, KvK uittreksel(s) en de verzekeringspolis) dat de Uitsluitingsgronden niet van toepassing zijn op Leverancier en dat de Leverancier voldoet aan de geschiktheidseisen.

4.2.1.2 Minimumeisen

Offertes dienen altijd te voldoen aan de gestelde minimum eisen zoals opgenomen in de Offerteaanvraag, dit zijn knock-out criteria.

4.2.1.3 EMVI en gunningscriteria

De Gemeente hanteert bij elke Offerteaanvraag die wordt gepubliceerd op het DAS EMVI als gunningsmethode. EMVI staat voor Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Kortgezegd houdt EMVI in dat de Gemeente niet alleen kijkt naar de geoffreerde prijs, maar ook naar de kwaliteit.

In de gewijzigde Aanbestedingswet van 1 juli 2016 is de betekenis van Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) veranderd. EMVI is nu een containerbegrip geworden voor drie (3) gunningscriteria:

a) Beste Prijs Kwaliteit Verhouding (BPKV);

b) Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit (lifecycle);

c) Laagste prijs.

Wat voorheen werd aangeduid met EMVI, is nu dus BPKV geworden. De Gemeente zal opdrachten voornamelijk gunnen op basis van de beste prijs kwaliteit verhouding (BPKV) waarbij per Offerteaanvraag in de meeste gevallen de onderstaande criteria aan de orde komen:

Kwaliteit Prijs
– Xxxxxx en/of werkervaring; – Vaardigheden; – Interview.	– (Uur)tarief exclusief btw.

NB Per opdracht kan de Gemeente in de Offerteaanvraag aanvullende wensen stellen op het gebied van kwaliteit/prijs of kiezen voor een andere wijze van gunnen.

4.2.2 Beoordeling offerte inzake de Offerteaanvraag

De beoordeling van een ingediende Offerte is verdeeld in vijf (5) stappen. In deze paragraaf wordt nader ingegaan op de verschillende stappen.

4.2.2.1 Stap 1: vaststellen volledigheid en geldigheid van de Offerte

De Offerte van de Leverancier moet volledig en geldig zijn. Volledig betekent dat alle stukken die ingediend moeten worden, ook feitelijk en compleet worden overgelegd op de in deze Leidraad en/of op het Mercell (Source-to-Contract) platform voorgeschreven wijze. Een onvolledige Offerte wordt uitgesloten van de verdere beoordelingsprocedure, tenzij het ontbreken van bepaalde informatie door de Gemeente als een ‘kennelijke omissie’ wordt aangemerkt. In dit geval zal de Gemeente aan de Leverancier vragen de offerte aan te vullen conform gestelde deadline.

Leverancier dient een onvoorwaardelijke Offerte in te dienen. Dat wil zeggen dat er geen voorbehouden mogen worden gemaakt. Een Offerte onder voorwaarden c.q. voorbehouden dan wel een onvolledige en/of ongeldige offerte zal terzijde worden gelegd door de Gemeente en uitgesloten worden van verdere deelname.

4.2.2.2 Stap 2: beoordelen voldoen aan eisen en voorwaarden uitvoering opdracht

Alle eisen en voorwaarden, zoals gesteld in de Offerteaanvraag dienen onvoorwaardelijk te worden geaccepteerd. Het niet onvoorwaardelijk accepteren van de gestelde eisen en voorwaarden, betekent dat de Offerte niet verder inhoudelijk wordt beoordeeld en dat deze wordt uitgesloten van verdere deelname door de Gemeente.

4.2.2.3 Stap 3: beoordeling op de gunningscriteria

Alle Offertes ontvangen voor de gestelde deadline worden afzonderlijk beoordeeld op de in de Offerteaanvraag benoemde gunningscriteria door de Gemeente. Indien een Offerte bij de stappen één t/m drie enkel op (ondergeschikte) onderdelen vragen oproept, kan de Gemeente besluiten de Offerte verder te beoordelen en navraag enkel uit te voeren bij de Leverancier(s) die voor gunning van de opdracht in aanmerking komt. Indien uit navraag blijkt dat een Offerte niet voldoet aan de gestelde eisen, zal deze alsnog als ongeldig ter zijde worden gelegd. Daarnaast kan de Gemeente besluiten om bewijsmiddelen te laten overleggen dan wel verificatievragen te stellen aan de (winnende) Leverancier(s).

4.2.2.4 Stap 4: rangorde

De behaalde scores van de Offertes leiden tot een rangorde. De hoogst scorende Offerte staat op rangorde 1, de daarop volgende hoogst scorende op de gunningcriteria krijgt rangorde 2, etc.

Deze rangorde bepaalt welke kandidaten/Leveranciers doorgaan naar stap vijf van de beoordeling: het interview. Indien het interview geen onderdeel is van de gunning, dan wordt aan de hand van de ranking in stap vier bepaald welke kandidaat/Leverancier de opdracht gegund krijgt.

In de Offerteaanvraag wordt vermeld hoeveel kandidaten/Leveranciers worden uitgenodigd voor het interview. In de praktijk zullen dit er naar verwachting maximaal vijf (5) zijn (de top 5 uit de ranking). In het geval er in de rangorde een gelijke score ontstaat waardoor niet eenduidig bepaald kan worden wie er in aanmerking komt voor een interview is de score op het aspect kwaliteit van doorslaggevende waarde, vervolgens wordt gekeken naar het aspect prijs. In het geval deze beoordeling niet leidt tot het bepalen van een rangorde, dan kunnen er meer dan in de Offertaanvraag aangegeven aantal Leveranciers/kandidaten worden uitgenodigd.

Voor het interview ontvangt de kandidaat via de Leverancier een uitnodiging. De datum en tijdstip van het interview zal zo veel als mogelijk al aangegeven worden in de Offerteaanvraag. Het interview wordt alleen met de kandidaat gevoerd. De aanbiedende Leverancier mag hierbij niet aanwezig zijn bij het interview.

4.2.2.5 Stap 5: het interview

Tijdens het interview worden de hiertoe uitgenodigde kandidaten geverifieerd en beoordeeld op de mate van aanwezigheid van de in de Offerteaanvraag vermelde competenties. Hierbij spelen de scores uit stap drie van het beoordelingsproces geen rol. Iedere kandidaat die wordt uitgenodigd voor een interview heeft bij aanvang van de gesprekken een gelijke kans (startscore is voor alle kandidaten: 0). Het interview wordt uitgevoerd door de Opdrachtgever. Tijdens het interview wordt de kandidaat beoordeeld op de onderstaande aspecten:

a) Verificatie van kennis en ervaring zoals opgegeven in de Offerte. Het interview start hiermee en de beoordeling vindt plaats op basis van voldoet/voldoet niet. Indien de opgegeven kennis (waaronder diploma’s en/0f certificaten) en ervaring niet overeenkomen met de werkelijkheid wordt het gesprek beëindigd en de Offerte ter zijde gelegd. De Opdrachtgever kan in dat geval besluiten de volgende kandidaat uit de rangorde uit te nodigen voor een interview.

NB De kandidaat is verplicht de vereiste (originele) diploma’s en/of certificaten mee te nemen naar het interview zodat de Opdrachtgever kan controleren of deze voldoen. Indien deze documenten niet aanwezig zijn of niet voldoen wordt het gesprek beëindigd en de Offerte ter zijde gelegd.

b) Toetsing van uitgevraagde competenties. In de Offerteaanvraag wordt door de Opdrachtgever aangegeven op welke competenties de kandidaat getoetst gaat worden tijdens het interview. Voorbeelden hiervan zijn analytisch vermogen, samenwerken en besluitvaardigheid. Aan alle kandidaten worden dezelfde vragen gesteld om te kunnen toetsen in welke mate ze aan de competenties voldoen. Deze vragen worden vooraf niet bekend gemaakt. Per competentie wordt een cijfer (0-10) gegeven met onderbouwing. De Opdrachtgever kan besluiten een weging mee te geven aan de competenties. Dit zal kenbaar worden gemaakt in de Offerteaanvraag.

NB De score van de kandidaat op de competenties dient per competentie minimaal een zes (6) te zijn. Als dat niet het geval is, dan wordt de offerte ter zijde gelegd.

De beoordeling van het interview leidt tot de rangorde die bepaalt welke kandidaat/Leverancier de opdracht gegund krijgt. Dit is de kandidaat/Leverancier die de hoogste score heeft op basis van het interview. Indien er in de opdracht om meer dan 1 fte gevraagd wordt, worden de best scorende kandidaten/Leveranciers geselecteerd.

NB In het geval er in de rangorde een gelijke score ontstaat waardoor niet bepaald kan worden wie er in aanmerking komt voor gunning, is de score op het aspect kwaliteit uit de Offerteaanvraag doorslaggevend. Vervolgens wordt gekeken naar het aspect prijs. In het geval deze beoordeling nog niet leidt tot het bepalen van een rangorde, dan wordt door middel van loting de opdracht gegund.

4.3 Gunningen en afwijzing

Leveranciers die een Offerte hebben ingediend, worden na de sluitingstermijn én nadat de interviews met de kandidaten hebben plaatsgevonden geïnformeerd door de Gemeente over de beoordeling van de ingediende Offerte (gunning of afwijzing). Bij de mededeling van de Gunningsbeslissing wordt de naam van de winnende Leverancier bekend gemaakt en tevens kenbaar gemaakt wat de voordelen en kenmerken van de winnende Offerte zijn. Gunning houdt in dat met de desbetreffende Leverancier een Overeenkomst wordt aangegaan volgens het in de Offerteaanvraag aangegeven model.

De Offerte van de Leverancier maakt deel uit van de Overeenkomst.

Leverancier dient bij gunning binnen vijf (5) werkdagen na gunning via EIGA aan te leveren:

a) BSN-nummer van de in te zetten kandidaat;

b) Gegevens ten behoeve van de aanvraag VOG (de volledige naam kandidaat en privé e-mail adres);

c) Getekende integriteits- en geheimhoudingsverklaring van de Gemeente.

4.4 Standstill termijn, bezwaar tegen de gunning

Er wordt na de bekendmaking van de gunning een periode van twee (2) werkdagen in acht genomen door de Gemeente om de afgewezen Leverancier(s) de gelegenheid te geven nadere informatie te verkrijgen en/of om kenbaar te maken dat zij een kort geding aanspannen tegen de Gunningbeslissing. In geval van een kort geding dient de Leverancier de Opdrachtgever en het Vacatureloket van de Gemeente hiervan onmiddellijk in kennis te stellen door toezending van de dagvaarding.

4.5 Publicatie gegunde Offerteaanvragen

De Gemeente bundelt en publiceert (via TenderNed/TED en Mercell) per kwartaal de gegunde tenders, binnen 30 dagen na het einde van elk kwartaal. De informatie wordt ook gepubliceerd op de website van de Gemeente: xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxx-xxxxxxxxxx/xxxxxxx- inzet/?vkurl=inhuur

NB De Gemeente adviseert Inschrijvers deze informatie aandachtig te bestuderen. De informatie helpt de Inschrijver onder andere bij het bepalen voor welke vakgebieden hij of zij zich minimaal moet aanmelden tijdens de Inschrijving voor het DAS.

4.6 Klachtenprocedure

Een klacht kan worden ingediend bij de Contactpersoon voor de Offerteaanvraag via de ‘Vraag & Antwoord’ module in Mercell (Source-to-Contract) of via Xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx .

De Gemeente spant zich tot het uiterste in om de klacht binnen vijf (5) werkdagen na ontvangst op te pakken en contact op te nemen met de indiener. Dat doet de Gemeente via de telefoon, via een

e-mail of met een brief. Leverancier krijgt dan uitleg over wat de Gemeente met de klacht gaat doen. Ook krijgt de Leverancier te horen wie de contactpersoon is voor de klachtafhandeling. Als het nodig is vraagt de Gemeente de Leverancier om meer uitleg, informatie of bewijsstukken.

De Leverancier die de klacht heeft ingediend krijgt binnen zes (6) weken nadat de Gemeente de klacht heeft binnengekregen een e-mail of brief met het antwoord op de klacht. Tenzij met de Leverancier iets anders is afgesproken. Als de Gemeente meer dan zes (6) weken nodig heeft om de klacht te beantwoorden, kan de Gemeente deze periode met vier (4) weken verlengen.

NB Het indienen van een klacht heeft geen opschortende werking.

Bijlage 1 - Begrippenkader

In onderhavige Leidraad en het Mercell (Source-to-Contract) platform worden een aantal begrippen gebruikt die in onderstaande tabel zijn gedefinieerd. Begrippen worden met een hoofdletter geschreven.

Algemene Inkoopvoorwaarden	De Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de gemeente Amsterdam, versie van 27 mei 2020, geregistreerd bij de KvK onder nummer 34366966.
Contactpersoon	De door de Gemeente aangewezen contactpersoon voor het DAS of de specifieke Offerteaanvraag in het DAS.
EIGA	Externe Inzet Gemeente Amsterdam: een dynamisch aankoopsysteem (DAS) waarmee de Gemeente de vraag naar externe inhuur/inzet in de markt zet.
Gemeente	De publieke rechtspersoon Gemeente Amsterdam, de rechtspersoon die het DAS organiseert en partij is bij het sluiten van de Overeenkomst(en) die voortvloeien uit de Offerteaanvragen die gepubliceerd worden via het DAS.
Gunningsbeslissing	Besluit van de Gemeente aan welke Inschrijver(s) zij voornemens is de Opdracht te gunnen.
Inschrijver	Een rechtspersoon (of een combinatie van rechtspersonen) die naar aanleiding van de publicatie van het DAS en/of deze Leidraad een Inschrijving heeft ingediend om toegelaten te worden tot het DAS. Met Inschrijver wordt teven bedoelt de Leverancier die deelneemt aan een Offerteaanvraag van de Gemeente.
Inschrijving	De Inschrijving van een Marktpartij voor het DAS van de Gemeente (EIGA).
Lead Buyer	De Lead Buyer is namens de Gemeente Amsterdam verantwoordelijk voor het zo optimaal mogelijk verwerven en managen van een of meerdere inkooppakketten. Een Lead Buyer is geen functie maar een rol die wordt vervuld door een Resultaatverantwoordelijke Eenheid (RVE).
Leidraad	Onderhavig document met kenmerk AFI-2023-0360, opgesteld door de Gemeente ten behoeve van het DAS.
Leverancier	Marktpartij die toegelaten is tot het DAS van de Gemeente en binnen de verschillende vakgebieden van het DAS kan meedingen naar gunning van een gepubliceerde Offerteaanvraag.
Marktpartij	Een ondernemer/onderneming die geïnteresseerd is om op het DAS te gaan inschrijven.
Nota van Inlichtingen	Het document dat dient als aanvulling of wijziging op het DAS van de Gemeente en welke integraal onderdeel uitmaakt van het DAS. Te raadplegen via ‘Vraag & Antwoord’ in het Mercell (Source-to-Contract) platform.

Offerte	De offerte van Leverancier naar aanleiding van een Offerteaanvraag van de Gemeente gebaseerd op de (uitvoerings)eisen en gunningcriteria zoals beschreven in de Offerteaanvraag.
Offerteaanvraag	Capaciteitsbehoeften die door het Vacatureloket van de Gemeente worden gepubliceerd op het DAS in opdracht van de Opdrachtgever(s) van de Gemeente.
Opdrachtgever	De Gemeente, in deze vertegenwoordigd door de (daartoe bevoegde personen binnen de) verschillende clusters, directies, afdelingen en overige onderdelen.
Overeenkomst	De Overeenkomst die naar aanleiding van de Offerteaanvraag kan worden gesloten en waarvan een model bij de Offerteaanvraag als bijlage is toegevoegd, inclusief de daarbij behorende bijlagen waaronder de Algemene Inkoopvoorwaarden.
PGA	Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA). De PGA bestaat uit de cao Gemeenten, cao Amsterdam en uit diverse Amsterdamse uitvoerings- en beleidsregels.
Uitsluitingsgronden	De verplichte gronden voor uitsluiting van deelneming aan het DAS als bedoeld in artikel 2:86 van de Aanbestedingswet en de door Gemeente gehanteerde facultatieve Uitsluitingsgronden als bedoeld in artikel 2:87 van de Aanbestedingswet.
Vacatureloket	Generieke aanduiding voor het organisatieonderdeel bij de directie Personeel en Organisatie (PO). Hier worden de capaciteitsaanvragen getoetst, zowel voor inhuur als voor (advies)opdrachten. Opdrachtgevers/vacaturehouders geadviseerd over de werving en wordt het proces van inkopen gefaciliteerd en administratief geborgd.