Huishoudelijk reglement VERHUUR zaal “De Vrijheid” Eernegem
Huishoudelijk reglement VERHUUR zaal “De Vrijheid” Eernegem
1 Definities
1.1. De eigenaars Xxxx Xxxxxxxxxx en Xxxxxxxx Xxxxxxxx, hieronder genoemd de “verhuurder”.
1.2. De ontmoetingsruimte / feestlocatie De Vrijheid, gelegen te Stationsstraat 121/0001 te Eernegem, hieronder genoemd
de “zaal”.
1.3. De persoon die het huishoudelijk reglement ondertekent of de waarborg betaalt, is verantwoordelijk voor het naleven van dit reglement en wordt hieronder genoemd als de “huurder”.
2 Algemene bepalingen
2.1. De zaal wordt enkel verhuurd aan meerderjarige personen.
2.2. De zaal wordt verhuurd voor een periode die vastgelegd wordt bij reservatie.
2.3. Eventuele muziek moet stopgezet worden om 4.00 u.
2.4. Bij reservatie is de huurder verplicht het doel van de huur duidelijk te omschrijven en bekend te maken aan de verhuurder. De zaal wordt NIET verhuurd voor fuiven!
2.5. De huurprijs is afhankelijk van de aard van de activiteit die zal plaatsvinden in de zaal. Onjuiste informatie kan leiden tot een verhoging van de huurprijs of inhouding van de waarborg.
2.6. De verhuurder behoudt het recht om bepaalde activiteiten te weigeren.
2.7. De huurder is verantwoordelijk voor de activiteit in de zaal al dan niet toegelaten door de Belgische wetgeving. Bij overtredingen, vastgesteld door de politie of beëdigde ambtenaren, zal de huurder verantwoordelijk gesteld worden.
2.8. De Vrijheid heeft een contract afgesloten met Unisono en betaalt SABAM (auteursrechten) en BILLIJKE VERGOEDING (naburige rechten). De huurder is verantwoordelijk voor het aanvragen van eventueel bijkomstige vereiste vergunningen en de betaling ervan. Info en aanvragen via xxx.xxxxxxx.xx
Bij het inhuren van een DJ is deze normaliter in het bezit van de nodige DJ-licentie, vraag dit na.
2.9. De huurder wordt aansprakelijk gesteld voor eventuele schade veroorzaakt aan gebouw/uitrusting/inboedel/tuin gedurende de volledige duur van het afhuren en wordt verondersteld de aanwezigen op hun verantwoordelijkheid te wijzen.
De huurder is verplicht elke schade onmiddellijk te rapporteren aan de verhuurder na afloop van de activiteit en vóór de opmaak van de afrekening. Het verschuldigde bedrag wordt gefactureerd na verrekening van de borgsom.
Indien de schade dermate groot is kan een tweede factuur worden opgemaakt. Hierin kunnen kosten hoger dan de waarborg worden doorgerekend voor herstellingen en dergelijke, waarvan de prijs bij het opstellen van de initiële afrekening nog niet gekend was.
Belangrijkste meerprijzen na het verlaten van de zaal kunnen bijvoorbeeld zijn: achtergebleven afval; gebroken of te korte glazen, borden, materialen; niet opgeruimde, borstelmooie zaal; schade of vandalisme; werkuren voor abnormaal poetswerk.
De Stiga robot grasmaaier en zijn station mogen NIET aangeraakt worden. Elke schade of ontregeling ervan gedurende de periode van het afhuren valt ten laste van de huurder en zal worden doorgerekend.
2.10. De huurder is aansprakelijk voor eventuele diefstal of ontvreemding van het aanwezige materiaal dat eigendom is van de verhuurder. De kosten daaruit vloeiend voor de vervanging ervan zijn ten laste van de huurder.
2.11. De verhuurder is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen tijdens de uitvoering van de huurovereenkomst op het volledige domein.
2.12. De zaal valt onder categorie 2 van de Vlaamse indeling van inrichtingen met muziekactiviteiten;
meer bepaald muziekactiviteiten met een maximaal geluidsniveau > 85 dB(A)LAeq,15min en ≤ 95 dB(A) LAeq,15min, waarbij een geluidsbegrenzer wordt gebruikt die zo is afgesteld dat het maximaal toegestane geluidsniveau gerespecteerd wordt. Indien een DJ ervoor kiest niet in te pluggen in onze muziekinstallatie en het toegestane geluidsniveau niet respecteert, wordt deze samen met de huurder verantwoordelijk gesteld voor elke overtreding hieromtrent.
2.13. De huurder dient zich steeds te schikken naar de wettelijke normen voor geluidsoverlast, met respect voor de buren.
2.14. Eventuele geschillen die niet in der minne geregeld kunnen worden, zullen behandeld worden door de bevoegde rechtbank voor de vestigingsplaats van De Vrijheid.
3 Reservatie en betaling
3.1. De boeking kan enkel worden afgesloten door bemiddeling van de verhuurder.
3.2. Reservatie en info kan bekomen worden bij de verhuurder via email xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx of via tel. 0000 00 00 00.
3.3. De reservatie is pas definitief ná bevestiging door de verhuurder én wanneer de huurder zich akkoord heeft verklaard met alle bepalingen van het huishoudelijk reglement, met name de door De Vrijheid bepaalde waarborg
is gestort op rekeningnummer XX00 0000 0000 0000 op naam van Xxxxxxxxxx – Xxxxxxxx met als mededeling uw naam +
“WAARBORG” + datum.
BETALING ONTVANGEN = AKKOORDVERKLARING MET PRIJZEN EN HUISHOUDELIJK REGLEMENT.
3.4 De huurprijs dient ten laatste 1 maand voor festiviteit ontvangen te zijn op rekeningnummer XX00 0000 0000 0000 met als mededeling uw naam + “HUUR” + datum festiviteit. Bij gebrek hieraan kan de verhuurder zich zonder enig voorafgaand schriftelijk verzoek onttrekken uit de overeenkomst en de reservatie annuleren waarbij ook de waarborg kan worden ingehouden.
3.5 Elke annulatie of niet-opdagen betekent een inhouding van de waarborg, tenzij de verhuurder hier omwille van een zeer uitzonderlijke situatie anders over beslist (bv. overmacht, epidemie, sterfgeval). Een minimum van 75 EUR wordt sowieso ingehouden voor gemaakte tijd en administratiekost.
3.5. De betaalde waarborg zal NA afrekening drank in mindering worden gebracht van de factuur of worden teruggestort indien verschuldigd eindsaldo kleiner is dan de waarborg. Elke schade of diefstal valt ten laste van de huurder en zal van de waarborg worden afgetrokken of in rekening worden gebracht.
4. Veiligheid en brandpreventie
4.1 Het pand is voorzien van een branddetectiesysteem, brandblusapparaten en een vast telefoontoestel. Evacuatieplan en noodplan zijn ter beschikking in de zaal.
4.2 De huurder mag geen enkele structurele wijziging doen aan eender welke installatie van de zaal (elektriciteit, gas, water, verwarming, tapinstallatie, …)
4.3 EHBO-kit en noodnummers aanwezig in de zaal.
4.4 Alle info omtrent het gebruik van verwarming, licht, en andere infrastructuur staat duidelijk vermeld in map ‘veiligheid’,
die ter beschikking ligt in de zaal.
4.5 Er geldt een absoluut verbod om vuurwerk te gebruiken op het volledige domein, ook rookmachines zijn verboden.
4.6 Er geldt een absoluut ROOKVERBOD voor de gehele binneninrichting.
Roken kan enkel buiten mits de peuken in het daartoe bestemde rokerszuil worden gedeponeerd. Gezien we de speeltuin kindvriendelijk willen houden vragen we niet te roken in deze zone. Bij vaststelling van peuken in de tuin op een andere plaats dan het rokerszuil wordt €50 van de waarborg afgehouden.
4.7 Wegens brandgevaar is het ten strengste verboden om onafgeschermde vuurhaarden te gebruiken in de zaal, incl. kaarsen en rookmachines. Theelichtjes in een daartoe bestemde houder zijn wel toegestaan.
4.8 Bij het gebruik van een BBQ dient dit op een veilige afstand van het gebouw te gebeuren.
4.9 Bij het verlaten van de zaal, moet de airco (verwarmen/koelen) en de verlichting uitgeschakeld worden en moeten alle toestellen uitgeschakeld worden, met uitzondering van de koelcel. Dit alles door 1 gemeenschappelijke schakelaar aan de voordeur. Alle info in map ‘veiligheid’, die ter beschikking ligt in de zaal.
4.10 De nooduitgangen en diens verlichting mag in geen enkel geval versperd of afgedekt worden.
5. Gebruik infrastructuur
5.1 De huurder wordt verwacht de infrastructuur te beheren als een goede huisvader en wordt verondersteld de aanwezigen op hun verantwoordelijkheid te wijzen.
5.2 De faciliteiten (uitgezonderd springkasteel, voeding en dranken, personeel) zijn in de huurprijs inbegrepen.
5.3 Het springkasteel van De Vrijheid kan gehuurd worden aan 65 EUR/ dag en wordt ter beschikking gesteld op zijn vaste plaats in de tuin. Andere springkastelen zijn NIET toegestaan omwille van praktische redenen.
5.4 Afvalsortering zoals aangeduid in keuken:
beige emmer = composteerbaar (etensresten) zwart = restafval (GEEN etensresten)
blauw = PMD
glas/porselein in voorziene bak
Per verhuur wordt standaard 1 restafvalzak en 1 PMD zak voorzien die vol achtergelaten mag worden. Ook de composteerbare resten, glas en vuil linnen worden door de verhuurder verwerkt.
Eventuele extra zakken dienen door de huurder zelf te worden voorzien en vol terug mee te worden genomen door de huurder.
5.5 Bij gebruik frituurketel wordt het gebruikte vet of olie door de huurder meegenomen en wordt de ketel proper terug op zijn plaats gezet.
5.6 Bij gebruik van de BBQ die eigendom is van De Vrijheid, dient deze terug proper gemaakt te worden. De rooster dient gekuist te worden. De gebruikte (warme) houtskool/assen mogen in de bak van de BBQ achtergelaten worden.
GEEN hete potten/pannen OP het gras plaatsen!
5.7 Het pand dient bezemschoon en met alle gebruikte materialen proper en terug op hun plaats achtergelaten te worden. De afwas dient zindelijk te zijn gedaan. De grondige kuis (dweilen, toiletten kuisen, ramen lappen, ….) wordt door de verhuurder gedaan en zit in de huurprijs verrekend.
Volgende werkzaamheden zijn ten laste van de huurder:
• tafels afruimen, reinigen en terug op hun plaats.
• bezemschoon maken van de zaal
• stoelen reinigen en terug op hun plaats.
• reinigen van glazen, tassen, borden, bestekken, ovenplaten… en alle gebruikte materialen en toestellen + terug op hun plaats.
• opkuisen van braaksel of andere lichaamsvochten.
• afvalsortering zoals aangeduid in keuken (zie 5.4).
• vuil linnen in de linnenmand.
• gebruikt frituurvet -of olie meenemen.
• sorteren van leeggoed.
• Xxxxxxxx’x terug leegmaken (indien gebruikt) en drank terug per soort in koelcel.
Bij vaststelling van noodzaak tot abnormale opkuis, herstelling of afvalsortering zullen extra werkuren in rekening worden gebracht aan € 30 per uur.
Volgende extra’s kunnen ook in rekening worden gebracht:
• Gebroken glazen/kopje: 2 EUR / stuk
• Gebroken borden: 7 EUR / stuk
• Niet-opgeruimde of niet-bezemschone zaal: 100 EUR
• BBQ rooster niet gekuist: 50 EUR
• Abnormale opkuis of afval niet gesorteerd: 30 EUR / uur extra werk
• Diefstal allerhande: nieuwprijs van het ontvreemde materiaal
5.8 De sleutel wordt vanaf het afgesproken uur via het sleutelkluisje beschikbaar gesteld (tijdelijke code via SMS naar de officiële huurder).
Na afloop van de activiteit dient het pand zorgvuldig te worden afgesloten en de sleutel terug in het sleutelkluisje gedeponeerd te worden, dit ten laatste op het afgesproken uur. Bij verlies of niet tijdig terug bezorgen van de sleutel wordt het volledige slot en sleutels vervangen op kosten van de huurder. Schade of diefstal veroorzaakt door het niet of niet correct afsluiten van het pand valt ten laste van de huurder.
Bij afhuren voor enkel ochtend -of avondactiviteit wordt een aangepast uur afgesproken.
5.9 De huurder heeft vrije toegang tot de publieke lokalen die deel uitmaken van de zaal. Gesloten deuren blijven gesloten. De technische ruimte en berging worden enkel betreden mits toestemming van de verhuurder.
5.10 In de zaal zijn reeds plaatsen/bevestiging voorzien waar slingers e.d kunnen worden opgehangen. Het gebruik van andere bevestigingsmaterialen (plakband, punaises, …) is ten strengste verboden. Indien schade daaruit vloeiend wordt vastgesteld, zie 2.9.
De aanwezige beamer kan gebruikt worden om foto’s te projecteren.
5.11 Het is verboden om materialen van De Vrijheid te ontlenen voor welke reden dan ook (bv. transport van voedseloverschotten, afval).
6. Dranken
6.1 Alle dranken die verbruikt worden in de zaal zitten niet inbegrepen in de huurprijs en worden exclusief aangeleverd door de verhuurder en gefactureerd volgens prijslijst.
Het is bijgevolg streng verboden om zelf dranken mee te brengen. De verhuurder behoudt zich het recht zich op elk
moment toegang te verschaffen en een controle uit te voeren. Bij vaststelling van ‘vreemde’ dranken heeft de verhuurder het recht de activiteit met onmiddellijke ingang te laten schorsen of te annuleren en de ‘vreemde’ dranken in beslag te nemen en te vervangen door zijn eigen dranken. De waarborg wordt desgevallend onmiddellijk ingetrokken.
6.2 De huurder wordt verwacht ten laatste 1 week op voorhand het +/- verwacht aantal personen door te geven, zodat er zeker voldoende drank aanwezig is.
6.3 Beginstand dranken wordt genoteerd en ligt ter inzage in de zaal. Alles wordt na afloop geteld, genoteerd en berekend. De telling van de verhuurder is de enige geldige telling.
7. Nuttige telefoonnummers Dringende hulpdiensten : 112 Dringende politiebijstand : 101 Antigifcentrum: 070 245 245 Huisarts van wacht: 1733
Gasgeur contact Fluvius 0000 00 0 00
Storingen en defecten Fluvius: 078 35 35 00
Verhuurder/eigenaar:
• Xxxxxxxx Xxxxxxxx: 0478 48 89 04
• Xxxx Xxxxxxxxxx: 0476 32 31 28
Vragen rond elektriciteit, water, gas: Xxxx Xxxxxxxxxx 0476 32 31 28
De verhuurder kan op elk ogenblik controle uitoefenen op de naleving van dit reglement. Het niet naleven ervan kan aanleiding geven tot een inhouding van de waarborg en/of bijkomende rekening als de aangetroffen overtreding de waarde van de waarborg overschrijdt.
Met de ondertekening van het huurcontract OF het betalen van de waarborg verklaart de huurder zich akkoord met het bovenstaande reglement.