Convenant Vroeg Eropaf NAAM
Convenant Vroeg Eropaf NAAM
Deelnemende partijen:
De Gemeente NAAM, deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door NAAM, Wethouder,
hierna te noemen: ‘de gemeente ’
en:
Woningcorporaties, nutsbedrijven, zorgverzekeraars (samen de signaalpartners) en de uitvoerders, hierna tezamen te noemen : ‘partners’
Signaalpartners:
Partner 1,
Partner 2,
Partner 3,
Partner 4,
Partner 5,
Etc
Uitvoerder(s) (optioneel):
Partner 8,
(Partner 0,)
Xxxxxxxx en partners samen te noemen: ‘Partijen’
OVERWEGENDE DAT:
Partijen om de hieronder weergegeven redenen de wens hebben om samen te werken aan de vroegtijdige signalering van betaalachterstanden van inwoners;
Er sprake is van een toename van het aantal inwoners in de Gemeente dat in een (problematische) schuldsituatie verkeert of dreigt te verkeren, wat leidt tot tal van individuele problemen die leiden tot maatschappelijke problemen zoals armoede, sociale uitsluiting en gezondheidsproblemen;
Sommige inwoners van de Gemeente de rekeningen van Partners niet (kunnen) betalen, waarna het incassobeleid van Partners in gang gezet wordt waardoor de schulden nog verder oplopen;
(Problematische) schuldsituaties zoveel mogelijk voorkomen dienen te worden en schuldsituaties in een zo vroeg mogelijk stadium gesignaleerd dienen te worden, zodat passende ondersteuning aangeboden kan worden;
Persoonlijk contact bij betalingsachterstanden preventief werkt om verdere escalatie en daarmee schuldsituaties te voorkomen en het vroegtijdig aanpakken van de oorzaken van wanbetalingen de kans vergroot op een structurele oplossing;
Partijen een samenwerking wensen aan te gaan om zo door middel van het tijdig (na één maand achterstand) signaleren en aanmelden van betalingsachterstanden en het inzetten van gerichte ondersteuning, de onder d) en e) beschreven doelen te bereiken, zie ook artikel 3.2. lid a;
Partijen deze samenwerking aangaan vanuit de gedachte dat een gecoördineerde aanpak een grotere kans biedt op het structureel oplossen van betalingsproblemen van Huishoudens en daarmee ook in het belang is van partijen en van de maatschappij;
Partijen streven naar uniformiteit en hoogwaardige onafhankelijke dienstverlening op het terrein van ondersteuning bij financiële problematiek. Schuldensituaties dienen zoveel mogelijk voorkomen te worden of in een zo vroeg mogelijk stadium gesignaleerd te worden, zodat passende ondersteuning aangeboden kan worden;
Partijen de vroegsignalering van armoede en schulden voor inwoners van de Gemeente gaan intensiveren en zich daarbij om privacy redenen vooralsnog beperken tot de vroegsignalering van schulden met betrekking tot vaste lasten;
De Gemeente een centrale rol heeft vanuit haar publieke taak op het gebied van schuldhulpverlening;
De Gemeente voor het uitvoeren van deze taken namens haar afspraken maakt met UITVOERDER. In het vervolg van deze afspraken dient dit ook zo te worden gelezen.
Partners aan deze samenwerking deelnemen in de rol van xxxxxxxxxxx;
Partijen hun afspraken xxxxxx vast te leggen in dit convenant,
SPREKEN HET VOLGENDE AF:
ALGEMENE BEPALINGEN
Definities
Partijen hanteren in het kader van deze samenwerking de onderstaande definities:
Betalingsregeling: een overeenkomst tussen een Inwoner en een Partner, tot stand gekomen door bemiddeling van de Gemeente, waarbij wordt bepaald dat de vastgestelde vordering wordt terugbetaald in een vooraf vastgesteld aantal termijnen;
FG: Functionaris gegevensbescherming: houdt toezicht op en controleert de correcte toepassing en naleving van de rechtmatige en veilige verwerking van persoonsgegevens binnen de organisatie;
Gemeente: de gemeente NAAM, waar de inwoner woonachtig is;
Huishouden: financiële eenheid van één of meerdere inwoners van de Gemeente, woonachtig op één adres;
Inwoner: een natuurlijk persoon woonachtig in de Gemeente;
Matchingsysteem: het digitale meldpunt van de Softwareleverancier van het matchingsysteem waaraan betalingsachterstanden door Partners worden gemeld, waarbinnen signalen ontstaan en waarbinnen de Gemeente communiceert met iedere Partner afzonderlijk;
Melding: een betalingsachterstand die door een Partner is ingevoerd in het matchingsysteem;
Partners: Partijen die in de hoedanigheid van schuldeiser van vaste lasten deelnemen aan deze samenwerking;
Partijen: alle deelnemende organisaties aan dit convenant gezamenlijk;
Problematische schuldsituatie: situatie waarin redelijkerwijs is te voorzien dat een inwoner niet zal kunnen voortgaan met het betalen van zijn schulden of waarin hij heeft opgehouden te betalen;
Signaal: een combinatie van meldingen van twee of meer verschillende betaalachterstanden op één adres die vanuit het matchingsysteem wordt doorgegeven aan de Gemeente en op basis waarvan de Gemeente huisbezoeken aflegt;
Softwareleverancier: organisatie voor de Gemeente optredend in de rol van softwareleverancier en verwerker in de zin van artikel 4 sub 8 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG);
Uitvoerders: medewerkers van de uitvoerende organisaties die op huisbezoek gaan bij inwoners van de Gemeente om hen ondersteuning te bieden binnen het kader van de samenwerking Vroegsignalering van schulden in NAAM en samen verantwoordelijk zijn voor het verlenen van tijdige en adequate ondersteuning aan de betreffende inwoners tijdens de duur van het Vroegsignaleringstraject;
Vaste lasten: betalingsverplichtingen voor gas, drinkwater, elektriciteit, (collectieve) warmte, huur en zorgverzekering bij één van de Partners;
Vroeg Eropaf NAAM: de naam waaronder de in dit convenant beschreven samenwerking op het gebied van Vroegsignalering in de Gemeente bekend wordt gemaakt;
Vroegsignalering: vroegtijdig op zoek gaan naar inwoners met betaalachterstanden, beginnende schulden of dreigende problematische schulden, die hun vaste lasten binnen afzienbare tijd niet meer kunnen betalen, dan wel al gestopt zijn met betalen;
Werkprotocol: document waarin specifieke afspraken met betrekking tot het melden, het opvolgen van een signaal door de uitvoerder en de terugkoppeling aan Partners, zoals bedoeld in Artikel 7.6, zijn vastgelegd.
Artikel 1. DOELSTELLING
1.1 De samenwerking Vroeg Eropaf NAAM is gericht op het voorkomen van problematische schulden bij inwoners van de Gemeente.
1.2 De samenwerking Vroeg Eropaf NAAM wordt in eerste instantie aangegaan in de vorm van een project voor de periode 1 januari 2020 tot 1 januari 2021 met de nadrukkelijke bedoeling om gedurende de projectperiode te onderzoeken hoe vroegsignalering in de Gemeente zo effectief mogelijk kan worden vormgegeven en gericht op een mogelijk structureel vervolg.
1.3 De samenwerking Vroeg Eropaf NAAM beoogt een aanvulling te zijn op de huidige praktijk van schuldhulpverlening en preventie van schulden in de Gemeente en deze geenszins te beperken.
1.4 Naast de bepalingen in dit convenant inclusief bijlagen gelden de volgende afspraken en uitgangspunten:
• Het incassobeleid van partijen.
• Wet- en regelgeving, waarbij in het bijzonder gelden: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening, de Wet structurele maatregelen wanbetalers zorgverzekering, Verbetering Wanbetalersmaatregelen, de Regeling afsluitbeleid voor kleinverbruikers van elektriciteit en gas, de Warmteregeling en de Regeling afsluitbeleid voor kleinverbruikers van drinkwater.
Artikel 2. PREVENTIEF BELEID
Partners herinneren de Inwoner aan zijn betalingsverplichtingen en wijzen hem bij een betalingsachterstand op de mogelijkheden die er zijn om het verder oplopen van de achterstand(en) te voorkomen. Partners wijzen de Inwoner, conform hun eigen werkwijze, op de mogelijkheid van ondersteuning of schuldhulpverlening. Waar mogelijk melden partners dat zij bij geen of geen volledige betaling de gegevens van de Inwoner opnemen in de maandelijkse melding aan de Gemeente. Daarbij wijzen de partners de inwoner op de mogelijkheid hier bezwaar tegen te maken.
Artikel 3. VROEGSIGNALERING
3.1 In de Nota Armoede en Schuldhulpverlening JAAR is het voornemen opgenomen om in JAARTAL een aanpak te ontwikkelen voor het inzetten van data ten behoeve van vroegsignalering van schulden in de gemeente NAAM. Het voorliggende convenant is daar de nadere uitwerking van.
3.2 De Melding:
Partners melden ten behoeve van het doel als geformuleerd in artikel 1.1 inwoners aan indien er sprake is van een betalingsachterstand tussen de 25 en 100 dagen. Gedurende de periode van dit convenant kunnen deze afspraken met wederzijdse instemming van de partijen worden bijgesteld indien dat noodzakelijk is om het aantal meldingen van inwoners voor Vroeg Eropaf NAAM te optimaliseren.
Partijen kunnen de meldingen die niet opgepakt worden door de gemeente in een volgende maand opnieuw aanleveren.
Partijen schorten hun incassoproces voor maximaal vier weken op zodra het signaal door de gemeente behandeld wordt. Dit betekent niet dat nieuwe, vervallen facturen worden opgeschort gedurende deze periode.
Het melden door partners gebeurt maandelijks door middel van het uploaden van een bestand in het beveiligde digitale meldpunt van Softwareleverancier op de 25ste van iedere maand voor 11 uur ’s morgens.
3.3 Van Melding naar Signaal:
De Softwareleverancier produceert maandelijks vanuit het digitale meldpunt een lijst van adressen waarop door twee of meer partners meldingen zijn gedaan van betalingsachterstanden conform artikel 3.2 onder a. Deze gecombineerde meldingen, ook wel signalen genoemd, worden door de softwareleverancier doorgegeven aan de Gemeente.
In het Werkprotocol wordt het aantal per maand te behandelen signalen vastgelegd. Indien het aantal te behandelen signalen in één maand kleiner is dan de beschikbare capaciteit van de uitvoerders, kan de Gemeente besluiten om vanuit het matchingsysteem een lijst te laten produceren van adressen waarop niet binnen één maand, maar in een ruimere periode tot drie opeenvolgende maanden door twee of meer Partners meldingen zijn gedaan van betalingsachterstanden conform artikel 3.2 sub a.
Indien het aantal signalen in één maand groter is dan de beschikbare capaciteit van de uitvoerders, kan de Gemeente besluiten om een rangorde aan te brengen in de signalen. Huishoudens met drie of meer meldingen krijgen in dat geval voorrang op huishoudens met twee meldingen.
Eventuele finale ordening van de signalen, teneinde deze binnen een maand op te kunnen pakken, vindt plaats op basis van de hoogte van de betalingsachterstanden. Als met een inwoner al contact bestaat over een hulpvraag, dan komen deze signalen niet in aanmerking voor interventie door de uitvoerders in het kader van de project Vroeg Eropaf NAAM.
De Gemeente stelt de betrokken Partners binnen 3 dagen na ontvangst van de signalen via het matchingsysteem op de hoogte van de signalen die wel en niet worden behandeld in het kader van dit project.
3.4 Opvolgen signaal en terugkoppeling:
Na de ontvangst van het digitale signaal vanuit het matchingsysteem, wordt door de uitvoerders een aantal pogingen gedaan om een huisbezoek af te leggen. Binnen vier weken moet de vervolgaanpak duidelijk zijn en via de Softwareleverancier terugkoppeling naar de bij dit signaal betrokken partners plaatsvinden. De terugkoppeling omvat in ieder geval de (globale) oorzaak van de betalingsachterstanden en de termijn waarop herstel van de reguliere betalingen tegemoet kan worden gezien. Als een inwoner niet bereikt wordt of geen prijs stelt op de interventie, wordt dit zo spoedig mogelijk en in elk geval binnen vier weken na ontvangst van het signaal teruggekoppeld aan de betrokken Partners.
De uitvoerders wijzen de Inwoner er tijdens het eerste gesprek op dat de betalingen van de vaste lasten direct hervat dienen te worden. Mochten de inkomsten van de Inwoner daartoe niet toereikend zijn of onmiddellijke hervatting om een andere reden niet haalbaar zijn, dan informeren de uitvoerders de betreffende Partners daarover en wordt bekeken of het periodiek verschuldigde termijnbedrag de daaropvolgende maand kan worden ingelopen of dat er een andere oplossing voorhanden is, zoals het inhouden en doorbetalen van vaste lasten vanuit de uitkering.
Artikel 4. OPSCHORTEN INCASSOMAATREGELEN
Na het in behandeling nemen van een signaal door de Gemeente zullen Partners, ten aanzien van inwoners die worden benaderd door de uitvoerders, de op dat moment bestaande vordering niet verder verzwaren en lopende incassomaatregelen ten aanzien van die vordering voor een periode van maximaal vier weken opschorten. Op verzoek van de uitvoerder kan een Partner besluiten om deze termijn te verlengen.
Artikel 5. INVESTERING PROJECT VROEG EROPAF NAAM
5.1 De uitvoering van de samenwerking Vroeg Eropaf NAAM wordt gedurende de looptijd van het convenant primair gefinancierd door de Gemeente in het kader van haar publieke taak op het gebied van schuldhulpverlening.
5.2 Partijen stellen vanuit hun organisatie voldoende menskracht ter beschikking om de samenwerking zo goed mogelijk uit te voeren en dragen elk voor zich de kosten van hun organisatie-inzet.
5.3 Partijen leveren
de bij hun organisatie aanwezige kennis om de samenwerking te doen
slagen en zijn bereid hun netwerk in te zetten om de doelstellingen
te bereiken. Voor het welslagen van de vroegsignalering zijn Partijen
afhankelijk van de mate, wijze en bereidheid tot samenwerking.
5.4
De Uitvoerders beschikken over voldoende mandaat om knelpunten die
bij de vroegsignaleringsgesprekken naar boven komen op te pakken.
5.5 De voortgang van het vroegsignaleringsproces wordt bewaakt door de Gemeente. Indien het Partijen, om moverende redenen, niet lukt om afgesproken termijnen te halen, treden zij hierover met elkaar in overleg (geïnitieerd door de partij die de termijn niet haalt).
Artikel 6. INFORMATIE-UITWISSELING EN PRIVACY
6.1 Partijen voorzien elkaar te allen tijde van informatie die noodzakelijk en van belang is voor de uitvoering van het convenant en kunnen hier nadere afspraken over maken.
6.2 Meldingen van betalingsachterstanden worden door de Partners doorgegeven in het systeem van de Softwareleverancier die de gegevens verwerkt ten behoeve van de Gemeente. Niemand anders dan de Gemeente beschikt over de door de Softwareleverancier verzamelde gegevens en signalen. De Gemeente deelt dit signaal alleen met de Inwoner die het betreft. Wanneer de uitvoering van de vroegsignaleringsgesprekken door de Gemeente is uitbesteed aan een externe, particuliere organisatie, wordt de informatie gedeeld conform de hiermee afgesloten verwerkersovereenkomst.
6.3 Iedere Partij verbindt zich om de persoonsgegevens waarvoor hij in het kader van dit project
verantwoordelijk is zorgvuldig te verwerken. Personen in dienst van, dan wel werkzaam ten behoeve van één of meer van de Partijen, evenals Partijen zelf, zijn verplicht tot geheimhouding met betrekking tot de persoonsgegevens waarvan zij kennis kunnen nemen, behoudens voor zover een bij, of krachtens de wet gegeven voorschrift tot verstrekking verplicht.
6.4 Iedere Partij neemt in overeenstemming met het eigen beleid t.a.v. informatiebeveiliging alle passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens welke in het kader van dit project worden verwerkt, te beveiligen en beveiligd te houden tegen verlies of tegen enige vorm van onzorgvuldig, ondeskundig of ongeoorloofd gebruik. Iedere Partij beschikt over een gedegen plan van aanpak betreffende de omgang met en afhandeling van inbreuken. De Gemeente en de betrokken Partner(s) informeren elkaar zo spoedig mogelijk – doch uiterlijk binnen 24 uur na de eerste ontdekking – over alle (vermoedelijke) inbreuken op de beveiliging alsmede andere incidenten, voor zover deze op grond van wetgeving moeten worden gemeld aan de toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens en de Functionaris Gegevensbescherming van de Gemeente.
6.5 De uitwisseling van informatie en de verdere verwerking daarvan vindt plaats binnen de geldende wet- en regelgeving, waaronder maar niet uitsluitend de AVG en branche-gerelateerde regelingen voor Partijen.
6.6 Ten aanzien van signalen die de Gemeente van de Softwareleverancier ontvangt kan door de desbetreffende Inwoner te allen tijde een verzoek worden gedaan om deze in te zien, te corrigeren dan wel te verwijderen conform het privacyreglement van de Gemeente. De Gemeente meldt een dergelijk verzoek aan bij de betreffende Partner. Voor uitvoerende partijen zijn hieromtrent bepalingen opgenomen in de Verwerkersovereenkomst.
6.7 De gegevens die in het kader van de vroegsignalering zijn gebruikt, worden één jaar bewaard en daarna geanonimiseerd ten behoeve van monitoring en evaluatie.
Artikel 7. JURIDISCHE ASPECTEN
7.1 Het doel van de gegevensuitwisseling is het tegengaan van betalingsachterstanden, het herstel van reguliere betalingen van vaste lasten en het voorkomen van vergaande (incasso)maatregelen,
waaronder hoge incassokosten, gerechtelijke procedures, ontruimingen, afsluitingen van
nutsvoorzieningen en wanbetalersmeldingen van de zorgverzekering naar het CAK.
7.2 De bijlagen maken onlosmakelijk en integraal deel uit van dit convenant.
7.3 Partners zijn verantwoordelijk voor hun eigen gegevensverwerking en de aanlevering van de meldingen (zoals beschreven in art. 6.2). De Gemeente is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking zodra de gegevens door de softwareleverancier zijn ontvangen en gebruikt de gegevens uitsluitend voor het beoordelen of sprake is van een dreigende of actuele problematische schuldsituatie, het kunnen leggen van contact met de inwoners in lijn met de doelstellingen van dit convenant, het monitoren van de voortgang van de project en het verrichten van statistisch onderzoek als bedoeld in artikel 5 AVG.
7.4 De afspraken tussen de Gemeente en de softwareleverancier zijn opgenomen in de verwerkersovereenkomst. Deze verwerkersovereenkomst is aan dit convenant toegevoegd als bijlage 4.
7.5 Specifieke werkafspraken met betrekking tot het opvolgen van het signaal en de terugkoppeling, worden separaat vastgelegd in een werkprotocol dat als bijlage 5 bij dit convenant is gevoegd.
Artikel 8. AANVULLENDE AFSPRAKEN EN UITBREIDING DEELNEMENDE PARTNERS
8.1 Waar nodig kunnen Partners aanvullend nadere afspraken maken om een goede uitvoering van het convenant te verzekeren en leggen deze vast in een addendum.
8.2 De samenwerking Vroeg Eropaf NAAM kan gedurende de looptijd met schriftelijke instemming van convenantpartijen worden uitgebreid met een andere Partij die wil deelnemen. In dat geval ondertekent de nieuwe Partner het samenwerkingsconvenant middels een addendum.
Artikel 9. AFWIJKEN CONVENANT
9.1 Partijen hebben het recht om, in onderling overleg, van bepalingen in dit convenant af te wijken op voorwaarde dat en in zoverre de afwijking passend is bij de doelstellingen van dit convenant en de afwijking schriftelijk met alle Partijen wordt overeengekomen.
9.2 Indien een Partner met een inwoner of een groep van inwoners een betalingsregeling kan treffen die voor die Inwoner of groep van Inwoners een gunstigere uitwerking heeft voor haar betalingsachterstand bij alle Partners dan een regeling via de Gemeente conform dit convenant, staat het deze Partner vrij deze regeling met Inwoner te treffen en zal de Partner de Gemeente op de hoogte brengen. In het kader van de doelstelling van het convenant als opgenomen in artikel 1.1 zal de Gemeente in een dergelijke situatie het proces als vermeld in artikel 4 voor de vordering van de betreffende Partner staken.
Artikel 10. EVALUATIE
10.1 Partijen verplichten zich de in dit convenant gemaakte afspraken aan het einde van de projectperiode gezamenlijk te evalueren.
10.2 De resultaten van de samenwerking in het kader van dit convenant worden door de Gemeente gemonitord volgens een nog op te stellen monitoringsysteem. Hierbij zal gebruik worden gemaakt van de gegevens die worden verzameld voor de uitvoering van dit convenant.
Artikel 11. GESCHILLEN EN BEËINDIGING DEELNAME
11.1 Partijen zullen in overleg treden indien men niet tevreden is over de uitvoering van het convenant. Partijen zullen zich in dat geval maximaal inspannen om tot een goede gezamenlijke oplossing te komen. Indien partijen niet tot een gezamenlijke oplossing kunnen komen, zijn partijen afzonderlijk gerechtigd het convenant per direct te beëindigen.
11.2 Indien een der partijen tot tussentijdse beëindiging wenst over te gaan, dient partij een schriftelijke opgaaf aan alle samenwerkende partijen te doen, uiterlijk vijf werkdagen voor de eerstvolgende aanlevering.
11.3 Een opzegging vanwege een geschil, dan wel om andere redenen, betekent niet dat het convenant daarmee beëindigd is en onverkort en onder dezelfde voorwaarden door de overgebleven partijen wordt gecontinueerd.
Artikel 12. LOOPTIJD
12.1 Dit convenant wordt in de Gemeente en voor de betreffende Partner van kracht na het moment dat de besluitvorming over de uitvoering van de Vroeg Eropaf heeft plaatsgevonden, de financiële middelen daarvoor beschikbaar zijn gesteld, en het werkprotocol is vastgesteld. De pilot loopt van DATUM tot en met DATUM.
12.2 Na evaluatie kunnen Partijen besluiten de samenwerking in het kader van dit convenant te beëindigen, te verlengen, of de samenwerking structureel te maken.
12.3 Partijen kunnen dit convenant tussentijds op ieder moment beëindigen als de rechter of de Autoriteit Persoonsgegevens bedenkingen tegen de project heeft geuit. Partijen dragen in dat geval zorg voor hun eigen kosten.
Artikel 13. TOEPASSELIJKHEID BIJLAGEN
13.1 De onderstaande bijlagen maken integraal onderdeel uit van het convenant.
13.2 Indien sprake is van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen van het convenant en de bijlagen, prevaleren de bepalingen van het convenant.
13.3 In geval van strijdigheid tussen de bepalingen van de bijlagen, prevaleert de laagst genummerde bijlage.
Bijlage 1: Projectplan Vroegsignalering schulden in NAAM
Bijlage 2: Privacy statement samenwerking Vroegsignalering van schulden NAAM
Bijlage 3: Grondslagen voor een rechtmatige gegevensverwerking door Partijen
Bijlage 4: Verwerkersovereenkomst met softwareleverancier
Bijlage 5: Werkprotocol (OPTIONEEL)