Domeinconcessieovereenkomst
Vlaamse Gemeenschapscommissie Collegebesluit nr. 20172018-0453
21-06-2018
BIJLAGE
Bijlage nr. 3a
De domeinconcessieovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschapscommissie en het vzw Chirolokalen Koekelberg omtrent de jeugdlokalen in gebouw D gelegen in de Xxxxx
Xxxxx Xxxxxxxxxxx 0000 Xxxxxxxxxx
Domeinconcessieovereenkomst
TUSSEN:
Vlaamse Gemeenschapscommissie, gevestigd te 0000 Xxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000, geldig vertegenwoordigd door het College voor wie optreedt de xxxx Xxx Xxxxxxxxx, voorzitter van het College, tot onderhavige Overeenkomst gemachtigd ingevolge het besluit van het college van de Vlaamse Gemeenschapscommissie nr. 20172018-0453 van 26 april 2016
hierna genoemd ‘de Concessiegever’ of ‘VGC’,
en
vzw Chirolokalen Koekelberg, gevestigd te 0000 Xxxxxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx 00, geldig vertegenwoordigd door de xxxx Xxxx Xxxxxxxx, wonende te 0000 Xxxxxxxxxx (Loonbeek), Kastanjekouter 6,
hierna verder genoemd ‘de Concessiehouder’ of ‘Chirolokalen Koekelberg’
OVERWEGENDE WAT VOLGT:
De VGC is eigenaar van de infrastructuur gelegen in de Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxxx te 1081 Koekelberg en wenst een deel van de onderwijsinfrastructuur, meer bepaald de jeugdlokalen (zijnde een deel van gebouw D) ter beschikking te stellen aan Chirolokalen Koekelberg.
Onderwijsinfrastructuur van de overheid behoort in beginsel tot het openbaar domein. Gebruiksrechten op dat openbaar domein worden in beginsel bij wijze van domeinconcessie toegekend.
De VGC geeft de jeugdlokalen gesitueerd in gebouw D, gelegen in de Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxxx te 1081 Koekelberg in gebruik aan Chirolokalen Koekelberg via domeinconcessie. De domeinconcessie is een administratief contract dat tussen de concessiegever en de concessiehouder rechten van contractuele aard doet ontstaan met betrekking tot het gebruik van de onroerende goederen. De concessiehouder bezit een subjectief recht dat tegenstelbaar is aan derden, maar beschikt niet over zakelijke rechten.
Om deze ingebruikname van de jeugdlokalen in de Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxxx te 1081 Koekelberg te formaliseren, is het wenselijk om de modaliteiten van het gebruik van de infrastructuur en de
wederzijdse rechten en verplichtingen tussen de Concessiegever en de Concessiehouder in onderhavige overeenkomst vast te leggen.
WORDT OVEREENGEKOMEN WAT VOLGT:
Artikel 1. Voorwerp
1. De Concessiegever geeft in domeinconcessie, zonder dat hierop enige huurwetgeving van toepassing is, aan de Concessiehouder, die aanvaardt, de jeugdlokalen, zijnde een deel van Gebouw D, gelegen aan de Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxxx te 1081 Koekelberg, beschreven in de Bijlage 1, hiernavolgend de ‘jeugdlokalen’ genoemd.
2. Als ondergeschikt recht aan deze domeinconcessie wordt aan de Concessiehouder een gebruiksrecht toegestaan op de buitenruimte gelegen tussen de gebouwen D en E, beschreven in de Bijlage 2. De prijs voor dat gebruiksrecht wordt geacht begrepen te zijn in de concessievergoeding, vermeld in artikel 3.
Artikel 2. Termijn
1. De domeinconcessie neemt een aanvang op de datum van de ondertekening van deze Overeenkomst en wordt verleend voor een termijn van 27 jaar.
2. De domeinconcessie wordt bij het verstrijken van voormelde termijn van 27 jaar van rechtswege beëindigd, tenzij voldaan is aan hiernavolgende voorwaarden:
- de Concessiehouder heeft uiterlijk 6 maanden voor het verstrijken van deze termijn van 27 jaar een hernieuwingsverzoek betekend aan de Concessiegever
- de Concessiegever heeft te kennen gegeven in te stemmen met het hernieuwingsverzoek, in welk geval , domeinconcessie hernieuwd wordt voor een nieuwe termijn van 27 jaar. Op diezelfde wijze kunnen meerdere hernieuwingen, telkens voor een termijn van 27 jaar, worden doorgevoerd.
3. De Concessiegever kan de instemming met een hernieuwingsverzoek enkel weigeren indien zulks uitdrukkelijk gemotiveerd wordt vanuit concreet en duidelijk aangegeven dwingende redenen van algemeen belang, ontleend aan de opdracht van de Concessiegever.
Artikel 3. Vergoeding
1. De Concessiehouder is een jaarlijkse vergoeding verschuldigd van 800,00 Euro. Deze is betaalbaar voor 31 januari van elk jaar en voor het eerst in januari 2019. De vergoeding wordt betaald op rekeningnummer IBAN BE XX00 0000 0000 0000 (BIC: XXXXXXXX) van de Vlaamse Gemeenschapscommissie met vermelding “Concessie Chiro site Koekelberg’.
2. Bij laattijdige betaling zijn van rechtswege en zonder ingebrekestelling intresten verschuldigd ten belope van de wettelijke intrestvoet, te rekenen vanaf de vervaldag van de termijn tot aan de dag van de betaling en dit zonder ingebrekestelling en onverminderd het recht van de concessiegever de gerechtelijke ontbinding van de concessie te vorderen.
3. De concessievergoeding is automatisch en van rechtswege gebonden aan de evolutie van de kosten voor levensonderhoud via de gezondheidsindex. De aanpassing gebeurt op basis van de formule:
“Nieuwe vergoeding = (basisvergoeding x gezondheidsindex van de maand die voorafgaat aan de verjaardag van de Overeenkomst) / gezondheidsindex van de maand die voorafgaat aan de maand tijdens dewelke de Overeenkomst gesloten is”.
De concessievergoeding is voor het eerst indexeerbaar op 1 januari 2020 en vervolgens op elke eerste januari van elk volgend jaar.
Artikel 4. Lasten en kosten
1. De Concessiehouder draagt de kosten van alle taksen en belastingen, van welke aard ook, verbonden aan het gebruik en het genot van de jeugdlokalen.
2. De Concessiehouder wordt verondersteld bij aanvang van deze Overeenkomst alle nuttige inlichtingen te hebben ingewonnen over de aard en het bedrag van de taksen en belastingen; de Concessiehouder zal uit dien hoofde niet het minste bezwaar kunnen doen gelden tegenover de Concessiegever, noch daarin aanleiding vinden om vermindering van de vergoeding of aanpassing van de overige voorwaarden te eisen.
3. De Concessiehouder draagt de eventuele onroerende voorheffing voor de jeugdlokalen.
Artikel 5. Bestemming
1. De Concessiehouder zal de jeugdlokalen gebruiken voor activiteiten eigen aan een jeugdbeweging (de “Bestemming”). De uitoefening van een andere bestemming wordt slechts toegestaan mits voorafgaandelijke en schriftelijke toestemming van de Concessiegever. De Bestemming van de jeugdlokalen kan niet door de Concessiehouder worden gewijzigd, alsook kan de Concessiehouder zich niet beroepen op de stilzwijgende toestemming van de Concessiegever.
2. De jeugdlokalen mogen geenszins voor louter commerciële activiteiten worden gebruikt.
3. De Concessiehouder verbindt er zich toe alle toepasselijke wettelijke en reglementaire voorschriften, betrekking hebbend op het gebruik en exploitatie van de jeugdlokalen te eerbiedigen. Hij wordt geacht ter zake alle informatie te hebben.
4. De Concessiehouder is volledig aansprakelijk, ter algehele ontlasting van de Concessiegever, voor alle schade en ongevallen die rechtstreeks of onrechtstreeks en aan het om even wie of wat veroorzaakt zouden worden als gevolg van de activiteiten die in, op of onder de in domeinconcessie gegeven infrastructuur plaats vinden. De Concessiehouder vrijwaart de Concessiegever ter zake en doet ter zake afstand van verhaal jegens de Concessiegever.
5. De Concessiehouder vrijwaart de Concessiegever tevens voor alle schade aan het openbaar domein die zou ontstaan als gevolg van de activiteiten vermeld in deze Overeenkomst.
6. Deze vrijwaringsplichten dekken alle kosten, inbegrepen de gerechtskosten, en alle rechtstreekse of onrechtstreekse schade voortvloeiend uit dergelijke tekortkomingen, gebreken, risico’s en/of betwistingen.
7. De Onderwijsinfrastructuur wordt vanaf de voorlopige oplevering ter beschikking gesteld in de staat zoals beschreven in het bestek voor de overheidsopdracht voor werken met als voorwerp ‘bouw en onderhoud project Campus Koekelberg’, waarbij de Concessiegever toeziet op het
wegwerken van de eventuele bij de voorlopige oplevering vastgestelde gebreken en op de definitieve oplevering.
8. Partijen zullen twee keer per jaar de staat van de jeugdlokalen controleren en maken bij de aanvang van deze overeenkomst daartoe een plaatsbeschrijving op.
Artikel 6. Gebruiksvoorwaarden van de Jeugdlokalen
1. Met het oog op een vlotte samenwerking en een goed beheer van de infrastructuur wordt er voor gebouw D een stuurgroep opgericht die op regelmatige basis, minstens 2 x per jaar, samenkomt. De stuurgroep bestaat uit vertegenwoordigers van de Chiro Koekelberg, de gemeente Koekelberg en de vertegenwoordigers van de VGC. Naargelang de agenda van de stuurgroep kunnen overige personen worden uitgenodigd.
2. De Concessiehouder staat, voor zover van toepassing, in voor het bouwtechnisch beheer van de jeugdlokalen.
3. De Concessiehouder is verantwoordelijk voor de uitbating van de jeugdlokalen en draagt alle kosten die daaraan verbonden zijn, onder meer maar niet beperkt tot de kosten voor onderhoud (poetsen, ophalen van vuilnisbakken, luchtverfrissers, enz.), kosten van de verzekering (zie ter zake artikel 7), kosten bij schade door (mede)gebruikers, exploitatiekosten als gevolg van milieureglementeringen, alle heffingen en lasten die direct of indirect betrekking hebben op de jeugdlokalen, …
De verbruikskosten, zijnde de kosten voor water, gas en elektriciteit, worden geacht begrepen te zijn in de concessievergoeding, vermeld in artikel 3.
4. De Concessiehouder is, voor zover van toepassing, verantwoordelijk voor het algemeen onderhoud van de gebouwen en de verplicht uit te voeren keuringen en draagt de kosten van alle onderhoudscontracten, zoals onder meer met betrekking tot verwarmingsinstallatie, sanitaire installaties, verlichting, …. alsook alle kosten van de grote herstellingen.
5. Het is de Concessiehouder niet toegestaan infrastructuur-, verbouwings-, verbeterings- of nieuwbouwwerken uit te voeren zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de Concessiegever of zonder schriftelijk geakteerde consensus in de stuurgroep, vermeld in punt 1. Dergelijk voorafgaandelijke schriftelijke toestemming of schriftelijk geakteerde consensus is niet nodig bij het herstellen van schade door (mede)gebruikers als vermeld in punt 3 of bij de vrijwarende maatregelen als vermeld in artikel 7.1; in beide gevallen wordt de Concessiegever echter onmiddellijk op de hoogte gebracht van de uitgevoerde werken.
6. Alle door de Concessiehouder uitgevoerde infrastructuur-, verbouwings-, verbeterings- of nieuwbouwwerken zullen bij het einde van de domeinconcessie van rechtswege en om niet toekomen aan de Concessiegever. Indien de Concessiegever de verwijdering van dergelijke werken wenst, wordt zulks op eigen kosten doorgevoerd, tenzij het gaat om werken die werden uitgevoerd in strijd met de eisen van punt 5. Van dergelijke wederrechtelijk uitgevoerde werken kan zowel tijdens de duur van de overeenkomst als bij de beëindiging ervan de ongedaanmaking op kosten van de Concessiehouder worden geëist.
Artikel 7. Modaliteiten voor het delen van de infrastructuur
1. De jeugdlokalen zijn multi-inzetbaar en daardoor inpasbaar in een bredere maatschappelijke context. De infrastructuur kan daardoor ter beschikking gesteld worden aan medegebruikers van de lokale gemeenschap, voor activiteiten in de sociale, educatieve, culturele of filantropische sfeer of voor activiteiten op het vlak van onderwijs.
2. De Concessiehouder sluit met de medegebruikers een degelijke gebruikersovereenkomst en eist van de medegebruiker dat er adequate verzekeringen worden aangegaan op maat van de activiteiten. De gebruikersovereenkomst bevat minstens volgende bepalingen:
- Voorwerp van de overeenkomst
- Duur van de overeenkomst
- Gebruik van de schoolinfrastructuur : welke ruimtes, welk materiaal
- Toezicht en sleutelbeheer : wie heeft de coördinatie in handen
- Planning : (wijzigingen in) de planning door medegebruiker
- Vergoeding voor gebruik van de schoolinfrastructuur
- Onderhoud en schoonmaak
- Herstellingen : wie doet wat en wanneer
- Algemene kosten - gedeelde kosten
- Overdracht van gebruiksrecht : gebruik door derden: wel/niet toegestaan
- Huishoudelijk reglement: maakt deel uit van de overeenkomst
- Verzekeringen (eigen burgerlijke aansprakelijkheid)
- Rechten - boetes : vb. wat bij het herhaaldelijk niet nakomen van afspraken
- Jaarlijkse evaluatie - gebruikersvergadering
- Schade en diefstal
- Reclame – publiciteit.
Artikel 8. Verzekeringen
1. De Concessiehouder moet, gedurende de ganse duur van de concessie, op zijn kosten alle nodige voorzorgsmaatregelen treffen om de opgerichte constructies alsmede de omgeving ervan tegen rampen en milieuhinder te vrijwaren.
2. De Concessiehouder verbindt er zich toe de in concessie gegeven infrastructuren voor de totale waarde te verzekeren tegen brand en aanverwante gevaren.
3. De Concessiehouder verbindt er zich toe een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten voor het gebruik van de jeugdlokalen.
Artikel 9. Toegang
De Concessiehouder zal de afgevaardigden van de Concessiegever op afspraak toegang verlenen tot de jeugdlokalen, om hen toe te laten na te gaan of voldaan wordt aan al de voorwaarden van deze Overeenkomst.
Artikel 10. Overdracht
1. Het is de Concessiehouder verboden zijn domeinconcessie over te dragen aan derden zonder voorafgaande toestemming van de Concessiegever.
2. De Concessiehouder zal geen erfdienstbaarheden uitlokken.
Artikel 11. Naleving voorwaarden
1. De Concessiehouder machtigt de Concessiegever om op zijn kosten en gevaar te handelen, indien hij nalatig blijft in het stipt naleven van een der opgelegde voorwaarden. Hij zal al de daardoor veroorzaakte kosten onmiddellijk betalen, op eerste verzoek van de Concessiegever.
2. Indien blijkt dat de Concessiehouder zijn verbintenissen niet naleeft, worden in overleg correctieve maatregelen en acties afgesproken, met inbegrip van de periode waarin deze acties moeten worden uitgevoerd en tot resultaat moeten leiden, alsook de wijze en de frequentie waarop de Concessiehouder hierover moet rapporteren.
3. Na deze afgesproken periode wordt de gewenste verbetering door de Concessiegever geëvalueerd. Indien de Concessiegever dan een blijvende niet-nakoming van de verbintenissen door de Concessiehouder vaststelt, mag hij na het horen van de Concessiehouder het gemotiveerde besluit formuleren om van rechtswege in de uitvoering van de afgesproken verbeteringswerken of –handelingen te voorzien. De Concessiehouder is verplicht alle uitvoeringskosten te vergoeden, op voorlegging van een staat, opgesteld door de Concessiegever.
4. Bij herhaalde vastgestelde zwaarwichtige inbreuken heeft de Concessiegever het recht te allen tijde de concessieovereenkomst te verbreken, zonder recht op enige vergoeding voor de Concessiehouder.
Artikel 12. Registratie
De Concessiehouder laat deze Overeenkomst te zijnen laste registreren binnen de twee maanden na de ondertekening.
Artikel 13. Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
1. Deze Overeenkomst is onderworpen aan het Belgisch recht.
2. Ieder geschil dat tussen partijen bestaat inzake het sluiten, de interpretatie, de uitvoering, de beëindiging,… van deze Overeenkomst wordt door de partijen voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van Brussel.
Artikel 14. Kettingbeding
Alle rechten en plichten van partijen zijn ook tegenstelbaar aan hun eventuele rechtsopvolgers zowel ten gunste als ten laste. Dit wil zeggen dat de partijen zich ertoe verbinden om de rechten en plichten voortvloeiend uit voorliggende overeenkomst over te dragen aan hun rechtsopvolgers.
Artikel 15. Deelbaarheid
Indien één van de clausules van huidige Overeenkomst nietig wordt verklaard, zal deze nietigheid de geldigheid van andere clausules niet aantasten. In het geval dat dergelijk nietige clausule de aard van de overeenkomst zou aantasten zal elke partij zijn best doen om onmiddellijk en te goeder trouw een geldige clausule te onderhandelen ter vervanging.
Artikel 16. Kosten akte
Alle kosten waartoe deze akte aanleiding zou geven, inclusief de kosten desgevallend voor de registratie, zijn voor rekening van de Concessiehouder.
Opgemaakte te Brussel, op ……………………………….
Elke Partij erkent een exemplaar te hebben ontvangen
De Concessiegever,
Vlaamse Gemeenschapscommissie
Vertegenwoordigd door de xxxx Xxx Xxxxxxxxx, voorzitter van het College
De Concessiehouder,
Chirolokalen Koekelberg
Vertegenwoordigd door de xxxx Xxxx Xxxxxxxx
Bijlagen
1. Beschrijving Jeugdlokalen (voorwerp domeinconcessie)
2. Beschrijving buitenruimte (voorwerp ondergeschikt gebruiksrecht)