Vlaamse Gemeenschapscommissie Collegebesluit nr. 20172018-0136

26-10-2017

BIJLAGE

Bijlage 1 : Opdrachtdocument VGC2017/DFBA/Aankoop/ML/35

Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor de vormgeving van publicaties en het leveren van communicatie-advies aan de VGC-sportdienst.

Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën, Begroting en Aankoop Dienst Aankoop

Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000

0000 Xxxxxxx

Opdrachtdocument VGC2017/DFBA/Aankoop/ML/35

Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor de vormgeving van publicaties en het leveren van communicatie-advies aan de VGC-sportdienst.

De opdracht is een opdracht voor diensten zoals bepaald in de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016.

De opdracht wordt gegund overeenkomstig de hiernavolgende contractuele voorwaarden, geldend als opdrachtdocument.

Uiterste indieningsdatum van de offerte op maandag 20 november 2017 om 12u.

Inlichtingen: xxxxxxx@xxx.xx

Inhoud

DEEL 1 – ALGEMENE BEPALINGEN

DEEL 1 – ALGEMENE BEPALINGEN

A. AANBESTEDENDE OVERHEID

Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt de xxxx Xxxx Xxxxxxx, leidend ambtenaar van de administratie.

Voor bijkomende inlichtingen over deze opdracht zendt u een e-mail naar xxxxxxx@xxx.xx .

De VGC is als overheidsbestuur bevoegd voor cultuur, jeugd, sport, onderwijs, vorming, welzijn, gezondheid en gezin. Ze is de basis en de draaischijf voor de Vlaamse gemeenschap in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en ze staat open voor iedereen die aansluiting zoekt bij die Vlaamse gemeenschap.

De Vlaamse Gemeenschapscommissie wil de levenskwaliteit in de stad op verschillende vlakken verhogen. Daarom ontwikkelt en ondersteunt ze een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden. Zo wil de Vlaamse Gemeenschapscommissie ook bepaalde doelgroepen nieuwe kansen bieden.

De Vlaamse Gemeenschapscommissie is assertief, open en zelfverzekerd. Ze is duidelijk aanwezig in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en bouwt de stad mee uit.

Als overheid stelt ze zich fundamenteel communicatief, grootstedelijk geëngageerd, coöperatief, toekomstgericht, direct, ondersteunend, dienstverlenend en innoverend op.

B. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT

Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van diensten. De opdracht betreft:

• Het jaarlijks vormgeven van communicatiedragers van de sportdienst;

• Het geven van advies met betrekking tot het bereiken van de doelstellingen in het communicatieplan (communicatieflow, bereiken doelgroepen, …).

De opdracht is uitgebreid omschreven in deel 2 “Technische en functionele specificaties” van dit opdrachtdocument.

De opdracht omvat één enkel perceel.

C. GUNNINGSWIJZE

De gunning van de opdracht gebeurt via een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de economisch meest voordelige offerte indient. Welke offerte de economisch meest voordelige is, wordt bepaald door de vooropgestelde gunningscriteria.

D. DUUR EN/OF START VAN DE OVEREENKOMST

De opdracht begint op de dag na ontvangst van de kennisgeving van het sluiten van de opdracht, tenzij anders vermeld in de brief en wordt afgesloten voor een periode van 3 jaar.

De opdracht is door beide partijen opzegbaar per aangetekend schrijven, mits naleving van een opzegtermijn van 3 maanden.

E. SELECTIEPROCEDURE

Door het indienen van zijn offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van de uitsluitingsgevallen te bevinden, vermeld in N. Uitsluitingcriteria.

De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken bij de inschrijver wiens offerte het best gerangschikt is.

De offertes worden onderzocht op hun regelmatigheid en worden beoordeeld en vergeleken op basis van de gunningscriteria.

Indien nodig zal de aanbestedende overheid een mondelinge toelichting vragen van de offerte.

Op basis van de beoordeling en vergelijking stelt de aanbestedende overheid een rangschikking vast. De opdracht wordt toegewezen aan de hoogst gerangschikte kandidaat, na verificatie van de impliciete verklaring op erewoord.

Indien slechts één kandidaat wordt uitgenodigd voor het vervolg van de procedure, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om af te zien van de BAFO fase (Best And Final Offer), en om rechtstreeks onderhandelingen te voeren met het oog op een geoptimaliseerde offerte en gunning.

Indien meer dan één kandidaat weerhouden wordt, kunnen in het kader van de eerste offerteronde, deze kandidaten uitgenodigd worden voor de BAFO-fase met name de onderhandelingen waarbij de mogelijkheid is voorzien om de offerte te optimaliseren na bespreking en een BAFO in te dienen.

Het initiatief tot onderhandelen ligt bij de aanbestedende dienst. De kandidaten kunnen suggesties doen voor de onderwerpen die het voorwerp kunnen uitmaken van onderhandelingen.

Tijdens de onderhandelingen kan de aanbestedende dienst de kandidaten vragen bepaalde onderdelen van de ingediende offerte verder uit te werken. Het doel hiervan is te komen tot het optimaliseren van de oorspronkelijke offerte, die weliswaar het uitgangspunt vormt voor verdere onderhandelingen.

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, met het oog op een globale verbetering van de offertes, het opdrachtdocument op een aantal punten waar nuttig en noodzakelijk aan te passen. Ze zal daarbij handelen in overeenstemming met het gelijkheidsbeginsel.

Op basis van de evaluatie van de BAFO’s (volgens xxxxxxxxxxxxxxxx opdrachtdocument) wordt de kandidaat aangewezen die de meest voordelige offerte heeft ingediend.

Emile Jacqmainlaan 135 – 0000 Xxxxxxx

Tel.: x00(0)000.00.00

Ons kenmerk:

VGC2017/DFBA/Aankoop/ML/35

xxxxxxx@xxx.xx

Pagina 5 van 27

F. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE

Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen.

Iedere deelnemer aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid wordt beschouwd als een inschrijver. De deelnemers aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid moeten aanduiden wie de combinatie ten overstaan van de aanbestedende overheid zal vertegenwoordigen.

De offertes worden bezorgd aan:

Vlaamse Gemeenschapscommissie Aankoopdienst

T.a.v. Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000 0000 Xxxxxxx

Offertes worden op papier, ingediend. Dit kan per drager tegen ontvangstbewijs of met de post. Op de omslag vermeldt de inschrijver:

• Offerte VGC2017/DFBA/Aankoop/ML/35

• het adres van de afzender

Een digitale kopie wordt op elektronische drager (bij voorkeur USB-stick) in de omslag gestoken. De uiterste indieningsdatum van de offertes is maandag 20 november 2017 om 12 uur.

Dit uiterste tijdstip is bepalend voor de tijdige indiening door de inschrijvers. Elke offerte moet vóór dit tijdstip aankomen. Laattijdige offertes worden niet aanvaard.

Door in te schrijven op deze opdracht verbindt de inschrijver zich op zijn roerende en onroerende goederen tot de uitvoering van de in het opdrachtdocument beschreven opdracht, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden ervan. In geval van indiening van een offerte door een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid verbindt elke deelnemer aan de combinatie zich hoofdelijk.

G. LEIDENDE DIENST – LEIDEND AMBTENAAR

De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht.

De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) wordt aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht.

H. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT

Voor zover er in dit opdrachtdocument niet van wordt afgeweken, zijn enkel de hierna vermelde reglementeringen en documenten van toepassing op de opdracht.

1. de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;

2. de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;

3. het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren;

4. het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken;

5. alle wijzigingen aan de voormelde wetten en besluiten die van toepassing zijn op de dag van het versturen van de uitnodigingen;

6. alle specifieke wettelijke bepalingen, die betrekking hebben op de aangeboden opdracht;

7. het onderhavig opdrachtdocument VGC2017/DFBA/Aankoop/ML/35;

8. de goedgekeurde offerte.

Op de aangegane verbintenis is het Belgisch recht van toepassing. Elk geschil dat hierop betrekking heeft, behoort tot de bevoegdheidssfeer van het Belgisch gerecht.

De onder 1. tot 4. vermelde teksten van de reglementering op de overheidsopdrachten kunnen geraadpleegd worden via de website xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx van de Federale Overheidsdienst Kanselarij.

I. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE

De offerte bestaat uit onderstaande onderdelen en wordt opgesteld in het Nederlands. Per onderdeel van de offerte voorziet de inschrijver een afzonderlijk hoofdstuk/bestand.

A. Administratieve gegevens;

B. Financiële gegevens;

C. Technische en functionele gegevens;

D. Bij te voegen documenten.

De inschrijver wordt verzocht het bij dit opdrachtdocument gevoegde offerteformulier te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.

De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid.

Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de één of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De bepalingen van dit opdrachtdocument zijn van toepassing voor de opdracht en zijn bindend.

Onderdelen van de offerte:

A. Administratieve gegevens

Contactpersoon

- de naam, de voornaam, het telefoonnummer en het e-mailadres van de persoon die als enige contactpersoon optreedt voor de inschrijver.

Ondernemer

Iedere deelnemer aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid wordt beschouwd als een inschrijver en vult haar administratieve gegevens in. De deelnemers aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid moeten aanduiden wie de combinatie ten overstaan van de aanbestedende overheid zal vertegenwoordigen.

- de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel;

- het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij een financiële instelling geopend heeft;

- de naam en handtekening van de persoon bevoegd om de offerte te ondertekenen;

- de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent;

- de datum waarop voormelde persoon de offerte heeft ondertekend;

- het telefoonnummer en e-mailadres waarop deze persoon kan bereikt worden;

- het btw-nummer;

- het volledige registratienummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen;

- het registratienummer bij de RSZ.

B. Financiële gegevens

- de globale prijs voor 3 jaar voor:

• de vormgeving van de gevraagde publicaties;

• advies, xxxxxx werkwijze en wijze van rapportering;

- de prijs per uur voor nieuwe, occasionele ontwerpen, de opmaak en administratieve coördinatie ervan (extra pagina’s/publicaties).

De prijzen worden in de offerte opgegeven in euro tot 2 cijfers na de komma.

C. Technische en functionele gegevens

- een ontwerp van de cover en 2 bladzijden (met gegevens) van de Sportgids;

- een ontwerp van een affiche voor Stadskriebels;

- een gedetailleerd plan van aanpak voor het leveren van advies inzake communicatieflow, … voor de VGC-sportdienst.

D. Bij te voegen documenten

- de nodige documenten waaruit de bevoegdheid blijkt van de personen die een handtekening plaatsen om de onderneming te verbinden;

- een uittreksel uit het strafregister.

J. PRIJSBEPALING

Dit is een opdracht met gemengde prijsvaststelling.

Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in euro.

Alle verschuldigde taksen, rechten en kosten moeten in de prijs begrepen zijn, met uitzondering van de btw. Het bedrag van de btw wordt afzonderlijk vermeld.

K. PRIJSHERZIENING

Een eventuele prijsherziening is mogelijk als er zich sterke schommelingen voordoen in de bijzonderste componenten van de kostprijs, zoals lonen, sociale lasten, …

De opdrachtnemer dient zijn aanvraag tot prijsherziening voldoende te motiveren. De prijsherziening kan maximum één maal per kalenderjaar toegepast worden.

Voor de berekening van de prijsherziening hanteert de aanbestedende overheid de gezondheidsindex. De prijsherziening wordt toegepast indien de opdrachtnemer hierom verzoekt, op basis van volgende formule:

Nieuwe prijs = inschrijvingsprijs X nieuw cijfer van de gezondheidsindex

basiscijfer van de gezondheidsindex

Als basiscijfer wordt de gezondheidsindex genomen van de maand voorafgaand aan de maand van de openingszitting. Het nieuwe cijfer van de gezondheidsindex is de waarde van de gezondheidsindex van de maand die 12 maanden ligt na de maand voorafgaand aan de maand van de openingszitting.

L. INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID

INTELLECTUELE RECHTEN

De indiening van de offerte geldt als een belofte van overdracht aan de opdrachtgever van de hierna opgesomde auteursrechten op alle grafische, audiovisuele of andersoortige producten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht, met inbegrip van de slagzin en de signatuur. Dit geldt zowel ten aanzien van alle personen waarop de indiener een beroep doet of zal doen voor de uitvoering van de opdracht. De opdrachtgever verkrijgt door de toewijzing van de opdracht de hierna opgesomde auteursrechten op alle producten die vanaf dat ogenblik worden aangemaakt:

□ het exclusieve en onvoorwaardelijke reproductierecht;

□ het exclusieve en onvoorwaardelijke recht tot bewerking en vertaling;

□ het exclusieve en onvoorwaardelijke huur- en leenrecht;

□ het exclusieve en onvoorwaardelijke recht op mededeling aan het publiek.

Deze rechten gelden zonder enige andere beperking in de tijd dan de beperkingen die voorzien zijn in de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten.

De vergoeding voor overdracht van deze rechten is begrepen in het totaalbedrag van de offerte, ongeacht uitdrukkelijke vermelding. De opdrachtnemer moet er dus voor zorgen dat alle eventuele onderaannemers onder duidelijke voorwaarden afstand doen van hun rechten, en dat de opdrachtgever daarvan op de hoogte is.

Voor portretrechten wordt de schriftelijke toestemming gevraagd aan de mensen die in beeld komen.

Alle producten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht worden eigendom van de opdrachtgever.

De opdrachtnemers zullen aan het einde van de opdracht en na overleg met de opdrachtgever, nog eens alle relevante aangemaakte producten leveren op een zo klein mogelijk aantal digitale dragers. De opdrachtnemer levert daarbij altijd de bronbestanden aan waarop de opdrachtgever zelf aanpassingen kan doen. Het leveren van alle relevante dragers is in de prijs inbegrepen.

VERTROUWELIJKHEID

De informatie die de aanbestedende overheid in het raam van de gunning van deze opdrachten ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld.

De opdrachtnemer dient in zijn contracten met de onderaannemers eveneens deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen.

M. AANSPRAKELIJKHEID

De opdrachtnemer draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de uitgevoerde opdracht voorkomen.

De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.

N. UITSLUITINGSCRITERIA

De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende uitsluitingscriteria.

Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan deze criteria worden aanvaard, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn.

Door het indienen van zijn offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is.

De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zullen door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd. Wat alle andere documenten en certificaten betreft, zoals een uittreksel uit

het strafregister of, bij gebreke daarvan, een gelijkwaardig document dat is afgegeven door een bevoegde rechterlijke of administratieve instantie van het land van oorsprong of het land waar de ondernemer is gevestigd, waaruit blijkt dat aan de betrokken eisen is voldaan, moet de offerte van de inschrijver deze documenten of certificaten bevatten.

De aanbestedende overheid kan de kandidaat tijdens de procedure te allen tijde verzoeken de vereiste ondersteunende documenten geheel of gedeeltelijk in te dienen wanneer dit noodzakelijk is voor het goede verloop van de procedure.

Behoudens uitsluitingsgronden m.b.t. fiscale en sociale schulden kan de inschrijver, die zich in één van de verplichte of facultatieve uitsluitingsgronden bevindt, aantonen dat hij corrigerende maatregelen heeft genomen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen. Hiertoe bewijst de inschrijver, op eigen initiatief, dat hij eventuele schade als gevolg van strafrechtelijke inbreuken of fouten heeft betaald of heeft toegezegd te zullen vergoeden, dat hij feiten en omstandigheden heeft opgehelderd door actief mee te werken met de onderzoekend autoriteiten en dat hij concrete technische, organisatorische en personeelsmaatregelen heeft genomen teneinde een nieuwe strafrechtelijke inbreuk of fout te voorkomen.

Als de aanbestedende overheid dat bewijs toereikend acht, wordt de betrokken inschrijver niet uitgesloten van de plaatsingsprocedure.

Verplichte uitsluitingsgronden (art. 67 t.e.m. 69 van de Wet Overheidsopdrachten)

1° deelneming aan een criminele organisatie 2° omkoping

3° fraude

4° terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten dan wel uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een dergelijk misdrijf of strafbaar feit

5° witwassen van geld of financiering van terrorisme 6° kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel

7° tewerkstelling van onderdanen van derde landen die illegaal in het land verblijven

De in 1° tot 6° bedoelde uitsluitingen van deelname aan overheidsopdrachten gelden voor een periode van vijf jaar vanaf de datum van de veroordeling. De onder 7° bedoelde uitsluiting van deelname aan overheidsopdrachten geldt voor een periode van vijf jaar, vanaf de beëindiging van de inbreuk.

Uitsluitingsgrond i.v.m. fiscale en sociale schulden

De inschrijver die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn fiscale schulden en sociale zekerheidsbijdragen, wordt uitgesloten van deze plaatsingsprocedure. De toegang tot de procedure wordt evenwel niet ontzegd aan de inschrijver die:

a) geen bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro of

b) voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt.

Indien de inschrijver een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro, toont hij aan, op straffe van uitsluiting, dat hij op een aanbestedende overheid of op een overheidsbedrijf, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn voor een bedrag dat minstens gelijk is aan zijn schuld verminderd met 3.000 euro.

Indien het attest in bezit van de aanbestedende overheid niet aantoont dat de inschrijver voldoet aan de eisen i.v. m. zijn fiscale en sociale verplichtingen, stelt zij de ondernemer hiervan in kennis. Vanaf de dag volgend op deze kennisgeving, beschikt de inschrijver over een termijn van vijf werkdagen om het bewijs te geven van zijn regularisatie. Van deze regularisatie kan slechts éénmalig gebruik gemaakt worden.

O. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES

De offertes van de inschrijvers worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes worden geweerd. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om getoetst te worden aan de gunningscriteria.

P. TAALGEBRUIK

De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn schriftelijke en mondelinge communicatie met de aanbestedende overheid.

Q. GUNNINGSCRITERIA

De aanbestedende overheid zal de economisch meest voordelige offerte vaststellen rekening houdende met de volgende gunningscriteria:

Gunningscriterium 1: kwaliteit weging 70 pnt

Dit gunningscriterium wordt beoordeeld aan de hand van 2 subcriteria:

• De gevraagde ontwerpen (weging 50 pnt) worden beoordeeld op vlak van:

- innovatie;

- originaliteit;

- de aanpassing aan het doelpubliek.

• Het plan van aanpak betreffende het leveren van advies inzake communicatieflow, … voor de VGC-sportdienst (weging 20 pnt) wordt beoordeeld op vlak van:

- aansluiting bij het communicatieplan Sport (zie Deel 2 – C. Communicatieplan);

- aansluiting bij de “eigenheid” van Brussel;

- de haalbaarheid van het plan.

Gunningscriterium 2: prijs weging 30 pnt

Dit gunningscriterium wordt beoordeeld op basis van volgende formule: P= P1+P2+P3, waarbij:

• de globale prijs voor 3 jaar, inclusief btw, voor de gevraagde publicaties (P1);

• de globale prijs voor 3 jaar, inclusief btw, voor advies, xxxxxx werkwijze en wijze van rapportering (P2):

• de prijs per uur, inclusief btw, voor nieuwe, occasionele ontwerpen, de opmaak en administratieve coördinatie ervan (extra pagina’s/publicaties) (P3).

P1= 15 x Pm1/Po1:

P1= het aantal behaalde punten;

15= het aantal toe te kennen punten;

Pm1= de globale prijs voor 3 jaar van de gevraagde publicaties van de laagst geprijsde offerte; Po1= de globale prijs voor 3 jaar van de gevraagde publicaties van de onderzochte offerte.

P2= 10 x Pm2/Po2:

P2= het aantal behaalde punten;

10= het aantal toe te kennen punten:

Pm2= de globale prijs voor 3 jaar voor advies, xxxxxx werkwijze en wijze van rapportering van de laagst geprijsde offerte;

Po2= de globale prijs voor 3 jaar voor advies, xxxxxx werkwijze en wijze van rapportering van de onderzochte offerte.

P3= 5 x Pm3/Po3:

P3= het aantal behaalde punten;

5= het aantal toe te kennen punten;

Pm3= de prijs per uur voor nieuwe, occasionele ontwerpen, de opmaak en administratieve coördinatie ervan (extra pagina’s/publicaties) van de laagst geprijsde offerte;

Po3= de prijs per uur voor nieuwe, occasionele ontwerpen, de opmaak en administratieve coördinatie ervan (extra pagina’s/publicaties) van de onderzochte offerte.

De regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers worden aan bovenstaande gunningscriteria getoetst. De quotaties voor de gunningscriteria worden opgeteld. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotatie.

R. VARIANTEN EN OPTIES

Varianten en opties zijn niet toegestaan.

S. VERBINTENISTERMIJN

De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen. Deze termijn gaat in de dag na de opening van de offertes.

T. UITVOERING VAN DE OPDRACHT

Termijnen

De opdracht moet jaarlijks worden uitgevoerd binnen het kalenderjaar.

De gedetailleerde planning voor het indienen van de drukklare bestanden is terug te vinden in Deel 2 – B. Omschrijving van de opdracht.

Nazicht

Indien tijdens de uitvoering van de opdracht abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer worden gemeld door middel van een e-mailbericht. De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen.

FACTURATIE

De facturatie dient te gebeuren op basis van de volledig afgewerkte opdrachten per trimester. De inschrijver factureert jaarlijks als volgt:

• 1ste factuur: volledig afgewerkte opdrachten tijdens de periode van januari tot en met april + 1/3 van de prijs voor advies, xxxxxx werkwijze en wijze van rapportering;

• 2de factuur: volledig afgewerkte opdrachten tijdens de periode van mei tot en met augustus + 1/3 van de prijs voor advies, xxxxxx werkwijze en wijze van rapportering;

• 3de factuur: volledig afgewerkte opdrachten tijdens de periode van september tot en met december + 1/3 van de prijs voor advies, xxxxxx werkwijze en wijze van rapportering.

U. BORGTOCHT

De borgtocht is van toepassing op deze opdracht.

Bij de sluiting van deze opdracht zal een forfaitaire borgtocht van €3.750 worden gevraagd.

De borgstelling dient te gebeuren, overeenkomstig de wet en reglementsbepalingen, binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht op één van de volgende wijzen:

1° in speciën;

2° in publieke fondsen;

3° onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling;

4° via een waarborg, toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut en het toezicht op de kredietinstellingen;

5° via een waarborg, toegestaan door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht).

Voor wat 1° tot en met 3° betreft, kunt u voor meer informatie terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas (xxx.xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxx)

Het bewijs van de borgstelling dient te worden bezorgd aan de aanbestedende overheid: Vlaamse Gemeenschapscommissie

Aankoop – t.a.v. Xxxxx Xxxxxxxx

Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000

0000 Xxxxxxx

1° wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PRK nr. BE 00 0000 0000 0000) of van

een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

2° wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij één van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

3° wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

4° wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.

Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van:

1° hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

2° het debet-bericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;

3° hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

4° hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

5° hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.

Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het opdrachtdocument, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het

deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval.

De termijn van 30 kalenderdagen hiervoor vermeld, wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald.

De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten op basis van dit opdrachtdocument, op uitdrukkelijke vraag van de opdrachtnemer en op voorwaarde dat de uitgevoerde opdrachten zijn opgeleverd. Zolang het bewijs van borgstelling niet is overgemaakt, kan geen enkele factuur betaald worden.

V. BETALINGSMODALITEITEN

De betaling van het aan de opdrachtnemer verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen.

De betaling gebeurt op basis van trimestriële (zie T. Uitvoering van de opdracht) en juist opgestelde facturen, te onderwerpen aan de btw, opgemaakt op naam van:

Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën, Begroting en Aankoop Financiële dienst

Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000

0000 Xxxxxxx

De factuur vermeldt een detail van de geleverde prestaties. Enkel behoorlijk uitgevoerde en afgewerkte opdrachten mogen gefactureerd worden. De factuur wordt opgesteld in euro.

W. GESCHILLEN

Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands.

DEEL 2 – TECHNISCHE & FUNCTIONELE SPECIFICATIES

A. SITUERING VAN DE OPDRACHT

De sportdienst van de Vlaamse Gemeenschapscommissie heeft als missie zoveel mogelijk Brusselaars aan het bewegen en sporten te krijgen. De rol van de VGC-sportdienst als verstrekker van alle mogelijke en actuele informatie over het Nederlandstalig sportaanbod in Brussel is hierbij cruciaal. Het verstrekken en actief promoten van deze informatie rond sport is een essentiële voorwaarde om de sportparticipatie te verhogen.

Het doelpubliek van de Vlaamse Gemeenschapscommissie is zeer divers: kinderen (en hun ouders), volwassenen, personen met een beperking, senioren, …

Daarnaast zijn er ook grote verschillen in het taalniveau van het doelpubliek.

Gezien deze grote diversiteit is de toegankelijkheid van de publicaties (gebruik van symbolen, inzetten op visuele communicatie, doelgroepencommunicatie, …) een belangrijk aspect in de communicatie.

Om al deze personen te bereiken, gebruikt de sportdienst een mix van communicatieproducten. Naast de digitale (2 websites, Facebook-pagina, digitale nieuwsbrieven en e-mailing) en papieren communicatie (zowel vaste brochures als de jaarlijkse sportgids, drie vakantiegidsen per jaar, de G- brochure, … tot occasionele flyers, advertenties en affiches) wordt er ook ingezet op persoonlijke contacten, mond aan mond reclame, schoolpoortbezoeken, promotiestands en sport promotionele evenementen.

Het grootste sport promotionele evenement van de VGC-sportdienst is het jaarlijks sportfeest, Stadskriebels, een sportevenement voor jong en oud in centrum Brussel.

Hiervoor wordt een promotiecampagne opgezet met affiches, flyers, een website en advertenties. Verder krijgen alle bezoekers tijdens het evenement een publicatie met een grondplan en informatie over Sport in Brussel.

Meer informatie over de VGC-sportdienst en zijn communicatie/promotiebeleid is terug te vinden op xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx , xxx.xxx.xx en xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx .

B. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT

De opdracht bestaat uit:

• Het jaarlijks vormgeven van communicatiedragers voor de sportdienst van de Vlaamse Gemeenschapscommissie;

• Het geven van advies met betrekking tot het bereiken van de doelstellingen in het communicatieplan (communicatieflow, bereiken doelgroep, …).

Vormgeving

De herkenbaarheid van het aanbod van de sportdienst is belangrijk. Daarom moet de visuele identiteit van de verschillende communicatieproducten van de sportdienst op elkaar afgestemd worden, rekening houdend met de huisstijl van de Vlaamse Gemeenschapscommissie en de vermelding van de website xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx . De huisstijl van de VGC staat beschreven in de huisstijlgids die kan worden geraadpleegd op xxxx://xxx.xxx.xx/xxxx-xx-xxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx .

De VGC-sportdienst heeft in 2016 een nieuwe visuele identiteit laten ontwikkelen en uitgerold. Er kan op deze identiteit verder gewerkt worden maar evenzeer is er de mogelijkheid om samen met de sportdienst een nieuwe of aangepaste identiteit te creëren.

De visuele identiteit moet een aantal kernwaarden die door de VGC-sportdienst hoog in het vaandel worden gedragen reflecteren:

• doelgericht handelen;

• kwaliteit;

• eigentijdsheid;

• plezier.

Er dient jaarlijks een realisatie van de vormgeving te gebeuren voor volgende publicaties:

Aantal	Type	Naam	Inhoud	Timing
1	brochure	Sportgids	A5 – 210 blz.	drukklaar midden juli
1	brochure	G-brochure	A5 – 48 blz.	drukklaar midden juli
1	brochure	Lessenreeksen VGS-sportdienst	A5 – 20 blz.	drukklaar eind april
1	vouwfolder	Sportkaart 50+	A5 – 10 blz.	drukklaar midden juli
7	flyer	Lokaal aanbod	A5 - dubbelzijdig	verspreid over jaar
1	postkaart	Promotionele kaart	A6 - dubbelzijdig	datum nog te beslissen
2	advertentie	Advertentie	215mm x 142,5 mm	drukklaar midden augustus
1	affiche	Affiche	A2	drukklaar midden juli
3	Sjabloon om zelf eenvoudig flyer te maken		A5 + A3	januari-februari

Stadskriebels

Voor het sportevenement Stadskriebels verwachten we een beeld dat in de lijn ligt van de algemene visuele identiteit, met als extra accenten:

• feest;

• gratis;

• alle leeftijden;

• divers.

Van de indiener verwachten we een ontwerp en vormgeving van:

- campagnebeeld;

- affiche A2;

- flyer A5;

- informatiedrager (om de dag zelf te gebruiken, met grondplan en extra info activiteiten bv; placemat, festivalplan, boekje, …);

- t-shirtontwerp;

- advertentie in 2 formaten (1 digitaal half page desktop/tablet 300*600 + 1 papieren 215mm x 95mm)

De flyer en de affiche dienen drukklaar te zijn begin maart. Het ontwerp voor de t-shirt en de advertentie dienen klaar te zijn tegen begin april en de informatiedrager dient klaar te zijn tegen midden april.

De prijs per publicatie/product zowel voor de algemene werking als voor Stadskriebels omvat minstens:

- 2 voorstellen;

- het zetwerk;

- 2 correctierondes;

- technische fiche;

- drukopvolging;

- toelevering van de bronbestanden.

Daarnaast wordt een eenheidsprijs per uur meegedeeld voor nieuwe, occasionele ontwerpen, de opmaak en administratieve coördinatie ervan.

Advies

De indiener denkt actief mee en adviseert de VGC-sportdienst over diens communicatieflow. Meer bepaald over de timing van de publicaties, de communicatiekanalen, de formats en de verhouding druk/digitaal. Verder denkt de indiener na over de toepasbaarheid van de publicaties voor de verschillende doelgroepen.

De indiener zit hiervoor minstens 3 keer per jaar samen met de sportdienst. Hij werkt een werkwijze en een wijze van rapportering uit alsook een leidraad voor toepassing ervan.

C. COMMUNICATIEPLAN

Doelstellingen van het communicatieplan Sport zijn:

SD 1: De inspanningen op vlak van communicatie zijn efficiënt en effectief

OD 1.1: Een beter georganiseerd en renderend gegevensbeheer

> Alle adresbestanden (individuen) worden gecentraliseerd

> Rationaliseren verzendingen (print en digitaal)

> Up to date houden XXXX

> De VIKS-databank beter afstemmen op noden sportdienst (ifv activiteitenweergave)

OD 1.2: Een betere planning van de communicatie

> Opmaak van de communicatiefiches

> Betere afstemming print en digitale communicatie, incl. verspreiding

> Betere afstemming van onze externe communicatie met de eigen VGC-partners (dienst communicatie, GC’s, Jeugd, Welzijn, Onderwijs enz…)

> Xxxxxx stroomlijning van de (interne) communicatieflow binnen de directie CJS

OD 1.3: Hogere slagkracht van de eigen communicatiemiddelen

> De gedrukte publicaties zijn zowel nuttig en belangrijk voor toeleiders als voor gerichte actieve

klanten als voor passief-potentiële klanten

> De toonzetting van xxxxxxxxxxxxxx.xx is helder, wervend en to the point

> De facebookpagina's en -groepen van de sportdienst bevatten leuke en voor ons publiek relevante nieuwtjes

> Op fysieke distributieplekken en activiteiten waarop we promotioneel aanwezig zijn, wordt er ingezet op affiches op de aandacht te richten op ons (materiaal)

> Er komt een doordachte en gestructureerde aanpak van de informatieverstrekking in de sportzalen van de VGC

OD 1.4: Krachtiger inzet externe communicatiekanalen

> De VGC-sportdienst en xxxxxxxxxxxxxx.xx worden op andere sites en publicaties vermeld als de beste bron voor informatie over het NL-sportaanbod

> Er wordt meer ingezet op intermediairen en toeleiders - meer aandacht voor begeleidende brieven, voor een herinneringsmail wanneer publicaties worden geleverd

> Een grotere aanwezigheid in de Vlaams-Brusselse media

> De door de VGC-sportdienst gesubsidieerde organisaties en clubs dragen ons mee uit en worden hier door ons op aangesproken

SD 2: De communicatie bereikt de gewenste doelgroepen

OD 2.1: Er wordt meer gedacht vanuit het perspectief van de doelgroepen

> De toeleiders en media voor de # doelgroepen worden in kaart gebracht

> We stemmen de communicatie inhoudelijk en vormelijk af op verscheidenheid aan doelgroepen, in samenspraak met doelgroepenorganisaties

> De sportdienst maakt meer gebruik van de dienstverlening van het Huis van het Nederlands en andere belangenorganisaties in een adviserende en screenende rol

> De sportverenigingen en organisaties worden op de dienstverlening van het HVHN gewezen

OD 2.2: De eigen reeds verworven achterban wordt goed op de hoogte gehouden.

> De eigen publieken (deelnemers lessenreeksen, sportkampen, Stadskriebels,…) worden geïnformeerd over het volledige VGC-sportaanbod

> Er worden methodieken ontwikkeld om actieve feedback/dialoog te stimuleren met en vanuit die achterban

> Beter uitspelen van de VGC-sportzalen als plaats voor dialoog en feedback

> Promotiemateriaal als banners en vlaggen wordt vernieuwd en gerationaliseerd, en dan volop aangewend zodat onze aanwezigheid/ondersteuning ter plekke meer opvalt

OD 2.3: De website xxxxxxxxxxxxxx.xx wordt een belangrijke hoeksteen van onze eerstelijnscommunicatie

> Xxxxxxxxxxxxxx.xx wordt dé bron en referentie per uitstek voor de Brusselse sporter

> De VIKS-databank is volledig en accuraat

> Er is een blijvende aandacht/inspanning om Xxxxxxxxxxxxxx.xx aantrekkelijker en dynamischer te maken

> we proberen Xxxxxxxxxxxxxx.xx meer bekendheid te geven

OD 2.4: De sportdienst maakt efficiënt gebruik van sociale media

> Evalueren en eventueel uitwerken uitbreiding sociale media

> Evalueren gebruik Facebookgroep ‘Brussel Loopt’

> Dialoog met onze publieken via de sociale media wordt gestimuleerd

OD 2.5: De sportdienst trekt zelf naar buiten, zijn publieken tegemoet

> De aanwezigheid van de sportdienst op sportpromotionele activiteiten en beurzen wordt doordacht ingepland

> De medewerkers van de sportdienst dragen het imago van de sportdienst uit, zowel binnen de eigen werksfeer als binnen een bredere netwerking

> De VGC-sportzalen worden beter en meer uitgespeeld als promotieplek

> Betere verankering flyerrondes

> Nadenken over andere terreinacties

OD 2.6: De samenwerking met intermediairen wordt door de sportdienst pro-actiever beheerd en aangestuurd

> Oplijsten welke intermediairen kunnen ingezet worden voor welke doelpublieken

> Het gebruik van de communicatiefiches zorgt voor een grotere en efficiëntere inzet van intermediairen

> De intermediairen worden beter gebriefd en gemotiveerd

> Er wordt een script uitgewerkt om sportlesgevers en zaalwachters in te zetten voor infoverspreiding

> Er wordt een samenwerking met Muntpunt vastgelegd

OD 2.7: De sportdienst sluit zich aan bij de directiebrede visie over de rol van het Nederlands in haar communicatie

> De sportdienst bepleit een duidelijke en hanteerbare gebruikscode voor een meertalige communicatie

SD 3: Het Brussels Nederlandstalig sportleven en sportaanbod wordt optimaal gecommuniceerd

OD 3.1: Een efficiënte communicatie van het VGC-sportbeleid en dienstverlening

> De gerichte “professionele" bezoeker vindt op xxx.xx alle informatie

> Kenbaar maken aan de clubs dat ze voor communicatie-ondersteuning terecht kunnen bij de sportdienst

OD 3.2: Een efficiënte communicatie van het Nederlandstalig sportaanbod in Brussel

> Xxxxxxxxxxxxxx.xx bedient zowel de gerichte bezoeker als de occasionele passant

> Eigen activiteiten en aanbod worden op een efficiënte en aangename manier gecommuniceerd

> Via de nieuwsbrieven en facebookpagina wordt een potentieel geïnteresseerd publiek regelmatig op nieuwigheden en vaste waarden in het aanbod gewezen

> De informatie over sportinfrastructuur in Brussel is correct en wordt volledig ontsloten

> Onderzoek naar de wenselijkheid en haalbaarheid van een rechtstreekse input van derden in VIKS via UitinVlaanderen

> Afsprakenkaders opstellen voor opname gegevens in de sport- en vakantiegids (geografische afbakening, erkend of niet)

D. AAN TE LEVEREN IN DE OFFERTE

In het technisch en functioneel gedeelte van de offerte dient de inschrijver informatie te voegen over de gevraagde items, die de aanbestedende overheid in staat stelt om de gunningscriteria te beoordelen.

De inschrijver wordt geacht om minstens de volgende informatie aan te leveren:

• een ontwerp van de cover en 2 bladzijden (met gegevens) van de Sportgids;

• een ontwerp van een affiche voor Stadskriebels;

• een gedetailleerd plan van aanpak voor het leveren van advies inzake communicatieflow, … voor de VGC-sportdienst.

DEEL 3 – OFFERTEFORMULIER

VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE – Aankoop

Betreft: Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor de vormgeving van publicaties en het leveren van communicatie-advies aan de VGC-sportdienst.

NAAM/FIRMA ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

A. ADMINISTRATIEVE GEGEVENS

contactpersoon

Naam: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Telefoon: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Gsm: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

E-mail: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Overeenkomst

De ondergetekende : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

(naam en voornaam)

Hoedanigheid of beroep: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Nationaliteit: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….….

Woonplaats: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

(volledig adres)

ofwel1

De vennootschap: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………….

(firmanaam of benaming)

Juridische vorm: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

1 Doorhalen wat niet van toepassing is

Nationaliteit: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…….

Maatschappelijke zetel: ………………………………………………………………………………………………………………………………………..……………………

(volledig adres)

Rekeningnummer: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Op naam van: …………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………..

Vertegenwoordigd door: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Ondergetekende(n)

Hoedanigheid: ……………………………………………………………………………..………………………………………………………………………………………………

Telefoonnummer: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

E-mail adres: ………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………

Ondernemingsnummer: ……………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………..

Registratienummer bij de RSZ: ……………………………………………………………………………………………………………………….……………………

verbindt of verbinden zich tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van dit opdrachtdocument, van de beschreven opdracht met betrekking tot de vormgeving van publicaties en het leveren van communicatie-advies aan de VGC-sportdienst.

Na(a)m(en): Datum:

Handtekening(en)(*):

(*)De ondertekenaar van de offerte is wettelijk bevoegd om de firma te vertegenwoordigen en een offerte te ondertekenen voor de firma.

Betreft: Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor de vormgeving van publicaties en het leveren van communicatie-advies aan de VGC-sportdienst.

NAAM/FIRMA ………………………………………………………………………………………………………………………………………………

B. FINANCIËLE GEGEVENS

- De globale prijs voor 3 jaar voor het ontwerp en de vormgeving van onderstaande gevraagde publicaties/items:

	Aantal per jaar	Xxxxx excl. btw voor de aantallen per jaar	Bedrag van de btw voor de aantallen per jaar	Totaal btw incl.
Algemene werking
Sportgids - A5 – 210 blz.	1
G-brochure - A5 – 48 blz.	1
Lessenreeksen VGC-sportdienst A5 – 20 blz.	1
Vouwfolder Sportkaar 50+ A5 – 10 blz.	1
Flyer lokaal aanbod A5 - dubbelzijdig	7
Promotionele postkaart A6 - dubbelzijdig	1
Advertentie – 215mm x 142,5mm	2
Affiche - A2	2
Stadskriebels
Ontwerp campagnebeeld	1
Flyer – A5	1
Affiche – A2	1
Informatiedrager voor de dag zelf	1
T-shirtontwerp	1
Advertentie (2 formaten) Digitaal half page desktop/tablet 300*600 Papieren 215mm x 95mm	1
			Totaal per jaar
			Totaal 3 jaar

- De globale prijs voor 3 jaar voor het advies, de opmaak van een werkwijze en een wijze van rapportering:

	Xxxxxx btw excl.	Bedrag van de btw	Bedrag btw incl.
1ste jaar
2de jaar
3de jaar
Totaal

- De prijs per uur voor nieuwe, occasionele ontwerpen, de opmaak en administratieve coördinatie ervan (extra pagina’s/publicaties

het bedrag excl. btw: ………………………….…………………………………………………………………………………………………….

het bedrag van de btw: …………………………………………………………………………………………………………………………..…

het bedrag incl. btw: …………………………………………………………………………………………………………………………………

De prijzen worden in de offerte opgegeven in euro tot 2 cijfers na de komma.

Na(a)m(en): Datum:

Handtekening(en)(*):

(*)De ondertekenaar van de offerte is wettelijk bevoegd om de firma te vertegenwoordigen en een offerte te ondertekenen voor de firma.

Betreft: Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor de vormgeving van publicaties en het leveren van communicatie-advies aan de VGC-sportdienst

NAAM/FIRMA ………………………………………………………………………………………………………………………………………………

C. TECHNISCHE EN FUNCTIONELE GEGEVENS

De inschrijver dient een omschrijving te geven hoe de opdracht zal uitgevoerd worden, die de aanbestedende overheid in staat stelt de gunningscriteria te beoordelen, rekening houdend met de technische & functionele specificaties.

De inschrijver wordt geacht om volgende informatie aan te leveren:

• een ontwerp van de cover en 2 bladzijden (met gegevens) van de Sportgids;

• een ontwerp van een affiche voor Stadskriebels;

• een gedetailleerd plan van aanpak voor het leveren van advies inzake communicatieflow, … voor de VGC-sportdienst

Na(a)m(en): Datum:

Handtekening(en)(*):

(*)De ondertekenaar van de offerte is wettelijk bevoegd om de firma te vertegenwoordigen en een offerte te ondertekenen voor de firma.

Betreft: Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor de vormgeving van publicaties en het leveren van communicatie-advies aan de VGC-sportdienst

NAAM/FIRMA ………………………………………………………………………………………………………………………………………………

D. BIJ TE VOEGEN DOCUMENTEN

• de nodige documenten waaruit de bevoegdheid blijkt van de personen die een handtekening plaatsen om de onderneming te verbinden;

• een uittreksel uit het strafregister.

Na(a)m(en): Datum:

Handtekening(en)(*):

(*)De ondertekenaar van de offerte is wettelijk bevoegd om de firma te vertegenwoordigen en een offerte te ondertekenen voor de firma.

Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de goedkeuring voor het uitschrijven van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor de vormgeving van publicaties en het leveren van communicatie-advies aan de VGC-sportdienst nr. 20172018-0136 van 26-10-2017

Document Metadata

Table of Contents

Vlaamse Gemeenschapscommissie Collegebesluit nr. 20172018-0136

Document Metadata

Vlaamse Gemeenschapscommissie Collegebesluit nr. 20172018-0136