TOELICHTING

TOELICHTING

Overeenkomst/machtiging om op te treden als direct vertegenwoordiger

Om op te kunnen treden als direct vertegenwoordiger dient door de douaneagent over een machtiging te worden beschikt van diegene die wordt vertegenwoordigd. Fenex en evofenedex hebben gezamenlijk ten behoeve van de leden in overleg met de Douane, een modelovereenkomst/machtiging opgesteld. Dit model is naast een machtiging tegelijk een overeenkomst waarin de rechten en verplichtingen van beide partijen zijn opgenomen. Bij deze overeenkomst/machtiging behoort een checklist (bijlage B) die op verzoek van evofenedex is samengesteld. Hierin wordt aangegeven over welke informatie en documenten de direct vertegenwoordiger over het algemeen dient te beschikken om een aangifte te kunnen verrichten.

Functie model overeenkomst/machtiging Voornoemde overeenkomst/machtiging met de daarbij behorende bijlage B heeft de functie van een model. Bepalingen kunnen, indien dit wenselijk wordt geacht, naar keuze worden aangepast of toegevoegd. Van evofenedex is toestemming gekregen om het logo van evofenedex te gebruiken. Deze toestemming is echter beperkt tot de modelovereenkomst/machtiging zoals bijgaand ter beschikking gesteld. In dit model wordt voor wat betreft de omvang van de machtiging en de zekerheidstelling/gebruik betalingsfaciliteit al een bepaalde keuze gemaakt. Aan de modelovereenkomst/machtiging dient nog nadere invulling te worden gegeven. Dit geldt voor de duur en de opzegging/intrekking van de overeenkomst/machtiging. Voorts kan artikel 6 worden geschrapt indien de uitvoering van de overeenkomst/machtiging niet wordt uitbesteed aan/gebruikt door een andere douane-expediteur.

Toepasselijkheid Nederlandse Expeditievoorwaarden

Volgens het model zijn de Nederlandse Expeditievoorwaarden van toepassing. Om de omvang van de overeenkomst/machtiging te beperken, zijn de bepalingen die reeds in de Nederlandse Expeditievoorwaarden zijn geregeld niet in de overeenkomst opgenomen (zoals de aansprakelijkheid, verjaring/verval, de rechts- en forumkeuze). Let erop dat als van de Nederlandse Expeditievoorwaarden wordt afgeweken er aanvullende afspraken gemaakt moeten worden.

Met het oog op de toepasselijkheid van algemene voorwaarden is het van groot belang dat de Nederlandse Expeditievoorwaarden als bijlage bij de overeenkomst/machtiging worden gevoegd.

Machtiging

De direct vertegenwoordiger moet beschikken over een machtiging van zijn opdrachtgever/vertegenwoordigde waaruit zijn vertegenwoordigingsbevoegdheid blijkt. De machtiging dient in de administratie van de direct vertegenwoordiger te worden bewaard en hoeft niet vooraf of op het moment van indienen van de aangifte te worden overlegd. Wanneer de Xxxxxx achteraf constateert dat een machtiging ontbreekt of ontoereikend is, wordt de direct vertegenwoordiger geacht de aangifte op eigen naam en voor eigen rekening te hebben gedaan.

Het verstrekken van een machtiging is een civielrechtelijke aangelegenheid. Met het oog op de vaststelling door de Douane of de machtiging toereikend is, heeft het ministerie van Financiën kenbaar gemaakt dat de Douane moet kunnen vaststellen;

• wie de opdrachtgever is;

• of deze echt bestaat;

• waar deze is gevestigd;

• door wie de machtiging namens de opdrachtgever is ondertekend;

FENEX Nederlandse Organisatie voor Expeditie en Logistiek

BEZOEKADRES PortCity II / Xxxxxxxxx X.x. 00 / 0x etage / Xxxxxxxxxxx 0000 / 0000 XX Xxxxxxxxx

POSTADRES Xxxxxxx 00000 / 0000 XX Xxxxxxxxx

T 000- 0000 000 / E xxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx / xxx.xxxxx.xx

• of deze persoon wel bevoegd is om deze machtiging af te geven.

Omvang machtiging

De machtiging zoals gesteld in de preambule van het model, houdt in dat de in de douanewetgeving voorgeschreven aangiften door de douane-expediteur mogen worden verricht in naam en voor rekening van de opdrachtgever. De machtiging strekt zich uit tot alle handelingen en communicaties tot en met de beëindiging van de verificatie en in verband met de uitreiking van de mededeling van de douaneschuld.

Volgens de Belastingdienst / Xxxxxx horen hierbij ook alle handelingen en communicatie met betrekking tot fysieke opnames en monsternemingen bij.

De machtiging is tegelijkertijd een overeenkomst waarin rechten en verplichtingen van partijen worden geregeld. Er is voor gekozen om in de machtiging op te nemen dat door de opdrachtgever tevens een opdracht aan de expeditieonderneming wordt verleend om deze aangiften met alle handelingen die daarbij horen te doen. Indien een expeditieonderneming deze opdracht niet wenst te aanvaarden, kan hij deze op basis van artikel 1.4 weigeren. Indien hij de opdracht niet aanvaardt, dient hij dit echter wel zo spoedig mogelijk kenbaar te maken aan zijn opdrachtgever.

Omvang aanvullende machtiging Verder wordt de expeditieonderneming aanvullend gemachtigd om de in de machtiging omschreven verzoeken tot terugbetaling/kwijtschelding en bezwaarschriften te doen/in te dienen. Ook voor deze verzoeken en bezwaarschriften geldt dat hiervoor gelijktijdig een opdracht wordt verstrekt. Indien een expeditieonderneming deze opdracht niet wil aanvaarden, kan

wederom op basis van artikel 1.4 een en ander worden geweigerd, met inachtneming van de voorwaarde dat dit zo spoedig mogelijk kenbaar wordt gemaakt aan de opdrachtgever.

Er is voor gekozen om de verzoeken en bezwaarschriften waarvoor de machtiging en de opdracht gelden specifiek te omschrijven. Gezocht is naar een machtiging/opdracht die recht doet aan wat een expeditieonderneming wil en kan doen voor zijn opdrachtgever, gezien zijn positie in het aangifteproces en de afbakening van zijn verantwoordelijkheden. Er is dus een afweging gemaakt met betrekking tot de werkzaamheden die een expeditieonderneming wil/kan doen zonder iedere keer terug te moeten gaan naar zijn opdrachtgever en de werkzaamheden waarvoor het raadzaam is om toch aparte afspraken te maken.

Dit houdt dus in dat niet alle denkbare verzoeken tot terugbetaling en bezwaarschriften op basis van deze machtiging kunnen en moeten worden gedaan. Alleen de in de overeenkomst/machtiging omschreven verzoeken tot terugbetaling/kwijtschelding en bezwaarschriften kunnen worden gedaan/ingediend. Indien andere dan de genoemde verzoeken en bezwaarschriften ten behoeve van de opdrachtgever worden gedaan, dient dit separaat te worden overeengekomen.

Vertegenwoordigingsbevoegdheid Indien de opdrachtgever bij een navordering ontkent dat er sprake is van directe vertegenwoordiging zal de Douane moeten nagaan of de

douaneagent inderdaad terecht als direct vertegenwoordiger kan worden aangemerkt. Zo zal onder meer worden nagegaan of degene door wie de machtiging is ondertekend wel de bevoegde persoon is om deze machtiging af te geven. In dit verband wordt geadviseerd om te beschikken over een actueel uittreksel van de inschrijving van de onderneming in het Handelsregister of een verklaring van een bevoegd persoon in de onderneming waaruit de bevoegdheid van de persoon die de volmacht ondertekend, blijkt.

Hoewel in de jurisprudentie en de rechtsliteratuur een leerstuk is ontwikkeld over de schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid (waaronder het opgewekte vertrouwen bij de vertegenwoordiger dat hij als zodanig mocht optreden) wordt geadviseerd zorgvuldig na te gaan of de machtiging rechtsgeldig is. Verder is het raadzaam dat in offertes en opdrachtbevestigingen wordt vermeld dat wordt opgetreden als direct vertegenwoordiger. Dit kan wellicht een bijdrage leveren aan de vaststelling dat de opdrachtgever de schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid heeft gewekt, bijvoorbeeld als de machtiging niet door een bevoegde persoon is verstrekt.

Aanwezig zijn bij fysieke opnames en monsternemingen

De Douane is van mening dat - tenzij uitdrukkelijk anders door (één van de partijen) wordt aangegeven - de communicatie omtrent en het aanwezig zijn bij fysieke opnames en monsternemingen onlosmakelijk verbonden is met de werkzaamheden die worden verricht door de direct vertegenwoordiger in het kader van de aangifte. Met het oog op de automatische opdracht in de overeenkomst/machtiging dienen partijen hier alert op te zijn. Het daadwerkelijk aanwezig zijn bij een fysieke opname of een monsterneming door de direct vertegenwoordiger is middels de formulering in artikel 1.3 afhankelijk gesteld van het belang van de opdrachtgever hierbij. De expediteur zal dit beoordelen op basis van de hem bekende informatie. Elementen die hierbij door de expediteur afgewogen dienen te worden zijn de aard van de controle, de soort van de goederen en de informatie verschaft door de opdrachtgever. Het is raadzaam dat partijen hier goed over communiceren en nagaan of nadere afspraken wenselijk zijn.

Zorgverplichting van de direct vertegenwoordiger

In artikel 2 worden de verplichtingen van partijen nader geregeld. In artikel 2.2 wordt op de direct vertegenwoordiger de zorgverplichting neergelegd om van zijn opdrachtgever de benodigde bescheiden, inlichtingen en gegevens te verlangen waarvan het belang om een juiste aangifte te verrichten bij hem redelijkerwijs bekend is. Deze verplichting is mede op verzoek van evofenedex in de overeenkomst opgenomen. Van een professionele douane-expediteur mag worden verwacht dat hij zijn opdrachtgever wijst op hetgeen van belang is met het oog op het doen van een juiste aangifte.

Uit dit oogpunt is ook de in artikel 1.2 bijlage B) Checklist ‘benodigde informatie en documenten’ opgesteld, wat hierbij als een hulpmiddel moet worden beschouwd. De direct vertegenwoordiger kan dit aan zijn opdrachtgever verstrekken zodat hij concreet invulling kan geven aan zijn zorgverplichting. Deze checklist is echter niet altijd toepasbaar en afhankelijk van de goederenzending dienen wellicht nog andere gegevens van de opdrachtgever te worden verlangd. Hoewel deze lijst met zorg is samengesteld is hetgeen hierin opgenomen geen limitatieve opsomming.

Zekerheidstelling / betaling van rechten In artikel 2 van het model wordt voor wat betreft de zekerheidstelling en de betaling van rechten geregeld dat gebruik zal worden gemaakt van de faciliteiten van de direct vertegenwoordiger. In de praktijk zal dit de meest voorkomende situatie zijn, maar het is ook mogelijk dat de opdrachtgever er voor kiest zijn eigen maandkrediet te gebruiken.

Administratieverplichting

In artikel 4 wordt de visie van de Douane met betrekking tot de administratieverplichting weergegeven.

Duur en beëindiging / intrekking van de overeenkomst/machtiging

Ten aanzien van de duur en de beëindiging/intrekking van de overeenkomst/machtiging (zoals geregeld in artikel 5), is het aan partijen om een keuze te maken. Teneinde ervoor te zorgen dat een toereikende machtiging wordt afgegeven is in het model gekozen om standaard te regelen dat de overeenkomst/machtiging wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. Wel is het van groot belang dat de ingangsdatum wordt vermeld. De ingangsdatum kan een andere zijn dan de datum van ondertekening van de overeenkomst/machtiging. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat op vrijdagmiddag een verzoek wordt gedaan om een bepaalde aangifte te doen en dat de overeenkomst/machtiging pas op maandag wordt ondertekend en toegestuurd. Het vermelden van een eerdere ingangsdatum houdt dan een bekrachtiging in van de reeds eerder gemaakte afspraak een en ander uit te voeren als direct vertegenwoordiger.

Derden

In de praktijk komt het geregeld voor dat een logistiek dienstverlener het doen van douaneaangiften uitbesteedt aan een andere (douane-)expediteur. De logistiek dienstverlener kan in dit geval zelf als aangever optreden en een opdracht en een machtiging afgeven aan een douaneagent. Indien de logistiek dienstverlener niet wenst op te treden als aangever (hij is dan ook aansprakelijk) kunnen een tweetal situaties worden onderscheiden:

1) De douaneagent verkrijgt de machtiging direct van de importeur. Hierbij is er geen sprake van een derde. De logistiek dienstverlener is hier verder niet meer bij betrokken.

2) De douaneagent verkrijgt de machtiging van de importeur via de logistiek dienstverlener. In dit geval dient in de machtiging van de importeur aan de logistiek dienstverlener al kenbaar worden

gemaakt, dat een met name genoemde douaneagent op zal treden als direct vertegenwoordiger in naam en voor rekening van de importeur. Artikel 6 van het model voorziet in deze situatie. Tussen de douaneagent en logistiek dienstverlener dienen nog wel nadere afspraken te worden gemaakt.

Indien de uitvoering van de overeenkomst/machtiging en de verleende machtiging niet worden uitbesteed aan/gebruikt door een andere douane-expediteur kan artikel 6 worden geschrapt.

1