Algemene voorwaarden - Versie juni 2021 Algemene bepalingen

Algemene voorwaarden - Versie juni 2021 Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

1.1. Account: het persoonlijke Account van de Afnemer dan wel Eindgebruiker waarmee hij of zij toegang krijgt tot de Dienst.

1.2. Afnemer: de aanduiding van de school of bovenschoolse organisatie of natuurlijke- of rechtspersoon handelend in de uitoefening van beroep of bedrijf, met wie Schoolmonitor de Overeenkomst sluit.

1.3. Algemene Voorwaarden: onderhavige voorwaarden.

1.4. Dienst(en): de onlinedienst Schoolmonitor.

1.5. Eindgebruiker: de natuurlijke persoon die de door Schoolmonitor ten behoeve van Afnemer geleverde Dienst gebruikt.

1.6. Hoofdaccount: het persoonlijke Account van de Afnemer voor de Dienst waarbij de Afnemer extra beheerdersrechten toegekend heeft gekregen.

1.7. Hoofdgebruiker: de natuurlijke persoon die ten behoeve van Afnemer de geleverde Dienst gebruikt, aan wie extra beheerdersrechten zijn toegekend.

1.8. Offerte: Schriftelijk aanbod van Schoolmonitor.

1.9. Overeenkomst: overeenkomst tussen Schoolmonitor en Afnemer op grond waarvan Schoolmonitor de Dienst levert aan Afnemer en waarvan de Algemene Voorwaarden onlosmakelijk onderdeel uitmaken.

1.10. Partij(en): Schoolmonitor en Afnemer tezamen of afzonderlijk.

1.11. Schoolmonitor: SWSH B.V. handelend onder de naam Schoolmonitor, aanbieder van de Dienst, gevestigd te Xxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxxxxxx, bereikbaar via telefoonnummer 0512-528759 en e-mailadres xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx, KvK-nummer: 60985062, Btw-identificatienummer NL854148000B01.

1.12. Schriftelijk: onder schriftelijk valt in deze Algemene Voorwaarden ook communicatie per e-mail mits de identiteit van de afzender en integriteit van de inhoud voldoende vaststaat.

1.13. Vertrouwelijke Informatie: niet-publieke informatie die gerelateerd is aan een of beide Partijen en informatie waarvan een Partij aangeeft dat deze informatie vertrouwelijk is, of die, naar de aard van de informatie of onder de omstandigheden waaronder de bekendmaking plaatsvindt, als vertrouwelijk dient te worden behandeld.

Artikel 2. Werkzaamheden

2.1. De Dienst wordt aangeboden door Schoolmonitor voor het onder andere ontwikkelen, uitvoeren, controleren en bijstellen van jaarplannen en bijbehorende rapportages voor scholen en overkoepelende bovenschoolse organisaties. Binnen de Dienst kan de Afnemer tevens bij andere scholen en bovenschoolse organisaties jaarplannen en bijbehorende rapportages ter inspiratie inzien wanneer deze informatie door Afnemers is vrijgegeven om te delen binnen het interne- en/of externe netwerk.

Artikel 3. Toepasselijkheid en interpretatie

3.1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op elk aanbod van Schoolmonitor, waaronder Offertes en de uitvoering van (toekomstige) Overeenkomsten.

3.2. De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van Afnemer wordt uitdrukkelijk uitgesloten.

3.3. Afwijkingen en aanvullingen van de Algemene Voorwaarden zijn slechts geldig indien deze Schriftelijk tussen Partijen zijn overeengekomen.

3.4. Voordat de Overeenkomst wordt gesloten, zal de tekst van de Algemene Voorwaarden beschikbaar worden gesteld aan de wederpartij. Indien dit redelijkerwijs niet mogelijk is, zal Schoolmonitor de wederpartij voordat de Overeenkomst wordt gesloten op de hoogte brengen op welke wijze de Algemene Voorwaarden kosteloos zijn in te zien.

Artikel 4. Totstandkoming Overeenkomst

4.1. Een Offerte of ander aanbod van Schoolmonitor is vrijblijvend en is geldig voor de duur van 60 (zestig) dagen. Schoolmonitor is niet verplicht om een aanvaarding na het verstrijken van deze periode aan te nemen, maar indien Schoolmonitor daartoe overgaat, geldt de Offerte of het aanbod alsnog als aanvaard.

4.2. De Overeenkomst komt tot stand door aanvaarding van de Offerte of ander aanbod van Schoolmonitor. Het aanbod wordt in ieder geval aanvaard door de (digitale) ondertekening van de Offerte door Xxxxxxx of een akkoord per mail.

4.3. Indien Afnemer niet expliciet aangeeft akkoord te gaan met de Offerte of het aanbod, maar er desondanks mee instemt of die indruk wekt, door de toegang tot de Dienst te verzoeken, dan wordt de Offerte of het aanbod als aanvaard beschouwd. Dit geldt ook wanneer Afnemer Schoolmonitor verzoekt bepaalde werkzaamheden te verrichten of producten te leveren zonder een Offerte af te wachten.

4.4. Schoolmonitor is alleen gebonden aan een, door een potentiële Afnemer gedane, (al dan niet op ondergeschikte punten) afwijkende aanvaarding van een aanbod van Schoolmonitor, indien Schoolmonitor de afwijkende aanvaarding Schriftelijk uitdrukkelijk accepteert.

4.5. De toepassing van artikel 227b lid 1 en 227c van boek 6 van het Burgerlijk Wetboek is uitgesloten.

Artikel 5. Demoversie

5.1. Potentiële Afnemers kunnen op verzoek aanspraak maken op een gratis demoversie van de Dienst.

5.2. De demo-periode heeft een duur van 30 (dertig) dagen.

5.3. Na of tijdens de demo-periode als genoemd in het vorige lid zal Schoolmonitor contact opnemen met de potentiële Afnemer om een passend aanbod te doen. Indien de potentiële Afnemer te kennen geeft de Dienst niet te willen afnemen, zal de demo- omgeving na de duur genoemd in het tweede lid worden afgesloten. De ingevoerde gegevens worden 30 (dertig) dagen na het afsluiten van de toegang definitief verwijderd.

Artikel 6. Uitvoering van de Overeenkomst

6.1. Schoolmonitor en de Afnemer zijn gehouden al datgene te doen en laten wat redelijkerwijs nodig en wenselijk is voor een tijdige en juiste uitvoering van de Overeenkomst.

6.2. Nadat de Overeenkomst tot stand is gekomen, zal Schoolmonitor zich inspannen om zo spoedig mogelijk te starten met de uitvoering van de Overeenkomst. Dit betekent in ieder geval dat Schoolmonitor zo spoedig mogelijk een gebruiksomgeving voor de Afnemer realiseert en een Hoofdaccount aan de Afnemer verstrekt. De door Schoolmonitor eventueel genoemde levertermijnen zijn indicatief en gelden niet als fatale termijnen.

6.3. Afnemer zal aan Schoolmonitor de ondersteuning bieden die nodig en wenselijk is om een juiste en tijdige levering van de Dienst mogelijk te maken. In ieder geval zal Afnemer aan Schoolmonitor alle gegevens en andere informatie verstrekken waarvan

Schoolmonitor aangeeft dat deze noodzakelijk zijn, of waarvan Xxxxxxx redelijkerwijs moet begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst.

6.4. Schoolmonitor heeft het recht om derden in te schakelen bij de uitvoering van de Overeenkomst. Eventuele hiermee verband houdende kosten komen alleen voor rekening van Xxxxxxx als dat vooraf is overeengekomen.

Artikel 7. Hoofdaccount

7.1. Om gebruik te kunnen maken van de Dienst, heeft Xxxxxxx een Account nodig. Schoolmonitor zal aan Afnemer logingegevens voor een administratoraccount (het Hoofdaccount) ter beschikking stellen, waarmee Xxxxxxx zelf Accounts voor Eindgebruikers kan aanmaken.

7.2. Binnen de omgeving van de Dienst wordt aan Hoofdgebruiker(s) een aantal extra beheerdersrechten toegekend. Deze beheerdersrechten bestaan uit, maar zijn niet beperkt tot:

a. Het instellen van een alleen-leesbevoegdheid voor gebruikers zonder account.

b. Het uitnodigen en verwijderen van medewerkers voor de Dienst.

c. Het toevoegen van scholen binnen het eigen netwerk.

d. Het inzien en bewerken van projecten zonder specifieke toewijzing aan het project.

e. Het toevoegen en aanpassen van beleidsonderwerpen.

f. Het instellen van prestatie indicatoren.

g. Overige beheerdersrechten die in de Overeenkomst of in communicatie tussen Partijen zijn benoemd.

7.3. Schoolmonitor kan een limiet stellen aan het aantal Eindgebruikers dat van de Dienst gebruik mag maken.

7.4. Een Account en de inloggegevens zijn strikt persoonlijk en mogen niet gedeeld worden met een andere persoon. Afnemer of Eindgebruiker dienen de logingegevens geheim te houden.

7.5. Het gebruik van Accounts door de Afnemer en/of Eindgebruikers valt onder de verantwoordelijkheid en is voor risico van Afnemer. Schoolmonitor mag ervan uitgaan dat alles wat gebeurt vanaf de Accounts onder leiding en toezicht van Afnemer gebeurt.

7.6. Als logingegevens van een Account zijn kwijtgeraakt of uitgelekt, zal Afnemer direct alle maatregelen nemen die redelijkerwijs nodig en wenselijk zijn om misbruik van het Account te voorkomen. Deze maatregelen kunnen bijvoorbeeld bestaan uit het wijzigen van het wachtwoord en/of het blokkeren van het Account. Ook zal Afnemer direct melding maken bij Schoolmonitor, zodat er eventueel aanvullende maatregelen genomen kunnen worden ter voorkoming van misbruik van het Account.

Artikel 8. Toegang tot de Dienst

8.1. Schoolmonitor kan in de (uitzonderlijke) gevallen die haar geraden acht, ertoe overgaan om de documenten of bestanden van Afnemer zoals opgeslagen via de Dienst of bij Schoolmonitor te verwijderen en/of (medewerkers van) de Afnemer de toegang tot de Dienst te ontzeggen.

8.2. De gevallen zoals bedoeld in het eerste lid bevatten in ieder geval de volgende situaties:

a. De Afnemer heeft een betalingsachterstand bij Schoolmonitor.

b. Schoolmonitor heeft gegronde redenen om te vermoeden dat de Afnemer de verplichtingen zoals onderdeel van de Overeenkomst, niet kan nakomen.

c. Schoolmonitor heeft bij de Afnemer een inbreuk op de Intellectuele Eigendomsrechten van Schoolmonitor of derden geconstateerd.

d. Afnemer verspreidt (moedwillig) onjuiste informatie via de Dienst of over Schoolmonitor.

e. De (medewerkers van) Afnemer uit zich door onbehoorlijk taalgebruik naar (medewerkers van) Schoolmonitor.

f. Misbruik van de Dienst en/of andere (bijbehorende) diensten die aangeboden worden door SWSH B.V.

8.3. In het geval dat een situatie als bedoeld in dit artikel zich voordoet, zal Schoolmonitor voorafgaand aan het bedoelde in het eerste lid, de Afnemer 1 (één) keer waarschuwen, tenzij de waarschuwing niet afgewacht kan worden.

8.4. De Overeenkomst blijft in stand wanneer hetgeen als bedoeld in dit artikel zich voordoet. Eventuele betalingsverplichtingen van de Afnemer komen bij de gevallen als bedoeld in dit artikel niet te vervallen.

Artikel 9. Prijzen en betaling

9.1. Alle door Schoolmonitor vermelde prijzen zijn in euro’s en exclusief btw.

9.2. Aan het gebruik van de Dienst is een vergoeding per jaar (12 kalendermaanden) verbonden. Deze vergoeding dient steeds 30 (dertig) dagen voor het begin van de nieuwe periode te worden voldaan.

9.3. De periode waarin gebruik wordt gemaakt van het demo-account wordt niet meegerekend in de bovengenoemde afnameduur van één jaar. Voor de demo-periode worden geen kosten in rekening gebracht.

9.4. Alle prijzen in iedere aanbieding of Offerte van Schoolmonitor zijn onder voorbehoud van programmeer- en typefouten. In geval van enige inconsistentie tussen de website en de Overeenkomst prevaleert te allen tijde de Overeenkomst.

9.5. Schoolmonitor is gerechtigd de gehanteerde prijzen in deze Overeenkomst op elk moment te verhogen. Schoolmonitor zal Afnemer hiertoe ten minste 2 (twee) maanden Schriftelijk van tevoren op de hoogte stellen. Afnemer heeft bij een prijsverhoging het recht de Overeenkomst te beëindigen, met inachtneming van een opzegtermijn van 1 (één) maand.

9.6. Schoolmonitor is gerechtigd de prijzen jaarlijks, gedurende de maand januari, met maximaal het percentage van 5 (vijf) procent te verhogen, zonder de mogelijkheid voor Afnemer om de Overeenkomst op te zeggen.

9.7. Tenzij anders is overeengekomen verleent Xxxxxxx door het aangaan van de Overeenkomst een SEPA-machtiging aan Schoolmonitor om de door Afnemer verschuldigde bedragen automatisch te incasseren van de bankrekening van Afnemer.

9.8. De Afnemer draagt telkens zorg voor een toereikend saldo op de voor de automatische incasso bestemde bankrekening. Indien geen afschrijving kan plaatsvinden, dient de Afnemer de door Schoolmonitor gefactureerde bedragen vóór het einde van de vervaltermijn op andere wijze te voldoen.

9.9. De betaaltermijn is 14 (veertien) dagen na factuurdatum.

9.10. Afnemer is bij gebreke van betaling vanaf de vervaldatum van de factuur van rechtswege in verzuim, zonder dat een voorafgaande ingebrekestelling vereist is. Schoolmonitor is dan gerechtigd de Xxxxxxx het gehele verschuldigde bedrag, alsmede de vanaf de vervaldag over het verschuldigde bedrag berekende rente ad 1 (één) procent per maand, dan wel, indien hoger, de wettelijke handelsrente in rekening te brengen.

9.11. Onverminderd het bovenstaande zullen alle kosten, die samenhangen met het incasseren van openstaande vorderingen – zowel de gerechtelijke als de buitengerechtelijke (daaronder begrepen de kosten voor advocaten, deurwaarders en incassobureaus) - voor rekening van de Afnemer zijn. Schoolmonitor is in ieder geval gerechtigd direct, dus desgewenst bij de eerste aanmaning, een bedrag aan buitengerechtelijke kosten in rekening te brengen ter grootte van 15 (vijftien) procent

van het openstaande bedrag, met een minimum van EUR 250,- (tweehonderdvijftig euro).

9.12. Afnemer is niet gerechtigd om enige op Afnemer rustende betalingsverplichting te verrekenen met enige vordering op Schoolmonitor uit welken hoofde dan ook.

9.13. Schoolmonitor is gerechtigd de vorderingen van Afnemer op Schoolmonitor te verrekenen met de vorderingen, uit welke hoofde dan ook, van Schoolmonitor op Afnemer.

9.14. Indien Schoolmonitor gerede twijfel heeft over de voldoening van de betalingsverplichtingen van Afnemer, is Schoolmonitor gerechtigd een bankgarantie of borgstelling te verlangen, dan wel een waarborgsom te vorderen. Het bedrag daarvan zal niet hoger zijn dan het bedrag dat Xxxxxxx in redelijkheid gedurende 6 (zes) maanden verschuldigd zou zijn.

Artikel 10. Klachtenregeling en geschillen

10.1. In geval van klachten over de dienstverlening van Schoolmonitor, de Dienst of de uitvoering van de Overeenkomst, kan de klacht kenbaar worden gemaakt aan Schoolmonitor via de helpdesk, xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx of 0513-528759 of via het contactformulier op de website xxxxx://xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/.

10.2. Klachten over de uitvoering van de Overeenkomst dienen binnen een bekwame tijd na het constateren van de gebreken bij Schoolmonitor te worden ingediend.

10.3. Schoolmonitor zal zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 14 (veertien) dagen na ontvangst van de klacht, inhoudelijk op de klacht reageren. Indien de klachtenafhandeling niet binnen deze termijn kan geschieden, zal Schoolmonitor de indiener van de klacht hiervan op de hoogte stellen en een indicatie geven binnen welke termijn de klacht inhoudelijk behandeld zal worden.

10.4. Voor zover door de regels van dwingend recht niet anders wordt voorgeschreven, zullen alle geschillen in verband met Schoolmonitor of andere diensten van SWSH B.V. worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter voor het arrondissement waarin SWSH B.V. is gevestigd.

Artikel 11. Aansprakelijkheid

11.1. Schoolmonitor is jegens Afnemer slechts aansprakelijk voor directe schade als gevolg van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van deze Overeenkomst. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan alle schade bestaande uit:

x. xxxxxx direct toegebracht aan stoffelijke zaken (“zaakschade”);

b. kosten voor het beëindigen en beperken van een datalek;

c. kosten voor herstelwerkzaamheden om dataverlies te voorkomen;

d. redelijke en aantoonbare kosten die Afnemer heeft moeten maken om Schoolmonitor er toe te manen de Overeenkomst (weer) deugdelijk na te komen;

e. redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade voor zover betrekking hebbende op de directe schade zoals hier bedoeld is;

f. redelijke en aantoonbare kosten die Afnemer heeft gemaakt ter voorkoming of beperking van de directe schade zoals in dit artikel bedoeld;

g. redelijke en aantoonbare kosten de Afnemer heeft gemaakt om de prestatie alsnog te laten voldoen aan de Overeenkomst.

Voor overige schade is Schoolmonitor niet aansprakelijk.

11.2. Het maximale bedrag dat in geval van aansprakelijkheid krachtens lid 1 van het onderhavige artikel zal worden uitgekeerd is per gebeurtenis dan wel een reeks van samenhangende gebeurtenissen beperkt tot de vergoeding (exclusief btw) die is

bedongen voor de Overeenkomst voor het leveren van de Dienst gedurende 3 (drie) maanden.

11.3. De aansprakelijkheid van Schoolmonitor wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst ontstaat slechts indien Afnemer Schoolmonitor onverwijld en deugdelijk Schriftelijk in gebreke stelt, stellende daarbij een redelijke termijn ter zuivering van de tekortkoming, en Schoolmonitor ook na die termijn toerekenbaar in de nakoming van zijn verplichtingen tekort blijft schieten. De ingebrekestelling dient een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, zodat Schoolmonitor in staat is adequaat te reageren.

11.4. De beperking van aansprakelijkheid zoals bedoeld in de vorige leden van het onderhavige artikel komt te vervallen indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Schoolmonitor.

11.5. De toepassing van artikel 6:271 e.v. Burgerlijk Wetboek is uitgesloten.

11.6. Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is dat Afnemer de schade uiterlijk binnen 30 (dertig) dagen na ontdekking Schriftelijk bij Schoolmonitor meldt.

11.7. Afnemer vrijwaart Schoolmonitor voor alle aanspraken van derden (waaronder klanten van Afnemer), ter zake van vergoeding van schade, kosten of rente, verband houdende met deze Overeenkomst.

11.8. Schoolmonitor stelt de Dienst beschikbaar zonder garantie of toezegging omtrent juistheid en conformiteit. Schoolmonitor kan niet garanderen dat een de Dienst vrij is of op enig moment vrij zal zijn van fouten.

11.9. Behoudens het geval van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Schoolmonitor, is de aansprakelijkheid van Schoolmonitor voor schade als gevolg van een tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst, een onrechtmatige daad of anderszins, beperkt tot de vergoeding (exclusief btw) zoals door Afnemer betaald gedurende 6 (zes) maanden voorafgaande aan het ontstaan van de schade.

11.10. Schoolmonitor is in geen geval aansprakelijk voor vergoeding van indirecte schade of gevolgschade, zoals schade wegens gederfde omzet of winst, schade wegens gemiste besprekingen, vertragingsschade of schade wegens verlies van gegevens.

11.11. Enige in de Overeenkomst of Algemene Voorwaarden genoemde beperkingen van aansprakelijkheid, komen te vervallen indien en voor zover de betreffende schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Schoolmonitor.

Artikel 12. Overmacht

12.1. Schoolmonitor kan niet tot nakoming van enige verplichting uit de Overeenkomst worden gehouden, indien nakoming is verhinderd als gevolg van overmacht. Schoolmonitor kan ook niet aansprakelijk worden gesteld voor enige schade die hiervan het gevolg is.

12.2. Van overmacht is in ieder geval sprake bij stroomstoringen, internetstoringen, storingen in de telecommunicatie-infrastructuur, netwerkaanvallen (waaronder (d)dos- aanvallen), aanvallen van malware of andere kwaadaardige software, binnenlandse onlusten, mobilisatie, oorlog, terreur, stakingen, in- en uitvoerbelemmeringen, stagnatie in toelevering, brand en overstromingen.

12.3. Indien een overmachtssituatie langer dan 90 (negentig) dagen heeft geduurd, hebben beide Partijen het recht om de Overeenkomst per direct Schriftelijk op te zeggen, zonder dat hierbij enige verplichting tot ongedaanmaking ontstaat.

Artikel 13. Intellectuele eigendomsrechten

13.1. De Dienst, de bijbehorende software alsmede alle informatie en afbeeldingen op de website behoren tot het Intellectueel Eigendom van Schoolmonitor. Deze mogen op

geen enkele wijze gekopieerd of gebruikt worden zonder aparte schriftelijke toestemming van Schoolmonitor, behalve in de gevallen waarin dat wettelijk is toegestaan.

13.2. Informatie die de Afnemer of Eindgebruiker publiceert of opslaat via de Dienst is en blijft zijn eigendom. Schoolmonitor heeft een beperkt gebruiksrecht om deze informatie in te zetten voor de Dienst.

13.3. Afnemer of Eindgebruiker kan dit gebruiksrecht intrekken door de betreffende informatie te verwijderen.

13.4. De Afnemer of Eindgebruiker mag informatie die hij publiceert of opslaat via de Dienst naar eigen inzicht aanpassen of weghalen.

13.5. Indien de Afnemer informatie stuurt naar Schoolmonitor, bijvoorbeeld feedback over een fout of een suggestie voor verbetering, geeft de Afnemer haar een onbeperkt en eeuwigdurend gebruiksrecht deze informatie te gebruiken voor de Dienst. Dit geldt niet voor informatie die de Afnemer nadrukkelijk als Vertrouwelijke Informatie markeert.

13.6. De Afnemer zal geen handelingen verrichten die inbreuk maken op de Intellectuele Eigendomsrechten van Schoolmonitor en/of derden en/of haar licentiegevers, waaronder begrepen maar niet beperkt tot het zonder toestemming geheel of gedeeltelijk openbaar maken en/of verveelvoudigen van (delen van) de (code van de) website, informatie of afbeeldingen. Afnemer erkent en aanvaardt dat enig ongeoorloofd gebruik of handelen inbreuk maakt op de Overeenkomst en de toepasselijke wetgeving.

Artikel 14. Beschikbaarheid en onderhoud

14.1. Schoolmonitor zal zich inspannen om ononderbroken beschikbaarheid van haar Diensten te realiseren, maar biedt hiervoor geen garanties, tenzij anders is overeengekomen middels een service level agreement.

14.2. Schoolmonitor zal regelmatig reservekopieën (back-ups) maken van door Afnemer op systemen van Schoolmonitor opgeslagen data, en deze via de gebruiksomgeving of op verzoek, eventueel tegen een vergoeding, aan Afnemer beschikbaar stellen.

14.3. Alle (overige) inspanningen zoals geleverd door Schoolmonitor in het kader van de back- ups en op verzoek van Xxxxxxx, worden tegen vergoeding geleverd. Voor zover Partijen niet anders zijn overeengekomen, wordt de vergoeding berekend op basis van het geldende uurtarief.

14.4. Afnemer is ten aanzien van de back-ups te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de correctheid van de data, controle van de back-ups en eventueel herstel van de back- ups. De back-ups kunnen na beëindiging of ontbinding van de Overeenkomst op elk moment vernietigd worden. Het is te allen tijde de verantwoordelijkheid van Xxxxxxx om te verzoeken om een reservekopie bij beëindiging of ontbinding.

14.5. Schoolmonitor zal zich inspannen om de door haar gebruikte software up-to-date te houden. Schoolmonitor is hierbij echter mogelijk afhankelijk van haar toeleveranciers. Schoolmonitor is gerechtigd bepaalde updates of patches niet te installeren als dit naar haar oordeel een correcte levering van de Dienst niet ten goede komt of indien het niet installeren dit naar haar oordeel niet ten nadele komt van de levering van de Dienst.

Artikel 15. Helpdesk

15.1. Schoolmonitor zal een redelijk niveau van ondersteuning bieden aan Afnemer en Eindgebruikers met betrekking tot vragen over de Dienst.

15.2. De ondersteuning zoals omschreven in de vorige bepaling wordt aangeboden via een helpdesk die tijdens Kantooruren zowel telefonisch als per e-mail bereikbaar is.

15.3. Schoolmonitor streeft ernaar om helpdeskverzoeken binnen een redelijke termijn af te handelen. De tijd die nodig is voor het reageren op meldingen en het oplossen van meldingen kan variëren.

15.4. Schoolmonitor maakt gebruik van een ticketsysteem bij het afhandelen van meldingen.

Artikel 16. Geheimhouding

16.1. Alle informatie die op een of andere manier tussen Partijen wordt uitgewisseld, waaronder alle gegevens en bestanden die de Afnemer uploadt naar de Dienst, wordt beschouwd als Vertrouwelijke Informatie.

16.2. Beide Partijen zullen Vertrouwelijke Informatie strikt geheimhouden en slechts gebruiken voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst. Schoolmonitor onthoudt zich van verstrekking of bekendmaking van de Vertrouwelijke Informatie aan derden, tenzij deze verstrekking plaatsvindt in opdracht van de Afnemer of wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst of een wettelijke verplichting.

16.3. Schoolmonitor zorgt dat Vertrouwelijke Informatie hetzelfde niveau van bescherming tegen ongeautoriseerde toegang of gebruik krijgt als diens eigen Vertrouwelijke Informatie, maar minstens een redelijk niveau van bescherming.

16.4. Partijen leggen de voorgaande beschreven verplichtingen ook op aan werknemers en eventueel aan ingeschakelde derden aan wie de Vertrouwelijke Informatie wordt verstrekt. Medewerkers van Schoolmonitor hebben enkel toegang tot de Vertrouwelijke Informatie voor zover dit noodzakelijk is voor de vervulling van hun werkzaamheden.

Artikel 17. Data en persoonsgegevens

17.1. Schoolmonitor zal geen kennisnemen van privégegevens die Afnemer opslaat en/of verspreidt via de Dienst, tenzij dit noodzakelijk is voor een goede dienstverlening of Schoolmonitor daartoe verplicht is krachtens een wettelijke bepaling of gerechtelijk bevel. In dat geval zal Schoolmonitor zich inspannen de kennisname van de gegevens zo veel mogelijk te beperken, voor zover dit binnen haar macht ligt.

17.2. Schoolmonitor spant zich in om persoonsgegevens te verwerken conform de eisen die daaraan worden gesteld in wettelijke regelingen en bijbehorende voorschriften.

17.3. Schoolmonitor treft passende technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de Dienst en de elektronische overdracht van data in het kader van het normale gebruik van de Dienst.

17.4. Het is in beginsel niet mogelijk om de data die via de Dienst wordt opgeslagen of verwerkt, te exporteren, tenzij de gegevens of documenten zijn voorzien van een downloadmogelijkheid.

17.5. De bij de Dienst opgeslagen data van de Afnemer die via het Account zijn opgeslagen, worden indien het Account wordt geblokkeerd of verwijderd maximaal 60 (zestig) dagen bewaard. Indien het Account binnen deze genoemde termijn niet wordt gereactiveerd, wordt de data definitief verwijderd.

Artikel 18. Opslag

18.1. Schoolmonitor kan een limiet stellen aan de hoeveelheid dataverkeer en -opslag welke Afnemer mag of feitelijk kan gebruiken via de Dienst. Indien Partijen hierover geen afspraken hebben gemaakt, geldt er een limiet op grond van fair use.

18.2. Van fair use is sprake als Afnemer maximaal twee keer zoveel dataverkeer en -opslag gebruikt als andere klanten van Schoolmonitor in een vergelijkbare situatie zouden doen.

18.3. Als Afnemer meer verbruikt dan op grond van de Overeenkomst is toegestaan, heeft Schoolmonitor het recht om achteraf een aanvullend bedrag in rekening te brengen conform de daarvoor gebruikelijke tarieven van Schoolmonitor.

18.4. Schoolmonitor is niet aansprakelijk als de Dienst niet benaderbaar is of niet naar behoren functioneert bij overschrijding van de toepasselijke gebruikslimieten.

Artikel 19. Wijziging van de Overeenkomst

19.1. Schoolmonitor mag deze Voorwaarden, (gegevens op) de website, de dienstverlening alsook de prijzen op ieder moment aanpassen.

19.2. Schoolmonitor zal de wijzigingen of aanvullingen in de Algemene Voorwaarden ten minste 30 (dertig) dagen voor inwerkingtreding aankondigen via de Dienst zodat Xxxxxxx daar kennis van kan nemen. Prijswijzigingen hebben in beginsel geen terugwerkende kracht, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.

19.3. Wijzigingen zoals bedoeld in het vorige lid worden bekendgemaakt via de website van Schoolmonitor, per e-mail of via een ander kanaal waarvan Schoolmonitor kan bewijzen dat de bekendmaking is verzonden aan de betrokkenen.

19.4. Indien Afnemer een wijziging of aanvulling die niet van ondergeschikt belang is, niet wenst te accepteren, kan de Afnemer tot de datum van inwerkingtreding de Overeenkomst opzeggen. Gebruik van de Dienst na de datum van inwerkingtreding geldt als acceptatie van de gewijzigde of aangevulde als bedoeld in dit artikel.

19.5. Niet-inhoudelijke wijzigingen van ondergeschikt belang kunnen te allen tijde worden doorgevoerd door Schoolmonitor en behoeven geen berichtgeving.

Artikel 20. Duur en einde van de Overeenkomst

20.1. De duur van de Overeenkomst wordt vastgelegd in de Overeenkomst. Indien er geen duur is opgenomen geldt voor de Overeenkomst dat deze wordt aangegaan voor de duur van 1 (één) jaar (12 (twaalf) kalendermaanden) en dat deze telkens stilzwijgend wordt verlengd met eenzelfde termijn.

20.2. De Overeenkomst kan Schriftelijk worden opgezegd met een opzegtermijn van 1 (één) maand tegen het einde van de in het eerste lid genoemde termijn.

20.3. De Overeenkomst kan tussentijds alleen worden beëindigd met wederzijdse goedkeuring van Partijen. De Afnemer is in dat geval naar rato het bedrag verschuldigd van de duur waarvan zij gebruik heeft kunnen maken van de Dienst waarbij additioneel 1 (één) maand in rekening wordt gebracht.

20.4. Schoolmonitor mag de Overeenkomst op elk moment opschorten of opzeggen zonder dat daartoe een ingebrekestelling is vereist, indien:

a. Afnemer failliet is verklaard;

b. Afnemer surseance van betaling is verleend;

c. de onderneming van Xxxxxxx wordt ontbonden of geliquideerd;

d. er beslag is gelegd op (een deel van) het vermogen van Xxxxxxx;

e. Afnemer heeft gedurende de termijn van 60 (zestig) dagen de vordering(en) van Schoolmonitor of SWSH B.V. niet voldaan.

20.5. Indien Afnemer in verzuim is met betrekking tot een wezenlijke verplichting jegens Schoolmonitor, dan is Schoolmonitor gerechtigd de Overeenkomst op te schorten of op te zeggen.

Artikel 21. Rechtskeuze, communicatie en nietigheid

21.1. Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

21.2. Indien een bepaling in deze Algemene Voorwaarden eist dat een mededeling "schriftelijk" moet worden verricht, is tevens voldaan indien de mededeling per e-mail

of communicatie via de Dienst wordt verricht, mits in voldoende mate vaststaat dat het bericht werkelijk afkomstig is van de beweerdelijke afzender en dat de integriteit van het bericht niet is aangetast.

21.3. De versie van communicatie of informatie zoals opgeslagen door Schoolmonitor wordt geacht juist te zijn, tenzij Afnemer het tegendeel bewijst.

21.4. Indien een bepaling in deze Algemene Voorwaarden nietig blijkt te zijn of vernietigd wordt, tast dit niet de geldigheid van de gehele Algemene Voorwaarden aan. Partijen zullen in dit geval ter vervanging (een) nieuwe bepaling(en) vaststellen, waarmee zoveel als rechtens mogelijk is aan de bedoeling van de oorspronkelijke bepaling gestalte wordt gegeven.

21.5. Schoolmonitor is gerechtigd haar rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst over te dragen aan een derde die Schoolmonitor of de betreffende bedrijfsactiviteit van haar overneemt.

Module Gegevensverwerking

Partijen:

1. De school of bovenschoolse organisatie of natuurlijke- of rechtspersoon handelend in de uitoefening van beroep of bedrijf, met wie Schoolmonitor de Overeenkomst sluit: “Afnemer”.

en

2. De besloten vennootschap SWSH B.V., gevestigd en kantoorhoudende aan Mercurius 18, te 0000 XX Xxxxxxxxxx, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door directeur X. xxx xxx Xxxxxx hierna te noemen: “Verwerker”

hierna gezamenlijk te noemen: “Partijen”, of afzonderlijk: “Partij”

Overwegen het volgende:

A. Afnemer en Verwerker zijn een overeenkomst aangegaan waarbij de Dienst Schoolmonitor wordt ingezet als digitale tool voor organisatieontwikkeling en kwaliteitsborging, (‘de Overeenkomst’). Deze Overeenkomst leidt ertoe dat Xxxxxxxxx in opdracht van Afnemer Persoonsgegevens verwerkt.

B. Xxxxxxxxx is aangesloten bij het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy (hierna: het Convenant). Partijen die aangesloten zijn bij het Convenant zijn verplicht om de model verwerkersovereenkomst te hanteren voor het maken van afspraken. Deze Module Gegevensverwerking is ontstaan uit de model Verwerkersovereenkomst en toegespitst op de dienstverlening van Verwerker. Van de actuele Model Verwerkersovereenkomst kan alleen gemotiveerd en schriftelijk worden afgeweken. Mocht dit het geval zijn dan wordt dat aangegeven bij de betreffende bepaling. Ten behoeve van de eigen administratie is op aanvraag en vanuit het platform een, door Schoolmonitor ondertekende, versie beschikbaar van de Module Gegevensverwerking die te specificeren is met de gegevens en ondertekening van de afnemer.

C. Partijen wensen, mede gelet op het bepaalde in artikel 28 lid 3 Algemene Verordening Gegevensbescherming, in deze Verwerkersovereenkomst hun wederzijdse rechten en verplichtingen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vast te leggen.

D. Deze Module Gegevensverwerking vormt een aanvulling op de Algemene Voorwaarden en de Overeenkomst. Bij tegenspraak tussen bepalingen uit deze Module Gegevensverwerking, de Algemene Voorwaarden of de Overeenkomst, prevaleren de bepalingen uit deze Module Gegevensverwerking.

E. Deze Module Gegevensbescherming bevat twee bijlagen:

1. In de Privacybijsluiter (Bijlage 1) wordt met name een beschrijving gegeven van de dienstverlening, producteigenschappen en welke categorieën Persoonsgegevens worden verwerkt en voor welke doeleinden.

2. In de Beveiligingsbijlage (Bijlage 2) wordt omschreven welke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen er worden getroffen. De beveiliging dient een continu punt van aandacht en zorg te blijven

Komen het volgende overeen:

Artikel 1. Aanvullende definities

In deze Verwerkersovereenkomst wordt, in aanvulling op de definities zoals genoemd in de Algemene Voorwaarden Schoolmonitor, verstaan onder:

1.1. Betrokkene, Verwerker, Derde, Persoonsgegevens, Verwerking van Persoonsgegevens en Verwerkingsverantwoordelijke: de begrippen zoals gedefinieerd in de AVG;

1.2. Bijlage(n): bijlage(n) bij het Convenant of de Verwerkersovereenkomst;

1.3. Convenant: het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 3.0;

1.4. Convenantpartij: een tot het Convenant toegetreden Afnemer of Leverancier;

1.5. Datalek: een inbreuk in verband met persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 4 sub 12 AVG;

1.6. Digitaal Onderwijsmiddel: Leermiddelen en Toetsen, en School- en Leerlinginformatiemiddelen;

1.7. Initiatiefnemers: partijen die de initiatiefnemers zijn van het Convenant als opgenomen in de aanhef van het Convenant;

1.8. Instructies: geschreven of elektronisch gestuurde aanwijzing van de Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker in het kader van haar bevoegdheden zoals geformuleerd in deze Verwerkersovereenkomst of in de Overeenkomst. Instructies worden verstrekt door en aan de contactpersonen van partijen zoals die zijn opgenomen in de Bijlage(n);

1.9. Keten iD: een pseudoniem van een persoonsgebonden nummer van een Onderwijsdeelnemer dat de Onderwijsdeelnemer niet langer direct identificeerbaar maakt. Hierna wordt dat pseudoniem opnieuw versleuteld tot het Keten iD, dat voor identificatiedoeleinden gebruikt wordt voor de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen. Het Keten iD wordt ook ECK iD genoemd;

1.10. Leermiddelen en Toetsen: digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit leerstof en/of toetsen en de daarmee samenhangende digitale diensten, gericht op onderwijsleersituaties, ten behoeve van het geven van onderwijs door of namens Afnemers;

1.11. Leverancier: leverancier van een Digitaal Onderwijsmiddel, zoals een distributeur, uitgever of leverancier van een administratiesysteem;

1.12. Model Verwerkersovereenkomst: het model voor een verwerkersovereenkomst die als bijlage is bijgevoegd bij het Convenant;

1.13. Onderwijsdeelnemer: onderwijsdeelnemer in het primair onderwijs, voortgezet onderwijs of middelbaar beroepsonderwijs;

1.14. Platform: het platform als bedoeld in artikel 8 van het Convenant, thans bekend als Edu- K;

1.15. Overeenkomst: overeenkomst tussen Schoolmonitor en Afnemer op grond waarvan Schoolmonitor de Dienst levert aan Afnemer en waarvan de Algemene Voorwaarden onlosmakelijk onderdeel uitmaken.

1.16. Privacybijsluiter: één of meerdere privacybijsluiter(s) zoals opgenomen in de Bijlage(n) die van toepassing zijn op de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen;

1.17. Reglement: het reglement als bedoeld in artikel 8 lid 4 van het Convenant;

1.18. School- en Leerlinginformatiemiddelen: een digitaal product en/of digitale dienst ten behoeve van het onderwijs(proces), zoals een leerling-administratiesysteem, kernregistratiesysteem, studentinformatiesysteem, deelnemersadministratie, roostersysteem, ouderportaal, leerling- en oudercommunicatiesysteem, dashboards en kwaliteitsmanagementsystemen voor zover zij Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers bevatten, een elektronische leeromgeving en een leerling volgsysteem;

1.19. Standaardattributenset: de door het Platform vastgestelde aanvullende gestandaardiseerde Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers die naast het Keten iD gebruikt kunnen worden voor de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen (zoals gepubliceerd op de website van het Platform);

1.20. Subverwerker: de partij die door Verwerker wordt ingeschakeld als Verwerker ten behoeve van de Verwerking van de Persoonsgegevens in het kader van de Model Verwerkersovereenkomst en de Overeenkomst;

1.21. AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG);

1.22. Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens: de toepasselijke (Unierechtelijke en lidstaatrechtelijke) wet- en regelgeving en/of (nadere) verdragen, verordeningen, richtlijnen, besluiten, beleidsregels, instructies en/of aanbevelingen van een bevoegde overheidsinstantie betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, tevens omvattende toekomstige wijziging hiervan en/of aanvulling hierop, inclusief lidstaatrechtelijke uitvoeringswetten van de AVG en de Telecommunicatiewet.

Artikel 2. Onderwerp en opdracht Verwerkersovereenkomst

2.1. Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing op de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst.

2.2. De Afnemer geeft Xxxxxxxxx conform artikel 28 AVG opdracht en Instructies om Persoonsgegevens te verwerken namens de Afnemer. De Instructies van de Afnemer kunnen onder meer nader omschreven zijn in deze Verwerkersovereenkomst en de Overeenkomst.

2.3. De bepalingen uit de Verwerkersovereenkomst gelden voor alle Verwerkingen zoals opgenomen in Bijlage 1, die plaatsvinden ter uitvoering van de Overeenkomst. Verwerker brengt Xxxxxxx onverwijld op de hoogte indien Verwerker reden heeft om aan te nemen dat Verwerker niet langer aan de Verwerkersovereenkomst kan voldoen.

2.4. De in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke te Verwerken Persoonsgegevens blijven eigendom van Verwerkingsverantwoordelijke en/of de betreffende Betrokkenen.

Artikel 3. Rolverdeling

3.1. Afnemer is ten aanzien van de in diens opdracht uit te voeren Verwerkingen van Persoonsgegevens de Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerker is Verwerker in de zin van de AVG. De Afnemer heeft en houdt zelfstandige zeggenschap over het (het bepalen van) doel en de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens.

3.2. Verwerker draagt er zorg voor dat de Afnemer voorafgaande aan het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst toereikend wordt geïnformeerd over de dienst(en) die de Verwerker verleent, en de uit te voeren Verwerkingen. De gegeven informatie stelt de Afnemer in staat om te doorgronden welke Verwerkingen onlosmakelijk zijn verbonden met een aangeboden dienst en voor welke Verwerkingen Afnemer een keuze kan maken voor eventueel aangeboden optionele diensten.

3.3. Onverminderd hetgeen elders in deze Verwerkersovereenkomst is bepaald, informeert Verwerker voorafgaand aan het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst de Afnemer in Bijlage 1 over de in lid 2 bedoelde diensten, waaronder eventuele optionele diensten, en de Verwerkingen die in dat kader plaatsvinden. De in Bijlage 1 opgenomen informatie moet in begrijpelijke taal zijn beschreven, waardoor Xxxxxxx geïnformeerd

akkoord kan gaan met de afname van deze dienst(en) en de uitvoering van de bijbehorende Verwerkingen.

3.4. De Afnemer neemt de in lid 2 van dit artikel genoemde Verwerking van de Persoonsgegevens op in een register van de verwerkingsactiviteiten die onder hun verantwoordelijkheid plaatsvinden.

3.5. Voor zover artikel 30 lid 5 AVG daartoe verplicht, houdt Verwerker conform artikel 30, lid 2 AVG een register bij van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten die Verwerker ten behoeve van een Afnemer verricht.

3.6. Afnemer en Verwerker verstrekken elkaar over en weer alle benodigde informatie teneinde een goede naleving van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens mogelijk te maken.

Artikel 4. Privacyconvenant

4.1. Partijen onderschrijven de bepalingen in het Convenant.

Artikel 5. Gebruik Persoonsgegevens

5.1. Verwerker verplicht zich om de van Afnemer verkregen Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden of op andere wijze te gebruiken dan voor het doel, en conform de wijze waarvoor, de gegevens zijn verstrekt of aan hem bekend zijn geworden. Het is Verwerker derhalve niet toegestaan andere gegevensverwerkingen uit te voeren dan door de Afnemer (schriftelijk dan wel elektronisch) aan Verwerker in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst zijn opgedragen, behoudens een eventuele afwijkende Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling, dan wel een rechterlijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat. In dat geval stelt Verwerker de Afnemer voorafgaand aan de Verwerking van dat wettelijke voorschrift dan wel de rechterlijke uitspraak in kennis, tenzij dergelijke kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verboden is.

5.2. Een overzicht van onder meer de categorieën Persoonsgegevens en het doel waarvoor de Persoonsgegevens worden verwerkt, is uiteengezet in de Privacybijsluiter bij deze Verwerkersovereenkomst.

5.3. De Verwerker dient in de Privacybijsluiter aan te geven of de Privacybijsluiter ziet op een Leermiddel en Toets en/of een School- en Leerlinginformatiemiddel. Verwerker specificeert in de Privacybijsluiter voor welke, door de Verwerkersverantwoordelijke vastgestelde, doeleinden persoonsgegevens worden verwerkt bij het gebruik zijn product en/of dienst, en welke categorieën Persoonsgegevens daarbij worden verwerkt.

5.4. Indien Verwerker in strijd met de AVG het doel en de middelen van de Verwerking van Persoonsgegevens bepaalt, wordt Verwerker met betrekking tot die Verwerking als Verwerkingsverantwoordelijke beschouwd.

5.5. SPECIFIEKE BEPALING IN GEVAL VAN UITWISSELING VAN HET ONDERWIJSKUNDIG RAPPORT: In aanvulling op het bepaalde in lid 4, is het Verwerker uitsluitend toegestaan om Persoonsgegevens te verstrekken aan een door Onderwijsinstelling aangewezen en geselecteerde andere onderwijsinstelling, na een concreet verzoek tot verstrekking van die onderwijsinstelling en op voorwaarde dat deze andere onderwijsinstelling haar administratieve onderwijsidentiteit (bijv. BRIN of OiN) aan Verwerker kenbaar heeft gemaakt. Indien de andere onderwijsinstelling niet beschikt over een administratieve onderwijsidentiteit zal Verwerker Persoonsgegevens alleen aan die andere onderwijsinstelling verstrekken op uitdrukkelijke instructie van Onderwijsinstelling.

5.6. SPECIFIEKE BEPALING VOOR VERWERKERSOVEREENKOMSTEN TUSSEN ONDERWIJSINSTELLINGEN EN DISTRIBUTEURS:

a. Convenantspartijen die Leermiddelen en Toetsen ontwikkelen en aanbieden (hierna te noemen: Leermiddelenleverancier), zullen jaarlijks ten behoeve van het opstellen van de leermiddelenlijsten voor het eerstvolgende schooljaar, (welke leermiddelenlijsten ten behoeve van de uitvoering van de Overeenkomst worden opgesteld) de Privacy Bijsluiter voor die Leermiddelen en Toetsen aanvullen en/of wijzigen door het opnemen van de categorieën Persoonsgegevens en het gebruik dat van deze Persoonsgegevens wordt gemaakt (met betrekking tot de Leermiddelen en Toetsen die op de desbetreffende leermiddelenlijsten worden opgenomen).

b. Verwerker (de distributeur) wisselt in opdracht van de Onderwijsinstelling gegevens uit met deze Leermiddelenleveranciers.

c. De Onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor het maken en vastleggen van afspraken met iedere Leermiddelenleverancier in een Verwerkersovereenkomst.

d. Onderwijsinstelling vrijwaart Verwerker (distributeur) voor eventuele aanspraken van derden ten gevolge van het niet (tijdig) maken van Verwerkersafspraken met Leermiddelenleverancier, en de Onderwijsinstelling vrijwaart de Leermiddelenleverancier voor eventuele aanspraken van derden ten gevolge van het niet (tijdig) maken van Verwerkersafspraken met Verwerker (distributeur).

e. De verantwoordelijkheid van Verwerker (distributeur) voor het beheer van de Persoonsgegevens houdt op, op het moment dat de Leermiddelenleverancier die gegevens heeft ontvangen van Xxxxxxxxx (distributeur).

Artikel 6. Vertrouwelijkheid

6.1. Verwerker garandeert dat hij alle Persoonsgegevens strikt vertrouwelijk zal behandelen ten opzichte van derden, waaronder overheidsinstanties. Verwerker zorgt er voor dat een ieder die hij betrekt bij de Verwerking van Persoonsgegevens, waaronder zijn werknemers, vertegenwoordigers en/of Subverwerkers, deze gegevens als vertrouwelijk behandelt. Verwerker waarborgt dat met de tot het Verwerken van de Persoonsgegevens geautoriseerde personen een geheimhoudingsovereenkomst of – beding is gesloten, of dat deze door een wettelijke verplichting tot geheimhouding zijn gebonden.

6.2. De in lid 1 bedoelde geheimhoudingsplicht geldt niet in de hierna genoemde gevallen:

a. voor zover Afnemer uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken;

b. indien het verstrekken van de Persoonsgegevens aan een Derde noodzakelijk is gezien de aard van de door Verwerker aan Afnemer te verlenen diensten; of

c. indien Verwerker op grond van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling dan wel een gerechtelijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat, tot verstrekking verplicht is.

6.3. Verwerker onthoudt zich van verstrekking of bekendmaking van Persoonsgegeven aan een Derde, tenzij deze verstrekking of bekendmaking plaatsvindt in opdracht van Xxxxxxx respectievelijk wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een gerechtelijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat, of een op de Verwerker rustende wettelijke verplichting. Onder wettelijke verplichtingen zijn begrepen Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepalingen op grond waarvan Verwerker tot verstrekken verplicht is. In geval van een wettelijke verplichting, verifieert Verwerker voorafgaand aan de verstrekking de wettelijke grondslag en de identiteit van de partij die zich daarop beroept. Daarnaast stelt Xxxxxxxxx - tenzij die wetgeving deze

kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt - Afnemer onmiddellijk, zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking, in kennis van de voor Afnemer relevante informatie inzake deze verstrekking.

6.4. Verwerker zorgt er voor dat de onder diens gezag werkende medewerkers uitsluitend toegang hebben tot Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk voor de vervulling van hun werkzaamheden.

Artikel 7. Beveiliging en controle

7.1. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 32 AVG zal Verwerker, gelijk de Afnemer, zorg dragen voor passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen en beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

7.2. Naast de maatregelen als genoemd in artikel 32 lid 1 AVG, worden onder meer de volgende maatregelen - waar passend - genomen:

a. een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van de Persoonsgegevens;

b. maatregelen om te waarborgen dat enkel geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot de Persoonsgegevens die in het kader van de Verwerkersovereenkomst worden verwerkt;

c. het regelen van procedures rondom het verlenen van toegang tot Persoonsgegevens (waaronder een registratie- en afmeldprocedure voor toewijzing van toegangsrechten), en het in logbestanden vastleggen van gebeurtenissen betreffende gebruikersactiviteiten, uitzonderingen en informatiebeveiligingsgebeurtenissen (vergelijkbaar met de toepasselijke ISO- normering, en/of vergelijkbaar met het geldende Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA). De Afnemer wordt in de gelegenheid gesteld om deze logbestanden periodiek te controleren.

7.3. Partijen zullen de door haar getroffen beveiligingsmaatregelen periodiek evalueren en aanscherpen, aanvullen of verbeteren voor zover de eisen of (technologische) ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.

7.4. In Bijlage 2 worden de afspraken tussen Partijen vastgelegd over de passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, alsmede over de inhoud, vorm en de werkwijze van de verklaringen die Verwerker verstrekt over de afgesproken beveiligingsmaatregelen.

7.5. De Verwerker stelt in goed overleg de Afnemer in staat om effectief te kunnen voldoen aan zijn wettelijke verplichting om toezicht te houden op de naleving door de Verwerker van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen alsmede op de naleving van de in artikel 8 genoemde verplichtingen ten aanzien van Datalekken.

7.6. In aanvulling op de voorgaande leden heeft Xxxxxxx te allen tijde het recht om, in overleg met de Verwerker en met inachtneming van een redelijke termijn, de naleving van Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, de Overeenkomst en deze Verwerkersovereenkomst, waaronder de door Verwerker genomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, te (doen) controleren middels een audit uitgevoerd door een onafhankelijke gecertificeerde externe deskundige:

7.7.

a. Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat de audit wordt uitgevoerd door een door Verwerker, in overleg met Afnemer, in te schakelen externe deskundige die een derden-verklaring (TPM) afgeeft.

b. De auditor verstrekt het auditrapport alleen aan Partijen.

c. Partijen maken onderling afspraken over de omgang met de uitkomsten van de audit.

d. Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat, aan de hand van een geldige (inter)nationaal erkende certificering of een gelijkwaardig controle- of bewijsmiddel, een reeds uitgevoerde audit en daaruit afgegeven derden-verklaring gebruikt kan worden. Afnemer wordt in dat geval geïnformeerd over de uitkomsten van de audit.

e. Partijen komen overeen dat de kosten van deze audit voor rekening komen van de Afnemer, tenzij uit de audit (grote) gebreken blijken, die aan Verwerker kunnen worden toegerekend. In dat geval treden partijen in overleg over de verdeling van de kosten van de audit.

Artikel 8. Datalekken

8.1. Partijen hebben een passend beleid voor de omgang met Datalekken.

8.2. Indien Afnemer of Verwerker een Datalek vaststelt, dan zal deze de andere Partij daarover zonder onredelijke vertraging informeren zodra hij kennis heeft genomen van dat Xxxxxxx. Verwerker verstrekt ingeval van een Datalek alle relevante informatie aan Afnemer met betrekking tot het Datalek, waaronder informatie over eventuele ontwikkelingen rond het Datalek, en de maatregelen die de Verwerker treft om aan zijn kant de gevolgen van het Datalek te beperken en herhaling te voorkomen.

8.3. Verwerker informeert Xxxxxxx onverwijld indien een vermoeden bestaat dat een Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen zoals bedoeld in artikel 34,lid 1, AVG.

8.4. Xxxxxxxxx stelt bij een Datalek de Afnemer in staat om passende vervolgstappen te (laten) nemen ten aanzien van het Datalek. Verwerker dient hierbij aansluiting te zoeken bij de bestaande processen die Afnemer daartoe heeft ingericht. Partijen nemen zo spoedig mogelijk alle redelijkerwijs benodigde maatregelen om (verdere) schending of inbreuken betreffende de Verwerking de Persoonsgegevens, en meer in het bijzonder (verdere) schending van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, te voorkomen of te beperken.

8.5. In geval van een Datalek, voldoet Afnemer aan eventuele wettelijke meldingsplichten. In geval een Datalek bij Verwerker meerdere Afnemers in gelijke mate treft, kan Verwerker, na overleg met een of meerdere Verwerkingsverantwoordelijken, namens de Afnemers een melding doen van het Datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Van het voornemen hiervan zal Verwerker Afnemer onverwijld (en zo mogelijk voorafgaand aan de melding) in kennis stellen.

8.6. In geval van het Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, zal de Afnemer de Betrokkenen informeren over het Datalek.

8.7. Partijen zullen te goeder trouw in onderling overleg afspraken maken over de redelijke verdeling van de eventuele kosten die verbonden zijn aan het voldoen aan de meldingsplichten.

8.8. Partijen documenteren alle Datalekken in een (incidenten)register, met inbegrip van de feiten omtrent de inbreuk in verband met persoonsgegevens, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen.

8.9. Over incidenten met betrekking tot de beveiliging, anders dan een Datalek, die vallen buiten het bereik van artikel 1 sub e van deze Verwerkersovereenkomst, informeert de Verwerker de Afnemer conform de afspraken zoals neergelegd in Bijlage 2.

Artikel 9. Bijstand

9.1. Verwerker verleent Xxxxxxx bijstand bij het doen nakomen van de op Afnemer rustende verplichtingen op grond van de AVG en andere Toepasselijke wet- en

regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, zoals met betrekking - maar niet beperkt - tot:

a. het - voor zover redelijkerwijs mogelijk - vervullen van de plicht van Xxxxxxx om aan verzoeken van de in hoofdstuk III van de AVG vastgelegde rechten van de betrokkene binnen de wettelijke termijnen te voldoen, zoals een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van Persoonsgegevens;

b. het uitvoeren van controles en audits zoals bedoeld in artikel 7 van deze Verwerkersovereenkomst;

c. het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een eventuele daaruit voortkomende verplichte voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens;

d. het voldoen aan verzoeken van de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere overheidsinstantie;

e. het voorbereiden, beoordelen en melden van datalekken zoals bedoeld in artikel 8 van deze Verwerkersovereenkomst.

9.2. Een klacht of verzoek van een Betrokkene of een verzoek of onderzoek van de Autoriteit Persoonsgegevens met betrekking tot de Verwerking van de Persoonsgegevens, wordt door de Verwerker, voor zover wettelijk is toegestaan, onverwijld doorgestuurd naar Afnemer, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het verzoek.

9.3. Partijen brengen elkaar voor in redelijkheid verleende bijstand geen kosten in rekening. In het geval dat één van de Partijen kosten in rekening wil brengen, brengt deze partij de andere partij hiervan vooraf op de hoogte.

Artikel 10. Doorgifte aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte

10.1. Verwerker is uitsluitend gerechtigd tot doorgifte van Persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie indien Afnemer daarvoor specifieke Schriftelijke toestemming heeft gegeven, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Verwerker tot Verwerking verplicht. In dat geval stelt Verwerker Afnemer voorafgaand aan de Verwerking Schriftelijk op de hoogte van deze bepaling, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.

10.2. Indien na toestemming van Afnemer Persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte of aan een internationale organisatie zoals bedoeld in artikel 4 lid 26 AVG, dan zien Partijen er op toe dat dit alleen plaatsvindt conform wettelijke voorschriften en eventuele verplichtingen die in dit verband op Afnemer rusten. Indien gegevens worden doorgegeven aan een derde land of een internationale organisatie, dan wordt dit in Bijlage 1 bij deze Verwerkers- overeenkomst aangegeven, inclusief een opgave van de landen waar, of internationale organisaties door wie, de Persoonsgegevens worden verwerkt. Daarbij wordt tevens aangegeven op welke wijze is voldaan aan de voorwaarden op basis van de AVG voor doorgifte van Persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties.

Artikel 11. Inschakeling Subverwerker

11.1. Afnemer geeft Xxxxxxxxx door ondertekening van deze Verwerkersovereenkomst toestemming tot het inschakelen van Subverwerkers, van wie de identiteit en vestigingsgegevens zijn opgenomen in de Privacybijsluiter.

11.2. Tijdens de duur van de Verwerkersovereenkomst licht Verwerker Xxxxxxx in over een voorgenomen toevoeging van een nieuwe Subverwerker of wijziging in de

samenstelling van de bestaande Subverwerkers, waarbij Xxxxxxx de mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te maken.

11.3. Verwerker is verplicht iedere Subverwerker via een overeenkomst of andere rechtshandeling minimaal dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op te leggen als in deze Verwerkersovereenkomst aan Verwerker zijn opgelegd. Hieronder vallen onder meer de verplichting om de Persoonsgegevens niet verder te Verwerken anders dan in het kader van deze Verwerkersovereenkomst is overeengekomen, en de verplichting tot het nakomen van de geheimhoudingsverplichtingen, meldingsverplichtingen, medewerkingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens zoals in deze Verwerkersovereenkomst vastgelegd. Verwerker zal op verzoek van Xxxxxxx afschriften verstrekken van deze Verwerkers-overeenkomsten, of van de relevante passages uit de Verwerkersovereenkomst of een andere overeenkomst of een andere bindende rechtshandeling tussen Verwerker en de door deze overeenkomstig artikel 11, lid 1, van deze overeenkomst ingeschakelde Subverwerker.

Artikel 12. Bewaartermijnen en vernietiging Persoonsgegevens

12.1. Afnemer zal Verwerker adequaat informeren over (wettelijke) bewaartermijnen die van toepassing zijn op de Verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker. Verwerker zal de Persoonsgegevens niet langer Verwerken dan overeenkomstig deze bewaartermijnen.

12.2. Afnemer verplicht Verwerker om de in opdracht van Xxxxxxx Verwerkte Persoonsgegevens bij de beëindiging van de Verwerkersovereenkomst te (doen) vernietigen, tenzij de Persoonsgegevens langer bewaard moeten worden, zoals in het kader van (wettelijke) verplichtingen, dan wel op verzoek van de Afnemer. De Afnemer kan op eigen kosten een controle laten uitvoeren of vernietiging heeft plaatsgevonden.

12.3. Verwerker zal Afnemer (schriftelijk of elektronisch) bevestigen dat vernietiging van de Verwerkte persoonsgegevens heeft plaatsgevonden.

12.4. Verwerker zal alle Subverwerkers die betrokken zijn bij de Verwerking van de Persoonsgegevens op de hoogte stellen van een beëindiging van de Verwerkers- overeenkomst en zal waarborgen dat alle Subverwerkers de Persoonsgegevens (laten) vernietigen.

Artikel 13. Aansprakelijkheid

13.1. Een Partij kan geen beroep doen op een aansprakelijkheidsbeperking, die is opgenomen in de Overeenkomst of andere tussen Partijen bestaande overeenkomst of regeling, ten aanzien van een door de andere Partij ingestelde:

a. verhaalsactie op grond van artikel 82 AVG; of

b. schadevergoedingsactie uit hoofde van deze Verwerkersovereenkomst, indien en voor zover de actie bestaat uit verhaal van een aan de Toezichthouder betaalde geldboete die geheel of gedeeltelijk toerekenbaar is aan de andere Partij.

Het bepaalde in dit artikel laat onverlet de rechtsmiddelen die de aangesproken partij op grond van de geldende wet- of regelgeving ter beschikking staat.

13.2. Het bepaalde in lid 1 sub b geldt onverminderd het bepaalde in artikel 14 lid 2.

13.3. Iedere Partij is verplicht de andere Partij zonder onnodige vertraging op de hoogte te stellen van een (mogelijke) aansprakelijkstelling of het (mogelijk) opleggen van een boete door de Toezichthouder, beiden in verband met deze Verwerkersovereenkomst. Iedere Partij is in redelijkheid verplicht de andere Partij informatie te verstrekken en/of

ondersteuning te verlenen ten behoeve van het voeren van verweer tegen een (mogelijke) aansprakelijkstelling of boete, zoals bedoeld in de vorige volzin. De Partij die informatie verstrekt en/of ondersteuning verleent, is gerechtigd om eventuele redelijke kosten dienaangaande in rekening te brengen bij de andere Partij, Partijen informeren elkaar zo veel mogelijk vooraf over deze kosten.

Artikel 14. Tegenstrijdigheid en wijziging Verwerkersovereenkomst

14.1. In het geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst en de bepalingen van de Overeenkomst, dan zullen de bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst leidend zijn.

14.2. Indien Partijen van de artikelen in de Model Verwerkersovereenkomst door omstandigheden moeten afwijken, of deze willen aanvullen, dan zullen deze wijzigingen en/of aanvullingen door Partijen worden beschreven en gemotiveerd in een overzicht dat als Bijlage 3 aan deze Verwerkersovereenkomst zal worden gehecht. Het bepaalde in dit lid geldt niet voor aanvullingen en/of wijzigingen van de Bijlagen 1 en 2.

14.3. Bij belangrijke wijzigingen in het product en/of de (aanvullende) diensten die van invloed zijn op de Verwerking van de Persoonsgegevens wordt, alvorens de Afnemer de keuze hiertoe aanvaardt, de Afnemer in begrijpelijke taal geïnformeerd over de consequenties van deze wijzigingen. Onder belangrijke wijzigingen wordt in ieder geval verstaan: de toevoeging of wijziging van een functionaliteit die leidt tot een uitbreiding ten aanzien van de te Verwerken Persoonsgegevens en de doeleinden waaronder de Persoonsgegevens worden Verwerkt. De wijzigingen zullen in Bijlage 1 worden opgenomen.

14.4. Wijzigingen in de artikelen van de Verwerkersovereenkomst kunnen uitsluitend in gezamenlijkheid worden overeengekomen.

14.5. In het geval enige bepaling van deze Verwerkersovereenkomst nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar is of wordt, blijven de overige bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval met elkaar in overleg treden om de nietige, vernietigbare of anderszins niet afdwingbare bepaling te vervangen door een uitvoerbare alternatieve bepaling. Daarbij zullen partijen zoveel mogelijk rekening houden met het doel en de strekking van de nietige, vernietigde of anderszins niet afdwingbare bepaling.

Artikel 15. Duur en beëindiging

15.1. De looptijd van deze Verwerkersovereenkomst is gelijk aan de looptijd van de tussen Partijen gesloten Overeenkomst, inclusief eventuele verlengingen daarvan.

15.2. Deze Verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij de beëindiging van de Overeenkomst. De beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst zal Partijen niet ontslaan van hun verplichtingen die voortvloeien uit deze Verwerkersovereenkomst die naar hun aard worden geacht ook na beëindiging voort te duren, waaronder in ieder geval artikel 5, lid 1, en de artikelen 6, 9 en 12.

Bijlage 1: Privacybijsluiter

Bijlage 2: Beveiligingsbijlage

BIJLAGE 1: PRIVACYBIJSLUITER GEBRUIK SCHOOLMONITOR

Afnemers maken in toenemende mate gebruik van digitale toepassingen binnen het onderwijs. Bij het gebruik en levering van deze producten en diensten zijn gegevens nodig die te herleiden zijn tot personen (zoals onderwijsdeelnemers). Afnemers moeten met Verwerkers afspraken maken over het gebruik van die Persoonsgegevens. Deze bijsluiter geeft Afnemers informatie over de dienstverlening die Verwerker verleent en welke persoonsgegevens de Verwerker daarbij verwerkt. Alles bij elkaar eigenlijk over de

vraag “wie, wat, waar, waarom en hoe” wordt omgegaan met de privacy van de betrokken personen

van wie persoonsgegevens worden verwerkt.

Het gebruik van deze Privacybijsluiter helpt Afnemers om beter te begrijpen wat de werking van het product en/of dienst is en welke gegevens daarvoor worden uitgewisseld. De Privacybijsluiter is een bijlage bij de Modelverwerkersovereenkomst en omvat de Instructies voor de Verwerking van Persoonsgegevens van de Afnemer aan de Verwerker.

In het kader van de herkenbaarheid is het wenselijk dat Verwerkers zo veel mogelijk op uniforme wijze gebruik maken van de Privacybijsluiter. Afwijkingen van dit model zijn weliswaar mogelijk, maar dienen bij voorkeur beperkt te blijven. Indien de ruimte in deze bijlage onvoldoende is om de benodigde informatie te beschrijven, is het mogelijk de informatie op te nemen in separate Bijlage(n), welke als

volgt genummerd worden: “Bijlage 1A”, “Bijlage 1B”, etc.. Deze Bijlagen worden aan de

Verwerkersovereenkomst gehecht.

Voor specifieke branches zoals uitgevers, distributeurs en leveranciers van student- en leerling- administratiesystemen, kunnen specifieke privacybijsluiters worden gemaakt die gebaseerd zijn op dit model. Deze specifieke modellen zijn afgestemd door de Initiatiefnemers van het Convenant. De modellen zijn te vinden op de website van het Platform: xxx.xxx-x.xx/xxx.

A. Algemene informatie

Naam product en/of dienst : Schoolmonitor

Naam Verwerker en vestigingsgegevens : SWSH BV, Xxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxxxxxx Link naar leverancier en/of productpagina : xxxxxxxxxxxxx.xx

Beknopte uitleg en werking product en dienst : Schoolmonitor is een interactief systeem dat

in alle lagen van de school een cruciale rol vervult om de organisatie sterker te maken. Schoolmonitor is dé digitale oplossing rondom organisatieontwikkeling en kwaliteitsborging in onderwijs en geeft grip op de ontwikkelingen binnen de school/scholen d.m.v. cyclisch werken.

Doelgroep (zoals po/vo, onderbouw/bovenbouw) : PO, VO, MBO

Gebruikers : Bovenschoolse organisatie, schooldirectuer, teamlid, externe partijen

B. Omschrijving specifieke diensten

Omschrijving van de specifiek verleende diensten en bijbehorende Verwerkingen van Persoonsgegevens:

1. Verwerkingen die een onlosmakelijk onderdeel vormen van de aangeboden dienst.

a. Het kunnen toewijzen van projecten naar medewerkers en daarmee het registreren van medewerkers

2. Omschrijving van de optionele Verwerkingen die de Verwerker aanbiedt

a. Geen

C. Xxxxxxxxxx voor het verwerken van gegevens

De Verwerker dient in deze Bijsluiter expliciet aan te geven of deze:

□ NEE I. leverancier is van een digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit leerstof en/of toetsen, of

□ JA II. (tevens) leverancier is van een School- en Leerlinginformatiemiddel.

Ad II. (Alleen) indien de Verwerker (tevens) leverancier is van een digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit een School- en Leerlinginformatiemiddel dan zijn de volgende mogelijke doelstellingen van gegevensverwerking in het kader van deze producten en diensten van toepassing:

a. de organisatie, het geven en volgen van onderwijs, het begeleiden en volgen van Onderwijsdeelnemers of het geven van school- en studieadviezen, waaronder:

▪ de indeling en aanpassing van roosters;

▪ de analyse en interpretatie van leerresultaten;

▪ het bijhouden van persoonlijke (waaronder medische) omstandigheden van een Onderwijsdeelnemer en de gevolgen daarvan voor het volgen van onderwijs;

▪ het begeleiden en ondersteunen van leerkrachten en andere medewerkers binnen de Onderwijsinstelling;

▪ de communicatie met Onderwijsdeelnemers en ouders en medewerkers van de onderwijsinstelling;

▪ financieel beheer;

▪ monitoring en verantwoording, ten behoeve van met name: (prestatie)metingen van de Onderwijsinstelling, kwaliteitszorg, tevredenheidsonderzoek, effectiviteitsonderzoek van onderwijs(vorm) of de geboden ondersteuning van Onderwijsdeelnemers bij passend onderwijs;

▪ het behandelen van geschillen.

▪ het uitwisselen van Persoonsgegevens met Derden, waaronder:

▪ toezichthoudende instanties en zorginstellingen in het kader van de uitvoering van hun (wettelijke) taak;

▪ samenwerkingsverbanden in het kader van passend onderwijs, regionale overstappen;

▪ partijen betrokken bij de invulling van stage of leer-/ werkplekken voor zover noodzakelijk en wettelijk toegestaan;

▪ Onderwijsinstellingen ingeval van overstappen tussen onderwijsinstellingen en bij vervolgonderwijs.

b. het geleverd krijgen/in gebruik kunnen nemen van Digitale Onderwijsmiddelen conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier;

c. het verkrijgen van toegang tot de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen, en externe informatiesystemen, waaronder de identificatie, authenticatie en autorisatie;

d. de beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid in de, met behulp van het Digitale Onderwijsmiddel, Verwerkte Persoonsgegevens.

e. de continuïteit en goede werking van het Digitale Onderwijsmiddel conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier, waaronder het laten uitvoeren van onderhoud, het maken van een back-up, het aanbrengen van verbeteringen na geconstateerde fouten of onjuistheden en het krijgen van ondersteuning;

f. onderzoek en analyse op basis van strikte voorwaarden, vergelijkbaar met bestaande gedragscodes op het terrein van onderzoek en statistiek, ten behoeve van het (optimaliseren van het) leerproces of het beleid van de Onderwijsinstelling;

g. het door de Onderwijsinstelling voor onderzoeks- en analyse doeleinden beschikbaar kunnen stellen van volledig geanonimiseerde Persoonsgegevens om daarmee de kwaliteit van het onderwijs te verbeteren.

h. het beschikbaar stellen van Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen die worden gesteld aan Digitale Onderwijsmiddelen.

i. De uitvoering of toepassing van een andere wet

D. Categorieën en soorten persoonsgegevens

1. Omschrijving van de categorieën Betrokkenen over wie Persoonsgegevens worden verwerkt, en de categorieën persoonsgegevens van de Betrokkenen:

In de hieronder opgenomen tabel staat aangegeven welke Persoonsgegevens in beginsel van welke categorieën van Betrokken Verwerkt worden. De door Verwerker Verwerkte

Persoonsgegevens worden bepaald door de Persoonsgegevens die Afnemer via de Dienst Verwerkt. De Dienst van Verwerker is niet bedoeld en/of ontworpen voor het Verwerken van bijzondere Persoonsgegevens en bijzondere Persoonsgegevens zullen om die reden nooit door Verwerker worden gevraagd door Verwerker.

Van toepassing	Categorie	Toelichting
Nee	1. Contactgegevens	naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; Beperkte set = naam, e-mail, opleiding; Persoonlijke set = geboortedatum, geslacht;
Nee	2. Onderwijs-deelnemer- nummer	een administratienummer dat onderwijsdeelnemers identificeert
Nee	3.Nationaliteit en geboorteplaats
Nee	4. Ouders, voogd	gegevens als bedoeld onder 1, van de ouders/verzorgers van onderwijsdeelnemers

Nee	5. Medische gegevens	gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de betrokkene of op eigen verzoek, een en ander voor zover noodzakelijk voor het onderwijs;
Nee	6. Godsdienst	gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de betrokkene, voor zover die noodzakelijk zijn voor het onderwijs, of op eigen verzoek, een en ander voor zover noodzakelijk voor het onderwijs;
Nee	7. Studievoortgang	gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs, alsmede de behaalde studieresultaten; te weten: • klas / leerjaar / ILT code • Examinering • Studievoortgang en/of Studietraject • Begeleiding onderwijsdeelnemers, inclusief handelingplan • Aanwezigheidsregistratie
Nee	8. Onderwijsorganisatie	gegevens met het oog op de organisatie van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen;
Nee	9. Financiën	gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en lesgelden en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene;
Nee	10. Beeldmateriaal	foto’s en videobeelden (beeldmateriaal) met of zonder geluid van activiteiten van de instelling of het instituut;
Ja	11. Docent, zorg- coördinator, intern begeleider, decaan, mentor	gegevens van docenten en begeleiders, voor zover deze gegevens van belang zijn voor de organisatie van het instituut of de instelling en het geven van onderwijs, opleidingen en trainingen;
Nee	12 Overige gegevens, te weten ….	andere dan de onder 1 tot en met 11 bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet. Wel moet worden vermeld om welke gegevens het gaat.
Nee	13. BSN/PGN
Nee	14. Keten-ID (ECK-ID)	unieke iD voor de 'educatieve contentketen'. hiermee kunnen onderwijsinstellingen gegevens delen, zonder dat ze direct herleidbaar zijn naar onderwijsdeelnemers of docenten.

3. Door de Verwerker te hanteren specifieke bewaartermijnen van Persoonsgegevens (of toetsingscriteria om dit vast te stellen):

Tot 3 maanden na contractduur, tenzij anders vermeld.

E. Opslag Verwerking Persoonsgegevens:

Plaats/Land van opslag en Verwerking van de Persoonsgegevens: Nederland

F. Subverwerkers

Onderwijsinstelling geeft Xxxxxxxxx door ondertekening van de Verwerkersovereenkomst een algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van een Subverwerker. Verwerker heeft het recht gebruik te gaan maken van andere Subverwerkers, mits daarvan voorafgaand mededeling wordt gedaan aan Onderwijsinstelling, en Onderwijsinstelling daartegen bezwaar kan maken binnen een redelijke periode.

Verwerker maakt ten tijde van het afsluiten van de Verwerkersovereenkomst gebruik van de volgende Subverwerkers:

TRUE, Xxxxxxxxxxxx 000, 0000 XX Xxxxxxxxx (servers)

De Webdienst van Schoolmonitor, bereikbaar via de URL: xxxxxxxxxxxxx.xx, wordt geleverd vanuit een locatie (TRUE, Xxxxxxxxxxxx 000, 0000 XX Xxxxxxxxx), die is uitgerust om de Webdienst naar de huidige stand van de techniek tegen aanvaardbare kosten op professionele manier aan te kunnen bieden. Daarbij is voorzien in fysieke bescherming van het pand, belemmering van toegang door onbevoegden, 24x7 hardwareondersteuning, brandbeveiliging, bescherming tegen stroomstoringen, bescherming tegen internettoegang door onder meer firewall software, algemene bescherming, databescherming en het maken van back-ups.

True is ISO 27001, ISO 9001, NEN 7510 gecertificeerd en beschikt over ISAE 3402 Type 1 en 2 rapportages. Dit betekent dat zijn hun informatieprocessen in kaart hebben gebracht, passende beveiligingsmaatregelen hebben genomen en daar periodiek op worden getoetst.

Opmerking: indien de Persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt wordt apart opgave gedaan van de landen waar de Persoonsgegevens worden verwerkt én op welke wijze is gewaarborgd dat de gegevens rechtmatig kunnen worden doorgegeven.

G. Contactgegevens

Voor vragen of opmerkingen over deze bijsluiter of de werking van dit product of deze dienst, kunt u terecht bij: SWSH BV, Xxxxx xxx xxx Xxxxxx, telefoonnummer 0513 528 759 of e-mail xxxxx@xxxx.xx.

G. Versie Mei 2021

Deze Privacybijsluiter maakt onderdeel uit van de afspraken die zijn gemaakt in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 3.0, een initiatief van de PO-Raad, VO-raad, MBO Raad de verschillende betrokken ketenpartijen (GEU, KBb-E en VDOD) en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Meer informatie hierover vindt u hier: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.

BIJLAGE 2: BEVEILIGINGSBIJLAGE

De Verwerker is overeenkomstig de AVG en artikel 7 en 8 Model Verwerkersovereenkomst verplicht passende technische en organisatorische maatregelen te nemen ter beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens, en om die maatregelen aan te tonen. Deze bijlage geeft een beknopte beschrijving en opsomming van die maatregelen.

Normen informatiebeveiliging

Verwerker is verplicht om aan Onderwijsinstelling aan te tonen of en op welke wijze passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om te waarborgen en te kunnen aantonen dat de verwerking plaatsvindt in overeenstemming met de AVG en de Model Verwerkersovereenkomst.

Voor het toepassen en aantonen van de technische maatregelen, kan Verwerker gebruik maken van (zo snel als redelijkerwijs mogelijk de meest recente versie van) het in het onderwijs ontwikkelde ‘Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA’. Dat schema voorziet in een baseline van (beveiligings)maatregelen waarmee organisaties dit aantoonbaar kunnen maken.

Indien Verwerker voornoemd Certificeringsschema gebruikt, dan mag gebruik worden gemaakt van een standaard beveiligingsbijlage die is afgestemd door de Initiatiefnemers van het Convenant. Deze afgestemde bijlage 2 is te vinden op de website van het Platform en komt in de plaats van deze model bijlage 2: xxx.xxx-x.xx/xxx.

Verwerker kan ook gebruik maken van andere certificeringsmechanismen en/of (inter)nationaal erkende normen en standaarden voor informatiebeveiliging, mits die een gelijkwaardig of hoger niveau van beveiliging bieden en de door Verwerker genomen maatregelen aan de Onderwijsinstelling inzichtelijk worden gemaakt.

Omschrijving van de maatregelen zoals bedoeld in artikel 7 Verwerkersovereenkomst

I. Omschrijving van de maatregelen om te waarborgen dat enkel bevoegd personeel toegang heeft tot de Verwerking van Persoonsgegevens.

SWSH hanteert een autorisatiebeleid om te bepalen wie toegang moet hebben tot welke gegevens. Medewerkers hebben op grond van deze systematiek geen toegang tot meer data dan strikt noodzakelijk is voor hun functie.

Medewerkers en gegevens	Handelingen
Medewerkers hebben bij uitzondering toegang tot persoonsgegevens in geval van foutsituaties.	Opsporen van oorzaken van foutsituaties om deze te herstellen en herhaling te vorkomen.
Leden van scrumteams hebben toegang tot test datasets voor de verdere ontwikkeling.	Ter verbetering van product
IT beheerders hebben toegang tot de datebases	De handelingen van IT databeheerders zijn gericht op continuïteit en optimalisatie van ICT - systemen

II. Omschrijving van de maatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzet- telijke of onrechtmatige vernietiging, onopzettelijk verlies of wijziging, onbevoegde of on-rechtmatige opslag, Verwerking, toegang of openbaarmaking.

Organisatie van informatiebeveiliging en communicatieprocessen SWSH beschikt over een actief informatiebeveiligingsbeleid.

XXXX heeft een security officer om xxxxxx’x rond de verwerking van persoonsgegevens te inventariseren, beveiligingsbewustzijn te stimuleren, voorzieningen te controleren en maatregelen te treffen die toezien op naleving van het informatiebeveiligingsbeleid.

Informatiebeveiligingsincidenten worden gedocumenteerd en worden benut voor optimalisatie van het informatiebeveiligingsbeleid.

Schoolmonitor heeft procedures ingericht voor de behandeling van en communicatie over informatiebeveiligingsincidenten.

Medewerkers

Met medewerkers worden geheimhoudingsverklaringen overeengekomen en informatiebeveiligingsafspraken gemaakt.

SWSH stimuleert bewustzijn, opleiding en training ten aanzien van informatiebeveiliging.

Medewerkers hebben op grond van een autorisatiesystematiek geen toegang tot meer data dan strikt noodzakelijk is voor hun functie.

Beveiliging en continuïteit van de middelen, het netwerk, de server en de applicatie

[Let op: onderstaande rapportage middels het Certificeringsschema is een keuze van ieder bedrijf. U kunt de beveiliging en continuïteit van de middelen, het netwerk, de server en de applicatie ook op andere wijzen regelen en rapporteren. In principe is iedere rapportage vergelijkbaar met de toepasselijke ISO-normering (zie 7.2 van de verwerkersovereenkomst) toegestaan.] [Verwerker] heeft het Certificeringsschema2 van Edu-K gebruikt als toetsingskader en voor het creëren van een solide basisniveau van informatiebeveiliging en privacy voor het programma Schoolmonitor. Hieronder staat de rapportage van de BIV-classificatie, de mate van compliance en de uitleg bij eventuele afwijkingen van de standaarden.

Toetsvorm	Self-assessment
Uitvoerder toets	Schoolmonitor, Xxxxx xxx xxx Xxxxxx (CTO)
BIV-classificatie	Beschikbaarheid=1, Integriteit=1, Vertrouwelijkheid=1

Categorie	Maatregelen	Compliance	Uitleg
		[Voldaan/niet voldaan/alternatieve maatregel]	[Bij niet voldaan aangeven hoe/wanneer dit wordt gecorrigeerd. Bij alternatieve maatregel deze beschrijven]
Beschikbaarheid	Overbelasting	Voldaan	Middels inzet van Advanced Security Platform
	Business continuity	Niet voldaan	Er is dit moment geen cluster aanwezig. Bij uitval van de machin zijn we down totdat er een backup is teruggezet. Mogelijkheden om t werken met clusters wordt onderzocht.
	Ontwerp	Voldaan	De presentatie en logische laag zijn gescheiden van elkaar
	Monitoring	Voldaan	Onbeschikbaarheid en afname van performance wordt gemeten en geregistreerd / gelogd. Er is aantoonbaar actieve monitoring, testing en rapportage van performance.
	Testen	Voldaan	Zie hierboven.
	Software	Voldaan	Patchen en updates van firmware en software zijn ingeregeld en worden periodiek uitgevoerd.
	Actuele dreigingen	Voldaan	Middels inzet van Advanced Security Platform
Integriteit	Herleidbaarheid (gebruikers)	Voldaan	Herleidbaar wie, wanneer, welke gegevens/configuraties gewijzigd heeft.
	Backup	Dagelijks
	Application controls	Voldaan	Verschillende groepen van informatie of diensten, gebruikers en informatiesystemen moeten gescheiden worden op het netwerk.
	Onweerlegbaarheid	Voldaan	Gelogd wordt: • handelingen van beheerders; • beveiligingsovertredingen;
	Herleidbaarheid (technisch beheer)	Voldaan	Enkel toegang dmv ticket systeem en versiebeheer.

	Controle integriteit	Voldaan	Servers draaien enkel bij partijen die ISO 27001 gecertificeerd zijn.
	Onweerlegbaarheid	Voldaan	Gelogd wordt: • handelingen van beheerders; beveiligingsovertredingen.
	Actuele dreigingen	Voldaan	Bij ransomware is rollback mogelij naar een gecontroleerde situatie korter dan 48 uur geleden.
Vertrouwelijkheid	Levenscyclus gegevens	Voldaan	Op apparatuur die wordt hergebruikt of de organisatie verlaat wordt data onherstelbaar vernietigd. Informatie in deze categorie word altijd gelabeld.
	Logische toegang	Voldaan	Middels SSO van organisatie.
	Fysieke toegang	Voldaan	Fysieke toegangscontrole middels toegangspas is aangevuld met pincode, biometrische verificatie of soortgelijke oplossingen. Informatie blijft binnen locaties va de organisatie, of technische partners met een certificering op het gebied van informatiebeveiliging welke regelmatig wordt gecontroleerd.
	Netwerk toegang	Voldaan	Wordt beveiligd middels het Advanced Security Platform.
	Scheiding omgevingen	Voldaan	Presentatie laag is middels een AP gescheiden
	Transport en fysieke opslag	Voldaan	Altijd encryptie van transport. Gee encryptie van opslag (met uitzondering van toegangscodes e dergelijke “sleutels”)
	Logging	Voldaan	Logging is enkel toegankelijk voor bevoegde personen. Integriteit van logbestanden is gewaarborgd tegen ongeautoriseerde wijzigingen.
	Toetsing	Voldaan	Servers draaien enkel bij partijen die ISO 27001 gecertificeerd zijn.
	Actuele dreigingen	Voldaan	Bewustzijn van medewerkers over actuele dreigingen en het werken met data.

III. Omschrijving van de maatregelen om zwakke plekken te identificeren ten aanzien van de Verwerking van Persoonsgegevens in de systemen die worden ingezet voor het verlenen van diensten aan de Onderwijsinstelling.

De systemen van Schoolmonitor worden om het jaar gecontroleerd op veiligheid door een externe partij. Daarnaast voorziet het informatiebeveiligingsbeleid van Schoolmonitor in interne processen om kwetsbaarheden te identificeren.

Rapportage

Verwerker actualiseert deze informatie voortdurend en informeert gebruikers over wijzigingen in de getroffen maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik via [Website: afgesloten gedeelte voor klanten, waar eventueel deze bijlage (met technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen) ook kan worden gepubliceerd].

In het geval u beveiligingsrisico’s constateert, dan verzoeken wij u contact op te nemen met de

helpdesk van Schoolmonitor via 0513 528 759.

Informeren over Datalekken en/of incidenten met betrekking tot beveiliging

De wijze waarop monitoring en identificatie van Datalekken plaatsvindt

[Verwerker] monitort 24/7 (of anders afgesproken) haar dienstverlening en heeft de in Bijlage 2 opgenomen maatregelen getroffen om ongeoorloofde of onrechtmatige toegang tot gegevens te voorkomen en te identificeren. Signalen die duiden op een Datalek worden beoordeeld door de security officer van [Verwerker], die analyseert of sprake kan zijn van een Datalek.

De wijze waarop informatie wordt gedeeld:

Wanneer zich een Datalek voordoet, wordt de verwerkersverantwoordelijke onderwijsinstelling door of namens [Verwerker] in beginsel zonder onredelijke vertraging na vaststelling dat sprake is van een Datalek per e-mail geïnformeerd. Hiervoor worden de meest recente gegevens in vanuit het platform gebruikt. Afhankelijk van de situatie, kan ook informatie worden gedeeld via onze website en officiële sociale media kanalen en/of officiële distributeurs en/of handelsagenten.

Voor vervolgacties of vragen kan telefonisch of per e-mail contact worden opgenomen met onze helpdesk via de in de Privacy Bijsluiter opgenomen gegevens.

Schoolmonitor deelt ten minste de volgende informatie wanneer zich een Datalek voordoet:

- De kenmerken van het incident, zoals: datum en tijdstip constatering, samenvatting incident, kenmerk en aard incident (op wat voor onderdeel van de beveiliging ziet het, hoe heeft het zich voorgedaan, heeft het betrekking op lezen, kopiëren, veranderen, verwijderen/vernietigen en/of diefstal van persoonsgegevens);

- De oorzaak van het beveiligingsincident;

- De maatregelen die getroffen zijn om eventuele/verdere schade te voorkomen;

- Benoemen van betrokkenen die gevolgen kunnen ondervinden van het incident, en de mate waarin;

- De omvang van de groep betrokkenen;

- Het soort gegevens dat door het incident wordt getroffen (met name bijzondere gegevens, of gegevens van gevoelige aard, waaronder toegangs- of identificatiegegevens, financiële gegevens of leerprestaties).

Indien een concrete situatie zich daartoe leent, dan kan Schoolmonitor een (eerste) melding van een Datalek doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens. De Onderwijsinstelling wordt hierover geïnformeerd en blijft ook in dit geval eindverantwoordelijk voor de melding.

Versie: Deze bijlage is voor het laatst bijgewerkt op 01-03-2021.

Deze beveiligingsbijlage maakt onderdeel uit van de afspraken die zijn gemaakt in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 3.0, een initiatief van de PO-Raad, VO-raad, MBO Raad, de verschillende betrokken ketenpartijen (GEU, KBB-e en VDOD) en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Meer informatie hierover vindt u hier: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.