CONCEPT

CONCEPT

Agendapunt	:
Voorstelnummer	:
Raadsvergadering	:
Naam opsteller	:
Informatie op te vragen bij	:
Portefeuillehouder(s)	:
Zaaknummer	:
Registratienummer	:

Onderwerp: aanbesteding accountantscontrole in BUCH verband

Aan de raad,

Beslispunt: het aanbestedingsdocument inzake de accountantscontrole voor de gemeenten Bergen (NH), Uitgeest, Castricum en Heiloo alsmede de Werkorganisatie BUCH vast te stellen.

Inleiding

Xx xxxxxxxx Xxxxxx (XX), Xxxxxxxx, Xxxxxxxxx xx Xxxxxx (BUCH-gemeenten) hebben ieder apart een contract voor accountantsdiensten tot en met de controle van de jaarrekening voor het boekjaar 2016. Voor boekjaar 2017 en verder moet een nieuw contract worden afgesloten.

De werkgroep financiële aspecten BUCH heeft in het laatste kwartaal 2015 de wens uitgesproken om de dienstverlening van de accountant voor de BUCH-gemeenten te harmoniseren. Nadien heeft de Werkorganisatie BUCH het voornemen geuit om bij deze aanbesteding aan te sluiten, zodat dezelfde accountant zowel de BUCH-gemeenten als de Werkorganisatie BUCH bedient.

Vanaf eind 2015 is de aanbestedingsprocedure voorbereid. De raad is hierover tussentijds geïnformeerd. Inmiddels is het aanbestedingsdocument voor de accountancydiensten voor de BUCH-gemeenten en de Werkorganisatie BUCH gereed. Hierin is de opdracht voor de accountant verwoord.

Hierbij wordt u gevraagd dit aanbestedingsdocument vast te stellen.

Wettelijk kader

Op grond van artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet wijst de raad de accountant aan die de controle op de jaarrekening verricht en daarbij een accountantsverklaring alsmede een verslag van bevindingen uitbrengt.

Omdat de raad bevoegd is de accountant aan te wijzen, is de raad tevens bevoegd de opdracht (zoals geformuleerd in bijgevoegd aanbestedingsdocument) vast te stellen.

Omschrijving van de opdracht aan de accountant

De opdracht is dat de BUCH-gemeenten en de Werkorganisatie BUCH gezamenlijk voor de boekjaren 2017 en 2018 een accountant contracteren. Voor de vier daaropvolgende boekjaren (2019 tot en met 2022) kan het contract met de accountant jaarlijks worden verlengd. De opdracht voor de accountant beslaat daarmee maximaal zes jaar (twee vaste contractjaren en viermaal een jaar verlenging).

Opdracht voor BUCH-gemeenten

Voor de BUCH-gemeenten bestaat de dienstverlening van de accountant uit de algemeen certificerende functie. Dit betreft de jaarlijkse accountantscontrole die is gericht op de jaarrekening van de BUCH-gemeenten. De accountant wordt gevraagd om onder meer een controleverklaring en een verslag van bevindingen op te leveren alsmede om een interim- controle te verrichten. Voor een uitgebreide omschrijving van de opdracht van de accountant wordt verwezen naar bijgevoegd aanbestedingsdocument, in het bijzonder deel 1 (pagina’s 6 tot en met 10). Hierin vindt u tevens een omschrijving van de goedkeuringstolerantie en de rapporteringstolerantie waaraan de accountant bij het invullen van de algemeen certificerende functie aan is gebonden.

Opdracht voor Werkorganisatie BUCH

Voor de Werkorganisatie BUCH bestaat de dienstverlening van de accountant uit de algemeen certificerende functie (zoals hiervoor omschreven) en de natuurlijke adviesfunctie. Voor de natuurlijke adviesfunctie adviseert de accountant de Werkorganisatie BUCH gevraagd en ongevraagd over activiteiten die een relatie hebben met de taakuitoefening van de accountant, zoals de opzet en werking van de administratieve organisatie, de (verbijzonderde) interne controle en doelmatigheid.

Harmonisatie

De aanbesteding van de accountant maakt deel uit van het harmonisatietraject van bedrijfsprocessen ter voorbereiding op de Werkorganisatie BUCH. In de loop van 2016 wordt door de werkgroep financiële aspecten BUCH onderzocht of het mogelijk is om de financiële verordeningen van de verschillende gemeenten deels of geheel op elkaar af te stemmen c.q. te harmoniseren.

Vooruitlopend op de harmonisatie van deze verordeningen heeft de werkgroep financiële aspecten BUCH de wens uitgesproken om de rapporteringstolerantie per 1 januari 2017 te harmoniseren naar € 100.000,- per gemeente. Deze uniforme rapporteringstolerantie is opgenomen in het aanbestedings-document (pagina 9). De huidige rapporteringstolerantie verschilt per gemeente en is als volgt:

Bergen: € 50.000,-;

Uitgeest: € 105.000,-; Castricum: € 50.000,- en Heiloo: € 75.000,-.

De verwachting is dat harmonisatie van de rapporteringstolerantie (door deze in 3 van de 4 gevallen naar boven bij te stellen) een kostendrukkend effect heeft op de inschrijvingen voor de accountant.

Weergave van het besluitvormingstraject

De raad is slechts bevoegd tot vaststelling van het aanbestedingsdocument voor zover dit betrekking heeft op de eigen gemeente. De raad kan hiertoe niet besluiten voor een andere BUCH-gemeente of voor de Werkorganisatie BUCH. Dit betekent dat dit aanbestedingsdocument door de vier raden en het bestuur van de Werkorganisatie BUCH moet worden vastgesteld.

Het aanbestedingsdocument wordt in april/begin mei 2016 aan alle raden en het bestuur i.o. van de Werkorganisatie BUCH ter besluitvorming voorgelegd. De planning is dat de opdracht vanaf 10 mei 2016 wordt open gesteld voor inschrijving.

Hoe gaan we dat bereiken en is evaluatie nodig?

Gelet op de waarde van de opdracht moet deze Europees openbaar worden aanbesteed. Voor de beoordeling van de offertes wordt een beoordelingscommissie ingesteld. Deze commissie bestaat uit een raadslid per gemeente, twee personen namens de

werkorganisatie BUCH en een griffier. De beoordelingscommissie wordt ondersteund door het inkoopteam. De raadsleden die zitting hebben in de beoordelingscommissie zijn aangewezen vanuit de werkgroep financiële aspecten BUCH en zijn eerder betrokken geweest bij de voorbereiding van deze aanbestedingsprocedure.

De planning is dat de raad na de zomer besluit over voorlopige gunning van de opdracht aan een accountant. Nadat de accountant is aangewezen, wordt zijn dienstverlening jaarlijks geëvalueerd.

Financiële consequenties

Het streven is om binnen de bestaande budgetten voor de accountantscontrole, en zo mogelijk voor een nog lager bedrag, tot overeenstemming te komen met een aanbiedende partij. De winnende inschrijving is de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Dit is de inschrijving die het beste scoort op het gebied van kwaliteit (60% van het maximaal te behalen aantal punten) en prijs (40% van het maximaal te behalen aantal punten).

Communicatie

Onderdeel van de opdracht aan de accountant is dat hij een controleleider aanwijst. Deze is verantwoordelijk voor de gehele dienstverlening aan de BUCH-gemeenten en de Werkorganisatie BUCH. Hij fungeert als eerste aanspreekpunt.

Daarnaast wordt op voor de raad gebruikelijke wijze gecommuniceerd over de inzet van de accountantsdiensten en de hieruit voortvloeiende rapportages. De geharmoniseerde P&C- cyclus is hierbij voor de accountant leidend.

Bijlage:

Aanbestedingsdocument inzake de accountantscontrole voor de gemeenten Bergen (NH), Uitgeest, Castricum en Heiloo alsmede de Werkorganisatie BUCH.

Bergen, 16 maart 2016 Commissie van Onderzoek

A.M. Xxxxxxx J.J..A.S. Houtenbos

xxxxxxxx voorzitter