Algemeen
Algemeen
Dura Vermeer wil een betrouwbare partner zijn voor haar opdrachtnemers en heeft zich daarbij onder andere ten doel gesteld om met opdrachtnemers overeengekomen betalingstermijnen stipt na te komen.
Daarnaast wil Dura Vermeer het verwerken en betalen van inkoopfacturen zo doelmatig mogelijk laten verlopen. Om die reden is de inname en digitalisering van inkoopfacturen gecentraliseerd.
Voor zowel Dura Vermeer Groep en de divisie Bouw en Vastgoed gebeurt dit op het Financieel Service Center [FSC] te Utrecht.
Het FSC voert onder andere de volgende werkzaamheden uit:
- Ontvangst van inkoopfacturen
- Controle op wettelijke vereisten
- Controle op specifieke Dura Vermeer vereisten
- Digitalisering van factuur en bijlagen
- Controle op levering en prijs
- Factuur (digitaal) voorleggen aan de budgetverantwoordelijke op de betreffende vestiging ter definitieve goedkeuring en betaling.
Om de doorlooptijd van bovenstaand traject zo kort mogelijk te houden, is het van belang dat facturen op de juiste wijze worden ingediend.
Klik hier voor een opsomming van mogelijke oorzaken, die er toe kunnen leiden dat vertragingen ontstaan. Tevens wordt daarbij vermeld welke maatregelen u kunt nemen om dit te voorkomen.
Facturen digitaal insturen, dan kunt u hier lezen hoe u dat kunt doen.
Voor de juiste factuuradressen klik hier.
Veel voorkomende oorzaken om een factuur niet (tijdig) te kunnen verwerken
1. De factuur is niet bestemd voor het op de factuur vermelde bedrijf
2. De factuur voldoet niet aan de wettelijke eisen
• Het IBAN- / KvK- / BTW-nummer ontbreekt
• Het BTW-nummer van de betreffende Dura-vestiging ontbreekt
3. De factuur is niet goed geadresseerd
4. Op de factuur ontbreekt de voorgeschreven aanduiding “projectnummer”
5. Op de factuur ontbreekt de voorgeschreven aanduiding “budgetcode”
6. Getekende prestatieverklaring ontbreekt bij de factuur
8. Eén afrekenstaat per factuur en factuurbedrag dient overeen te komen met totaalbedrag van de afrekenstaat
9. Manurenstaten ontbreken of zijn onvolledig
10. BSN ontbreekt op de manurenstaten
11. De prijzen zijn niet conform afspraak.
De factuur is niet bestemd voor het op de factuur vermelde bedrijf
De tenaamstelling van de factuur is niet correct. De op de factuur genoemde werkzaamheden en/of leveranties zijn niet opgedragen door de op de factuur vermelde afnemer. Omdat Dura Vermeer meerdere zelfstandige entiteiten kent, komt het voor dat facturen bij de verkeerde entiteit worden ingediend. In dat geval kan het FSC deze facturen niet verwerken.
De factuur voldoet niet aan de wettelijke eisen
Het IBAN- / KvK- / BTW-nummer ontbreekt
De wet schrijft een aantal factuurvereisten voor:
• Uw volledige naam en die van uw afnemer. U dient hierbij de juridische naam te vermelden. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat.
• Uw volledige adres en dat van uw afnemer. U dient hierbij het adres te vermelden
waar uw onderneming feitelijk is gevestigd. Vermelding van alleen uw postbusnummer is niet voldoende.
• Uw BTW-nummer. Bij fiscale eenheden is dat het BTW-nummer van het onderdeel
dat de prestatie levert.
• Uw KvK-nummer.
• Datum waarop de factuur is uitgereikt
• Een uniek volgnummer.
• Omschrijving van goederen of diensten die u hebt geleverd.
• Aantal geleverde goederen of diensten.
• Datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd.
• Bedrag dat u in rekening brengt, exclusief BTW. Als u prestaties levert met verschillende BTW-tarieven, dient u deze bedragen separaat te vermelden.
• BTW-tarief dat u in rekening brengt
• BTW-bedrag
Voor alle wettelijke regels omtrent dit onderwerp verwijzen wij u naar de site van de Kamer van Koophandel.
Het BTW-nummer van de betreffende Dura-vestiging ontbreekt
Voor de wettelijke regels omtrent dit onderwerp verwijzen wij u naar de site van de belastingdienst.
De factuur is niet goed geadresseerd
Omdat Dura Vermeer meerdere zelfstandige entiteiten kent, komt het voor dat facturen bij de verkeerde entiteit worden ingediend. In dat geval kan het FSC deze facturen niet verwerken.
Op de factuur ontbreekt de voorgeschreven aanduiding “projectnummer”
De meeste facturen die het FSC ontvangt zijn facturen die bestemd zijn voor een project. Aangezien Dura Vermeer veel projecten tegelijkertijd uitvoert, is het van groot belang dat op de factuur het juiste projectnummer (kostenplaats) staat vermeld. Dit is niet alleen van belang om de factuur correct te kunnen boeken, maar ook om de juiste goedkeurder aan de factuur te koppelen. Indien u niet het juiste projectnummer vermeldt, zal uw factuur (digitaal) niet bij de juiste goedkeurder worden aangeleverd, met als gevolg dat uw factuur na verloop van tijd hoogstwaarschijnlijk zal worden afgekeurd. Om dit te voorkomen is het van groot belang om het juiste projectnummer te vermelden. Medewerkers van Dura Vermeer Divisie Bouw en Vastgoed zijn geïnstrueerd om dit nummer bij opdrachten en bestellingen te verstrekken aan opdrachtnemers. Voordat u een factuur verstuurt is het van belang dat u controleert dat het projectnummer (of kostenplaats) is vermeld.
Klik hier voor een nadere uitleg over projectnummer c.q. kostenplaats
Op de factuur ontbreekt de voorgeschreven aanduiding “budgetcode”
Om een factuur snel en correct te kunnen behandelen is het van belang dat deze niet alleen is voorzien van een projectnummer (kostenplaats), maar ook van een budgetcode (kostensoort). Medewerkers van Dura Vermeer Divisie Bouw en Vastgoed zijn geïnstrueerd om u niet alleen een projectnummer (kostenplaats) te verstrekken, maar ook een budgetcode (kostensoort). Dit is van belang omdat bij medewerkers van het FSC niet altijd bekend kan zijn welke budgetcodes op uw factuur van toepassing zijn.
Klik hier voor een nadere uitleg over budgetcode c.q. kostensoort
Getekende prestatieverklaring ontbreekt bij de factuur
De eis om een getekende ‘prestatieverklaring’ bij de factuur te voegen is opgenomen in de inkoopvoorwaarden van Dura Vermeer. Een ‘prestatieverklaring’ is een bewijs van levering en kan verschillende vormen hebben.
Bij bouwprojecten wordt met ‘prestatieverklaring’ bedoeld: een door de uitvoerder getekende leveringsbon, vrachtbrief of afrekenstaat.
Bij ontwikkelprojecten wordt hiermee bedoeld: een schriftelijke verklaring van de projectleider/budgetverantwoordelijke dat de door u gefactureerde werkzaamheden zijn uitgevoerd.
Voordat u overgaat tot facturering is het verstandig om een ‘prestatieverklaring’ te verkrijgen en deze bij de factuur te voegen. Dit versnelt de doorlooptijd van uw factuur.
Inkooporder bon ontbreekt
Voor een aantal administraties werkt Dura Vermeer met een inkooporder. Deze inkooporder wordt digitaal vervaardigd en een aan u verstrekt door de uitvoerder. Verder is het belangrijk dat het factuurbedrag overeenkomt met het bedrag van de inkooporder. Wanneer dit niet het geval is kan de factuur technisch niet door onze systemen worden verwerkt.
Eén afrekenstaat per factuur en factuurbedrag dient overeen te komen met totaalbedrag van de afrekenstaat
Voor een aantal werkzaamheden werkt Dura Vermeer met een afrekenstaat. Deze afrekenstaat wordt digitaal vervaardigd en een getekend exemplaar wordt aan u verstrekt door de uitvoerder. Dit is een uniek document en het is administratief niet mogelijk om één factuur te koppelen aan meerdere afrekenstaten. Om vertragingen te voorkomen dient u iedere afrekenstaat apart te factureren. Daarnaast is het ook belangrijk dat het factuurbedrag overeenkomt met het bedrag van de afrekenstaat. Wanneer dit niet het geval is kan de factuur technisch niet door onze systemen worden verwerkt.
Manurenstaten ontbreken of zijn onvolledig
Indien uw werkzaamheden vallen onder de Wet Keten Aansprakelijkheid [WKA] is BTW-verlegd van toepassing en bent u verplicht om bij uw factuur de bijbehorende manurenstaten in te leveren. Deze dienen getekend te zijn door de uitvoerder.
BSN ontbreekt op de manurenstaten
Sinds 1 januari 2017 is het bij Dura Vermeer verplicht om het burgerservicenummer (BSN) op de manurenstaten te vermelden. Indien er sprake is van ZZP op uw manurenstaten, dan KvK- nummer of BTW-nummer vermelden.
De prijzen zijn niet conform afspraak
Het bedrag op de factuur komt niet overeen met het contract. Terug
Geantedateerde factuur
Uw factuurdatum wijkt te veel af van verzenddatum e/o ontvangstdatum. Graag uw factuur intern crediteren en een nieuwe insturen met een actuele factuurdatum
Digitaal facturen insturen
Wij streven ernaar om alle facturen digitaal te ontvangen. Om hierbij een snelle sortering te kunnen maken hebben wij voor elke vestiging een eigen email adres:
Dura Vermeer Bouw Hengelo | |
Dura Vermeer Bouw Midden West | |
Dura Vermeer Bouw Zuid West | |
Dura Vermeer Bouw Zuid | |
Dura Vermeer Renovatie MW | |
Dura Vermeer Bouw Heyma | |
Dura Vermeer Vastgoed | |
Dura Vermeer Divisie Bouw en Vastgoed | |
Dura Vermeer Groep – ICT | |
Dura Vermeer Groep |
Daarbij verzoeken wij u om digitale facturen aan te leveren die voldoen aan onderstaande voorwaarden:
• Facturen alleen in PDF- formaat
• De kwaliteit van de PDF moet minimaal voldoen aan de internationale standaard (ISO 32000)
• Eén PDF-bestand per factuur (afrekenstaten, bonnen, manuurstaten etc. samenvoegen met factuur tot één PDF)
• Vragen en betalingsherrinering per administratie kunnen naar de bovengenoemde mailadressen worden gestuurd
• WKA documenten kunt u aanleveren via: XXXxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx
Benodigde documenten ten behoeve van WKA
Indien uw werkzaamheden vallen onder de Wet Keten Aansprakelijkheid [WKA] is BTW-verlegd van toepassing op uw factuur. Daarbij hebben wij van u een aantal WKA-documenten nodig alvorens Dura Vermeer over kan gaan tot (volledige) betaling.
Onderaannemer (binnenland):
• Een uittreksel uit het Handelsregister van de KvK, niet ouder dan één jaar.
• Een afschrift van de G-rekening overeenkomst.
• Verklaring betalingsgedrag van de belastingdienst niet ouder dan 3 maanden.
Indien één van bovenstaande documenten ontbreekt of is verlopen, dan zal de betaling van het G- gedeelte van uw factuur automatisch worden geblokkeerd, tot het moment dat de omissie is hersteld. Het FSC screent wekelijks de vervallen facturen op volledigheid van WKA-documentatie. Indien hierbij wordt geconstateerd dat er documenten zijn vervallen, wordt de desbetreffende opdrachtnemer hierover geïnformeerd.
U kunt uw WKA documenten digitaal aanleveren via: XXXxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx. Gaarne hierbij elk document als een separaat PDF-bestand meesturen.
Bent u ZZP-er dan levert u andere documenten ten behoeve van WKA aan.
ZZP’er
Indien uw werkzaamheden vallen onder de Wet Keten Aansprakelijkheid [WKA] is BTW-verlegd van toepassing op uw factuur. Daarbij hebben wij van u een aantal WKA-documenten nodig alvorens Dura Vermeer over kan gaan tot (volledige) betaling.
ZZP’er:
• Een uittreksel uit het Handelsregister van de KvK, niet ouder dan één jaar.
• Brief belastingdienst met toekenning BTW-nummer
Indien één van bovenstaande documenten ontbreekt of is verlopen, dan zal de betaling van uw factuur automatisch worden geblokkeerd, tot het moment dat de omissie is hersteld.
U kunt uw WKA documenten digitaal aanleveren via: XXXxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx. Gaarne hierbij elk document als een separaat PDF-bestand meesturen.
Lijst met meest voorkomende administraties bij het Financieel Service Center
Let op: hier worden alleen administraties vermeld binnen de Divisie Bouw en Vastgoed en de Groep van Dura Vermeer
WKA gegevens per email naar: XXXxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx
Factuur vereisten
• Facturen adresseren aan het FSC te Utrecht. Klik hier voor de juiste adressen.
• Op de factuur de juiste coderingen voor kostenplaats en kostensoort vermelden. Deze coderingen dienen aan u te worden verstrekt door de medewerker van Dura Vermeer, waarvan u de opdracht ontvangt.
• Getekende prestatieverklaringen bijvoegen.
Kostenplaats
• Kostenplaats: 503P1109
• 503 = Werkmaatschappij-nummer (i.c. DVB Midden West)
• P = type aanduiding (i.c. Project). Ook de letters W (werkorders) en G (overig) worden gebruikt.
• 1109 = Projectnummer/kostenplaats waarop de kosten worden geboekt
Kostensoort
• Kostensoort: 4590000
• Dit is de code waarop de kosten worden geboekt. Deze bestaat uit 1, 4 of 7 cijfers, afhankelijk van het type factuur.
Contactinformatie Financieel Service Center
Factuur(email)adressen: klik hier voor de juiste adressen Telefonisch bereikbaar: 08:30-12:30
T (000) 000 00 00
WKA Gegevens: XXXxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx