GESCHILLENREGELING d.d. 1 september 2013 (versie 2, dec. 2015)
GESCHILLENREGELING d.d. 1 september 2013 (versie 2, dec. 2015)
Deze regeling betreft de Geschillenregeling zoals die in de overeenkomst tussen aanneemster en opdrachtgeefster opgenomen kan worden (hierna gezamenlijk te noemen: “partijen”). De Geschillenregeling kan ook als aparte overeenkomst tussen partijen gesloten worden. Het Reglement Advies Raad maakt hiervan onlosmakelijk onderdeel uit.
Artikel 1
Beslechting van geschillen
Geschil
a) Alle geschillen die naar aanleiding van de overeenkomst voor het project, of eventuele daaruit voortvloeiende deelopdrachten, tussen partijen ontstaan, zullen zoveel mogelijk in goed overleg en – teneinde de voortgang van het project zo min mogelijk te belemmeren
– zo spoedig mogelijk met elkaar worden opgelost.
b) Partijen benoemen daartoe een Advies Raad (AR). De AR bestaat uit 3 leden. Eén lid wordt namens aanneemster aangewezen en één lid wordt namens opdrachtgeefster aangewezen. Het derde lid is een lid van de Raad van Arbitrage voor de Bouw (RvA) en wordt door de partijleden gezamenlijk als onafhankelijke voorzitter aangewezen conform het Reglement Advies Raad.
c) Als één der partijen van oordeel is dat een geschil niet met de voor de voortgang van het project benodigde spoed langs minnelijke weg opgelost kan worden, wordt dit geschil door die partij bij de wederpartij schriftelijk aangemeld als “geschil” en wordt het geschil vervolgens voorgelegd aan de AR.
Bemiddeling
d) De AR zal allereerst op informele wijze trachten tussen partijen te bemiddelen om te bezien of tussen partijen alsnog binnen gerede tijd tot overeenstemming gekomen kan worden over het geschil.
e) Slaagt deze bemiddeling dan zal de uitkomst hiervan worden vastgelegd in het verslag van de (bouw)vergadering.
(Voorwaardelijk) bindend advies
f) Op schriftelijk verzoek van de meest gerede partij zal de AR haar bemiddelingspoging staken en met een (voorwaardelijk) bindend advies komen over het geschil conform de procedure van artikel 3.
g) Aanneemster is gehouden, in afwachting van de totstandkoming van het voorwaardelijk bindend advies in het geschil, het project voort te zetten.
h) Indien geen van partijen binnen twee weken na de datum van het voorwaardelijk bindend advies een Spoedgeschil aanhangig heeft gemaakt bij de RvA conform het toepasselijke arbitragereglement van de RvA , zal het voorwaardelijke karakter van het bindend advies vervallen.
Arbitrage
i) Indien één der partijen zich niet met een door de AR gegeven voorwaardelijk bindend advies kan verenigen zal zij dit binnen twee weken na de datum van dat advies schriftelijk aan de wederpartij meedelen en binnen deze termijn ter zake een Spoedgeschil aanhangig maken bij de RvA waarna dit geschil zal worden beslecht door arbitrage overeenkomstig het arbitragereglement van de RvA, zoals dat drie maanden voor de dag van de tussen partijen gesloten overeenkomst luidt. Indien de voorzitter van de RvA oordeelt dat het geschil zich niet leent voor een behandeling als spoedgeschil zullen partijen gezamenlijk de RvA verzoeken om te procederen met verkorte termijnen.
j) Gedurende de looptijd van de arbitrage zijn partijen gehouden te handelen conform het bepaalde in het voorwaardelijk bindend advies van de AR.
k) Indien opdrachtgeefster in een procedure die door een derde tegen haar is aangespannen, aanneemster in vrijwaring oproept, kan aanneemster geen beroep doen op deze Geschillenregeling, tenzij partijen dit overeenkomen.
l) Zolang de AR nog geen voorwaardelijk bindend advies heeft uitgebracht is de RvA onbevoegd om kennis te nemen van geschillen.
Artikel 2 Advies Raad
a) De AR bestaat uit drie leden die bij aanvang van het project worden benoemd.
b) Partijen dragen elk één lid voor die zij uit hun midden, dan wel extern betrekken.
c) De voorzitter wordt door beide voorgedragen partijleden benoemd.
d) De taken, benoeming en samenstelling van de AR staat omschreven in het Reglement Advies Raad (zie bijlage).
e) De leden van de AR kunnen geen deel uit maken van het scheidsgerecht en eventueel het appèlscheidsgerecht dat beslist over geschillen met betrekking tot hetzelfde project.
Artikel 3
(Voorwaardelijk) bindend advies (“Advies”)
a) Komt een bemiddeling als bedoeld in artikel 1 sub d niet tot stand, dan is de procedure als bedoeld in artikel 1 sub f als volgt:
• de meest gerede partij zendt binnen twee weken na de schriftelijke mededeling, zoals hiervoor bedoeld in artikel 1 sub f, in viervoud een verzoek tot het geven van een bindend advies aan het secretariaat van de RvA (hierna: ”het secretariaat”), onder gelijktijdige verzending van een afschrift van dit verzoek aan de wederpartij. De verzoekende partij dient in het verzoek om een advies duidelijk en gedetailleerd aan te geven waar het geschil betrekking op heeft, alsmede de op het geschil betrekking hebbende documenten over te leggen;
• de andere partij dient binnen twee weken schriftelijk op het verzoek te reageren, door verzending van een reactie - eventueel vergezeld van de op deze reactie betrekking hebbende documenten - aan het secretariaat, onder gelijktijdige verzending van een afschrift van deze reactie aan de wederpartij;
• afhankelijk van de behoefte van de AR worden partijen in de gelegenheid gesteld hun standpunten aan de AR schriftelijk en/of mondeling (hierna “hoorzitting”) nader toe te lichten en al dan niet met stukken te onderbouwen;
• tijdens de hoorzitting zullen beide partijen in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord en, op verzoek aan en na toestemming van de AR, nog nadere
stukken in te dienen. De hoorzitting vindt in beginsel plaats op het werkterrein van het project. Vertegenwoordigers van opdrachtgeefster en aanneemster kunnen bij de hoorzitting aanwezig zijn;
• de AR is bevoegd alle informatie bij partijen op te vragen die hij noodzakelijk acht voor het advies en is voorts bevoegd al datgene te doen wat hij voor het advies nuttig acht;
• de AR brengt, behoudens bijzondere omstandigheden, binnen twee weken na de laatste toegestane proceshandeling van partijen het Advies uit;
• de AR tracht zoveel mogelijk te komen tot een unaniem Advies. Indien dit, ondanks de inspanningen van de leden, niet mogelijk blijkt te zijn, heeft de voorzitter de beslissende stem.
b) De AR beperkt zich bij zijn beoordeling aangaande een op te stellen Advies, tot de omvang van het geschil zoals dat door partijen aan hem is voorgelegd. Het Advies dient te zijn gemotiveerd, tenzij beide partijen gezamenlijk aan de AR hebben verzocht daar van af te zien. Het Advies zal worden opgesteld als goede mannen naar billijkheid, met inachtneming van de toepasselijke contractuele afspraken en de omstandigheden die het geschil hebben veroorzaakt.
c) Het Advies van de AR geldt als voorwaardelijk bindend advies (een voorwaardelijke door een derde gegeven vaststelling als bedoeld in artikel 7:900 lid 2 Burgerlijk Wetboek) en wordt pas onvoorwaardelijk indien geen van partijen binnen twee weken na de datum van het advies ter zake een Spoedgeschil bij de RvA aanhangig heeft gemaakt.
d) In het Advies zal tevens worden opgenomen welke partij de kosten van de voorzitter en andere leden van de AR en – indien van toepassing - de kosten van de eventueel door de AR in te schakelen derden en de kosten voor juridische bijstand dient te dragen.
e) Indien partijen gedurende de loop van het geschil, alsnog overeenstemming bereiken, draagt iedere partij de helft van de tot op dat moment gemaakte kosten voor de behandeling van het geschil, met dien verstande dat iedere partij dan steeds zelf de kosten draagt van het door die partij aangewezen lid van de AR, tenzij partijen anders overeenkomen.
REGLEMENT ADVIES RAAD
Artikel 1 Doel
Opdrachtgeefster en aanneemster (hierna gezamenlijk te noemen: “partijen”) hebben zich als doel gesteld het project conform de voorwaarden van de overeenkomst te realiseren op basis van een duurzame en professionele samenwerking waarbij zij zich rekenschap geven van de gerechtvaardigde belangen van de wederpartij. In het kader van deze doelstelling fungeert de Advies Raad (hierna: “AR”). De AR dient vroegtijdig potentiële geschillen tussen partijen te signaleren en hierop adequaat te reageren ter vermijding van verdere escalatie.
Artikel 2
Samenstelling en benoeming
a) Twee leden van de AR worden door partijen, uit hun midden dan wel extern, benoemd. De benoemde partijleden benoemen gezamenlijk de onafhankelijke voorzitter uit de “lijst Advies Raad, Raad van Arbitrage voor de Bouw (RvA)”. De benoeming van de leden van de AR vindt niet eerder plaats dan nadat het te benoemen lid de in bijlage 1 opgenomen verklaring heeft ondertekend en die verklaring door beide overige leden is ontvangen.
b) Alle leden van de AR hebben één stem, doch in geval er geen unanieme beslissing genomen kan worden, heeft de voorzitter een doorslaggevende stem.
c) Xxxxxxx xxx xxxxxxxxxx (tenminste drie weken) of blijvende ontstentenis van één der leden van de AR zal deze worden vervangen door een nieuw te benoemen lid, conform het bepaalde in sub a.
d) In geval één van de leden van de AR dit reglement niet dan wel niet op correcte wijze nakomt of anderszins de op hem rustende verplichtingen niet of onvoldoende nakomt, zal het betreffende partijlid worden vervangen c.q. zal een nieuwe voorzitter worden benoemd overeenkomstig de bepalingen van dit reglement.
e) Xxxxxxx van kortdurende ontstentenis van één der leden van de AR zal degene die tijdelijk niet beschikbaar is worden vervangen door een waarnemer. Indien een waarnemer eenmaal betrokken is bij een geschil, zal hij in dat geschil blijven waarnemen totdat er een uitspraak is in dat geschil.
f) Alle correspondentie met betrekking tot de totstandkoming van het (voorwaardelijk) bindend advies c.q. de bemiddeling door de AR verloopt via het secretariaat van de RvA (hierna: “het secretariaat”). De afwikkeling van correspondentie m.b.t. de reguliere werkzaamheden (zoals het bijwonen van vergaderingen, het ontvangen van verslagen etc.) loopt via het project.
g) De AR kan zich laten bijstaan door een secretaris van de RvA (hierna: “secretaris”) c.q., afhankelijk van de aard van de eventueel benodigde specifieke deskundigheid, door andere derden. Op verzoek van de AR schakelt de voorzitter van de AR een door de AR voorgestelde secretaris in, dan wel andere derde. Alvorens daartoe over te gaan, zal de AR partijen schriftelijk verzoeken om binnen een week in te stemmen met de financiële consequenties van het inschakelen van deze derden. Ingeval van bezwaar zal overleg plaatsvinden tussen de voorzitter en partijen.
h) Bij hun benoeming als lid van de AR ontvangt ieder van hen een kopie van de volledige overeenkomst. Alle andere documenten die op het project betrekking hebben worden (pas) na een verzoek daartoe verstrekt. Partijen zijn na een dergelijk verzoek verplicht om dergelijke documenten en de relevante correspondentie per omgaande aan de AR te doen toekomen. Partijen stemmen met elkaar af wie welke documenten aan de AR zal
overleggen. Indien de wederpartij niet beschikt over documenten die aan de AR zijn overgelegd, is de partij die deze aan de AR heeft overgelegd verplicht deze documenten tevens per omgaande aan de wederpartij over te leggen.
Artikel 3 Takenpakket:
a) Ter uitvoering van het onder artikel 1 genoemde doel heeft de AR aandacht voor het proces van de samenwerking tussen de partijen. De AR kan problemen die volgens hem mogelijk tot een verschil van mening kunnen leiden op eigen initiatief met beide partijen bespreken en hen – al dan niet middels reflectie - adviseren. Slaagt deze bespreking dan zal de uitkomst hiervan worden vastgelegd in het verslag van de (bouw)vergadering De AR kan op verzoek van één der partijen bemiddelen bij eventuele verschillen van mening en de eventueel daaruit voortvloeiende geschillen. Voorts kan de AR desgewenst een (voorwaardelijk) bindend advies uitbrengen. Voor bemiddeling en (voorwaardelijk) bindend advies wordt verder verwezen naar het daarover bepaalde in artikel 1 van de Geschillenregeling.
b) Opdrachtgeefster en aanneemster zijn niet gerechtigd één der leden van de AR om andere vormen van geschilpreventie en/of -oplossing te vragen, anders dan ingevolge het in dit reglement bepaalde. De AR en/of een van zijn afzonderlijke leden mogen geen andere vormen van geschilpreventie en/of -oplossing aan opdrachtgeefster en/of aanneemster verstrekken, anders dan ingevolge het in dit reglement bepaalde.
Artikel 4
Bevoegdheden in het kader van advisering (bezichtiging)
De AR zal zich in het kader van zijn taken op reguliere basis, in beginsel tijdens de (bouw)vergaderingen, of zo vaak als de AR daar aanleiding toe ziet, waar nodig actief participeren en zich laten informeren over de voortgang van het project, bij voorkeur ter plaatse op het werkterrein van het project.
Artikel 5 Integriteit/Onafhankelijkheid
a) Door ondertekening van een verklaring volgens bijgevoegd model (bijlage 1), verklaren de leden dat hij/zij:
• geen financiële belangen bij dit reglement heeft of zal hebben, anders dan het ontvangen van een vergoeding voor het verrichten van taken ingevolge het bepaalde in dit reglement;
en verklaart de voorzitter voorts dat hij/zij:
• geen arbeidsovereenkomst of financiële banden heeft met opdrachtgeefster of aanneemster, of gedurende het verrichten van taken ingevolge dit reglement zal hebben, met uitzondering van de eventueel bij de benoeming reeds bekend gemaakte afspraken en/of banden;
• onafhankelijk en onpartijdig van opdrachtgeefster en aanneemster is en te zullen blijven gedurende de periode als lid van de AR.
b) Indien de AR zich laat bijstaan door derden, dient de AR erop toe te zien dat deze personen zich eveneens verplichten om integer te zijn tegenover en onafhankelijk te zijn van opdrachtgeefster en/of aanneemster.
Artikel 6 Geheimhouding
a) Over de inhoud van een verschil van mening, een geschil en over de ter beschikking gestelde documenten en andere stukken verplichten de leden van de AR zich tot strikte geheimhouding.
b) Indien de AR zich laat bijstaan door derden dient de AR erop toe te zien dat deze personen zich eveneens verplichten tot strikte geheimhouding.
Artikel 7 Beschikbaarheid
a) De leden van de AR dienen minimaal één keer per maand een halve dag beschikbaar te zijn voor een voortgangsbespreking en minimaal één keer per drie maanden gedurende een halve dag beschikbaar te zijn voor een bezoek aan het project.
b) Daarnaast dienen de leden van de AR in geval van geschillen in beginsel twee dagen in een periode van tien werkdagen beschikbaar te zijn, te rekenen vanaf de dag waarop het verzoek om een (voorwaardelijk) bindend advies is ontvangen.
c) Indien tijdens de looptijd van het project blijkt dat de inzet van de AR dient te worden verminderd of vermeerderd, zullen partijen met de AR hierover overleg plegen.
Artikel 8 Bijeenkomsten
a) De leden van de AR zijn verplicht de bezichtigingen als bedoeld in dit reglement, alsmede de voor de oplossing van de voorgelegde geschillen benodigde bijeenkomsten en hoorzittingen bij te wonen. De bezichtigingen, bijeenkomsten en hoorzittingen worden georganiseerd door de voorzitter van de AR.
b) Indien de AR dit wenselijk acht, zal de secretaris van dit reglement de bijeenkomsten en de hoorzittingen bijwonen en vastleggen en medewerking verlenen aan het opstellen van het advies.
Artikel 9 Voertaal
Alle door de AR gegeven (bindend) adviezen en gemaakte verslagen zullen in de Nederlandse taal zijn opgesteld. De voertaal tijdens de in dit reglement genoemde hoorzittingen en bijeenkomsten is in beginsel de Nederlandse taal.
Artikel 10
Kosten en honorering
a) De honorering voor de werkzaamheden van de voorzitter van de AR en de eventueel door de AR in te schakelen secretaris van de RvA geschiedt op basis van een door het secretariaat van de RvA vooraf aan partijen meegedeeld uurtarief. Deze honorering is exclusief verschotten en eventuele andere kosten die zijn gemoeid met de werkzaamheden. In het uurtarief van de Voorzitter zijn begrepen de administratieve werkzaamheden van het secretariaat van de RvA.
b) De kosten van de door een partij aangewezen lid van de AR zullen door het betreffende lid worden gedragen.
c) Beide partijen storten op verzoek van het secretariaat een door de RvA vast te stellen waarborgsom onder de RvA. Het secretariaat draagt zorg voor betaling van de voorzitter van de AR.
d) De voorzitter van de AR zal zijn/haar uren, alsmede zijn/haar overige kosten die hij/zij ten behoeve van de bij de uitoefening van zijn/haar taken heeft gemaakt aan het einde van elke maand indienen bij het secretariaat, waarna het secretariaat zorg draagt voor de betaling aan hem/haar. Ook de partijleden dragen dienovereenkomstig zorg voor een urenregistratie en maandelijkse facturatie aan aanneemster respectievelijk opdrachtgeefster.
e) Het secretariaat draagt tevens zorg voor betaling van de door de AR ingeschakelde “andere derden” zoals bedoeld in artikel 2 van dit reglement.
f) Het secretariaat kan, al dan niet naar aanleiding dan wel na afloop van een door de AR te behandelen geschil, tussentijds aan (een der) partijen verzoeken om een aanvulling op de waarborgsom onder de RvA te storten. Het secretariaat zal alsdan aan partijen meedelen wat de tot op dat moment verschuldigde honoraria en op dat moment in rekening gebrachte kosten zijn.
g) Na afloop van een door de AR te behandelen geschil, dan wel eens per jaar, alsmede na beëindiging van de werkzaamheden van de voorzitter van de AR, zullen de nog niet in rekening gebrachte kosten en het verschuldigde honorarium aan partijen worden gefactureerd en gespecificeerd en voor zover mogelijk met de door partijen gestorte waarborgsommen worden verrekend.
h) Het honorarium en de overige kosten, die zijn gemoeid met het onderzoek en het opstellen van het (voorwaardelijk) bindend advies, worden gedragen door (een van de) partijen zoals vastgesteld in het desbetreffende advies van de AR. In alle andere gevallen draagt iedere partij de helft van de tot op dat moment gemaakte kosten voor de behandeling van het geschil, met dien verstande dat iedere partij dan steeds zelf de kosten draagt van het door die partij aangewezen lid van de AR , tenzij partijen anders zijn overeengekomen. Het secretariaat zal de kosten, zoveel mogelijk met inachtneming van de eventuele kostenveroordeling, verrekenen met de door partijen gestorte waarborgsommen.
i) Alle kosten voor de werkzaamheden van (de voorzitter van) de AR die geen betrekking hebben op de behandeling van geschillen (zoals onder andere de kosten voor de werkzaamheden de betrekking hebben op artikel 3 van dit reglement) zullen door partijen ieder voor de helft worden gedragen.
Artikel 11
Start werkzaamheden /ontbinding
De AR verricht zijn taken met ingang van diens benoeming tot het moment waarop de AR – na voltooiing van het project - door partijen zal worden ontbonden.
Plaats:
Datum:
BIJLAGE behorende bij Reglement Advies Raad
Deze verklaring heeft betrekking op de werkzaamheden van de Advies Raad (hierna: “AR”) volgens de algemene eisen die vanwege geheimhouding en integriteit worden gesteld aan zijn leden, alsmede zoals vastgesteld in het Reglement Advies Raad .
Ondergetekende verklaart hierbij dat hij/zij:
• zonder enig voorbehoud instemt met hetgeen is opgenomen in voornoemd reglement ten aanzien van zijn/haar rol in de AR;
• kennis heeft genomen van voornoemd reglement en dat hij/zij de inhoud van dit reglement onderschrijft;
• de verantwoordelijkheid op zich neemt voor het bewaken van de integriteit;
• niet, direct of indirect, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van partijen, enige als vertrouwelijk bestempelde informatie waarover hij/zij als lid van de AR beschikking heeft gekregen, geheel of gedeeltelijk bekend maakt, of ter beschikking stelt aan anderen;
• geheim zal houden alle overige informatie van partijen waarvan hij/zij weet of vermoedt dat deze vertrouwelijk is. Persoonsgegevens, financiële gegevens, klantgegevens, aanbestedingsgegevens en contractgegevens worden in ieder geval als vertrouwelijk beschouwd. Hij/zij zal deze informatie niet verstrekken aan anderen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitoefening van zijn/haar taak of tenzij hij/zij daartoe wettelijk verplicht is;
• als een goed huisvader de hem ter beschikking gestelde stukken zal beheren. In dit verband zal hij/zij overal – derhalve ook op zijn (thuis)werkplek – voor de beveiliging van de informatie zorgdragen;
• de hulpmiddelen tot toegang tot locaties, apparatuur en ruimtes van partijen uitsluitend zal gebruiken voor het doel waarvoor deze hem/haar ter beschikking zijn gesteld;
• zal niet proberen om onbevoegd toegang te krijgen tot kwetsbare ruimtes en locaties van partijen.
De partijleden verklaren hierbij dat indien hij/zij:
• informatie ontvangt over een mogelijke belangenverstrengeling van de voorzitter van de AR, hij/zij deze informatie op de kortst mogelijke termijn aan de voorzitter van de AR voorlegt.
De voorzitter van de AR verklaart hierbij dat hij/zij:
• de verantwoordelijkheid op zich neemt voor het bewaken van de onafhankelijkheid;
• een mogelijke belangenverstrengeling (of de schijn daarvan) zal signaleren en zich vervolgens zal terugtrekken als lid van de AR.
Datum: Naam: Plaats:
Ondertekening: