Volmacht
Volmacht
(enkel te gebruiken door aandeelhouders)
Proxy
(to be used by shareholders only)
De ondergetekende:
The undersigned:
(Naam en adres / Name and address)
hierin optredend als lastgever,
eigenaar van het volgende aantal aandelen in Galapagos NV (naamloze vennootschap naar Belgisch recht met zetel te Xxxxxxxx Xx Xxxxxxxxx X00 X0, 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxx, ingeschreven in het Rechtspersonenregister (Antwerpen, afdeling Mechelen) onder nummer 0466.460.429) (de “Vennootschap”):
herein acting as grantor of a proxy,
owner of the following number of shares in Galapagos NV (public limited liability company organized under the laws of Belgium with registered office at Xxxxxxxx Xx Xxxxxxxxx X00 X0, 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxxx, registered with the Register of Legal Entities (Antwerp, division Mechelen) under number 0466.460.429) (the “Company”):
(Aantal aandelen / Number of shares)
stelt hiermee aan tot zijn/haar volmachtdrager: herewith appoints as his/her proxy holder:
(Naam en adres van de gevolmachtigde / Name and address of the proxy holder)
(Indien de naam van de volmachtdrager niet is ingevuld, zal de volmacht geacht worden te zijn gegeven aan de General Counsel van de Vennootschap)
(If the name of the proxy holder is not completed, the proxy will be deemed to be given to the General Counsel of the Company)
hierna de “volmachtdrager”, hereinafter the “proxy holder”,
aan wie hij/zij volmacht geeft tot bijwoning van en om stemrechten uit te oefenen tijdens de gewone algemene vergadering van de Vennootschap die zal plaatsvinden op dinsdag 24 april 2018 om 14 uur op de zetel van de Vennootschap, alsmede elke andere aandeelhouders- vergadering met dezelfde agenda die daarna zou worden bijeengeroepen als gevolg van uitstel of verdaging, met als bedoeling de hierna uiteengezette agenda in overweging te nemen en om, voor dit doel, deel te nemen aan alle activiteiten, te stemmen of zich te onthouden, notulen en andere stukken te ondertekenen, woonplaats te kiezen, subdelegatie te geven, en meer in het algemeen te doen wat nuttig of noodzakelijk wordt geacht door de volmachtdrager.
Indien overeenkomstig artikel 533ter van het Wetboek van vennootschappen nieuw te behandelen onderwerpen op de agenda zijn opgenomen nadat onderhavige volmacht ter ken- nis van de Vennootschap is gebracht, zal de volmachtdrager ook voor deze nieuwe agendapunten kunnen stemmen voor zover de volmachtdrager daarbij geen ander belang dan het belang van ondergetekende aandeelhouder nastreeft.
to whom he/she gives power of attorney to attend and exercise voting rights at the annual shareholders’ meeting of the Company to be held on Tuesday 24 April 2018 at 2:00 p.m. CET at the registered office of the Company, as well as at any other shareholders’ meeting with the same agenda that may be convened subsequently as a result of delay or adjournment, for the purpose of considering the agenda set forth below, and for this purpose, to take part in all proceedings, to vote or abstain, to sign any minutes and other items, to elect domicile, to sub-delegate authority, and more generally to do anything the proxy holder deems useful or necessary.
If pursuant to article 533ter of the Belgian Companies Code new items to be dealt with are included in the agenda after the present proxy form has been submitted to the Company, the proxy holder shall be entitled to vote for such new agenda items insofar as the proxy holder, by doing so, does not pursue another interest than the interest of the undersigned shareholder.
Agenda
1. Kennisname en bespreking van het jaarverslag van de raad van bestuur betreffende de statutaire en geconsolideerde jaarrekening van de Vennootschap over het boekjaar geëindigd op 31 december 2017, en van het verslag van de commissaris over de statutaire jaarrekening van de Vennootschap over het boekjaar geëindigd op 31 december 2017.
1. Acknowledgement and discussion of the annual report of the board of directors relating to the non-consolidated and consolidated annual accounts of the Company for the financial year ended on 31 December 2017, and of the report of the statutory auditor relating to the non-consolidated annual accounts of the Company for the financial year ended on 31 December 2017.
2. Kennisname en goedkeuring van de statutaire jaarrekening van de Vennootschap over het boekjaar geëindigd op 31 december 2017 en goedkeuring van de door de raad van bestuur voorgestelde bestemming van het jaarresultaat.
Voorstel van besluit: De algemene vergadering besluit om de statutaire jaarrekening van de Vennootschap over het boekjaar geëindigd op 31 december 2017 goed te keuren, alsook de door de raad van bestuur voorgestelde bestemming van het resultaat.
2. Acknowledgement and approval of the non-consolidated annual accounts of the Company for the financial year ended on 31 December 2017 and approval of the allocation of the annual result as proposed by the board of directors.
Proposed resolution: The shareholders’ meeting resolves to approve the non-consolidated annual accounts of the Company for the financial year ended on 31 December 2017, as well as the allocation of the annual result as proposed by the board of directors.
🖵 | 🖵 | 🖵 |
Voor / In favor | Tegen / Against | Onthouding / Abstention |
Agendapunt 2 - Steminstructie:
Agenda item 2 - Voting instruction:
3. Kennisname en bespreking van het verslag van de commissaris betreffende de geconsolideerde jaarrekening van de Vennootschap over het boekjaar geëindigd op 31 december 2017.
4. Kennisname en bespreking van de geconsolideerde jaarrekening van de Vennootschap over het boekjaar geëindigd op 31 december 2017.
3. Acknowledgement and discussion of the report of the statutory auditor relating to the consolidated annual accounts of the Company for the financial year ended on 31 December 2017.
4. Acknowledgement and discussion of the consolidated annual accounts of the Company for the financial year ended on 31 December 2017.
5. Kennisname en goedkeuring van het remuneratieverslag. 5. Acknowledgement and approval of the remuneration
report.
Voorstel van besluit: De algemene vergadering besluit om het remuneratieverslag goed te keuren.
Proposed resolution: The shareholders’ meeting resolves to
approve the remuneration report.
🖵 | 🖵 | 🖵 |
Voor / In favor | Tegen / Against | Onthouding / Abstention |
Agendapunt 5 - Steminstructie:
Agenda item 5 - Voting instruction:
6. Kwijting aan de bestuurders en de commissaris voor de uitoefening van hun mandaat uitgevoerd tijdens het boekjaar geëindigd op 31 december 2017.
Agendapunt 6 - Steminstructie:
Agenda item 6 - Voting instruction:
Voorstel van besluit: De algemene vergadering besluit, bij afzonderlijke stemming, om kwijting te geven aan elke bestuurder en aan de commissaris voor alle aansprakelijkheid voortvloeiend uit de uitoefening van hun mandaat gedurende het afgelopen boekjaar.
6. Release from liability to be granted to the directors and the statutory auditor for the performance of their duties in the course of the financial year ended 31 December 2017.
Proposed resolution: The shareholders’ meeting resolves, by separate vote, to release each director and the statutory auditor from any liability arising from the performance of their duties during the last financial year.
🖵 | 🖵 | 🖵 |
Voor / In favor | Tegen / Against | Onthouding / Abstention |
7. Herbenoeming van bestuurders. 7. Re-appointment of directors.
Voorstel van besluit:
(i) De algemene vergadering besluit om Xx. Xxxxxx Xxxxxxxxx (woonachtig te Boston, Massachusetts, Verenigde Staten van Amerika) te herbenoemen als bestuurder van de Vennootschap voor een periode van een jaar die een einde neemt onmiddellijk na de algemene vergadering te houden in 2019.
Proposed resolution:
(i) The shareholders’ meeting resolves to re-appoint Xx. Xxxxxx Xxxxxxxxx (residing in Boston, MA, United States of America) as director of the Company, for a period of one year ending immediately after the annual shareholders’ meeting to be held in 2019.
🖵 | 🖵 | 🖵 |
Voor / In favor | Tegen / Against | Onthouding / Abstention |
Agendapunt 7 (i) - Steminstructie:
Agenda item 7 (i) - Voting instruction:
(ii) De algemene vergadering besluit om de xxxx Xxxxxx Xxxx (woonachtig te Londen, Verenigd Koninkrijk) te herbenoemen als bestuurder van de Vennootschap voor een periode van vier jaar die een einde neemt onmiddellijk na de algemene vergadering te houden in 2022, en, op voorstel van de raad van bestuur en in overeenstemming met het advies van het benoemings- en remuneratiecomité van de Vennootschap, om de xxxx Xxxx te benoemen als onafhankelijke bestuurder omdat hij beantwoordt aan de onafhankelijkheidscriteria van artikel 526ter van het Wetboek van vennootschappen.
(ii) The shareholders’ meeting resolves to re-appoint Xx. Xxxxxx Xxxx (residing in London, United Kingdom) as director of the Company, for a period of four years ending immediately after the annual shareholders’ meeting to be held in 2022 and, upon the proposal of the board of directors and in accordance with the advice of the Company’s nomination and remuneration committee, to appoint Xx. Xxxx as an independent director as he meets the independence criteria set forth in article 526ter of the Belgian Companies Code.
🖵 | 🖵 | 🖵 |
Voor / In favor | Tegen / Against | Onthouding / Abstention |
Agendapunt 7 (ii) - Steminstructie:
Agenda item 7 (ii) - Voting instruction:
8. Bezoldiging van bestuurders. 8. Remuneration of directors.
Agendapunt 8 - Steminstructie:
Agenda item 8 - Voting instruction:
Voorstel van besluit: Op aanbeveling van het benoemings- en remuneratiecomité van de Vennootschap, besluit de algemene vergadering: (a) om de bezoldiging (exclusief onkosten) van de niet-uitvoerende bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar dat eindigt op 31 december 2018 als volgt vast te stellen: (i) voorzitter van de raad van bestuur: 80.000 euro; (ii) andere niet-uitvoerende bestuurders: elkeen 40.000 euro; (iii) jaarlijkse bijkomende bezoldiging voor lidmaatschap van een comité binnen de raad van bestuur: 5.000 euro; (iv) jaarlijkse bijkomende bezoldiging voor het voorzitterschap van een comité binnen de raad van bestuur: 10.000 euro; en (b) om volmacht te geven aan de raad van bestuur om het totale remuneratiepakket van de gedelegeerd bestuurder (CEO) vast te stellen voor zijn managementfunctie in de Vennootschap, met dien verstande dat deze remuneratie een vergoeding zal omvatten voor de uitoefening van zijn mandaat als bestuurder van de Vennootschap.
Proposed resolution: Upon recommendation of the Company’s nomination and remuneration committee, the shareholders’ meeting resolves that (a) the compensation (excluding expenses) of the non-executive directors for the exercise of their mandate during the financial year ending 31 December 2018 is established as follows: (i) chairman of the board: €80,000; (ii) other non-executive board members:
€40,000 each; (iii) annual additional compensation for membership of a board committee: €5,000; (iv) annual additional compensation for the chairmanship of a board committee: €10,000; and (b) a power of attorney is granted to the board of directors to determine the total remuneration package of the managing director (CEO) for his management function in the Company, it being understood that this remuneration shall include a compensation for the performance of his mandate as a director of the Company.
🖵 | 🖵 | 🖵 |
Voor / In favor | Tegen / Against | Onthouding / Abstention |
9. Aanbod van warrants. 9. Offer of warrants.
Voorstel van besluit: Op aanbeveling van het benoemings- en remuneratiecomité van de Vennootschap, besluit de algemene vergadering (i) om 100.000 warrants aan te bieden aan Xxx. Xxxx xxx xx Xxxxxx, 15.000 warrants aan Xx. Xxx Xxxxxx, en 7.500 warrants aan elkeen van Xx. Xxxxxx Xxxxxxxxx, Xxx. Xxxxxx Xxxx, Mw. Xxxxxxx Xxxxxx, Xx. Xxxxxxxxx Xxxxxxx en Xx. Xxxx Xxxx, onder warrantplannen te creëren door de raad van bestuur ten gunste van de bestuurders, werknemers en zelfstandige consulenten van Galapagos en haar dochtervennootschappen in het kader van het toegestaan kapitaal (samen “Warrantplan 2018”), waarvan de voornaamste voorwaarden in lijn zullen zijn met de voorgaande warrantplannen van de Vennootschap, (ii) om volmacht te geven aan de gedelegeerd bestuurder, alsmede aan elke andere bestuurder voor wat betreft het aanbod aan de gedelegeerd bestuurder zelf, om dit aanbod te implementeren, en (iii) om, voor zover als nodig, het aanbod goed te keuren van warrants aan leden van het directiecomité van Galapagos onder Warrantplan 2018 overeenkomstig het remuneratiebeleid en de remuneratiepraktijken van Galapagos. Overeenkomstig artikelen 520ter en 556 van het Wetboek van vennootschappen, keurt de algemene vergadering uitdrukkelijk de bijzondere bepalingen goed die in het Warrantplan 2018 zullen worden opgenomen waarbij, in uitzonderlijke omstandigheden (waaronder in geval van wijziging in de controle van de Vennootschap), de warrants die worden aangeboden onder Warrantplan 2018 (in de mate waarin deze ook worden aanvaard) vervroegd kunnen worden uitgeoefend, zelfs vóór de derde verjaardag van de toekenning ervan.
Proposed resolution: Upon recommendation of the Company’s nomination and remuneration committee, the shareholders’ meeting (i) resolves to offer 100,000 warrants to Xx. Xxxx xxx xx Xxxxxx, 15,000 warrants to Xx. Xxx Xxxxxx, and 7,500 warrants to each of Xx. Xxxxxx Xxxxxxxxx, Xx. Xxxxxx Xxxx, Ms. Xxxxxxx Xxxxxx, Xx. Xxxxxxxxx Xxxxxxx and Xx. Xxxx Xxxx, under warrant plans to be created by the board of directors for the benefit of directors, employees and independent consultants of Galapagos and its affiliates within the framework of the authorized capital (jointly “Warrant Plan 2018”), the key conditions of which will be in line with previous warrant plans of the Company, (ii) empowers the managing director, as well as any other director as regards the offer to the managing director, to implement this offer, and (iii) to the extent required, approves the offer of warrants to members of Galapagos’ executive committee under Warrant Plan 2018 in accordance with Galapagos’ remuneration policy and practices. In accordance with articles 520ter and 556 of the Belgian Companies Code, the shareholders’ meeting expressly approves the particular provisions that will be included in Warrant Plan 2018 pursuant to which, in exceptional circumstances (including in the event of a change in control of the Company), the warrants offered (to the extent accepted) under Warrant Plan 2018 can be exercised early, even before the third anniversary of their award.
🖵 | 🖵 | 🖵 |
Voor / In favor | Tegen / Against | Onthouding / Abstention |
Agendapunt 9 - Steminstructie:
Agenda item 9 - Voting instruction:
De besluiten van deze algemene vergadering met betrekking tot de uitgifte van warrants kunnen slechts worden uitgevoerd indien de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA) aan de Vennootschap heeft meegedeeld geen bezwaar te moeten maken tegen de in dit agendapunt opgenomen uitgifte van warrants.
The resolutions of this shareholders’ meeting relating to the issuance of warrants can only be implemented if the Belgian Financial Services and Markets Authority (FSMA) has communicated to the Company that it has no objections to make against the issuance of warrants as set forth in this agenda item.
10. Varia. 10 Miscellaneous.
Ondergetekende is er uitdrukkelijk mee akkoord dat: The undersigned expressly agrees that:
(i) bij afwezigheid van steminstructies voor enig agendapunt of in het geval dat er, om welke reden dan ook, enige onduidelijkheid zou ontstaan betreffende de steminstructies, de volmachtdrager altijd “voor” het voorstel tot besluit zal stemmen voor deze punten waarvoor geen of een onduidelijke steminstructie is gegeven en dat dit een specifieke steminstructie geacht zal zijn in de zin van artikel 547bis §4 2° van het Wetboek van vennootschappen;
(ii) in geval de naam van de volmachtdrager niet is ingevuld, de volmacht geacht zal worden gegeven te zijn aan de General Counsel van Galapagos NV, die een werknemer is van Galapagos NV maar geen lid van haar raad van bestuur of haar directiecomité.
(i) in the absence of voting instructions for any agenda item or in the event that, for any reason whatsoever, any uncertainty would arise with regards to the voting instructions, the proxy holder will always vote “in favor” of the proposal for such items for which no or an unclear voting instruction is given and that this will be deemed to be a specific voting instruction in the sense of article 547bis §4 2° of the Belgian Companies Code;
(ii) in the event the name of the proxy holder is not completed, the proxy will be deemed to be given to the General Counsel of Galapagos NV, who is an employee of Galapagos NV but not a member of its board of directors or of its executive committee.
Onderhavige volmacht geldt tevens als aanmelding in de zin van artikel 536 van het Wetboek van vennootschappen.
The present proxy shall also serve as notification within the meaning of article 536 of the Belgian Companies Code.
Goed voor volmacht:
Good for proxy:
(Datum / Date)
(Naam / Name)
(Handtekening / Signature)
Het ondertekende volmachtformulier dient uiterlijk op 18 april 2018 toe te komen op de zetel van Galapagos NV. Het dient te worden bezorgd per e-mail (xxxxxxxxxxxx@xxxx.xxx) of met de post (Galapagos NV,
t.a.v. Xxxxxx Xxxx, Xxxxxxxx Xx Xxxxxxxxx X00 X0, 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxx).
Aandeelhouders die zich wensen te laten vertegen- woordigen moeten tevens aan de toelatingsvoor- waarden voldoen zoals beschreven in de oproeping tot de gewone algemene vergadering.
The signed proxy form must be received at the latest on 18 April 2018 at the registered office of Galapagos NV. It should be submitted by e-mail (xxxxxxxxxxxx@xxxx.xxx) or by post (Galapagos NV, attn. Xxxxxx Xxxx, Xxxxxxxx Xx Xxxxxxxxx X00 X0, 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxxx).