Controleprotocol donaties Stichting VSBfonds

Controleprotocol donaties Stichting VSBfonds

Inleiding

Op grond van de ‘Algemene voorwaarden financiële steun van VSBfonds’ heeft VSBfonds de mogelijkheid een controleverklaring van een onafhankelijke accountant te vragen bij de eindafrekening van een verstrekte projectdonatie, als voorwaarde voor definitieve vaststelling van de donatie.

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de controleverklaring. De aanwijzingen gaan over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de eindafrekening van de door VSBfonds verstrekte projectdonatie.

Object van onderzoek

Dit controleprotocol stelt eisen aan het door de accountant uit te voeren onderzoek naar de volledigheid en rechtmatigheid van de financiële eindafrekening van de kosten en baten van het door VSBfonds ondersteunde project.

De aanvrager is primair verantwoordelijk voor het opstellen van de eindafrekening en voor de noodzakelijke interne beheersing voor het opmaken van de eindafrekening.

De onderzoeksaanpak is de primaire verantwoordelijkheid van de accountant. Het doel van dit controleprotocol is niet om de aanpak van de controleopdracht voor te schrijven, het is bedoeld als kader voor zijn werkzaamheden. Daarnaast voert de accountant zijn controle uit in overeenstemming met het Nederlands recht, waaronder de VGBA (Verordening Gedrags- en Beroepsregels Accountants) en VIO (Verordening inzake de Onafhankelijkheid van Accountants), de geldende beroepsvoorschriften van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS) en dit controleprotocol.

De accountant betrekt bij zijn controle onder andere de risicoanalyse, de Administratieve Organisatie (AO) en de Interne Controle (IC) van de begunstigde en bepaalt zelfstandig de in te zetten controlemiddelen.

Definities en begrippen

Accountant: Een onafhankelijke registeraccountant of Accountant-administratieconsulent met certificerende bevoegdheid.

Rechtmatigheid: In het kader van dit controleprotocol wordt rechtmatigheid gedefinieerd als de naleving van de door VSBfonds gestelde voorwaarden met een financieel effect. De voorwaarden zijn geformuleerd in de donatie-overeenkomst, algemene voorwaarden en de eventueel nader overeengekomen en schriftelijk bevestigde afspraken.

Rechtmatigheid van kosten betekent dat de verantwoorde kosten zijn gemaakt voor het realiseren van het projectdoel en passen binnen het laatste door VSBfonds goedgekeurde projectplan met bijbehorende projectbegroting en dekkingsplan.

Volledigheid: Alle relevante informatie is opgenomen in de afrekening. Alle kosten, opbrengsten, schulden en vorderingen zijn verantwoord in de afrekening.

Begroting: De meest recente door VSBfonds goedgekeurde versie van de begroting en het dekkingsplan op basis waarvan de donatie is toegezegd en/of (gedeeltelijk) uitbetaald.

Eindafrekening : Gewaarmerkt overzicht van de gerealiseerde kosten en baten, schulden en vorderingen, inclusief de controleverklaring.

Projectverantwoording: Het totaal van inhoudelijke en financiële verantwoording over een project.

Procedures en termijnen

De door de accountant gewaarmerkte eindafrekening dient, mét de controleverklaring, binnen drie maanden na voltooiing van het project te zijn ingediend bij VSBfonds. Van deze termijn kan alleen worden afgeweken met toestemming van VSBfonds.

De gespecificeerde afrekening bestaat zowel uit de gerealiseerde bestedingen als de gerealiseerde inkomsten (financiering) van het project. De gerealiseerde baten en lasten dienen te worden gerelateerd aan de meest recente door VSBfonds goedgekeurde versie van de begroting en het dekkingsplan.

Afwijkingen tussen de realisatie en de totaalbegroting van meer dan 10%, met een minimum van

€ 5.000,-, dienen op de gewaarmerkte afrekening te zijn toegelicht. Het gaat hierbij om onder- en overschrijdingen per begrotingspost en om verschuivingen tussen de begrotingsposten.

Toetsingscriteria

De accountant is zelfstandig verantwoordelijk voor het uitvoeren van voldoende werkzaamheden om controle-informatie te verkrijgen waaruit blijkt dat de financiële realisatie zoals vermeld in de eindafrekening, juist, volledig en rechtmatig is.

Bij de controle worden door de accountant in ieder geval de volgende aspecten betrokken:

• De accountant stelt vast dat zowel de in de donatie-overeenkomst gestelde voorwaarden als de eventueel later gestelde en schriftelijk bevestigde voorwaarden van de toekenning zijn nageleefd. Daarnaast worden de ‘Algemene voorwaarden financiële steun van VSBfonds’ in acht genomen.

• De accountant stelt vast dat in de eindafrekening alleen de posten zijn opgenomen die zijn verbonden aan de uitvoering van de activiteiten waarvoor de donatie is toegekend.

• De accountant stelt vast dat de gerealiseerde kosten en opbrengsten passen binnen de door VSBfonds goedgekeurde begroting en zijn gerealiseerd binnen de projectperiode waar VSBfonds mee akkoord is gegaan. Eventueel overlopende posten van meer dan 5% van deze projectbegroting en met een minimum van € 5.000,- dienen voldoende te zijn toegelicht.

• De accountant stelt vast dat de in de goedgekeurde begroting opgenomen baten daadwerkelijk besteed zijn aan het project. De accountant stelt vast of er sprake is van een overschot of een tekort en wat het saldo daarvan is.

• De accountant stelt vast dat de in de afrekening als gerealiseerd verantwoorde kosten daadwerkelijk zijn gemaakt. Dit betekent dat deze kosten in de projectadministratie zijn onderbouwd met achterliggende bewijsstukken zoals (bijvoorbeeld) facturen, declaraties, bankafschriften en betalingsbewijzen.

Urenverantwoording

Als een gedeelte van de projectkosten bestaat uit eigen urenbesteding dan stelt de accountant in ieder geval vast dat:

o De gehanteerde uurtarieven niet hoger zijn dan in de meest recente door VSBfonds goedgekeurde begroting is vermeld. Als verschillende uurtarieven worden gehanteerd, besteedt de accountant in zijn werkzaamheden aandacht aan het hanteren van de juiste uurtarieven.

o De verantwoorde aantallen uren worden onderbouwd door een urenadministratie. De op het project geschreven uren dienen te zijn geautoriseerd door de medewerker die de uren heeft geschreven en het bestuur of de directie van de begunstigde. Als er geen urenadministratie voorhanden is, kan er gebruik worden gemaakt van de standaard applicatie op xxxxxxxx.xx.

o Als het totale bedrag aan verantwoorde uren meer dan 20% van de totale kosten in de projectverantwoording betreft, verricht de accountant aanvullende werkzaamheden voor de juistheid van de urenregistratie. Deze werkzaamheden kunnen bestaan uit:

▪ Het uitvoeren van cijferanalyses op de verantwoorde uren.

▪ Het leggen van verbanden tussen de verantwoorde uren en de salarisadministratie, verlofregistratie, projectnotulen, tussentijdse rapportages etc.

Bijdragen in natura

Als op de projectbegroting bijdragen in natura (vrijwilligersinzet en schenkingen van diensten en goederen) zijn opgenomen, kunnen deze op de afrekening buiten beschouwing worden gelaten, tenzij anders is overeengekomen.

Verantwoording op basis van de jaarrekening

De accountant kan bij zijn controle gebruik maken van controlewerkzaamheden die zijn uitgevoerd bij de controle van de jaarrekening. Een enkele verwijzing hiernaar is onvoldoende documentatie. In het controledossier dienen deze werkzaamheden te worden beschreven evenals de belangrijkste relevante conclusies. Het controledossier moet zelfstandig bruikbaar zijn. Dit betekent dat de relevante stukken in dat dossier zelf opgenomen moeten worden en dat de informatie uit het jaarrekeningdossier voor dit doel gekopieerd en indien nodig bewerkt moet worden.

Als het project de enige jaaractiviteit is, of als de bijdrage van VSBfonds bestemd is voor het dekken van een tekort op de exploitatie, is afrekening op basis van de jaarrekening mogelijk. Voorwaarde is dan dat de opzet van de jaarrekening gelijk is aan de exploitatiebegroting op basis waarvan de donatie is toegekend en dat dit van tevoren met VSBfonds is afgestemd.

Toleranties voor het oordeel bij de eindafrekening

Het onderzoek moet zodanig worden ingepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de verantwoording geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) van materieel belang bevat. Als dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit een betrouwbaarheid van 95%.

Een verklaring met een goedkeurende strekking impliceert dat, gegeven de bovengenoemde betrouwbaarheid, in de totale projectverantwoording geen fouten of afwijkingen (fouten en onzekerheden) voorkomen die groter zijn dan de percentages in de hierna opgenomen materialiteitstabel.

Soort verklaring	Goedkeurend	Met beperking	Oordeelonthouding	Afkeurend
Fouten in de verantwoording	< 1%	> 1% en < 3%	n.v.t.	> 3%
Onzekerheden in de controle	< 3%	> 3% en < 10%	> 10%	n.v.t.

Voor de in het controleprotocol opgenomen werkzaamheden geldt een rapportagetolerantie. Deze bedraagt 1% van het totaalbedrag van de projectverantwoording, met een minimumbedrag van

€ 1.000,-.

Van een fout in de verantwoording is sprake als naar aanleiding van het onderzoek blijkt dat een (gedeelte) van een post niet juist of rechtmatig is. Fouten worden in absolute zin opgevat, saldering van fouten is daarom niet toegestaan.

Van onzekerheid in het onderzoek is sprake als er onvoldoende (controle-)informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout aan te merken. Kortom als onzekerheid bestaat over het wel of niet voldoen aan de financiële voorwaarden van VSBfonds.

Bij fouten in de verantwoording kan onderscheid gemaakt worden tussen incidentele en structurele fouten. Van een incidentele (geïsoleerde) fout is sprake als het een toevallige fout betreft.

Kenmerkend voor incidentele fouten is dat in principe geen herhaling optreedt van de geconstateerde fout. Hierbij neemt de accountant de bepaling uit standaard 530.13 in acht. Van een structurele fout is sprake als de oorzaak van de fout is gelegen in (onderdelen van) het systeem van uitvoering, waardoor fouten met een (zeker) herhalingskarakter (kunnen) optreden. Het voorgaande is van ook van toepassing op onzekerheden. Voor een adequate onderbouwing van het oordeel is het noodzakelijk dat de accountant fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert.

Omgaan met geconstateerde fouten en onzekerheden

Materiële fouten, die niet worden gecorrigeerd, leiden tot een andere dan een goedkeurende strekking van de controleverklaring.

Het uitgangspunt van VSBfonds is dat geconstateerde fouten in eerste instantie worden gecorrigeerd in de projectverantwoording. Voor zover dat niet gebeurt, worden individuele fouten boven een belang van 1%, met een minimum van € 1.000,- van het totaalbedrag van de projectverantwoording door de accountant gerapporteerd in een rapport van bevindingen. VSBfonds beoordeelt in hoeverre deze fouten tot aanpassing van de donatie leiden.

Controleverklaring

Voor het opstellen van de controleverklaring kan de accountant de voorbeeldteksten uit de Handleiding Regelgeving Accountancy (HRA) deel 3 hanteren.

Als bij de controle gebleken niet-materiële fouten niet zijn gecorrigeerd, voor zover deze hoger zijn dan de rapporteringstolerantie, stelt de accountant een verslag op van niet gecorrigeerde fouten. Dit rapport heeft het karakter van een uitzonderingsrapportage. De aard en omvang van de geconstateerde fouten worden vermeld.

VSBfonds behoudt zich het recht voor door een onafhankelijke accountant een review te laten uitvoeren op de uitgevoerde accountantscontrole van de projectverantwoording. De accountant die de controle uitvoert, verstrekt in het kader van een review desgevraagd alle inlichtingen en bescheiden aan de door VSBfonds aangestelde accountant.