Verwerkersvoorwaarden Dienst Verwerkingsovereenkomsten
Verwerkersvoorwaarden Dienst Verwerkingsovereenkomsten
In deze Verwerkersvoorwaarden wordt verstaan onder:
a. AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG);
b. Betrokkene, Verwerker, Derde, Persoonsgegevens, Verwerking van Persoonsgegevens en Verwerkingsverantwoordelijke: de begrippen zoals gedefinieerd in de AVG;
c. Bijlage(n): bijlage(n) bij de Verwerkersvoorwaarden;
d. Datalek: een inbreuk in verband met persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 4 sub 12 AVG;
e. Gebruiker: (potentiële) aanbieder of leverancier van Onderwijsinstelling, die onder de voorwaarden van de Overeenkomst gebruik maakt van de dienst van Kennisnet;
f. Instructies: geschreven of elektronisch gestuurde aanwijzing van de Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker in het kader van haar bevoegdheden zoals geformuleerd in deze Verwerkersvoorwaarden of in de Overeenkomst. Instructies worden verstrekt door en aan de contactpersonen van partijen zoals die zijn opgenomen in de Bijlage(n);
g. Overeenkomst: de overeenkomst zoals gesloten tussen Kennisnet én Gebruiker van de dienst van Xxxxxxxxx, zijnde een (potentiële) aanbieder danwel leverancier van Onderwijsinstelling, nadat Gebruiker de voorwaarden voor het gebruik van de dienst heeft geaccepteerd danwel in gebruik heeft genomen;
h. Subverwerker: de partij die door Verwerker wordt ingeschakeld als Verwerker ten behoeve van de Verwerking van de Persoonsgegevens in het kader van de Verwerkersvoorwaarden en de Overeenkomst;
i. Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens: de toepasselijke (Unierechtelijke en lidstaatrechtelijke) wet- en regelgeving en/of (nadere) verdragen, verordeningen, richtlijnen, besluiten, beleidsregels, instructies en/of aanbevelingen van een bevoegde overheidsinstantie betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, tevens omvattende toekomstige wijziging hiervan en/of aanvulling hierop, inclusief lidstaatrechtelijke uitvoeringswetten van de AVG en de Telecommunicatiewet.
j. Verwerkersvoorwaarden: de onderhavige voorwaarden waarin Verwerker en Verwerkingsverantwoordelijke afspraken hebben gemaakt over de verwerkingen zoals bepaald in artikel 28 lid 3 van de AVG.
k. Verwerker: Kennisnet, die onder de Overeenkomst, persoonsgegevens van Verwerkersverantwoordelijke verwerkt, zoals gedefinieerd in artikel 4 onder 8) van de AVG.
l. Verwerkersverantwoordelijke: Gebruiker van de dienst van Xxxxxxxxx, tevens een (potentiële) aanbieder leverancier van Onderwijsinstelling, zoals gedefinieerd in artikel 4 onder 7) van de AVG.
2. Onderwerp en opdracht Verwerkersvoorwaarden
2.1 Deze Verwerkersvoorwaarden zijn van toepassing op de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst.
2.2 Verwerkersverantwoordelijke geeft Verwerker conform artikel 28 AVG opdracht en Instructies om Persoonsgegevens te verwerken namens Verwerkersverantwoordelijke. De Instructies van Verwerkersverantwoordelijke met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens zijn nader omschreven in deze Verwerkersvoorwaarden.
2.3 De bepalingen uit de Verwerkersvoorwaarden gelden voor alle Verwerkingen zoals opgenomen in Bijlage 1, die plaatsvinden ter uitvoering van de Overeenkomst. Verwerker brengt Verwerkersverantwoordelijke onverwijld op de hoogte indien Verwerker reden heeft om aan te nemen dat Verwerker niet langer aan de Verwerkersvoorwaarden kan voldoen.
2.4 Deze Verwerkersvoorwaarden vervangen eventuele voorafgaande afspraken met betrekking tot het Verwerken van de Persoonsgegevens in het kader van de Overeenkomst.
3.1 Gebruiker is ten aanzien van de in diens opdracht uit te voeren Verwerkingen van Persoonsgegevens de Verwerkingsverantwoordelijke. Kennisnet is Verwerker in de zin van de AVG. Gebruiker heeft en houdt zelfstandige zeggenschap over het (het bepalen van) doel en de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens.
3.2 Verwerker draagt er zorg voor dat Verwerkersverantwoordelijke voorafgaande aan het sluiten van deze Verwerkersvoorwaarden toereikend wordt geïnformeerd over de dienst(en) die de Verwerker verleent, en de uit te voeren Verwerkingen. De gegeven informatie stelt Verwerkersverantwoordelijke in staat om te doorgronden welke Verwerkingen onlosmakelijk zijn verbonden met een aangeboden dienst en voor welke Verwerkingen Verwerkersverantwoordelijke een keuze kan maken voor eventueel aangeboden optionele diensten.
3.3 Onverminderd hetgeen elders in deze Verwerkersvoorwaarden is bepaald, informeert Verwerker voorafgaand aan het sluiten van deze Verwerkersvoorwaarden Verwerkersverantwoordelijke in de Privacybijsluiter (Bijlage 1) over de in lid 2 bedoelde diensten, waaronder eventuele optionele diensten, en de Verwerkingen die in dat kader plaatsvinden. De in de Privacybijsluiter opgenomen informatie moet in begrijpelijke taal zijn beschreven, waardoor Verwerkersverantwoordelijke geïnformeerd akkoord kan gaan met de afname van deze dienst(en) en de uitvoering van de bijbehorende Verwerkingen.
3.4 Verwerkersverantwoordelijke en Verwerker verstrekken elkaar over en weer alle benodigde informatie teneinde een goede naleving van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens mogelijk te maken.
4.1 Verwerker verplicht zich om de van Verwerkersverantwoordelijke verkregen Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden of op andere wijze te gebruiken dan voor het doel, en conform de wijze waarvoor, de gegevens zijn verstrekt of aan hem bekend zijn geworden. Het is Verwerker derhalve niet toegestaan andere gegevensverwerkingen uit te voeren dan door de Verwerkersverantwoordelijke (schriftelijk dan wel elektronisch) aan Verwerker in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst zijn opgedragen, behoudens een eventuele afwijkende Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling, dan wel een rechterlijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat. In dat geval stelt Verwerker Verwerkersverantwoordelijke voorafgaand aan de Verwerking van dat wettelijke voorschrift dan wel de rechterlijke uitspraak in kennis, tenzij dergelijke kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verboden is.
4.2 Een overzicht van onder meer de categorieën Persoonsgegevens en het doel waarvoor de Persoonsgegevens worden verwerkt, is uiteengezet in de Privacybijsluiter bij deze Verwerkersvoorwaarden.
4.3 In de Privacybijsluiter is nader gespecificeerd voor welke, door de Verwerkersverantwoordelijke vastgestelde, doeleinden persoonsgegevens worden verwerkt bij het gebruik zijn product en/of dienst, en welke categorieën Persoonsgegevens daarbij worden verwerkt.
5.1 Verwerker garandeert dat hij alle Persoonsgegevens strikt vertrouwelijk zal behandelen ten opzichte van derden, waaronder overheidsinstanties. Verwerker zorgt er voor dat een ieder die hij betrekt bij de Verwerking van Persoonsgegevens, waaronder zijn werknemers, vertegenwoordigers en/of Subverwerkers, deze gegevens als vertrouwelijk behandelt. Verwerker waarborgt dat met de tot het Verwerken van de Persoonsgegevens geautoriseerde personen een geheimhoudingsovereenkomst of –beding is gesloten, of dat deze door een wettelijke verplichting tot geheimhouding zijn gebonden.
5.2 De in lid 1 bedoelde geheimhoudingsplicht geldt niet indien Verwerker op grond van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling dan wel een gerechtelijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat, tot verstrekking verplicht is.
5.3 Verwerker stelt Verwerkersverantwoordelijke onmiddellijk en zo mogelijk voorafgaand aan de in lid 2 genoemde uitzondering in kennis in kennis van de voor Verwerkersverantwoordelijke relevante informatie inzake deze verstrekking, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
5.4 Verwerker zorgt er voor dat de onder diens gezag werkende medewerkers uitsluitend toegang hebben tot Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk voor de vervulling van hun werkzaamheden.
6.1 Met inachtneming van het bepaalde in artikel 32 AVG zal Verwerker zorg dragen voor passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen en beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
6.2 Naast de maatregelen als genoemd in artikel 32 lid 1 AVG, worden onder meer de volgende maatregelen - waar passend - genomen:
a. een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van de Persoonsgegevens;
b. maatregelen om te waarborgen dat enkel geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot de Persoonsgegevens die in het kader van de Verwerkersvoorwaarden worden verwerkt;
c. het regelen van procedures rondom het verlenen van toegang tot Persoonsgegevens (waaronder een registratie- en afmeldprocedure voor toewijzing van toegangsrechten), en het in logbestanden vastleggen van gebeurtenissen betreffende gebruikersactiviteiten, uitzonderingen en informatiebeveiligingsgebeurtenissen (vergelijkbaar met de ISO-27001 of een vergelijkbare normering). Verwerkersverantwoordelijke wordt in de gelegenheid gesteld om deze logbestanden periodiek te controleren.
6.3 Partijen zullen de door haar getroffen beveiligingsmaatregelen periodiek evalueren en aanscherpen, aanvullen of verbeteren voor zover de eisen of (technologische) ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.
6.4 In de Beveiligingsbijlage (Bijlage 2) worden de afspraken tussen Partijen vastgelegd over de passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, alsmede over de inhoud, vorm en de werkwijze van de verklaringen die Verwerker verstrekt over de afgesproken beveiligingsmaatregelen.
6.5 De Verwerker stelt in goed overleg Verwerkersverantwoordelijke in staat om effectief te kunnen voldoen aan zijn wettelijke verplichting om toezicht te houden op de naleving door de Verwerker van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen alsmede op de naleving van de in artikel 7 en 8 genoemde verplichtingen.
6.6 In aanvulling op de voorgaande leden heeft Verwerkersverantwoordelijke te allen tijde het recht om, in overleg met de Verwerker en met inachtneming van een redelijke termijn, de naleving van Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, de Overeenkomst en deze Verwerkersvoorwaarden, waaronder de door Verwerker genomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, te (doen) controleren middels een audit eventueel uitgevoerd door een onafhankelijke gecertificeerde externe deskundige:
a. Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat de audit wordt uitgevoerd door een door Verwerker, in overleg met Verwerkersverantwoordelijke, in te schakelen externe deskundige die een derden-verklaring (TPM) afgeeft;
b. De auditor verstrekt het auditrapport alleen aan Partijen;
c. Partijen maken onderling afspraken over de omgang met de uitkomsten van de audit;
d. Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat, aan de hand van een geldige (inter)nationaal erkende certificering of een gelijkwaardig controle- of bewijsmiddel, een reeds uitgevoerde audit en
e. daaruit afgegeven derden-verklaring gebruikt kan worden. Verwerkersverantwoordelijke wordt in dat geval geïnformeerd over de uitkomsten van de audit;
f. Partijen komen overeen dat de kosten van een audit voor rekening komen van Verwerkersverantwoordelijke, tenzij uit de audit (grote) gebreken blijken, die aan Verwerker kunnen worden toegerekend. In dat geval treden partijen in overleg over de verdeling van de kosten van de audit.
7. Datalekken en overige beveiligingsincidenten
7.1 Partijen hebben een passend beleid voor de omgang met Datalekken.
7.2 Indien Verwerkersverantwoordelijke of Verwerker een Datalek vaststelt in het kader van deze Verwerkersvoorwaarden, dan zal deze de andere Partij daarover zonder onredelijke vertraging informeren zodra hij kennis heeft genomen van dat Datalek. Verwerker verstrekt ingeval van een Datalek alle relevante informatie aan Verwerkersverantwoordelijke met betrekking tot het Datalek, waaronder informatie over eventuele ontwikkelingen rond het Datalek, en de maatregelen die de Verwerker treft om aan zijn kant de gevolgen van het Datalek te beperken en herhaling te voorkomen.
7.3 Verwerker informeert Verwerkersverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, doch uiterlijk binnen 24 uur indien een vermoeden bestaat dat er een Datalek is.
7.4 Verwerker stelt bij een Datalek Verwerkersverantwoordelijke in staat om passende vervolgstappen te (laten) nemen ten aanzien van het Datalek. Verwerker dient hierbij
aansluiting te zoeken bij de bestaande processen die Verwerkersverantwoordelijke daartoe heeft ingericht. Partijen nemen zo spoedig mogelijk alle redelijkerwijs benodigde maatregelen om (verdere) schending of inbreuken betreffende de Verwerking de Persoonsgegevens, en meer in het bijzonder (verdere) schending van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, te voorkomen of te beperken.
7.5 In geval van een Datalek, voldoet Verwerkersverantwoordelijke aan eventuele wettelijke meldingsplichten.
7.6 In geval het Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, zal Verwerkersverantwoordelijke de Betrokkenen informeren over het Datalek.
7.7 Partijen documenteren alle Datalekken in een (incidenten)register, met inbegrip van de feiten omtrent de inbreuk in verband met persoonsgegevens, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen.
7.8 Verwerker informeert Verwerkersverantwoordelijke over alle incidenten met betrekking tot de beveiliging conform de afspraken zoals neergelegd in de Beveiligingsbijlage.
8.1 Verwerker verleent Verwerkersverantwoordelijke bijstand bij het doen nakomen van de op Verwerkersverantwoordelijke rustende verplichtingen op grond van de AVG en andere Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, zoals met betrekking - maar niet beperkt - tot:
a. het - voor zover redelijkerwijs mogelijk - vervullen van de plicht van Verwerkersverantwoordelijke om aan verzoeken van de in hoofdstuk III van de AVG vastgelegde rechten van de betrokkene binnen de wettelijke termijnen te voldoen, zoals een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van Persoonsgegevens;
b. het uitvoeren van controles en audits zoals bedoeld in artikel 6 van deze Verwerkersvoorwaarden;
c. het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een eventuele daaruit voortkomende verplichte voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens;
d. het voldoen aan verzoeken van de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere overheidsinstantie;
e. het beoordelen en melden van datalekken zoals bedoeld in artikel 7 van deze Verwerkersvoorwaarden.
8.2 Een klacht of verzoek van een Betrokkene of een verzoek of onderzoek van de Autoriteit Persoonsgegevens met betrekking tot de Verwerking van de Persoonsgegevens, wordt door de Verwerker, voor zover wettelijk is toegestaan, onverwijld doorgestuurd naar Verwerkersverantwoordelijke, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het verzoek.
8.3 Partijen brengen elkaar voor in redelijkheid verleende bijstand geen kosten in rekening. In het geval dat één van de Partijen kosten in rekening wil brengen, brengt deze partij de andere partij hiervan vooraf op de hoogte.
9. Doorgifte aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte
9.1 Verwerker is uitsluitend gerechtigd tot doorgifte van Persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie indien Verwerkersverantwoordelijke daarvoor specifieke Schriftelijke toestemming heeft gegeven, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Verwerker tot Verwerking verplicht. In dat geval stelt Verwerker Verwerkersverantwoordelijke voorafgaand aan de Verwerking Schriftelijk op de hoogte van deze bepaling, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
9.2 Indien na toestemming van Verwerkersverantwoordelijke Persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte of aan een internationale organisatie zoals bedoeld in artikel 4 lid 26 AVG, dan zien Partijen er op toe dat dit alleen plaatsvindt conform wettelijke voorschriften en eventuele verplichtingen die in dit verband op Verwerkersverantwoordelijke rusten. Indien gegevens worden doorgegeven aan een derde land of een internationale organisatie, dan wordt dit in Bijlage 1 bij deze Verwerkersvoorwaarden aangegeven, inclusief een opgave van de landen waar, of internationale organisaties door wie, de Persoonsgegevens worden verwerkt. Daarbij wordt tevens aangegeven op welke wijze is voldaan aan de voorwaarden op basis van de AVG voor doorgifte van Persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties.
10. Inschakeling Subverwerkers
10.1 Verwerkersverantwoordelijke geeft Verwerker door ondertekening van deze Verwerkersvoorwaarden toestemming tot het inschakelen van Subverwerkers, van wie de identiteit en vestigingsgegevens zijn opgenomen in de Privacybijsluiter.
10.2 Tijdens de duur van de Verwerkersvoorwaarden licht Verwerker Verwerkersverantwoordelijke in over een voorgenomen toevoeging van een nieuwe Subverwerker of wijziging in de samenstelling van de bestaande Subverwerkers, waarbij Verwerkersverantwoordelijke de mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te maken.
10.3 Verwerker is verplicht iedere Subverwerker via een overeenkomst of andere rechtshandeling minimaal dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op te leggen als in deze Verwerkersvoorwaarden aan Verwerker zijn opgelegd. Hieronder vallen onder meer de verplichting om de Persoonsgegevens niet verder te Verwerken anders dan in het kader van deze Verwerkersvoorwaarden is overeengekomen, en de verplichting tot het nakomen van de geheimhoudingsverplichtingen, meldingsverplichtingen, medewerkingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens zoals in deze Verwerkersvoorwaarden vastgelegd. Verwerker zal op verzoek van Verwerkersverantwoordelijke afschriften verstrekken van deze Verwerkersvoorwaarden, of van de relevante passages uit de Verwerkersvoorwaarden of een andere overeenkomst of een andere bindende rechtshandeling tussen Verwerker en de door deze overeenkomstig artikel 10, lid 1, van deze overeenkomst ingeschakelde Subverwerker.
11. Bewaartermijnen en vernietiging Persoonsgegevens
11.1 Verwerker zal de Persoonsgegevens niet langer Verwerken dan de bewaartermijnen zoals opgenomen in de Privacybijsluiter (Bijlage 1).
11.2 Verwerkersverantwoordelijke verplicht Verwerker om de in opdracht van Verwerkersverantwoordelijke Verwerkte Persoonsgegevens bij de beëindiging van de Overeenkomst te (doen) vernietigen, tenzij de Persoonsgegevens langer bewaard moeten
worden, zoals in het kader van (wettelijke) verplichtingen, dan wel op verzoek van de Verwerkersverantwoordelijke. Verwerkersverantwoordelijke kan op eigen kosten een controle laten uitvoeren of vernietiging heeft plaatsgevonden.
11.3 Verwerker zal Verwerkersverantwoordelijke (schriftelijk of elektronisch) bevestigen dat vernietiging van de Verwerkte persoonsgegevens heeft plaatsgevonden.
11.4 Verwerker zal alle Subverwerkers die betrokken zijn bij de Verwerking van de Persoonsgegevens op de hoogte stellen van een beëindiging van de Overeenkomst en zal waarborgen dat alle Subverwerkers de Persoonsgegevens (laten) vernietigen.
12.1 Een Partij kan geen beroep doen op een aansprakelijkheidsbeperking, die is opgenomen in de Overeenkomst of andere tussen Partijen bestaande overeenkomst of regeling, ten aanzien van een door de andere Partij ingestelde:
a. verhaalsactie op grond van artikel 82 AVG; of
b. schadevergoedingsactie uit hoofde van deze Verwerkersvoorwaarden, indien en voor zover de actie bestaat uit verhaal van een aan de Toezichthouder betaalde geldboete die geheel of gedeeltelijk toerekenbaar is aan de andere Partij.
Het bepaalde in dit artikel laat onverlet de rechtsmiddelen die de aangesproken partij op grond van de geldende wet- of regelgeving ter beschikking staat.
12.2 Iedere Partij is verplicht de andere Partij zonder onnodige vertraging op de hoogte te stellen van een (mogelijke) aansprakelijkstelling of het (mogelijk) opleggen van een boete door de Toezichthouder, beiden in verband met deze Verwerkersvoorwaarden. Iedere Partij is in redelijkheid verplicht de andere Partij informatie te verstrekken en/of ondersteuning te verlenen ten behoeve van het voeren van verweer tegen een (mogelijke) aansprakelijkstelling of boete, zoals bedoeld in de vorige volzin. De Partij die informatie verstrekt en/of ondersteuning verleent, is gerechtigd om eventuele redelijke kosten dienaangaande in rekening te brengen bij de andere Partij, Partijen informeren elkaar zo veel mogelijk vooraf over deze kosten.
13 Tegenstrijdigheid en wijziging Verwerkersvoorwaarden
13.1 In het geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen uit deze Verwerkersvoorwaarden en de bepalingen van de Overeenkomst, dan zullen de bepalingen van deze Verwerkersvoorwaarden leidend zijn.
13.2 Indien Partijen van de artikelen in de Verwerkersvoorwaarden door omstandigheden moeten afwijken, of deze willen aanvullen, dan zullen deze wijzigingen en/of aanvullingen door Partijen worden beschreven en gemotiveerd in een overzicht dat als Bijlage 3 aan deze Verwerkersvoorwaarden zal worden gehecht. Het bepaalde in dit lid geldt niet voor aanvullingen en/of wijzigingen van de Bijlagen 1 en 2.
13.3 Bij belangrijke wijzigingen in het product en/of de (aanvullende) diensten die van invloed zijn op de Verwerking van de Persoonsgegevens wordt, alvorens Verwerkersverantwoordelijke de keuze hiertoe aanvaardt, Verwerkersverantwoordelijke in begrijpelijke taal geïnformeerd over de consequenties van deze wijzigingen. Onder belangrijke wijzigingen wordt in ieder geval verstaan: de toevoeging of wijziging van een functionaliteit die leidt tot een uitbreiding ten aanzien van de te Verwerken Persoonsgegevens en de doeleinden waaronder de Persoonsgegevens worden Verwerkt. De wijzigingen zullen na schriftelijke goedkeuring door Partijen in een vernieuwde Bijlage 1 worden opgenomen, die de oude Bijlage 1 vervangt.
13.4 Wijzigingen in de artikelen van de Verwerkersvoorwaarden kunnen uitsluitend in gezamenlijkheid worden overeengekomen.
13.5 In het geval enige bepaling van deze Verwerkersvoorwaarden nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar is of wordt, blijven de overige bepalingen van deze Verwerkersvoorwaarden volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval met elkaar in overleg treden om de nietige, vernietigbare of anderszins niet afdwingbare bepaling te vervangen door een uitvoerbare alternatieve bepaling. Daarbij zullen partijen zoveel mogelijk rekening houden met het doel en de strekking van de nietige, vernietigde of anderszins niet afdwingbare bepaling.
14.1 Deze Verwerkersvoorwaarden gaan in op het moment van acceptatie van deze Verwerkersvoorwaarden door Verwerkingsverantwoordelijke. De looptijd van deze Verwerkersvoorwaarden is gelijk aan de looptijd van de tussen Partijen gesloten Overeenkomst, inclusief eventuele verlengingen daarvan.
14.2 Deze Verwerkersvoorwaarden eindigen van rechtswege bij de beëindiging van de Overeenkomst. De beëindiging van deze Verwerkersvoorwaarden zal Partijen niet ontslaan van hun verplichtingen die voortvloeien uit deze Verwerkersvoorwaarden die naar hun aard worden geacht ook na beëindiging voort te duren, waaronder in ieder geval artikel 4, lid 1, en de artikelen 5, 8 en 12.
15.1 Op deze Verwerkersvoorwaarden, het gebruik van een dienst én alle daaruit voortvloeiende rechtsverhoudingen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Eventuele geschillen die daaruit voortvloeien zullen exclusief worden voorgelegd door de Rechtbank te Den Haag tenzij Verwerker en Verwerkersverantwoordelijke hebben besloten het geschil minnelijk op te lossen.
15.2 Indien één of meer bepalingen uit deze Verwerkersvoorwaarden niet of niet geheel rechtsgeldig zijn, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. Verwerker en Verwerkersverantwoordelijke verbinden zich om alsdan in overleg te treden teneinde vervangende bepalingen overeen te komen welke de bedoeling van partijen zo dicht mogelijk benaderen.
Middels onderstaande ondertekening verklaart Verwerkersverantwoordelijke bovengenoemde Verwerkersvoorwaarden van toepassing op de Dienst Verwerkersovereenkomsten.
Naam Leverancier, | |
{{Signer1 }} | |
Naam: | |
Functie: | |
BIJLAGE 1: PRIVACYBIJSLUITER Dienst Verwerkersovereenkomsten
A. Contactgegevens
Voor vragen of opmerkingen over deze Privacybijsluiter of de werking van dit product en/of deze dienst, kunt u terecht bij:
Functie en naam contactpersoon | Contactgegevens | |
Verwerker | Productmanager | xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx tel: 0000-000 00 00 |
Gebruiker* | Zie gegevens aanmeldformulier | Zie gegevens aanmeldformulier |
* Deze contactpersoon is bevoegd/gemandateerd om namens de Xxxxxxxxx opdrachten en Instructies aan de Verwerker te verstrekken.
B. Versienummer en versiedatum
Versienummer 1.0, 9 maart 2023
C. Algemene informatie (in te vullen door Xxxxxxxxx)
Naam product en/of dienst | Dienst Verwerkersovereenkomsten |
Naam Verwerker en vestigingsgegevens | Stichting Kennisnet |
Link naar Leverancier (website/URL) | |
Link naar productpagina (website/URL) | |
Beknopte uitleg en werking product en/of dienst | De Dienst Verwerkersovereenkomsten stelt schoolbesturen in staat om in een beveiligde omgeving hun verwerkersovereenkomsten met leveranciers af te sluiten. Zowel schoolbesturen als leveranciers krijgen een overzicht van de afgesloten verwerkersovereenkomsten. Doel: • De dienst faciliteert in het efficiënter en daardoor veelvuldiger afsluiten van verwerkers- overeenkomsten binnen het funderend onderwijs. • Schoolbesturen, als verwerkers-verantwoordelijken, hebben meer overzicht en grip op hun privacy- en beveiligingsafspraken met leveranciers en ervaren lastenverlichting in het proces van rechtsgeldig vastleggen van deze afspraken. • Schoolbesturen als verwerkers-verantwoordelijken én tegelijkertijd ook de leveranciers, als verwerkers, ervaren lastenverlichting in het proces van rechtsgeldig vastleggen van deze afspraken. |
Doelgroep (po/vo/(v)so/mbo) | po, vo, vso, so en hun leveranciers |
Gebruikers (Onderwijsdeelnemers/ ouders/verzorgers/medewerkers) | Medewerkers van Onderwijsinstellingen en hun Leveranciers |
D. Omschrijving specifieke producten en/of diensten
(in te vullen door Xxxxxxxxx)
De Verwerker dient in de onderstaande tabel een omschrijving te geven van de specifiek aangeboden producten en/of diensten en bijbehorende Verwerkingen van Persoonsgegevens. Hierbij worden ook koppelingen en uitwisseling met derde partijen beschreven. Daarbij moet apart worden aangegeven of de verwerking noodzakelijk is voor het aanbieden van de producten en/of diensten, dan wel optioneel is.
1. Producten en/of diensten en bijbehorende Verwerkingen die een onlosmakelijk onderdeel vormen van het aangeboden product en/of de aangeboden dienst.
Omschrijving product en/of dienst | Bijbehorende Verwerking(en) |
Dienst verwerkersovereenkomsten | Het uitwisselen en opslaan van (getekende) verwerkersovereenkomsten waarin persoonsgegevens staan zoals transactiebewijs en de audittrail. Tevens mogelijkheid tot doorsturen van mailnotificatie met persoonsgegevens. |
Ondertekenservice | Het digitaal ondertekenen van documenten (inclusief metadata/transactiebewijs) en het daarbij identificeren van ondertekenaars door middel van verschillende verificatiemethodes. |
Beheer en ondersteuning | Logging van alle handelingen ten aanzien van het samenstellen, verzenden, beoordelen en ondertekenen van de documenten en het inloggen van de bijbehorende mensen. |
2. Aanvullende optionele producten en/of diensten en bijbehorende Verwerkingen die de Verwerker aanbiedt. In de laatste kolom kruist de Onderwijsinstelling aan of deze akkoord gaat met de aanvullende optionele producten en/of diensten en bijbehorende Verwerking(en).
Omschrijving product en/of dienst | Bijbehorende Verwerking(en) | Akkoord van Gebruiker |
nvt | ☐ | |
☐ |
E. Doeleinden voor het verwerken van Persoonsgegevens1
Verwerking van Persoonsgegevens met behulp van Digitale Onderwijsmiddelen door Onderwijsinstellingen vindt plaats ten behoeve van het verzorgen van onderwijs, waaronder het voorbereiden, uitvoeren, evalueren en ondersteunen van het onderwijs(proces) en het begeleiden en volgen van Onderwijsdeelnemers (in hun leerproces). Hieronder staat aangegeven welke meer specifieke doeleinden van toepassing zijn op het product of de dienst.
Doeleinde | Aankruisen indien van toepassing op product of dienst |
de opslag van leer- en toetsresultaten | ☐ |
het terugontvangen door de Onderwijsinstelling van leer- en toetsresultaten | ☐ |
de beoordeling van leer- en toetsresultaten om leerstof en toetsmateriaal te kunnen verkrijgen dat is afgestemd op de specifieke leerbehoefte van een Onderwijsdeelnemer | ☐ |
analyse en interpretatie van leer- en toetsresultaten | ☐ |
het kunnen uitwisselen van leer- en toetsresultaten tussen Digitale Onderwijsmiddelen | ☐ |
de indeling en aanpassing van roosters | ☐ |
het bijhouden van persoonlijke (waaronder medische) omstandigheden van een Onderwijsdeelnemer en de gevolgen daarvan voor het volgen van onderwijs | ☐ |
het begeleiden en ondersteunen van leerkrachten/docenten en andere medewerkers binnen de Onderwijsinstelling | ☐ |
de communicatie met Onderwijsdeelnemers en ouders en met medewerkers van de Onderwijsinstelling | ☐ |
monitoring en verantwoording, met name ten behoeve van: (prestatie)metingen van de Onderwijsinstelling, kwaliteitszorg, tevredenheidsonderzoek, effectiviteitsonderzoek van onderwijs(vormen) of de geboden ondersteuning van Onderwijsdeelnemers bij passend onderwijs | ☐ |
het voor zover noodzakelijk en wettelijk toegestaan uitwisselen van Persoonsgegevens met Xxxxxx, waaronder: o toezichthoudende instanties en zorginstellingen in het kader van de uitvoering van hun (wettelijke) taak; o samenwerkingsverbanden in het kader van passend onderwijs en regionale samenwerkingen; o partijen betrokken bij de invulling van stage- of leer-werkplekken; o het leveren van Persoonsgegevens aan Onderwijsinstellingen in geval van overstappen tussen Onderwijsinstellingen en bij vervolgonderwijs; o het in opdracht van de Onderwijsinstelling leveren van Persoonsgegevens aan een andere partij. | ☐ |
het geleverd krijgen / in gebruik kunnen nemen van Digitale Onderwijsmiddelen conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier | ☐ |
het verkrijgen van toegang tot de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen, en externe informatiesystemen, waaronder de identificatie, authenticatie en autorisatie | ☐ |
de beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid in de met behulp van het Digitale Onderwijsmiddel Verwerkte Persoonsgegevens | ☐ |
de continuïteit, verbetering, goede werking van het Digitale Onderwijsmiddel in opdracht van de Onderwijsinstelling conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier, waaronder het laten uitvoeren van onderhoud, het maken van een back-up, het aanbrengen van verbeteringen onder andere na geconstateerde fouten of onjuistheden, en het krijgen van ondersteuning | ☐ |
het door de Onderwijsinstelling beschikbaar kunnen stellen van (geanonimiseerde of gepseudonimiseerde) Persoonsgegevens voor wetenschappelijk onderzoek of statistische doeleinden ten behoeve van het (optimaliseren van het) leerproces of het beleid van de Onderwijsinstelling, dat wordt uitgevoerd op basis van strikte voorwaarden vergelijkbaar met bestaande gedragscodes op het terrein van onderzoek en statistiek | ☐ |
het door de Onderwijsinstelling voor onderzoeks- en analysedoeleinden beschikbaar kunnen stellen van geanonimiseerde Persoonsgegevens om daarmee de kwaliteit van het onderwijs te verbeteren | ☐ |
het beschikbaar stellen van Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen die worden gesteld aan Digitale Onderwijsmiddelen | ☐ |
het behandelen van geschillen | ☐ |
financieel beheer | ☐ |
de uitvoering of toepassing van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke wettelijke bepaling of regeling | ☐ |
andere doeleinden ten behoeve van het verzorgen van onderwijs, waaronder het voorbereiden, uitvoeren, evalueren en ondersteunen van het onderwijs(proces) en het begeleiden en volgen van Onderwijsdeelnemers (in hun leerproces), namelijk het afsluiten van verwerkersovereenkomsten tussen onderwijsinstellingen én hun leveranciers van digitale onderwijsdiensten (leermiddelen en andere producten) in het kader van de AVG. | ☒ |
F. Categorieën Persoonsgegevens inclusief bewaartermijnen
1. Geef in de onderstaande tabel aan over welke categorieën Betrokkenen welke categorieën Persoonsgegevens worden verwerkt, met waar mogelijk een specificatie.
Betrokkene: Onderwijsdeelnemer | ||
Categorie persoonsgegevens | Specificatie | Aankruisen indien van toepassing op Verwerking(en) |
Contactgegevens | Voorna(a)m(en) | ☐ |
Voorletter(s) | ☐ | |
Achternaam | ☐ | |
Geslacht | ☐ | |
Woonadres | ☐ | |
Postcode | ☐ | |
Woonplaats | ☐ | |
Telefoonnummer | ☐ | |
E-mailadres (privé) | ☐ | |
E-mailadres (school) | ☐ | |
Burgerservicenummer (BSN) of PGN | ☐ | |
Onderwijsdeelnemer- nummer | Een administratienummer dat Onderwijsdeelnemers identificeert | ☐ |
ECK-iD | ☐ | |
Nationaliteit | ☐ | |
Geboortedatum | ☐ | |
Geboorteplaats | ☐ | |
Financiële gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van gelden en bijdragen | Bankrekeningnummer | ☐ |
Facturenadministratie | ☐ | |
Gegevens over gezondheid* | Gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de Betrokkene of op verzoek van de Onderwijsdeelnemer worden verwerkt, een en ander voor zover noodzakelijk voor het onderwijs | ☐ |
Godsdienst* | Gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de Betrokkene, voor zover die noodzakelijk zijn voor het onderwijs of op verzoek van de Onderwijsdeelnemer | ☐ |
worden verwerkt, een en ander voor zover noodzakelijk voor het onderwijs | ||
Studievoortgang | Klas / leerjaar / ILT-code | ☐ |
Examinering | ☐ | |
Studievoortgang en/of studietraject | ☐ | |
Begeleiding Onderwijsdeelnemers, inclusief handelingsplan | ☐ | |
Aan- en afwezigheidsregistratie | ☐ | |
Onderwijsorganisatie | Gegevens met het oog op de organisatie van het onderwijs (zoals een rooster) en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen | ☐ |
Beeldmateriaal | Foto’s en videobeelden (beeldmateriaal) van Xxxxxxxxxx met of zonder geluid van activiteiten van de Onderwijsinstelling | ☐ |
Gebruikersgegevens | Diagnostische gegevens, loggegevens, metadata, anders namelijk … | ☐ |
IP-adres | ☐ | |
Andere Persoonsgegevens, namelijk | [Leg hier de andere te verwerken Persoonsgegevens vast. Het moet gaan om Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de Verwerking(en) en Doeleinde(n) die zijn omschreven onder D. en E.] | ☐ |
* Dit zijn bijzondere Persoonsgegevens die niet verwerkt mogen worden, tenzij is voldaan aan de eisen van de AVG en de UAVG.
Betrokkene: ouder/voogd/verzorger | ||
Categorie gegevens | Specificatie | Aankruisen indien van toepassing op Verwerking(en) |
Contactgegevens | Voorna(a)m(en) | ☐ |
Voorletter(s) | ☐ | |
Achternaam | ☐ | |
Aanschrijftitel zoals geslacht | ☐ | |
Woonadres | ☐ | |
Postcode | ☐ | |
Woonplaats | ☐ | |
Telefoonnummer | ☐ | |
E-mailadres (privé) | ☐ | |
Financiële gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van gelden en bijdragen | Bankrekeningnummer | ☐ |
Facturenadministratie | ☐ | |
Gebruikersgegevens | Diagnostische gegevens, loggegevens, metadata, anders namelijk … | ☐ |
IP-adres | ☐ | |
Andere Persoonsgegevens, namelijk: | [Leg hier de andere te verwerken Persoonsgegevens vast. Het moet gaan om Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de Verwerking(en) en Doeleinde(n) die zijn omschreven onder D. en E.] | ☒ |
Betrokkene: medewerker Onderwijsinstelling en leverancier (digitale onderwijsdiensten). | ||
Categorie gegevens | Specificatie | Aankruisen indien van toepassing op Verwerking(en) |
Contactgegevens | Voorna(a)m(en) | ☒ |
Voorletter(s) | ☒ | |
Achternaam | ☒ | |
Aanschrijftitel zoals geslacht | ☒ | |
E-mailadres | ☒ | |
Onderwijsorganisatie | Rooster | ☐ |
Begeleidingsgegevens | ☐ | |
Beeldmateriaal | Foto’s en videobeelden (beeldmateriaal) van Xxxxxxxxxx met of zonder geluid van activiteiten van de Onderwijsinstelling | ☐ |
Gebruiksgegevens | Diagnostische gegevens, zoals loggegevens t.b.v. audittrail | ☒ |
IP-adres | ☒ | |
Andere Persoonsgegevens, namelijk: | Handtekeningen, user ID eHerkenning, (PDF) documenten ter ondertekening. | ☒ |
2. Bewaartermijn van de Persoonsgegevens of de criteria om die vast te stellen
Opgave van de (wettelijke) bewaartermijnen van Persoonsgegevens (of toetsingscriteria om dit vast te stellen) die van toepassing zijn op de Verwerking van Persoonsgegevens door de Verwerker.
De specifieke bewaartermijnen worden vastgesteld door de Onderwijsinstelling als Verwerkingsverantwoordelijke, eventueel op basis van een voorstel van de Verwerker.
De uitvoering van de bewaartermijn van de verwerkersovereenkomsten (incl. metadata) vindt niet automatisch plaats. De verwerkingsverantwoordelijke kan dit naar eigen inzicht uitvoeren door het verwijderen van de betreffende verwerkersovereenkomst. Na verwijderen van de verwerkersovereenkomst wordt eveneens de transactie en auditrail verwijderd. Een verwerkersovereenkomst die vervangen is door een nieuwe versie wordt wel na drie maanden automatisch verwijderd.
G. Locatie van opslag en Verwerking Persoonsgegevens
Geef hieronder voor alle bij onderdeel D beschreven Verwerkingen aan in welk land de Verwerking plaatsvindt. Indien een of meer Verwerkingen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) plaatsvinden, dient in de tweede tabel nadere informatie over die Verwerking en de doorgifte te worden opgenomen.
Verwerking (zie onderdeel D) | Plaats/Land van opslag en Verwerking van de Persoonsgegevens |
1. Dienst verwerkersovereenkomsten | Amsterdam / Nederland |
2. Ondertekenservice | Binnen EER |
3. Beheer en ondersteuning | Amsterdam / Nederland |
1. Verwerking (zie onderdeel D) (In te vullen door Verwerker) | n.v.t. | |
Beschrijving doorgifte buiten de EER | ||
Land van Verwerking of internationale organisatie | ||
Getroffen waarborgen* voor doorgifte | ||
Onderwijsinstelling geeft Verwerker schriftelijke toestemming voor de hierboven opgenomen doorgiften aan derde landen of internationale organisaties (toestemming in te vullen door Onderwijsinstelling) | ☐ | |
* Mogelijke waarborgen zijn bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het betreffende land of – bij het ontbreken daarvan, Standard Contractual Clauses (SCC), met, indien nodig, voldoende aanvullende maatregelen om de veiligheid van de doorgifte te waarborgen.
Bij meerdere Verwerkingen waarbij doorgifte naar een land buiten de EER plaatsvindt, bovenstaande tabel nogmaals gebruiken.
H. Subverwerkers
Gebruiker geeft Xxxxxxxxx door ondertekening van de Verwerkersovereenkomst algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van een Subverwerker.
Verwerker maakt ten tijde van het afsluiten van de Verwerkersovereenkomst gebruik van de volgende Subverwerkers:
Naam Subverwerker | Vancis C&MS B.V. |
Soort Verwerking (beknopte omschrijving taak/dienst waaruit blijkt welke informatie wordt Verwerkt) | Infrastructuurbeheerder (kan bij storage, backups) |
(Categorie) Persoonsgegevens die de Subverwerker verwerkt | Alle bovengenoemde persoonsgegevens (Zie onderdeel F.) |
Land van opslag/Verwerking Persoonsgegevens door Subverwerker | Nederland |
Vestigingsland Subverwerker NB Vergeet niet indien de Verwerking van de gegevens buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt, ook onderdeel G in te vullen. | Nederland |
Naam Subverwerker | Evidos/Signhost |
Soort Verwerking (beknopte omschrijving taak/dienst waaruit blijkt welke informatie wordt Verwerkt) | De ondertekenservice Signhost wordt ingezet voor het rechtgeldig ondertekenen van de verwerkersovereenkomsten. |
(Categorie) Persoonsgegevens die de Subverwerker verwerkt | Alle bovengenoemde persoonsgegevens (Zie onderdeel F.) |
Land van opslag/Verwerking Persoonsgegevens door Subverwerker | EER |
Vestigingsland Subverwerker NB Vergeet niet indien de Verwerking van de gegevens buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt, ook onderdeel G in te vullen. | Nederland |
BIJLAGE 2: BEVEILIGINGSBIJLAGE Dienst Verwerkersovereenkomsten
Versie 1.0, 9 maart 2023.
De Verwerker is overeenkomstig de AVG en artikel 7 en 8 van de Model Verwerkersovereenkomst verplicht passende technische en organisatorische maatregelen te nemen ter beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens, en om die maatregelen aan te tonen. Deze bijlage geeft een beknopte beschrijving en opsomming van die maatregelen.
A. Maatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, wijziging, opslag, toegang of openbaarmaking
• Verwerker heeft een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens, waarbij het beleid periodiek wordt geëvalueerd en – zo nodig – aangepast.
• Verwerker neemt maatregelen zodat via een systeem van autorisatie enkel geautoriseerde medewerkers toegang kunnen verkrijgen tot de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de Verwerkersovereenkomst. Medewerkers hebben op grond van deze systematiek geen toegang tot meer data dan strikt noodzakelijk is voor hun functie.
• Verwerker heeft een coördinator voor informatiebeveiliging om risico’s omtrent de verwerking van Persoonsgegevens te inventariseren, beveiligingsbewustzijn te stimuleren, voorzieningen te controleren en maatregelen te treffen die zien op naleving van het informatiebeveiligingsbeleid.
• Informatiebeveiligingsincidenten worden gedocumenteerd en worden benut voor optimalisatie van het informatiebeveiligingsbeleid.
• Verwerker heeft een proces ingericht voor communicatie over informatiebeveiligingsincidenten.
• Verwerker sluit met medewerkers geheimhoudingsverklaringen af en maakt informatiebeveiligingsafspraken.
• Verwerker stimuleert bewustzijn, opleiding en training ten aanzien van informatiebeveiliging.
B. Maatregelen om de Persoonsgegevens te beveiligen en continuïteit van de middelen, het netwerk, de server en de applicatie te waarborgen
Hieronder staat de rapportage van de BIV-classificatie, de mate van compliance en de uitleg bij eventuele afwijkingen van de standaarden. Verwerker gebruikt hiervoor in beginsel het ‘Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA’ (te vinden op xxx.xxxxxxxxxxxx.xx) als toetsingskader en voor het creëren van een solide basisniveau van informatiebeveiliging en privacy.
Toetsvorm | Self-assessment | ||
Uitvoerder toets | Kennisnet | ||
Inlogpagina | |||
BIV-classificatie | Beschikbaarheid=M, Integriteit=H, Vertrouwelijkheid=H | ||
Categorie | Maatregelen | Compliance | Uitleg |
[Voldaan/ Niet voldaan/ Alternatieve maatregel] | [Bij “Niet voldaan” aangeven hoe/wanneer dit wordt gecorrigeerd. Bij “Alternatieve maatregel” deze beschrijven.] | ||
Beschikbaarheid | Ontwerp | Voldaan | |
Capaciteit beheer | Voldaan | ||
Onderhoud | Voldaan | ||
Testen | Voldaan | ||
Monitoring | Voldaan | ||
Herstel | Voldaan | ||
Integriteit | Herleidbaarheid (gebruikers) | Voldaan | |
Back-up | Voldaan | ||
Application controls | Voldaan | ||
Onweerlegbaarheid | Voldaan | ||
Herleidbaarheid (technisch beheer) | Voldaan | ||
Controle integriteit | Voldaan | ||
Onweerlegbaarheid | Voldaan | ||
Vertrouwelijkheid | Levenscyclus gegevens | Voldaan | |
Logische toegang | Voldaan | ||
Fysieke toegang | Voldaan | ||
Netwerktoegang | Voldaan | ||
Scheiding omgevingen | Voldaan | ||
Transport en fysieke opslag | Voldaan | ||
Logging | Voldaan | ||
Omgaan met kwetsbaarheden | Voldaan | ||
C. Afspraken over het informeren over beveiligingsincidenten en/of Datalekken
Verwerker heeft een procedure voor de monitoring en identificatie van incidenten en het informeren in geval van Datalekken en/of incidenten met betrekking tot beveiliging. In zo’n geval zal Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke de volgende informatie ter hand stellen:
• de kenmerken van de inbreuk, zoals: datum en tijdstip ontdekken en duur inbreuk; samenvatting van de inbreuk, waaronder de aard van de inbreuk en de aard en beschrijving van het beveiligingsincident (op welk onderdeel van de beveiliging heeft het betrekking, hoe heeft het zich voorgedaan, heeft het betrekking op lezen, kopiëren, veranderen, verwijderen/vernietigen en/of diefstal van Persoonsgegevens);
• de oorzaak van de inbreuk;
• hoe de inbreuk is ontdekt;
• de maatregelen die getroffen zijn om de inbreuk aan te pakken en eventuele (verdere en toekomstige) schade te voorkomen;
• of de bij de inbreuk betrokken Persoonsgegevens versleuteld, gehasht etc. waren;
• de groep(en) Betrokkenen die gevolgen kunnen ondervinden van het incident, en de aantallen en omvang van de groep(en) Betrokkenen;
• wat de mogelijke gevolgen zijn van de inbreuk voor de Onderwijsinstelling en de groep(en) Betrokkene(n), waaronder indien mogelijk een inschatting van het risico van de gevolgen voor de groep(en) Betrokkene(n);
• de hoeveelheid en soort Persoonsgegevens betrokken bij de inbreuk (met name bijzondere Persoonsgegevens zoals gegevens over gezondheid of godsdienst, of gegevens van gevoelige aard, waaronder toegangs- of identificatiegegevens, financiële gegevens of leerprestaties).
In geval van een (vermoeden van een) beveiligingsincident en/of Datalek, kunnen Onderwijsinstelling en Verwerker in beginsel per e-mail contact met elkaar opnemen via onderstaande contactgegevens.
Naam en functie contactpersoon bij beveiligingsincidenten/Datalekken | Contactgegevens (e-mail en telefoonnummer) | |
Verwerker | Security Officer | xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx tel: 0800 – 000 00 00 |
Gebruiker | Zie gegevens aanmeldformulier | Zie gegevens aanmeldformulier |