Artikellijsten exporteren vanuit e-Catalogue
Artikellijsten exporteren vanuit e-Catalogue
voor de rollen ‘Hoofdaankoper’ en ‘Aankoper’
01/06/2016 - Versie 300
Gebruiksvoorwaarden
Rechten
De FOD Personeel en Organisatie behoudt alle rechten (waaronder auteursrechten, merkrechten en octrooien) met betrekking tot deze informatie (waaronder teksten, grafisch materiaal en logo’s).
Gebruik
Behalve het downloaden en printen van de geboden informatie voor persoonlijk gebruik, is het niet toegestaan om de inhoud van deze handleidingen, zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de FOD Personeel en Organisatie, over te nemen, te vermenigvuldigen of op welke wijze dan ook te distribueren of openbaar te maken. Commerciële doeleinden zijn in het geheel verboden.
Aansprakelijkheid
De samenstellers van de handleidingen voor e-Catalogue zijn zich volledig bewust van hun taak zo betrouwbaar mogelijke informatie te verstrekken. De Federale Dienst e-Procurement wil u met deze handleidingen de nodige informatie verstrekken, zonder dat de in deze documenten vervatte informatie bedoeld kunnen worden als een advies.
Bijgevolg geeft De Federale Dienst e-Procurement geen garanties dat de informatie die deze handleidingen bevatten, foutloos is. De FOD Personeel & Organisatie is niet aansprakelijk voor om het even welke vorm van schade, noch voor enig ander nadeel van welke aard ook betreffende het gebruik van deze handleidingen.
Omwille van de leesbaarheid moeten de termen gebruikt in deze handleiding als genderneutraal beschouwd worden. Contactgegevens:
FOD Personeel en Organisatie – federale dienst e-Procurement – Xxxxxxxxx 00 – 0000 Xxxxxxx x.xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx - x00 0 000 00 00
Inhoudstafel
DEEL 1 : Registreren en Aanmelden 6
3.1 Het verloop van een bestelling via een artikellijst 10
4.1 Artikelen goedkeuren of verwerpen 13
5.1 Artikelen zoeken via de zoekmotor 17
5.1.2 Het zoekresultaat verfijnen 18
5.1.3 Gegevens van het zoekresultaat 18
5.1.4 Artikelen vergelijken 19
5.2 Artikelen zoeken via de lijst van catalogi 20
5.2.1 Gestructureerde catalogus 20
5.2.2 Niet gestructureerde catalogus 21
5.4 Aanvullende informatie in het dossier 23
6 Artikelen toevoegen aan het windelmandje 24
6.1 Configuratie van een artikel 25
6.2 Toevoegen aan winkelmandje 27
6.2.1 Gestructureerde catalogus 27
6.2.2 Niet-gestructureerde catalogus 29
6.4 Artikelen toevoegen aan catalogusmandje 31
7 Een artikellijst voorbereiden 32
7.1.1 De lijst van artikelen en de bestemmelingen 33
7.1.3 Een standaard groepering opslaan en toepassen 35
7.2 Een nieuwe artikellijst aanmaken 37
7.3 Een artikellijst voorbereiden 39
7.3.1 Artikellijst: tabblad “Algemeen” 39
7.3.2 Artikellijst: tabblad “Leveringsadressen” 40
7.3.3 Artikellijst: tabblad “Artikelen” 42
7.4 Het gebruik van het adresboek 43
7.4.1 Beheer van het adresboek 43
7.4.2 Een adres invoegen vanuit het adresboek 44
7.4.3 Een nieuw adres toevoegen aan het adresboek 44
7.4.4 Een adres wijzigen in het adresboek 45
8.1 Artikelen toevoegen aan een bestaande artikellijst 47
9 Werken met bestelaanvragen 48
9.2 Indienen van een bestelaanvraag 50
9.3 Behandelen van een bestelaanvraag 52
9.3.1 Artikelen goed- en afkeuren 52
10 Een dossier in e-Catalogue 56
10.1 Inhoud van een dossier 57
10.1.2 Aanvullende informatie 59
DEEL 1 : REGISTREREN EN AANMELDEN
Om gebruik te kunnen maken van e-Catalogue, zal je je eerst moeten registreren op het e-Procurement platform.
Nadat je geregistreerd bent zal je je kunnen aanmelden op het e-Procurement platform en toegang hebben tot de applicaties. Voor details over de registratie en het aanmelden, zie de handleiding die je kunt vinden via volgende link:
xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxxx-xxx
Voor het aanmaken van artikellijsten heb je de volgende rol nodig:
• Aankoper
o Kan artikelen die ingediend zijn door “Aanvragers” via een “aanvraag” goedkeuren en verwerken in artikellijsten
o Kan artikelen die ingediend zijn door een “Aankoper” van een suborganisatie via een “bestelaanvraag” goedkeuren en verwerken in artikellijsten.
o Kan zelf artikelen opzoeken, in een persoonlijk winkelmandje plaatsen en toevoegen aan artikellijsten
o Kan artikellijsten aanmaken en afwerken
o Kan het adresboek van de organisatie vanuit e-Catalogue raadplegen en er wijzigingen in aanbrengen
DEEL 2 : ARTIKELLIJSTEN
3.1 Het verloop van een bestelling via een artikellijst
3.2 Winkelmandjes: persoonlijk winkelmandje, catalogusmandje, aanvragen en bestelaanvragen
Aanvragen
Catalogus
-mandje
Artikel-
lijst
Bestelling
Winkel-
mandje
e-Catalogue
Externe applicatie
3.1 Het verloop van een bestelling via een artikellijst
Bovenstaand figuur geeft het verloop van een bestelling via een artikellijst weer:
1. Aanvragers zoeken artikelen op en dienen aanvragen in. | Zie onze “Handleiding voor Aanvragers” |
2. Een aankoper keurt aanvragen goed | Zie hoofdstuk 4 “Aanvragen beheren” |
3. Een aankoper kan ook zelf artikelen opzoeken en indienen | Zie hoofdstuk 5 “Artikelen zoeken” en hoofdstuk 6 “Artikelen toevoegen aan het windelmandje” |
4. Vanuit het catalogusmandje maakt de aankoper een artikellijst aan | Zie hoofdstuk 7 “Een artikellijst voorbereiden” |
5. Vanuit zijn eigen applicatie roept de aankoper de gegevens op vanuit e-Catalogue | Voor Fedcom gebruikers: zie de checklist “Link tussen e-Catalogue en Fedcom” |
6. In de externe applicatie wordt een bestelling aangemaakt | |
De verdere afhandeling van die bestelling (goedkeuringen, verzenden naar de leverancier, PV van oplevering,…) gebeurt volledig in de externe applicatie! | |
Afbeelding 1: Winkelmandjes Afbeelding 2: Schematische voorstelling van het verloop van een bestelling | Als Aankoper zal je op de pagina Winkelmandjes vier tabbladen zien: 1. Xxxx Xxxxxxxxxxxx: Dit is je persoonlijke winkelmandje, waar je artikelen kan aan toevoegen via de zoekmotor. Het winkelmandje kan artikelen bevatten van verschillende catalogi en leveranciers. 2. Catalogusmandjes: Een catalogusmandje is verbonden aan één enkele catalogus, en verzamelt alle artikelen voor deze catalogus die je zelf hebt toegevoegd vanuit je winkelmandje, of die goedgekeurd werden in aanvragen. Vanuit het catalogusmandje kunnen bestellingen of bestelaanvragen aangemaakt worden. 3. Aanvragen: Dit tabblad bevat alle aanvragen die door gebruikers met de rol ‘Aanvrager’ zijn ingediend. Een aanvraag bevat artikelen uit één enkele catalogus. Artikelen uit aanvragen kunnen besteld worden door ze goed te keuren. 4. Bestelaanvragen: Bevat alle bestelaanvragen die ingediend werden vanuit suborganisaties die het toegangsrecht “bestelaanvraag” hebben op catalogi. Bestelaanvragen worden op dezelfde manier afgehandeld als Aanvragen. |
Het behandelen van een aanvraag gebeurt in 3 stappen:
4.1 Artikelen goedkeuren of verwerpen
4.2 Commentaar toevoegen, per artikel of algemeen
4.3 Acties bevestigen, om de aanvraag af te sluiten en goedgekeurde artikelen te kopiëren naar het catalogusmandje
4.1 Artikelen goedkeuren of verwerpen
Afbeelding 3: Aanvragen Afbeelding 4: inhoud aanvraag | • Kies in het menu links de optie Winkelmandjes • Open het tabblad Aanvragen of Bestelaanvragen • Klik op de ID van de aanvraag die je wenst te openen Om artikelen goed te keuren: • Vink de artikelen aan die je wilt goedkeuren • Klik op de knop Goedkeuren 🖙 Het artikel krijgt de voorlopige status “Goed te keuren” 🖙 Deze status kan nog gewijzigd worden. Om artikelen te verwerpen: • Vink de artikelen aan die je wilt verwerpen • Klik op de knop Verwerpen • Geef een reden voor het verwerpen • Klik op Opslaan 🖙 Het artikel krijgt de voorlopige status “Te verwerpen” 🖙 Deze status kan nog gewijzigd worden 🖙 Het icoontje geeft aan dat een commentaar werd toegevoegd |
Afbeelding 5: Inhoud aanvraag Afbeelding 6: Commentaar toevoegen | Om een commentaar toe te voegen aan één artikel: • Klik op het icoontje • Geef het commentaar in • Klik op Opslaan 🖙 Het icoontje verandert naar Om een commentaar toe te voegen voor meerdere artikelen • Vink de artikelen aan waarvoor je een commentaar wenst in te geven • Klik op de knop Commentaar toevoegen • Geef het commentaar in • Klik op Opslaan 🖙 Dit commentaar wordt toegevoegd aan alle geselecteerde artikelen 🖙 Dit commentaar overschrijft commentaar dat reeds ingegeven is bij artikelen 🖙 Het commentaar icoontje bij de geselecteerde artikelen verandert naar Om een algemeen commentaar toe te voegen • Geef het commentaar in het tekstvak “Commentaar aankoper” bovenaan de aanvraag • Klik op Opslaan |
Afbeelding 7: Acties bevestigen | Nadat je alle artikelen hebt goedgekeurd of verworpen, moet je je acties bevestigen • Klik op de knop Acties bevestigen 🖙 De artikelen krijgen een definitieve status goed te keuren 🡪 goedgekeurd te verwerpen 🡪 verworpen 🖙 Deze status kan niet meer gewijzigd worden 🖙 De goedgekeurde artikelen worden gekopieerd naar het “catalogusmandje” van de catalogus waaruit deze artikelen komen. 🖙 Vanuit het “catalogusmandje” zullen artikellijsten kunnen aangemaakt worden voor de goedgekeurde artikelen |
Als aankoper kan je natuurlijk ook zelf informatie over artikelen opzoeken
5.1 Artikelen zoeken via de zoekmotor
5.2 Artikelen zoeken via de lijst van catalogi
5.1 Artikelen zoeken via de zoekmotor
Afbeelding 8: Xxxxxxxxx | • Xxxx in het hoofdmenu de optie Artikelen zoeken • Geef één of meerdere zoekcriteria (meerdere zoekcriteria combineren resulteert in een kleiner aantal zoekresultaten). “Zoeken naar”: geef hier een zoekterm in. Er wordt gezocht naar artikelen waar dit sleutelwoord voorkomt in het artikelnummer, de artikelnaam, de beschrijving, de sleutelwoorden en de technische informatie. “Zoeken in”: geef hier aan of je enkel in de details van de artikelen wilt zoeken, in de details van de artikelen en van hun accessoires, of enkel in de details van de accessoires. “Leverancier”: Klik op het icoontje om een lijst leveranciers te openen. Selecteer één of meerdere leveranciers. “Producent”: geef hier de naam van een producent. “Categorie”: selecteer een categorie om enkel de artikelen van die categorie te zien. “Inclusief artikelen van shopping list”: selecteer “Nee” als je enkel artikelen uit de basislijsten van de contracten wilt zien. “CPV”: Klik op het icoontje om de zoekmotor voor CPV-codes te openen. Selecteer een CPV code. • Klik op Zoeken om de opzoeking te starten |
5.1.2 Het zoekresultaat verfijnen
• Klik op “In resultaat zoeken” • Geef een zoekterm in • Klik op Xxxxxx 🖙 Het systeem zal nu niet in alle artikelen gaan zoeken, maar enkel in het zoekresultaat van de vorige zoekopdracht |
Afbeelding 9: Zoekcriteria |
5.1.3 Gegevens van het zoekresultaat
Afbeelding 10: Zoekresultaat | • Houdt de cursor boven de afbeelding om een grotere afbeelding te tonen • Klik op het artikelnummer om de details van een artikel te bekijken • Volgende icoontjes geven meer informatie over het artikel : het artikel bevat opties (bv. kleuren, materialen,…) : dit is een ‘shopping list’-artikel en het behoort dus niet tot de basislijst van het contract. : dit artikel staat in promotie • De prijs die in deze tabel getoond wordt is de prijs exclusief BTW en exclusief bijdragen (Recupel, Reprobel, Auvibel, Bebat). |
Afbeelding 11: Vergelijken Afbeelding 12: Vergelijking | • Vink twee tot vier artikelen aan in het zoekresultaat • Klik op Vergelijken 🖙 Een nieuw venster opent met de gegevens van de geselecteerde artikelen naast elkaar • Sluit het venster om terug te keren naar het zoekresultaat |
5.2 Artikelen zoeken via de lijst van catalogi
Afbeelding 13: Lijst van catalogi | • Kies in het hoofdmenu de optie Catalogi. • Gebruik eventueel de filter “Categorie” om enkel de catalogi van een bepaalde categorie te zien. • Klik op de naam van de gewenste catalogus om hem te openen. • Klik op het versienummer van de versie waarvan je de artikelen wilt bekijken. |
5.2.1 Gestructureerde catalogus
Afbeelding 14: Artikelen | • Houdt de cursor boven de afbeelding om een grotere afbeelding te tonen • Klik op het artikelnummer om de details van een artikel te bekijken • Volgende icoontjes geven meer informatie over het artikel : het artikel bevat opties (bv. kleuren, materialen,…) : dit is een ‘shopping list’-artikel en het behoort dus niet tot de basislijst van het contract. : dit artikel staat in promotie |
5.2.2 Niet gestructureerde catalogus
Niet gestructureerde catalogi zijn catalogi die opgeladen worden onder de vorm van gewone bestanden, zoals PDF, Word, Excel,…
Dat heeft tot gevolg dat de gegevens van de artikelen van die catalogi niet op automatische manier kunnen geëxploiteerd worden door de applicatie. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk om artikelen van niet-gestructureerde catalogi te vinden via de zoekmotor.
Afbeelding 15: Bestanden van niet-gestructureerde catalogus | • Klik op de ID van een bestand om het te openen en de inhoud te bekijken. |
• Klik op het artikelnummer van een artikel om de gegevens te bekijken. • De prijs bovenaan de pagina is de eenheidsprijs zonder BTW en zonder bijdragen (Recupel, Reprobel, Auvibel, Bebat). Artikelgegevens • Sectie “Basisinformatie” • Sectie “Prijs”: prijs zonder BTW of bijdragen • Sectie “BTW en bijdragen”: informatie over BTW en bijdragen • Sectie “Opties”: beschikbare opties. Voor elke optie moet een keuze gemaakt worden, behalve indien een standaard optie werd ingesteld door de leverancier: deze optie is standaard geselecteerd. Je kan deze keuze natuurlijk nog wijzigen. Accessoires • Informatie over accessoires: artikelen die geassocieerd zijn met het huidige artikel. Accessoires kunnen samen met een artikel besteld worden. Pakketten • Informatie over pakketten: een pakket is een samenvoeging van verschillende artikelen, die samen verkocht worden. Pakketten kunnen ook als aparte artikelen in de catalogus gevonden worden. |
Afbeelding 16: Artikelgegevens |
5.4 Aanvullende informatie in het dossier
Het kan voorkomen dat de aanbestedende overheid aanvullende informatie heeft opgeladen over een catalogus of over de artikelen van een catalogus.
Afbeelding 17: Klik op de catalogusnaam
Deze documenten bevinden zich op het tabblad een dossier
Aanvullende informatie
Het dossier raadplegen kan op verschillende manieren:
1. Vanuit het hoofdmenu
• Kies de optie Dossiers in het hoofdmenu
van
Afbeelding 18: link “Terug naar catalogus”
Afbeelding 19: link “Naar dossier”
Afbeelding 20: aanvullende informatie
• Gebruik eventueel de filter “Categorie” om enkel de dossiers van een bepaalde categorie te zien
• Klik op de naam van een dossier om het te openen
Aanvullende informatie
• Klik op het tabblad
2. Vanuit artikeldetails
• Klik op de naam van de catalogus
• Op de pagina “Artikelen”, klik op de link “Terug naar catalogus” rechtsboven
• Op de pagina “Catalogusversies”, klik op de link “Naar dossier” rechtsboven
Aanvullende informatie
• Klik op het tabblad
6 Artikelen toevoegen aan het windelmandje
Wanneer je een artikelen gevonden hebt, zal je het in eerste instantie moeten toevoegen aan je persoonlijk winkelmandje.
6.1 Configuratie van een artikel: het kiezen van opties en accessoires
6.2 Toevoegen aan winkelmandje
6.3 Het winkelmandje: vanuit je winkelmandje kan je artikelen toevoegen aan catalogusmandjes, om dan van daaruit artikellijsten aan te maken
6.4 Artikelen toevoegen aan catalogusmandje: om artikelen te kunnen bestellen, moet je ze eerst indienen voor bestelling
6.1 Configuratie van een artikel
A B C D | • Dit hoofdstuk toont hoe je artikelen kan toevoegen aan je winkelmandje. Een belangrijk aspect daarbij is wat in dit hoofdstuk de “configuratie” van een artikel genoemd wordt. Deze “configuratie” wordt bepaald door volgende elementen: o De gekozen opties voor het artikel o De geselecteerde accessoires o Het gekozen aantal voor de accessoires o De opties gekozen voor de accessoires • Twee instanties van hetzelfde artikel hebben dus dezelfde configuratie als o Alle gekozen opties identiek zijn o Dezelfde accessoires gekozen zijn o Dezelfde aantallen gekozen zijn voor overeenkomstige accessoires o Dezelfde opties gekozen zijn voor overeenkomstige accessoires. • Zie voorbeeld hiernaast o A en B hebben niet dezelfde configuratie, want de gekozen optie (kleur) voor het artikel is verschillend. o A en C hebben niet dezelfde configuratie, want het aantal bestelde legborden (= accessoire) is niet hetzelfde o A en D hebben niet dezelfde configuratie, want de optie (kleur) gekozen voor het legbord is niet dezelfde |
• Als een artikel wordt toegevoegd aan een winkelmandje, wordt het volgende gecontroleerd:
o Zit dit artikel al in het winkelmandje?
🖙 Deze controle gebeurt op basis van het artikelnummer
▪ Indien niet, dan wordt het artikel toegevoegd als nieuw artikel
▪ Indien wel, dan wordt de configuratie gecontroleerd
o Heeft het toe te voegen artikel dezelfde configuratie als het bestaande artikel?
▪ Indien niet, dan wordt het artikel toegevoegd als nieuw artikel
▪ Indien ja, dan wordt het aantal van dit artikel verhoogd.
6.2 Toevoegen aan winkelmandje
6.2.1 Gestructureerde catalogus
Afbeelding 21: Artikelen Afbeelding 22: Artikel configureren | • Klik op het artikelnummer om de gegevens van een artikel te bekijken • Maak een keuze voor de verschillende opties • Klik op de knop In winkelmandje of • Klik in de lijst met artikelen op de knop In winkelmandje • In beide gevallen wordt nu een nieuw venster geopend dat je toelaat het artikel te configureren • Reeds gekozen opties (zie boven) staan al correct ingevuld • Geef het gewenste aantal voor het artikel • Maak een keuze voor de verschillende opties, indien nodig. Indien het artikel accessoires heeft: • Vink de accessoires aan die je wilt bestellen samen met het artikel • Geef voor elk geselecteerd accessoire het gewenste aantal per artikel 🖙 Voorbeeld: als je 10 kasten wilt bestellen met elk 5 legborden, geef dan “10” in voor het aantal van het artikel, en “5” voor het aantal van het accessoire “legborden”. e-Catalogue berekent dan zelf hoeveel legborden er in totaal nodig zijn. |
• Maak voor elk gekozen accessoire een keuze voor de beschikbare opties.
In winkelmandje
• Klik op
🖙 Het artikel wordt toegevoegd aan je winkelmandje en je keert terug naar de lijst met artikelen.
🖙 Indien het artikel een eenheidsprijs heeft die afhangt van het bestelde aantal (staffelprijzen), wordt automatisch ook de prijs herrekend, indien nodig.
6.2.2 Niet-gestructureerde catalogus
De “configuratie” zoals hierboven beschreven is niet van toepassing op artikelen van niet-gestructureerde catalogi. Om een artikel van een niet-gestructureerde catalogus toe te voegen aan een winkelmandje, moet je de gegevens manueel ingeven zoals hieronder beschreven.
Afbeelding 23: niet-gestructureerde catalogus Afbeelding 24: Niet gestructureerd artikel toevoegen aan winkelmandje | • Kies in het hoofdmenu de optie Catalogi • Open de catalogus waaruit je artikelen wilt bestellen. • Open de gepubliceerde versie. • Klik op Artikel toevoegen aan winkelmandje om een artikel toe te voegen aan je winkelmandje • Vul de gegevens van het artikel in • gegevens gemarkeerd met een asterisk (*) zijn verplicht • de prijs is exclusief Recupel, Reprobel, Auvibel, Bebat en BTW • indien Recupel, Reprobel, Auvibel of Bebat van toepassing zijn, vermeld je ze apart • Klik op Opslaan • Het artikel wordt toegevoegd aan je winkelmandje • Herhaal de voorgaande stappen voor elk artikel dat je wilt toevoegen aan je winkelmandje |
Afbeelding 25: Winkelmandje Afbeelding 26: Aantal wijzigen | • Kies in het hoofdmenu de optie Winkelmandjes • Hier kan je de inhoud van je persoonlijke winkelmandje zien 🖙 Een winkelmandje kan artikelen bevatten van verschillende catalogi • Klik op het artikelnummer om de gegevens van een artikel te bekijken • Om een artikel te verwijderen o Vink het artikel aan o Klik op de knop Verwijderen • Om het aantal van een artikel aan te passen o Klik op het aantal 🖙 Er wordt een nieuw venster geopend o Geef het nieuwe aantal op o Klik op Opslaan 🖙 De aantallen van de gekozen accessoires worden automatisch mee aangepast. • Houdt de cursor boven de prijs om in een tooltip de samenstelling van de prijs te bekijken 🖙 (eenheidsprijs + meerprijzen voor gekozen opties + bijdragen)*aantal |
6.4 Artikelen toevoegen aan catalogusmandje
Om de artikelen uit je winkelmandje daadwerkelijk te kunnen bestellen, moet je ze indienen voor bestelling. De ingediende artikelen zullen uit je winkelmandje worden verwijderd, en toegevoegd aan het catalogusmandje van de catalogus waaruit te artikelen komen.
Afbeelding 27: Winkelmandje | • Kies in het hoofdmenu de optie Winkelmandjes • Op het tabblad Mijn Winkelmandje zie je de inhoud van jouw persoonlijk winkelmandje • Selecteer de artikelen die je wilt bestellen. • Klik op Indienen voor bestelling 🖙 De geselecteerde artikelen verdwijnen uit jouw winkelmandje en worden verplaatst naar één of meerdere catalogusmandjes. 🖙 In tegenstelling tot een winkelmandje, bevat een catalogusmandje artikelen uit slechts één catalogus 🖙 De catalogusmandjes kan je terugvinden op het tabblad Catalogusmandjes 🖙 Een catalogusmandje zal ook de artikelen bevatten die werden goedgekeurd in aanvragen. |
7 Een artikellijst voorbereiden
7.1 Het catalogusmandje: artikelen groeperen, filteren en toevoegen aan een bestelling
7.2 Een nieuwe artikellijst aanmaken
7.3 Een artikellijst voorbereiden: de gegevens in een artikellijst
7.4 Het gebruik van het adresboek
Alle artikelen die werden ingediend ter bestelling voor een bepaalde catalogus, worden samengebracht in het catalogusmandje.
7.1.1 De lijst van artikelen en de bestemmelingen
• Standaard worden de artikelen getoond in één vlakke lijst, waarbij bestemmelingen gegroepeerd worden per artikel.
Afbeelding 28: Catalogusmandje | • Bij elk artikel kan je klikken op het icoontje “bestemmelingen” om de lijst met bestemmelingen te zien. In deze lijst zie je volgende gegevens: o Familienaam en voornaam van de bestemmeling. o Organisatie van de bestemmeling. o Contactgegevens (telefoon en e-mail) van de bestemmeling o Naam van de aankoper die dit artikel heeft goedgekeurd. o Datum van die goedkeuring. o Het leveringsadres dat opgegeven werd door de bestemmeling in zijn aanvraag. o Het aantal van dit artikel voor deze bestemmeling • Het kan voorkomen dat een bepaalde bestemmeling meerdere keren voorkomt in de lijst. Dit is het geval wanneer deze het artikel: o vanuit verschillende organisaties aangevraagd heeft o voor verschillende leveringsadressen aangevraagd heeft. o op verschillende momenten heeft aangevraagd, en het dus ook op verschillende data werd goedgekeurd. |
• Het is mogelijk om artikelen te groeperen. Er zijn 4 criteria waarop kan gegroepeerd worden: Bestemmeling, Organisatie van bestemmeling, Leveringsadres en Goedkeuringsdatum
• De criteria kunnen ook gecombineerd worden door telkens een nieuw (sub)niveau voor groepering te kiezen. In dit geval zullen artikelen eerst gegroepeerd worden op het 1ste criterium, en elke groep zal zelf gegroepeerd worden op het 2de criterium,… tot 4 niveaus.
Afbeelding 29: Groeperen | • Selecteer de optie “Gegroepeerde weergave” • Selecteer het criterium voor het eerste niveau van groepering. • Selecteer eventueel een 2de, 3de en 4de criterium van groepering • Klik op “Zoeken” (doe dit na elke wijziging in de gekozen criteria) • De artikelen worden nu gegroepeerd, elke groep is een uitvouwbare sectie • Klik op de naam van een groep om de sectie uit te vouwen of weer samen te vouwen • Klik op de link “Alle secties uitvouwen” om alle secties uit te vouwen • Klik op de link “Alle secties samenvouwen” om alle secties samen te vouwen • Vink een groep aan om alle onderliggende groepen en artikelen te selecteren • Klik op de link “Alles selecteren” om alle artikelen te selecteren • Klik op de link “Alles deselecteren” om alle artikelen te deselecteren • Selecteer “Standaard weergave” om de groepering op te heffen. |
7.1.3 Een standaard groepering opslaan en toepassen
Afbeelding 30: Groepering opslaan als standaard | Je kan een bepaalde structuur van groepering opslaan als “standaard groepering”. Die kan je dan snel toepassen zonder elke keer opnieuw de criteria te moeten selecteren. Standaard groepering opslaan: • Groepeer de artikelen zoals je dat meestal zal doen • Klik op de knop Groepering als standaard opslaan • Bevestig dat je deze groepering als standaard wilt opslaan Standaard groepering toepassen: • Klik op de knop Standaard groepering toepassen Het catalogusmandje opent steeds in de standaard weergave. |
Afbeelding 31: Artikelen filteren | Wanneer artikelen gegroepeerd zijn, kan er ook een filter toegepast worden op elk van de criteria die gebruikt werden om te groeperen. • Klik op het icoon naast een criterium om de filter pop-up te openen o Bestemmelingen: de pop-up bevat een lijst van alle bestemmelingen die voorkomen in het catalogusmandje. o Leveringsadressen: de pop-up bevat een lijst van alle leveringsadressen die voorkomen in het catalogusmandje. o Organisaties: de pop-up bevat een lijst van alle organisaties van bestemmelingen die voorkomen in het catalogusmandje. o Goedkeuringsdatums: de pop-up bevat een lijst van alle goedkeuringsdatums die voorkomen in het catalogusmandje. • Selecteer één of meerdere items uit de lijst en klik op Selecteren • Klik op Zoeken : de artikelen zullen enkel gegroepeerd worden op de geselecteerde criteria. Wanneer er op meerdere niveaus gegroepeerd en gefilterd wordt, zal de filter pop-up van een bepaald niveau slechts die items bevatten die ook voldoen aan de filters van de hogere niveaus. |
7.2 Een nieuwe artikellijst aanmaken
Afbeelding 32: Catalogusmandjes Afbeelding 33: Inhoud catalogusmandje Afbeelding 34: Bestemmelingen | Artikellijsten worden aangemaakt vanuit de catalogusmandjes. • Kies in het hoofdmenu de optie Winkelmandjes • Open het tabblad Catalogusmandjes • Klik op de ID van het catalogusmandje van waaruit je een artikellijst wilt aanmaken • Selecteer de artikelen waarvoor je een artikellijst wilt aanmaken • Klik op Nieuwe artikellijst aanmaken 🖙 Een nieuw venster wordt geopend, met de lijst van geselecteerde artikelen, en per artikel de lijst van gebruikers die dit artikel hebben aangevraagd. • Selecteer in deze lijst de artikelen die je wilt toevoegen aan de artikellijst • Selecteer per artikel de bestemmelingen voor wie je het artikel op dit moment wenst te bestellen • Klik op Artikellijst aanmaken Wanneer geselecteerde bestemmelingen bij hun aanvraag een leveringsadres hebben ingevuld, dan zal je gevraagd worden of je deze adressen wilt importeren in de nieuwe bestelling. • Klik OK om de leveringsadressen over te nemen in de bestelling 🖙 De leveringsadressen worden toegevoegd aan de bestelling 🖙 Automatisch worden de juiste artikelen en bestemmelingen aan de juiste leveringsadressen gekoppeld |
Afbeelding 35: Importeren van leveringsadressen | • Klik Annuleren om de leveringsadressen niet over te nemen 🖙 De leveringsadressen worden niet toegevoegd aan de artikellijst 🖙 Er wordt een nieuwe artikellijst aangemaakt, die meteen wordt geopend |
7.3 Een artikellijst voorbereiden
7.3.1 Artikellijst: tabblad “Algemeen”
Het tabblad Algemeen bevat volgende gegevens • Webservice ID: dit is een unieke code waarmee een extern systeem de artikellijst kan oproepen via webservice. • Taal bestelling: geef hier de taal van de leverancier • Leverancier: deze gegevens worden automatisch ingevuld • Aankoper: de gegevens van de persoon die de artikellijst aanmaakte • Prijs: de totale prijs van deze artikellijst Om het adres van de Aankoper te wijzigen: • Wijzig manueel gegevens in het adres of Klik op om een adres toe te voegen vanuit het adresboek 🖙 Zie hoofdstuk 7.4 voor informatie over het gebruik van het adresboek • Klik op Opslaan om elke wijziging op dit tabblad op te slaan |
Afbeelding 36: Artikellijst |
7.3.2 Artikellijst: tabblad “Leveringsadressen”
7.3.2.1 Leveringsadres aanmaken
Afbeelding 37: Leveringsadressen | Op het tabblad leveringsadressen kan je één of meerdere leveringsadressen voor deze artikellijst ingeven. Dit is niet verplicht! Om een nieuwe leveringsadres toe te voegen: • Klik, indien nodig, op + om een adres toe te voegen • Klik op de link Leveringsadres om de sectie te openen • Vul de gegevens in. Gegevens met een asterisk (*) zijn verplicht of Klik op om een adres toe te voegen vanuit het adresboek 🖙 De titel is een korte omschrijving of naam voor dit adres. Dit zal je later helpen adressen toe te kennen aan bestemmelingen. 🖙 Zie hoofdstuk 7.4 voor informatie over het gebruik van het adresboek • Klik op Opslaan om de gegevens op te slaan • Klik op + om nog een adres toe te voegen • Klik op - om het bijhorende adres te verwijderen |
7.3.2.2 Leveringsadres(sen) toewijzen
Afbeelding 38: Eén adres toekennen Afbeelding 39: Meerdere adressen toekennen | Na het definiëren van leveringsadressen moet je natuurlijk ook nog aangeven welke artikelen op welk adres moeten geleverd worden. Voor bestemmelingen waarvoor het leveringsadres werd geïmporteerd (zie punt 7.2) is deze koppeling al gebeurd. • Klik op Leveringsadres toewijzen Eén leveringsadres • Dit wordt automatisch toegepast op alle bestemmelingen in de artikellijst • Klik op OK om te bevestigen dat je het adres wil toepassen op alle bestemmelingen Meerdere leveringsadressen • Je zal nu de leveringsadressen aan de verschillende bestemmelingen / artikelen moeten koppelen waarvoor nog geen leveringsadres gedefinieerd is. Een nieuw venster wordt geopend. • Kies een leveringsadres uit de keuzelijst bovenaan • Selecteer de bestemmelingen en artikelen waarvoor dit leveringsadres van toepassing is 🖙 Het is mogelijk om per bestemmeling verschillende leveringsadressen toe te kennen voor verschillende artikelen • Klik op Leveringsadres toewijzen om het gekozen adres toe te kennen • Herhaal de voorgaande stappen tot alle artikelen een leveringsadres hebben |
7.3.3 Artikellijst: tabblad “Artikelen”
Afbeelding 40: Artikelen Afbeelding 41: Bestemmelingen | Op het tabblad Artikelen vind je het overzicht van de artikelen in de artikellijst. • Selecteer één of meerdere artikelen en klik op Verwijderen om deze artikelen uit de artikellijst te verwijderen • Klik op het aantal of op het icoon om een lijst met bestemmelingen te krijgen voor dit artikel o Per bestemmeling kan je het aantal voor dit artikel aanpassen o Per bestemmeling kan je het leveringsadres aanpassen |
7.4 Het gebruik van het adresboek
7.4.1 Beheer van het adresboek
Afbeelding 42: Functionaliteiten adresboek | • Het adresboek wordt normaalgezien beheerd via het Gebruikersbeheer (toevoegen van adressen, wijzigen van adressen, verwijderen van adressen) • In e-Catalogue kan je je adresboek raadplegen via de optie “Mijn Adresboek” in het menu “Aanmelden”. • In e-Catalogue zijn een paar mogelijkheden voorzien om vanuit e- Catalogue wijzigingen aan te brengen in het adresboek o : adres invoegen vanuit het adresboek o : adresgegevens vanuit e-Catalogue opslaan in het adresboek, als nieuw adres o : adresgegevens vanuit e-Catalogue opslaan in het adresboek, als wijziging van een bestaand adres |
7.4.2 Een adres invoegen vanuit het adresboek
• Klik op het icoon “Adres importeren uit adresboek” • Vink het adres aan dat je wilt importeren • Klik op Selecteren 🖙 De adresgegevens worden overgenomen uit het adresboek |
Afbeelding 43: Adres zoeken |
7.4.3 Een nieuw adres toevoegen aan het adresboek
• Klik op het icoon “Adres toevoegen aan adresboek” • Geef een beschrijving (titel) voor het adres • Vul eventueel overige gegevens aan • Klik op Opslaan 🖙 De adresgegevens worden opgeslagen in het adresboek |
Afbeelding 44: Adres aanmaken |
7.4.4 Een adres wijzigen in het adresboek
Afbeelding 45: Adres wijzigen | Uitgangspunt: je hebt een adres ingevoerd vanuit het adresboek en je merkt dat er een fout in zit. Je kan dit adres hier corrigeren, en de wijziging achteraf opslaan in het adresboek. • Wijzig het adres • Klik op Opslaan • Klik op het icoon “Adres bijwerken in het adresboek” • Selecteer het adres dat je wilt bijwerken • Wijzig eventueel nog andere gegevens • Klik op Opslaan 🖙 De adresgegevens worden opgeslagen in het adresboek |
8.1 Artikelen toevoegen aan een bestaande artikellijst
Afbeelding 46: Catalogusmandje Afbeelding 47: Artikellijst selecteren | Je kan steeds artikelen toevoegen aan een bestaande artikellijst. Je kan artikelen enkel toevoegen aan artikellijsten die al artikelen uit dezelfde catalogus bevatten. Ga als volgt te werk: • Zoek de artikelen die je wilt toevoegen (via zoekmotor of catalogi) • Voeg de gewenste artikelen toe aan je winkelmandje • Open je winkelmandje, selecteer de artikelen en dien ze in voor bestelling • Open het catalogusmandje van de overeenkomstige catalogus • Selecteer de artikelen • Klik op Aan bestaande artikellijst toevoegen • Selecteer uit het lijstje bovenaan het nummer van de artikellijst waaraan je de artikelen wilt toevoegen • Wijzig eventueel nog de selectie van artikelen en bestemmelingen • Klik op Aan bestaande artikellijst toevoegen 🖙 De geselecteerde artikelen (en bestemmelingen) worden toegevoegd aan de gekozen artikellijst. 🖙 De artikellijst wordt automatisch geopend. |
Bestelaanvragen worden verzonden van een organisatie naar haar moederorganisatie, als de moederorganisatie het toegangsrecht “Bestelaanvragen” gegeven heeft aan de organisatie.
9.1 Overzicht: het verloop van een bestelling bij het gebruik van bestelaanvragen
9.2 Indienen van een bestelaanvraag: voor de organisaties die bestelaanvragen indienen
9.3 Behandelen van een bestelaanvraag: voor de organisaties die bestelaanvragen ontvangen
Moederorganisatie
Bestel- aanvraag
Catalogus
-mandje
Artikel- lijst
Externe applicatie
Bestelling
e-Catalogue
Winkel-
Dochterorganisatie
mandje
Aanvragen
Catalogus
-mandje
Bestel- aanvraag
• Een organisatie heeft het toegangsrecht “bestelaanvragen” toegekend aan een dochterorganisatie voor een catalogus
• Gebruikers van de dochterorganisatie kunnen normaal zoeken, toevoegen aan winkelmandje, enz… (zie punten 4 t.e.m. 7.1.4)
• Voor deze catalogus kan de dochterorganisatie echter geen artikellijsten maken, maar wel “bestelaanvragen” naar de moederorganisatie sturen.
• De aankoper van de moederorganisatie zal de artikelen uit de bestelaanvraag goedkeuren
• De aankoper kan kiezen om de artikelen naar het catalogusmandje te zenden (om van daaruit een artikellijst te maken), of om ze rechtstreeks naar een artikellijst om te zetten.
9.2 Indienen van een bestelaanvraag
Dit hoofdstuk is van toepassing op organisaties die het toegangsrecht “bestelaanvragen” gekregen hebben van hun moederorganisatie voor bepaalde catalogi.
Afbeelding 48: Catalogusmandjes Afbeelding 49: Inhoud catalogusmandje Afbeelding 50: Bestemmelingen | Bestelaanvragen worden aangemaakt vanuit de catalogusmandjes. • Kies in het hoofdmenu de optie Winkelmandjes • Open het tabblad Catalogusmandjes • Klik op de ID van het catalogusmandje van waaruit je een bestelaanvraag wilt aanmaken. • Pas eventueel een groepering en filtering toe op de lijst van artikelen • Selecteer de artikelen waarvoor je een bestelaanvraag wilt aanmaken 🖙 Bij groepering: selecteer een sectie om alle onderliggende secties en artikelen te selecteren. • Klik op Bestelaanvraag indienen 🖙 Een nieuw venster wordt geopend, met de lijst van geselecteerde artikelen, en per artikel de lijst van gebruikers die dit artikel hebben aangevraagd. • Selecteer in deze lijst de artikelen die je wilt toevoegen aan de bestelaanvraag • Selecteer per artikel de bestemmelingen voor wie je het artikel op dit moment wenst aan te vragen • Klik op Bestelaanvraag indienen |
Afbeelding 51: commentaar en leveringsadres toevoegen | 🖙 Een nieuwe pop-up wordt geopend waarin je een commentaar en een leveringsadres kan invullen (optioneel) • Vul eventueel een commentaar en / of een leveringsadres in 🖙 Dit adres zal worden geassocieerd met alle artikelen waarvoor nog geen leveringsadres is gedefinieerd. Bij artikelen waarvoor al een leveringsadres werd meegegeven door de aanvrager, wordt dat leveringsadres behouden. • Klik op Opslaan 🖙 Er wordt een nieuwe bestelaanvraag aangemaakt, die meteen wordt geopend. |
9.3 Behandelen van een bestelaanvraag
Dit hoofdstuk is van toepassing op organisaties die het toegangsrecht “bestelaanvragen” toegekend hebben aan dochterorganisaties, en dus bestelaanvragen kunnen ontvangen.
9.3.1 Artikelen goed- en afkeuren
Afbeelding 52: Bestelaanvragen Afbeelding 53: inhoud bestelaanvraag | • Kies in het menu links de optie Winkelmandjes • Open het tabblad Bestelaanvragen • Klik op de ID van de bestelaanvraag die je wenst te openen Om artikelen goed te keuren: • Vink de artikelen aan die je wilt goedkeuren • Klik op de knop Goedkeuren 🖙 Het artikel krijgt de voorlopige status “Goed te keuren” 🖙 Deze status kan nog gewijzigd worden. Om artikelen te verwerpen: • Vink de artikelen aan die je wilt verwerpen • Klik op de knop Verwerpen • Geef een reden voor het verwerpen • Klik op Opslaan 🖙 Het artikel krijgt de voorlopige status “Te verwerpen” 🖙 Deze status kan nog gewijzigd worden |
Afbeelding 54: Commentaar toevoegen Afbeelding 55: Commentaar bij artikel | Om een commentaar toe te voegen aan één artikel: • Klik op het icoontje • Geef het commentaar in • Klik op Opslaan 🖙 Het icoontje verandert naar Om een commentaar toe te voegen voor meerdere artikelen • Vink de artikelen aan waarvoor je een commentaar wenst in te geven • Klik op de knop Commentaar toevoegen • Geef het commentaar in • Klik op Opslaan 🖙 Dit commentaar wordt toegevoegd aan alle geselecteerde artikelen 🖙 Dit commentaar overschrijft commentaar dat reeds ingegeven is bij artikelen 🖙 Het commentaar icoontje bij de geselecteerde artikelen verandert naar Om een algemeen commentaar toe te voegen • Geef het commentaar in het tekstvak “Commentaar aankoper” bovenaan de aanvraag • Klik op Opslaan |
Afbeelding 56: Acties bevestigen Afbeelding 57: Goedgekeurde artikelen kopiëren | Nadat je alle artikelen hebt goedgekeurd of verworpen, moet je je acties bevestigen • Klik op de knop Acties bevestigen 🖙 De artikelen krijgen een definitieve status goed te keuren 🡪 goedgekeurd te verwerpen 🡪 verworpen 🖙 Deze status kan niet meer gewijzigd worden 🖙 Ee nieuwe pop-up opent waarin je kan kiezen wat er met de goedgekeurde artikelen moet gebeuren • Kies naar waar de goedgekeurde artikelen moeten gekopieerd worden: o Catalogusmandje: de goedgekeurde artikelen worden naar het catalogusmandje gekopieerd. Dit laat je toe om artikelen van verschillende aanvragen en bestelaanvragen te combineren in één bestelling. Zie vanaf punt 7.1 voor het aanmaken van een bestelling vanuit het catalogusmandje. o Bestelling: zie onze handleiding over “Bestellen in e-Catalogue” voor meer informatie over bestellingen. o Artikellijst: de goedgekeurde artikelen worden rechtstreeks in een artikellijst gestoken. Deze nieuwe artikellijst wordt automatisch geopend. Dit laat je toe om een bestelaanvraag direct in een artikellijst om te vormen. |
DEEL 3 : DOSSIERS
Een dossier bevat volgende informatie:
algemene informatie zoals contractnummer, naam ven het dossier, start- en einddatum,…
aanvullende informatie omtrent het contract die de dossierbeheerder wil delen met de gebruikers de organisaties die toegang krijgen tot het dossier
de dienstverlener en zijn gebruikers die toegang hebben tot het dossier de catalogi
• Kies in het hoofdmenu de optie “Dossiers” • Selecteer op de pagina “Dossiers” het tabblad Dossiers • Klik op het contractnummer om het gewenste dossier te openen. |
Afbeelding 58: Hoofdmenu |
Afbeelding 59: tabblad “Beheersgegevens” | Selecteer op de pagina “Dossier” het tabblad Beheersgegevens • “Contractnummer”: het contract waaraan dit dossier in e-Catalogue verbonden is • “Verplichte talen”: de talen waarin de catalogi beschikbaar moeten zijn. • “Dossiernaam”: de naam van het dossier. • “Startdatum”: op deze datum worden het dossier en de eraan verbonden catalogi zichtbaar voor alle gebruikers. • “Einddatum”: vanaf deze datum zijn het dossier en de eraan verbonden catalogi niet langer zichtbaar. • “Categorie”: de categorie waartoe de artikelen behoren die in dit contract aangeboden worden. • “Contactpersoon”: de contactpersoon voor dit dossier. • “Leidend ambtenaar”: de leidend ambtenaar voor dit dossier. • “Verhuur mogelijk”: deze optie is van toepassing op dossiers waarbij verhuur of leasing van materiaal mogelijk is (bv. kopieerapparaten). • “Toegankelijk voor anonieme gebruikers”: deze optie geeft aan of het dossier toegankelijk is voor anonieme, dit wil zeggen niet geregistreerde, gebruikers. • “Niet-gestructureerde catalogi toegelaten”: deze optie geeft aan of de dienstverlener een niet gestructureerde catalogus kan opladen, d.w.z. catalogi onder de vorm van PDF-, Word-, Excel-,… bestanden |
Op dit tabblad kan de dossierbeheerder aanvullende informatie ingeven waarvan hij denkt dat die nuttig zou kunnen zijn voor aankopers die gebruik willen maken van het contract. Dit kan onder de vorm van tekst en/of bestanden. • Open het tabblad Aanvullende informatie • Klik op een titel om de desbetreffende sectie te openen • Klik op de link naast “Documentnaam” om een document te downloaden |
Afbeelding 60: aanvullende informatie |
Op dit tabblad kan je zien welke organisaties toegang hebben tot het dossier, en welke organisatie eigenaar is van het dossier. • Open het tabblad Organisaties • Klik op Deelnemende organisaties om de sectie open te klappen en de lijst van deelnemende organisaties te bekijken. |
Afbeelding 61: organisaties toevoegen |
Afbeelding 62: Leveranciers | Op dit tabblad kan je zien welke ondernemingen verbonden zijn met het dossier. • Open het tabblad Leveranciers • Klik op de naam van een onderneming om deze sectie open te klappen. • Klik naast de naam van de onderneming op om de details van de onderneming te bekijken. • Klik naast de naam van een gebruiker op om de details van de gebruiker te bekijken. |
Afbeelding 63: Catalogi Afbeelding 64: Catalogusversies | Op dit tabblad vindt je de catalogi die opgeladen werden in het dossier • Open het tabblad Catalogi • Klik op de naam van een catalogus om de pagina met catalogusversies te openen. • Klik op een versienummer om de inhoud van een bepaalde versie te bekijken. • Klik op een artikelnummer om de gedetailleerde gegevens van een artikel te bekijken. Afbeelding 65: Artikelen |
DEEL 4 : NOG VRAGEN ?
Federale Dienst e-Procurement, FOD Personeel en Organisatie |
Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx 02/790.52.00 Bezoek ons op xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx |