Vrijwilliger zijn bij
Vrijwilliger zijn bij
Stichting Mara
MB/SB/BK 2017 – 158
Inhoudsopgave
Inleiding 3
Visie op vrijwilligerswerk en vrijwilligers 4
De eerste stap: kennismaking 6
De tweede stap: de vrijwilligersovereenkomst 6
De derde stap: Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) 7
De vierde stap: proeftijd 7
Alles over privacy 8
Hoe we omgaan met elkaar bij Mara 9
Wat je verder nog moet weten 11
Randvoorwaarden vrijwilligerswerk bij Mara 13
Hoe we omgaan met ongewenst gedrag en agressie 14
Hoe we omgaan met ongewenste intimiteiten 15
Bij een vermoeden van huiselijk geweld of mishandeling 17
Overzicht belangrijke gegevens 18
Projectgegevens: 19
Inleiding
Goed dat je deze brochure leest. Je gaat je inzetten als vrijwilliger voor Mara. Daar zijn we blij mee. Met jouw hulp kunnen we mensen in kwetsbare posities weer een beetje meer ondersteunen.
Het werken als vrijwilliger brengt zowel rechten als plichten met zich mee. In deze brochure hebben we alles voor je op een rij gezet. Neem even de tijd om alles goed door te kijken. Dan weet je precies wat wij van jou en jij van ons kunt verwachten.
Xxxx xxxxx je als vrijwilliger een goede tijd toe bij (een van) onze projecten!
Bestuur, medewerkers en directie van Mara Juli 2017
Over Xxxx
Stichting Mara is een van oorsprong katholieke organisatie die zich, samen met vrijwilligers, inzet voor mensen in kwetsbare posities in de samenleving, vanuit de overtuiging dat ieder mens waardevol is en dat verbondenheid tussen mensen van levensbelang is. Samen met vrijwilligers willen we in onze projecten en activiteiten proberen mensen in kwetsbare posities te helpen, door hen te stimuleren om in beweging te komen, hen te helpen om hun eigen kracht te vinden en door hen te ondersteunen op momenten dat dat moeilijk is. Onze projecten en activiteiten zijn dan ook bedoeld voor iedereen, ongeacht sekse, ras of religie, en willen bijdragen aan emancipatie en open dialoog tussen diverse religies en levensbeschouwingen. Xxxx wil het vertrouwen tussen mensen versterken, hen met elkaar verbinden en samen het verlangen naar een goede toekomst handen en voeten geven.
Visie op vrijwilligerswerk en vrijwilligers
Door het inzetten van vrijwilligers werken we mee aan een menswaardige en goede samenleving waarin onderlinge betrokkenheid wordt gestimuleerd. Xxxx werft vrijwilligers voor haar projecten en activiteiten of bemiddelt bij het zoeken naar passend vrijwilligerswerk. Wij gaan ervan uit dat de inzet van de vrijwilliger moet passen bij de behoeften en mogelijkheden van jou als vrijwilliger.
• Vrijwilligers die bij (een van de) projecten van Xxxx actief zijn, moeten hart hebben voor de doelgroep waar ze mee omgaan.
• Ze hebben respect voor alle levensbeschouwingen en mensen, en halen zelf voldoening uit de werkzaamheden die ze uitvoeren.
• Ze kunnen zich vinden in de doelstelling van Xxxx en het project waarvoor zij actief zijn.
• Xxxx baseert zich op de christelijke traditie en katholieke sociale leer. “Het goede samenleven”, “menselijke waardigheid”, “subsidiariteit”1 en “solidariteit”2 zijn hierin belangrijke begrippen, die de basis vormen voor ons werk, voor wie we zijn en voor wie we er willen zijn, en hoe we met onze vrijwilligers omgaan.
• Vrijwilliger zijn is niet uit te drukken in geld. Als vrijwilliger geef je tijd en aandacht aan onze deelnemers/gasten/hulpvragers, maar
1 Subsidiariteit: we leggen de verantwoordelijkheid altijd zo laag mogelijk, bij mensen zelf. Want iedereen is van waarde en iedereen is verantwoordelijk voor datgene wat hem en haar is toevertrouwd.
2 Solidariteit: we leven van relaties, we vormen gemeenschap en hebben dus oog voor elkaar en laten niemand vallen.
je krijgt er ook veel voor terug. Door te praten, samen dingen te doen, plezier te hebben met elkaar of een helpende hand te bieden, ben je van onschatbare waarde voor hen en voor de samenleving. Iets waar je veel voldoening uit kunt halen.
DEFINITIE VRIJWILLIGERSWERK:
Werk, dat in enig georganiseerd verband onverplicht en onbetaald wordt verricht ten behoeve van anderen of de samenleving.
De eerste stap: kennismaking
Wanneer je je als vrijwilliger aanmeldt, zal er eerst een kennismakingsgesprek plaatsvinden met de coördinator van het betreffende project waarvoor je vrijwilliger wilt worden. Zodat je je een beeld kunt vormen van de inhoud van het werk, wat het te bieden heeft, welke voorwaarden gesteld worden en wat het van je vraagt aan benodigde tijdsinvestering en vaardigheden. In dit persoonlijke gesprek lichten we toe wat we van jou als vrijwilliger verwachten en wat je van Xxxx kunt verwachten. Het is een gesprek om wederzijds te kijken of dit project bij je past. Als het van beide kanten “klikt” hoor je ook of er nog een verdere selectieprocedure is. Afhankelijk van het project waarvoor je je aanmeldt, moet je soms eerst verplicht een training volgen en/of een VOG kunnen overleggen, vóór je daadwerkelijk aan de slag kan.
Mocht tijdens de kennismaking of selectie blijken dat dit project toch niet bij je past, zal de medewerker van Mara, indien gewenst, met je in gesprek gaan over vrijwilligersactiviteiten bij een ander Mara project of andere organisaties/projecten.
De tweede stap: de vrijwilligersovereenkomst
Alle vrijwilligers die bij een van de projecten van Xxxx actief zijn, tekenen een vrijwilligersovereenkomst. Pas na het tekenen van deze overeenkomst ben je officieel vrijwilliger. In deze overeenkomst zijn een aantal afspraken vastgelegd, onder andere over de proeftijd, de invulling van je taken en functie als vrijwilliger, de omvang van je werkzaamheden, de begeleiding vanuit Mara, geheimhouding en een eventuele onkostenvergoeding. Vrijwilligerswerk is vrijwillig, maar niet vrijblijvend. Ook binnen vrijwilligerswerk moeten afspraken gemaakt worden om onduidelijkheden en misverstanden te voorkomen. De vrijwilligersovereenkomst is hier een middel voor.
LET OP: Ga je vrijwilligerswerk doen in het kader van tegenprestatie, of ontvang je en uitkering van het UWV, vraag dan een extra exemplaar om in te leveren bij de betreffende instantie. Vraag ook goed na of het ontvangen van een eventuele vrijwilligersvergoeding geen nadelige gevolgen heeft voor je uitkering!
De derde stap: Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
Van iedere vrijwilliger vragen we een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), omdat je als vrijwilliger vaak werkt met mensen in kwetsbare posities. De projectcoördinator zal de aanvraagprocedure voor je in gang zetten. Xxxx vergoedt deze aanvraag achteraf en vraagt je om het verschuldigde bedrag eerst voor te schieten. Het aanvragen van deze verklaring wordt om de drie jaar herhaald. Als de verklaring niet wordt afgegeven, mag je geen vrijwilliger bij Mara worden.
De vierde stap: proeftijd
De eerste periode van je vrijwillige inzet wordt gezien als een proefperiode. In deze periode (waarvan de duur per project wordt bepaald, en is vastgelegd in de vrijwilligersovereenkomst) word je ingewerkt in het project. Deze periode is bedoeld om van beide kanten, dus zowel door de projectcoördinator als de vrijwilliger, te kijken of het werk en de inzet voldoen aan de verwachtingen. Zijn er na die periode geen noemenswaardige bezwaren, dan ga je gewoon door met je activiteiten. Zijn deze er wel, dan volgt er eerst een gesprek met de projectcoördinator.
Alles over privacy
Geheimhouding
Xxxx verwacht van jou als vrijwilliger dat je je houdt aan geheimhouding over alles wat je als vrijwilliger ziet en hoort tijdens de werkzaamheden die je doet. Ook wordt er van je verwacht dat je Xxxx op een correcte wijze vertegenwoordigt en zorgvuldig omgaat met interne en vertrouwelijke informatie. Door het tekenen van de vrijwilligersovereenkomst ga je akkoord met de geheimhoudings- plicht. Deze verplichting geldt ook na het beëindigen van de overeenkomst. Wees terughoudend met het verstrekken van je privégegevens, zoals je adres of telefoonnummer. Telefoongegevens en/of emailadressen van deelnemers/gasten/hulpvragers of collega- vrijwilligers mogen nooit aan derden worden verstrekt! Bel hen desnoods op en vraag of zij zelf contact willen opnemen.
Vrijwilligersdossier en je gegevens
Xxxx maakt voor iedere vrijwilliger een dossier aan, waarin de door jou getekende formulieren worden bewaard en, indien van toepassing, je VOG. Je mag ten allen tijde je gegevens inzien en eventueel aanvullingen of wijzigingen voorstellen. Het projectarchief, inclusief de gegevens van jou als vrijwilliger, blijft ook na beëindiging van je vrijwilligerswerk eigendom van het Stichting Mara. Jouw gegevens worden niet aan derden verstrekt zonder jouw instemming.
Foto’s
Iedere vrijwilliger verklaart in de vrijwilligersovereenkomst of hij/zij wel of geen toestemming geeft voor het gebruiken van fotomateriaal (in bijv. de nieuwsbrief of op de website), waarop hij/zij te zien is. Het is verboden om ongevraagd foto’s of filmopnamen te maken van gasten en medewerkers van Xxxx. Je moet dus altijd toestemming vragen aan degene die je fotografeert of filmt.
Hoe we omgaan met elkaar bij Xxxx
Bij onze projecten komen vrijwilligers en medewerkers in contact met mensen van verschillende achtergronden. Wij vinden het belangrijk dat die verschillende achtergronden worden gerespecteerd en dat alle vrijwilligers en medewerkers in een prettige en veilige omgeving kunnen werken. Dit kan alleen als we elkaar in onze waarden laten en met respect behandelen. Dit betekent dat wij bij Mara en al onze projecten alle vormen van ongelijkwaardige behandeling zoals, pesten, machtsmisbruik, discriminerende, racistische, seksistische of (seksueel) intimiderende gedragingen of opmerkingen, of het hiertoe aanzetten, ontoelaatbaar vinden en niet tolereren.
Wat we met elkaar afspreken:
De basis van hoe we met elkaar omgaan, zijn goede omgangsvormen. De belangrijkste zijn deze:
1. Je accepteert en respecteert de ander zoals hij is en discrimineert niet. Iedereen telt mee en je negeert de ander niet.
2. Je doet niet mee aan pesten, uitlachen of roddelen. Je spreekt mét jouw deelnemers, niet óver jouw deelnemers.
3. Je mag geen geld geven of lenen aan en geld of goederen aannemen van deelnemers en of hun vrienden of familieleden.
4. Je houdt rekening met de grenzen die de ander aangeeft, je valt de ander niet lastig, je komt niet ongewenst te dichtbij en raakt de ander niet tegen zijn of haar wil aan.
5. Je berokkent de ander geen schade.
6. Je maakt op geen enkele wijze misbruik van jouw (machts)positie.
7. Je vecht niet, gebruikt geen geweld, bedreigt de ander niet, neemt geen wapens of verboden middelen mee naar (de activiteiten van) stichting Mara.
8. Je geeft de ander geen ongewenste seksueel getinte aandacht, je stelt geen ongepaste vragen en maakt geen ongewenste opmerkingen over iemands persoonlijk leven of uiterlijk.
9. Als iemand je hindert of lastig valt dan vraag je hem of haar hiermee te stoppen. Als dat niet helpt, vraag je een ander om hulp.
10. Je helpt anderen om zich ook aan deze afspraken te houden en spreekt degene die zich daar niet aan houdt erop aan en meldt dit zo nodig bij de projectcoördinator of de directeur van Stichting Mara.
Deze omgangsvormen zijn verder uitgewerkt in een gedragscode, die iedere (vrijwillige) medewerker van Xxxx moet ondertekenen. Deze gedragsode is toegevoegd aan de Vrijwilligersovereenkomst. Wanneer je de vrijwilligersovereenkomst tekent, ben je dus ook verplicht de gedragscode na te leven.
Wat je verder nog moet weten:
Begeleiding
Wanneer je start als vrijwilliger bij Mara krijg je eerst een introductie binnen de organisatie (van het project). Daarna bestaat de begeleiding uit regelmatige terugkoppeling van ervaringen.
Afhankelijk van het project wordt deskundigheidsbevordering aangeboden die verband houdt met het vrijwilligerswerk in de vorm van intervisies, trainingen, cursussen of workshops.
Vrijwilligers kunnen jaarlijks een voortgangsgesprek voeren met de projectcoördinator, gericht op de evaluatie van je werkzaamheden, je functioneren binnen het project en op je persoonlijke ontwikkeling. Mocht in dit gesprek blijken dat je niet meer voldoende gemotiveerd bent voor het werk, dan zal de projectcoördinator samen met jou andere mogelijkheden voor vrijwilligerswerk onderzoeken. Je kunt uiteraard ook altijd tussentijds voor overleg terecht bij je projectcoördinator.
Vakantie, ziekte of verhindering
Mocht je door vakantie, ziekte of andere verhindering niet aanwezig kunnen zijn, dan meld je dit (indien mogelijk) tijdig aan de projectcoördinator. Als het om kortdurend verzuim gaat, spreek je af wanneer je weer beschikbaar bent. In geval van langdurige ziekte heeft de projectcoördinator de eerste 8 weken regelmatig contact met je. Als door langdurige ziekte de continuïteit van het project in gevaar komt, zal de projectcoördinator een andere vrijwilliger inzetten. Als je de vrijwilligerstaken langer dan 6 maanden niet volledig kunt uitvoeren zal de vrijwilligersovereenkomst worden ontbonden. Wanneer je weer volledig bent hersteld kun je je weer opnieuw aanmelden als vrijwilliger bij Mara.
Beëindiging, evaluatie en overdracht
Als je wilt stoppen met je vrijwilligerswerk bij Mara, kan er een afsluitend gesprek plaatsvinden met de projectcoördinator. Dit gesprek wordt gezien als de formele afsluiting van je vrijwilligerswerk. Als vertrekkende vrijwilliger heb je de kans om openlijk aan te geven hoe jouw ervaringen bij het project waren, wordt je vrijwillige inzet geëvalueerd en wordt gekeken naar een juiste overdracht van kennis, materialen en netwerkcontacten. Daarnaast biedt het gesprek de gelegenheid om meer inzicht te krijgen in de reden(en) van je vertrek. Ervaringen van vertrekkende vrijwilligers kunnen een aanleiding zijn het vrijwilligersbeleid van Xxxx bij te stellen. Uiteraard is dit gesprek volledig vertrouwelijk.
Op verzoek kan een getuigschrift worden opgesteld.
Heb je een vrijwilligersovereenkomst getekend, dan wordt er van je verwacht dat je de daarin opgenomen opzegtermijn in acht neemt. Alleen wanneer er iets zodanig ernstigs is voorgevallen dat in alle redelijkheid van de andere partij niet gevraagd kan worden de vrijwilligersovereenkomst nog langer te laten voortduren, of wanneer er sprake is van een geschil dat niet kan worden opgelost, kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang worden opgezegd.
Randvoorwaarden vrijwilligerswerk bij Mara
Reis- en onkostenvergoeding
Vrijwilligers ontvangen geen geldelijke beloning voor de door hen verrichte diensten. Voor sommige projecten is een reis- en/of onkostenvergoeding mogelijk voor kosten die betrekking hebben op het vrijwilligerswerk. Je wordt bij aanvang van je vrijwilligerswerk op de hoogte gesteld onder welke voorwaarden onkosten vergoed worden en op welke wijze je moet declareren.
Vrijwilligersvergoeding
Vrijwilligers die zich meerdere uren per week gedurende langere tijd inzetten voor een project kunnen in aanmerking komen voor een vrijwilligersvergoeding (ter beoordeling door de projectcoördinator). Deze vergoeding is maximaal het belastingvrije bedrag per jaar.
Vrijwilligersverzekering
Xxxx heeft voor alle vrijwilligers die bij haar projecten werkzaam zijn, een ongevallen- en wettelijke aansprakelijkheidsverzekering afgesloten voor de momenten dat de vrijwilliger werkzaamheden verricht ten behoeve van het betreffende project. Dit is een collectieve verzekering van de gemeente Rotterdam of Den Haag. Het is belangrijk te weten dat de bedragen van uitkering voor vrijwilligers onder de 17 jaar en boven de 75 jaar worden gehalveerd.
Procedure bij geschillen of klachten
Wanneer er binnen een project onenigheid ontstaat over de te volgen koers of werkwijze zal Xxxx in overleg met betrokkenen zoeken naar een voor ieder bevredigende oplossing. In geval van geschillen of klachten kun je als vrijwilliger een beroep doen op de geschillen- en klachtenregeling van Mara. Deze is te vinden op de website van Xxxx.
Hoe we omgaan met ongewenst gedrag en agressie
Xxxx is van mening dat uitingen van ongewenst gedrag haaks staan op de uitgangspunten van de stichting, namelijk dat iedere vrijwilliger, medewerker, maar ook de gasten, deelnemers en hulpvragers elkaar met respect bejegenen en zo ook behandeld willen worden. Omdat ongewenste situaties zich tijdens een activiteit toch kunnen voordoen, zijn de volgende richtlijnen van belang:
- Neem geen risico voor jezelf en eventuele overige aanwezigen.
- Grijp niet zelf in, hang niet de held uit, overschat jezelf niet en denk aan je eigen veiligheid en die van anderen in de omgeving.
- Bel, indien nodig, direct het alarmnummer: 1-1-2. Geef adequate informatie over het incident. Wees vooral helder en duidelijk.
- Neem contact op met jouw projectcoördinator, die het van je overneemt en ook voor de eventuele begeleiding zal zorgen en het afhandelen van mogelijke schadeposten.
Wat is ongewenst gedrag?
Elk gedrag van mensen -of dit nu fysiek is, verbaal of non-verbaal, bewust of onbewust- dat door jou, of anderen die het ondergaan of signaleren, wordt ervaren als ongewenst, gedwongen of negatief, ongeacht het moment of de situatie. Hieronder valt: discriminerend, vijandig of stigmatiserend gedrag, maar ook het uitoefenen van zware druk of dwang(intimidatie), pesterijen en bedreigingen.
Wat is agressie?
Bedreiging of aantasting met geweld. Het bestaat uit de neiging om aan te vallen, een conflict te zoeken of te riskeren. Onder geweld verstaand we destructieve uitingen van macht en kracht, die met hevigheid en onstuimigheid worden uitgevoerd tegen personen en/of zaken.
Hoe we omgaan met ongewenste intimiteiten
Bij vrijwilligersactiviteiten voor Xxxx wordt niet gauw aan seksualiteit gedacht, laat staan aan incidenten hieromtrent. Toch is het goed om te weten, dat ook hiervoor specifieke richtlijnen zijn:
Xxxxxx vertelt je dat hij of zij te maken heeft met ongewenste intimiteiten:
- Luister rustig naar wat hij/zij te melden heeft, maar ga er niet te diep op in.
- Steun de betrokkene in het feit dat hij/zij het geheim verteld heeft.
- Neem de betrokkene in ieder geval serieus en geef geen overhaaste reactie.
- Xxxxxx geen geheimhouding, maar meld dat jij het verhaal zo belangrijk vindt, dat jij de projectcoördinator of directeur van Xxxx wil raadplegen over het gevolg.
- Overleg met de coördinator of directeur, die de situatie van je overneemt en jou verder begeleidt.
- Mocht het verhaal je niet los kunnen laten, meld dit dan bij jouw projectcoördinator, die voor verdere ondersteuning zal zorgen.
Xxxxxx valt jou lastig met ongewenste intimiteiten:
- Je laat meteen weten, dat xxx hier niet van gediend bent en stopt het contact.
- Je neemt direct contact op met jouw projectcoördinator, die verder actie zal ondernemen, maar ook voor verdere begeleiding zal zorgen.
- We vragen je om de situatie zo compleet mogelijk op schrift te stellen en aan jouw projectcoördinator te geven, die zijn/haar vervolghandelingen ook schriftelijk zal bij houden om het geheel helder te houden.
Als wij vermoeden dat jij je schuldig maakt aan ongewenste intimiteiten:
- Je wordt onmiddellijk op non-actief gezet en je mag ook geen contact meer hebben met het slachtoffer. Deze wordt gevraagd alles op papier te zetten.
- Ook vragen wij aan jou om een gedetailleerd verslag te maken/overleggen.
- Indien blijkt, of als we een ernstig vermoeden hebben, dat jij mogelijk een strafbaar feit hebt begaan, zullen we na zorgvuldige afweging, gepaste stappen nemen, zoals bijvoorbeeld het doen van aangifte bij de politie.
Protocol
Stichting Mara hanteert een protocol, waarin in detail is beschreven welke stappen wij moeten nemen bij (het vermoeden van) ongewenst gedrag.
Dit protocol is er vooral ter bescherming van jou en de mensen die aan je zorg als vrijwilliger zijn toevertrouwd.
Als je in vertrouwen met iemand wil praten:
Alle medewerkers hebben een taak in het signaleren van (vermoedens van) seksueel misbruik en grensoverschrijdend gedrag. We verwachten dat zij niet alleen de grovere vormen serieus nemen, maar ook de zogenaamde ‘kleinere’ grensoverschrijdingen. Deze komen het meest voor en zijn vaak een signaal voor een klimaat waarin ernstigere vormen meer kans kunnen krijgen. Xxxx heeft een vertrouwenspersoon aangewezen om in vertrouwen met deelnemers of (vrijwillig) medewerkers te spreken. Deze persoon is niet werkzaam binnen Mara, maar wel bekend met het werk en de projecten. De vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht.
De vertrouwenspersoon van Xxxx is Pastor Xxx Xxxxxxx: T: 06 - 40 94 81 79 / E: xxx.xxxxxxx@xxxx.xx
Bij vermoeden van huiselijk geweld of mishandeling:
In de vertrouwelijke omgang met je gasten/deelnemers/hulpvragers kun je signalen oppikken van huiselijk geweld, ouderen- of kindermishandeling of vertelt de betrokkene je hierover. In dat geval handel je als volgt:
- Je maakt je zorgen om de situatie of hebt een ‘niet pluis’-gevoel. We vragen je dan om deze zorgen en/of signalen zo concreet mogelijk op te schrijven.
- Je geeft de rapportage aan jouw projectcoördinator en bespreekt je zorgen met deze.
- Jouw projectcoördinator vraagt advies en overlegt wie de verdere vervolgstappen neemt en laat jou dit ook weten. Zo ook het verdere verloop van de situatie en de begeleiding naar jou toe.
- Kom afspraken na, die zijn voortgekomen uit dit overleg, zoals observeren en rapporteren of hierin zelf het eerste gesprek voeren met betrokkene(n). De resultaten over deze genomen stappen bespreek je met jouw projectcoördinator;
- Hierin steeds zorgvuldig omgaan met privacy van alle betrokken partijen!
Aandachtsfunctionaris
In eerste instantie kun je over deze zaken altijd in gesprek gaan met jouw projectcoördinator, maar binnen de organisatie van stichting Mara is ook een speciale aandachtsfunctionaris aangesteld die verdere vragen kan beantwoorden: Xxxxxx Xxxxxxxx:
T: 06 - 28 30 65 60 / E: xxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx
Overzicht van belangrijke gegevens
Stichting Mara Rotterdam
Xxxx 00, 0000 XX Xxxxxxxxx
T: 010 – 411 60 85 / E: xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx
Stichting Mara Den Haag
Xxxxxxxxx 000x, 0000 XX Xxx Xxxx
T: 070 – 358 50 25 / E: xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx
Vertrouwenspersoon
Pastor Xxx Xxxxxxx:
T: 06 - 40 94 81 79 / E: xxx.xxxxxxx@xxxx.xx
Aandachtspersoon huiselijk geweld en mishandeling:
Xxxxxx Xxxxxxxx:
T: 06 - 28 30 65 60 / E: xxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx
Projectgegevens