Reglement van het verantwoordingsorgaan
Reglement van het verantwoordingsorgaan
1 juli 2022
HOOFDSTUK I BEGRIPSBEPALINGEN
Artikel 1 Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
1. fonds: de Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor de Meubelindustrie en Meubileringsbedrijven;
2. bestuur: het bestuur van het fonds;
3. verantwoordingsorgaan: het verantwoordingsorgaan van het fonds;
4. elektronisch: door middel van een elektronische informatiedrager die de ontvanger in staat stelt de verstrekte informatie duurzaam te bewaren.
HOOFDSTUK II SAMENSTELLING EN BENOEMING
Artikel 2 Samenstelling
1. Het verantwoordingsorgaan is samengesteld conform het bepaalde in de statuten van het fonds.
2. Het verantwoordingsorgaan kent drie geledingen: vertegenwoordigers van deelnemers, pensioengerechtigden en werkgevers.
3. In het verantwoordingsorgaan zijn de deelnemers en de pensioengerechtigden evenredig op basis van onderlinge getalsverhoudingen vertegenwoordigd. Deze leden vormen een zo evenwichtig mogelijke afspiegeling van de betreffende geleding.
Ten behoeve van de evenredige vertegenwoordiging worden het aantal deelnemers en het aantal pensioengerechtigden binnen het fonds uitgedrukt in twee percentages die samen honderd procent bedragen. Het aantal voor deelnemers en pensioengerechtigden beschikbare zetels wordt op basis van deze verhouding verdeeld over deze geledingen, met dien verstande dat er altijd minimaal een vertegenwoordiger van de deelnemers en minimaal een vertegenwoordiger van de pensioengerechtigden zitting heeft in het verantwoordingsorgaan.
4. Rekening houdend met het bepaalde in de statuten en in het derde lid van dit artikel is het verantwoordingsorgaan per 1 juli 2022 samengesteld als volgt:
a. drie leden vertegenwoordigen de deelnemers;
b. drie leden vertegenwoordigen de pensioengerechtigden;
c. drie leden vertegenwoordigen de werkgevers.
Artikel 3 Benoeming
Voordracht, benoeming, schorsing en ontslag vindt plaats conform het bepaalde in de statuten van het fonds.
Artikel 4 Zittingsduur
1. De leden van het verantwoordingsorgaan treden na vier jaar af.
2. De aftredende leden van het verantwoordingsorgaan zijn met inachtneming van het bepaalde in het volgende lid terstond opnieuw benoembaar of verkiesbaar.
3. De maximale aaneengesloten zittingsduur van de leden van het verantwoordingsorgaan is twaalf jaar. Jaren dat het betreffende lid zitting heeft gehad in de Pensioenraad van het fonds, in het verantwoordingsorgaan of deelnemersraad van BPF Houthandel worden in de maximale zittingsduur betrokken. Na de 12 jaren kan de betrokkene gedurende vijf jaar geen lid zijn van het verantwoordingsorgaan.
4. Een lid van het verantwoordingsorgaan namens de pensioengerechtigden is alleen herkiesbaar indien de betrokkene voor de gehele vier jaar benoembaar is.
Artikel 5 Voorziening in een tussentijdse vacature
1. Bij een tussentijdse vacature in een geleding waarvoor geen verkiezing is gehouden, verzoekt het bestuur de vereniging die het afgetreden lid heeft voorgedragen, zo spoedig mogelijk een opvolger voor te dragen. Benoeming geschiedt door het bestuur na toetsing van de kandidaat aan de profielschets.
Benoeming in een tussentijdse vacature vindt plaats voor een zittingsduur van vier jaren.
2. Bij een tussentijdse vacature in een geleding waarvoor een verkiezing is gehouden, wijst de voorzitter van het verantwoordingsorgaan zo spoedig mogelijk als opvolger aan de kandidaat die blijkens de vastgestelde en bekend gemaakte uitslag van de laatst gehouden verkiezing daarvoor als eerste in aanmerking komt. Als deze kandidaat nog beschikbaar is, besluit het bestuur tot benoeming na toetsing van de kandidaat aan de profielschets. Het bestuur kan op het moment van benoeming in de tussentijdse vacature bij uitzondering besluiten dat de tussentijdse termijn niet meetelt voor de maximale zittingstermijn van 12 jaar.
Een lid dat in zo’n vacature is benoemd, treedt af op het tijdstip waarop degene die hij opvolgt moest aftreden.
Artikel 6 Voorzitter en plaatsvervangend voorzitter
1. Het verantwoordingsorgaan kiest uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De voorzitter en plaatsvervangend voorzitter komen uit verschillende geledingen. Om de twee jaar wisselen de voorzitter en de plaatsvervangende voorzitter van functie.
2. De voorzitter en bij zijn afwezigheid de plaatsvervangend voorzitter vertegenwoordigt het verantwoordingsorgaan in en buiten rechte.
3. Het verantwoordingsorgaan bepaalt de zittingstermijn van de voorzitter en zijn plaatsvervanger.
HOOFDSTUK III TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET VERANTWOORDINGSORGAAN
Artikel 7 Oordeel van het verantwoordingsorgaan
1. Het bestuur legt verantwoording af aan het verantwoordingsorgaan over het beleid en de wijze waarop het is uitgevoerd.
2. Het verantwoordingsorgaan heeft de bevoegdheid een oordeel te geven over het handelen van het bestuur, over het door het bestuur uitgevoerde beleid, alsmede over beleidskeuzes voor de toekomst. Bij dit oordeel gebruikt het verantwoordingsorgaan de doelstellingen en beleidsuitgangspunten van het fonds. Het verantwoordingsorgaan gebruikt de evenwichtige belangenafweging als maatstaf.
3. Het verantwoordingsorgaan baseert zijn oordeel op het jaarverslag van het fonds, de jaarrekening en overige informatie.
Artikel 8 Publicatie van het oordeel
1. Het verantwoordingsorgaan legt zijn oordeel ten minste één maal per jaar schriftelijk vast, kort na vaststelling van het concept jaarverslag door het bestuur.
2. Het verantwoordingsorgaan brengt zijn oordeel ter kennis aan het bestuur. Het bestuur reageert schriftelijk en beargumenteerd op het oordeel van het verantwoordingsorgaan..
3. Het bestuur draagt er zorg voor dat het oordeel van het verantwoordingsorgaan, samen met de reactie van het bestuur daarop, in het jaarverslag wordt opgenomen waar dat oordeel betrekking op heeft.
Artikel 9 Adviesrecht
1. Het bestuur stelt het verantwoordingsorgaan in de gelegenheid advies uit te brengen over elk voorgenomen besluit over:
a. het beleid inzake beloningen;
b. de vorm en inrichting van het intern toezicht;
c. het vaststellen en wijzigen van een interne klachten- en geschillenprocedure;
d. het vaststellen en wijzigen van het communicatie- en voorlichtingsbeleid;
e. gehele of gedeeltelijke overdracht van de verplichtingen van het fonds of de overname van verplichtingen door het fonds;
f. liquidatie, fusie of splitsing van het fonds;
g. het sluiten, wijzigen of beëindigen van een uitvoeringsovereenkomst;
h. het omzetten van het pensioenfonds in een andere rechtsvorm, bedoeld in artikel 18 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek;
i. de samenstelling van de feitelijke premie en de hoogte van de premiecomponenten;
j. het wijzigen van het reglement van het verantwoordingsorgaan;
k. de jaarlijkse toeslagverlening; en
l. vermindering van de verworven pensioenaanspraken en pensioenrechten.
De adviesrechten onder x., k. en l. betreffen bovenwettelijke rechten.
2. Het advies van het verantwoordingsorgaan wordt op een zodanig tijdstip gevraagd dat het van wezenlijke invloed kan zijn op de in het eerste lid bedoelde besluiten. Bij het advies gebruikt het verantwoordingsorgaan de doelstellingen en uitgangspunten van het fonds. Het verantwoordingsorgaan gebruikt de evenwichtige belangenafweging als maatstaf.
3. Bij het vragen van advies wordt aan het verantwoordingsorgaan een overzicht verstrekt van de beweegredenen voor het besluit en van de gevolgen die het besluit naar verwachting voor de deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden zal hebben.
4. Het verantwoordingsorgaan is verplicht binnen een redelijke termijn een advies uit te brengen of aan te geven dat het afziet van het uitbrengen van een advies.
5. Het bestuur deelt het verantwoordingsorgaan zo spoedig mogelijk nadat het desbetreffende besluit is genomen, schriftelijk mee of het een advies niet of niet geheel volgt waarbij tevens wordt meegedeeld waarom van het advies of van een daarin vervat minderheidsadvies wordt afgeweken.
Artikel 10 Informatie van en overleg met het bestuur en het intern toezicht
1. Het bestuur (of een afvaardiging van het bestuur) en het verantwoordingsorgaan komen ten minste tweemaal per kalenderjaar in vergadering bijeen. Tijdens deze vergaderingen worden de aangelegenheden aan de orde gesteld waarover het bestuur of het verantwoordingsorgaan overleg wenselijk acht. Deze vergaderingen worden op een zodanig tijdstip vastgesteld dat de besluitvorming door het bestuur over de geagendeerde onderwerpen zoveel mogelijk op de daarvoor gebruikelijke tijdstippen kan plaatsvinden.
2. Deze vergaderingen worden voorgezeten door de voorzitter van het verantwoordingsorgaan.
3. Het bestuur verstrekt op verzoek aan het verantwoordingsorgaan tijdig alle inlichtingen en gegevens, die deze voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijze nodig heeft. De inlichtingen worden op verzoek schriftelijk verstrekt.
4. Daarnaast heeft het verantwoordingsorgaan recht op overleg met het intern toezicht, te weten het niet- uitvoerende deel van het bestuur.
Artikel 11 Informatie van externe deskundigen en leden van de auditcommissie
Het verantwoordingsorgaan heeft recht op overleg met externe deskundigen en over hun bevindingen. Het bestuur draagt er zorg voor dat de actuaris, de accountant en de compliance officer meewerken aan dit overleg. Het voorgaande is ook van toepassing op overleg met leden van de auditcommissie.
Artikel 12 Informatie aan het verantwoordingsorgaan
Het bestuur informeert het verantwoordingsorgaan direct schriftelijk over:
a. de verplichting tot opstelling van een herstelplan;
b. de aanstelling van een bewindvoerder; en
c. de beëindiging van de situatie, waarin de bevoegdheidsuitoefening van alle of bepaalde organen van het fonds is gebonden aan toestemming van een of meer door de toezichthouder aangewezen personen.
Artikel 13 Beroepsrecht
1. Het verantwoordingsorgaan kan bij de Ondernemingskamer van het gerechtshof te Amsterdam beroep instellen tegen een besluit betreffende een aangelegenheid als bedoeld in artikel 9, eerste lid, met uitzondering van de daarin opgenomen bovenwettelijke adviesrechten, indien:
a. het verantwoordingsorgaan met betrekking tot dat besluit niet voorafgaand in de gelegenheid is gesteld advies uit te brengen;
b. dat besluit niet in overeenstemming is met het advies van het verantwoordingsorgaan; of
x. xxxxxx en omstandigheden bekend zijn geworden die, waren zij aan het verantwoordingsorgaan bekend geweest ten tijde van het uitbrengen van zijn advies, aanleiding zouden kunnen zijn geweest om dat advies niet uit te brengen zoals het is uitgebracht.
2. Op het beroep is artikel 217 van de Pensioenwet van toepassing.
Artikel 14 Enquêterecht
1. Het verantwoordingsorgaan kan, conform het bepaalde in artikel 219 van de Pensioenwet, als het van oordeel is dat het bestuur niet naar behoren functioneert, zich wenden tot de ondernemingskamer van het gerechtshof te Amsterdam met het verzoek:
- een onderzoek door een of meer onafhankelijke onderzoekers te bevelen naar het beleid van en de gang van zaken van het fonds;
- het functioneren van het bestuur als zodanig te toetsen.
2. Het verantwoordingsorgaan kan het in lid 1 bedoelde verzoek slechts indienen bij de ondernemingskamer indien het besluit tot indiening van het verzoek genomen is met een meerderheid van ten minste twee derde van de uitgebrachte stemmen.
3. Voordat een verzoek als bedoeld in lid 1 wordt ingediend, meldt het verantwoordingsorgaan dit voornemen schriftelijk en met redenen omkleed aan het bestuur en wordt het bestuur in de gelegenheid gesteld op dit voornemen te reageren.
4. De kosten die verband houden met het indienen van het in lid 1 bedoelde verzoek komen ten laste van het fonds indien zij redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van het verantwoordingsorgaan en het fonds van de te maken kosten vooraf in kennis is gesteld.
5. Het bepaalde in artikel 219 van de Pensioenwet is van toepassing.
Artikel 15 Geheimhoudingsplicht
1. De leden van het verantwoordingsorgaan verplichten zich door de aanvaarding van hun benoeming tot geheimhouding van hetgeen hen in deze functie omtrent een bedrijf, beroep of persoon is bekend geworden en voorts van alle aangelegenheden, ten aanzien waarvan het bestuur geheimhouding heeft opgelegd of waarvan zij het vertrouwelijk karakter moeten begrijpen.
2. Indien het verantwoordingsorgaan van mening is dat op de in lid 1 genoemde geheimhoudingsplicht in een bepaalde situatie een uitzondering moet worden gemaakt, zal de voorzitter van het verantwoordingsorgaan hierover vooraf overleg voeren met de voorzitter van het bestuur.
HOOFSTUK IV VOORZIENINGEN VOOR HET VERANTWOORDINGSORGAAN EN SECRETARIAAT
Artikel 16 Voorzieningen verantwoordingsorgaan
1. Het fonds staat de leden van het verantwoordingsorgaan het gebruik toe van de voorzieningen waarover het fonds kan beschikken, voor zover dat redelijkerwijs voor de vervulling van hun taken nodig is.
2. Het fonds draagt zorg voor een adequate secretariële ondersteuning van het verantwoordingsorgaan inclusief vergaderfaciliteiten.
3. In overleg met het bestuur kan het verantwoordingsorgaan in aanmerking komen voor scholings- en andere faciliteiten. Deskundigheidsbevordering van de leden van het verantwoordingsorgaan maakt deel uit van de eigen competentievisie van het verantwoordingsorgaan, binnen een door het bestuur beschikbaar gesteld budget.
4. Het verantwoordingsorgaan kan een of meer deskundigen uitnodigen tot het bijwonen van een vergadering van het verantwoordingsorgaan, met het oog op de behandeling van een bepaald onderwerp. Het verantwoordingsorgaan kan zo’n uitnodiging ook doen aan een of meer bestuursleden. De leden van het verantwoordingsorgaan kunnen in de vergadering aan de hiervoor bedoelde personen inlichtingen en adviezen vragen. Een deskundige kan worden uitgenodigd een schriftelijk advies uit te brengen. De kosten van het raadplegen van een deskundige door het verantwoordingsorgaan komt slechts ten laste van het fonds, indien het fonds van de te maken kosten vooraf in kennis is gesteld.
5. Het verantwoordingsorgaan vergadert zoveel mogelijk tijdens de normale werktijd.
6. De leden van het verantwoordingsorgaan ontvangen voor de tijd die besteed wordt aan het voorbereiden en bijwonen van vergaderingen van het verantwoordingsorgaan, en andere bijeenkomsten een vergoeding conform het beloningsbeleid van het fonds.
HOOFSTUK V WERKWIJZE VAN HET VERANTWOORDINGSORGAAN
Artikel 17 Vergaderingen
1. Het verantwoordingsorgaan komt ten behoeve van de uitoefening van zijn taak bijeen in de volgende gevallen:
a. op verzoek van de voorzitter;
b. op verzoek van ten minste vijf leden.
2. De voorzitter bepaalt in overleg met het secretariaat tijd en plaats van de vergadering. Een vergadering op verzoek van leden van het verantwoordingsorgaan wordt gehouden binnen zes weken nadat het verzoek bij de voorzitter is aangekomen.
3. De bijeenroeping geschiedt door het secretariaat door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de leden. Behoudens spoedeisende gevallen geschiedt de bijeenroeping ten minste tien kalenderdagen voor de te houden vergadering.
4. Het secretariaat maakt voor iedere vergadering een agenda op in overleg met de voorzitter. Het plaatst op de agenda de door de voorzitter en door de leden opgegeven onderwerpen. Ieder lid van het verantwoordingsorgaan kan een onderwerp op de agenda doen plaatsen.
5. Het secretariaat maakt de agenda bekend aan de leden van het verantwoordingsorgaan. Tegelijk met het bekendmaken van de agenda worden de bij de agenda behorende stukken aan de leden van het verantwoordingsorgaan toegezonden. Behoudens spoedeisende gevallen, wordt de agenda met de bijbehorende stukken ten minste een week vóór de vergadering aan de leden van het verantwoordingsorgaan toegestuurd.
6. Dit artikel is ook van toepassing op de gezamenlijk vergaderingen met het bestuur, met diens verstande dat bij deze gezamenlijke vergaderingen de voorzitter van het fonds een agenda voorstelt en hierover overlegt met de voorzitter(s) van het verantwoordingsorgaan.
Artikel 18 Besluitvorming in vergadering
1. Het verantwoordingsorgaan kan alleen besluiten nemen indien de meerderheid van zijn leden aanwezig of vertegenwoordigd is, waarbij vacante zetels niet worden meegeteld, en elke geleding door ten minste een lid vertegenwoordigd is.
2. Het verantwoordingsorgaan beslist bij gewone meerderheid van stemmen van het aantal aanwezige leden, tenzij in dit reglement anders is bepaald. Voor de berekening van het aantal uitgebrachte stemmen tellen onthoudingen en blanco stemmen niet mee.
3. Over zaken wordt mondeling en over personen wordt schriftelijk gestemd, ten het verantwoordingsorgaan in een bepaald geval anders besluit. Bij staking van stemmen vindt er een herstemming plaats. Als bij herstemming de stemmen opnieuw staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.
Artikel 19 Besluitvorming buiten vergadering
1. Indien in een vergadering geen besluiten kunnen worden genomen omdat niet voldaan is aan het bepaalde in artikel 18, lid 1, zullen voorstellen schriftelijk of elektronisch aan alle leden van het verantwoordingsorgaan worden voorgelegd. Een voorstel wordt alleen schriftelijk of elektronisch ter besluitvorming voorgelegd als het geen aanleiding vormt voor discussie binnen de leden van het verantwoordingsorgaan, dit ter beoordeling van de voorzitter. Een besluit van het verantwoordingsorgaan dat tot stand dient te komen via schriftelijke of elektronische voorlegging, is geldig als de meerderheid van zijn leden, waaronder van elke geleding ten minste een lid, reageert op de voorlegger; van artikel 18 zijn de leden 2 en 3 van overeenkomstige toepassing.
2. Als het een advies betreft als omschreven in artikel 10, is schriftelijke of elektronische voorlegging ook mogelijk zonder dat het verzoek om een advies op de agenda van een vergadering heeft gestaan. De voorzitter bepaalt of een verzoek om een advies zich leent voor schriftelijke of elektronische voorlegging of dat het in een vergadering behandeld moet worden.
3. Schriftelijke of elektronische besluitvorming is niet mogelijk over een besluit inzake het beroepsrecht of het enquêterecht als omschreven in artikel 14 en 15; daarover moet ter vergadering worden beslist.
Artikel 20. Verslag
1. Het secretariaat maakt van iedere vergadering van het verantwoordingsorgaan een verslag.
2. Het secretariaat stuurt dit verslag na de vergadering aan de leden van het verantwoordingsorgaan toe.
3. Indien een bezwaar als bedoeld in het vorige lid is gemaakt, maakt het secretariaat het verslag eerst bekend nadat het verantwoordingsorgaan over dit bezwaar heeft beslist.
4. Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de gezamenlijke vergaderingen met het bestuur, met dien verstande dat notulen van deze vergaderingen ook aan de bestuursleden worden gezonden.
.
HOOFDSTUK VI SLOTBEPALING EN INWERKINGTREDING
Artikel 21 Statuten
In het geval dat bepalingen in dit reglement strijdig zouden zijn met het bepaalde in de statuten van het fonds, prevaleert het bepaalde in de statuten.
Artikel 22 Inwerkingtreding
1. Dit reglement kan worden gewijzigd bij besluit van het bestuur nadat het verantwoordingsorgaan in de gelegenheid is gesteld advies uit te brengen over het voorstel tot wijziging.
2. Dit gewijzigde reglement treedt in werking op 1 juli 2022. Artikel 5 lid 1 treedt in werking met terugwerkende kracht naar 1 juli 2018.