ALGEMENE AANKOOPVOORWAARDEN
ALGEMENE AANKOOPVOORWAARDEN
1. ALGEMEEN
1.1 Deze algemene aankoopvoorwaarden (AAV) zijn van toepassing op bestellingen van leveringen, werken en/of diensten.
1.2 Deze AAV zijn van toepassing, behoudens andersluidende schriftelijke overeenkomst tussen partijen en onverminderd de wetten en besluiten inzake overheidsopdrachten en andere regelgeving van toepassing op het voorwerp van de aankoop. In geval van tegenspraak tussen deze AAV en de voormelde wetten, besluiten en regelgeving, gelden de voor de leverancier strengste bepalingen.
1.3 Door het aanvaarden van de bestelling aanvaardt de leverancier deze AAV en verbindt hij zich ertoe niet naar eigen verkoopvoorwaarden te verwijzen.
1.4 De eventuele ongeldigheid van één van de clausules vervat in deze AAV brengt niet de ongeldigheid van de andere clausules met zich mee. In geval van ongeldigheid zal de ongeldige clausule vervangen worden door een geldige bepaling die zo goed mogelijk aansluit bij de doelstelling van de bepaling die ze vervangt.
1.5 In alle omstandigheden primeert de Nederlandse tekst van deze AAV.
1.6 Het feit dat één van de partijen één van de door onderhavige AAV toegekende rechten niet uitoefent impliceert niet dat deze partij afziet om zich in de toekomst op dit recht te beroepen.
1.7 Onder geen beding kunnen met betrekking tot leveringen van goederen, diensten en/of werken met medewerkers of andere aan het ziekenhuis verbonden personen (zoals loontrekkenden, artsen, consultants, partners, bestuurders, …) bijkomende afspraken worden gemaakt die henzelf dan wel hun dienst tot enig voordeel strekken, zoals commissies of andere voordelen. De leverancier zal zich onthouden van ieder aanbod terzake en verbindt zich ertoe de afgevaardigd bestuurder van het ziekenhuis op de hoogte te brengen wanneer hij door een medewerker of verbonden persoon om een dergelijk voordeel wordt gevraagd. Iedere inbreuk op deze bepaling kan aanleiding geven tot een onmiddellijke stopzetting van de samenwerking, zonder dat ZNA de leverancier enige vergoeding wegens stopzetting verschuldigd is.
1.8 Behoudens andersluidend akkoord wordt de overeenkomst afgesloten tussen ZNA en een leverancier, uitgevoerd door de leverancier zelf of zijn medewerkers in dienstverband. Onderaanneming dient specifiek aan ZNA te worden gemeld en door ZNA te worden goedgekeurd en valt t.o.v. ZNA volledig onder de verantwoordelijkheid van de leverancier. Enkel deze laatste is t.o.v. ZNA verantwoordelijk voor de goede uitvoering van de overeenkomst. De leverancier ziet erop toe dat de bepalingen van de AAV door de onderaannemers worden nageleefd, ook wat betreft de bepalingen van art. 1.7 hiervoor alsook wat betreft de ZNA-reglementen m.b.t. het werken met derden.
1.9 Enkel gemandateerde medewerkers van ZNA hebben handtekeningsbevoegdheid. In geval van twijfel dient de leverancier het mandaat op te vragen.
2. BESTELLING
2.1 Een bestelling door ZNA is slechts geldig indien ZNA een elektronisch goedgekeurde bestelbon per e-mail verstuurde aan de leverancier. Deze bestelbon vermeldt het opschrift “Bestelling” en een bestelbonnummer.
2.2 Behoudens andersluidend beding kan ZNA gedurende een termijn van 10 kalenderdagen vanaf de dag volgend op de verzending de bestelling intrekken, zonder dat dit enige aanleiding kan geven tot schadevergoeding.
2.3 ZNA kan te allen tijde typ- of rekenfouten in de bestelbon rechtzetten, zonder dat hij de leverancier enige compensatie verschuldigd is. Deze laatste dient eventuele fouten in de bestelbon binnen de 5 kalenderdagen aan ZNA te melden.
2.4 Een aanvaarding door de leverancier van een bestelling van ZNA gebeurt stilzwijgend. Indien de leverancier de bestelling weigert, dient hij dit op schriftelijke wijze binnen de 5 kalenderdagen na ontvangst van de bestelling aan ZNA te melden, hetzij per post of per e-mail, en met verwijzing naar de bestelbon. Deze bepaling geldt eveneens voor toekomstige bestellingen bij de leverancier.
2.5 Door de aanvaarding van de bestelling verklaart de leverancier over alle noodzakelijke vergunningen, toelatingen van overheidswege en nuttige verzekeringen te beschikken voor de productie of levering van de door de ZNA bestelde goederen of diensten.
2.6 De leverancier verklaart het welzijnsreglement en het beleid werken met derden van ZNA, beschikbaar op xxx.xxx.xx/xxxxxxxxx, te kennen en na te leven.
2.7 Door de aanvaarding van de bestelling garandeert de leverancier dat de diensten beantwoorden aan de technische specificaties van ZNA en aan de regels van de kunst en de goede industriepraktijken. Hij engageert enkel bekwaam personeel dat de diensten aan ZNA verstrekt.
2.8 Alle onderdelen, elementen, accessoria en functionaliteiten die niet specifiek genoemd zijn in de bestelopdracht, maar die wel noodzakelijk zijn voor het veilig gebruik, goed functioneren en dergelijke, dan wel krachtens de gebruiken deel uitmaken van de te leveren goederen, diensten of werken, maken deel uit van de opdracht, zonder enige prijsverhoging.
2.9 Door de aanvaarding van de bestelling garandeert de leverancier uitdrukkelijk dat de geleverde goederen (inclusief verpakkingen, productbeschrijvingen, handleidingen en attesten) vrij zijn van gebreken en voldoen aan alle ter zake geldende:
- Europese en Belgische wetgeving
- veiligheidsvoorschriften en vereisten,
- milieu- en gezondheidsvoorschriften en – vereisten.
Tevens garandeert hij dat alle noodzakelijke merktekens en markeringen op de goederen zijn aangebracht.
2.10 De leverancier zal geen eenzijdige wijzigingen aanbrengen of uitvoeren m.b.t. het voorwerp, de aard en de specificaties van de bestelling zonder de voorafgaande uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van ZNA. ZNA kan, in overleg met de leverancier, de aard en of omvang van de te leveren goederen, werken of diensten wijzigen en of aanvullen.
Indien de in het vorig lid vermelde wijzigingen impact hebben op de overeengekomen prijs en of de leveringsvoorwaarden, zal de leverancier ZNA hiervan onverwijld en schriftelijk inlichten en dit uiterlijk binnen 8 dagen na kennisgeving van de gevraagde wijziging indien de wijziging gevraagd wordt door ZNA en samen met het wijzigingsvoorstel indien dit gevraagd wordt door de leverancier. Het ziekenhuis heeft in voorkomend geval het recht af te zien van de bestelling of deze eenzijdig in te trekken. Zij heeft ook het recht de oorspronkelijke bestelling te bevestigen indien die reeds eerder aanvaard was door de leverancier.
In zoverre het ziekenhuis de bestelling intrekt wegens de door de leverancier voorgestelde wijzigingen in prijs en/of leveringsvoorwaarden, zal het geen vergoeding verschuldigd zijn.
Indien de in lid 2 van dit artikel 2.6 vermelde termijnen van kennisgeving niet worden nageleefd zullen de oorspronkelijke voorwaarden en prijzen van toepassing blijven.
3. LEVERING EN LEVERINGSTERMIJN
3.1 De levering geschiedt DDP - delivered duty paid - op de plaats vermeld op de bestelling volgens de Incoterms 2020, tenzij anders overeengekomen.
3.2 Indien in de bestelbon een leveringstermijn wordt vermeld, begint deze te lopen vanaf de datum van het versturen van de bestelbon.
3.3 De leveringstermijn of leveringsdatum vermeld in de bestelbon is bindend voor de leverancier.
3.4 Ingeval van vertraging in de levering zal de leverancier ZNA onmiddellijk schriftelijk informeren over de duurtijd van de vertraging. ZNA behoudt zich het recht voor een schadevergoeding aan te rekenen in het geval van een vertraagde levering. Deze schadevergoeding bedraagt nul komma één procent (0,1 %) van de waarde van de bestelling per (begonnen) kalenderdag vertraging na het verstrijken van de leveringstermijn, met een maximum van zeven en een halve procent (7,5%) zonder dat hiervoor een voorafgaande aanmaning vereist is en onverminderd het recht van ZNA om een hogere vergoeding te vorderen indien zij de hogere schade kan bewijzen. ZNA behoudt zich, in geval van een vertraagde levering, bovendien het recht voor om de bestelling op te zeggen en zich tot een andere leverancier te wenden, zonder dat zij enige vergoeding verschuldigd is. De eventuele meerprijs zal ten laste worden gelegd van de in gebreke blijvende leverancier.
3.5 Partijen gaan akkoord dat de totale schadevergoeding voor vertraging in de levering door de leverancier vergoed wordt op basis van een creditnota door de leverancier.
3.6 De goederen moeten gewaarborgd zijn tegen zichtbare of verborgen gebreken. De loutere levering geldt niet als een aanvaarding van de geleverde goederen, zelfs al werd een leveringsbon afgetekend en ongeacht de woorden vermeld op de voorgedrukte of vooraf ingevulde leveringsbon.
3.7 Bij producten voorzien van een vervaldatum mag, bij levering, de termijn tot de vervaldatum niet korter zijn dan deze voor eerder geleverde identieke producten door dezelfde leverancier, noch deze door ZNA expliciet vermeld op de bestelbon.
3.8 Indien bij de levering een indienststelling vereist is voor apparaten, toestellen en installaties, dan kan deze indienststelling pas gebeuren na goedkeuring of in afspraak met de hiertoe bevoegde diensten zoals de preventiedienst. Hierbij wordt – indien van toepassing op het geleverde - een bij wet vereist indienststellingsverslag opgemaakt.
3.9 Het technisch of logistiek lastenboek van ZNA is integraal van toepassing voor zover relevant voor de levering, de dienst of het werk. In geval van tegenstrijdigheden met de bepalingen van de AAV primeert het technisch resp. logistiek lastenboek.
4. OVERGANG VAN EIGENDOM EN RISICO
De overgang van eigendom van goederen gebeurt op het ogenblik van de levering. De overgang van het risico gebeurt bij aanvaarding door ZNA. Afwijkingen van deze bepaling kunnen slechts na uitdrukkelijk en schriftelijk akkoord van ZNA.
5. ONTVANGST EN AANVAARDING
5.1 Alle geleverde goederen moeten vergezeld zijn van een verzendingsnota met vermelding van de volledige naam, adres, emailadres en website van de leverancier, naam en adres van ZNA, de dienst en/of naam van de persoon die de bestelling geplaatst heeft, het nummer van de bestelbon (eventueel aangevuld met een projectnummer), de beschrijving van de goederen, de geleverde hoeveelheid, het nettogewicht, het land van herkomst, de wijze van transport, de afleverlocatie, de vermelding van de eventueel meegeleverde documenten en alle keurmerken vereist door de Belgische, Europese, of andere toepasselijke wet- of regelgeving. Indien de levering temperatuursafhankelijke goederen bevat moet dit uitdrukkelijk vermeld worden met opgave van de vereiste temperatuur.
5.2 Alle geleverde goederen dienen vergezeld te worden van alle documenten vermeld op de bestelbon én van de vereiste productbeschrijvingen, gebruiksaanwijzingen, veiligheidsinstructies en attesten zoals voorzien door de Belgische en Europese regelgeving. Levering van installaties, machines, gemechaniseerde toestellen - met inbegrip van alle medische toestellen en labotoestellen -, dienen daarbij minstens aan
volgende voorwaarden te voldoen: (1) aanwezigheid van CE-markering, (2) levering van EG-verklaring van overeenstemming in de oorspronkelijke versie met een vertaling naar het Nederlands, indien de oorspronkelijke versie niet in het Nederlands werd opgesteld, (3) levering van de gebruiksaanwijzing met de volledige montage-, inbedrijfsname-, werkings-, bedienings-, inspectie-, en onderhoudsvoorschriften in de originele versie met een vertaling naar het Nederlands indien de oorspronkelijke versie niet in het Nederlands werd opgemaakt en (4) levering van de service manual opgesteld in het Nederlands of Engels indien de Nederlandstalige service manual niet beschikbaar is. Andere talen worden niet aanvaard. De aanvaarding van de levering en de betaling van de factuur worden opgeschort tot bovenstaande voorwaarden voldaan zijn. Tenzij anders gevraagd door ZNA kunnen voormelde documenten elektronisch worden bezorgd.
5.3 Onverminderd de toepassing van artikel 6, beschikt ZNA over een termijn van één (1) maand te rekenen vanaf de dag van ontvangst om enige klacht of opmerking in te dienen bij de leverancier betreffende de zichtbare niet-conformiteit of elk zichtbaar gebrek van de geleverde goederen.
5.4 Het gebruik van de goederen door ZNA tijdens de periode vermeld in art. 5.3 impliceert geen aanvaarding van de koopwaar. Aanvaarding vindt slechts plaats na volledige inspectie door ZNA. Indien ZNA geen klacht of opmerking formuleert, zal de levering stilzwijgend aanvaard zijn na het verstrijken van de termijn van één (1) maand te rekenen vanaf de dag van ontvangst.
5.5 Aanvaarding dekt slechts de zichtbare gebreken en geschiedt steeds onder voorbehoud voor wat betreft de verborgen gebreken. Goederen die na onderzoek en vóór aanvaarding bij het vaststellen van verborgen gebreken, beschadigd blijken of niet aan de vereisten of functionaliteiten voldoen, zullen door de leverancier opgehaald worden na schriftelijke melding door ZNA. De leverancier zal ZNA onmiddellijk een creditnota bezorgen voor de prijs van de teruggezonden goederen, indien deze reeds gefactureerd zijn. Indien ZNA ervoor kiest het geleverde te behouden, zal dit recht geven op een minwaarde, waarvoor eveneens een creditnota kan worden gevraagd aan de leverancier.
5.6 De Aanvaarding kan worden geweigerd wegens het niet bezorgen of wegens de niet-conformiteit van de vereiste documenten. In geval van weigering van aanvaarding om deze redenen zal de waarborgperiode niet eerder aanvangen dan op het moment dat deze bezorgd en in orde zijn.
5.7 Tenzij anders overeengekomen dienen alle verpakkingen door de leverancier te worden meegenomen of terug opgehaald. Hij dient daartoe de nodige afspraken te maken met ZNA.
6. WAARBORG EN VERBORGEN GEBREKEN
6.1 De leverancier waarborgt de geleverde goederen, diensten en werken tegen verborgen gebreken. Tenzij anders bedongen bij de bestelling loopt de waarborg van de leverancier 1 jaar na de aanvaarding van de goederen, diensten of werken.
6.2 Onverminderd art. 5.3 i.v.m. de aanvaarding, beschikt ZNA na aanvaarding over een termijn van twee (2) maanden te rekenen vanaf de effectieve ontdekking van het gebrek, om enige klacht of opmerking in te dienen bij de leverancier betreffende een verborgen gebrek van de geleverde goederen, diensten of werken.
6.3 Indien de goederen, diensten of werken zijn aangetast door een verborgen gebrek of verborgen niet-conformiteit, heeft ZNA de keuze tussen hetzij het herstel indien mogelijk, hetzij de vervanging ervan door andere goederen, diensten of werken van hetzelfde type of soort, hetzij de terugbetaling van een deel van de prijs evenredig met de tekortkoming, hetzij de ontbinding van de overeenkomst. In al deze gevallen heeft ZNA het recht, zonder dat enige aanmaning vereist is, op vergoeding van alle door het gebrek veroorzaakte schade. Partijen komen uitdrukkelijk overeen dat deze clausule de nietigheid, dan wel de ontbinding van de overeenkomst zal overleven.
6.4 De garantietermijn wordt verlengd met de duur van de onderbreking bij defect van de goederen. Deze duur begint op het ogenblik waarop ZNA het defect signaleert en eindigt op het ogenblik waarop de goederen opnieuw kunnen worden gebruikt. Bij vervanging van defecte goederen geldt een volledig nieuwe garantietermijn vanaf de levering van het vervangend goed.
7. PRIJS
7.1 Opgegeven prijzen zijn in euro en exclusief btw, maar inclusief alle kosten verbonden aan de uitvoering van de bestelling zoals verpakking, transport, verzekeringen, plaatsing, etc.
7.2 Een door ZNA geaccepteerde prijs voor herhaalde leveringen, diensten of werken, mag niet worden verhoogd zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van ZNA.
7.3 De schriftelijke toestemming moet minimaal 30 kalenderdagen voor het ingaan van de nieuwe prijzen verkregen worden en zal niet retroactief worden toegepast (xxxxxxx-xxxxxxxxxx@xxx.xx). De leverancier dient daartoe tijdig het voorstel in tot prijsverhoging aan ZNA.
7.4 Een prijsindexatie kan maximaal eenmaal per werkingsjaar en enkel mits de overeenkomst hierin voorziet. Deze dient door de leverancier tijdig te worden aangekondigd.
7.5 Indien ZNA niet tijdig over de geïndexeerde prijzen beschikt, blijven de prijzen van het lopende werkingsjaar van toepassing.
8. FACTURATIE EN BETALINGEN
8.1 Facturatie van goederen geschiedt enkel nadat de aanvaarding ervan heeft plaatsgevonden in overeenstemming met art. 5.4. Facturatie van diensten gebeurt ten vroegste na uitvoering hiervan. ZNA heeft het recht te vragen dat de factuur wordt vergezeld van een goedgekeurde vorderingsstaat of bewijs van aanvaarding.
Facturatie van alle type onderhoudsovereenkomsten, behoudens omnium, kan pas plaatsvinden nadat het onderhoud is uitgevoerd en de onderhoudsrapporten verwerkt zijn.
Facturen voor dienstprestaties moeten vergezeld gaan van een kopie van de werkfiche of timesheets.
8.2 ZNA aanvaardt geen papieren facturen.
Alle facturen en creditnota’s worden gericht aan het Ziekenhuis Netwerk Xxxxxxxxx, Xxxxxxxxxxxxx 00,
B-2000 Antwerpen, BE 0862.382.656. Alle facturen/creditnota’s vermelden het bestelbonnummer en alle noodzakelijke wettelijke formaliteiten (bv. BTW). De leverancier moet leveringen ingevolge verschillende bestelbonnen apart factureren.
Facturen/creditnota’s dienen elektronisch verzonden te worden.
Dit kan ofwel :
- In XML-formaat volgens de PEPPOL bis standaard. De facturen/creditnota’s kunnen dan rechtstreeks ingediend worden via xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxx.xx/x-xxxxxxxxx of via uw boekhoudprogramma (verbonden met het PEPPOL netwerk)
- PDF factuur verzonden naar het e-mailadres : xxxxxxxx@xxx.xx.
Opgelet : dit is een geautomatiseerde ontvanger voor uw facturen. Gelieve geen andere documenten hier naar toe te sturen. Rekeninguittreksels of andere mededelingen kan U doorsturen naar finance- xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx.
Facturen die via mail verzonden worden dienen aan de volgende vereisten te voldoen : 1 factuur = 1PDF bestand als bijlage aan de mail
PDF bestand toevoegen als attachment
8.3 Niet-betwiste, correcte facturen worden 60 dagen na ontvangst van de factuur door ZNA betaald. ZNA is niet verplicht om betwiste bedragen te betalen zolang de betwisting niet werd uitgeklaard. Ingeval van laattijdige betaling door ZNA door een tekortkoming van de leverancier inzake de facturatie, heeft de leverancier geen recht op enige (aanvullende) vergoeding.
9. VERTROUWELIJKHEID
9.1 Tijdens en na de duurtijd van deze overeenkomst zullen partijen uitgewisselde informatie vertrouwelijk behandelen. Xxxxxxx wordt onder meer informatie over de organisatie en haar medewerkers, patiënten, prijzen, apparatuur en alle andere informatie die schadelijk kan zijn voor de positie van een van de partijen wanneer deze aan derden wordt bekendgemaakt.
9.2 Indien persoonsgegevens verwerkt worden, zal dit steeds gebeuren in overeenstemming met de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.
10. AANSPRAKELIJKHEID EN VERZEKERINGEN
10.1 De leverancier is met uitsluiting van ZNA aansprakelijk voor enige tekortkoming m.b.t. zijn leveringen, diensten en werken, en zal ZNA vrijwaren voor enige aanspraak die een derde desbetreffend lastens ZNA zou doen gelden.
10.2 De leverancier dient alle wettelijke en gebruikelijke verzekeringen aan te gaan om de risico’s
verbonden aan de bestelling te verzekeren.
10.3 Op eerste verzoek van ZNA zal de leverancier inzage verlenen in de polis en bewijs leveren van correcte betaling van de premie.
11. OVERDRAAGBAARHEID
11.1 ZNA beschouwt de leverancier als haar enige aanspreekpunt, tenzij anders overeengekomen.
Partijen mogen slechts mits voorafgaande schriftelijke kennisgave aan en toestemming van de andere partij, de rechten of verplichtingen voor hem voortvloeiend uit deze de overeenkomst overdragen aan een derde.
11.2 De overname of verderzetting van de overeenkomst in geval van fusie van ZNA met een andere entiteit, dan wel de inbreng van activiteiten in een andere entiteit of het onderbrengen ervan in het ziekenhuisnetwerk waartoe ZNA behoort, is steeds toegelaten.
12. OVERMACHT
12.1 Onder overmacht wordt verstaan alle omstandigheden die zich buiten de wil van één van de partijen voordoen na de totstandkoming van de overeenkomst, niet rechtstreeks of onrechtstreeks aan hen kunnen worden toegerekend en de uitvoering van de overeenkomst absoluut onmogelijk maken.
12.2 De partij die zich op een overmacht beroept, moet de andere partij van het intreden alsook van het aflopen daarvan onmiddellijk schriftelijk in kennis stellen.
12.3 Indien de overmacht langer duurt dan veertig (40) kalenderdagen, mag de andere partij de overeenkomst beëindigen bij aangetekend schrijven, en dit zonder dat enige vergoeding verschuldigd is.
12.4 Het bestaan van overmacht ontneemt alle aansprakelijkheid uit hoofde van de niet-uitvoering van de overeenkomst tijdens de overmacht, zowel van de leverancier als van ZNA.
12.5 Partijen komen uitdrukkelijk overeen dat staking, lockdown, een prijsstijging van de materialen of imperatieve loonstijgingen geen geval uitmaken van overmacht.
12.6 In geval van overmacht tracht de leverancier bewarende maatregelen te nemen om schade te voorkomen, bij gebreke waarvan hij aansprakelijk is voor de schade, direct of indirect, die voor ZNA uit het ontbreken van deze maatregelen voortvloeit.
13. TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTBANKEN
Het Belgisch recht, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag, is van toepassing.
De rechtbanken van Antwerpen zijn uitsluitend bevoegd om kennis te nemen van ieder geschil dat voortvloeit uit de overeenkomst of bestelling.