BePork reglement

Het BePork-reglement beschrijft de voorwaarden voor deelname aan het BePork kwaliteitssysteem, beheerd door Belpork vzw. In deel I van dit document worden de procedures toegelicht voor de (kandidaat-) deelnemers. Deel II beschrijft de procedures voor onafhankelijke controle- en certificatie-instellingen (OCI) die audits (wensen) uit(te)voeren volgens het BePork- kwaliteitshandboek. Alleen controle- en certificatie-instellingen die erkend zijn door Belpork vzw, mogen audits uitvoeren en BePork-certificaten afgeven.

2 Algemene voorwaarden

Dit BePork-reglement vernietigt en vervangt ieder vorig uitgebracht BePork-reglement. Elke deelnemer aan het BePork-kwaliteitssysteem dient de autoriteit van de Raad van Bestuur van Belpork vzw en de door haar erkende controle- en certificatie-instellingen te erkennen.

Elke beslissing van de Raad van Bestuur en van de beroepscommissie van Belpork vzw is definitief.

Bij eventuele geschillen zijn enkel de rechtbanken van het arrondissement Brussel bevoegd. Daarenboven zijn alle geschillen onderworpen aan het Belgisch recht.

DEEL I. Xxxxx aan deelnemer

1 Toetredings- en erkenningsprocedure

1.1 Primaire dierlijke productie en verwerking (slachthuizen en uitsnijderijen)

1.1.1 Algemene toetredingsvoorwaarden

Enkel bedrijven met een maatschappelijke zetel in België met een BePork-activiteit kunnen zich kandidaat stellen voor de certificatie volgens het BePork-kwaliteitshandboek. Onder BePork-activiteit binnen de primaire dierlijke productie en verwerking wordt verstaan: het produceren van BePork- biggen en -vleesvarkens, het slachten van BePork-vleesvarkens of versnijden van BePork-karkassen tot BePork-varkensvlees of -bijproducten.

1.1.2. Procedure voor kandidaat-bedrijven met activiteit

Een deelnemer stelt zich kandidaat om gecertificeerd te worden volgens het BePork kwaliteitssysteem door het invullen en verzenden van een digitaal “Aansluitingsformulier”. Het digitale aansluitingsformulier is terug te vinden op de website van Belpork vzw, xxx.Xxxxxxx.xx onder BePork.

Op het aansluitingsformulier selecteert de kandidaat-deelnemer een controle- en certificatie- instelling die bevoegd is om BePork-audits te verrichten. Een lijst met erkende controle- en certificatie-instellingen is beschikbaar op de website van Belpork vzw, xxx.Xxxxxxx.xx onder BePork. Om combi-audits (BePork-kwaliteitshandboek in combinatie met de Sectorgids en desgevallend Codiplan Animal Welfare, FebevPlus of een ander privaat kwaliteitshandboek) zo veel mogelijk te stimuleren, moeten de BePork-audits worden uitgevoerd door de OCI die bevoegd is voor de combi Sectorgids/Codiplan Animal Welfare of FebevPlus. De OCI dient aanvaard te zijn door Belpork vzw én dient geaccrediteerd te zijn voor zowel het BePork-kwaliteitshandboek als voor de Sectorgids, en/of FebevPlus.

Tijdens de toetredingsprocedure wordt gevraagd om zich akkoord te verklaren met de meest recente versie van het BePork-kwaliteitshandboek en het BePork-reglement, waarin de gebruikersvoorwaarden voor het BePork-lidmaatschap worden beschreven, en eventuele wijzigingen hierin bij beslissing van de Raad van Bestuur van Belpork vzw. Iedere wijziging in het BePork- kwaliteitshandboek of het BePork-reglement zal steeds via de Belpork vzw nieuwsbrief worden gecommuniceerd aan de betrokken deelnemers via het e-mailadres van het bedrijf. Elke kandidaat heeft het recht om zich niet akkoord te verklaren. Zolang de kandidaat zich niet akkoord heeft verklaard, kan de kandidaat niet erkend worden.

Na ontvangst van een geldig aansluitingsformulier bezorgt Belpork vzw aan de kandidaat-deelnemer een gebruikersnaam voor de databank TRACY (zie 8. Tracering). Producenten ontvangen daarnaast ook een gebruikersnaam voor de AB Register databank (zie 12.3 Gebruik AB Register databank). Bovendien zal Belpork vzw binnen een termijn van 5 werkdagen de opdracht geven aan de door de kandidaat-deelnemer gekozen OCI om een initiële audit uit te voeren bij de kandidaat-deelnemer (behoudens overmacht). De initiële audit vindt plaats binnen de 3 maanden na het verwerken van een aansluitingsformulier.

Kandidaat-deelnemers in toetreding hebben de mogelijkheid om te leveren onder specimen traceerdocumenten. Specimen traceerdocumenten zijn geen officiële BePork-documenten die de

garantie geven dat elke schakel in de keten aan alle BePork normen voldoet, maar geven wel de garantie dat de tracering in de BePork-keten afgedekt is.

Indien de OCI de initiële audit gunstig rapporteert én na betaling van de deelnemersbijdrage door de kandidaat-deelnemer (zie 9. Bijdrageregeling), kan de OCI overgaan tot een schriftelijke erkenning (= certificatie) van het bedrijf van de kandidaat-deelnemer. Het BePork-certificaat zal door de OCI naar de deelnemer verstuurd worden. Via de XXXXX xxxxxxxx krijgt de deelnemer inzage in zijn bedrijfsgegevens die geregistreerd zijn bij Belpork vzw alsook een zicht op de looptijd van zijn huidig certificaat.

Slechts wanneer de deelnemer over een geldig BePork-certificaat beschikt, mogen de biggen, de vleesvarkens, de karkassen, het varkensvlees en bijproducten binnen het BePork-kwaliteitssysteem gecommercialiseerd worden. Alle traceringsdocumenten in kader van de commercialisatie van BePork-varkens, -varkensvlees en -bijproducten dienen opgemaakt te worden in TRACY.

1.1.3. Procedure voor kandidaat-bedrijven in opstart

Indien een kandidaat-deelnemer in de verwerking, waarbij nog geen activiteit aanwezig is, BePork gecertificeerd wenst te zijn, dan kan de kandidaat tijdelijk aanvaard worden in het BePork kwaliteitssysteem. Dit betekent dat de kandidaat op basis van een beperkte initiële BePork audit binnen 3 maanden na het verwerken van een aansluitingsformulier, leverancier kan zijn van BePork- karkassen, -varkensvlees of -bijproducten. Levering naar Duitse klanten binnen het QS kwaliteitssysteem met een tijdelijk BePork-certificaat voor bedrijven in opstart is echter niet mogelijk (zie 7. Samenwerking met het Duitse kwaliteitssysteem QS).

De toegewezen OCI kan een tijdelijk BePork-certificaat toekennen met een duurtijd van het tijdelijke certificaat voor de Sectorgids, met éénzelfde begin- en einddatum als het toegekend tijdelijk Sectorgids- en FebevPlus-certificaat. Dit kan uitsluitend indien aan volgende voorwaarden is voldaan:

• er aantoonbaar een attest/certificaat voor de Sectorgids van beperkte duur voor dit bedrijf wordt afgeleverd door het FAVV/een OCI;

• er op basis van hogergenoemd certificaat voor de Sectorgids, aantoonbaar vanuit Febev vzw een FebevPlus-certificaat wordt afgeleverd voor dezelfde maximale periode;

• aan alle normen van het BePork-kwaliteitshandboek is voldaan;

• schriftelijk aan Belpork vzw bevestigd wordt dat binnen de periode waarvoor het attest/certificaat wordt toegekend een tweede audit zal worden uitgevoerd én afgerond teneinde het afleveren van een effectief Sectorgids-, FebevPlus- en BePork-certificaat voor een duurtijd van 1 jaar aansluitend op de beperkte periode mogelijk te maken.

De certificatiebeslissing en de aflevering van de effectieve certificaten dient te allen tijde plaats te vinden binnen de duurtijd van het tijdelijke certificaat. Er kan in geen geval een overgangsperiode worden toegekend noch een tweede verlenging tussen het afleveren van het eerste tijdelijke certificaat met een duurtijd van het tijdelijke certificaat voor de Sectorgids en het effectieve certificaat van 1 jaar.

1.2. Transport

1.2.1. Algemene toetredingsvoorwaarden

Het transport van levende varkens (biggen en vleesvarkens) binnen het BePork-kwaliteitssysteem wordt uitgevoerd door BePork of gelijkwaardig gecertificeerde transportbedrijven (QS- gecertificeerd). Slechts wanneer het transportbedrijf over een geldig BePork-certificaat beschikt of

het QS-gecertificeerde transportbedrijf volledig en correct geregistreerd is bij Belpork vzw, mag het levende varkens (biggen en vleesvarkens) binnen het BePork-kwaliteitssysteem transporteren.

Enkel transportbedrijven met een maatschappelijke zetel in België en actief in het BePork-transport kunnen zich kandidaat stellen voor de certificatie volgens het BePork-kwaliteitshandboek. Onder BePork-transport wordt verstaan: het vervoer van biggen naar en tussen BePork-producenten en het vervoer van BePork-vleesvarkens naar BePork-erkende slachthuizen.

Elke officiële communicatie tussen Belpork vzw en het transportbedrijf zal via de maatschappelijke zetel gebeuren.

1.2.2. Procedure voor kandidaat-BePork-deelnemers

Een transportbedrijf stelt zich kandidaat door het invullen en verzenden van een digitaal “Aansluitingsformulier”. Het digitale aansluitingsformulier is terug te vinden op de website van Belpork vzw, xxx.Xxxxxxx.xx onder BePork.

Het transportbedrijf dient te beschikken over onderstaande documenten. Een kopie van deze documenten wordt bezorgd aan Belpork vzw. Deze types documenten vormen samen de aanvraag:

• vergunning voor vervoerders (= toelating FAVV van transportfirma, uitgereikt door de Provinciale Controle Eenheid (PCE));

• getuigschriften vakbekwaamheid voor elke chauffeur/actieve bijrijder/zelfstandige in loondienst die actief is in het BePork-varkenstransport;

• ingevuld formulier ‘Registratie wegvervoer’ (zie xxx.Xxxxxxx.xx onder Documenten) voor elk eigen of gehuurd vervoermiddel waarmee varkens getransporteerd worden.

De kandidaat-deelnemer selecteert een controle- en certificatie-instelling die bevoegd is om BePork- audits te verrichten. Een lijst met erkende controle- en certificatie-instellingen is beschikbaar op de website van Belpork vzw, xxx.Xxxxxxx.xx onder BePork.

Tijdens de toetredingsprocedure wordt gevraagd om zich akkoord te verklaren met de meest recente versie van het BePork-kwaliteitshandboek en het BePork-reglement, waarin de gebruikersvoorwaarden voor het BePork-lidmaatschap worden beschreven, en eventuele wijzigingen hierin bij beslissing van de Raad van Bestuur van Belpork vzw. Iedere wijziging in het BePork-kwaliteitshandboek of het BePork-reglement zal steeds worden gecommuniceerd via de Belpork vzw nieuwsbrief aan de betrokken deelnemers via het e-mailadres van het bedrijf. Elke kandidaat heeft het recht om zich niet akkoord te verklaren. Zolang de kandidaat zich niet akkoord heeft verklaard, kan de kandidaat niet erkend worden.

Belpork vzw zal binnen een termijn van 5 werkdagen de opdracht geven aan de door de kandidaat- deelnemer gekozen OCI om een initiële audit uit te voeren bij de kandidaat-deelnemer (behoudens overmacht). De initiële audit vindt maximaal plaats binnen de 3 maanden na het verwerken van een aansluitingsformulier.

Indien de OCI de initiële audit gunstig rapporteert én na betaling van de deelnemersbijdrage door de kandidaat-deelnemer (zie 9. Bijdrageregeling), kan de OCI overgaan tot een schriftelijke erkenning (= certificatie) van het bedrijf van de kandidaat-deelnemer. Het BePork-certificaat zal door de OCI naar de deelnemer verstuurd worden. Belpork vzw bezorgt aan de kandidaat-deelnemer een gebruikersnaam voor de databank TRACY (zie 8. Tracering). Via de XXXXX xxxxxxxx krijgt de deelnemer inzage in zijn bedrijfsgegevens die geregistreerd zijn bij Belpork vzw alsook een zicht op de looptijd van zijn huidig certificaat.

Slechts wanneer de deelnemer over een geldig BePork-certificaat beschikt, mag hij levende varkens (biggen en vleesvarkens) binnen het BePork-kwaliteitssysteem transporteren. Zowel het transport van biggen naar en tussen BePork-producenten als het transport van BePork-vleesvarkens naar BePork-gecertificeerde slachthuizen moet gebeuren door een transportbedrijf met een geldig BePork-certificaat.

1.2.3. Procedure voor QS-deelnemers

Transportbedrijven met een geldig QS-certificaat kunnen vervoer van biggen en vleesvarkens binnen het BePork kwaliteitssysteem uitvoeren nadat ze volledig en correct geregistreerd zijn bij Belpork vzw.

Het transportbedrijf dient hiertoe (een kopij van) onderstaande documenten te bezorgen aan Belpork vzw. Deze 5 types documenten vormen samen de aanvraag voor registratie:

• Het BePork registratieformulier. Het digitale registratieformulier is terug te vinden op de website van Belpork vzw, xxx.Xxxxxxx.xx onder BePork;

• Vergunning voor vervoerders (= toelating als transportfirma, uitgereikt door de overheid);

• Geldig QS-certificaat;

• Getuigschriften vakbekwaamheid voor elke chauffeur/actieve bijrijder/zelfstandige in loondienst die actief is in het BePork-varkenstransport;

• Ingevuld formulier ‘Registratie wegvervoer’ (zie xxx.xxxxxxx.xx onder Documenten) voor elk (eigen of gehuurd) vervoermiddel waarmee varkens getransporteerd worden.

Bij ontvangst van een geldige aanvraag wordt het transportbedrijf geregistreerd bij Belpork vzw. Belpork vzw stelt het transportbedrijf hiervan op de hoogte.

Slechts nadat het QS-gecertificeerd transportbedrijf correct geregistreerd is bij Belpork vzw, mag het bedrijf biggen naar en tussen BePork-producenten of BePork-vleesvarkens naar BePork-of QS- gecertificeerde slachthuizen vervoeren.

1.3. Vleeswarenbedrijf of verkooppunt

Op het niveau van vleeswarenbedrijven en verkooppunten worden momenteel geen controles uitgevoerd waardoor deze schakels niet als actieve deelnemers binnen de BePork kwaliteitswerking worden beschouwd. Vleeswarenbedrijven en verkooppunten kunnen wel varkensvlees onder BePork kwaliteit en met de nodige garanties hierop aankopen bij een BePork gecertificeerde deelnemer. Bij de aankoop van varkensvlees onder BePork kwaliteitslabel worden dan de bijhorende traceringsdocumenten (zie 8.4 Traceringsdocumenten) als bewijs van garantie op BePork kwaliteit meegeleverd.

Om deze documenten als garantiebewijs te kunnen opmaken en meezenden, moet het vleeswarenbedrijf of verkooppunt geregistreerd zijn bij Belpork vzw.

Het vleeswarenbedrijf of verkooppunt dient een registratieformulier volledig en correct in te vullen en te bezorgen aan Belpork vzw. Het digitale registratieformulier is terug te vinden op de website van Belpork vzw, xxx.Xxxxxxx.xx onder BePork. Dit document vormt de aanvraag voor registratie. Het bedrijf wordt vervolgens door Belpork vzw geregistreerd in de TRACY databank. Zonder deze registratie kunnen geen officiële documenten als garantiebewijs bij aankoop van BePork varkensvlees worden opgemaakt aan het afnemende vleeswarenbedrijf of verkooppunt.

1.4. Externe opslag

Op het niveau van externe opslag (bv. koel- en vrieshuizen) worden momenteel geen controles uitgevoerd waardoor deze schakels niet als actieve deelnemers binnen de BePork-kwaliteitswerking worden beschouwd. Externe opslagbedrijven kunnen wel varkensvlees onder BePork-kwaliteit opslagen met het behoud van de nodige garanties.

2 Controle en certificatie

2.1. Algemeen

Xxxx XxXxxx-deelnemer wordt onderworpen aan audits. Alleen controle- en certificatie-instellingen die erkend zijn door Belpork vzw, mogen BePork-audits uitvoeren en BePork-certificaten afgeven. Een lijst met erkende OCI is beschikbaar op de website van Belpork vzw, xxx.Xxxxxxx.xx onder BePork.

Bij het uitvoeren van audits, beoordeelt de auditor of de deelnemer voldoet aan de normen en procedures van het BePork kwaliteitssysteem. De auditor toetst de normen aangegeven in het BePork-kwaliteitshandboek door enerzijds een administratieve en anderzijds een fysische audit (visueel en/of analytisch).

Alle bevindingen worden genoteerd op de checklijst en het samenvattend auditrapport (SAR). Het SAR wordt in tweevoud opgesteld waarbij één exemplaar bestemd is voor de OCI en één exemplaar voor de (kandidaat-) deelnemer. Deze documenten dienen bij het beëindigen van de door de OCI uitgevoerde audit tegengetekend te worden door de gecontroleerde (kandidaat-) deelnemer.

Enkel indien geen Knock Outs (NC A1) worden vastgesteld en/of indien vastgestelde A-non conformiteiten (NC A2) aantoonbaar gecorrigeerd worden en/of voor vastgestelde B-non conformiteiten (NC B) een degelijk plan van aanpak wordt opgemaakt, zal een certificaat worden uitgereikt aan de (kandidaat-) deelnemer.

Belpork vzw behoudt zich het recht om witness audits uit te voeren of te laten uitvoeren op BePork audits uitgevoerd door auditors van door Belpork vzw erkende controle- en certificatie-instellingen. De deelnemer wordt hiervan 48u op voorhand op de hoogte gesteld door de OCI en is tot 24u op voorhand in de mogelijkheid om de witness audit te weigeren op het bedrijf door melding aan de OCI. Indien de witness audit niet geweigerd wordt, verbindt de deelnemer zich ertoe vrije toegang en volledige medewerking te verlenen aan de vertegenwoordigers van Belpork vzw en/of de daartoe door Belpork vzw gemandateerde controleorganen en experts.

Het controlesysteem kan op basis van nieuwe wetgeving, controlemethoden of -procedures, analysetechnieken en gebruiken in de sector bijgestuurd worden. Wijzigingen worden steeds vanuit Belpork vzw aan de betrokken deelnemers gecommuniceerd.

2.2. Type audits

2.2.1. Initiële- of toetredingsaudit

Een initiële audit wordt uitgevoerd bij kandidaat-deelnemers of in geval van overname van het bedrijf door derden. De initiële audit vindt maximaal plaats binnen de 3 maanden na het verwerken van een aansluitingsformulier. De initiële audit is steeds aangekondigd waarbij de datum van de audit wordt overeengekomen tussen de OCI en de kandidaat-deelnemer.

Tijdens een initiële audit in de primaire productie of bij de verwerking beoordeelt de auditor alle normen van de BePork-kwaliteitshandboek van toepassing op de gecontroleerde schakel. Bovendien zal bij de producenten de dierenwelzijnschecklijst gecontroleerd te worden door de auditor. Een initiële audit voor BePork-transport omvat een administratieve en fysische audit van de normen met betrekking tot transport zoals beschreven in hoofdstuk 1, 2 en 4 van deel V van het BePork kwaliteitshandboek:

1. Algemene Voorwaarden (uitz. norm T7+);

2. Vereisten Transportmiddel;

4. Reinigen en ontsmetten transportmiddel.

De initiële audit voor transport wordt zo ingepland dat er tijdens de audit vervoersmiddelen voor het BePork-transport van varkens aanwezig zijn op de maatschappelijke zetel.

De eventueel vastgestelde non-conformiteiten dienen binnen 3 maanden (voor producenten en transportbedrijven) of 1 maand (voor slachthuizen en uitsnijderijen) na de audit te worden afgerond.

Het certificaat heeft een geldigheidsduur van 3 jaar (voor producenten en transportbedrijven) of 1 jaar (voor slachthuizen en uitsnijderijen). Het certificaat gaat in op het moment van de begindatum vermeld op het certificaat.

2.2.2. Verlengings- of periodieke audit

Elke deelnemer krijgt op regelmatige basis een audit met als doel na te gaan of de deelnemer nog steeds voldoet aan de normen van het BePork kwaliteitssysteem en met het oog op het verlengen van het lopende certificaat. Een verlengingsaudit wordt elke 3 jaar voor producenten en transportbedrijven en elk jaar voor slachthuizen en uitsnijderijen uitgevoerd.

Een verlengingsaudit wordt standaard aangekondigd waarbij de datum van de audit wordt overeengekomen tussen de OCI en de deelnemer. Binnen het programma van de aangekondigde verleningsaudit gebeurt elke 3 jaar minstens 1 verleningsaudit onaangekondigd.

Op vraag van de deelnemer kan deel worden genomen aan het onaangekondigde verlengingsaudit programma. Deze flexibele benadering komt er als reactie op de marktvraag en maakt het mogelijk voor deelnemers om een auditvorm te kiezen die het beste past bij de vereisten van klanten en de uitvoering van combi-audits.

2.2.2.1. Aangekondigde verlengingsaudit

Binnen de periode vanaf 9 maanden (voor producenten en transportbedrijven) of vanaf 4 maanden (voor slachthuizen en uitsnijderijen) én minimaal 1 maand vóór de vervaldatum van het BePork- certificaat, zal een verlengingsaudit plaatsvinden. De auditdatum wordt voorafgaand aan de audit overeengekomen tussen de OCI en de deelnemer.

Bij producenten, slachthuizen en uitsnijderijen dient de auditor alle normen van het BePork- kwaliteitshandboek te beoordelen. Bovendien zal bij de producenten de dierenwelzijnschecklijst gecontroleerd te worden door de auditor. Bij de transportbedrijven omvat de verlengingsaudit een administratieve en fysische audit van de normen beschreven in hoofdstuk 1, 2 en 4, inclusief norm T22+ uit hoofdstuk 3, van deel V van het BePork-kwaliteitshandboek:

1. Algemene Voorwaarden (uitz. norm T7+);

2. Vereisten Transportmiddel;

3. Vervoermethode – norm T22+ bezettingsdichtheid

4. Reinigen en ontsmetten transportmiddel.

De verlengingsaudit bij transportbedrijven wordt zo ingepland dat er tijdens de audit vervoersmiddelen voor het BePork-transport van varkens aanwezig zijn op de maatschappelijke zetel.

Bij elke deelnemer wordt tijdens de verlengingsaudit extra aandacht geschonken aan de non- conformiteiten die tijdens de voorgaande audit vastgesteld zijn en de effectiviteit en implementatie van corrigerende en preventieve maatregelen.

Het certificaat sluit aan op de vervaldatum van het vorige certificaat en heeft een geldigheidsduur van 3 jaar (voor producenten en transportbedrijven) of 1 jaar (voor slachthuizen en uitsnijderijen).

2.2.2.2. Onaangekondigde verlengingsaudit

Het onaangekondigd verleningsaudit programma is enkel van toepassing op slachthuizen en uitsnijderijen. Onaangekondigde audits, met als doel het huidig certificaat te verlengen, worden aangeduid als onaangekondigde verlengingsaudits.

Een onaangekondigde verlengingsaudit is een verlengingsaudit waarbij de auditdatum voorafgaand niet gecommuniceerd wordt naar de deelnemer. Het onaangekondigde verlengingsaudit programma is vrijwillig, maar kan zorgen voor meer klantvertrouwen in de certificering en voor efficiënt gebruik van combi-audits. Wanneer de deelnemer kiest om deel te nemen aan dit auditprogramma dan worden alle verleningsaudits onaangekondigd uitgevoerd.

Deelnemers die reeds gecertificeerd zijn, lichten hun controle- en certificatie-instelling binnen de 3 maanden na de laatste auditdatum in over de intentie om in te schrijven in, te blijven binnen of uit te schrijven uit het programma van de onaangekondigde verlengingsaudit. Een onaangekondigde verlengingsaudit wordt niet op voorhand gemeld aan de deelnemer en vindt plaats gedurende de normale werk- en openingsuren van het bedrijf.

Xxxx XxXxxx-deelnemer heeft de mogelijkheid om jaarlijks aan de controle- en certificatie-instelling

15 dagen door te geven waarop het bedrijf niet beschikbaar is voor een onaangekondigde verlengingsaudit. Deze 15 dagen gelden dan voor de periode tussen 31 januari van het betreffende jaar tot 31 januari van het daaropvolgende jaar. Als dit programma ook gekozen wordt voor andere certificaten dan het BePork-certificaat dan gaat het om dezelfde 15 dagen als doorgegeven voor de andere certificaten. De OCI kan de reden voor het niet beschikbaar zijn, betwisten als deze niet noodzakelijk lijkt en kan naar eigen inzicht de vooropgestelde data accepteren. De dagen waarop het bedrijf niet in werking is, bijvoorbeeld weekend, nationale feestdagen of ingeroosterde productiestops, worden niet meegenomen in deze 15 dagen.

Al deze niet-productiedagen worden samen met de 15 niet beschikbare dagen aangegeven bij de controle- en certificatie-instelling. De 15 dagen waarop het bedrijf niet-beschikbaar is (inclusief de reden) en de niet-productiedagen worden jaarlijks en ten laatste op 31 januari van het betreffende jaar gecommuniceerd aan de bevoegde OCI. Indien de bevoegde OCI niet werd ingelicht, kan de deelnemer deze dagen ook aangeven bij het inschrijven voor dit programma.

Hoewel de audit kan plaatsvinden vanaf 9 maanden voor de vervaldatum van het certificaat, zal dit bij voorkeur doorgaan in de laatste 4 maanden van de certificatiecyclus. Het is de verantwoordelijkheid van de OCI om te verzekeren dat de audit plaatsvindt binnen de tijdsspanne voor certificering.

Deelnemers die kiezen voor het onaangekondigde auditprogramma worden verplicht de auditor te verwelkomen en de onmiddellijke start van een audit bij aankomst mogelijk te maken. Binnen 30 min na aankomst van de auditor dient de controle van de productiefaciliteiten plaats te vinden.

Het certificaat zal de “onaangekondigde optie” vermelden. Het certificaat sluit aan op de vervaldatum van het vorige certificaat en heeft een geldigheidsduur van 1 jaar. Het certificaat gaat in op het moment van de begindatum vermeld op het certificaat.

2.2.3. Vernieuwingsaudit

Een vernieuwingsaudit wordt uitgevoerd:

• In aanwezigheid van activiteit;

• wanneer de start van het nieuwe certificaat niet aansluit op de einddatum van het vorige certificaat. Ofwel omdat de vernieuwingsaudit later (en dan is er een onderbreking in de certificatie) of vroeger uitgevoerd is (en dan is er een vervroegde begindatum van het nieuwe certificaat t.o.v. de einddatum van het vorige certificaat);

• binnen een termijn van 1 jaar na de einddatum van het vorige certificaat.

De vernieuwingsaudit is steeds aangekondigd waarbij de datum van de audit wordt overeengekomen tussen de OCI en de (kandidaat-) deelnemer. Tijdens een vernieuwingsaudit beoordeelt de auditor alle normen van de BePork-kwaliteitshandboek van toepassing op de gecontroleerde schakel. Bovendien zal bij de producenten de dierenwelzijnschecklijst gecontroleerd te worden door de auditor.

Een vernieuwingsaudit voor BePork-transport omvat een administratieve en fysische audit van de normen met betrekking tot transport zoals beschreven in hoofdstuk 1, 2 en 4 van deel V van het BePork-kwaliteitshandboek:

1. Algemene Voorwaarden (uitz. norm T7+);

2. Vereisten Transportmiddel;

4. Reinigen en ontsmetten transportmiddel.

De vernieuwingsaudit voor transport wordt zo ingepland dat er tijdens de audit vervoersmiddelen voor het BePork-transport van varkens aanwezig zijn op de maatschappelijke zetel.

De eventueel vastgestelde non-conformiteiten dienen, in tegenstelling tot de initiële audit, binnen 1 maand na de audit te worden afgerond. Het certificaat heeft een geldigheidsduur van 3 jaar (voor producenten en transportbedrijven) of 1 jaar (voor slachthuizen en uitsnijderijen) en gaat in op het moment van de begindatum vermeld op het certificaat.

2.2.4. Corrigerende maatregel-audit

In bepaalde gevallen zal het nodig zijn dat een corrigerende maatregel-audit op het bedrijf wordt uitgevoerd om na te gaan of de vastgestelde A2 non-conformiteiten effectief gecorrigeerd werd(en) (bv. wanneer de effectiviteit van een corrigerende maatregel niet documentair beoordeeld kan worden). Enkel de corrigerende maatregelen voor de A2 non-conformiteiten worden tijdens deze audit gecontroleerd.

Als tijdens een corrigerende maatregel-audit blijkt dat er nog steeds in onvoldoende mate aan de eisen voldaan wordt, wordt de corrigerende maatregel audit negatief afgesloten. Indien de vooropgestelde termijn voor het nemen van corrigerende maatregelen niet gerespecteerd wordt, wordt ook de oorspronkelijke audit, op basis waarvan de CMA werd ingepland, negatief afgesloten. Bij een initiële audit of vernieuwingsaudit waarbij de einddatum van het huidige certificaat overschreden werd, zal geen certificaat worden uitgereikt. In alle andere gevallen zal het lopende certificaat worden ingetrokken. Er zal minstens een initiële audit moeten plaats vinden na minstens een wachttermijn van 6 weken om terug gecertificeerd te kunnen worden voor BePork.

2.2.5. Onaangekondigde audit

In opdracht van Belpork vzw voert de controle- en certificatie-instelling onaangekondigde audits bij de deelnemers uit. Het doel van onaangekondigde audits bestaat erin te beoordelen of deelnemers ook tussen twee verlengingsaudits aan de normen blijven voldoen. Zij hebben niet als doel het huidige certificaat te verlengen. Een onaangekondigde audit kan alleen worden uitgevoerd indien de deelnemer een geldig certificaat heeft. De onaangekondigde audits gebeuren op het bedrijf van de deelnemer. Een onaangekondigde audit voor BePork-transport gebeurt evenwel tijdens transport, meer specifiek bij aankomst van het BePork-transport bij een van de BePork-gecertificeerde producenten of slachthuizen. Als de deelnemer de onaangekondigde audit weigert, verliest deze met onmiddellijke ingang het BePork-certificaat.

Hoofdstuk 4 Integriteitsprogramma geeft de volledige auditprocedure weer bij onaangekondigde audits.

2.3. Het kiezen en veranderen van OCI

Alleen controle- en certificatie-instellingen die erkend zijn door Belpork vzw, mogen BePork-audits uitvoeren en BePork-certificaten afgeven. Een lijst met erkende controle- en certificatie-instellingen is beschikbaar op de website van Belpork vzw, xxx.Xxxxxxx.xx onder BePork.

Bij toetreding (bij invullen van het aansluitingsformulier) kiest de kandidaat-deelnemer een controle- en certificatie-instelling uit de lijst van OCI die bevoegd zijn om BePork-audits te verrichten. Om combi-audits (BePork-kwaliteitshandboek in combinatie met de Sectorgids en desgevallend Codiplan Animal Welfare, FebevPlus of een ander privaat kwaliteitshandboek) zo veel mogelijk te stimuleren, moeten de BePork-audits worden uitgevoerd door de OCI die bevoegd is voor de combi Sectorgids/Codiplan Animal Welfare of FebevPlus. De OCI dient aanvaard te zijn door Belpork vzw én dient geaccrediteerd te zijn voor zowel het BePork-kwaliteitshandboek als voor de Sectorgids en/of FebevPlus voor de betreffende schakel.

Indien een deelnemer van OCI wenst te veranderen, dient de deelnemer dit schriftelijk te melden aan Belpork vzw en aan de OCI die verlaten wordt. Dit kan per e-mail aan Belpork vzw op xxxx@Xxxxxxx.xx of per post t.a.v. Belpork vzw, Xxxxxx Xxxxxx-XX xxxx 00 bus 54 te 0000 Xxxxxxx. De contactgegevens van de OCI zijn terug te vinden op de website van Belpork vzw, xxx.Xxxxxxx.xx onder Controle- en certificatie-instelling. Deze melding dient bij voorkeur te gebeuren minstens 3 maanden (voor producenten en transportbedrijven) of 1 maand (voor slachthuizen en uitsnijderijen) voor de vervaldatum van het lopende BePork-certificaat. De melding moet gebeuren alvorens er een afspraak voor een verlengingsaudit is ingepland met de OCI die verlaten wordt.

3. Beoordelingswijze

In het BePork-kwaliteitshandboek is per opgelegde norm of voorwaarde de categorie van overtreding bepaald afhankelijk van de graad van ernst van de overtreding. Er zijn 4 verschillende categorieën van non-conformiteiten (NC’s) die maximaal kunnen worden opgelegd:

1. Knock Out-criteria (NC A1)

2. A non-conformiteit (NC A2)

3. B non-conformiteit (NC B)

4. C non-conformiteit (NC C) of aanbeveling

Deze categorieën van non-conformiteiten zijn eveneens opgenomen in het kwaliteitshandboek en de checklijst.

3.1. Knock Out-criteria (NC A1)

3.1.1. Primaire dierlijke productie en verwerking

Indien non-conformiteiten vastgesteld worden die een knock out (NC A1) tot gevolg hebben, zal de deelnemer uitgesloten worden uit het BePork-kwaliteitssysteem. Bij vaststelling van een NC A1 wordt de certificatiebeslissing onmiddellijk genomen en gerapporteerd aan Belpork vzw en aan de betrokken deelnemer. Het certificaat van de desbetreffende deelnemer wordt zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen 1 werkdag na de auditdatum ingetrokken door de controle- en certificatie- instelling.

Nadien kan de deelnemer opnieuw zijn kandidatuur stellen tot erkenning voor het BePork- kwaliteitssysteem. Indien een deelnemer wordt uitgesloten, dient een periode van minstens 6 weken nageleefd te worden alvorens een initiële audit wordt uitgevoerd.

3.1.2. Transport

Voor BePork-transport worden de NC A1 criteria op het niveau van de deelnemer of op het niveau van de chauffeur/actieve bijrijder/zelfstandige in loondienst beoordeeld. De andere drie categorieën van non-conformiteiten (A2, B en C) worden steeds beoordeeld op het niveau van de deelnemer.

Bij vaststelling van een NC A1 wordt de certificatiebeslissing onmiddellijk genomen en gerapporteerd aan Belpork vzw en aan de betrokken deelnemer. Het certificaat van de desbetreffende deelnemer wordt zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen 1 werkdag na de auditdatum ingetrokken door de controle- en certificatie-instelling.

3.2. A non-conformiteiten (NC A2)

Indien A non-conformiteiten (NC A2) vastgesteld worden, dient de deelnemer twee acties te ondernemen. Enerzijds een rechtzetting van de fout, en anderzijds het nemen van maatregelen voor het voorkomen van herhalingen:

• een NC A2 dient in alle gevallen gecorrigeerd te worden en het bewijs hiervan moet aan de controle- en certificatie-instelling overgemaakt worden;

• de deelnemer dient corrigerende maatregelen toe te passen met het oog op het voorkomen van herhalingen en deze aan de controle- en certificatie-instelling te melden.

Beide acties moeten ondernomen worden binnen een termijn die door de auditor op basis van de aard van de non-conformiteit wordt bepaald, maar die niet langer dan 3 maanden mag zijn in geval van een initiële audit en 1 maand voor alle andere audittypes op productie- en transportniveau. Op slachthuis- en uitsnijderijniveau bedraagt deze termijn in alle gevallen maximaal 1 maand. Na een audit op transportniveau worden de checklijst en het samenvattend auditrapport binnen een werkdag na de audit door de OCI verzonden naar de maatschappelijke zetel van het gecertificeerde transportbedrijf. De nazendtermijn begint te lopen de maandag volgend op de week waarin de audit gebeurde. De nazendtermijn op niveau van productie en verwerking start vanaf de dag van de audit. De vastgestelde NC A en de termijn waarbinnen het bewijs van de correcties en de corrigerende maatregelen dient te worden ingestuurd, worden vermeld op het SAR.

Het is steeds de erkende deelnemer die verantwoordelijk is om correcties en corrigerende maatregelen te nemen en bewijs hiervan door te zenden naar de OCI binnen de vooropgestelde termijn.

Indien de correcties of corrigerende maatregelen niet kunnen aangetoond worden via nazending is een corrigerende maatregel-audit binnen de vooropgestelde termijn noodzakelijk.

Indien geen correcties of corrigerende maatregelen binnen de geldige termijn worden genomen of indien deze onvoldoende zijn, wordt de audit negatief afgesloten. In geval van een initiële audit en vernieuwingsaudit (na vervaldatum huidig certificaat) wordt geen certificaat uitgereikt, in alle andere gevallen wordt het lopende certificaat ingetrokken. De deelnemer wordt hier onmiddellijk van op de hoogte gebracht door de controle- en certificatie-instelling (zie 5.2. Schrapping).

Voor een NC A2 die bij de vorige audit ook reeds werd vastgesteld, zal het vaststellen van dezelfde tekortkoming leiden tot een schrapping van het certificaat 5 werkdagen na de auditdatum indien de NC A2 niet aantoonbaar gecorrigeerd wordt binnen de 5 werkdagen. Het certificaat kan opnieuw worden uitgereikt (met zelfde eindtermijn als het oorspronkelijke certificaat) van zodra de NC A2 aantoonbaar werd weggewerkt binnen 1 maand door nazendingen of een corrigerende maatregel- audit. De OCI gaat grondig na of de correcties en de corrigerende maatregelen, die genomen zijn om de vastgestelde A2 non-conformiteiten op te lossen, voldoende zijn.

3.3. B non-conformiteiten (NC B)

Indien B non-conformiteiten (NC B) vastgesteld worden, worden deze vermeld op het samenvattend auditrapport (SAR). De deelnemer moet voor deze non-conformiteiten een actieplan opstellen waarin de correctie van de afwijking en de corrigerende maatregelen met het oog op het voorkomen van herhalingen worden opgesomd.

Het actieplan wordt nagezonden binnen een termijn die door de auditor op basis van de aard van de non-conformiteit wordt bepaald, maar die niet langer dan 3 maanden mag zijn in geval van een initiële audit bij producenten en transportbedrijven en 1 maand voor alle andere audittypes. Na een audit op transportniveau worden de checklijst en het samenvattend auditrapport binnen een werkdag na de audit door de OCI verzonden naar de maatschappelijke zetel van het gecertificeerde transportbedrijf. De nazendtermijn begint te lopen de maandag volgend op de week waarin de audit gebeurde. De nazendtermijn op niveau van productie en verwerking start vanaf de dag van de audit. De vastgestelde NC B en de termijn waarbinnen het actieplan dient te worden ingestuurd, worden vermeld op het SAR.

De deelnemer moet dit plan binnen een termijn van 6 maanden toepassen, met uitzondering van cyclus- en tijdsgebonden voorwaarden, die zich niet meer voordoen binnen de 6 maanden na het opstellen van het actieplan. In dit geval wordt het plan toegepast eens de omstandigheden eigen aan de cyclus of aan de productieperiode opnieuw aanwezig zijn.

Het is steeds de erkende deelnemer die verantwoordelijk is voor het opstellen van een actieplan, het al dan niet bespreken van het actieplan met zijn/haar medewerkers en het doorzenden ervan naar de controle- en certificatie-instelling.

Indien geen actieplan binnen de geldige termijn werd nagestuurd of indien dit onvoldoende is, wordt de audit negatief afgesloten. In geval van een initiële- en vernieuwingsaudit (na vervaldatum huidig certificaat) wordt geen certificaat uitgereikt, in alle andere gevallen wordt het lopende certificaat ingetrokken. De deelnemer wordt hier onmiddellijk van op de hoogte gebracht door de controle- en certificatie-instelling (zie 5.2. Schrapping).

Voor een NC B die bij de vorige audit ook reeds werd vastgesteld, zal het vaststellen van dezelfde tekortkoming leiden tot een NC A2, op voorwaarde dat de audit meer dan 6 maanden na de vorige audit plaatsvindt. De auditor dient dit duidelijk op het SAR te vermelden. De deelnemer heeft 1 maand de tijd om de nodige, aangepaste correcties en correctieve maatregelen te nemen. Indien de OCI de correcties of corrigerende maatregelen onvoldoende acht, wordt de audit negatief afgesloten. In geval van een initiële audit en vernieuwingsaudit (na vervaldatum huidig certificaat) wordt geen certificaat uitgereikt, in alle andere gevallen wordt het lopende certificaat ingetrokken. De deelnemer wordt hier onmiddellijk van op de hoogte gebracht door de controle- en certificatie- instelling (zie 5.2. Schrapping).

3.4. C non-conformiteiten (NC C)

Het betreft hier een aanbeveling. Het niet voldoen aan voorwaarden met C-criteria staat een certificatie niet in de weg, maar er wordt wel op aangedrongen dat de deelnemer probeert zo snel mogelijk aan deze voorwaarde(n) te voldoen.

Aanbevelingen kunnen op termijn een B-, A2- of eventueel A1-norm worden. De betrokken deelnemers worden van deze wijziging steeds tijdig op de hoogte gebracht. Ook vastgestelde NC C worden vermeld op het samenvattend auditrapport.

4. Integriteitsprogramma

In hoofdstuk 2.2.5. Onaangekondigde audit werd het type onaangekondigde audit gedefinieerd. Het volgende hoofdstuk geeft de procedure van dit type audit weer.

4.1. Keuze van de bedrijven

4.1.1. Primaire productie en verwerking

Er worden onaangekondigde audits georganiseerd bij minstens 20% van de reeds gecertificeerde deelnemers per controle- en certificatie-instelling per jaar. De selectie van deelnemers gebeurt door Belpork vzw, en is gebaseerd op een risicoanalyse op basis van kritische normen. Deze lijst kan waar nodig worden aangevuld met willekeurig geselecteerde bedrijven teneinde het minimum aantal van 20% per jaar te bekomen. Belpork vzw kan beslissen extra onaangekondigde audits te laten uitvoeren bovenop de geselecteerde deelnemers wanneer bijvoorbeeld tekortkomingen werden vastgesteld tijdens een audit, omwille van klacht en/of wanneer belangrijke wijzigingen hebben plaatsgehad sinds de voorbije audit.

4.1.2. Transport

Elk transportbedrijf wordt binnen een cyclus van 3 jaar minstens éénmaal aan een onaangekondigde audit onderworpen. Elk jaar worden minstens 25% van de transportbedrijven per controle- en certificatie-instelling onaangekondigd gecontroleerd. Het is de controle- en certificatie-instelling die beslist welke bedrijven in een bepaald jaar worden gecontroleerd.

4.2. Melding van een onaangekondigde audit

De onaangekondigde audit mag plaatsvinden op eender welk ogenblik van de certificatieperiode van een deelnemer.

Een onaangekondigde audit bij producenten mag maximaal 48 uur op voorhand worden gemeld aan de deelnemer.

Een onaangekondigde audit in de verwerking wordt niet op voorhand gemeld aan de deelnemer en moet plaatsvinden gedurende de normale werk- en openingsuren van de site. Elk BePork- gecertificeerd slachthuis en uitsnijderij heeft wel de mogelijkheid om jaarlijks aan de controle- en certificatie-instelling 15 dagen door te geven waarop het bedrijf niet beschikbaar is voor een onaangekondigde audit. Deze 15 dagen gelden dan voor de periode tussen 31 januari van het betreffende jaar tot 31 januari van het daaropvolgende jaar. Wanneer het bedrijf deelneemt aan het onaangekondigde verlengingsaudit programma dan gaat het om dezelfde 15 dagen zoals doorgegeven voor dit programma. De controle- en certificatie-instelling kan de reden voor het niet beschikbaar zijn op deze dagen betwisten als deze niet noodzakelijk lijkt en kan naar eigen inzicht de vooropgestelde data accepteren. De dagen waarop het bedrijf niet in werking is, bijvoorbeeld weekend, nationale feestdagen of ingeroosterde productiestops, worden niet meegenomen in deze 15 dagen. Al deze niet-productiedagen worden samen met de 15 niet beschikbare dagen jaarlijks en ten laatste op 31 januari van het betreffende jaar gecommuniceerd aan de bevoegde controle- en certificatie-instelling.

Een onaangekondigde audit op BePork-transport wordt niet op voorhand gemeld. Op vraag van de controle- en certificatie-instelling zendt het transportbedrijf de transportplanning voor de komende 5 werkdagen door. In deze transportplanning worden minstens gegevens aangaande datum en locatie van laden en lossen vermeld, de naam van de chauffeur en of het om een BePork-transport gaat. Het verwachte en meest actuele uur van laden en lossen (voor de BePork-transporten) wordt ten laatste 12u voor het geplande transport doorgegeven aan de controle- en certificatie-instelling. Uit de transportplanning wordt random één BePork-transport geselecteerd voor het uitvoeren van een onaangekondigde audit. Welk transport werd geselecteerd, wordt vooraf niet gemeld aan de transportfirma. Een OCI kan op éénzelfde dag in éénzelfde slachthuis een onaangekondigde audit uitvoeren bij verschillende transportbedrijven.

Een deelnemer mag in principe een onaangekondigde audit niet weigeren. Bij weigering dient de deelnemer een gegronde motivatie te geven. Het is aan de controle- en certificatie-instelling om te oordelen of de reden van weigering gegrond is. Bij een niet-gegronde weigering of een toegangsverbod tot de administratie en productiefaciliteiten wordt het certificaat van de desbetreffende deelnemer onmiddellijk ingetrokken.

aan de OCI. Transportbedrijven, slachthuizen en uitsnijderijen worden bij aanvang van de onaangekondigde audit op de hoogte gesteld, en zijn in de mogelijkheid op de witness audit te weigeren op het bedrijf. Indien de witness audit niet geweigerd wordt, verbindt de deelnemer zich ertoe vrije toegang en volledige medewerking te verlenen aan de vertegenwoordigers van Belpork vzw en/of de daartoe door Belpork vzw gemandateerde controleorganen en experts.

4.3. Beoordeling

Een onaangekondigde audit bij transportbedrijven omvat een administratieve en fysische audit van een selectie van de normen in het BePork-kwaliteitshandboek (Zie xxx.Xxxxxxx.xx onder Documenten). Bij producenten omvat de onaangekondigde audit een administratieve en fysische audit van een selectie van de normen in het BePork-kwaliteitshandboek evenals een selectie van de eisen van de Sectorgids G-040 en de Codiplan Animal Welfare (Zie xxx.Xxxxxxx.xx onder Documenten). Tijdens de onaangekondigde audit bij slachthuizen en uitsnijderijen worden alle normen van het BePork kwaliteitshandboek gecontroleerd evenals een selectie van de eisen van de Sectorgids G-018 en het FebevPlus lastenboek (Zie xxx.Xxxxxxx.xx onder Documenten).

Alle bevindingen worden genoteerd op de checklijst en het samenvattend auditrapport (SAR). Het SAR wordt in tweevoud opgesteld waarbij één exemplaar bestemd is voor de OCI en één exemplaar voor de deelnemer. In geval van een onaangekondigde audit bij producenten, slachthuizen of uitsnijderijen moet het SAR bij het beëindigen van de audit getekend worden door de auditor en de gecontroleerde deelnemer. In geval van een onaangekondigde audit op transport moet het SAR getekend worden door de auditor en de chauffeur van het gecontroleerde transport. Na een onaangekondigde audit op transport worden de checklijst en het samenvattend auditrapport binnen een werkdag na de audit door de OCI verzonden naar de maatschappelijke zetel van het gecertificeerde transportbedrijf. De nazendtermijn begint te lopen de maandag volgend op de week waarin de audit gebeurde. De nazendtermijn op niveau van productie en verwerking start vanaf de dag van de audit.

De mogelijke non-conformiteiten zijn net zoals bij een andere audit onder te verdelen in NC A1, NC A2, NC B en NC C (zie 3. Beoordelingswijze).

5. Weigering, schorsing, schrapping en annulatie van erkenning

5.1. Weigering van een kandidaat-deelnemer door Belpork vzw

Indien de kandidatuurstelling afwijkt van hoger vermelde toetredingsvoorwaarden, wordt de kandidatuur als onbestaande beschouwd tot op het ogenblik dat volledig voldaan is aan de voorwaarden.

Indien geen initiële audit plaatsvindt 3 maanden na het verwerken van het aansluitingsformulier, dient de kandidaat-deelnemer een wachttijd te respecteren van 6 weken vooraleer zich opnieuw kandidatuur te stellen tot erkenning voor het BePork kwaliteitssysteem.

Een kandidaat-deelnemer kan geweigerd worden wanneer blijkt dat er tijdens de initiële audit van een kandidaat-deelnemer een NC A1 wordt vastgesteld en/of wanneer de vastgestelde A2-non conformiteiten (NC A2) niet aantoonbaar gecorrigeerd worden en/of er voor vastgestelde B-non conformiteiten (NC B) geen degelijk plan van aanpak wordt opgemaakt (zie 3. Beoordelingswijze).

Een kandidaat-deelnemer die een audit door een OCI pertinent weigert, wordt eveneens geweigerd voor het BePork-kwaliteitssysteem. Xxxxxxx krijgt deze deelnemer de mogelijkheid zich terug aan te melden voor een nieuwe toetredingsprocedure.

De weigering van een kandidaat-deelnemer wordt door de OCI bij aangetekend schrijven aan de betrokken deelnemer betekend.

Eventueel beroep in rechte door de kandidaat-deelnemer tegen deze weigering heeft geen opschortende werking wat de beslissing betreft.

5.2. Schrapping van een erkende deelnemer

5.2.1. Primaire dierlijke productie en verwerking

Het BePork certificaat van een deelnemer wordt ingetrokken in onderstaande gevallen.

• wanneer een NC A1 wordt vastgesteld of wanneer de vastgestelde A2-non conformiteiten (NC A2) niet-aantoonbaar gecorrigeerd worden en/of er voor vastgestelde B-non conformiteiten (NC B) geen degelijk plan van aanpak wordt opgemaakt binnen de vooropgestelde termijn (zie 3. Beoordelingswijze);

• wanneer een NC A2 wordt vastgesteld die bij de vorige audit ook reeds werd vastgesteld. Het certificaat wordt geschrapt totdat de tekortkomingen binnen de nazendtermijn aantoonbaar zijn opgeheven. Indien de tekortkoming niet binnen de nazendtermijn zijn opgeheven, dan kan de deelnemer na 6 weken opnieuw zijn kandidatuur stellen tot erkenning voor het BePork kwaliteitssysteem via een vernieuwingsaudit.

• wanneer een BePork deelnemer niet langer over een geldig certificaat/attest (Sectorgids G- 040 of G-018, Codiplan Animal Welfare of FebevPlus) beschikt dat als basis geldt voor het verkrijgen van een BePork certificatie;

• wanneer een BePork deelnemer een audit door een OCI en/of de vertegenwoordigers van Belpork vzw en/of de daartoe door Belpork vzw gemandateerde experts pertinent weigert;

• wanneer een BePork-deelnemer zijn factuur voor de deelnemersbijdrage niet regulariseert volgens de modaliteiten beschreven in punt 8., wordt eveneens en zonder voorafgaandelijke verwittiging, uitgesloten uit het BePork-kwaliteitssysteem;

• wanneer een BePork-deelnemer zich niet akkoord verklaart met de gebruiksvoorwaarden en wijzigingen hierin voor het gebruik van de AB Register databank (cfr. Hoofdstuk 12.3 ‘gebruik

AB Register databank’), of zich niet akkoord verklaart met het BePork-kwaliteitshandboek en BePork-reglement en wijzigingen hierin.

Het certificaat van de desbetreffende deelnemer wordt zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen 1 werkdag na de auditdatum ingetrokken door de controle- en certificatie-instelling. De schrapping van een erkende deelnemer wordt door de OCI bij aangetekend schrijven aan de betrokken deelnemer betekend en gemeld aan Belpork vzw.

Bij een schrapping moet elke commercialisatie binnen het BePork-kwaliteitssysteem door de betreffende deelnemer onmiddellijk stopgezet worden. Bovendien zal Belpork vzw de geschrapte deelnemer geen toegang meer verlenen tot de webtoepassing TRACY. De varkens, het varkensvlees en bijproducten dat tijdens de opschorting van het certificaat wordt geproduceerd, mag niet als BePork-waardig in de handel worden gebracht.

Eventueel beroep door de uitgesloten deelnemer tegen deze schrapping heeft geen opschortende werking wat de beslissing betreft.

Na 6 weken kan de deelnemer opnieuw zijn kandidatuur stellen tot erkenning voor het BePork kwaliteitssysteem via een initiële audit.

5.2.2. Transport

Zowel een erkende deelnemer (gecertificeerd transportbedrijf) als een chauffeur actief in het BePork-varkenstransport bij een erkende deelnemer, kunnen uitgesloten worden.

5.2.2.1. Schrapping van een erkende deelnemer

De certificaat van een deelnemer wordt ingetrokken in onderstaande gevallen.

• wanneer een audit voor de normen uit hoofdstuk 1, 2 en 4 van deel V van het BePork-kwaliteitshandboek een NC A1 aan het licht brengt en/of indien er bij de vaststelling van NC A2’s geen of onvoldoende corrigerende maatregelen worden genomen binnen de vooropgestelde termijn;

• wanneer een BePork-deelnemer een audit door een controle- en certificatie-instelling en/of de vertegenwoordigers van Belpork vzw en/of de daartoe door Belpork vzw gemandateerde experts pertinent weigert;

• wanneer een BePork-deelnemer zijn factuur voor de deelnemersbijdrage niet regulariseert volgens de modaliteiten beschreven in punt 9., wordt eveneens en zonder voorafgaandelijke verwittiging, uitgesloten uit het BePork-kwaliteitssysteem;

• wanneer een BePork-deelnemer zich niet akkoord verklaart met het BePork kwaliteitshandboek en bijhorend BePork-reglement en wijzigingen hierin.

Het certificaat van de desbetreffende deelnemer wordt zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen 1 werkdag na de auditdatum ingetrokken door de controle- en certificatie-instelling en elk BePork-transport moet door de betreffende deelnemer onmiddellijk stopgezet worden.

Eventueel beroep door de uitgesloten deelnemer tegen deze schrapping heeft geen opschortende werking wat de beslissing betreft.

Na 6 weken kan de deelnemer opnieuw zijn kandidatuur stellen tot erkenning voor het BePork kwaliteitssysteem via een initiële audit.

5.2.2.2. Xxxxxxxxxx van een chauffeur werkzaam bij een erkende deelnemer

Een chauffeur/actieve bijrijder/zelfstandige in loondienst actief in het BePork-varkenstransport bij een erkende deelnemer kan uitgesloten worden voor 10 of 20 dagen (zie 3. Beoordeling) indien:

• een onaangekondigde audit een NC A1 aan het licht brengt voor een eis uit hoofdstuk 3,

‘Vervoermethode’, van deel V van het BePork-kwaliteitshandboek;

• een chauffeur/actieve bijrijder/zelfstandige in loondienst werkzaam bij een BePork-erkende deelnemer die een onaangekondigde audit door een controle- en certificatie-instelling pertinent weigert.

De schrapping van een chauffeur/actieve bijrijder/zelfstandige in dienst van een erkende deelnemer en de start- en einddatum van de schrapping worden bij aangetekend schrijven door de controle- en certificatie-instelling aan de betrokken deelnemer(s) betekend. De controle- en certificatie-instelling brengt ook Belpork vzw hiervan op de hoogte binnen 1 werkdag.

Bij schrapping moet elk BePork-transport door de betreffende chauffeur/actieve bijrijder/zelfstandige in loondienst stopgezet worden uiterlijk 1 werkdag na de auditdatum. Bij de schrapping van een chauffeur behoudt het transportbedrijf, waar de chauffeur werkzaam is, het BePork certificaat. Enkel de uitgesloten chauffeur mag geen BePork-transporten meer uitvoeren.

Eventueel beroep tegen deze schrapping door een erkende deelnemer waar de uitgesloten chauffeur werkzaam is, heeft geen opschortende werking wat de beslissing betreft.

5.3. Annulatie van een erkenning door een deelnemer

Een deelnemer die zijn lidmaatschap aan het BePork kwaliteitssysteem wenst stop te zetten, moet dit schriftelijk melden aan Belpork vzw of aan de OCI. Dit kan per e-mail aan Belpork vzw op xxxx@xxxxxxx.xx of per post op volgend adres: Belpork vzw, Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 bus 54 te 0000 Xxxxxxx. De contactgegevens van de OCI zijn terug te vinden op de website van Belpork vzw, xxx.Xxxxxxx.xx onder Controle- en certificatie-instelling. De deelnemer zal geannuleerd worden uit het BePork-kwaliteitssysteem zodra de einddatum van het lopende certificaat wordt overschreden, of vroeger op expliciete vraag van de deelnemer. De bevestiging van de annulatie wordt door Belpork vzw of de OCI per e-mail aan de deelnemer meegedeeld.

Een deelnemer die zijn lidmaatschap aan het BePork kwaliteitssysteem wenst stop te zetten omdat het bedrijf wordt overgenomen door derden (zie ook 6. Overname), moet dit eveneens schriftelijk melden aan Belpork vzw of de OCI. In geval van een overname door derden zal de gecertificeerde deelnemer geannuleerd worden uit het BePork-kwaliteitssysteem op de dag van ontvangst van de schriftelijke melding.

6. Overname van een gecertificeerd BePork-bedrijf

Wanneer een gecertificeerd BePork-bedrijf wordt overgenomen, moet deze overname steeds door de gecertificeerde deelnemer schriftelijk gemeld worden aan Belpork vzw en de bevoegde controle- en certificatie-instelling.

In geval van een overname door familieverwanten van de eerste of tweede graad, echtgenoten en vennootschappen waarbij de oorspronkelijke bedrijfsleider aandeelhouder blijft of wordt, vervalt het lopende BePork-certificaat niet en moet geen nieuwe toetredingsprocedure doorlopen worden. Die overnames moeten wel steeds gemeld worden aan de controle- en certificatie-instelling en aan Belpork vzw samen met het indienen van een aansluitingsformulier.

In geval van een overname door derden, vervalt het BePork-certificaat van de overlater onmiddellijk na ontvangst van de schriftelijke melding. Indien de overnemer wenst aan te sluiten bij het BePork kwaliteitssysteem moet hij/zij de toetredingsprocedure doorlopen (zie 1. ‘Toetredings- en certificeringsprocedure’). Bij een toetreding in het kader van de overname van een bedrijf door een derde partij wordt een deelnemersbijdrage geïnd. Zolang de overnemer niet beschikt over een geldig certificaat kan hij/zij geen activiteiten uitvoeren binnen het BePork kwaliteitssysteem. Het is niet toegestaan als overnemer BePork activiteiten uit te voeren onder naam en certificaat van de overlater. Belpork vzw kan bij vaststelling van inbreuk overgaan tot het opleggen van een sanctie.

7. Samenwerking met het Duitse kwaliteitssysteem QS

QS GmbH is schema-eigenaar en beheerder van het Duitse QS Quality Scheme for Food, dat alle stadia van de keten omvat. QS en Belpork zijn een erkenning van BePork-audits overeengekomen met betrekking tot de primaire productie, het vervoer, het slachten en het uitsnijden van BePork- varkens.

Deze samenwerkingsovereenkomst biedt BePork-gecertificeerde bedrijven enkele

exportmogelijkheden.

- BePork-gecertificeerde producenten hebben de mogelijkheid om levende varkens te exporteren naar QS-gecertificeerde slachthuizen.

- BePork-gecertificeerde slachthuizen en uitsnijderijen hebben de mogelijkheid om BePork- vlees (karkassen, deelstukken/vlees en bijproducten) te exporteren binnen het QS- kwaliteitssysteem.

- Op Belgisch grondgebied gebeurt de verwerking en commercialisatie van BePork-varkens tot karkassen, deelstukken/vlees en bijproducten door een keten van BePork-gecertificeerde deelnemers onder het BePork-kwaliteitslabel.

- BePork-transporteurs kunnen activiteiten leveren in het QS-systeem.

Uitsluitend bedrijven die beschikken over een volwaardige BePork-erkenning kunnen exporteren binnen het QS-systeem. Bedrijven die over een tijdelijk BePork-certificaat bij opstart of een BePork- certificaat na een audit bij afwezigheid van activiteit beschikken, zijn niet bevoegd voor levering binnen het QS-kwaliteitssysteem. Om te kunnen leveren binnen het QS-systeem is ook registratie van uw bedrijf in de QS-databank noodzakelijk.

De registratie van varkensbedrijven en transportfirma’s gebeurt door Belpork vzw op het ogenblik van de BePork-erkenning. Het slachthuis en uitsnijderij moet zelf het bedrijf registreren in de QS- databank. Hoe dit gebeurt, wordt beschreven in de handleiding "registratie in de QS-database" die

beschikbaar is op de BePork website. Eenmaal geregistreerd beheert Belpork vzw de certificatiestatus van alle BePork-erkende leden in de QS-databank.

Gebaseerd op deze samenwerkingsovereenkomst heeft een BePork-gecertifieerd bedrijf de verplichting om Belpork vzw in kennis te stellen wanneer het bedrijf wordt benaderd om een certificatie na te streven waarvoor reeds een samenwerkingsovereenkomst bestaat. Het niet in kennis stellen van Belpork vzw kan leiden tot de uitsluiting uit het BePork kwaliteitssysteem.

8. Tracering (TRACY - databank)

XXXXX is het online registratie- en traceringsysteem dat in 2006 door Belpork vzw werd ontwikkeld. De online applicatie maakt een snelle en correcte tracering mogelijk van vers varkensvlees doorheen de volledige productiekolom en dit aan de hand van digitale traceringsdocumenten opgemaakt door de verschillende schakels van de varkenskolom.

Deze online applicatie is beschikbaar voor de deelnemers aan de kwaliteitssystemen.

8.1. Aanmelden

Elke gecertificeerde deelnemer en kandidaat-deelnemer heeft toegang tot de TRACY databank via een gebruikersnaam, gekoppeld aan het e-mailadres van het bedrijf, en een persoonlijk wachtwoord. Na het inzenden van een geldige aanvraag tot aansluiting, krijgt elke kandidaat-deelnemer toegang tot de TRACY databank en ontvangt daartoe een gebruikersnaam vanuit Belpork vzw. Bij de eerste aanmelding in de TRACY databank wordt de kandidaat gevraagd om het wachtwoord in te stellen via de procedure “eerste aanmelding” (zie handleiding webtoepassing TRACY producent, transport en verwerking). Ook bij verlies van het wachtwoord dient de deelnemer zelf een nieuw wachtwoord aan te maken via de procedure beschreven in de handleiding. Aangezien de gebruikersnaam gekoppeld is aan het emailadres van de deelnemer dient het e-mailadres van het bedrijf steeds gekend te zijn bij Belpork vzw. Op schriftelijke aanvraag kan het e-mailadres gekoppeld aan de gebruikersnaam aangepast worden.

Na aanmelding krijgt elke deelnemer van het kwaliteitssysteem enerzijds inzage in zijn eigen ledengegevens, verzameld door Belpork vzw, en anderzijds in zijn traceringsdocumenten.

8.2. Ledenfiche

Na het aanmelden krijgt de deelnemer via de ledenfiche inzage in zijn eigen bedrijfsgegevens die tijdens de toetredingsfase of doorheen de looptijd van zijn certificaat door Belpork vzw verzameld werden. Om de ledengegevens up-to-date te houden is de deelnemer verplicht elke wijziging te melden aan Belpork vzw.

8.3. Overzichten

8.3.1. Professionele transportfirma’s

Het commercieel transport door derden van levende biggen/varkens naar (kandidaat-) BePork- varkensbedrijven en naar BePork- of QS gecertificeerde slachthuizen dient te gebeuren door BePork- of QS gecertificeerde transportbedrijven die bij Belpork vzw geregistreerd zijn in het TRACY-systeem. Via het overzicht van de professionele transportfirma’s in TRACY zijn zowel de bij BePork aangesloten varkenshouders als slachthuizen in de mogelijkheid om na te gaan of bij het laden respectievelijk lossen van biggen en varkens op hun bedrijf de transportfirma, de aanwezige chauffeur en het aanwezige transportmiddel erkend is voor het transport van BePork varkens.

Volgende gegevens van de voor BePork toegestane transportbedrijven (dit zijn zowel de BePork- gecertificeerde als de QS-gecertificeerde transportbedrijven) zijn raadpleegbaar in TRACY via de zoekfunctie: erkenningsstatus & label van het transportbedrijf, begin- en einddatum van certificaat voor BePork of QS, namen van de bevoegde chauffeurs en nummerplaten van de goedgekeurde transportmiddelen.

8.3.2. Biggenleveranciers

De BePork-gecertificeerde producenten en slachthuizen kunnen via een één op één bevraging de gegevens (firmanaam, klopcode, beslagnummer, VEN-nummer, ondernemingsnummer, eigen vervoer (ja/neen), label, erkenningsstatus, begin- en einddatum van het certificaat) van de Belgische erkende biggenleveranciers (de BePork-gecertificeerde varkensbedrijven) raadplegen in TRACY via een zoekfunctie op beslagnummer, klopcode, VEN-nummer of ondernemingsnummer). Op deze manier kunnen de BePork-gecertificeerde producenten nagaan of de aangevoerde Belgische biggen afkomstig zijn van een erkende Belgische leverancier.

8.3.3. Database bevragen

BePork-gecertifieerde slachthuizen en uitsnijderijen kunnen via een één-op één bevraging op basis van beslagnummer, klopcode, VEN-nummer of ondernemingsnummer in de TRACY-databank nagaan of een varkenshouder beschikt over een geldig BePork-certificaat.

Volgende gegevens van BePork erkende varkenshouders zijn raadpleegbaar in TRACY: firmanaam, klopcode, beslagnummer, VEN-nummer, ondernemingsnummer, eigen vervoer (ja/neen), erkenningsstatus en label van het varkensbedrijf, begin- en einddatum van het certificaat voor BePork.

8.3.4. Informatie

Algemene informatie, maar ook inlichtingen over het tijdelijk niet-bereikbaar zijn van systemen, procedures of de helpdesk worden meegedeeld in het informatie overzicht in TRACY.

8.4. Traceringsdocumenten

Elke producent, slachthuis en uitsnijderij gecertificeerd volgens het BePork kwaliteitssysteem is verplicht om via zijn portaal in TRACY de vereiste traceringsdocumenten voor elke BePork activiteit op te maken. Dit zijn:

• voor producenten	de vertrekfiche
• voor slachthuizen	het certificaat
• voor uitsnijderijen	de leveringsbon

De andere schakels die inzage hebben in TRACY hoeven geen traceringsdocumenten op te maken maar kunnen er de documenten waarop een vermelding van hun bedrijf voorkomt, raadplegen.

8.4.1. Vertrekfiche

De tracering en identificatie van BePork-vleesvarkens op het beslag bij vertrek naar het slachthuis gebeurt via de vertrekfiche. Deze vertrekfiche wordt digitaal opgemaakt door de erkende varkensproducent via de webtoepassing XXXXX bij elke levering varkens aan het slachthuis. Let op:

Een vertrekfiche dient niet opgemaakt te worden indien de vleesvarkens geleverd worden aan een buitenlands slachthuis.

De varkensproducent dient de vertrekfiche volledig en correct in te vullen volgens de modaliteiten beschreven in de handleiding webtoepassing TRACY producent. Enkel indien de vertrekfiche volledig en correct is opgemaakt, zal deze automatisch via het systeem aan het slachthuis overgemaakt worden. Indien het beslag, vermeld op de vertrekfiche, in toetreding is, zal automatisch de connotatie “specimen” op de vertrekfiche vermeld staan.

In geval er door een technische panne van de webtoepassing geen specimen en/of originele vertrekfiches digitaal kunnen worden aangemaakt, moet er gebruik gemaakt worden van een papieren vertrekfiche (nooddocument) die meegegeven wordt naar het slachthuis.

Papieren nood-vertrekfiches worden door Belpork vzw onder gebundelde vorm verstrekt aan de erkende varkensproducent tijdens de toetredingsfase.

Deze door Belpork vzw verstrekte papieren nood-vertrekfiche wordt in drievoud opgemaakt:

• het origineel exemplaar is bestemd voor het slachthuis waar de vleesvarkens worden geslacht;

• een eerste doordrukexemplaar bestemd voor het controleorgaan, dat op het beslag aanwezig blijft;

• een tweede doordrukexemplaar bestemd voor de varkensproducent, dat eveneens op het beslag aanwezig blijft.

In dergelijke noodgevallen vergezelt het origineel exemplaar de vleesvarkens tijdens het transport naar het slachthuis. Dergelijke nooddocumenten worden in het slachthuis digitaal ingebracht in TRACY en komen in XXXXX ook in het overzicht van alle vertrekfiches terecht.

Het eerste en tweede doordrukexemplaar dient gedurende minimaal 1 jaar na de datum van vertrek van de vleesvarkens naar het slachthuis bewaard te worden.

8.4.2. Certificaat

Om de traceerbaarheid en lotidentificatie van BePork-varkensvlees of -bijproducten vanaf het slachthuis te garanderen, wordt gebruik gemaakt van certificaten. Deze certificaten zijn verplicht te gebruiken voor alle BePork-vleesvarkens of -bijproducten die gecommercialiseerd worden en dienen volledig en correct aangemaakt te worden via de webtoepassing XXXXX volgens de modaliteiten beschreven in de handleiding webtoepassing XXXXX verwerking. Slechts indien het certificaat volledig en correct is opgemaakt, mag het aan de begunstigde van de karkassen of bijproducten overgemaakt worden. Indien één van de beslagen vermeld op het certificaat, het slachthuis of de begunstigde van de karkassen of bijproducten in toetreding is, zal automatisch de connotatie “specimen” op het certificaat vermeld staan.

Enkel in geval er door een technische panne van de webtoepassing geen specimen en/of originele certificaten kunnen worden aangemaakt, is het gebruik van door Belpork vzw verstrekte nooddocumenten toegelaten. Nadat de technische panne is verholpen dient de gebruiker de gegevens van het noodcertificaat (zowel origineel als specimen) in de webtoepassing binnen de 2 werkdagen in te geven.

De gebruiker is verplicht om binnen de 24u problemen met de webtoepassing aan de helpdesk te melden.

8.4.3. Leveringsbon

Om de traceerbaarheid en lotidentificatie van BePork-varkensvlees of -bijproducten te volgen vanaf de uitsnijderij naar een volgende schakel in de keten, dient bij iedere levering een leveringsbon volledig en correct opgemaakt te worden. Deze verplicht te gebruiken leveringsbon moet aangemaakt worden via de webtoepassing XXXXX volgens de modaliteiten beschreven in de handleiding webtoepassing TRACY verwerking. Slechts indien de leveringsbon volledig en correct is opgemaakt, mag deze aan de begunstigde van de technische deelstukken overgemaakt worden. Indien de uitsnijderij of de begunstigde van de technische deelstukken in toetreding is of de leveringsbon verwijst naar een specimencertificaat, zal automatisch de connotatie “specimen” op de leveringsbon vermeld staan.

Een noodleveringsbon mag enkel gebruikt worden in geval er door een technische panne geen specimen en/of originele leveringsbonnen kunnen aangemaakt worden via de webtoepassing. Op dit document dient iedere levering gespecificeerd te worden. Het aantal kilo’s of het aantal deelstukken van iedere levering dient samen met het lotnummer en het nummer van het certificaat genoteerd te worden. Nadat de technische panne is verholpen dient de gebruiker de gegevens van de noodleveringsbon (zowel origineel als specimen) in de webtoepassing in te geven binnen de 2 werkdagen. De gebruiker is verplicht om binnen de 24 uur problemen met de webtoepassing aan de helpdesk te melden.

8.4.4. Zeugen-certificaat en -leveringsbon

Om de traceerbaarheid en lotidentificatie van zeugenvlees of -bijproducten vanaf het slachthuis en de uitsnijderij te garanderen, wordt gebruik gemaakt van zeugen-certificaten (karkassen en bijproducten) en -leveringsbonnen (versneden vlees en bijproducten). De uitsnijderij dient het zeugen-certificaat en de -leveringsbon volledig en correct in te vullen via de webtoepassing TRACY zeugen volgens de daartoe voorziene modaliteiten. Belpork vzw zal hiertoe een gebruikersnaam toekennen aan het slachthuis en/of uitsnijderij die zich hiertoe wil aansluiten.

Slechts indien het certificaat en/of de leveringsbon volledig en correct is opgemaakt, mag het aan de begunstigde van de karkassen, versneden vlees en/of het bijproducten overgemaakt worden.

De gebruiker is verplicht om binnen de 24 uur fouten met de webtoepassing aan de helpdesk te melden.

8.4.5. Opmaak certificaat en leveringsbon voor QS-begunstigde

De BePork gecertificeerde producenten, slachthuizen en uitsnijderijen worden door Belpork vzw geregistreerd in de databank van het Duitse kwaliteitssysteem Qualität und Sicherheit (QS). Slachthuizen en uitsnijderijen moeten bovendien een individuele overeenkomst onderschrijven met QS GmbH. Daarenboven kunnen varkens, varkensvlees en bijproducten enkel geaccepteerd worden onder de volgende condities:

• Levende BePork-varkens kunnen geëxporteerd worden naar een QS-begunstigde indien de varkens afkomstig zijn van BePork erkende varkensbedrijven.

• BePork-vlees of -bijproduct kan als QS-waardig aanvaard worden, mits aan volgende voorwaarden voldaan wordt: het vlees of bijproducten dient afkomstig te zijn van BePork erkende varkensbedrijven, de transporteur is BePork-erkend, het slachthuis en/of de uitsnijderij moet BePork-erkend zijn, het BePork-vlees of -bijproduct moet met een origineel certificaat (karkassen en bijproducten) of met een originele leveringsbon (versneden vlees en bijproducten) beleverd worden en tot slot moet de Duitse afnemer QS-erkend zijn.

• Zeugenvlees of -bijproduct kan als QS-waardig aanvaard worden, mits aan volgende voorwaarden voldaan wordt: de zeugen dienen afkomstig te zijn van BePork-erkende varkensbedrijven, het slachthuis en/of de uitsnijderij moet BePork-erkend zijn, het zeugenvlees of -bijproduct moet met een origineel zeugen-certificaat (karkassen en bijproducten) of met een originele zeugen-leveringsbon (versneden vlees en bijproducten) beleverd worden; elke individuele zeug die geslacht wordt moet een minimum koud slachtgewicht hebben van 120 kg; de karkassen, het vlees en de bijproducten mogen de naam van BePork niet dragen en tot slot moet de Duitse afnemer QS-erkend zijn.

9. Bijdrageregeling

9.1. Algemeen

Alle facturen van de vzw Belpork zijn contant betaalbaar. In geval van laattijdige betaling kan vanaf de dertigste dag na factuurdatum, van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling, een forfaitaire vergoeding van 10 % van het factuurbedrag als schadebeding aangerekend worden. Indien geen gunstig gevolg gegeven wordt aan de eerste aanmaning tot betaling leidt dit, zonder voorafgaande verwittiging, van rechtswege tot een definitieve weigering of schrapping binnen het BePork-kwaliteitslabel door de controle- en certificatie-instelling of Belpork vzw.

9.2. Controlekosten

De kosten voor controle en certificatie (initiële-, verlengings-, vernieuwings-, onaangekondigde- evenals de corrigerende maatregelaudit) vallen rechtstreeks ten laste van de deelnemer. Ook wanneer geen BePork-activiteit aanwezig is of de audit zonder medeweten van de OCI niet kan doorgaan (niemand aanwezig op tijdstip van afspraak, weigering toegang aan OCI, etc.) wordt een forfaitair bedrag aangerekend. De OCI zal deze kosten rechtstreeks aan de deelnemer factureren. In overleg tussen Belpork vzw en de erkende OCI worden tarieven vastgelegd die de OCI maximaal aan de deelnemers mogen aanrekenen. Deze maximumtarieven zijn te vinden op de website xxx.Xxxxxxx.xx onder Documenten.

9.3. Deelnemersbijdrage

9.3.1. Productie

Jaarlijks zal bij elke gecertificeerde producent een deelnemersbijdrage van 90 euro (excl. BTW) aangerekend worden. Het aanrekenen van deze bijdrage en het tarief worden vastgelegd bij beslissing van de Raad van Bestuur en kan steeds volgens beslissing van de Raad van Bestuur gewijzigd worden. Elke deelnemer wordt hiervan tijdig op de hoogte gesteld door Belpork vzw via het e-mailadres van het bedrijf dat zij hebben opgegeven op hun aansluitingsformulier door middel van de nieuwsbrief. Deze bijdrage wordt rechtstreeks door Xxxxxxx vzw gefactureerd aan de BePork- producent op de facturatiegegevens zoals door de deelnemer op het aanvraagformulier ingevuld, al dan niet nadien gewijzigd op vraag van de deelnemer. De facturatie gebeurt standaard in het najaar voorafgaand aan het jaar waarop de deelnemersbijdrage betrekking heeft.

Voor kandidaat-deelnemers wordt de deelnemersbijdrage aangerekend via Belpork vzw tot 31/12/2022. Vanaf 31/12/2022 wordt de deelnemersbijdrage voor kandidaat-deelnemers tijdens de toetredingsprocedure aangerekend via de OCI, samen met de kosten voor de controle. In geval van een overname door derden zal bij de toetredingsprocedure van de derde partij eveneens een deelnemersbijdrage via Belpork vzw tot 31/12/2022 of via de OCI vanaf 31/12/2022 aangerekend worden. Indien de deelnemersbijdrage niet betaald wordt binnen de door Belpork vzw of de OCI vastgestelde betalingstermijn (minimum 30 dagen) dan kan de deelnemer worden geschorst.

De deelnemersbijdrage wordt door Belpork vzw als verworven beschouwd en kan in geen enkel geval geheel of gedeeltelijk terugbetaald worden aan de deelnemer.

9.3.2. Transport

Jaarlijks zal bij elk gecertificeerd transportbedrijf een deelnemersbijdrage van 200 euro (excl. BTW) aangerekend worden. Het aanrekenen van deze bijdrage en het tarief worden vastgelegd bij beslissing van de Raad van Bestuur en kunnen steeds volgens beslissing van de Raad van Bestuur gewijzigd worden. Elke deelnemer wordt hiervan tijdig op de hoogte gesteld door Belpork vzw via het e-mailadres van het bedrijf dat zij hebben opgegeven op hun aansluitingsformulier door middel van de nieuwsbrief. Deze bijdrage wordt rechtstreeks door Belpork vzw gefactureerd aan de maatschappelijke zetel van het gecertificeerd transportbedrijf op de facturatiegegevens zoals door de deelnemer op het aanvraagformulier ingevuld, al dan niet nadien gewijzigd op vraag van de deelnemer. De facturatie gebeurt standaard in het najaar voorafgaand aan het jaar waarop de deelnemersbijdrage betrekking heeft.

De deelnemersbijdrage wordt door Belpork vzw als verworven beschouwd en kan in geen enkel geval geheel of gedeeltelijk terugbetaald worden aan de deelnemer.

9.3.3. Verwerking

Jaarlijks zal bij elk gecertificeerd slachthuis en elke gecertificeerde uitsnijderij een vaste en variabele deelnemersbijdrage aangerekend worden. Het aanrekenen van deze bijdrage en het tarief worden vastgelegd bij beslissing van de Raad van Bestuur en kunnen steeds volgens beslissing van de Raad van Bestuur gewijzigd worden. Elke deelnemer wordt hiervan tijdig op de hoogte gesteld door Belpork vzw via het e-mailadres van het bedrijf dat zij hebben opgegeven op hun aansluitingsformulier door middel van de nieuwsbrief. De vaste deelnemersbijdrage wordt één maal per jaar rechtstreeks door Belpork vzw gefactureerd aan het BePork-slachthuis of -uitsnijderij op de facturatiegegevens zoals door de deelnemer op het aanvraagformulier ingevuld, al dan niet nadien gewijzigd op vraag van de deelnemer. De facturatie gebeurt standaard in het najaar voorafgaand aan het jaar waarop de deelnemersbijdrage betrekking heeft.

Per vleesvarken dat onder BePork label wordt aangevoerd bij een BePork gecertificeerd slachthuis of slachthuis in toetreding, wordt een bijdrage aangerekend aan het slachthuis. De variabele bijdrage wordt berekend op basis van de maandelijkse slachtingen bij zowel erkende leden als leden in toetreding op basis van de gegevens in de databank van IVB vzw. Deze bijdrage wordt jaarlijks

vastgelegd door de Raad van Bestuur van Belpork vzw en gecommuniceerd via de website (xxx.Xxxxxxx.xx) en rechtstreeks aan de slachthuizen. Op basis van het effectief aantal slachtingen BePork-vleesvarkens, zal maandelijks retroactief het saldo aan het slachthuis gefactureerd worden, de variabele bijdrage.

De deelnemersbijdrage wordt door Belpork vzw als verworven beschouwd en kan in geen enkel geval geheel of gedeeltelijk terugbetaald worden aan de deelnemer.

9.4. Analysekosten

Indien voor het nemen of ophalen van stalen door het laboratorium (bv. in het kader van residu monitoring, Salmonella monitoring, e.a.) oponthoud wordt veroorzaakt door de deelnemer waarvoor door het laboratorium een meerprijs wordt aangerekend dan wordt dit verhaald op de deelnemer. Deze bijkomende kosten worden rechtsreeks gefactureerd aan de deelnemer.

10. Klachten en beroepsmogelijkheid

Iedere BePork-erkende deelnemer dient ontvangen klachten van een volgende of verzonden klachten aan een voorgaande schakel in de productieketen te registreren op een klachtenformulier, dat door de OCI wordt nagekeken. Ook klachten in verband met controle of certificatie kunnen hierop vermeld worden.

Iedere (kandidaat-) deelnemer heeft het recht een klacht in te dienen tegen een beslissing van de OCI. Deze klacht moet schriftelijk gemotiveerd neergelegd worden bij OCI. De OCI is bevoegd voor de afhandeling van de klacht.

Na grondige evaluatie zal de beslissing van de OCI schriftelijk gemotiveerd en aangetekend meegedeeld worden aan de betrokken deelnemer.

Indien de deelnemer zich niet kan verzoenen met de afhandeling van de klacht, kan de betrokkene binnen de 14 kalenderdagen na het schrijven van de OCI beroep aantekenen. Hiertoe moet de deelnemer een aangetekende brief sturen aan de OCI.

De OCI zal bij ontvangst van dit schrijven de gedetailleerde beroepsprocedure toesturen aan de betrokken deelnemer. Bij het opstarten van de beroepsprocedure verleent de betrokken deelnemer het recht aan de OCI om alle vaststellingen tijdens de controles over te maken aan de leden van de beroepscommissie van de OCI.

Bij de schrapping van een deelnemer, heeft het opstarten van de beroepsprocedure geen opschortende werking. In alle andere gevallen betekent de opstart van de beroepsprocedure dat de certificatiebeslissing uitgesteld wordt, tot de beroepscommissie een beslissing heeft genomen.

11. Voorwaarden voor het gebruik van het BePork-logo

Belpork vzw is eigenaar van het op 01/01/2021 onder nr. 018502941 als gemeenschapsmerk gedeponeerd kwaliteitslabel “BePork”.

Het BePork-logo mag enkel gebruikt worden na schriftelijke toestemming van Belpork vzw.

Het BePork-logo dient steeds integraal volgens de hieronder beschreven richtlijnen en specificaties én de richtlijnen en specificaties in de guideline te worden gebruikt. De guideline is beschikbaar via de website Xxxxxxx.xx.

- Het hoofdlogo bevat de volledige merknaam BePork met integratie van de Belgische driekleur. Om de Belgische identiteit van het product te benadrukken, is een varkensicoon geïntegreerd. Het icoon staan op de plaats van de letter ‘o’ in het woord Pork. Daaronder wordt de Baseline ‘Quality Pork. Because we care.’ gezet waarbij de klemtoon ligt op ‘Quality Pork’. De variant van het logo als compact icoon kan ook gebruikt worden mits opvolging van de instructies in de guideline.

- De witruimte rondom het logo van minstens 1/2e keer de hoogte van het varkensicoon moet gerespecteerd worden om een optimale leesbaarheid te bewaken.

- Bij gebruik van het logo tegen een achtergrond die afwijkt van wit moet het witte vlak achter én de witte cirkel rond het varkensicoon zichtbaar zijn, waar mogelijk. Om de driekleur van kleurcontaminatie te vrijwaren.

- Incorporatie van het eigen merk in het BePork-logo is niet toegelaten. De technische lijn ter afbakening van het wit veld rond het logo dient te allen tijde te worden gerespecteerd.

- Indien eigen BePork-promotiemateriaal of communicatie door een deelnemer gerealiseerd wordt, dient dit materiaal eerst ter goedkeuring voorgelegd te worden aan Belpork vzw.

- De minimum afmetingen van het BePork-hoofdlogo dient minimaal 1,5 cm hoogte (inclusief baseline en witruimtes rond logo zoals hierboven beschreven) te bedragen. De minimum afmeting van het BePork-icoon dient minimaal 1,5c m straal te bedragen.

Voor verdere specifieke gegevens wordt verder verwezen naar de guideline. Hooflogo + baseline:

Icoon:

12. Verwerking en uitwisseling van gegevens

12.1. Communicatie, organisatie kwaliteitswerking en dienstverlening

Elke erkende deelnemer (zowel gecertifieerd als geregistreerd) ziet erop toe dat Xxxxxxx vzw steeds beschikt over de meest actuele gegevens en documenten. Elke wijziging (met betrekking tot de gegevens van de maatschappelijke zetel of de verantwoordelijke, de erkenning van het transportbedrijf, een chauffeur actief in het varkenstransport, een vervoermiddel voor transport van varkens, een overname, etc.) dient onmiddellijk gemeld te worden aan het secretariaat van Belpork vzw.

De (persoons)gegevens die door de deelnemer aan het BePork kwaliteitssysteem zelf of met betrekking tot hem/haar via het aansluitingsformulier aan Belpork vzw worden doorgegeven, worden ingelezen in de centrale databank TRACY van Belpork vzw. De deelnemer kan de eigen gegevens raadplegen via een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord. Bij aansluiting tot het BePork kwaliteitssysteem ontvangt hij/zij vanuit Belpork vzw een gebruikersnaam. Elke deelnemer moet bij de eerste aanmelding in XXXXX een persoonlijk wachtwoord instellen via de procedure “eerste aanmelding”. De (persoons)gegevens die een deelnemer aan Belpork vzw bezorgt via een registratieformulier worden eveneens ingelezen in de centrale databank TRACY van Belpork vzw. De deelnemer kan op elk moment de voor hem/haar geregistreerde gegevens opvragen via xxxx@xxxxxxx.xx of kan op aanvraag een persoonlijke gebruikersnaam voor inzage in de TRACY databank ontvangen via Belpork vzw. De gegevens die de deelnemer doorgeeft via het aansluitings- of registratieformulier worden uitsluitend gebruikt voor de organisatie van de BePork kwaliteitswerking, het verlenen van toegang tot de eraan gerelateerde diensten en het leveren van ondersteuning via post, e-mail of per telefoon.

Belpork vzw stuurt geen e-mails of post met commerciële belangen, maar enkel de info waarover de deelnemer Belpork vzw contacteert via de website of via e-mail. (Persoons)gegevens die door de deelnemer zelf of met betrekking tot de deelnemer aan Belpork vzw worden bezorgd, worden niet voor commerciële doeleinden gebruikt, noch doorgegeven aan andere instanties zonder uitdrukkelijke toestemming tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van het lidmaatschap (zie verder onder dit hoofdstuk).

Persoonsgegevens worden door Belpork vzw en zijn verwerkers, waar van toepassing, gebruikt om facturatie van gelden mogelijk te maken (cfr. 9. Bijdrageregeling). In dat kader wordt voor de aangesloten slachthuizen het aantal slachtingen per maand voor de BePork gecertificeerde beslagen vanuit IVB vzw bezorgd aan Belpork vzw (zie verder 12.4 ‘samenwerking derde partijen’).

De gegevens (status, label, begin- en einddatum, namen chauffeurs en nummerplaten transportmiddelen aangesloten bij de transportfirma) van de voor BePork toegestane transportbedrijven (dit zijn zowel de BePork gecertificeerde als de QS-gecertificeerde transportbedrijven) zijn raadpleegbaar in TRACY via een zoekfunctie voor alle BePork-gecertificeerde varkenshouders en slachthuizen in het kader van de normale werking van het kwaliteitssysteem. Op deze manier zijn zowel de bij BePork aangesloten varkenshouders als slachthuizen in de mogelijkheid om na te gaan of bij het laden respectievelijk lossen van varkens op hun bedrijf de aanwezige chauffeur en het aanwezige transportmiddel erkend is voor het transport van BePork varkens.

De BePork-gecertificeerde producenten kunnen de gegevens (firmanaam, klopcode, beslagnummer, VEN-nummer, ondernemingsnummer, eigen vervoer (ja/neen), label, status, begin- en einddatum) van de Belgische erkende biggenleveranciers (de BePork-gecertificeerde varkensbedrijven) raadplegen in TRACY via een zoekfunctie op beslagnummer, klopcode, VEN-nummer of ondernemingsnummer). Op die manier kunnen de BePork-gecertificeerde producenten nagaan of de

aangevoerde biggen afkomstig zijn van een erkende leverancier. BePork-gecertifieerde slachthuizen kunnen de gegevens (TRACY ID, klopcode, status (erkend/in behandeling), einddatum certificaat) van de BePork erkende producenten consulteren en exporteren. BePork-gecertifieerde slachthuizen en uitsnijderijen kunnen eveneens via een één-op één bevraging in de TRACY-databank nagaan of een beslagnummer, klopcode, VEN-nummer of ondernemingsnummer beschikt over een geldig BePork- certificaat.

12.2. Organisatie van monitoring, controle en certificatie

Om de monitoring, controle en certificatie volgens het BePork-kwaliteitshandboek mogelijk te maken, geeft Belpork vzw de gegevens, die de deelnemer zelf via zijn/haar aansluitingsformulier aan Belpork vzw bezorgt, door aan door Belpork vzw erkende laboratoria, onafhankelijke experts en controle- en certificatie-instellingen. Belpork vzw verleent hen ook de toegang tot de databanken ‘AB Register’ en ‘TRACY’ teneinde de gegevens te raadplegen van de deelnemers waar zij belast worden met controle en certificatie voor het BePork-kwaliteitssysteem. Ten einde controle en certificatie mogelijk te maken bij de deelnemers waar zij bevoegd zijn, kunnen de door Belpork vzw erkende OCI via een één-op-één bevraging in de TRACY-databank nagaan of een transportbedrijf of een Belgische biggenleverancier erkend is onder het BePork kwaliteitssysteem en hebben ze hiertoe zicht op de gegevens zoals vermeld onder 12.1. Het laboratorium, de experts en de controle- en certificatie- instelling hebben de plicht om vertrouwelijk om te gaan met deze informatie.

De resultaten van het BePork-monitoringprogramma worden door de door Belpork vzw erkende laboratoria aan Belpork vzw bezorgd. Resultaten van de controles op het terrein en de certificatiebeslissingen worden centraal ingelezen en bewaard in het online platform TRACY. Uitsluitend Belpork vzw heeft zicht op de analyseresultaten, controleresultaten en certificatiebeslissingen voor alle aangesloten leden, hetzij dit anders is bepaald in een overeenkomst met een derde partij (zie “samenwerking derde partijen”). De door Belpork vzw erkende controle- en certificatie-instellingen hebben uitsluitend zicht op de resultaten van de bij hen contractueel aangesloten leden. De controle- en certificatie-instelling zorgt ervoor dat het resultaat van een controle telkens teruggekoppeld wordt aan de betrokken deelnemer. Bij schrappingen en annulaties, zorgt de controle- en certificatie-instelling, of Belpork vzw, voor de terugkoppeling van het resultaat aan de deelnemer.

Het hebben van een geldig certificaat voor autocontrole (G-040 (voor producenten) of G-018 (voor slachthuizen en uitsnijderijen)), Codiplan Animal Welfare (voor producenten), en FebevPlus (voor slachthuizen en uitsnijderijen) is één van de normen van het BePork kwaliteitshandboek waaraan moet worden voldaan alvorens een BePork certificaat kan worden afgeleverd. In het kader hiervan heeft Belpork vzw inzage op inbreuken hierop of wijzigingen in de certificatiestatus hiervan. Belpork vzw zal deze onrechtstreeks bekomen vaststellingen melden aan de controle- en certificatie-instelling die bevoegd is voor de BePork-certificatie bij de betrokken deelnemer zodat de onrechtstreeks vastgestelde inbreuk conform het huidige BePork-kwaliteitshandboek en reglement kan worden gesanctioneerd.

Gezien het hebben van een H- of R-statuut een invloed heeft op het verkrijgen of behouden van een geldig BePork-certificaat kunnen vaststellingen door de bevoegde overheid van residuen van diergeneesmiddelen of contaminanten van Richtlijn 96/23/EG van de Raad enerzijds door de bevoegde overheid of haar aangestelde overgemaakt worden aan Belpork vzw. In dit kader heeft Belpork vzw ook toegang tot volgende specifieke gegevens uit Sanitel: het H- of R-statuut, sanitair statuut en contaminant statuut. Belpork vzw zal deze onrechtstreeks bekomen vaststellingen melden aan de controle- en certificatie-instelling die bevoegd is voor de BePork certificatie bij de betrokken

deelnemer zodat de onrechtstreeks vastgestelde inbreuk conform het huidige BePork-kwaliteitshandboek en reglement kan worden gesanctioneerd.

12.3. Gebruik AB Register databank

Belpork vzw beheert de bedrijfs- en beslaggegevens van de varkensproducenten en maakt deze voor de aangesloten varkensproducenten beschikbaar in de AB Register databank. AB Register vzw beheert de registraties en bedrijfsrapporten van de aangesloten varkensproducenten en maakt deze beschikbaar in de AB Register databank in opdracht van en onder verantwoordelijkheid van Belpork vzw. Concreet staat AB Register vzw in voor de datacollectie, het datamanagement, de koppeling met Sanitel-Med, de controle op de datakwaliteit en de individuele rapportering naar de deelnemers van AB Register. Alle geneesmiddelen die voorgeschreven of verschaft worden op het bedrijf van een producent worden door de verschaffer zelf (dit is een mengvoederfabrikant, dierenarts of apotheek) ingelezen in de AB Register databank.

Elke producent die deelneemt aan het BePork kwaliteitssysteem is, in het kader van het antibioticumbeleid zoals beschreven in het BePork-kwaliteitshandboek, verplicht om gebruik te maken van de AB Register databank vanaf 01/09/2021. Elke producent verklaart zich akkoord met de gebruiksvoorwaarden van de AB Register databank bij de eerste aanmelding in de databank. Elke wijziging in de gebruiksvoorwaarden zal worden gecommuniceerd vanuit Belpork vzw en zal ter akkoord voorgelegd worden aan de producenten bij de eerstvolgende aanmelding in de AB Register databank. Gezien het gebruik van de AB Register databank een voorwaarde is voor het behouden van een BePork-certificaat betekent het niet akkoord gaan van de producent met de gebruiksvoorwaarden voor de AB Register databank of de wijzigingen hierin, automatisch de schrapping uit het BePork kwaliteitssysteem.

In het eerste jaar na activatie van het account van de producent in de AB Register databank, worden voor de BePork gecertificeerde beslagen van de producent de antibioticumregistraties zoals geregistreerd in Sanitel-Med gebruikt om de periodieke bedrijfsrapporten op te maken en de Nearly Real Time rapporteringstool (NRT-tool) mogelijk te maken. Zodra er voor deze beslag(en) registraties over een volledig jaar beschikbaar zijn in de AB Register databank, worden de data uit de AB Register databank gebruikt voor de opmaak van zowel de periodieke bedrijfsrapporten als de Nearly Real Time rapportering.

In het kader van de bij wet verplichte registratie van het antibioticumgebruik op bedrijfsniveau voor varkensproducenten, worden er door de producent of met betrekking tot de producent ingevoerde gegevens tussen AB Register vzw en Sanitel-Med, de officiële databank van de overheid, uitgewisseld. Meer bepaald worden registraties die bij wet verplicht moeten verzameld worden voor alle aangesloten varkensproducenten doorgestuurd vanuit de AB Register databank naar de officiële databank van de overheid (Sanitel-Med) door AB Register vzw in opdracht van en onder verantwoordelijkheid van Belpork vzw. Alle gegevens en wijzigingen in gegevens die rechtstreeks ingevoerd werden in Sanitel-Med, door de producent zelf of met betrekking tot de producent, kunnen geraadpleegd en geëxporteerd worden door Belpork vzw en zijn onderaannemer AB Register vzw. Het raadplegen en exporteren van deze gegevens en de wijzigingen hierin hebben tot doel de periodieke bedrijfsrapporten evenals de Nearly Real Time rapporteringstool zo correct mogelijk op te maken door de analyses ervoor te baseren op de meest volledige en recente data voor het bedrijf.

Alle gegevens die door de producent zelf of met betrekking tot de producent ingevoerd werden in AB Register kunnen worden geraadpleegd, gewijzigd en geëxporteerd door Belpork vzw en zijn onderaannemer AB Register vzw ten einde de diensten (advies en ondersteuning) naar de in de AB Register databank aangesloten varkensproducent optimaal te kunnen uitvoeren en de

kwaliteitswerking te optimaliseren. Wij verzekeren u dat deze gegevens noch door Belpork vzw noch zijn verwerker AB Register vzw, zullen gebruikt of doorgegeven worden aan andere instanties zonder uitdrukkelijke toestemming, tenzij onder gepseudonimiseerde of geanonimiseerde vorm.

Producenten die deelnemen aan AB Register kunnen een verschaffer een volmacht verlenen zodat deze inzage krijgt op de registraties en bedrijfsrapporten van de producent die hem de volmacht heeft verleend. Uitsluitend de verschaffers met een volmacht hebben inzage in de gegevens van de producent. De bedrijfsdierenarts(praktijk) die een contract voor bedrijfsbegeleiding heeft, heeft automatisch een volmacht voor de bedrijven waarmee zij een contract hebben afgesloten. De producent kan de naam van de contractuele bedrijfsbegeleidende dierenarts(praktijk) zelf wijzigen wanneer hij zijn contract wijzigt. Uitsluitend op schriftelijk verzoek van de producent kan deze wijziging ook gebeuren door Belpork vzw.

Om controle en certificatie conform het BePork kwaliteitshandboek mogelijk te maken hebben ook de controle- en certificatie-instellingen die hiertoe erkend zijn door Belpork vzw inzage in de door de producent of met betrekking tot de producent ingevoerde gegevens in de AB Register databank. Een controle- en certificatie-instelling heeft uitsluitend inzage in de gegevens van de varkensbedrijven waar zij bevoegd is voor de controle en certificatie. Om die reden wordt ook de controle- en certificatie-instelling die bevoegd is voor de controle- en certificatie voor het BePork kwaliteitssysteem bijgehouden in AB Register.

Producenten die gebruik maken van de AB Register databank krijgen inzicht in hun antibioticumgebruik via de periodieke bedrijfsrapporten en de Nearly Real Time rapporteringstool. Voor de opmaak hiervan wordt bij de analyses gebruik gemaakt van de dieraantallen (tellings- en capaciteitsgegevens) zoals vermeld in de Sanitel databank. Om de producent inzicht te geven in de dieraantallen die werden gebruikt bij het berekenen van het antibioticumgebruik op zijn bedrijf, worden deze dieraantallen ook vermeld in de rapporten gegenereerd via de Nearly Real Time rapporteringstool en in de individuele bedrijfsrapporten die aan de producent worden bezorgd door AB Register vzw in opdracht en onder verantwoordelijkheid van Belpork vzw. In dit kader verleent de producent aan Belpork vzw en zijn onderaannemer, AB Register vzw, het recht tot inzage op de dieraantallen, zoals vermeld in de databank SANITEL en zoals gebruikt in de analyses voor de opmaak van de individuele bedrijfsrapporten en de Nearly Real Time rapporteringstool. Uitsluitend de verschaffers met een volmacht door de producent en de controle- en certificatie-instelling die bevoegd is voor de controle- en certificatie voor het BePork kwaliteitssysteem hebben eveneens inzage in de dieraantallen die vermeld worden in de periodieke individuele bedrijfsrapporten en de rapportering via de Nearly Real Time rapporteringstool.

12.4. Samenwerking derde partijen

In uitvoering van de dienstenovereenkomst afgesloten met Codiplan vzw worden alle auditresultaten en certificatiebeslissingen voor de producenten die deelnemen of wensen deel te nemen aan het BePork-kwaliteitssysteem door de, door Belpork vzw voor BePork erkende OCI ingegeven in de Codiplan databank beheerd door Codiplan vzw. Om de ingave van audits en certificatiebeslissingen mogelijk te maken wordt door de bevoegde OCI, die de BePork (kandidaat)deelnemer zelf heeft gekozen, het bedrijf geregistreerd in de Codiplan databank. Ten einde de tracering binnen BePork mogelijk te maken, worden zowel bedrijfsgegevens als certificatiegegevens van de BePork deelnemer dagelijks doorgestuurd naar de TRACY databank.

In uitvoering van de samenwerkingscontracten tussen Belpork vzw enerzijds en Febev vzw, Codiplan vzw en QS GmbH anderzijds kan Belpork vzw vastgestelde inbreuken (bekomen door controles en/of analyses) op de bepalingen opgenomen in het BePork-kwaliteitshandboek of de

kwaliteitshandboeken waarop het BePork-certificaat is gebaseerd (Sectorgids, Codiplan Animal Welfare, FebevPlus), signaleren aan Febev vzw, Codiplan vzw en QS GmH.

De samenwerkingsovereenkomst afgesloten tussen Belpork vzw en QS GmbH laat BePork gecertificeerde producenten, slachthuizen en uitsnijderijen toe levende varkens en vlees te exporteren aan Duitse klanten binnen het QS kwaliteitssysteem en biedt BePork transporteurs de mogelijkheid ook transport van levende varkens uit te voeren binnen het QS kwaliteitssysteem. In uitvoering van deze overeenkomst worden de bedrijfsgegevens en de BePork certificatiegegevens (status en einddatum) van alle onder BePork gecertificeerde deelnemers door Belpork vzw geregistreerd in de QS databank. Zo kunnen potentiële afnemers van levende varkens en vlees binnen het QS kwaliteitssysteem nagaan of een leverancier BePork erkend is. Deze registratie is enkel zichtbaar voor Belpork vzw, QS GmbH en de erkende deelnemers binnen QS en wordt uitsluitend gebruikt in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst.

Ten einde de facturatie van de variabele bijdrage aan de slachthuizen en hun opdrachtgevers mogelijk te maken (cfr. 9. Bijdrageregeling), wordt voor de BePork gecertificeerde slachthuizen en slachthuizen in toetreding maandelijks het aantal slachtingen van bij BePork aangesloten beslagen opgevraagd bij het Departement Landbouw en Visserij. De opgevraagde gegevens zullen vanuit de databank van IVB vzw naar Belpork vzw worden doorgestuurd. Deze gegevens dienen uitsluitend om de facturatie van de variabele bijdrage aan de aangesloten slachthuizen en hun opdrachtgevers mogelijk te maken.

Binnen het BePork-kwaliteitssysteem, beheerd door Belpork vzw, is het transport van levende varkens uitsluitend toegestaan door BePork- of QS-gecertificeerde transportbedrijven en hun bijhorende chauffeurs en transportmiddelen. In het kader van de controle op deze norm, hebben de BePork-erkende controle- en certificatie-instelling via TRACY inzage in de gegevens van de transportbedrijven die zijn aangesloten bij het BePork-kwaliteitssysteem (zowel de BePork- als de QS- gecertificeerde transportbedrijven).

In uitvoering van de dienstverleningscontracten met derde partijen kan Belpork vzw inzage verlenen in de (persoons)gegevens die voorwerp uitmaken van het dienstverleningscontract over de bedrijven zoals bepaald in het dienstverleningscontract. Belpork vzw treedt in dat geval op als verwerker van de derde partij. Het is de verantwoordelijkheid van de derde partij om de betrokken bedrijven, waarvoor een dienstverleningscontract wordt aangegaan met Belpork vzw, van deze dienstverlening door Belpork vzw en de uitwisseling van gegevens op de hoogte te stellen.

12.5. Meldingsplicht

Elke deelnemer is verplicht om Belpork vzw onmiddellijk in te lichten indien hij een melding krijgt over eender welk incident (bv. residuen boven de limiet) of crisissituatie met mogelijke invloed op de voedselveiligheid, volksgezondheid en de gezondheid en het welzijn van de dieren (en/of zijn deelname en erkenning in het BePork-kwaliteitssysteem). De varkenshouder heeft dus de plicht om Belpork vzw in toetredingsfase of bij erkenning op de hoogte te stellen dat zijn beslag onderhevig is aan verscherpte controlemaatregelen en/of een R- of H-code (gekregen) heeft.

In het kader van de wet op de meldingsplicht hebben Belpork vzw en de door Belpork vzw erkende controleorganen of laboratoria de plicht om alle vastgestelde inbreuken (bekomen door controles en/of analyses) op wettelijke bepalingen die de volksgezondheid, voedselveiligheid, diergezondheid en dierenwelzijn kunnen schaden, te signaleren aan de bevoegde overheid (vb. FAVV en regionale controlediensten dierenwelzijn voor België), aan het gerecht indien bij wet vereist en aan organisaties die een samenwerkingscontract met Belpork vzw hebben afgesloten (Zie ook: ‘samenwerking derde partijen’).

Iedere deelnemer verleent in het kader van crisismanagement toegang tot alle productiesites, documenten en relevante informatie ten aanzien van Belpork vzw. Belpork vzw heeft het recht om relevante informatie aan derden over te maken indien dit noodzakelijk blijkt te zijn.

13. Overgangsmaatregelen voor deelnemers van reeds bestaande systemen

13.1. CodiplanPlus deelnemers

Indien erkende CodiplanPlus deelnemers dat wensen, worden zij initieel aanvaard in het BePork kwaliteitssysteem tijdens de overgangsperiode op basis van hun huidig CodiplanPlus certificaat. Dit houdt in dat zij zonder eerst een initiële BePork audit te hebben ondergaan, potentiële leveranciers zijn van BePork-varkens.

Hiertoe dienen zij het aansluitingsformulier BePork in te vullen en ondertekend in te dienen bij Belpork vzw voor 31/12/2021. Het aansluitingsformulier is terug te vinden op de website van Belpork vzw, xxx.Xxxxxxx.xx onder Toetreden. Zolang het aansluitingsformulier niet wordt ingediend bij Belpork vzw kan u niet deelnemen aan het BePork kwaliteitssysteem bij opstart van dit kwaliteitslabel.

De overgangsperiode loopt tot de einddatum van het CodiplanPlus certificaat, en/of uiterlijk tegen 31/12/2022.

Tijdens de overgangsperiode kunnen deelnemers kiezen voor:

• deelname aan het BePork kwaliteitssysteem;

• stopzetting deelname aan het BePork kwaliteitssysteem.

Indien een deelnemer geen aansluitingsformulier voor het nieuwe BePork kwaliteitssysteem bezorgd, wordt in de Codiplandatabank de CodiplanPlus Varken registratie verbroken uiterlijk 31/12/2021 ongeacht de einddatum van het CodiplanPlus certificaat.

Iedereen die verder wil blijven produceren onder het BePork-kwaliteitssysteem dient de initiële BePork audit uit te voeren ten laatste 3 maanden voor de einddatum van het CodiplanPlus certificaat, en/of uiterlijk tegen 01/10/2022, ervoor zorgend dat uiterlijk op 31/12/2022 een certificatiebeslissing genomen is zodat iedere CodiplanPlus-deelnemer uiterlijk 31/12/2022 beschikt over een officieel BePork certificaat. Volgend principe wordt gehanteerd:

• De deelnemers wiens CodiplanPlus certificaat vervalt in de loop van 2021 of 2022, worden respectievelijk in 2021 en 2022 geauditeerd volgens een initiële audit voor de Codiplan Animal Welfare en BePork, in combinatie met een verlengings- of vernieuwingsaudit voor de Sectorgids G-040C. De datum van deze combi-audit wordt voorafgaand overeengekomen tussen de OCI en de deelnemer. De initiële Codiplan Animal Welfare/BePork audit zal bij positief gevolg aanleiding geven tot een BePork certificaat, waarvan de einddatum gelijk gesteld wordt aan het verlengde of vernieuwde Sectorgids attest/certificaat. Bij negatief gevolg zal het huidig CodiplanPlus certificaat worden geschrapt en zal geen BePork certificaat worden uitgereikt, waardoor er geen dieren van dit beslag kunnen worden geleverd binnen het BePork kwaliteitssysteem.

• De deelnemers wiens CodiplanPlus certificaat vervalt in de loop van 2023 en 2024, worden respectievelijk in 2021 en 2022 geauditeerd volgens een initiële audit voor de Codiplan Animal Welfare en BePork, ter vervanging van de spotaudit die jaarlijks bij 20% van de gecertificeerden dient uitgevoerd te worden, en die reeds gefactureerd is door de OCI’s aan

de CodiplanPlus deelnemers. De datum van deze combi-audit wordt voorafgaand overeengekomen tussen de OCI en de deelnemer. Deze initiële Codiplan Animal Welfare/BePork audit, zal bij positief gevolg aanleiding geven tot een BePork certificaat, waarvan de einddatum gelijk is aan het lopende Sectorgids attest/certificaat. Bij negatief gevolg zal het huidig CodiplanPlus certificaat worden geschrapt en zal geen BePork certificaat worden uitgereikt, waardoor er geen dieren van dit beslag kunnen worden geleverd binnen het BePork kwaliteitssysteem.

De (allereerste initiële) BePork audits binnen de overgangstermijn dienen uitgevoerd te worden door de OCI die op 31/12/2020 de rechten heeft op het CodiplanPlus lastenboek. Nadien kan de deelnemer, indien gewenst, van OCI veranderen. De audit dient uitgevoerd te worden door éénzelfde OCI die bevoegd is voor de combi Sectorgids/Codiplan Animal Welfare/BePork (zie 2.3. Het kiezen en veranderen van OCI).

13.2. Certus deelnemers

13.2.1. Producenten

In het geval de deelnemer over zowel een Certus- als CodiplanPlus-certificaat beschikt, dan dient uitsluitend de overgangsregeling Certus, zoals hieronder beschreven, gevolgd te worden. Geen stappen dienen te worden ondernemen om het CodiplanPlus-certificaat om te laten zetten.

De overgangsperiode loopt tot de einddatum van het Certus certificaat, en/of uiterlijk tegen 31/12/2022.

Tijdens de overgangsperiode kunnen Certus deelnemers kiezen voor:

• deelname aan het BePork kwaliteitssysteem;

• stopzetting deelname aan het BePork kwaliteitssysteem.

Indien een deelnemer niet wenst in te stappen in het BePork-kwaliteitslabel, dan dient dit schriftelijk te worden gemeld aan Belpork vzw. Bij deelnemers die niet wensen in te stappen in het nieuwe kwaliteitssysteem, wordt in de TRACY databank de Certus registratie opgezegd uiterlijk 31/12/2021 ongeacht de einddatum van het Certus certificaat.

Iedereen die verder wil blijven produceren onder het BePork-kwaliteitssysteem moet een ingevuld en getekend aansluitingsformulier BePork aan Belpork vzw bezorgen voor uiterlijk 31/12/2021 dat terug te vinden is op de op de website op de website van Belpork vzw, xxx.Xxxxxxx.xx onder Toetreden. Vervolgens dient de initiële BePork audit uitgevoerd te worden ten laatste 3 maanden voor de einddatum van het Certus certificaat, en/of uiterlijk tegen 01/10/2022, ervoor zorgend dat uiterlijk op 31/12/2022 een certificatiebeslissing genomen is zodat iedere Certus-deelnemer uiterlijk 31/12/2022 beschikt over een officieel BePork certificaat. Volgend principe wordt gehanteerd:

• De deelnemers wiens Certus certificaat vervalt in de loop van 2021 of 2022, worden respectievelijk in 2021 en 2022 geauditeerd volgens een initiële audit voor de Codiplan Animal Welfare en BePork, in combinatie met een verlengings- of vernieuwingsaudit voor de Sectorgids G-040C. De datum van deze combi-audit wordt voorafgaand overeengekomen tussen de OCI en

de deelnemer. De initiële Codiplan Animal Welfare/BePork audit zal bij positief gevolg aanleiding geven tot een BePork certificaat, waarvan de einddatum gelijk gesteld wordt aan het verlengde of vernieuwde Sectorgids attest/certificaat. Bij negatief gevolg zal het huidig Certus certificaat worden geschrapt en zal geen BePork certificaat worden uitgereikt, waardoor niet kan worden deelgenomen aan het BePork kwaliteitssysteem. De audit dient uitgevoerd te worden door éénzelfde OCI die bevoegd is voor de combi Sectorgids/Codiplan Animal Welfare/BePork (zie 2.3. Het kiezen en veranderen van OCI).

• De deelnemers wiens Certus certificaat vervalt in de loop van 2023 en 2024, worden respectievelijk in 2021 en 2022 geauditeerd volgens een initiële audit voor de Codiplan Animal Welfare en BePork, ter vervanging van de spotaudit die jaarlijks bij 20% van de gecertificeerden dient uitgevoerd te worden. Het Sectorgids attest/certificaat blijft behouden tot de einddatum. De datum van deze combi-audit wordt voorafgaand overeengekomen tussen de OCI en de deelnemer. Deze initiële BePork audit, zal bij positief gevolg aanleiding geven tot een officieel BePork certificaat, waarvan de einddatum gelijk is aan het lopende Sectorgids attest/certificaat. Bij negatief gevolg zal geen BePork certificaat worden uitgereikt én wordt het huidig Certus certificaat geschrapt waardoor niet kan worden deelgenomen aan het BePork én Certus kwaliteitssysteem.

De (allereerste initiële) BePork audits binnen de overgangstermijn dienen uitgevoerd te worden door de OCI die op 31/12/2020 de rechten heeft op het Certus lastenboek. Nadien kan de deelnemer, indien gewenst, van OCI veranderen. De audit dient uitgevoerd te worden door éénzelfde OCI die bevoegd is voor de combi Sectorgids/Codiplan Animal Welfare/BePork (zie 2.3. Het kiezen en veranderen van OCI).

13.2.2. Transport

Aangezien Certus deelnemers reeds voldoen aan alle normen voor het verkrijgen van een BePork- certificaat, worden Certus deelnemers tijdens de overgangsperiode meteen aanvaard in het BePork kwaliteitssysteem indien zij dat wensen. Dit houdt in dat zij zonder eerst een initiële BePork audit te hebben ondergaan, potentieel actief zijn in het BePork-transport: het vervoer van biggen naar en tussen BePork-producenten en het vervoer van BePork-vleesvarkens naar BePork-erkende slachthuizen.

De overgangsperiode loopt tot de einddatum van het Certus certificaat. Tijdens de overgangsperiode kunnen Certus deelnemers kiezen voor:

• deelname aan het BePork kwaliteitssysteem;

• stopzetting deelname aan het BePork kwaliteitssysteem.

Iedereen die verder wil blijven transporteren onder het BePork-kwaliteitssysteem dient de initiële BePork audit uit te voeren ten laatste 3 maanden voor de einddatum van het Certus certificaat,

ervoor zorgend dat uiterlijk op de einddatum van het huidig certificaat een certificatiebeslissing genomen is zodat iedere Certus-deelnemer uiterlijk op de einddatum van het Certus certificaat beschikt over een officieel BePork certificaat. De datum van de initiële audit wordt voorafgaand overeengekomen tussen de OCI en de deelnemer. Deze initiële BePork audit zal bij positief gevolg aanleiding geven tot een BePork certificaat. Bij negatief gevolg zal geen BePork certificaat worden uitgereikt én wordt het huidig Certus certificaat geschrapt waardoor niet kan worden deelgenomen aan het BePork kwaliteitssysteem.

13.2.3. Verwerking (slachthuizen en uitsnijderijen)

Aangezien Certus deelnemers reeds voldoen aan alle normen voor het verkrijgen van een BePork- certificaat, worden Certus deelnemers tijdens de overgangsperiode meteen aanvaard in het BePork kwaliteitssysteem indien zij dat wensen. Dit houdt in dat zij zonder eerst een initiële BePork audit te hebben ondergaan, potentiële leveranciers zijn van BePork-karkassen, -vlees en -bijproducten.

Hiertoe dienen zij het aansluitingsformulier BePork in te vullen en ondertekend in te dienen bij Belpork vzw. Het aansluitingsformulier is terug te vinden op de website van Belpork vzw, xxx.Xxxxxxx.xx onder Toetreden.

Zolang het aansluitingsformulier niet werd ingediend kan niet worden deelgenomen aan het BePork kwaliteitssysteem.

De overgangsperiode loopt tot de einddatum van het Certus certificaat. Tijdens de overgangsperiode kunnen Certus deelnemers kiezen voor:

• deelname aan het BePork kwaliteitssysteem;

• stopzetting deelname aan het BePork kwaliteitssysteem.

Indien een deelnemer niet wenst in te stappen in het BePork-kwaliteitslabel, dan dient dit schriftelijk te worden gemeld aan Belpork vzw. Bij deelnemers die niet wensen in te stappen in het nieuwe kwaliteitssysteem, blijft de Certus registratie geldig tot einddatum van het Certus certificaat.

Indien de Certus deelnemers na de vervaldatum van hun huidig lopend certificaat verder wensen te gaan onder het BePork- kwaliteitssysteem, dient de initiële BePork audit uitgevoerd te worden ten laatste 1 maand voor de einddatum van het Certus certificaat. De datum van de initiële audit wordt voorafgaand overeengekomen tussen de OCI en de deelnemer. Deze initiële BePork audit zal bij positief gevolg aanleiding geven tot een BePork certificaat, waarvan de einddatum gelijk gesteld wordt aan het vernieuwde FebevPlus certificaat, dat tevens gelijk is aan de vervaldatum van het Sectorgids G-018 certificaat. Bij negatief gevolg zal geen BePork certificaat worden uitgereikt én wordt het huidig Certus certificaat geschrapt waardoor niet kan worden deelgenomen aan het BePork kwaliteitssysteem.

De audit dient uitgevoerd te worden door éénzelfde OCI die bevoegd is voor de combi Sectorgids/FebevPlus/BePork (zie 2.3. Het kiezen en veranderen van OCI).

DEEL II. Eisen aan controle- en certificatie-instellingen en auditors

BePork-certificering is een productcertificering. Alle instellingen die hierbij betrokken zijn, dienen te voldoen aan de BePork-specifieke eisen, zoals beschreven in dit hoofdstuk. De goedgekeurde controle- en certificatie-instellingen worden bevoegd voor de uitvoering van onafhankelijke audits bij (kandidaat-) deelnemers aan het BePork-kwaliteitssysteem. De Raad van Bestuur van Belpork vzw kan een controle- en certificatie-instelling erkennen indien deze:

• voldoet aan de nodige voorwaarden beschreven in dit hoofdstuk;

• geschikt is bevonden door Belpork vzw om met een controle- en certificatie-opdracht belast te worden.

De Raad van Bestuur van Belpork vzw is als enige bevoegd voor de erkenning, de weigering, schorsing en de schrapping van controle- en certificatie-instellingen.

1 Toetredings- en erkenningsprocedure

1.1. Algemene toetredingsvoorwaarden

Enkel controle- en certificatie-instellingen met een maatschappelijke zetel in België, die deelnemers volgens het BePork-kwaliteitshandboek wensen te certificeren, op niveau van productie, transport en verwerking kunnen zich kandidaat stellen voor erkenning als controle- en certificatie-instelling volgens het BePork-kwaliteitshandboek.

1.2. Procedure

Een controle- en certificatie-instelling stelt zich kandidaat door het indienen van onderstaande documenten. Elke kandidatuur dient per e-mail doorgestuurd te worden naar Belpork vzw.

• De laatst goedgekeurde en gepubliceerde balans en resultatenrekening van de controle- en certificatie-instelling, de samenstelling van de Raad van Bestuur, een organigram van de organisatie en het jaarverslag van het voorgaande jaar.

• Een verklaring die de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting en de omvang van het kader weergeeft.

• Het attest (met droogstempel) van de RSZ waaruit blijkt dat er geen achterstand is in de betalingen van de bijdrage.

• Een lijst van de controle- en/of certificatietaken die in het domein van de landbouw en/of de voedingssector uitgevoerd werden tijdens de laatste twee jaar met vermelding van de periode en de publiek- en privaatrechterlijke instanties waarvoor zij bestemd waren.

• Een kopij van het BELAC-certificaat en accreditatiescope van de controle- en certificatie- instelling en labo-activiteiten.

• Een organigram van de sleutelpersonen (o.a. verantwoordelijke contactpersoon (coördinator) en een plaatsvervanger) met naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer en een communicatiecascade in geval van hoogdringende communicatie.*

• Een lijst met namen en beroepskwalificaties van het personeel dat met de uitvoering van de opdracht belast zou worden en de bijhorende CV’s. Voor elke auditor die belast zal worden met de uitvoering van audits transport dient Belpork vzw eveneens in het bezit te zijn van een kopij van het getuigschrift vakbekwaamheid (varkens)vervoer. Daarnaast dient de OCI een bevoegdheidsmatrix te voorzien: dit is een lijst van alle auditors met per auditor de aanduiding van de schakel(s) waarvoor hij/zij audits mag uitvoeren. Deze lijst moet steeds up-to-date in het bezit zijn van Belpork vzw.*

• Een lijst van de supervisors die belast worden met de certificatie-activiteiten. Deze lijst moet steeds up-to-date in het bezit zijn van Belpork vzw.*

• Een getekend exemplaar van het geldende kwaliteitshandboek en intern reglement van

“BePork-kwaliteitsvarkensvlees”, waarbij bevestigd wordt dat de controle- en certificatie- instelling zich aan alle regels van het BePork-kwaliteitssysteem, zoals beschreven in het kwaliteitshandboek en intern reglement, zal houden.

• Een origineel ondertekend exemplaar van het kwaliteitshandboek en intern reglement, ter

bevestiging dat zij zich akkoord verklaren voor toepassing van de hierin omschreven regels en voorschriften (geparafeerd op iedere bladzijde én gedateerd en gehandtekend op de laatste bladzijde).*

• De offerte voor het uitvoeren van de controle en certificatie in het kader van het BePork kwaliteitshandboek op basis van het standaarddocument ‘Model opmaak offerte BePork’.*

Een gereduceerd aanvraagdossier is toegelaten voor controle- en certificatie-instellingen die reeds aanvaard werden door de Raad van Bestuur van Belpork vzw op basis van het document ‘procedure selectie OCI’s versie 3 01/01/2014’ en ‘procedure selectie OCI’s Transport versie 1 dd. 20/06/2016’. Dit gereduceerd aanvraagdossier omvat een beperkt aantal bewijsstukken (*). Enkel wanneer Xxxxxxx vzw in het bezit is van de noodzakelijke documenten én na betaling van de deelnemersbijdrage (zie 4. Bijdrageregeling controle- en certificatie-instelling), kan de toetredingsprocedure gestart worden.

Hierna genoemde aspecten kunnen gebeurlijk ook in aanmerking genomen worden om de controle- en certificatie-instellingen te aanvaarden, namelijk de bedrijfsstructuur (organigram), personeelsbezetting, flexibiliteit, beroepskwalificatie personeel, onafhankelijkheid, financiële stabiliteit, internationale referenties e.d. informatie die door de controle- en certificatie-instelling wordt bezorgd aan Belpork vzw.

Indien aan alle voorwaarden voldaan is, kan de kandidaat- controle- en certificatie-instelling door beslissing van de Raad van Bestuur van Belpork vzw worden erkend als controle- en certificatie- instelling voor controle en certificatie van het BePork-kwaliteitshandboek. Een contractuele overeenkomst van onbepaalde duur wordt gesloten tussen de controle- en certificatie-instelling en Belpork vzw.

2. Eisen aan controle- en certificatie-instelling

2.1. Accreditatie en erkenning

De controle- en certificatie-instelling moet minimaal beschikken over een accreditatie voor productcertificatie volgens de norm EN ISO/IEC 17065 toegekend door BELAC of door een andere Europese accreditatieinstelling die binnen het multilaterale agreement (MLA) door EA werd erkend.

In de scope van de accreditatie moet het BePork-kwaliteitshandboek opgenomen zijn met daarbij duidelijk aangegeven voor welke schakels van het BePork-kwaliteitssysteem de OCI controle- en certificatie-activiteiten onder accreditatie uitvoert.

De controle- en certificatie-instelling dient tevens te beschikken over een erkenning van het FAVV voor het uitvoeren van de validatie/certificatie van de aanwezige autocontrole op het bedrijf (zie ook op xxx.xxxx.xx). De controle- en certificatie-instelling moet eveneens de bijkomende voorschriften opgenomen in de procedure PB 07 P 03 voor de erkenning van keurings- en certificerings-instellingen van het FAVV in het kader van het KB Autocontrole respecteren.

Indien de kandidaat-OCI nog niet beschikt over een accreditatie voor controle en certificatie in het kader van het BePork-kwaliteitshandboek en dit voor de schakels die hij wenst te auditeren, verbindt de controle- en certificatie-instelling zich ertoe om zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 18 maand, over een accreditatie te beschikken. Is dit niet het geval, dan wordt de controle- en certificatie- instelling onmiddellijk geschorst.

Belpork vzw kan een voorlopige erkenning toestaan tot de accreditatie is verkregen. Vereisten voor voorlopige erkenning van een controle- en certificatie-instelling zijn dat:

• een schriftelijk bewijs kan voorgelegd worden aan Belpork vzw dat de OCI de nodige stappen heeft ondernomen om de BePork-accreditatie te verwerven;

• de OCI reeds geaccrediteerd is voor een andere scope door BELAC in overeenstemming met EN ISO/IEC 17065.

Bij aanpassingen aan het kwaliteitshandboek of intern reglement meldt Belpork vzw de wijzigingen en eventueel nieuwe versies aan BELAC. Er wordt aangegeven aan de reeds erkende controle- en certificatie-instellingen en BELAC of Belpork vzw het nodig acht om een nieuwe accreditatie voor de controle- en certificatie-instellingen te bekomen. Indien geen sterke wijzigingen werden doorgevoerd dan neemt BELAC de wijzigingen en eventueel nieuwe versie mee bij de eerstvolgende audit bij de betrokken controle- en certificatie-instelling.

De controle- en certificatie-instelling stelt Belpork vzw onmiddellijk op de hoogte wanneer BELAC of een andere Europese accreditatie-instelling de accreditatie voor de scope zou hebben ingetrokken.

2.2. Onafhankelijkheid en objectiviteit

De onafhankelijkheid van de controle- en certificatie-instelling en objectiviteit van de controle en certificatie moeten verzekerd zijn. Alle personeel dat bij de BePork-controle en certificatie betrokken zijn, mogen aan geen enkele activiteit deelnemen die de onafhankelijkheid en de integriteit in het gedrang brengen. Om belangenconflicten te vermijden, mag de controle- en certificatie-instelling:

• geen audits en certificaties uitvoeren voor deelnemers waarmee hun personeel een morele, financiële, commerciële of contractuele band heeft of heeft gehad gedurende de laatste 24 maanden;

• geen audits en certificaties uitvoeren voor deelnemers waarvoor hun personeel of auditoren regelmatig consultancy, training of bepaalde (administratieve) diensten uitvoeren of uitgevoerd hebben gedurende de laatste 24 maanden;

• enkel de handleiding en checklijsten gebruiken die door Belpork vzw ter beschikking worden gesteld voor het uitvoeren van BePork-audits.

Dit geldt ook voor freelance personeelsleden.

Indien zich voor één of meerdere te auditeren bedrijven een belangenconflict zou voordoen, dan meldt de controle- en certificatie-instelling dit onmiddellijk aan Belpork vzw en worden deze deelnemers toegewezen aan een andere controle- en certificatie-instelling.

2.3. Voorwaarden personeel

De controle- en certificatie-instelling heeft volgende verantwoordelijkheden met betrekking tot personeel:

• de controle- en certificatie-instelling moet een verantwoordelijke contactpersoon (=coördinator) en een plaatsvervanger aanduiden en moet beschikken over minstens één

bevoegde auditor per schakel en ook over minstens één supervisor. De supervisor kan ook de rol van coördinator vervullen;

• de controle- en certificatie-instelling moet ervoor zorgen dat het personeel voldoet aan de

nodige voorwaarden beschreven in dit hoofdstuk door supervisie, vorming en het behouden van de deskundigheid;

• de controle- en certificatie-instelling moet ervoor zorgen dat alle medewerkers zich bewust

zijn van hun verantwoordelijkheden. Waar gedocumenteerde procedures/werkinstructies voor de uit te voeren taken bestaan, hebben de relevante medewerkers daar toegang toe en is men in staat dat de werkzaamheden in overeenstemming met de instructies uitgevoerd worden;

• de auditors van de controle- en certificatie-instelling dienen te allen tijde de geldende sanitaire wettelijke normen en het bedrijfseigen hygïeneprotocol te respecteren en hiertoe de gepaste preventieve maatregelen te nemen inzake gedragscode en kledij teneinde de overdracht van besmettelijke (dier)ziekten te vermijden;

• de controle- en certificatie-instelling moet erop toezien dat een verlengingsaudit maximaal drie keer na elkaar door dezelfde auditor bij dezelfde deelnemer uitgevoerd wordt.

Belpork vzw kan examens (die verplichtend zijn voor alle auditoren) opleggen.

Freelance auditoren, kunnen voor meerdere controle- en certificatie-instellingen optreden, indien ze onderworpen zijn aan het kwaliteitssysteem van elke betrokken controle- en certificatie-instelling, indien hun competentie gevalideerd is door elke betrokken controle- en certificatie-instelling en indien ze erkend zijn door Belpork vzw.

2.3.1. Auditors

Auditors zijn gekwalificeerde personeelsleden voor elk van de respectievelijke schakels waarin ze erkend zijn voor activiteiten in het BePork-kwaliteitssysteem. Een erkenning van auditor kan enkel worden toegekend aan een persoon die:

• beschikt over minstens een diploma hoger secundair onderwijs, bij voorkeur in een discipline die verband houdt met landbouw, milieu, voeding of gelijkwaardig;

• in staat is om een audit in de taal van de deelnemer te kunnen uitvoeren om op een efficiënte manier te kunnen communiceren, zowel mondeling als schriftelijk;

• de nodige ervaring en gepaste kennis beschikt voor wat betreft de op internationaal vlak gestelde eisen voor de norm ISO 19011 met inbegrip van kennis en het vermogen om beoordelingsprincipes, -praktijken en -technieken toe te passen;

• kennis en ervaring hebben in de vleessector betreffende:

o de technische karakteristieken van de processen en producten;

o de processen en praktijken die relevant zijn voor de sector;

o het wettelijk kader of regelgeving (het koninklijk besluit van 13 juli 2014 betreffende levensmiddelenhygiëne en de dierengezondheidswet van 24 maart 1987);

o specifieke terminologie;

o de normen die van toepassing zijn op de betrokken producten en in het betrokken domein (Sectorgids dierlijke productie X-000, Xxxxxxxx Animal Welfare, Sectorgids rood vlees G-018, HACCP, GHP, BePork, FebevPlus)

o uitvoerige kennis heeft van het BePork-kwaliteitshandboek en –reglement;

o voldoet aan art. 10 van het KB 14/11/2003 betreffende autocontrole, meldingsplicht en traceerbaarheid in de voedselketen, met name aan de in hoofdstuk VI gestelde eisen.

• minstens 10 audits per 2 jaar uitvoert in de varkenssector.

Naast bovenstaande eisen moeten bepaalde personeelsleden ook voldoen aan functie afhankelijke eisen.

2.3.1.1. Auditor productie

Enkel auditoren die in aanmerking komen voor het uitvoeren van de audits in het kader van de validatie van de Sectorgids G-040 kunnen in aanmerking komen om audits uit te voeren in het kader van het BePork-lastenboek.

De auditoren moeten formeel bevoegd verklaard zijn in de databank door Belpork vzw voor de uitvoering van BePork-audits.

Enkel de auditors die een theoretische en praktische opleiding gevolgd hebben, mogen de checklijst voor dierenwelzijn invullen en dus de volledige BePork-audit uitvoeren. De auditor moet beschikken over een certificaat, uitgereikt door Belpork vzw, met betrekking tot de dierenwelzijneisen. Elke auditor moet 1x/ jaar slagen voor de test in de train-the-trainer tool, met een minimum interval van 6 maanden tussen opeenvolgende testen. Indien de auditor niet slaagt voor de test dan dient de test herhaald te worden tot de auditor geslaagd is. De controle- en certificatie-instelling registreert de scores van de testen per auditor. Het bewijs hiervan dient jaarlijks voorgelegd te worden aan Belpork vzw.

2.3.1.2. Auditor transport

De auditor moet kennis hebben van:

• de toepassing van de Europese Verordening (EG) Nr. 1/2005 inzake de bescherming van dieren tijdens het vervoer en daarmee samenhangende activiteiten;

• de toepassing van het Koninklijk Besluit van 10 juni 2014 betreffende de voorwaarden voor het vervoer, het verzamelen en het verhandelen van landbouwhuisdieren;

• de inhoud van de opleiding “Vervoerder van dieren” Versie 16 05 2013 waarover chauffeurs van veetransporten het examen dienen af te leggen tot het behalen van een getuigschrift van vakbekwaamheid. Auditoren die onaangekondigde audits uitvoeren, moeten aantoonbaar het examen “Vervoerder van dieren” (algemene module en module varkens) met succes afgelegd te hebben;

• Auditoren die onaangekondigde audits uitvoeren, moeten kennis hebben over de werking van slachthuizen ter hoogte van de onreine zone, en moeten beschikken over relevante ervaring in het uitvoeren van audits bij slachthuizen. Dit kan door het zelfstandig uitvoeren van audits in het kader van de validatie van de autocontrolegids voor slachthuizen en uitsnijderijen. Het meevolgen van minstens twee audits in het kader van de validatie van de autocontrolegids voor slachthuizen en uitsnijderijen kan eveneens in rekening gebracht worden als relevante auditervaring.

2.3.1.3. Auditor verwerking

Enkel auditoren die in aanmerking komen voor het uitvoeren van de audits in het kader van de validatie van de Sectorgids G-018 kunnen in aanmerking komen om audits uit te voeren in het kader van het BePork-lastenboek.

De auditoren moeten formeel bevoegd verklaard zijn in de databank door Belpork vzw voor de uitvoering van BePork-audits.

2.3.2. Supervisor

De supervisor is verantwoordelijk binnen de certificatie-instelling voor de certificatiebeslissingen, en beschikt hiervoor over de nodige expertise voor de evaluatie van de auditrapporten.

De supervisors dienen het volgende profiel te hebben. Supervisors

• voldoen aan de eisen van BePork-auditoren, zoals beschreven in 2.3.1. Enkel de algemene en niet de functie afhankelijke eisen zijn voor supervisors van toepassing;

• hebben auditervaring onder het BePork kwaliteitssysteem.

De supervisors moeten formeel bevoegd verklaard zijn in de databank door Belpork vzw voor de supervisie van BePork audits.

2.3.3. Coördinator

De controle- en certificatie-instelling stelt 1 tweetalige projectcoördinator aan en een vervanger die het aanspreekpunt is voor Belpork vzw en het BePork-project coördineert binnen de structuur van de controle- en certificatie-instelling.

Deze persoon moet minstens een hogere opleiding genoten hebben van universitair of hoger niet- universitair onderwijs of gelijkwaardig door ervaring (bio-ingenieur, industrieel ingenieur of dierenarts,…). Het personeelslid moet beschikken over voldoende technische bagage inzake kwaliteitssystemen.

Opmerking of bijsturingen die door Belpork vzw aan de coördinator worden doorgegeven, moeten worden gecommuniceerd aan de auditoren en de administratief medewerkers.

De coördinator organiseert:

• interne opleidingssessies over BePork aangaande specifieke documenten, de controle en certificatie van het BePork-kwaliteitshandboek, de werking van de databank,…;

• intern kwaliteitsoverleg waarin vaststellingen, bemerkingen, problemen en vragen onder de aandacht wordt gebracht van de coördinator. Auditoren moeten zich bewust zijn van de noodzaak van het rapporteren van bemerkingen en problemen.

2.3.4. Administratief personeel

Het administratief personeel verantwoordelijk voor de planning van audits, het toesturen van de nodige informatie naar Belpork vzw, de opvolging en de uitgifte van certificaten en de invoer in de databank moet hiervoor een interne opleiding hebben genoten.

2.4. Vorming voor auditoren

De controle- en certificatie-instelling is verantwoordelijk voor de interne basisopleiding van het personeel. De doelstelling van de basisopleiding is te bewerkstelligen dat een nieuwe auditor over voldoende kennis beschikt betreffende het BePork-kwaliteitshandboek en het reglement met hierbij een bijzondere aandacht voor:

• de auditprocedure;

• de specifieke normen, de classificatie en de afhandeling van de tekortkomingen;

• wetgeving, de wettelijke zaken die zijn opgenomen in het BePork kwaliteitshandboek of nodig om de normen uit het BePork-kwaliteitshandboek te begrijpen/te kunnen beoordelen;

• BePork-kwaliteitshandboek, -reglement en -beoordeling;

• deontologische beroepscode;

• TRACY en de Codiplan databank;

• AB Register;

• dierenwelzijn;

• audit onder toezicht: de controle- en certificatie-instelling zal niet aanvaarden dat een auditor een audit zonder toezicht uitvoert wanneer hij vooraf geen toereikende audit onder toezicht heeft uitgevoerd, tijdens dewelke hij permanent werd geobserveerd door een gekwalificeerde auditor.

2.5. Behoud van de deskundigheid

Het behoud van de deskundigheid van de auditor wordt verzekerd door het volgende:

De controle- en certificatie-instelling organiseert jaarlijks een permanente opleiding. Deze opleiding is bestemd voor alle personeelsleden die in contact komen met het BePork-kwaliteitshandboek. Het doel van de permanente opleiding is dat het personeelslid voldoende vertrouwd raakt met de veranderingen in de eisen van het systeem, volgens zijn/haar uit te voeren taken binnen de instelling. Elke auditor moet jaarlijks 8 opleidingsuren volgen.

De inhoud van de permanente opleiding houdt het volgende in:

• recente wijzigingen in de reglementering;

• wijzigingen in het kwaliteitshandboek;

• de actuele thema’s gerelateerd aan het auditproces (auditvaardigheden, communicatie);

• technische opfrissingen: bespreking veel voorkomende fouten in auditrapport, ingave in TRACY/Codiplandatabank, statuslijn, auditvaardigheden en het auditproces, kritische normen;

• themaopleidingen: dierenwelzijn, varkensvoeder, huisvesting, gezondheidszorg en ziektepreventie, biggen en zeugenhouderij, invoeren biggen, aanlevering, slachtlijn, traceerbaarheid, klachten, ontvangst, versnijden, karkastemperatuur;

• nabespreking audits onder supervisie: de controle- en certificatie-instelling dient een intern monitoringprogramma (witness on site) op te zetten en te implementeren ter evaluatie van de auditoren. Elke auditor wordt minstens 1 keer om de 3 jaar beoordeeld tijdens het uitvoeren van een audit. De resultaten hiervan worden geregistreerd, beoordeeld en, indien nodig, worden er passende maatregelen genomen. De witness audit uitgevoerd door Belpork vzw kan gebruikt worden voor het intern monitoringsprogramma.

• train-the-trainer tool dierenwelzijn: elke auditor productie moet 1x/ jaar slagen voor de test in de train-the-trainer tool, met een minimum interval van 6 maanden tussen opeenvolgende testen. Indien de auditor niet slaagt voor de test dan dient de test herhaald te worden tot de auditor geslaagd is. De controle- en certificatie-instelling registreert de scores van de testen per auditor. Het bewijs hiervan dient jaarlijks voorgelegd te worden aan Belpork vzw.

Het aantal uur permanente opleiding gespendeerd aan het BePork-kwaliteitshandboek hangt sterk af van het aantal wijzigingen in het BePork-kwaliteitshandboek. Indien geen wijzigingen in het kwaliteitshandboek werden doorgevoerd, mogen het resterende aantal opleidingsuren gespendeerd worden aan beoordelingsprincipes, -praktijken en -technieken, technische karakteristieken van de processen en producten, processen en praktijken die relevant zijn voor de sector, het wettelijk kader of regelgeving en normen die van toepassing zijn op de betrokken producten en in het betrokken domein.

Iedere auditor en supervisor is verplicht om deel te nemen aan 2 vaste opleidingsdagen per 3 jaar georganiseerd door Belpork vzw. Deze opleidingen worden door Belpork vzw zelf georganiseerd of in samenwerking met een derde partij, afhankelijk van het onderwerp dat zal behandeld worden.

De inhoud houdt het volgende in:

• mogelijkheid auditors om bepaalde zaken terug te koppelen – toelichting van vragen;

• opfrissing - veel voorkomende fouten;

• updates - wijzigingen in reglementering, in beoordeling van kwaliteitshandboek.

Maximaal 2x/jaar moet de werkgroep “controle- en certificatie-instellingen” vergaderen op initiatief van Belpork vzw. Deze werkgroep bestaat uit de coördinatoren of hun vervangers en uit de Belpork vzw-vertegenwoordigers. Op deze vergaderingen krijgt men ook de gelegenheid om ervaringen uit te wisselen over de audits en het controlesysteem samen verder te ontwikkelen. In deze vergadering kunnen voorstellen tot wijzigingen in het kwaliteitshandboek, procedures, overeenkomsten, checklijsten, audits en voorstellen van projecten gedaan worden waar de controle- en certificatie- instellingen betrokken partij zijn. Belpork vzw maakt van elke vergadering een verslag en koppelt dit terug aan de controle- en certificatie-instellingen. De controle- en certificatie-instelling neemt de informatie afkomstig van deze werkgroep mee op in haar programma voor permanente vorming en draagt zorg voor de verspreiding ervan bij haar betrokken auditoren.

2.6. Deontologische beroepscode

De auditor dient steeds onderstaande deontologische beroepscode te volgen.

• de auditor moet onpartijdig, objectief, eerlijk, open en integer zijn;

• de auditor moet elke situatie vermijden die leidt tot eventuele belangenvermenging en die zijn/haar onpartijdigheid in opspraak zou kunnen brengen;

• de auditor mag geen enkele vorm van omkoping, giften of entertainment in geld of in natura aanvaarden;

• de auditor moet de eventuele verplaatsingskosten en verblijfskosten beperkten tot redelijke bedragen;

• de auditor zal de opdrachten steeds dusdanig uitvoeren dat de eventuele hinder voortspruitend uit zijn/haar taken op de dagelijkse bedrijfsvoering, tot een minimum beperken.

• de auditor mag geen enkele bevindingen of informatie gerelateerd aan een auditopdracht

onthullen aan een derde partij;

• de auditor moet alle personen betrokken bij een audit steeds op tactvolle en respectvolle wijze behandelen en elke vorm van intimidatie, persoonlijke bekritisering of vijandigheid vermijden;

• de auditor moet de standpunten van de beoordeelde deelnemer in acht nemen en zijn/haar bevindingen niet laten beïnvloeden door persoonlijke overtuigingen, meningen of ervaringen;

• de auditor mag niet handelen op een wijze die afbreuk kan doen aan de reputatie en de belangen van Belpork vzw;

• de auditor mag niet de indruk wekken te spreken in naam van Belpork vzw wanneer wordt deelgenomen aan evenementen die niet door Belpork vzw worden georganiseerd;

• de auditor moet een audit steeds zorgvuldig en zonder vooringenomenheid uitvoeren en de actuele van toepassing zijnde procedures daarbij in acht nemen;

• de auditor moet bevindingen op een eerlijke en behoorlijke wijze rapporteren. Conformiteit met de norm zal steeds beoordeeld worden op basis van concrete en feitelijke bewijzen.

2.7. Documentair systeem

De controle- en certificatie-instelling voert een documentair systeem in dat haar toelaat te waarborgen dat de certificatie overeenkomstig de afspraken verloopt. Het beleid, de doelstellingen, de werkzaamheden en de verantwoordelijkheden zijn consistent vastgelegd en ingevoerd. De controle- en certificatie-instelling moet het behalen van de doelstelling nagaan volgens de verwachtingen en behoeften van belanghebbenden.

De OCI moet de kwaliteit van haar activiteiten nagaan door middel van klanten- tevredenheidsanalyses. Er moet een klachtenbehandelingssysteem in voege zijn. Daarbij worden tenminste verzonden en ontvangen klachten bewaard en de genomen maatregelen alsook het bewijs van de implementatie ervan geregistreerd. Na grondige evaluatie zal de beslissing van de OCI aangaande de ontvangen klacht schriftelijk gemotiveerd en aangetekend meegedeeld worden aan de betrokken deelnemer. Klachten die in het kader van “BePork” geuit worden, dienen binnen de week aan Belpork vzw gerapporteerd te worden.

2.8. Crisisplan

Een functionerend crisisplan is bij de controle- en certificatie-instelling geïmplementeerd (bv. noodnummers om beschikbaarheid te verzekeren, flowcharts). De controle- en certificatie-instelling

bezorgt Belpork vzw een organigram van de sleutelpersonen met naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer en een communicatiecascade in geval van hoogdringende communicatie. Daarenboven moeten de controle- en certificatie-instelling de toegang garanderen tot de gebouwen en de noodzakelijke documenten in geval van crisis. In geval Belpork vzw onvoldoende (snel) of onvolledige informatie krijgt van de controle- en certificatie-instelling of de deelnemers in kwestie, kan een ‘audit of special purpose’ op locatie georganiseerd worden om ter plaatse de nodige vaststellingen te doen.

2.9. Analyses

Alle analysen die gebeuren in het kader van het BePork-kwaliteitssysteem dienen uitgevoerd te worden door laboratoria die voor de betreffende parameter, matrix en analysemethode over een accreditatie (ISO 17025) beschikken.

Iedere uitgevoerde analyse dient onder accreditatie te gebeuren. Als bewijs van de accreditatie geldt het BELAC-logo op het analyserapport.

2.10. Onderaanneming

Onderaanneming wordt enkel toegelaten in het kader van de uitbesteding van analyses.

Met andere woorden, een OCI kan geen audits laten uitvoeren door een andere OCI. Freelance auditoren daarentegen, kunnen voor meerdere OCI’s optreden, indien ze onderworpen zijn aan het kwaliteitssysteem van elke betrokken OCI, indien hun competentie gevalideerd is door elke betrokken OCI en indien ze erkend zijn door Belpork vzw.

3. Weigering, sanctionering, annulering en opzegging

3.1. Weigering van een kandidaat-controle- en certificatie-instelling door Belpork vzw

Indien de kandidatuurstelling afwijkt van hoger vermelde toetredingsvoorwaarden, wordt de kandidatuur als onbestaande beschouwd tot op het ogenblik dat volledig voldaan is aan de voorwaarden. Bij gebrek aan regularisatie binnen de 3 maanden vervalt de kandidatuurstelling.

De weigering van een kandidaat-controle- en certificatie-instelling wordt bij aangetekend schrijven aan de betrokken kandidaat door de Raad van Bestuur van Belpork vzw betekend.

Eventueel beroep in rechte door de kandidaat-controle- en certificatie-instelling tegen deze weigering heeft geen opschortende werking wat de beslissing betreft.

3.2. Sanctionering

De volgende lijst bevat non-conformiteiten die aanleiding kunnen geven tot een verwittiging of een schrapping van de controle- en certificatie-instelling door Belpork vzw:

• niet-naleving van de voorwaarden bepaald in het BePork-reglement en BePork- kwaliteitshandboek;

• misbruik van de goedkeuring door Belpork vzw;

• overtreding van de eisen voor de goedkeuring door Belpork vzw;

• niet-naleving van de financiële verplichtingen ten aanzien van Belpork vzw;

• inbreuken op het BePork-reglement;

• het in diskrediet brengen van Belpork vzw of van één van de standaarden beheerd door Belpork vzw;

• intrekking, schorsing of opzegging van de accreditatie;

• accreditatie niet bekomen binnen de 18 maanden na de bekendmaking van de accreditatiewaardigheid van de actuele versie van het kwaliteitshandboek of verlies van de BELAC-accreditatie;

• weigeren van een maatschappelijke zetel, witness of administratieve audit zonder gegronde reden;

• bij vaststelling van een NC A1 bij een maatschappelijke zetel audit;

• gebrek aan objectiviteit en onafhankelijkheid;

• gebrek aan samenwerking en communicatie met Belpork vzw en gebrek aan reactie op vragen van Belpork vzw;

• specifiek door Belpork vzw ingeroepen of formeel tussen de controle- en certificatie- instelling en Belpork vzw ingeroepen redenen;

• bewijs van een nalatigheid.

De Raad van Bestuur van Belpork vzw kan de controle- en certificatie-instelling één van de volgende sancties opleggen:

• een waarschuwing en een termijn geven aan de controle- en certificatie-instelling die haar toelaat haar tekortkomingen aantoonbaar op te heffen. Indien de controle- en certificatie- instelling zich niet in regel stelt binnen de gestelde termijn, moet een andere sanctie worden opgelegd. Voor eenzelfde non-conformiteit kan binnen een periode van 12 maanden slechts eenmaal de waarschuwing als sanctie worden uitgesproken;

• de overeenkomst (geheel of gedeeltelijk) opschorten totdat de tekortkomingen aantoonbaar zijn opgeheven, zodat tijdens de schorsing de controle- en certificatie-instelling niet langer haar activiteiten kan uitoefenen;

• de overeenkomst verbreken met een opzeggingsperiode van 14 dagen die ingaat de dag na verzending (datum poststempel) van het aangetekend schrijven, zodat de controle- en certificatie-instelling nadien niet langer haar activiteiten kan uitoefenen;

• de overeenkomst met onmiddellijke ingang verbreken, zodat de controle- en certificatie- instelling onmiddellijk haar activiteiten moet staken.

Deze sancties zijn afgestemd op de xxxxx xxx xx xxxxxx. De normen waaraan de OCI dient te voldoen evenals de bijhorende sancties worden uitvoerig beschreven in hoofdstuk 8. Integriteitsprogramma.

De controle- en certificatie-instelling heeft vanaf ontvangst van deze beslissing 15 dagen de tijd om bezwaar in te dienen via een aangetekend schrijven. Bij indienen van een bezwaar wordt de beslissing van de Raad van Bestuur niet opgeschort. De Raad van Bestuur heeft na de ontvangst van het bezwaar 60 dagen de tijd het definitieve besluit via een aangetekend schrijven ter kennis te brengen van de controle- en certificatie-instelling.

De schrapping van een erkende controle- en certificatie-instelling wordt bij aangetekend schrijven aan de betrokken deelnemer door de controle- en certificatie-instelling betekend.

De uitgesloten controle- en certificatie-instelling is niet gemachtigd tot het uitvoeren van audits. Alle audits gepland tijdens de periode van de schorsing moeten worden uitgevoerd door een andere door Belpork vzw goedgekeurde controle- en certificatie-instelling. De geschorste controle- en certificatie- instelling is verantwoordelijk voor het organiseren van deze audits, en dit in overleg met de deelnemers. De kosten verbonden aan deze audits uitgevoerd door een andere goedgekeurde controle- en certificatie-instelling, worden gedragen door de geschorste controle- en certificatie- instelling. De geschorste controle- en certificatie-instelling dient aan Belpork vzw een overzicht te bezorgen van de geplande audits tijdens de periode van de schorsing evenals een overzicht van de controle- en certificatie-instelling die tijdens de periode van de schorsing de audits zal uitvoeren bij

de deelnemers. De deelnemers mogen geen enkel nadeel ondervinden van de schorsing, niet-verlenging of verbreking van de overeenkomst.

Bij schrapping moet elke commercialisatie binnen het BePork-kwaliteitssysteem door de betreffende controle- en certificatie-instelling onmiddellijk stopgezet worden.

3.3. Opzegging

De overeenkomst tussen Belpork en de OCI is opzegbaar bij beslissing van de Raad van Bestuur van Belpork of bij beslissing van de OCI (bv. stopzetten van de controle-en certificatieactiviteiten voor het BePork-lastenboek) via aangetekend schrijven, waarbij een opzegtermijn voor beide partijen van minstens 6 maanden moet worden gerespecteerd. De opzegtermijn begint te lopen de maandag volgend op de week waarin de opzegging ter kennis werd gegeven. Bij opzeg van de overeenkomst door één van de partijen brengt de OCI alle deelnemers waar zij bevoegd voor was voor de controle en certificatie in het kader van het BePork kwaliteitssysteem hiervan tijdig op de hoogte.

4. Bijdrageregeling controle- en certificatie-instelling

De controle- en certificatie-instelling verbindt er zich toe een jaarlijkse bijdrage (vaste fee + variabele fee) aan Belpork vzw te betalen in het kader van de controle-en certificatie-opdrachten. De jaarlijkse fee bedraagt €375 (excl. BTW) en blijft gelijk ongeacht het aantal kwaliteitshandboeken en/of schakels waarop de controle- en certificatie-instelling is ingetekend. De variabele fee bedraagt €1 per afgeleverd certificaat (excl. BTW) en is verschuldigd per certificaat dat per schakel en per kwaliteitshandboek wordt uitgereikt. De inning van beide bijdragen gebeurt steeds aan het begin van het kalenderjaar volgend op het kalenderjaar waarop de facturatie van de bijdrage betrekking heeft.

Alle facturen van Belpork vzw zijn contant betaalbaar. Vanaf de vervaldag (30 dagen na facturatiedatum) brengt elke niet-betaalde factuur van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een jaarlijkse rente op, gelijk aan de rentevoet bepaald in art. 5 van de Wet betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties van 2 augustus 2002. Wanneer de factuur in hoofdsom en rente niet betaald wordt binnen de 14 dagen na verzending van een aanmaningsbrief, wordt de schuld verhoogd met een bijkomende schadevergoeding, conventioneel vastgesteld op 10 % van het op de vervaldag verschuldigde bedrag met een minimum van € 50,00.

De controle- en certificatie-instelling verbindt zich ertoe de eventuele aanpassingen aan de jaarlijkse bijdrage, zoals beslist door de Raad van Bestuur van Belpork vzw na te leven. De controle- en controle- en certificatie-instelling wordt hier steeds vooraf van op de hoogte gebracht door Belpork vzw.

5. Werkinstructies

De controle- en certificatie-instelling moet over procedures beschikkingen zodat de controle- en certificatie-opdracht overeenkomstig de afspraken met Belpork vzw verloopt. De OCI beschikt over een procedure die de wijze beschrijft waarop:

• de audits worden geprogrammeerd (keuze en beschikbaarheid van de auditor, planning van de audits, communicatie met de deelnemer, etc.);

• de audits gebeuren. Het certificatieproces (audit, verificatie van het dossier, certificatie beslissing) van een deelnemer wordt beschreven in stappen met telkens de verantwoordelijke functies;

• de werkinstructies van Belpork vzw worden opgenomen in de interne procedures van de OCI.

Alle procedures dienen te voldoen aan de BePork-werkinstructies, zoals beschreven in dit hoofdstuk. De onderwerpen in dit hoofdstuk komen overeen met de onderwerpen in deel I van dit document. Voor de procedures specifiek voor de (kandidaat-) deelnemers wordt verwezen naar deel I.

5.1. Toetredings- en erkenningsprocedure kandidaat-bedrijven

5.1.1. Primaire dierlijke productie en verwerking (slachthuizen en uitsnijderijen)

5.1.1.1. Procedure voor kandidaat-bedrijven met activiteit

Indien de initiële audit gunstig is én na betaling van de deelnemersbijdrage door de kandidaat- deelnemer (zie 5.8. Bijdrageregeling), kan de OCI overgaan tot een schriftelijke erkenning (= certificatie) van het bedrijf van de kandidaat-deelnemer. De OCI zal het BePork-certificaat naar de deelnemer versturen.

Het BePork-certificaat heeft een begindatum gelijk aan de validatiedatum en een einddatum gelijk aan de einddatum van de certificatieperiode van de Sectorgids. De begindatum van het BePork- certificaat kan nooit in het verleden liggen.

5.1.1.2. Procedure voor kandidaat-bedrijven in opstart

De OCI kan een tijdelijk BePork-certificaat toekennen in de verwerking na een beperkte initiële BePork audit binnen 3 maanden na het verwerken van een aansluitingsformulier, voor een duurtijd van het tijdelijke certificaat voor de Sectorgids, met éénzelfde begin- en einddatum als het toegekend tijdelijk Sectorgids- en FebevPlus-certificaat. Dit kan uitsluitend indien aan volgende voorwaarden is voldaan:

• er aantoonbaar een attest/certificaat voor de Sectorgids van beperkte duur voor dit bedrijf wordt afgeleverd door het FAVV/een OCI;

• er op basis van hogergenoemd certificaat voor de Sectorgids, aantoonbaar vanuit Febev vzw een FebevPlus-certificaat wordt afgeleverd voor dezelfde maximale periode;

• tijdens de audit alle aspecten die gecontroleerd kunnen worden, effectief ook geëvalueerd worden;

• aan alle normen van het BePork-kwaliteitshandboek is voldaan;

5.1.2. Transport

5.1.2.1. Procedure voor kandidaat-BePork-deelnemers

Indien de initiële audit gunstig is én na betaling van de deelnemersbijdrage door de kandidaat deelnemer (zie 5.8. Bijdrageregeling), kan de OCI overgaan tot een schriftelijke erkenning (= certificatie) van het bedrijf van de kandidaat-deelnemer. De OCI zal het BePork-certificaat naar de deelnemer versturen.

Het certificaat heeft een begindatum gelijk aan de inputdatum en een einddatum gelijk aan de einddatum van de certificatieperiode van de Sectorgids.

5.2. Controle en certificatie

5.2.1. Algemeen

De auditor toetst de normen aangegeven in het BePork-kwaliteitshandboek door enerzijds een administratieve en anderzijds een fysische audit (visueel en/of analytisch).

Alle bevindingen worden genoteerd op de checklijst en het samenvattend auditrapport (SAR). Het SAR wordt in tweevoud opgesteld waarbij één exemplaar bestemd is voor de OCI en één exemplaar voor de (kandidaat-) deelnemer. Deze documenten dienen bij het beëindigen van de door de OCI uitgevoerde audit tegengetekend te worden door de gecontroleerde (kandidaat-) deelnemer.

De OCI verbindt er zich toe om de rapportering van controles en certificatiebeslissingen in het kader van het BePork-kwaliteitshandboek uitsluitend uit te voeren volgens het intern reglement. De ingave van de certificatiebeslissing op niveau van verwerking in TRACY (statuslijnen) dient uitgevoerd te worden volgens de Handleiding webtoepassing OCI. Tijdens de audit maakt de auditor gebruik van de checklijst, het beoordelingsschema en de werkinstructies opgemaakt door Belpork vzw. De goedkeuring van de auditrapporten (certificatiebeslissing) gebeurt door de supervisor en deze is verschillend van de auditor die de audit heeft uitgevoerd. Bij het nemen van de certificatiebeslissing worden het beoordelingsschema en de werkinstructies opgemaakt door Belpork vzw gehanteerd.

5.2.2. Type audits

5.2.2.1. Initiële- of toetredingsaudit

De OCI zal binnen een termijn van maximaal 1 maand, nadat de opdracht door Belpork vzw werd geven, een initiële audit uitvoeren bij de kandidaat-deelnemer, behoudens overmacht of tenzij later op vraag van de kandidaat-deelnemer tot maximaal 3 maanden na het verwerken van een aansluitingsformulier. De initiële audit is steeds aangekondigd waarbij de datum van de audit wordt overeengekomen tussen de OCI en de kandidaat-deelnemer.

Tijdens een initiële audit in de primaire productie of bij de verwerking beoordeelt de auditor alle normen van de BePork-kwaliteitshandboek van toepassing op de gecontroleerde schakel. Bovendien zal bij de producenten de dierenwelzijnschecklijst gecontroleerd te worden door de auditor. De gegevens die voor deze checklijst worden ingevuld, dienen aan Belpork vzw doorgegeven te worden via een manuele ingave of via een Txt-bestand in TRACY.

Een initiële audit voor BePork-transport omvat een administratieve en fysische audit van de normen met betrekking tot transport zoals beschreven in hoofdstuk 1, 2 en 4 van deel V van het BePork kwaliteitshandboek:

1. Algemene Voorwaarden (uitz. norm T7+);

2. Vereisten Transportmiddel;

4. Reinigen en ontsmetten transportmiddel.

De initiële audit voor transport wordt zo ingepland dat er tijdens de audit vervoersmiddelen voor het BePork-transport van varkens aanwezig zijn op de maatschappelijke zetel.

De eventueel vastgestelde non-conformiteiten dienen binnen 3 maanden (voor producenten en transportbedrijven) of 1 maand (voor slachthuizen en uitsnijderijen) na de audit te worden afgerond.

De ingave van de audit in de databank en het nemen van de bijhorende certificatiebeslissing dient uiterlijk 14 dagen na ontvangst van de nazendingen te gebeuren. Op niveau van productie gebeurt de ingave in de Codiplan databank, en op niveau van verwerking gebeurt ingave in TRACY.

Het certificaat heeft een geldigheidsduur van de begindatum, gelijk aan de validatiedatum, tot de einddatum gelijk aan de einddatum van de certificatieperiode van de Sectorgids.

5.2.2.2. Verlengings- of periodieke audit

Verlengingsaudits mogen maximaal 3 keer na elkaar door dezelfde auditor bij dezelfde deelnemer uitgevoerd worden.

De auditor schenkt extra aandacht tijdens de verlengingsaudit aan de non-conformiteiten die tijdens de voorgaande audit vastgesteld zijn en de effectiviteit en implementatie van corrigerende en preventieve maatregelen.

De eventueel vastgestelde non-conformiteiten dienen binnen 1 maand na de audit te worden afgerond.

De ingave van de audit in de databank en het nemen van de bijhorende certificatiebeslissing dient uiterlijk 14 dagen na ontvangst van de nazendingen, en vóór de vervaldatum van het huidig lopende certificaat te gebeuren.

Indien de einddatum van het certificaat wordt overschreden en er wordt niet onmiddellijk een nieuwe audit ingepland dient de OCI dit te melden aan Belpork vzw. De deelnemer krijgt een status ‘On Hold’, toegekend door de OCI op aansturen van Belpork vzw, in afwachting van het uitvoeren van een vernieuwingsaudit. Wanneer uiterlijk binnen één jaar geen nieuwe audit is uitgevoerd zal de deelnemer geschrapt worden.

• Aangekondigde verlengingsaudit

Bij producenten, slachthuizen en uitsnijderijen dient de auditor alle normen van het BePork-kwaliteitshandboek te beoordelen. Bovendien zal bij de producenten de dierenwelzijnschecklijst gecontroleerd te worden door de auditor. De gegevens die voor deze checklijst worden ingevuld, dienen aan Belpork vzw doorgegeven te worden via een manuele ingave of via een Txt-bestand in TRACY. Bij de transportbedrijven omvat de verlengingsaudit een administratieve en fysische audit van de normen beschreven in hoofdstuk 1, 2 en 4, inclusief norm T22+ uit hoofdstuk 3, van deel V van het BePork-kwaliteitshandboek:

1. Algemene Voorwaarden (uitz. norm T7+);

2. Vereisten Transportmiddel;

3. Vervoermethode – norm T22+ bezettingsdichtheid

4. Reinigen en ontsmetten transportmiddel.

De verlengingsaudit bij transportbedrijven wordt zo ingepland dat er tijdens de audit vervoersmiddelen voor het BePork-transport van varkens aanwezig zijn op de maatschappelijke zetel.

Het certificaat sluit aan op de vervaldatum van het vorige certificaat en heeft een geldigheidsduur tot de einddatum van de certificatieperiode van de Sectorgids.

• Onaangekondigde verlengingsaudit

Het onaangekondigd verleningsaudit programma is enkel van toepassing op slachthuizen en uitsnijderijen.

Onaangekondigde audits, met als doel het huidig certificaat te verlengen, worden aangeduid als onaangekondigde verlengingsaudits.

Een onaangekondigde verlengingsaudit is een verlengingsaudit waarbij de auditdatum voorafgaand niet gecommuniceerd wordt naar de deelnemer.

De OCI wordt door de deelnemers die reeds gecertificeerd zijn, ingelicht binnen de 3 maanden na de laatste auditdatum over de intentie om in te schrijven in, te blijven binnen of uit te schrijven uit het programma van de onaangekondigde verlengingsaudit.

Xxxx XxXxxx-deelnemer heeft de mogelijkheid om jaarlijks aan de controle- en certificatie-instelling

15 dagen door te geven waarop het bedrijf niet beschikbaar is voor een onaangekondigde verlengingsaudit. Deze 15 dagen gelden dan voor de periode tussen 31 januari van het betreffende jaar tot 31 januari van het daaropvolgende jaar. De OCI kan de reden voor het niet beschikbaar zijn, betwisten als deze niet noodzakelijk lijkt en kan naar eigen inzicht de vooropgestelde data

accepteren. De dagen waarop het bedrijf niet in werking is, bijvoorbeeld weekend, nationale feestdagen of ingeroosterde productiestops, worden niet meegenomen in deze 15 dagen.

Al deze niet-productiedagen worden samen met de 15 niet beschikbare dagen aangegeven bij de controle- en certificatie-instelling. De 15 dagen waarop het bedrijf niet beschikbaar is (inclusief de reden) en de niet-productiedagen worden jaarlijks en ten laatste op 31 januari van het betreffende jaar gecommuniceerd aan de bevoegde OCI. Indien deze communicatie niet gebeurde, kan de deelnemer deze dagen ook aangeven bij het inschrijven voor dit programma.

Binnen 30 min na aankomst van de auditor dient de controle van de productiefaciliteiten plaats te vinden.

Het certificaat zal de “onaangekondigde optie” vermelden. Het certificaat sluit aan op de vervaldatum van het vorige certificaat en heeft een geldigheidsduur tot de einddatum van de certificatieperiode van de Sectorgids.

5.2.2.3. Vernieuwingsaudit

Een vernieuwingsaudit wordt uitgevoerd:

• In aanwezigheid van activiteit;

• binnen een termijn van 1 jaar na de einddatum van het vorige certificaat (deelnemers met een statuslijn ‘On Hold’).

De vernieuwingsaudit is steeds aangekondigd waarbij de datum van de audit wordt overeengekomen tussen de OCI en de (kandidaat-) deelnemer.

Tijdens een vernieuwingsaudit beoordeelt de auditor alle normen van het BePork- kwaliteitshandboek van toepassing op de gecontroleerde schakel.

Tijdens een vernieuwingsaudit in de productie of bij de verwerking beoordeelt de auditor alle normen van de BePork-kwaliteitshandboek van toepassing op de gecontroleerde schakel. Bovendien zal bij de producenten de dierenwelzijnschecklijst gecontroleerd te worden door de auditor. De gegevens die voor deze checklijst worden ingevuld, dienen aan Belpork vzw doorgegeven te worden via een manuele ingave of via een Txt-bestand in TRACY.

1. Algemene Voorwaarden (uitz. norm T7+);

2. Vereisten Transportmiddel;

4. Reinigen en ontsmetten transportmiddel.

De vernieuwingsaudit voor transport wordt zo ingepland dat er tijdens de audit vervoersmiddelen voor het BePork-transport van varkens aanwezig zijn op de maatschappelijke zetel.

De auditor schenkt extra aandacht tijdens de vernieuwingsaudit aan de non-conformiteiten die tijdens de voorgaande audit vastgesteld zijn en de effectiviteit en implementatie van corrigerende en preventieve maatregelen. De eventueel vastgestelde non-conformiteiten dienen, in tegenstelling tot de initiële audit, binnen 1 maand na de audit te worden afgerond.

De ingave van de audit in de databank en het nemen van de bijhorende certificatiebeslissing dient uiterlijk 14 dagen na ontvangst van de nazendingen genomen te worden.

Het certificaat heeft een geldigheidsduur van de begindatum, gelijk aan de validatiedatum, tot de einddatum gelijk aan de einddatum van de certificatieperiode van de Sectorgids.

5.2.2.4. Corrigerende maatregel-audit

In bepaalde gevallen zal het nodig zijn dat een corrigerende maatregel-audit op het bedrijf wordt uitgevoerd om na te gaan of de vastgestelde A non-conformiteiten effectief gecorrigeerd werd(en) (bv. wanneer de effectiviteit van een corrigerende maatregel niet documentair beoordeeld kan worden). Enkel de corrigerende maatregelen voor de A non-conformiteiten worden tijdens deze audit gecontroleerd.

Deze audit vindt plaats binnen 3 maanden na een initiële audit of binnen 1 maand na een verlengings-, vernieuwings-, of onaangekondigde audit. De datum van de corrigerende maatregel- audit wordt overeengekomen tussen de OCI en de (kandidaat-) deelnemer. Een corrigerende maatregel-audit wordt steeds uitgevoerd door dezelfde auditor als diegene die de oorspronkelijke audit op basis waarvan tot een corrigerende maatregel-audit werd beslist, heeft uitgevoerd.

Als tijdens een corrigerende maatregel-audit blijkt dat er nog steeds in onvoldoende mate aan de eisen voldaan wordt, wordt de corrigerende maatregel audit negatief afgesloten.

Binnen de termijn die voorzien wordt voor het nemen van corrigerende maatregelen, kunnen indien nodig meerdere CMA worden ingepland om na te gaan of de tijdens de oorspronkelijke audit vastgestelde non-conformiteiten waarvoor een CMA noodzakelijk was, effectief werden gecorrigeerd. Deze CMA zal bij positief gevolg aanleiding geven tot het positief afsluiten van de oorspronkelijke audit, op basis waarvan de CMA werd ingepland. Bij een initiële audit of vernieuwingsaudit waarbij de einddatum van het huidige certificaat overschreden werd, zal een certificaat worden uitgereikt. In alle andere gevallen zal het lopende certificaat worden verlengd of behouden. Indien de vooropgestelde termijn voor het nemen van corrigerende maatregelen niet gerespecteerd wordt, wordt ook de oorspronkelijke audit, op basis waarvan de CMA werd ingepland, negatief afgesloten. Bij een initiële audit of vernieuwingsaudit waarbij de einddatum van het huidige certificaat overschreden werd, zal geen certificaat worden uitgereikt. In alle andere gevallen zal het lopende certificaat worden ingetrokken.

De ingave van de CMA audit in de databank en het nemen van de bijhorende beslissing dient uiterlijk 3 maanden na een initiële audit of 1 maand na een verlengings-, vernieuwings-, of onaangekondigde audit te gebeuren en in geval van een verleningsaudit vóór de vervaldatum van het huidig lopende certificaat te gebeuren.

5.2.2.5. Onaangekondigde audit

De onaangekondigde audits gebeuren op het bedrijf van de deelnemer. Een onaangekondigde audit voor BePork-transport gebeurt evenwel tijdens transport, meer specifiek bij aankomst van het BePork transport bij een van de BePork-gecertificeerde producenten of slachthuizen.

• Als de deelnemer de onaangekondigde audit weigert, verliest deze met onmiddellijke ingang het BePork-certificaat.

• Hoofdstuk 5.4 Integriteitsprogramma geeft de volledige auditprocedure weer bij onaangekondigde audits.

5.2.3. Het kiezen en veranderen van OCI

Iedere deelnemer kiest zelf, tijdens de toetreding of tijdens de looptijd van zijn certificaat door welke door Belpork vzw erkende controle- en certificatie-instelling hij wenst gecontroleerd te worden. Er kan echter nooit een audit uitgevoerd worden zonder schriftelijke toestemming van Belpork vzw. Indien een BePork-deelnemer overstapt naar een andere controle- en certificatie-instelling, wordt Belpork vzw onmiddellijk in kennis gesteld door de betrokken controle- en certificatie-instellingen. Pas na goedkeuring van Belpork vzw kan de nieuwe controle- en certificatie-instelling een audit uitvoeren. Op vraag van de deelnemer zal de controle- en certificatie-instelling die verlaten wordt gevraagd worden alle bestaande en noodzakelijke documenten over te dragen aan de door de deelnemer aangeduide controle- en certificatie-instelling. De nieuwe controle- en certificatie- instelling is verplicht om de getransfereerde certificatie te herzien en te implementeren binnen de vier weken na de registratie van de deelnemer, in geval van een positieve beslissing. Er dient verzekerd te worden dat de nieuw verantwoordelijke controle- en certificatie-instelling de implementatie van alle correctieve acties verder opvolgt of dat de verandering van controle- en certificatie-instelling pas plaats vindt nadat alle openstaande correctieve maatregelen geïmplementeerd werden. Indien de controle- en certificatie-instelling de overgang weigert, dan moet Belpork vzw hierover binnen de vier weken ingelicht worden.

De controle- en certificatie-instelling engageert zich om de BePork-audits zoveel mogelijk uit te voeren in combinatie met de Sectorgids, de Codiplan Animal Welfare (voor productie), de FebevPlus (voor verwerking) en/of een andere privaat lastenboek indien mogelijk.

5.3. Beoordelingswijze

1. Knock Out-criteria (NC A1)

2. A non-conformiteit (NC A2)

3. B non-conformiteit (NC B)

4. C non-conformiteit (NC C) of aanbeveling

Deze categorieën van non-conformiteiten zijn eveneens opgenomen in het kwaliteitshandboek en de checklijst.

Bij ingave van de audit in de databank wordt bij elke vastgestelde non-conformiteit de steekproef vaststelling overgenomen. Dit auditrapport in de databank moet aangevuld worden met correcties, corrigerende maatregelen en/of actieplannen.

5.3.1. Knock Out-criteria (NC A1)

5.3.1.1. Primaire dierlijke productie en verwerking

Bij vaststelling van een knock out wordt de certificatiebeslissing onmiddellijk genomen en gerapporteerd aan Belpork vzw en aan de betrokken deelnemer. Het certificaat van de desbetreffende deelnemer wordt zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen 1 werkdag na de auditdatum ingetrokken door de controle- en certificatie-instelling.

5.3.1.2. Transport

Voor BePork-transport worden de NC A1 criteria op het niveau van de deelnemer (hoofdstuk 1, 2 of 4 van deel V van het BePork-kwaliteitshandboek) of op het niveau van de chauffeur/actieve bijrijder/zelfstandige in loondienst (hoofdstuk 3 van deel V van het BePork-kwaliteitshandboek) beoordeeld. De andere drie categorieën van non-conformiteiten (A2, B en C) worden steeds beoordeeld op het niveau van de deelnemer.

5.3.1.2.1. NC A1 op niveau van de deelnemer

Indien non-conformiteiten vastgesteld worden voor de normen in hoofdstuk 1, 2 of 4 van deel V van het BePork-kwaliteitshandboek die een NC A1 tot gevolg hebben, zal de deelnemer uitgesloten worden uiterlijk binnen 1 werkdag na de auditdatum (zie 5.5.2. Schrapping). Zodra de deelnemer aan alle normen van het BePork-kwaliteitshandboek voldoet, kan hij opnieuw zijn kandidatuur stellen tot certificatie. Indien een deelnemer wordt uitgesloten, dient een periode van minstens 6 weken nageleefd te worden alvorens een initiële audit wordt uitgevoerd. Een transportbedrijf dat niet over een BePork-certificaat Transport of een gelijkwaardig certificaat (i.e. QS-certificaat) beschikt, mag geen BePork-transporten uitvoeren.

5.3.1.2.2. NC A1 op niveau van een chauffeur/actieve bijrijder/zelfstandige in loondienst werkzaam bij een erkende deelnemer

Indien er voor de normen in hoofdstuk 3 van deel V van het BePork-kwaliteitshandboek non conformiteiten vastgesteld worden die een NC A1 tot gevolg hebben, wordt de chauffeur/actieve bijrijder/zelfstandige in loondienst in geval van een eerste overtreding gedurende 10 werkdagen uitgesloten uiterlijk binnen 1 werkdag na de auditdatum (zie 5.5.2. Schrapping). Wanneer binnen de 3 jaar na een vaststelling van een NC A1 opnieuw een A1 non-conformiteit voor een norm uit hoofdstuk 3 van het BePork-kwaliteitshandboek deel V wordt vastgesteld bij dezelfde chauffeur/actieve bijrijder/zelfstandige in loondienst wordt de chauffeur/actieve bijrijder/zelfstandige in loondienst gedurende 20 werkdagen uitgesloten. Een schrapping van een chauffeur/actieve bijrijder/zelfstandige in loondienst werkzaam bij een erkende deelnemer heeft geen invloed op het certificaat van de erkende deelnemer. Tot het moment dat de chauffeur/actieve bijrijder/zelfstandige in loondienst opnieuw wordt toegelaten, mag hij/zij geen BePork-transporten uitvoeren. Dit geldt ook voor andere BePork gecertificeerde transportbedrijven waarvoor de chauffeur/actieve bijrijder/zelfstandige in loondienst normaal BePork transporten uitvoert. Deze transportbedrijven worden hiervan door Belpork vzw op de hoogte gesteld.

5.3.2. A non-conformiteiten (NC A2)

Indien A non-conformiteiten (NC A2) vastgesteld worden, worden deze vermeld op het samenvattend auditrapport (SAR). De deelnemer dient twee acties te ondernemen. Enerzijds een rechtzetting van de fout, en anderzijds het nemen van maatregelen voor het voorkomen van herhalingen:

• een NC A2 dient in alle gevallen gecorrigeerd te worden en het bewijs hiervan moet aan de controle- en certificatie-instelling overgemaakt worden;

• de deelnemer dient corrigerende maatregelen toe te passen met het oog op het voorkomen van herhalingen en deze aan de controle- en certificatie-instelling te melden.

Beide acties moeten ondernomen worden binnen een termijn die door de auditor op basis van de aard van de non-conformiteit wordt bepaald, maar die niet langer dan 3 maanden mag zijn in geval van een initiële audit bij producenten en transportbedrijven en 1 maand voor alle andere audittypes. Na een audit op transportniveau worden de checklijst en het samenvattend auditrapport binnen een werkdag na de audit door de OCI verzonden naar de maatschappelijke zetel van het gecertificeerde transportbedrijf. De nazendtermijn begint te lopen de maandag volgend op de week waarin de audit gebeurde. De nazendtermijn voor productie en verwerking start vanaf de dag van de audit. De vastgestelde NC A en de termijn waarbinnen het bewijs van de correcties en de corrigerende maatregelen dient te worden ingestuurd, worden vermeld op het SAR.

Indien de correcties of corrigerende maatregelen niet kunnen aangetoond worden via nazending is een corrigerende maatregel-audit binnen de vooropgestelde termijn noodzakelijk.

Indien geen correcties of corrigerende maatregelen binnen de geldige termijn worden genomen of indien deze onvoldoende zijn, wordt de audit negatief afgesloten. In geval van een initiële- en vernieuwingsaudit (na vervaldatum huidig certificaat) wordt geen certificaat uitgereikt, in alle andere gevallen wordt het lopende certificaat ingetrokken. De deelnemer wordt hier onmiddellijk van op de hoogte gebracht door de controle- en certificatie-instelling (zie 5.5.2. Schrapping).

5.3.3. B non-conformiteiten (NC B)

gebeurde. De nazendtermijn voor productie en verwerking start vanaf de dag van de audit. De vastgestelde NC B en de termijn waarbinnen het actieplan dient te worden ingestuurd, worden vermeld op het SAR.

Er moet geen corrigerende maatregel-audit worden uitgevoerd om na te gaan of het plan van aanpak effectief werd toegepast door de deelnemer. De verificatie ervan gebeurt tijdens de eerstvolgende audit.

5.3.4. C non-conformiteiten (NC C)

5.4. Integriteitsprogramma

In hoofdstuk 5.2.2.5. Onaangekondigde audit werd het type onaangekondigde audit gedefinieerd. Het volgende hoofdstuk geeft de werkinstructie bij de onaangekondigde audit weer.

5.4.1. Keuze van de bedrijven

Voor de onaangekondigde audits bij de producenten en in de verwerking ontvangt de OCI vanuit Belpork vzw elk jaar twee lijsten met daarin de geselecteerde producenten, slachthuizen en uitsnijderijen. De lijst uitgestuurd in deel I bevat 75 of 85%, afhankelijk van het procentueel aantal leden van de controle- en certificatie-instelling, van de in totaal uit te voeren onaangekondigde audits voor het jaar. Een controle- en certificatie-instelling met 30% of meer leden voor het BePork- kwaliteitssysteem zal 80 – 85 % van de in totaal uit te voeren onaangekondigde audits voor het jaar in deel I ontvangen. De resterende 15 - 25% van de totaal uit te voeren onaangekondigde audits voor het jaar worden uitgestuurd in een lijst deel II. De reden waarom een bedrijf geselecteerd werd voor een onaangekondigde audit wordt niet gecommuniceerd aan de controle- en certificatie-instelling. De lijst deel I wordt ten laatste op 31/01 gecommuniceerd aan de controle- en certificatie-

instellingen. De lijst deel II wordt ten laatste op 31/08 gecommuniceerd aan de controle- en certificatie-instellingen.

Een OCI kan een onaangekondigde audit uitvoeren bij een zelf voorgestelde deelnemer, ter aanvulling of ter vervanging van een deelnemer op de lijst, mits toestemming van Belpork vzw.

De onaangekondigde audits dienen volledig afgerond te zijn tegen 31/01 van het daarop volgend jaar.

5.4.2. Uitvoerder van de audit

Onaangekondigde audits worden standaard uitgevoerd door de OCI die reeds bevoegd is bij de deelnemer voor de controle en certificatie volgens het BePork kwaliteitssysteem.

De onaangekondigde audits in de verwerking kunnen ook worden uitgevoerd door een expert aangesteld door Belpork vzw. De verdere opvolging van de audit gebeurt door Belpork vzw. Gemotiveerd advies kan gevraagd worden aan de expert.

Indien een NC A1 tijdens de onaangekondigde audit wordt vastgesteld door een expert/auditor dan wordt afhankelijk van de aard van de non-conformiteit als volgt gehandeld:

• Indien de non-conformiteit van structurele aard is, wordt een melding gemaakt aan de bevoegde controle- en certificatie-instelling door Belpork vzw. De OCI voert een onaangekondigde audit uit om de informatie te bevestigen.

• Indien de non-conformiteit van voorbijgaande aard is dan wordt een melding met bewijsmateriaal, zoals een foto genomen van de situatie, gemaakt aan de bevoegde controle- en certificatie-instelling door Belpork vzw.

Het bericht bestemd voor Belpork vzw wordt steeds onmiddellijk na de vaststelling van de KO door de expert/auditor verzonden. Belpork vzw bezorgt dit bericht aan de OCI die reeds bevoegd is bij de deelnemer voor de controle en certificatie volgens het BePork kwaliteitssysteem. De eventuele beslissingen met betrekking tot het certificaat van de deelnemer gebeurt door de bevoegde controle- en certificatie-instelling. Belpork vzw en de deelnemer worden geïnformeerd over de beslissing van de controle- en certificatie-instelling.

5.4.3. Melding van een onaangekondigde audit

De onaangekondigde audit mag plaatsvinden op eender welk ogenblik van de certificatieperiode van een deelnemer. Het wordt echter aanbevolen dat de OCI de onaangekondigde audit niet inplant binnen de 2 maand voorafgaand aan of volgend op een initiële-, vernieuwings- of verlengingsaudit.

Een onaangekondigde audit bij producenten mag maximaal 48 uur op voorhand worden gemeld aan de deelnemer.

onaangekondigde audit. Deze 15 dagen gelden dan voor de periode tussen 31 januari van het betreffende jaar tot 31 januari van het daaropvolgende jaar. Wanneer het bedrijf deelneemt aan het onaangekondigde verlengingsaudit programma dan gaat het om dezelfde 15 dagen zoals doorgegeven voor dit programma. De controle- en certificatie-instelling kan de reden voor het niet beschikbaar zijn op deze dagen betwisten als deze niet noodzakelijk lijkt en kan naar eigen inzicht de vooropgestelde data accepteren. De dagen waarop het bedrijf niet in werking is, bijvoorbeeld weekend, nationale feestdagen of ingeroosterde productiestops, worden niet meegenomen in deze 15 dagen. Al deze niet-productiedagen worden samen met de 15 niet beschikbare dagen jaarlijks en ten laatste op 31 januari van het betreffende jaar gecommuniceerd aan de bevoegde controle- en certificatie-instelling.

Een onaangekondigde audit op BePork-transport wordt niet gemeld. Op vraag van de controle- en certificatie-instelling zendt het transportbedrijf de transportplanning voor de komende 5 werkdagen door. In deze transportplanning worden minstens gegevens aangaande datum en locatie van laden en lossen vermeld, de naam van de chauffeur en of het om een BePork transport gaat. Het verwachte en meest actuele uur van laden en lossen (voor de BePork-transporten) wordt ten laatste 12u voor het geplande transport doorgegeven aan de controle- en certificatie-instelling. Uit de transportplanning wordt random één BePork-transport geselecteerd voor het uitvoeren van een onaangekondigde audit. Welk transport werd geselecteerd, wordt vooraf niet gemeld aan de transportfirma. Een OCI kan op éénzelfde dag in éénzelfde slachthuis een onaangekondigde audit uitvoeren bij verschillende transportbedrijven.

Een deelnemer mag in principe een onaangekondigde audit niet weigeren. Bij weigering dient de deelnemer een gegronde motivatie te geven. Het is aan de controle- en certificatie-instelling om te oordelen of de reden van weigering gegrond is. De auditor zal op een later tijdstip opnieuw contact opnemen om een onaangekondigde audit uit te voeren. Bij een niet gegronde weigering of een toegangsverbod tot de administratie en productiefaciliteiten wordt het certificaat van de desbetreffende deelnemer onmiddellijk ingetrokken. Bij twijfel omtrent de ware reden van weigering informeert de auditor de OCI en Belpork vzw. Deze nemen in onderling overleg de uiteindelijke beslissing.

Belpork vzw behoudt zich het recht om witness audits uit te voeren of te laten uitvoeren op BePork audits uitgevoerd door auditors van door Belpork vzw erkende controle- en certificatie-instellingen. De producent wordt hiervan maximaal 48u op voorhand op de hoogte gesteld door de OCI en is tot 24u op voorhand in de mogelijkheid om de witness audit te weigeren op het bedrijf door melding aan de OCI. Transportbedrijven, slachthuizen en uitsnijderijen worden bij aanvang van de onaangekondigde audit op de hoogte gesteld, en zijn in de mogelijkheid op de witness audit te weigeren op het bedrijf. Indien de witness audit niet geweigerd wordt, verbindt de deelnemer zich ertoe vrije toegang en volledige medewerking te verlenen aan de vertegenwoordigers van Belpork vzw en/of de daartoe door Belpork vzw gemandateerde controleorganen en experts.

5.4.4. Beoordeling

Een onaangekondigde audit bij transportbedrijven omvat een administratieve en fysische audit van een selectie van de normen in het BePork-kwaliteitshandboek (zie xxx.Xxxxxxx.xx onder Documenten). Bij producenten omvat de onaangekondigde audit een administratieve en fysische audit van een selectie van de normen in het BePork-kwaliteitshandboek evenals een selectie van de eisen van de Sectorgids G-040 en de Codiplan Animal Welfare (zie xxx.Xxxxxxx.xx onder Documenten). Tijdens de onaangekondigde audit bij slachthuizen en uitsnijderijen worden alle normen van het BePork kwaliteitshandboek gecontroleerd evenals een selectie van de eisen van de Sectorgids G-018 en het FebevPlus lastenboek (zie xxx.Xxxxxxx.xx onder Documenten).

Alle bevindingen worden genoteerd op de checklijst en het samenvattend auditrapport (SAR). Het SAR wordt in tweevoud opgesteld waarbij één exemplaar bestemd is voor de OCI en één exemplaar voor de deelnemer. In geval van een onaangekondigde audit bij producenten, slachthuizen of uitsnijderijen moet het SAR bij het beëindigen van de audit getekend worden door de auditor en de gecontroleerde deelnemer. In geval van een onaangekondigde audit op transport moet het SAR getekend worden door de auditor en de chauffeur van het gecontroleerde transport. Na een onaangekondigde audit op transport worden de checklijst en het samenvattend auditrapport binnen de werkdag na de audit door de OCI verzonden naar de maatschappelijke zetel van het gecertificeerde transportbedrijf.

De mogelijke non-conformiteiten zijn net zoals bij een andere audit onder te verdelen in NC A1, NC A2, NC B en NC C (zie 5.3. Beoordelingswijze).

De ingave van de audit in de databank en het nemen van de bijhorende certificatiebeslissing dient uiterlijk 14 dagen na ontvangst van de nazendingen genomen te worden.

Indien geen NC A1 wordt vastgesteld en wanneer de (eventueel) vastgestelde non-conformiteiten aantoonbaar gecorrigeerd worden en/of een plan van aanpak wordt opgemaakt dan blijft het huidig certificaat behouden. Het huidige certificaat wordt geschrapt uiterlijk binnen 1 werkdag na de auditdatum wanneer een NC A1 wordt vastgesteld of wanneer de vastgestelde A-non conformiteiten (NC A2) niet aantoonbaar gecorrigeerd worden en/of er voor vastgestelde B-non conformiteiten (NC B) geen degelijk plan van aanpak wordt opgemaakt binnen de vooropgestelde termijn (zie 5.3. Beoordelingswijze).

5.5. Weigering, schorsing, schrapping en annulatie

5.5.1. Weigering van een kandidaat-deelnemer door Belpork vzw

Indien geen initiële audit plaatsvindt 3 maanden na het indienen van het aansluitingsformulier, dient de kandidaat-deelnemer een wachttijd te respecteren van 6 weken vooraleer zich opnieuw kandidatuur te stellen tot erkenning voor het BePork kwaliteitssysteem.

Een kandidaat-deelnemer die een audit door een controleorgaan pertinent weigert, wordt eveneens geweigerd voor het BePork-kwaliteitssysteem. De deelnemersbijdrage wordt door Belpork vzw als verworven beschouwd en kan in geen enkel geval geheel of gedeeltelijk terugbetaald worden aan de deelnemer. Xxxxxxx krijgt deze deelnemer de mogelijkheid zich na 6 weken terug aan te melden voor een nieuwe toetredingsprocedure.

De weigering van een kandidaat-deelnemer wordt door de controle- en certificatie-instelling bij aangetekend schrijven aan de betrokken deelnemer betekend.

5.5.2. Schrapping van een erkende deelnemer

5.5.2.1. Primaire dierlijke productie en verwerking

Het BePork-certificaat van een deelnemer wordt ingetrokken in onderstaande gevallen.

• wanneer een NC A1 wordt vastgesteld of wanneer de vastgestelde A2-non conformiteiten (NC A2) niet aantoonbaar gecorrigeerd worden en/of er voor vastgestelde B-non conformiteiten (NC B) geen degelijk plan van aanpak wordt opgemaakt binnen de vooropgestelde termijn (zie 5.3. Beoordelingswijze);

• wanneer een BePork-deelnemer niet langer over een geldig certificaat/attest (Sectorgids G- 040 of G-018, Codiplan Animal Welfare of FebevPlus) beschikt dat als basis geldt voor het verkrijgen van een BePork certificatie;

• wanneer een BePork-deelnemer een audit door een controleorgaan en/of de vertegenwoordigers van Belpork vzw en/of de daartoe door Belpork vzw gemandateerde experts pertinent weigert;

• wanneer een BePork-deelnemer zich niet akkoord verklaart met de gebruiksvoorwaarden en wijzigingen hierin voor het gebruik van de AB Register databank (cfr. Hoofdstuk 12.3 ‘gebruik AB Register databank’), of zich niet akkoord verklaart met het BePork-kwaliteitshandboek en BePork-reglement en wijzigingen hierin.

Indien een deelnemer wordt geschrapt, dient de synchronisatie tussen de Codiplan databank en TRACY onmiddellijk uitgevoerd te worden door de OCI (zie ook 5.7.6.).

Er zal minstens een initiële audit moeten plaats vinden na minstens een wachttermijn van 6 weken om terug gecertificeerd te kunnen worden voor BePork.

5.5.2.2. Transport

Zowel een erkende deelnemer (gecertificeerd transportbedrijf) als een chauffeur actief in het BePork varkenstransport bij een erkende deelnemer, kunnen naar aanleiding van een audit uitgesloten worden.

5.5.2.2.1. Schrapping van een erkende deelnemer

De certificaat van een deelnemer wordt ingetrokken in onderstaande gevallen.

• wanneer een BePork-deelnemer zich niet akkoord verklaart met het BePork-kwaliteitshandboek en bijhorend BePork-reglement en wijzigingen hierin.

• wanneer een BePork-deelnemer zijn factuur voor de deelnemersbijdrage niet regulariseert volgens de modaliteiten beschreven in punt 3.8., wordt eveneens en zonder voorafgaandelijke verwittiging, uitgesloten uit het BePork-kwaliteitssysteem;

Het certificaat van de desbetreffende deelnemer wordt zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen 1 werkdag na de auditdatum ingetrokken door de controle- en certificatie-instelling en elk BePork-transport moet door de betreffende deelnemer onmiddellijk stopgezet worden.

Eventueel beroep door de uitgesloten deelnemer tegen deze schrapping heeft geen opschortende werking wat de beslissing betreft.

Er zal minstens een initiële audit moeten plaats vinden na minstens een wachttermijn van 6 weken om terug gecertificeerd te kunnen worden voor BePork.

5.5.2.2.2. Xxxxxxxxxx van een chauffeur werkzaam bij een erkende deelnemer

Een chauffeur/actieve bijrijder/zelfstandige in loondienst actief in het BePork-varkenstransport bij een erkende deelnemer kan uitgesloten worden voor 10 of 20 dagen (zie 5.3. Beoordeling) indien:

• een onaangekondigde audit een NC A1 aan het licht brengt voor een eis uit hoofdstuk 3,

‘Vervoermethode’, van deel V van het BePork-kwaliteitshandboek;

• een chauffeur/actieve bijrijder/zelfstandige in loondienst werkzaam bij een BePork-erkende deelnemer die een onaangekondigde audit door een controle- en certificatie-instelling pertinent weigert.

Bij schrapping moet elk BePork-transport door de betreffende chauffeur/actieve bijrijder/zelfstandige in loondienst uiterlijk binnen 1 werkdag na de audit stopgezet worden. Bij de schrapping van een chauffeur behoudt het transportbedrijf, waar de chauffeur werkzaam is, het BePork certificaat. Enkel de uitgesloten chauffeur mag geen BePork-transporten meer uitvoeren.

5.5.3. Annulatie van een erkenning door een deelnemer

Een deelnemer die zijn lidmaatschap aan het BePork kwaliteitssysteem wenst stop te zetten, moet dit schriftelijk melden aan de OCI.

De deelnemer zal geannuleerd worden uit het BePork kwaliteitssysteem zodra de einddatum van het lopende certificaat wordt overschreden, of vroeger op expliciete vraag van de deelnemer. De bevestiging van de annulatie wordt door de OCI per aangetekend schrijven aan de deelnemer meegedeeld.

Een deelnemer die zijn lidmaatschap aan het BePork kwaliteitssysteem wenst stop te zetten omdat het bedrijf wordt overgenomen door derden (zie ook 5.6. Overname), moet dit eveneens schriftelijk melden aan de OCI. In geval van een overname door derden zal de gecertificeerde deelnemer geannuleerd worden uit het BePork kwaliteitssysteem op de dag van ontvangst van de schriftelijke melding.

5.6. Overname van een gecertificeerd BePork-bedrijf

Wanneer een gecertificeerd BePork-bedrijf wordt overgenomen, moet deze overname steeds door de gecertificeerde deelnemer schriftelijk gemeld worden aan de bevoegde OCI.

5.7. Tracering (TRACY - databank)

Deze online applicatie is beschikbaar voor de deelnemers aan de kwaliteitssystemen en voor de OCI teneinde de documenten te consulteren van de eigen toegewezen deelnemers ter ondersteuning bij de controle- en certificatieopdracht, en om de controleresultaten en certificatiebeslissingen te kunnen rapporteren in de verwerking.

De auditors en supervisors worden door Belpork vzw in de databank toegevoegd op basis van hun bevoegdheid.

5.7.1. Aanmelden

Elke OCI heeft toegang tot de TRACY databank via een gebruikersnaam en een persoonlijk wachtwoord per gemachtigde gebruiker. Bij de eerste aanmelding in de TRACY databank wordt gevraagd om het wachtwoord in te stellen via de procedure “eerste aanmelding” (zie Handleiding webtoepassing OCI). Ook bij verlies van het wachtwoord dient zelf een nieuw wachtwoord aan gemaakt te worden via de procedure beschreven in de Handleiding webtoepassing OCI. Aangezien de gebruikersnaam gekoppeld is aan het e-mailadres dient het e-mailadres steeds gekend te zijn bij Belpork vzw. Op schriftelijke aanvraag kan het e-mailadres gekoppeld aan de gebruikersnaam aangepast worden.

Na aanmelding krijgt de OCI toegang tot de gegevens van de deelnemers die relevant zijn in het kader van zijn controle- en certificatieactiviteiten.

5.7.2. Controles bij verwerking

De auditor rapporteert na een audit bij een (kandidaat-) deelnemer in de verwerking zijn bevindingen via de webtoepassing volgens de procedures beschreven in de Handleiding webtoepassing OCI.

Via het “overzicht” van de controles krijgt de OCI inzage in alle audits die werden uitgevoerd door de auditors werkzaam binnen de OCI in de verwerking. Een gewenste controle kan opgevraagd worden via de zoekfunctie.

Nadat de auditor de controle en bijhorende bevindingen heeft ingebracht in TRACY, kan de supervisor overgaan tot de bedrijfscertificatie. De ingevoerde auditresultaten worden per controlevraag in eerste instantie gecontroleerd door de supervisor aan de hand van het bijhorende samenvattend auditverslag. Bij openstaande discussiepunten dient de supervisor zelf nog een

beoordeling toe te voegen. Er dient een duidelijke uitleg (steekproef en vaststelling) te worden gegeven bij de vastgestelde non-conformiteiten en discussiepunten. Wanneer een non-conformiteit of discussiepunt wordt weggewerkt, dient de reden hiervan vermeld te worden (bv. nazendingen) in het opmerkingsveld bij de desbetreffende norm.

Afhankelijk van de genomen certificatiebeslissing dient een bedrijfscertificaat te worden uitgereikt of ingetrokken. In geval van opschorting van het actuele certificaat wordt een uitleg voorzien. Het toekennen of intrekken van een bedrijfscertificaat gebeurt in de webtoepassing via het overzicht ‘Leden’ (zie 5.7.3.3. Leden).

De originele auditrapporten, SAR’s en analyseverslagen worden gedurende minstens vijf jaar bewaard door de controle- en certificatie-instelling en kunnen te allen tijde, vb. in kader van het integriteitsprogramma (zie 7. Integriteitsprogramma), opgevraagd en ingekeken worden door Belpork vzw.

5.7.3. Overzichten

5.7.3.1. Professionele transportfirma’s

De gegevens (status, label, begin- en einddatum, namen chauffeurs en nummerplaten transportmiddelen aangesloten bij de transportfirma) van de voor BePork toegestane transportbedrijven (dit zijn zowel de BePork-gecertificeerde als de QS-gecertificeerde transportbedrijven) zijn raadpleegbaar in TRACY via een zoekfunctie voor alle OCI’s. Op deze manier is de OCI in de mogelijkheid om na te gaan in functie van de controle op transport op productieniveau of op het moment van transport de chauffeur en het transportmiddel erkend was voor het transport van BePork-varkens.

Ook via het overzicht ‘Leden’ heeft de OCI toegang tot deze gegevens in het kader van de controle.

5.7.3.2. Biggenleveranciers

De OCI kan de gegevens (firmanaam, klopcode, beslagnummer, VEN-nummer, ondernemingsnummer, eigen vervoer (ja/neen), label, status, begin- en einddatum) van de Belgische erkende biggenleveranciers (de BePork-gecertificeerde varkensbedrijven) consulteren in TRACY via een zoekfunctie op beslagnummer, klopcode, VEN-nummer of ondernemingsnummer). Op deze manier kan de OCI nagaan of de aangevoerde biggen afkomstig waren van een erkende leverancier op het moment van aanlevering van biggen op een BePork-bedrijf.

5.7.3.3. Leden

Het overzicht ‘Leden’ geeft de deelnemers aan het BePork kwaliteitssysteem weer die toegewezen zijn aan de OCI.

Per deelnemer kunnen de bedrijfsgegevens en de certificatiehistoriek worden geraadpleegd. De bedrijfsgegevens zijn niet aanpasbaar voor de OCI. Indien bedrijfsgegevens niet correct zijn, dient dit gemeld te worden aan het secretariaat van Belpork vzw.

De bedrijfscertificaten per deelnemer in de primaire sector worden beheerd door de OCI via de database van Codiplan vzw. Via een automatische synchronisatie met de database TRACY worden deze bedrijfscertificaten in TRACY gevisualiseerd. (zie hoofdstuk 5.7.4).

De bedrijfscertificaten per deelnemer in de verwerking worden beheerd via het overzicht ‘Leden’. Het is de taak van de supervisor om de bedrijfscertificaten te beheren. De bedrijfscertificatie wordt toegekend via de statuslijn. De invulling van de statuslijn is afhankelijk van het resultaat van de

controle. De correcte werkwijze voor het aanmaak van deze statuslijnen wordt beschreven in de Handleiding webtoepassing OCI .

Er kan niet met terugwerkende kracht gewerkt worden voor het BePork-certificaat aangezien dit een invloed heeft op de diercertificatie.

5.7.4. Traceringsdocumenten

De diercertificatie gebeurt aan de hand van vertrekfiches, certificaten en leveringsbonnen én worden in XXXXX respectievelijk ingebracht door de producent, het slachthuis en de uitsnijderij. Zonder deze documenten kan het varkens(-vlees) of bijproduct niet in het BePork kwaliteitssysteem gecommercialiseerd worden.

De traceringsdocumenten dienen enkel ter consultatie voor de OCI om de controle- en certificatie- opdracht correct uit te voeren. De OCI heeft enkel rechten om de documenten te consulteren van de eigen toegewezen leden ter ondersteuning bij de controle- en certificatieopdracht.

5.7.5. Informatie

Het informatie onderdeel van de webtoepassing zal door Belpork vzw worden gebruikt als communicatiekanaal naar auditors en supervisors. Via deze rubriek zal Belpork vzw steeds de recentste documenten (kwaliteitshandboek, reglement, checklijsten, beoordelingsschema’s, …) ter beschikking stellen. Ook eventuele afspraken en bijkomende richtlijnen zullen via deze weg gecommuniceerd worden. Zo beschikken alle auditors en supervisors steeds over de meest recente informatie.

5.7.6. Codiplandatabank

Deze online applicatie is beschikbaar voor de deelnemers aan de kwaliteitssystemen en voor de OCI teneinde de controleresultaten en certificatiebeslissingen te kunnen rapporteren in de productie.

De auditors en supervisors worden in de databank toegevoegd op basis van hun bevoegdheid.

5.7.6.1. Controles bij productie

De auditor rapporteert na een audit bij een (kandidaat-) deelnemer in de productie zijn bevindingen via de webtoepassing.

Nadat de auditor de controle en bijhorende bevindingen heeft ingebracht in Codiplandatabank, kan de supervisor overgaan tot de bedrijfscertificatie. De ingevoerde auditresultaten worden per controlevraag in eerste instantie gecontroleerd door de supervisor aan de hand van het bijhorende samenvattend auditverslag. Bij openstaande discussiepunten dient de supervisor zelf nog een beoordeling toe te voegen. Er dient een duidelijke uitleg (steekproef en vaststelling) te worden gegeven bij de vastgestelde non-conformiteiten en discussiepunten. Wanneer een non-conformiteit of discussiepunt wordt weggewerkt, dient de reden hiervan vermeld te worden (bv. nazendingen).

Afhankelijk van de genomen certificatiebeslissing dient een bedrijfscertificaat te worden uitgereikt of ingetrokken. In geval van opschorting van het actuele certificaat wordt een uitleg voorzien.

5.7.6.2. Synchronisatie

Ten einde de tracering binnen BePork mogelijk te maken, worden certificatiegegevens van de BePork deelnemer dagelijks doorgestuurd naar de TRACY databank.

Indien een deelnemer wordt geschrapt, dient de synchronisatie tussen de Codiplan databank en TRACY onmiddellijk uitgevoerd te worden door de OCI.

5.8. Bijdrageregeling deelnemers

5.8.1. Controlekosten

De OCI zal de controle en certificatie kosten rechtstreeks aan de deelnemer factureren. In overleg met Belpork vzw worden tarieven vastgelegd die de OCI maximaal aan de deelnemers mogen aanrekenen. Deze maximumtarieven zijn te vinden op de website xxx.Xxxxxxx.xx onder Documenten .

5.8.2. Deelnemersbijdrage

Vanaf 31/12/2022 zal de OCI de deelnemersbijdrage voor kandidaat-deelnemers tijdens de toetredingsprocedure aanrekenen, samen met de kosten voor de controle. In geval van een overname door derden zal bij de toetredingsprocedure van de derde partij eveneens een deelnemersbijdrage (zie ook deel I 8.3.) via de OCI aangerekend worden. De OCI kan overgaan tot certificatie ook al is er nog geen betaling van de deelnemersbijdrage gebeurt. Het certificaat kan geschorst worden wanneer geen betaling van de ledenbijdrage is gebeurd binnen door de OCI vastgelegde betalingstermijn (minimum 30 dagen).

5.9. Klachten en beroepsmogelijkheid

Elke OCI beschikt over een gedetailleerde beroepsprocedure. Wanneer binnen de 14 dagen na het aangetekend verzenden van de beslissing van de OCI, beroep wordt aangetekend door de BePork- deelnemer tegen de afhandeling van zijn klacht, wordt de beroepsprocedure opgestart. Wanneer de beroepsprocedure wordt opgestart, wordt Belpork vzw hiervan door de OCI op de hoogte gebracht.

6. Verwerking en uitwisseling van gegevens

6.1. Communicatie en organisatie kwaliteitswerking

Elke controle- en certificatie-instelling ziet erop toe dat Belpork vzw steeds beschikt over de meest actuele gegevens en documenten. Elke wijziging (met betrekking tot de gegevens van de maatschappelijke zetel, de verantwoordelijke of coördinator, de bevoegde auditors of supervisors, etc.) dient onmiddellijk gemeld te worden aan het secretariaat van Belpork vzw.

Alle persoonsgegevens die tijdens de selectie van controle- en certificatie- instellingen verzameld worden conform de gelijknamige procedure, worden uitsluitend aangewend in het kader van de selectie van controle- en certificatie-instellingen. Deze gegevens zijn enkel zichtbaar voor Belpork vzw. De (persoons) gegevens die verzameld worden via de overeenkomst die wordt afgesloten tussen Belpork vzw en de geselecteerde controle- en certificatie-instellingen worden aangewend voor verdere communicatie omtrent de overeenkomst en de modaliteiten die hierin vastgelegd zijn. Ter informatie worden de gegevens (bedrijfsnaam, adres, telefoon, e-mail en website) van de controle- en certificatie-instellingen die erkend zijn voor het uitvoeren van de controle en certificatie

van deelnemers aan kwaliteitssystemen die onder het beheer van Belpork vzw vallen, vermeld op de website van Belpork vzw (xxx.Xxxxxxx.xx).

Persoonsgegevens verzameld van auditors of supervisors werkzaam bij een door Belpork vzw erkende controle- en certificatie-instelling wanneer zij een opleiding volgen, georganiseerd door Belpork vzw of door een derde partij in opdracht van Belpork vzw, zullen uitsluitend in het kader van de gevolgde opleiding, en waar van toepassing voor het opmaken en toekennen van een attest, worden gebruikt. Enkel Belpork vzw of de derde partij die in opdracht van Xxxxxxx vzw belast wordt met de organisatie van de opleiding hebben inzage in deze gegevens.

(Persoons)gegevens die door de OCI zelf of met betrekking tot de OCI aan Belpork worden bezorgd, worden niet voor commerciële doeleinden gebruikt, noch doorgegeven aan andere instanties zonder uitdrukkelijke toestemming. De persoonsgegevens (naam en emailadres) van de coördinatoren van de door Belpork erkende OCI worden uitsluitend aangewend voor de communicatie vanuit Belpork aan de OCI over Belpork algemeen en de door Belpork beheerde kwaliteitssystemen waarvoor de OCI bevoegd is in het bijzonder.

Persoonsgegevens worden door Belpork en zijn verwerkers, waar van toepassing, gebruikt om facturatie van gelden mogelijk te maken.

6.2. Organisatie van monitoring, controle en certificatie

In het kader van hun opdracht tot controle en certificatie hebben de auditors en supervisors van de controle- en certificatie-instellingen die erkend zijn door Belpork vzw specifieke inzagerechten in de online applicatie TRACY en AB Register. Elke auditor en supervisor die bevoegd is om audits uit te voeren en certificatiebeslissingen te nemen conform het BePork-kwaliteitshandboek ontvangt hiertoe een uniek wachtwoord en gebruikersnaam voor de desbetreffende platformen. Het wachtwoord is persoonlijk en de gebruiker verbindt er zich toe het niet te verlenen aan andere personen. Belpork vzw houdt zich het recht voor de toegang tot TRACY per gebruiker te wijzigen wanneer dit nodig wordt geacht. Wanneer wordt vastgesteld dat de controle- en certificatie- instelling de regels inzake informatiebeveiliging niet naleeft, kan de toegang tot TRACY onmiddellijk ingetrokken worden per gebruiker of voor alle gebruikers binnen een controle- en certificatie- instelling. Om inzagerechten te kunnen toekennen, worden voor deze auditors en supervisors (persoons)gegevens verzameld. Deze gegevens zijn uitsluitend bedoeld om inzagerechten te kunnen toekennen. Enkel Belpork vzw en/of zijn onderaannemer AB Register vzw heeft/hebben inzage in deze gegevens.

De controle- en certificatie-instellingen hebben uitsluitend inzagerechten in de gegevens van de leden waar zij bevoegd zijn voor de controle en certificatie. Elke deelnemer aan het BePork kwaliteitssysteem kan via zijn portaal in de databanken TRACY en AB Register zien welke OCI is toegekend aan zijn beslag. Om die reden wordt de controle- en certificatie-instelling die bevoegd is voor de controle- en certificatie conform het BePork kwaliteitssysteem per BePork gecertificeerde deelnemer bijgehouden in zowel de TRACY databank als de AB Register databank. In het kader van dienstverleningsovereenkomsten tussen Belpork vzw en derde partijen kan ook de OCI bevoegd voor controle en certificatie in opdracht van die derde partij bijgehouden worden in AB Register voor elke deelnemer die gebruik maakt van AB Register (zowel producenten die deelnemen aan AB Register vanuit hun lidmaatschap aan een kwaliteitssysteem als producenten die op vrijwillige basis deelnemen) en die voorwerp uitmaakt van deze dienstverleningsovereenkomst (zie ook ‘samenwerking derde partijen’).

Alle bekomen informatie die in het kader van de uitvoering van de overeenkomst of van een BePork- audit in het bijzonder vergaard wordt, dient strikt vertrouwelijk behandeld te worden door de

controle- en certificatie-instelling en mag enkel aan Belpork vzw en de betrokken deelnemer gerapporteerd worden. Een uitzondering vormt de meldingsplicht. Alle betrokken medewerkers van de controle- en certificatie-instelling ondertekenen hiertoe een confidentialiteitsovereenkomst opgemaakt door Belpork vzw.

De resultaten van audits bij de controle- en certificatie-instelling (maatschappelijk zetel audits, witness audits of administratieve audits), uitgevoerd door Belpork vzw of een derde partij in opdracht van Belpork vzw, worden centraal bewaard bij Belpork vzw. Uitsluitend Belpork vzw en, waar van toepassing, zijn onderaannemer, hebben zicht op deze resultaten en (persoons)gegevens die in het kader van deze audits werden verzameld.

6.3. Samenwerking derde partijen

In uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst tussen Belpork vzw en Codiplan vzw en om de ingave van audits en certificatiebeslissingen conform het BePork kwaliteitssysteem op niveau van de primaire productie in de databank van Codiplan vzw mogelijk te maken worden de gegevens van de hiertoe door Belpork vzw bevoegde OCI, auditors en supervisors geregistreerd in de Codiplan databank.

6.4. Meldingsplicht

De controle- en certificatie-instelling hebben onvoorwaardelijk en onherroepelijk de plicht om in het kader van de wet op de meldingsplicht een vastgestelde inbreuk (bekomen door audits en/of analyses) op wettelijke bepalingen die de volksgezondheid kunnen schaden, te signaleren aan de bevoegde overheid (vb. FAVV voor België). De controle- en certificatie-instelling zal de betrokken deelnemer zo snel mogelijk schriftelijk op de hoogte brengen van de melding. Inbreuken met meldingsplicht die een impact hebben op dierenwelzijn, voedselveiligheid en volksgezondheid die direct gerelateerd zijn aan het varkensbeslag, behalve administratieve zaken (met uitzondering van tracering) moeten aan Belpork vzw schriftelijk worden gecommuniceerd.

7. Integriteitsprogramma

Het integriteitsprogramma van Belpork vzw omvat diverse maatregelen om de kwaliteit van het BePork-kwaliteitshandboek te waarborgen, waarbij gefocust wordt op de evaluatie van de audits, die door de controle- en certificatie-instellingen en hun auditors verricht worden.

De belangrijkste pijlers van dit programma zijn:

• preventieve acties voor kwaliteitsborging;

• kwaliteitsborgingsmaatregelen na het vaststellen van non-conformiteiten.

7.1. Intern controlesysteem controle- en certificatie-instelling

De controle- en certificatie-instelling controleert permanent de kwaliteit van de auditrapporten opgesteld door alle auditoren en neemt de noodzakelijke maatregelen wanneer de rapporten niet

voldoen aan de systeemeisen. Deze maatregelen kunnen bestaan in een vervolgopleiding van de auditoren en/of in bijkomende audits, uitgevoerd onder begeleiding. Deze maatregelen worden voortgezet tot de opheffing van het probleem.

Hiernaast dient de controle- en certificatie-instelling een intern monitoringprogramma (witness on site) op te zetten en te implementeren ter evaluatie van de auditoren tijdens een audit. Elke auditor wordt minstens 1 keer om de 3 jaar beoordeeld tijdens het uitvoeren van een audit. De resultaten hiervan worden geregistreerd, beoordeeld en, indien nodig, worden er passende maatregelen genomen.

7.2. Controlesysteem Belpork vzw

7.2.1. Algemeen

Het volledige BePork-systeem wordt bewaakt door regelmatig monitoringsaudits op de kantoren van controle- en certificatie-instellingen, witness audits op locatie en administratieve audits verricht om het BePork-systeem te beoordelen. De beslissing waar deze monitoringsaudits plaatsvinden is gebaseerd op een willekeurig selectieproces en op het gebruik van objectieve criteria. Deze criteria zijn zowel economisch van aard (zoals het procentueel aantal leden) alsook risico-gebaseerd (zoals de vaststelling van tekortkomingen, de aanwezigheid van nieuwe elementen, kritische personen of normen).

7.2.2. Type audits

7.2.2.1. Maatschappelijke zetel audit

Een maatschappelijke zetel audit bij een controle- en certificatie-instelling vindt plaats op het adres van de betreffende geaccrediteerde controle- en certificatie-instelling om de juiste toepassing van de BePork-voorschriften te verifiëren en continue verbetering te promoten.

Elke 3 jaar wordt bij elke controle- en certificatie-instelling minstens 1 keer een maatschappelijke zetel audit uitgevoerd.

Het minimum aantal maatschappelijke zetel audits kan worden uitgebreid wanneer:

• tekortkomingen werden vastgesteld tijdens administratieve en witness audits;

• elementen aanwezig zijn waar een belangrijke wijziging heeft plaatsgehad sinds de voorbije maatschappelijke zetel audit (zoals nieuwe interne procedures naar aanleiding van een nieuwe versie van het contract, kwaliteitshandboek, reglement, handleiding TRACY,… of continue verbetering; of een nieuwe coördinator).

Het auditverloop van een maatschappelijke zetel audit is als volgt:

• Openingsgesprek

• Beoordeling volgens de normen opgesteld in de checklijst (indien gewenst op te vragen bij Belpork vzw)

• Laatste bestudering van de observaties door de auditor. Voorbereiding van het afsluitend gesprek.

• Afsluitend gesprek

• Het auditrapport wordt binnen de 3 werkdagen aan de controle- en certificatie-instelling bezorgen.

7.2.2.2. Witness audit

Witness audits worden uitgevoerd om de auditor te beoordelen tijdens een werkelijke BePork-audit.

Per jaar worden minimum 0,5% van het aantal audits uitgevoerd het voorbije jaar per controle- en certificatie-instelling, afhankelijk van het procentueel aantal leden, witness audits uitgevoerd met een minimum van 1.

Een controle- en certificatie-instelling met minder dan 30% leden van het BePork-kwaliteitssysteem zal 0,5%, van het aantal audits uitgevoerd het voorbije jaar, witness audits krijgen. Een controle- en certificatie-instelling met 30% of meer leden van het BePork-kwaliteitssysteem zal 0,6%, van het aantal audits uitgevoerd het voorbije jaar, witness audits krijgen.

Het minimum aantal witness audits kan worden uitgebreid wanneer:

• kritische personen/ normen aanwezig zijn (zoals wanneer de audit bij de deelnemer wordt uitgevoerd door de coördinator, of het een corrigerende maatregel of onaangekondigde audit betreft);

• tekortkomingen werden vastgesteld tijdens voorbije witness audits;

• elementen aanwezig zijn waar een belangrijke wijziging heeft plaatsgehad sinds de voorbije witness audit (zoals een nieuwe auditprocedure, of een nieuwe auditor).

De verantwoordelijken van de controle- en certificatie-instelling mag aanwezig zijn tijdens de witness audit van hun auditor. Dit evaluatiemoment kan gebruikt worden voor het intern monitoringsprogramma.

De OCI brengt de deelnemer op de hoogte van de extra aanwezigen. Het auditverloop van een witness audit is als volgt:

• Openingsgesprek met de auditor

• De auditor wordt ongestoord gevolgd tijdens de audit bij de deelnemer

• Beoordeling volgens de normen opgesteld in de checklijst (indien gewenst op te vragen bij Belpork vzw)

• Laatste bestudering van de observaties door de auditor. Voorbereiding van het afsluitend gesprek.

• Afsluitend gesprek

Het auditrapport wordt binnen de 3 werkdagen aan de controle- en certificatie-instelling bezorgen.

7.2.2.3. Administrative audit

Tijdens een administratieve audit wordt nagegaan of audits administratief tijdig en correct werden uitgevoerd, ingelezen en afgerond volgens de afspraken vastgelegd in het kwaliteitshandboek, het reglement en de handleiding TRACY. Een beoordeling gebeurt volgens de normen opgesteld in de checklijst (indien gewenst op te vragen bij Belpork vzw).

Per jaar worden minimum 1% van het aantal audits uitgevoerd het voorbije jaar per controle- en certificatie-instelling, afhankelijk van het procentueel aantal leden, administratieve audits uitgevoerd.

Een controle- en certificatie-instelling met 30% of meer leden van het BePork-kwaliteitssysteem zal 3%, van het aantal audits uitgevoerd het voorbije jaar, administratieve audits krijgen. Een controle-

en certificatie-instelling met minder dan 30% en meer of gelijk aan 5% leden zal 2%, van het aantal audits uitgevoerd het voorbije jaar, administratieve audits krijgen. Een controle- en certificatie- instelling met minder dan 5% leden zal 1%, van het aantal audits uitgevoerd het voorbije jaar, administratieve audits krijgen.

Concreet wordt voor minimum elke schakel in de keten, elke auditor en elke type audit (initiële, verlengings-, vernieuwings-, onaangekondigde en corrigerende maatregelaudit) een administratieve audit uitgevoerd.

Het minimum aantal administratieve audits kan worden uitgebreid wanneer:

• kritische personen/ normen aanwezig zijn (zoals wanneer de audit bij de deelnemer werd uitgevoerd door de coördinator, of het een corrigerende maatregel of onaangekondigde audit betreft);

• tekortkomingen werden vastgesteld tijdens de voorbije administratieve audits;

• elementen aanwezig zijn waar een belangrijke wijziging heeft plaatsgehad sinds de voorbije administratieve audit (zoals een nieuwe auditprocedure, of een nieuwe auditor).

7.2.2.4. Dagelijkse controle

Indien tijdens de dagelijkse controle wordt vastgesteld dat de statuslijn niet tijdig of niet correct werd ingegeven in TRACY, wordt een sanctie toegekend aan de controle- en certificatie-instelling afhankelijk van het procentueel aantal fouten per jaar (zie beoordelingswijze).

7.2.3. Beoordelingswijze

7.2.3.1. Maatschappelijke zetel audit, witness audit en administratieve audit

De auditor beoordeelt de aard en de significantie van elke non-conformiteit.

In de checklijst (indien gewenst op te vragen bij Belpork vzw) voor de administratieve, witness en maatschappelijke zetel audit is per opgelegde norm de categorie van overtreding bepaald afhankelijk van de graad van ernst van de overtreding. Er zijn 3 verschillende categorieën van non- conformiteiten (NC’s) die maximaal kunnen worden opgelegd:

1. Knock Out-criteria (NC A1)

2. A non-conformiteit (NC A2)

3. B non-conformiteit (NC B)

7.2.3.1.1. Knock Out-criteria (NC A1)

Indien er non-conformiteiten vastgesteld worden die een knock out tot gevolg hebben, zal de overeenkomst (geheel of gedeeltelijk) opgeschort worden totdat de tekortkomingen aantoonbaar zijn opgeheven. Tijdens de schorsing kan de controle- en certificatie-instelling niet langer de activiteiten uitoefenen. Alle audits gepland tijdens de periode van de schorsing moeten worden uitgevoerd door een andere door Belpork vzw goedgekeurde certificatie-instelling. De geschorste OCI is verantwoordelijk voor het organiseren van deze audits, en dit in overleg met de deelnemers. De kosten verbonden aan deze audits uitgevoerd door een andere goedgekeurde certificatie-instelling, worden gedragen door de geschorste OCI. De geschorste OCI dient aan Belpork vzw een overzicht te bezorgen van de geplande audits tijdens de periode van de schorsing evenals een overzicht van de

certificatie-instelling die tijdens de periode van de schorsing de audits zal uitvoeren bij de deelnemers. De deelnemers mogen geen enkel nadeel ondervinden van de schorsing.

7.2.3.1.2. A non-conformiteit (NC A2)

Indien A non-conformiteiten (NC A2) vastgesteld worden, dient de controle- en certificatie-instelling twee acties te ondernemen. Enerzijds een rechtzetting van de fout, en anderzijds het nemen van maatregelen voor het voorkomen van herhalingen.

Een NC A2 dient in alle gevallen gecorrigeerd te worden en het bewijs hiervan moet aan Belpork vzw overgemaakt worden binnen 1 maand.

De deelnemer dient corrigerende maatregelen, maatregelen om de oorzaken van geconstateerde afwijkingen te elimineren met het oog op het voorkomen van herhalingen, aan Belpork vzw te melden binnen de 5 werkdagen en deze maatregelen toe te passen. Vanuit Belpork vzw wordt meegegeven wat minstens moet opgenomen zijn in de corrigerende maatregelen.

7.2.3.1.3. B non-conformiteit (NC B)

Indien B non-conformiteiten (NC B) vastgesteld worden, moet de controle- en certificatie-instelling corrigerende maatregelen, maatregelen om de oorzaken van geconstateerde afwijkingen te elimineren met het oog op het voorkomen van herhalingen, opstellen binnen de 5 werkdagen na ontvangst van het SAR op de maatschappelijke zetel en overmaken aan Belpork vzw. Vanuit Belpork vzw wordt meegegeven wat minstens moet opgenomen zijn in de corrigerende maatregelen. Binnen een termijn die Belpork vzw redelijk acht, uiterlijk binnen 3 maanden, moeten de corrigerende maatregelen door de controle- en certificatie-instelling geïmplementeerd worden. De verificatie ervan gebeurt tijdens de eerstvolgende audit.

Indien een NC B tijdens een witness audit wordt vastgesteld, dienen onderstaande corrigerende maatregelen te worden opgenomen:

Binnen de 3 maanden moet een extra interne opleiding of vergadering worden voorzien voor alle auditors waarin de aandachtspunten n.a.v. de witness audits aan bod komen. Bewijs hiervan moet worden bezorgd aan Belpork vzw.

De bevindingen dienen ook toegevoegd te worden of extra benadrukt te worden aan de inhoud van de permanente opleidingen en het interne monitoringsprogramma van de controle- en certificatie- instelling. Dit zal worden nagegaan tijdens de eerstvolgende maatschappelijke zetel audit.

Als dezelfde inbreuken (NC A2 en NC B) zich herhaaldelijk voordoen kan Belpork vzw beslissen een extra maatschappelijke zetel audit in te plannen.

7.2.3.2. Dagelijkse controle

Een sanctie wordt toegekend aan de controle- en certificatie-instelling afhankelijk van het procentueel aantal fouten (aantal NC/aantal leden/jaar (%)).

1. 0 ≤ x < 2 %

Een waarschuwing wordt gegeven aan de controle- en certificatie-instelling.

2. 2 ≤ x < 5 %

De controle- en certificatie-instelling bezorgt binnen de periode van 5 werkdagen een actieplan aan Belpork vzw met de corrigerende acties die zullen genomen worden voor elk van de vastgestelde inbreuken. Vanuit Belpork vzw wordt meegegeven wat minstens moet opgenomen zijn in het actieplan. Binnen 1 maand moet het actieplan door de controle- en certificatie-instelling geïmplementeerd worden.

3. 5 ≤ x < 10 %

• De controle- en certificatie-instelling bezorgt binnen de periode van 5 werkdagen een actieplan aan Belpork vzw met de corrigerende acties die zullen genomen worden voor elk van de vastgestelde inbreuken. Vanuit Belpork vzw wordt meegegeven wat minstens moet opgenomen zijn in het actieplan. Binnen 1 maand moet het actieplan door de controle- en certificatie-instelling geïmplementeerd worden.

• De controle- en certificatie-instelling controleert via de interne controlesystemen het tijdig afsluiten en correct toevoegen van de dossiers in TRACY met een minimum van 5% dossiers per jaar.

4. ≥ 10 %

Belpork vzw kan beslissen een extra maatschappelijke zetel audit in te plannen.

7.3. Kwaliteitsborgingsmaatregelen na het vaststellen van non-conformiteiten

Belanghebbende partijen hebben het recht om elke mogelijke non-conformiteit aan Belpork vzw door te geven voor nader onderzoek als onderdeel van het integriteitsprogramma.

Belpork vzw verzamelt alle noodzakelijke informatie om de oorzaak van de klacht te onderzoeken en om te bepalen of gecertificeerde deelnemers, controle- en certificatie-instellingen of auditoren tekortschieten bij de naleving van de BePork-norm. De nodige stappen worden ondernomen om een klacht volledig te onderzoeken. Deze stappen kunnen inhouden dat de controle- en certificatie- instelling gevraagd wordt om een intern onderzoek te verrichten en Belpork vzw schriftelijk op de hoogte te brengen van de bevindingen.

Ook kan een extra maatschappelijke zetel audit, witness audit of een administratieve audit worden uitgevoerd indien non-conformiteiten werden vastgesteld. Deze audits worden 2 werkdagen voor de auditdatum aangekondigd, maar in bepaalde gevallen kunnen deze ook onaangekondigd plaatsvinden.

Wanneer na een klacht de oorzaak van een tekortkoming de fout van een controle- en certificatie- instelling en/of een auditor blijkt te zijn, dan zal een sanctie worden opgelegd. De aard van de sanctie

is afhankelijk van het aantal inbreuken, die de auditor en/of de controle- en certificatie-instelling eerder gepleegd hebben en van de zwaarte van dergelijke inbreuken.

De Raad van Bestuur van Belpork vzw kan de controle- en certificatie-instelling één van de sancties opleggen zoals besproken in 4.2.

DEEL III. Overzicht van de revisies

Versie	Referentie	Van toepassing vanaf	Reden van de wijziging
01/01/2021	1.0	01/01/2021	Originele versie
01/01/2021	1.1	19/01/2022	Toevoegen termijn toetredingsstatuut

DEEL IV. Definities

Afdeling:	de volledig afgescheiden ruimte, bestaande uit 1 of meerdere hokken, waarin een groep of groepen vleesvarkens samen gehouden worden. Elke afdeling dient afzonderlijk genummerd te worden.
ARSIA:	Association Régionale de Santé et d’ Identification Animales asbl
Autocontrole:	geheel van maatregelen die door bedrijven worden genomen om ervoor te zorgen dat producten, in alle stadia van productie, verwerking en distributie die onder hun beheer vallen: • voldoen aan de wettelijke voorschriften inzake voedselveiligheid; • voldoen aan de wettelijke voorschriften inzake kwaliteit van de producten waarvoor het FAVV bevoegd is; • voldoen aan de voorschriften over de traceerbaarheid en het toezicht op de effectieve naleving van die voorschriften; • specifiek voor primaire productie voldoen aan de hygiënevoorschriften en bijhouden van registers. Het autocontrolesysteem (ACS) voor de primaire dierlijke productie wordt beheerd door Codiplan vzw. Het autocontrolesysteem (ACS) voor slachthuizen en uitsnijderijen wordt beheerd door Febev vzw. De eisen van het autocontrolesysteem zitten vervat in de Sectorgids.
Bedrijfsbegeleidingsdierenarts:	In geval van bedrijfsbegeleiding moet er een contract afgesloten zijn met een dierenarts naar keuze. Voor diersoorten waarvoor een bedrijfsdierenarts verplicht is (o.a. varkens) moet dezelfde dierenarts aangeduid worden voor deze bedrijfsbegeleiding. Een bedrijfsbegeleidingscontract is nodig wanneer de producent wenst te beschikken over een grotere voorraad (dan voor 5 dagen) voorschriftplichtige diergeneesmiddelen De producent ontbiedt de bedrijfsbegeleidingsdierenarts minstens 6 maal per jaar met een tussentijd van twee maanden (bij varkens). Tijdens dit bezoek moet ook het diergeneesmiddelenregister ondertekend worden.
Bedrijfsdierenarts:	de aangenomen dierenarts die door de verantwoordelijke is aangewezen om in het beslag de reglementaire controles en profylactische ingrepen op de dieren uit te voeren.
BELAC:	Belgische accreditatie-instelling
Belpork vzw:	vereniging zonder winstoogmerk met als doel de bevordering van de consumptie en de ondersteuning van het imago van

	varkensvlees en varkensvleesproducten, via het beheren, coördineren en certificeren van IKB-projecten en kwaliteitslabels. Maatschappelijke zetel en secretariaat gelegen te Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 xxx 00 0000 Xxxxxxx BTW-nummer: BE 0470.805.831 ON: 0470805831 xxx.Xxxxxxx.xx
Beslag:	een op een geografische entiteit (landbouwbedrijf) als een epidemiologische eenheid gehouden dier of groep dieren van een zelfde soort. De locatie van het beslag wordt vastgesteld op basis van het adres en de coördinaten van de geografische entiteit.
Beslagnummer:	= BE + vroegere beslagnummer van 8 cijfers + annex van 4 cijfers. Hierbij is de annex een aanduiding van het diertype + een volgnummer.
Big:	een varken vanaf de geboorte tot aan het spenen.
Bijproducten:	product bestemd voor menselijke consumptie en zijnde het vijfde kwartier of producten afkomstig van de opkuis van karkassen op de snijlijn.
CER Groupe:	Onderzoekscentrum ontstaan door een fusie van verschillende verenigingen zonder winstoogmerk dat erkend is door Wallonië. Het departement Agri-ontwikkeling is ondermeer verantwoordelijk voor het organiseren van het examen tot het behalen van het getuigschrift vakbekwaamheid voor vervoerders van dieren. CER Groupe Novalis Science Park Rue de la Science 8 6900 Aye xxxx@xxxxxxxxx.xx
Certificaat:	aantoonbaar bewijs dat wordt afgeleverd na een gunstige audit en waaruit blijkt dat de operator voldoet aan een sectorgids of kwaliteitshandboek.
Certificatie-instelling:	= certificatieorgaan: neemt de certificatiebeslissingen en is bij Belac geaccrediteerd volgens de norm EN ISO/IEC 17065:2012.

Certificeren:	uitreiken van een certificaat.
Codiplan databank	databank in het beheer van Codiplan vzw.
Codiplan vzw:	overlegplatform opgericht door de drie representatieve landbouworganisaties binnen de primaire productie (Boerenbond, Algemeen Boerensyndicaat en Féderation Wallone de l’Agriculture). Ze heeft als doel het beheren van de sectorgids voor de primaire dierlijke productie. Codiplan vzw richt zich in eerste instantie tot landbouwbedrijven die een autocontrole certificaat willen behalen. Daarnaast richt Xxxxxxxx vzw zich tot alle afnemers van de primaire sector die het autocontrolesysteem (ACS) in hun afspraken met hun leveranciers aanvaarden. Codiplan vzw Xxxxxxxxxxxx 000/x0 0000 Xxxxxxx xxx.xxxxxxxx.xx
Controle- en certificatie- instelling:	(= OCI): Geaccrediteerd onafhankelijk organisme voor de certificatie en controle (inspectie) in het kader van het kwaliteitssysteem.
Controleorgaan:	= voert de controleactiviteiten uit en is geaccrediteerd volgens de norm ISO 17020
Correctie:	een rechtzetting van een fout.
Corrigerende maatregel:	het nemen van maatregelen met het oog op het voorkomen van herhalingen.
Deelnemer:	onderdeel van een schakel in de hoedanigheid van een natuurlijk persoon of een rechtspersoon.
Dierengezondheidszorg Vlaanderen:	DGZ Vlaanderen vzw voert opdrachten uit i.v.m. dierengezondheid voor het Federale Ministerie van Volksgezondheid en is onder meer verantwoordelijk voor de registratie in Sanitel van gegevens betreffende identificatie van producenten en dieren, alsook de registratie van dierbewegingen. DGZ vzw Deinse Horsweg 1 9031 Drongen xxx.xxx.xx
Diergeneesmiddelen:	geneesmiddelen voor diergeneeskundig gebruik, met of zonder wachttijd, al of niet voorschriftplichtig.

FAVV:	Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (kortweg Voedselagentschap): agentschap dat waakt over de veiligheid in de voedselketen en de kwaliteit van het voedsel, ter bescherming van de gezondheid van mens, dier en plant. Producenten hebben doorgaans contact met het FAVV via de Provinciale Controle Eenheid (PCE) gevestigd in hun provincie. FAVV Administratief Centrum Kruidtuin – Food Safety Center Xxxxxxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxxx xxx.xxxxx.xx
Feed Chain Alliance Standaard (FCA):	Feed Chain Alliance Standaard (FCA): = GMP Dierenvoeders. Good Manufacturing Practices: regeling die beheerd wordt door de vzw Ovocom met als doel de kwaliteit van het dierenvoeder te waarborgen of ieder door de vzw Ovocom als gelijkwaardig beschouwd kwaliteitssysteem. De GMP Dierenvoeders is het kwaliteits- en controlesysteem dat bovenop de dierenvoederwetgeving de kwaliteit en veiligheid van mengvoeders moet waarborgen. Ovocom vzw Xxxxxxxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxxx xxx.xxxxxx.xx
Fijndoseertoestel:	het fijndoseertoestel is een toestel dat op een gecontroleerde wijze de uniforme inmenging van een geregistreerd gemedicineerd voormengsel bij de levering van het mengvoeder op het landbouwbedrijf regelt.
Gelt:	een geslachtsrijp vrouwelijk varken dat nog niet heeft geworpen.
Geografische entiteit:	elk gebouw of complex van gebouwen dat een eenheid vormt, de erbij horende terreinen daarin begrepen, waar dieren worden gehouden of die daartoe bestemd zijn.
Gespeend big:	varken vanaf het spenen tot de leeftijd van tien weken.
H-statuut:	staat voor Hormonenstatuut. Dit statuut, uitgereikt door het FAVV, wijst op een beslag waar residu’s van verboden producten (vb. hormonen) werden aangetroffen.

IKB Nederland Varkens:	Integraal Keten Beheerssysteem Nederland Varkens (vroeger IKB 2004): kwaliteitssysteem in Nederland waarvan het College van Deskundigen bestaat uit varkenshouders en vertegenwoordigers van aanverwante bedrijven die dichtbij de ondernemers in de varkenshouderij staan. Controle en certificatie gebeurt door een onafhankelijk en geaccrediteerd controle- en certificatieorganisme. Regelinghouder van IKBNV is ‘De Groene Belangenbehartiger BV’ (DGB bv): IKB Nederland Varkens Xxxxxxxxx 00 XX-0000 XX Xxxxxxxxxx xxx.xxxxxxxxxx.xx
IKKB:	Integraal Keten Kwaliteit Beheer. De IKKB Standaard beschrijft het geheel van wettelijke en aanvullende eisen voor productveiligheid, productkwaliteit en milieu voor de plantaardige voedselketen. De vereisten voor de IKKB standaard bevatten bovenop de vereisten onder de bevoegdheid van het FAVV (Sectorgids: autocontrolegids voor de primaire plantaardige productie), vereisten voortvloeiend uit de professionele akkoorden en vereisten m.b.t. milieu en veiligheid.
Kandidaat-deelnemer:	deelnemer in de hoedanigheid van een natuurlijk persoon of een rechtspersoon die de proefperiode doorloopt, tijdens dewelke het controleorgaan toetredingscontroles uitvoert.
Mengvoeders	Mengsels van ten minste twee voedermiddelen, met of zonder toevoegingsmiddelen, bestemd voor orale vervoedering in de vorm van volledige diervoeders of aanvullende diervoeders.
Nationaal identificatie- en registratiesysteem:	(zie Sanitel in België)
OCI	Onafhankelijke controle- en certificatie instelling
Opvolgingsperiode:	de periode van 3 maanden voorafgaand aan het slachttijdstip. De gegevens van het nationaal identificatie- en registratiesysteem fungeren als referentie.
Primaire dierlijke productie:	de productie, het fokken en het telen van dieren en primaire producten van dierlijke oorsprong; inclusief de productie van dieren voorafgaande aan het slachten.
Profylactisch:	preventief of voorbehoedend.
Q&S:	Qualität und Sicherheit: Duits ketengarantiesysteem voor voedingsproducten.

	Q&S Qualität und Sicherheit GmbH , Schedestrasse 1-3 D-53113 Bonn xxx.x-x.xx
QSG:	QualitätsSicherungsGarantie in Denemarken.
R&O-procedure:	Procedure van reiniging en ontsmetting.
Reforme dieren:	dieren die na hun productieve levensduur (of ten gevolge van o.m. vruchtbaarheids- of motorische problemen) worden vervangen en afgevoerd naar het slachthuis.
R-statuut:	staat voor Residustatuut. Dit statuut, uitgereikt door het FAVV, wijst op een beslag waar te hoge residu’s van toegelaten geneesmiddelen werden vastgesteld.
Xxxxxxxx verantwoordelijke:	producent die gewoonlijk over de dieren van een veebeslag een onmiddellijk beheer en toezicht uitoefent. Deze persoon draagt de eindverantwoordelijkheid in het kader van de autocontrole voor de naleving van de in deze gids beschreven maatregelen en het bijhouden van de registers op het bedrijf.
Sanitel:	informaticasysteem van het FAVV voor de identificatie en de registratie van alle dieren, veehouders (sanitaire verantwoordelijken), veebedrijven (beslagen), verzamelplaatsen, veehandelaars, veevervoerders en verplaatsingen van de dieren. Elk dier wordt bij middel van een unieke beslagidentificatie, omschreven in het nationaal identificatie- en registratiesysteem, geïdentificeerd. Dit systeem wordt beheerd door DGZ/ARSIA.
Schakel:	onderdeel van een gestructureerde productieketen die bestaat uit één of meerdere deelnemers die eenzelfde activiteit uitvoeren.
Sectorgids:	= autocontrolegids: document, opgesteld door een sector en bestemd voor de operatoren van die sector, met aanwijzingen hoe men kan voldoen aan de wettelijk opgelegde vereisten voor hygiëne, traceerbaarheid en autocontrole. Dit document wordt goedgekeurd door het FAVV.
Separatorvlees:	het product dat wordt verkregen door vlees, dat na het uitbenen nog aan de beenderen vastzit of vlees van pluimveekarkassen, daarvan mechanisch te scheiden, waardoor de spierweefselstructuur verloren gaat of verandert.
Slachthuis:	een inrichting voor het slachten en uitslachten van dieren waarvan het vlees bestemd is voor menselijke consumptie.

Uitsnijderij:	een inrichting voor het uitbenen en/of uitsnijden van vlees.
Varkensproducent:	de in het nationaal identificatie- en registratiesysteem, als beslagverantwoordelijke aangeduide persoon.
Vegaplan:	Vegaplan vzw beheert de IKKB Standaard. Vegaplan vzw Xxxxxxxxxxxx 000 bus 4 1150 Brussel xxx.xxxxxxxx.xx
Verkooppunt:	bedrijfsruimte, vast of mobiel, permanent of tijdelijk, of het geheel daarvan, waarin of waar hoofdzakelijk of in bijkomende orde, detailhandel wordt uitgeoefend door een levensmiddelenbedrijf.
Vers vlees:	vlees dat, buiten een koel- of vriesbehandeling, geen enkele behandeling heeft ondergaan om de houdbaarheid te bevorderen, met inbegrip van vacuümverpakt vlees of vlees in CA-verpakking (gecontroleerde atmosfeer).
Vleesbereiding:	vers vlees, dat met inbegrip van vlees dat in kleine stukken is gehakt, waaraan levensmiddelen, kruiderijen of additieven zijn toegevoegd of dat een verwerking heeft ondergaan die niet volstaat om de inwendige spierweefselstructuur van het vlees te veranderen en daardoor de kenmerken van vers vlees doet verdwijnen.
Vleesproduct:	verwerkte producten die zijn verkregen door verwerking van vlees of door verdere verwerking van zulke verwerkte producten, zodat op het snijvlak geconstateerd kan worden dat de kenmerken van vers vlees verdwenen zijn (gedroogde en gezouten, gekookte en gefermenteerde vleeswaren).
Vleesvarken:	varken vanaf 10 weken ouderdom dat wordt gehouden om, met het oog op de vleesproductie, te worden geslacht.
Vleeswarenbedrijf:	produceert vleesbereidingen, vleesproducten en/of vers vlees.
Webtoepassing TRACY:	digitaal platform op URL xxxxx://xxxxxxxxxxxxx.xxxxxx.xx dat toelaat, mits de gebruiker beschikt over een door Belpork vzw verstrekt paswoord en gebruikersnaam, om vertrekfiches, certificaten en leveringsbonnen digitaal op te maken en zo de elektronische informatiedoorstroming naar de partners in de keten realiseert.
Zelfmenger:	een zelfmenger is een producent die voeder produceert enkel en alleen voor zijn eigen dieren. Met het geproduceerde voeder wordt op geen enkele manier handel gedreven.

Zeug:

vrouwelijk varken vanaf de eerste worp.

Document Metadata

Table of Contents

BePork reglement

Document Metadata