VERSLAG

Algemene Vergadering “Verenigde Mede-Eigenaars Witheren” d.d. 05/04/2019 19u00 Ondernemingsnummer 0847.606.685

VERSLAG

 Opname aanwezigheden / volmachten / verontschuldigingen:

 Aanwezig (of vertegenwoordigd):

Mm. Rombouts, Xxxxxx, Grillet-Eyndels, Vandenbroeck, Bruyninckx, Switsers

Dr. Xxxxxxxxx, Decoster, Verstraeten, Xxx Xxxxxx, Jochmans, Xxx Xxxx-Xxxxxxx Xxxxxxx, Xxxxx, De Sloovere, Hoedemaekers, De Groef, Xxxxxxx, Xxx Xxx Xxxxx.

 Vertegenwoordigd per volmacht:

Mm. Xxxxxx-Xx Xxxxxx, Xxxxxxx, De Dobbeleer-Coosemans, Fonteyn – Raemaekers , Xxxxxxx, Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx, Xxxxxxx, Xxxxx, Xxxxxxxx (garage)

 Verontschuldigd:

 Niet vertegenwoordigd: De Keersmaecker-Xxx Xxxxxxx, Xxxxxxx, Vansteenwinkel Xxxx Xxxxxxxx, Partena

De mede-eigenaars zijn in voldoende aantal vertegenwoordigd (7.058 10.000sten) zodat deze A.V. bindende beslissingen kan nemen.

 Voorzitter :

De Hr. Xxxxxxxx aanvaardt op te treden als voorzitter van deze A.V.

De Hr. Xxxxxxxx heet alle aanwezigen welkom en verleent daarna terug het woord aan de syndicus om de verdere agendapunten toe te lichten en te bespreken (ondersteund door een power-point presentatie op scherm)

 Werken uitgevoerd in 2018

 Verplichte dakisolatie

 Financiering eigenaars OK (op 1 na)

 Vertraging door weersomstandigheden

Werkbare dagen van 15 december tot 20 maart = 8

 Invloed op facturatie en betalingen

 De isolatie is aangebracht met de norm “nieuwbouw” die stukken hoger ligt dan de norm “verkoop en verhuur”

 Wegens problemen met het dakappartement en -terras werd daar een dunnere isolatie aangebracht echter met hogere isolatiekwaliteit.

 De premies van Xxxxxxx zullen globaal voor de totaliteti der werken toegekend worden en verdeeld over de appartementen volgens de quotiteiten / 10.0000 (toelichting van Xxxxx Xxxxxx)

 Betonrot

Lek door het beton (ter hoogte inrit) eindelijk gevonden en gestopt.

 Ontstopping Partena

Toiletten bij Partena liepen niet meer af. Oorzaak = buizen verstopt met “vochtige doekjes” en maandverbanden. Rekening ten laste van Partena

 Tweejaarlijkse kuis schouwen

Attesten van dit onderhoud zijn te bekomen bij de syndicus. Een lijst van eigenaars die hun attest wensen te ontvangen wordt opgesteld.

 Nazicht en vervanging noodverlichting

Gevraagd in 2018 maar uitgevoerd in 2019 : 16 toestellen werden vervangen. De overige nagezien, nieuwe batterij indien nodig.

 Nieuwe wetgeving VME

De syndicus geeft uitleg over volgende nieuwe punten in de wetgeving, van kracht sedert 01/01/19

 Versoepeling gekwalificeerde meerderheden :

bijna alle beslissingen nu aan 50%+1. Investeringen aan 2/3+1

 Oprichting reglement van interne orde

Bestaande aanvullen, invoegen van verplichte regels, opstellen van huishoudelijke regels : wordt gedaan door syndicus ism RME (zie hieronder) :

 de regels betreffende de wijze van bijeenroeping A.V.

 de werkwijze en de bevoegdheden van de A.V.

 de wijze van benoeming van een syndicus

 de omvang van zijn bevoegdheden

 de duur van zijn/haar mandaat en de nadere regels voor de hernieuwing ervan

 de nadere regels voor de eventuele opzegging van zijn/haar contract, + de uit het einde van zijn opdracht voortvloeiende verplichtingen

 de jaarlijkse periode van vijftien dagen waarin de AV van de VME plaatsvindt

 Huishoudelijke regels

 Verplicht reservekapitaal > 5 % algemene kosten, op aparte rekening (bij Witheren = per blok)

Reservekapitaal is eigendom van het privatief en dient om grote kosten in de toekomst te gaan financieren. Het verschil met werkingskapitaal is dat men dit bij verkoop niet terugkrijgt. Het hoort niet toe aan de eigenaar maar aan het privatief.

 VME wordt bevoorrechte schuldeiser bij faillissement, wanbetaling …

 Xxxxxxx beslist : voor bepaalde investeringen/stemmingen kan een beperkte groep van mede- eigenaars hun stemming uitbrengen, maar dient bijgevolg ook in de betaling ervan te voorzien (voorbeeld : beslissing voor 1 blok)

 Verantwoordelijkheid van de mede-eigenaars naar huurders toe :

 De beslissingen van een algemene vergaderingen moeten worden gecommuniceerd naar de huurders op jaarbasis.

 De eigenaar moet aan syndicus laten weten aan wie hij verhuurt

 De eigenaar moet aan de huurders een reglement van interne orde bezorgen.

 De datum van de algemene vergadering moet ook aan de huurders gecommuniceerd worden

 Wettelijke verplichting contract syndicus/VME

 Schriftelijke overeenkomst tussen de VME en de syndicus.

 Wettelijke verplichting; hierop wordt door de FOD economie controle uitgevoerd.

 Document op te stellen i.s.m. RME. Basis = statuten VME (basisakte)

 Aanpassingen aan private-delen

 Vroeger : bij aanpassing aan privatieve delen waarbij eveneens een wijziging aan de gemeenschappelijke delen zal worden doorgevoerd : beslissing A.V.

 Na 01.01.2019 : de mede-eigenaar meldt de wijziging aangetekend aan de syndicus en wacht een bepaalde termijn voor uitvoering.

 Deze termijn geeft de mogelijkheid aan de syndicus (en bij uitbreiding de RME) om te reageren binnen de door de wet voorziene tijd.

 Desgevallend moet de AV (bij uitbreiding een BAV) hierover uitspraak doen.

 Elke geval dient afzonderlijke geëvalueerd.

 Raad van Mede-Eigendom (vroeger = beheerraad)

 De RME kan enkel bestaan uit mede-eigenaars.

 Bij ons (voorlopig) : blokverantwoordelijken

 Mandaat jaarlijks vernieuwbaar

 Minstens 2 leden

o HUIDIGE SAMENSTELLING

xxxx X Xxxx Xxxxx vervangt N. Hoedemaekers

blok B X. Xxxxxxxxxxxxxx

blok C X. Xx Xxxxxxxxx

blok D X. Xxxxxxxx

blok E D. Van Den Bergh

o FUNCTIONERING

Controle over de werkzaamheden van de syndicus Minstens 1 samenkomst per jaar

o Rapportering

Brengt op Algemene Vergadering verslag uit van haar bevindingen m.b.t. het beheer van de syndicus.

 De syndicus dringt er op aan dat de RME zijn taak vervult en zal -zodra klaar- met hen het reglement van interne orde bespreken.

 Stand van zaken dossier Stationlei 7/1 NIET VOOR PUBLICATIE

 Stand van zaken probleem “Kantkwartier” NIET VOOR PUBLICATIE

•

 Overzicht rekeningen 2018

 Iedere eigenaar ontvang een map met het overzicht van:

 Zijn/haar financiële verrichtingen

• Vereffening saldo vorig boekjaar

• Opgevraagde en gestorte bijdragen Werkkapitaal, Reservekapitaal,

• Opgevraagde en gestorte bijdragen “Dakisolatie”

• Deel van de premie “Brandverzekering Residentie”

 Lijst van facturen “gemeenschap”

 Lijst van facturen “blok”

 Lijst van facturen “Niveau -1” (garages)

 C.Q. lijst van facturen “Parking”

 Een volledige lijst van de facturen is bij de syndicus verkrijgbaar op aanvraag

 Aan de hand van de lijsten worden de rekeningen en de kosten per soort besproken.

 De dubbele boekhouding boekjaar 2018 werd ter controle voorgelegd aan de BVBA Rombouts en goedgekeurd.

 De A.V. heeft geen bemerkingen en geeft unaniem ontlasting aan de syndicus

 Budget en te voorziene werken

 Te voorziene werken

 Rookmelders verplicht in 2020

De syndicus heeft een groepsaankoop gedaan van 40 rookmelders, aangeprezen door de brandweer. Duur van de batterij = 10 jaar.

De eigenaars die 1 of meerdere rookmelders wensen aan te kopen dienen dit aan de syndicus te melden.

Kostprijs = 20 Euro/stuk (ongeplaatst)

 Afwatering parking + roofing

 Parking: voorstel om een coating (hydrablock) aan te brengen wordt goedgekeurd. Deze coating moet het beton van de parking waterdicht maken. Mogelijkheid wordt uitgelegd. Syndicus werkt dit verder uit en vraagt offertes.

 Roofing = zal onderzocht worden naar eventuele lekken en waar nodig hersteld

 Elke verbinding tussen roofing en de rioolbuizen en tussen de rioolbuizen onderling zal worden gecontroleerd en waar nodig hersteld.

 Waterprobleem garages zijde Kantkwartier: enkel indien na het degelijk dichtmaken van de spouw tussen de muur van het “Kantkwartier” en de parking van de residentie dit noodzakelijk blijkt, zal een randdrainage aangebracht worden. Het systeem wordt nader beschreven door de syndicus. Probleem = financiering door gemeenschap? En wat indien dit ook noodzakelijk blijkt aan de andere zijde? De A.V. vraagt eerst te wachten op de resultaten van het dichten van de spouw tussen Kantkwartier en parking Witheren.

 Nieuwe zenders garagepoort: een bijkomend parallel systeem is noodzakelijk aangezien de zenders voor het huidige systeem uitgeput zijn en er geen nieuwe zenders geprogrammeerd kunnen worden (probleem master/slave).

Nieuwe 2 kanaals ontvanger Intratone met voorbetaalde SIMkaart wordt op afstand beheerd via een beveiligde internet toegang. GSM van eigenaar kan als mobiele sleutel worden geprogrammeerd om de garagepoort op afstand te bedienen (alleen kanaal1).

 2022 Lift: Nieuwe norm Risico Analyse = Fotocelgordijn is niet meer toegelaten!! (Voor liften zonder binnendeur): wanneer men het fotocelgordijn onderbreekt moet de lift volledig tot stilstand gekomen zijn vooraleer men de ‘vlakke wand’ bereikt.

In de praktijk betekent dit dat men het fotocelgordijn op + 40cm afstand van de deur moet plaatsen (= onmogelijk). Xxxx in orde zijn tegen volgend RA. Plaatsing kooideur is enige oplossing (of herziening door FOD). De lift zou dan 15 cm kleiner worden en niet toegankelijkheid zijn voor een rolstoel.

Volgende RA in Witheren: 2022

 Overgedragen niet uitgevoerde werken:

• Nummering aanbrengen garageplaatsen

• Pictogrammen (nood)uitgangen, nummers verdieping, … Nakijken en zo nodig hernieuwen

 Budget 2019

 Gewone onderhoudswerken worden geraamd op € 35.000

 Rookmelders kosten € 20/ stuk. Te betalen door eigenaar. Wordt verrekend in eindafrekening van het boekjaar

 Parallel systeem voor zenders en poortopeners: kostprijs wordt vooraf gedragen met het voorhanden zijnde werkkapitaal maar wordt terug verkregen door het aanrekenen van een meerprijs voor nieuwe zenders

 Werken parking en Roofing: wordt betaald door de gemeenschap met fondsen uit het reservefonds (zullen niet als onderhoudswerken gelden, maar eerder aanzien worden als investering)

 Werken in de garage:

• Verbinding van buizen: valt binnen normaal budget (werkkapitaal)

• Drainering: te bespreken indien dit werk noodzakelijk blijkt te zijn

 Problemen “eigenaars”:

De syndicus wijst op de noodzaak van het onderhoud van de ramen en (verbinding tussen) vensterdorpels. Na meer dan 20 jaar is de kans groot dat siliconen loskomt en verdwijnt, waardoor waterinfiltratie mogelijk wordt.

Voor het schilderen van de ramen zal de Ral-nummer van de kleur meegedeeld worden. De syndicus dankt mevr. Verstraeten en dochter die hem dit nummer zullen doorgeven uit de documentatie van echtgenote/vader Xxxxxx.

 Varia:

 Reklame : Niet in andermans brievenbus steken, en niet bovenop de brievenbussen deponeren, tenzij besloten is door de blok dat daartoe en recipiënt wordt voorzien.

Samengebonden/verpakt meegeven met het 14-daagse papier-ophalen van INCOVO of naar containerpark brengen

 Niv. -1 is geen stapelplaats voor afval en/of afgedankt materiaal.

Beslissingen genomen door deze A.V.:

- De RME is samengesteld met volgende eigenaars : Xxxxxxx Xxxxxxxx (Blok D), Xxxxxx Xx Xxxxxxxxx (Blok C), Xxxx Xxxxxxxxxxxxxx (Blok B), Xxxx Xxxxx (Blok A), Xxxxxx Xxx Xxx Xxxxx (Blok E).

- Parallel systeem voor openen garagepoort met nieuwe zenders. Afschrijving van de kosten door meerprijs van de zenders.

- Spouw tussen parking en Kantkwartier dichten al dan niet ism Imoya. Gerechtsgeding te mijden.

- Coating van het beton op de parking : onderzoeken en uitvoeren samen met het dichten van de spouw.

- Nazicht en indien nodig herstel roofing parking

- Nazicht en herstellen van de aansluitingen van de roofing met afvoerbuizen en de fittings van de buizen onderling.

- Eigenaars worden op de hoogte gehouden van vordering der werken .

- Budget 2018 blijft hetzelfde voor 2019.

- Ral nummer van houtwerk rond de ramen wordt asap doorgegeven

- Nieuwe pictogrammen aanbrengen

- Nummering garageboxen en staanplaatsen aanbrengen

- Vaste periode van 14 dagen voor jaarlijkse Algemene Vergadering VME Witheren = 1e helft maart.