RICHTLIJNEN VOOR HET INDIENEN VAN PROJECTVOORSTELLEN IN HET KADER VAN HET
RICHTLIJNEN VOOR HET INDIENEN VAN PROJECTVOORSTELLEN IN HET KADER VAN HET
Vlaams Fonds voor Tropisch Bos (VFTB)
Projectoproep 2021
Gefinancierd door de Vlaamse overheid – Agentschap voor Natuur en Bos
Onder beheer van BOS+ tropen vzw
Het Vlaams Fonds voor Tropisch Bos lanceert via haar secretariaat, gevoerd door BOS+ tropen vzw, een nieuwe oproep tot projectvoorstellen voor financiering vanaf 2022. De oproep wordt bekend gemaakt op 3 juni 2021. Alle info (ook in het Spaans) zal online beschikbaar zijn vanaf 10 juni 2021 via de website van het Vlaams Fonds voor Tropisch Bos: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
De conceptnota van het voorstel en de relevante bijlagen, dienen elektronisch ingediend te worden via de online tool Content Snare, uiterlijk op 02/08/2021 om 23u59 (Ecuadoraanse tijd).
Indien u een voorstel wil indienen, stuurt u een mail naar xxxx@xxxxxxx.xx, met de vraag om toegang te krijgen tot het formaat op de online tool.
1. Inleiding
Het Vlaams Fonds voor Tropisch Bos steunt sinds 2003 projecten gericht op het behoud, duurzaam beheer en herstel van bos en Paramo in Bolivia, Ecuador, Peru en Suriname. De doelstelling van deze projecten is biodiversiteitsbehoud, ondersteuning van de sociaaleconomische ontwikkeling van lokale bevolkingsgroepen en klimaatverandering trachten te beperken en tegelijk ook aanpassingsmechanismen te ontwikkelen.
Via middelen van de Vlaamse regering, kabinet Xxxxxxxxxx, wil Vlaanderen op deze manier zijn internationale verantwoordelijkheid nemen voor het behoud van tropische bossen en páramo’s.
De oproep gebeurt zoals in 2019, in twee fases. Bestaande uit de indiening van een conceptnota in de eerste fase, gevolgd door het indienen van een volledig voorstel voor de best scorende conceptnota’s in de tweede fase. Een belangrijke structurele wijziging in vergelijking met eerdere oproepen is dat de indiening van het voorstel nu verplicht via de online tool Content Snare gebeurt.
Alleen de best scorende voorstellen in de eerste fase zullen uitgenodigd worden tot het insturen van volledige projectvoorstellen. Deze volledige voorstellen zullen op basis van vragen en opmerkingen uit de eerste fase verbeterd mogen worden. Als bijlage bij de oproep zullen ook de evaluatiecriteria die gebruikt worden bij de beoordeling van elk voorstel beschikbaar zijn. Voor organisaties die al eerder indienden, geven we mee dat er lichte wijzigingen aangebracht werden in het formaat van zowel de conceptnota als het volledig voorstel ten opzichte van de voorgaande oproep.
2. Ontvankelijkheidsvoorwaarden
Een voorstel moet voldoen aan alle hierna opgenoemde voorwaarden om ontvankelijk te zijn.
2.1 Ontvangst binnen deadline
Het volledig conceptvoorstel met nodige bijlagen moet volledig online ingevuld zijn via Content Snare voor
2 augustus 2021 om 23u59 (Ecuadoraanse tijd).
2.2 Taal
De conceptnota en het volledige projectvoorstel moeten ingediend worden in het Spaans of Nederlands.
2.3 Projectduur
De duur van een project bedraagt minimum 18 maanden en maximum 24 maanden.
2.4 Inhoud van het voorstel
• De voorstellen moeten tenminste één van volgende concrete acties gerelateerd aan natuurlijke vegetaties omvatten:
o Behoud van bos en/of paramo:
Opzetten van activiteiten die bijdragen tot behoud van primair/secundair bos en/of Paramo, meer bepaald van natuurlijke vegetatie die van sociaal, economisch en/of ecologisch belang is op lokaal, bovenlokaal, regionaal, nationaal en/of globaal niveau;
o Duurzaam beheer van bos en/of paramo:
Beheer op verantwoorde wijze, bij voorkeur door lokale gemeenschappen, van natuurlijke vegetatie, die van sociaal, economisch en/of ecologisch belang is op lokaal, bovenlokaal, regionaal, nationaal en/of globaal niveau;
o Herstel van bos en/of paramo:
Aanplanting van geschikte boom- en plantensoorten (bij voorkeur inheems) of faciliteren van natuurlijke regeneratie, waardoor bijgedragen wordt tot het herstel van natuurlijke vegetatie, die van sociaal, economisch en/of ecologisch belang is op lokaal, bovenlokaal, regionaal, nationaal en/of globaal niveau.
• Daarnaast moet er een aantoonbaar positief effect zijn op lokale duurzame socio-economische ontwikkeling
• Bovendien moeten voorstellen ook in voldoende mate aandacht geven aan één van de volgende transversale doelstellingen
o Bescherming van biodiversiteit
o Mitigatie van klimaatverandering (echter geen ondersteuning van studiewerk, zoals opmaak Project Design Documents)
o Adaptatie aan klimaatverandering
• Met dit alles worden volgende Sustainable Development Goals nagestreefd:
2.5 Geografische scope
Projecten moeten uitgevoerd worden in een van de volgende landen: Bolivia, Ecuador, Peru of Suriname.
2.6 De aanvragende organisatie
De aanvragende organisatie moet aan alle hierna opgesomde ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoen om in aanmerking te komen voor een subsidie:
- een officieel erkende NGO, VZW, basisorganisatie, een uitvoerende dienst van de overheidssector, een onderwijs- of onderzoeksinstelling zijn;
- een werking hebben in Bolivia, Ecuador, Peru of Suriname (d.w.z. dat de hoofdzetel niet noodzakelijk in één van respectievelijke landen gehuisvest moet zijn, wel dat alle uitgaven voor dit project in die landen dienen te gebeuren.);
- direct verantwoordelijk zijn voor de voorbereiding en uitvoering van het project, dus niet optreden als tussenpersoon;
2.7 Beheercapaciteit van de uitvoerende organisatie
De beheercapaciteit van de uitvoerende organisatie moet degelijk aangetoond worden opdat het voorstel ontvankelijk kan zijn. Dit uit zich in de volgende parameters:
• de aanvrager moet voldoende en aantoonbare ervaring hebben in de uitvoering van projecten die rechtstreeks betrekking hebben op het beheer van natuurlijke rijkdommen (bos, Paramo,…)
• de aanvrager moet effectief ervaring aantonen in het beheer van fondsen van een vergelijkbare
grootteorde (minimum € 80.000)
• het voorstel moet minimum 12/20 scoren bij de beoordeling van dit criterium. De beoordeling is gebaseerd op de volgende aspecten:
o kwaliteit van het voorstel met duidelijke, relevante en specifieke antwoorden, en overzichtelijk opgesteld
o een inschatting van de ervaring in projectbeheer
o een inschatting van de specifieke ervaring in het werken met de betrokken bevolkingsgroep, het werken in de betrokken regio
o kwaliteit van de structuur van de organisatie, het personeel en de beschikbare middelen
o mate van samenwerking met en kennis van de actoren in de regio
2.8 Projectbudget
• De bijdrage van de Vlaamse overheid via het Vlaams Fonds Tropisch Bos voor een individueel project bedraagt minimaal € 80.000 en maximaal € 170.000.
• De subsidie van de Vlaamse overheid via het Vlaams Fonds voor Tropisch Bos mag niet meer bedragen dan 80 % van de totale projectkosten, de rest (minimum 20%) wordt gefinancierd door de lokale partner of door fondsen anders dan het Vlaams Fonds voor Tropisch Bos van de Vlaamse Overheid.
• Een maximum van 50% van het totaal gesubsidieerde budget mag gebruikt worden voor personeelskosten. Alle personeelskosten moeten worden opgenomen in rubriek 1 (bijvoorbeeld de kost voor lesgevers mag geen deel uitmaken van het budget voor workshops).
• Consultancy
• dient beperkt te worden ten voordele van eigen personeel
• wordt ondergebracht in de budgetrubriek “Werking”
• Een maximum van 30% van het totaal gesubsidieerde budget mag voorzien worden voor
investeringen.
• Een maximum van 5% van het gesubsidieerde budget mag voorzien worden voor administratieve kosten (diensten kantoor, bankkosten, kantoormaterialen,..).
Voorbeeld
Totale projectkost | 100.000 € | |
Maximaal bedrag gefinancierd door VFTB | 80% | 80.000 € |
Maximum Personeelskosten gefinancierd door VFTB | 50% | 40.000 € |
Maximum Investeringskosten gefinancierd door VFTB | 30% | 24.000 € |
Maximum Administratiekosten gefinancierd door VFTB | 5% | 4.000 € |
• Het geraamde benodigde budget dient aan volgende criteria te beantwoorden:
o realistisch (voldoende om de doelstellingen te behalen)
o aanwijsbaar kosteneffectief
o duidelijk en voldoende gedetailleerd
o opgesteld in € én in de lokale munteenheid waarbij de volgende wisselkoersen worden toegepast1:
▪ 1,19 US dollar per €
▪ 8,16 Bolivianos per €
▪ 4,30 Peruaanse Nuevo Soles per €
▪ 16,95 Surinaamse dollar per €
• De kosten dienen:
o relevant te zijn voor de uitvoering van het project zoals gedetailleerd vermeld in het budgetvoorstel;
o getuigen van een correcte financiële uitvoering in overeenstemming met algemeen aanvaarde boekhoudkundige principes;
1 Wisselkoersen voor het afgelopen jaar volgens xxxxx://xxx.xx.xxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx/ , met uitzondering van de Surinaamse dollar die vanaf september 2020 plots afnam in waarde en tot op heden dezelfde trend vertoont.
o gemaakt te worden tijdens de duur of uitvoering van het project (er mogen geen uitgaven gemaakt worden buiten de periode vastgelegd in de overeenkomst);
o gestaafd te kunnen worden door voor waar en echt verklaarde bewijsstukken (zowel voor de gesubsidieerde onkosten als de eigen bijdragen) op het moment van rapportering
Hierbij is het belangrijk om weten dat een toegewezen subsidie in 3 schijven wordt uitbetaald: 40% bij de start, 40% tussentijds (meer bepaald wanneer 70% van de eerste schijf werd besteed) en 20% na afloop van het project en goedkeuring van het eindverslag. De uitbetalingen kunnen, na overmaking van de bewijsstukken en rapporten, tot 8 weken op zich laten wachten. Dit gegeven moet meegenomen worden in de planning van het project, zodat er voldoende middelen ter beschikking blijven om voor te financieren, in afwachting van het vrijkomen van een volgende schijf.
3. Selectiecriteria
Indien een project alle ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet, zal het beoordeeld worden volgende de selectiecriteria. Samen met de hierboven genoemde beheercapaciteit van de organisatie (§2.7), worden de volgende criteria beoordeeld: Relevantie en Impact, Strategische en Methodologische aanpak .
Meer details kan je terugvinden in de documenten “Evaluatiecriteria fase 1” voor de conceptnota en
“Evaluatiecriteria fase 2” voor het volledige voorstel.
In totaal leidt dit tot een resultaat op een maximumscore van 60 voor de eerste fase. De 8 voorstellen die in de eerste fase het hoogst scoren worden geselecteerd voor de volgende fase en uitgenodigd om een volledig voorstel in te dienen.
4. Proces en tijdslijn oproep VFTB 2021
De conceptnota van het voorstel en de relevante bijlagen, dienen elektronisch ingediend te worden via de online tool Content Snare, uiterlijk op 02/08/2021 om 23u59 (Ecuadoraanse tijd).
Indien u een voorstel wil indienen, stuurt u een mail naar xxxx@xxxxxxx.xx, met de vraag om toegang te krijgen tot het formaat op de online tool. Daarop sturen wij een link met rechtstreekse toegang tot de tool. In de tool staan alle instructies voor het invullen en indienen van het voorstel. U heeft tot de hierboven vermelde deadline de tijd om het voorstel te bewerken. Daarna wordt uw toegang tot het formulier automatisch afgesloten.
De conceptnota’s worden in eerste screening gecheckt op de ontvankelijkheidsvoorwaarden door het secretariaat. Indien aan deze allemaal voldaan wordt, wordt het project gescoord op de selectiecriteria volgens het beoordelingsmemorandum deel 1 door het secretariaat. Deze beoordelingen zullen ter advies worden voorgelegd aan de volledige adviesgroep tegen 20/08/2021. Alleen de 8 beste indieners zullen worden aangeschreven voor het indienen van een volledig voorstel dat op basis van vragen en opmerkingen uit de eerste fase ook nog verbeterd kan worden. Dit gebeurt ten laatste op 10/09/2021 wanneer ook de indieners van de niet weerhouden voorstellen worden geïnformeerd.
De geselecteerde organisaties krijgen dan 3 weken de tijd om een volledige projectvoorstel in te dienen, dit wil zeggen dat de indieningsdatum voor het volledig voorstel naar schatting 1 oktober 2021 zal zijn, via dezelfde tool.
Deze 8 volledige projectvoorstellen worden dan volgens het volledige beoordelingsmemorandum (inclusief deel 2) beoordeeld door het secretariaat en voorgelegd aan de volledige adviesgroep tegen 15/10/2021. De Adviesgroep doet op basis van de scores een voorstel over de te financieren projecten (advies aan de minister). En dit ten laatste tijdens de week van 29/10/2021.
Er wordt verwacht 30/11/2021 een finale selectie van voorstellen bekrachtigd te hebben door de Inspectie van Financiën en het kabinet van de Vlaamse Minister bevoegd voor het Leefmilieu en de Natuur. Het secretariaat zal na ondertekening van de ministeriële besluiten de uiteindelijke beslissing meedelen aan de respectievelijke organisaties en de nodige administratieve stappen ondernemen (o.a. opstellen overeenkomsten) zodat het project van start kan gaan. De eerste betalingsschijf wordt verwacht in de loop van januari 2020. Projecten kunnen dus ten vroegste starten op 1/01/2022. Gelieve er rekening mee te houden dat deze procedure vertraging kan oplopen omwille van onvoorziene administratieve redenen.
Aankondiging oproep | 3/06/2021 |
Online formaat voor indienen voorstel beschikbaar | 10/06/2021 |
Vervolledigen conceptnota in online tool | 02/08/2021 23h59 |
Evaluatie conceptnota’s en doorsturen naar adviesgroep | 20/08/2021 |
Informeren alle indieners over niet-weerhouden en geselecteerde voorstellen voor tweede ronde | 10/09/2021 |
Indienen volledige voorstellen | 1/10/2021 |
Evaluatie volledige voorstellen en voorleggen aan adviesgroep | 15/10/2021 |
Selectie voorstellen tijdens vergadering adviesgroep | 29/10/2021 |
Voorziene start geselecteerde projecten | 1/01/2022 |