COLLEGEADVIES

COLLEGEADVIES

*D19.01220*

D19.012270 ZK19003839

DATUM 20 november 2019 AMBTENAAR Loek Out ZAAKNUMMER ZK19003839 AFDELING/CLUSTER afdeling Financien PORTEFEUILLEHOUDER X. xxx xx Xxx

ONDERWERP

Contract accountant

BESLUITPUNTEN

Het college besluit:

De raad voor te stellen

1. Een overeenkomst aan te gaan met onze huidige accountant voor de controle van de jaarstukken 2020 en 2021.

2. In te stemmen met het afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid voor de aanbesteding van de accountant en een verkorte aanbestedingsprocedure te volgen

3. De jaarlijkse kosten op te vangen binnen het reguliere budget in de begroting 2020 en 2021.

AANLEIDING

In 2018 heeft uw gemeenteraad besloten de overeenkomst met de accountant voor de controle van de jaarrekening met 1 jaar te verlengen en de griffier opdracht te geven onderzoek te doen naar de mogelijkheid van een gezamenlijke accountant voor de KOM gemeenten.

Medemblik heeft hun contract inmiddels met 2 jaar verlengd en Opmeer heeft ambtelijk aangegeven dat zij kiezen voor continuïteit van de controles vanwege de meerdere wisselingen in de afgelopen jaren. Gewacht is tot de gemeenteraad van Medemblik een besluit nam. Dit was in oktober 2019.

KADER

Gemeentewet, Burgerlijk wetboek deel 2 en het inkoop- en aanbestedingsbeleid Koggenland

ONDERBOUWING/ARGUMENTEN

Sinds 2007 werken we samen met het accountantskantoor Ipa Acon voor de controle van de jaarstukken. De samenwerking verloopt soepel om dat Ipa Acon goed thuis is in onze administratie en de communicatielijnen kort zijn. Dit zorgt voor weinig extra belasting van ons ambtelijk apparaat. Over het geheel genomen zijn we tevreden met de accountant en de kwaliteit die wordt geleverd.

Nadat uitvraag gedaan te hebben bij gemeente Medemblik en Opmeer zie ik op dit moment geen mogelijkheid voor samenwerking op dit terrein. De gemeenteraad van Medemblik heeft in oktober 2019 het contract met hun accountant voor 2 jaar verlengd en de Gemeente Opmeer heeft ambtelijk aangegeven dat zij kiest voor continuïteit. Dit is vooral ingegeven door het feit dat Xxxxxx de

COLLEGEADVIES (VERVOLG)

laatste paar jaar 3 verschillende accounts heeft gehad waarvan 1 in samenwerking met Medemblik. Dit was voor Opmeer kennelijk geen succes.

In november is de overeenkomst met de accountant besproken in de vergadering van het Presidium. Zij kan zich vinden in het verlengen van het contract met nog 2 jaren. We wijken af van ons inkoop- en aanbestedingsbeleid. Overeenkomstig onze eigen afspraken stemmen we dit af met het Presidium.

Er is in het Presidium ook gesproken over de instelling van een auditcommissie. Echter een nog in te stellen auditcommissie komt te laat voor een eventuele aanbesteding voor 2020. Wellicht is dit voor de periode na 2021 een optie.

Omdat we verder willen met onze huidige accountant en we geen aanvullende eisen hebben ten aanzien van de dienstverlening kunnen we volstaan met een verkorte procedure. We vragen dus geen extra offertes op maar gaan uit van indexeren van de huidige overeenkomst.

KANTTEKENINGEN

Aan de contractduur is voor gemeenten is geen maximale termijn verbonden. Dit laat onverlet dat we alert moeten blijven op prijs en prestatie ondanks het feit dat we hier tevreden over zijn.

MIDDELEN/DEKKING

In de begroting is rekening gehouden met de kosten voor de accountant.

VERVOLG

Na uw besluit wordt het raadsvoorstel voorgelegd aan de gemeenteraad op 16 december 2019. Daarna wordt de overeenkomst met de accountant getekend.

COMMUNICATIE

Via de reguliere kanalen

DATUM COLLEGEVERGADERING

26 november 2019

Blad

2 van 2 D19.012270