Verwerkersovereenkomst AMN Systems B.V.
Verwerkersovereenkomst AMN Systems B.V.
Behorende bij het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0
Partijen:
1. Het bevoegd gezag van de deelnemende onderwijsinstelling aan de producten PO van AMN, hierna te noemen: “(Onderwijs)instelling”.
en
2. De leverancier, de besloten vennootschap AMN Systems BV, KvK nummer 38025016, gevestigd en kantoorhoudende aan De Wetstraat 1, te Arnhem (6814 AN), te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx X. xxx xxx Xxxx, directeur, hierna te noemen: “Verwerker”
hierna gezamenlijk te noemen: “Partijen”, of afzonderlijk: “Partij”
Overwegen het volgende:
a. Organisatie en Verwerker zijn een overeenkomst aangegaan waarbij is overeengekomen dat Organisatie gebruikt maakt van de portal van AMN om tests, toetsen, vragenlijsten en opdrachten af te nemen, te scoren, te normeren en te rapporteren op individueel-, groeps- en managementniveau. Deze overeenkomst (hierna: Onderliggende Overeenkomst), schriftelijk of op andere wijze afgesloten, leidt ertoe dat Verwerker in opdracht van Organisatie Persoonsgegevens verwerkt.
b. Partijen wensen, mede gelet op het bepaalde in artikel 28 lid 3 AVG, in deze Verwerkersovereenkomst hun wederzijdse rechten en verplichtingen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vast te leggen.
Komen het volgende overeen:
Artikel 1: Definities
In deze Verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:
a. AVG: de Algemene verordening gegevensbescherming (Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van Persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG);
b. Betrokkene, Derde, Persoonsgegevens, Verwerking van Persoonsgegevens en Verwerkingsverantwoordelijke: de begrippen zoals gedefinieerd in de AVG;
c. Bijlage(n): bijlage(n) bij de Verwerkersovereenkomst;
d. Convenant: het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0;
e. Convenantpartij: een tot het Convenant toegetreden Organisatie of Verwerker;
f. Datalek: een inbreuk in verband met persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 4 sub 12 AVG;
g. Digitaal Onderwijsmiddel: een digitale dienst waarin Persoonsgegevens van deelnemers worden verwerkt ten behoeve van het uitvoeren, evalueren en ondersteunen van een (leer)proces en het begeleiden en volgen van deelnemers (in hun (leer)proces);
h. Instructies: geschreven of elektronisch gestuurde aanwijzing van de Organisatie in de hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker in het kader van haar bevoegdheden zoals geformuleerd in deze Verwerkersovereenkomst of in de Onderliggende Overeenkomst;
i. (Model) Verwerkersovereenkomst: deze verwerkersovereenkomst welke als model in de bijlagen bij het Convenant is opgenomen en daarvan een integraal onderdeel uitmaakt;
j. Organisatie: onderwijsinstellingen, (semi-)overheid en bedrijfsleven
k. Onderliggende Overeenkomst: de overeenkomst tussen Organisatie en Verwerker, zoals omschreven in Overweging a. met inbegrip van een op basis van die overeenkomst gesloten overeenkomst tussen een deelnemer en de Verwerker voor de betreffende dienst;
l. Schriftelijk: handgeschreven of gedrukte teksten, zowel in digitale als in analoge vorm;
m. Subverwerker: de partij die door Verwerker wordt ingeschakeld als Verwerker ten behoeve van de Verwerking van de Persoonsgegevens in het kader van de Model Verwerkersovereenkomst en de Onderliggende Overeenkomst;
n. Subverwerkersovereenkomst: een overeenkomst of andere rechtshandeling waarmee Verwerker minimaal dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming oplegt aan de door hem ingeschakelde Subverwerker als in deze Verwerkersovereenkomst aan Verwerker zijn opgelegd;
o. Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens: de Unierechtelijke en lidstaatrechtelijke wet- en regelgeving en/of (nadere) verdragen, verordeningen, richtlijnen, besluiten, beleidsregels, instructies en/of aanbevelingen van een bevoegde overheidsinstantie betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, tevens omvattende toekomstige wijziging hiervan en/of aanvulling hierop, inclusief lidstaatrechtelijke uitvoeringswetten van de AVG en de Telecommunicatiewet;
p. Toezichthoudende Autoriteit: toezichthoudende autoriteit als bedoeld in artikel 51 AVG. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens;
q. Verwerker: de leverancier, waaronder de distributeur, die in opdracht van de Organisatie Persoonsgegevens verwerkt in het kader van levering en gebruik van een Digitaal Onderwijsmiddel.
Artikel 2: Onderwerp en opdracht Verwerkersovereenkomst
1. Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing op de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Onderliggende Overeenkomst.
2. Deze Verwerkersovereenkomst vervangt eventuele Verwerkersovereenkomsten die in het verleden tussen Partijen zijn afgesloten in het kader van de onder Overweging a. bedoelde diensten zoals vastgelegd in de Onderliggende Overeenkomst.
3. De Organisatie in de hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke geeft Verwerker conform artikel 28 AVG Instructies om Persoonsgegevens te Verwerken namens de Organisatie. De Instructies van de Organisatie zijn onder meer omschreven in Bijlage 1 van deze Verwerkersovereenkomst. Deze opdracht en eventuele nadere Instructies worden schriftelijk verstrekt door en aan de contactpersonen van Partijen die hiertoe bevoegd zijn verklaard. Deze contactpersonen zijn opgenomen in voornoemde bijlage.
4. De Verwerker informeert de Organisatie zo snel mogelijk indien een Instructie naar mening van Verwerker in strijd is met de AVG of andere toepasselijke wetgeving. Organisatie is in een dergelijk geval gehouden om te beoordelen of de Instructie inderdaad in strijd is met de AVG of andere toepasselijke wetgeving, gedurende welke beoordeling Verwerker niet gehouden zal zijn de Instructie op te volgen.
5. De bepalingen uit de Verwerkersovereenkomst gelden voor alle Verwerkingen zoals opgenomen in Bijlage 1, die plaatsvinden ter uitvoering van de Onderliggende Overeenkomst. Verwerker brengt Organisatie onverwijld op de hoogte indien Verwerker reden heeft om aan te nemen dat Xxxxxxxxx niet langer aan de Verwerkersovereenkomst kan voldoen.
Artikel 3: Rolverdeling
1. Organisatie is ten aanzien van de in diens opdracht uit te voeren Verwerkingen van Persoonsgegevens de Verwerkingsverantwoordelijke. De Organisatie heeft en houdt zelfstandige zeggenschap over (het bepalen van) het doel en de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens.
2. Verwerker draagt er zorg voor dat de Organisatie bij het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst toereikend wordt geïnformeerd over de dienst(en) die de Verwerker verleent, en de uit te voeren Verwerkingen. De gegeven informatie stelt de Organisatie in staat om te doorgronden welke Verwerkingen onlosmakelijk zijn verbonden met een aangeboden dienst en voor welke Verwerkingen Organisatie gebruik kan maken van eventueel aangeboden optionele diensten.
3. In aanvulling op lid 2 en onverminderd hetgeen elders in deze Verwerkersovereenkomst is bepaald, informeert Verwerker bij het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst de Organisatie in Bijlage 1 over de in lid 2 bedoelde diensten, waaronder eventuele optionele diensten, en de Verwerkingen die in dat kader plaatsvinden. De in Bijlage 1 opgenomen informatie moet in begrijpelijke taal zijn beschreven, waardoor Organisatie geïnformeerd akkoord kan gaan met de afname van deze dienst(en) en de uitvoering van de bijbehorende Verwerkingen.
4. Voor zover artikel 30 lid 5 AVG daartoe verplicht, houdt Verwerker conform artikel 30, lid 2 AVG een register bij van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten die Verwerker ten behoeve van een Organisatie verricht.
5. Organisatie en Verwerker verstrekken elkaar over en weer alle benodigde informatie teneinde een goede naleving van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens mogelijk te maken.
Artikel 4: Privacyconvenant
Partijen onderschrijven de bepalingen in het Convenant. Dit betekent dat de betreffende bepalingen – voor zover van toepassing – in rechte afdwingbaar zijn.
Artikel 5: Gebruik Persoonsgegevens
1. Verwerker verplicht zich om de van de Organisatie verkregen Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden of op andere wijze te gebruiken dan voor het doel waarvoor de gegevens zijn verstrekt of aan hem bekend zijn geworden. Verwerker Verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de Organisatie en op basis van de Instructies van de Organisatie. Verwerker verwerkt de Persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden of doeleinden van derden, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Verwerker tot Verwerking, zoals doorlevering aan een derde, verplicht. In dat geval stelt Verwerker de Organisatie voorafgaand aan de Verwerking op basis van dat wettelijke voorschrift in kennis, tenzij de betreffende wetgeving een dergelijke kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
2. In aanvulling op lid 1 vindt de Verwerking van Persoonsgegevens met betrekking tot Digitale Onderwijsmiddelen nooit plaats voor reclamedoeleinden of het doen van ongevraagde aanbiedingen door Xxxxxxxxx.
3. De Organisatie en Verwerker specificeren in Bijlage 1 voor welke, door de Organisatie in de hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke vastgestelde, doeleinden Persoonsgegevens worden Verwerkt bij het gebruik van zijn dienst, welke Verwerkingen daarvoor plaatsvinden en welke categorieën Persoonsgegevens van welke Betrokkenen daarbij worden Verwerkt. De Organisatie draagt er zorg voor dat er niet meer Persoonsgegevens dan vastgelegd in de Bijlage 1 worden doorgegeven aan Verwerker.
4. Indien Verwerker, in strijd met de AVG, het doel en de middelen van de Verwerking van Persoonsgegevens bepaalt, wordt Verwerker met betrekking tot die Verwerking als Verwerkingsverantwoordelijke beschouwd.
Artikel 6: Vertrouwelijkheid
1. Verwerker garandeert dat hij alle Persoonsgegevens strikt vertrouwelijk behandelt. Verwerker zorgt ervoor dat eenieder die hij betrekt bij de Verwerking van Persoonsgegevens, waaronder zijn werknemers, vertegenwoordigers en/of Subverwerkers, een geheimhoudingsplicht heeft, die ten minste ziet op de Persoonsgegevens en de omstandigheden waaronder die worden Verwerkt.
2. De in lid 1 bedoelde geheimhoudingsplicht geldt niet in de hierna genoemde gevallen:
a. voor zover Organisatie uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken;
b. indien het verstrekken van de Persoonsgegevens aan een Derde noodzakelijk is gezien de aard van de door Verwerker aan Organisatie te verlenen diensten zoals verwoord in de Onderliggende Overeenkomst; of
c. indien Verwerker op grond van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling tot verstrekking verplicht is.
3. Ingeval door een Derde een beroep wordt gedaan op een wettelijke verplichting als bedoeld in lid 2 sub c, verifieert Verwerker voorafgaand aan de verstrekking de wettelijke grondslag en de identiteit van de partij die zich daarop beroept. Daarnaast stelt Xxxxxxxxx – tenzij de betreffende wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt – Organisatie onmiddellijk, voorafgaand aan de verstrekking, in kennis van de voor Organisatie relevante informatie inzake deze verstrekking.
4. Verwerker zorgt ervoor dat de onder diens gezag en/of verantwoordelijkheid werkende personen uitsluitend toegang hebben tot Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk voor de vervulling van hun werkzaamheden.
Artikel 7: Beveiliging en controle
1. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 32 AVG dragen beide Partijen zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen en te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige Verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
2. Naast de maatregelen als genoemd in artikel 32 lid 1 AVG, worden onder meer de volgende maatregelen – waar passend - genomen:
a. een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van de Persoonsgegevens (vergelijkbaar met de toepasselijke ISO-normering, en/of vergelijkbaar met het geldende Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA);
b. maatregelen om te waarborgen dat enkel geautoriseerde personen die onder gezag en/of verantwoordelijkheid van de Verwerker werken, toegang hebben tot de Persoonsgegevens die in het kader van de Verwerkersovereenkomst worden Verwerkt;
c. het regelen van procedures rondom het verlenen van toegang tot Persoonsgegevens waaronder een registratie- en afmeldprocedure voor toewijzing van toegangsrechten, en het in logbestanden vastleggen van gebeurtenissen betreffende gebruikersactiviteiten, uitzonderingen en informatiebeveiligingsgebeurtenissen. De Organisatie wordt in de gelegenheid gesteld om deze logbestanden periodiek te controleren.
3. In Bijlage 2 worden de afspraken tussen Partijen vastgelegd over de in lid 1 en 2 bedoelde passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.
4. De Organisatie en Verwerker gebruiken in het kader van de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen (indien beschikbaar) uitsluitend het KetenID en de toepasselijke Attributenset bij alle Onderwijsdeelnemers die kunnen beschikken over het KetenID. Indien een van de Partijen aangeeft dat dit redelijkerwijs niet van haar kan worden gevergd, dient dit voldoende gemotiveerd te worden vastgelegd in Bijlage 3.
5. Beide Partijen dragen er zorg voor dat zij de eigen getroffen beveiligingsmaatregelen periodiek evalueren en aanscherpen, aanvullen of verbeteren voor zover de eisen of (technologische) ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.
6. De Verwerker stelt in goed overleg met de Organisatie deze in staat om effectief te kunnen voldoen aan haar wettelijke verplichting om toezicht te houden op de naleving door de Verwerker van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen alsmede op de naleving van de in artikel 8 genoemde verplichtingen ten aanzien van Datalekken.
7. In aanvulling op de voorgaande leden heeft Organisatie te allen tijde het recht om, in overleg met de Verwerker en met inachtneming van een redelijke termijn, de naleving van Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, de Verwerking van Persoonsgegevens in relatie tot de Onderliggende Overeenkomst en deze Verwerkersovereenkomst, waaronder de door Verwerker genomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, te (doen) controleren middels een audit:
a. Partijen spreken in onderling overleg af dat de audit wordt uitgevoerd door een door één van de Partijen, na goedkeuring door de andere Partij, in te schakelen onafhankelijke gecertificeerde externe deskundige die een derdenverklaring (TPM) afgeeft.
b. De auditor verstrekt het auditrapport alleen aan Partijen.
c. Partijen maken onderling afspraken over de omgang met de uitkomsten van de audit.
d. Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat, aan de hand van een geldige (inter)nationaal erkende certificering of een gelijkwaardig controle- of bewijsmiddel, een reeds uitgevoerde audit en daaruit afgegeven derdenverklaring gebruikt kunnen worden. Organisatie wordt in dat geval geïnformeerd over de uitkomsten van de audit.
e. Partijen komen overeen dat de kosten van een audit als bedoeld in sub a voor rekening komen van de Organisatie, tenzij uit de audit (grote) gebreken blijken, die aan Verwerker kunnen worden toegerekend. In dat geval treden Partijen in overleg over de verdeling van de kosten van de audit.
Artikel 8: Datalekken
1. Beide Partijen hebben een passend beleid voor de omgang met Datalekken.
2. Indien Organisatie of Verwerker een Datalek bij de uitvoering van de Onderliggende Overeenkomst of van deze Verwerkersovereenkomst vaststelt, dan zal deze de andere Partij daarover zonder onredelijke vertraging informeren, zodra zij of hij kennis heeft genomen van dat Xxxxxxx. Verwerker verstrekt in geval van een Datalek alle relevante informatie aan Organisatie met betrekking tot het Datalek, waaronder informatie over eventuele ontwikkelingen rond het Datalek, en de maatregelen die de Verwerker treft om aan zijn kant de gevolgen van het Datalek te beperken en herhaling te voorkomen.
3. In aanvulling op lid 2 informeert Verwerker de Organisatie onverwijld indien een vermoeden bestaat dat een Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen zoals bedoeld in artikel 34 lid 1 AVG.
4. Verwerker stelt bij een Datalek de Organisatie in staat om passende vervolgstappen te (laten) nemen ten aanzien van het Datalek. Verwerker dient hierbij aansluiting te zoeken bij de bestaande processen die Organisatie daartoe heeft ingericht, voor zover deze aan Verwerker bekend zijn gemaakt. Partijen nemen zo spoedig mogelijk alle redelijkerwijs benodigde maatregelen om (verdere) schending of inbreuken betreffende de Verwerking van de Persoonsgegevens, en meer in het bijzonder (verdere) schending van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, te voorkomen of te beperken.
5. In geval van een Datalek voldoet Organisatie aan eventuele wettelijke meldingsplichten.
6. Partijen zullen te goeder trouw in onderling overleg afspraken maken over de redelijke verdeling van de eventuele kosten die verbonden zijn aan het voldoen aan de meldingsplichten.
7. Partijen documenteren alle Datalekken in een (incidenten)register, met inbegrip van de feiten omtrent de inbreuk in verband met Persoonsgegevens, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen.
8. Over incidenten met betrekking tot de beveiliging, anders dan een Datalek, informeert de Verwerker de Organisatie conform de afspraken zoals beschreven in Bijlage 2.
Artikel 9: Medewerking
1. Verwerker verleent Organisatie medewerking bij het nakomen van de op Organisatie in de hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke rustende
verplichtingen op grond van de AVG en andere Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, waaronder, maar niet beperkt tot:
a. het – voor zover redelijkerwijs mogelijk – vervullen van de plicht van Organisatie om aan verzoeken van de in hoofdstuk III van de AVG vastgelegde rechten van de betrokkene binnen de wettelijke termijnen te voldoen, zoals een verzoek tot inzage, rectificatie, wissing of beperking van de verwerking van Persoonsgegevens;
b. het uitvoeren van controles en audits zoals bedoeld in artikel 7 van deze Verwerkersovereenkomst;
c. het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB/DPIA) en een eventuele daaruit voortkomende verplichte voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens;
d. het voldoen aan verzoeken van een Toezichthoudende Autoriteit of een andere overheidsinstantie;
e. het (voorbereiden van) onderzoeken (naar), beoordelen en melden van Datalekken zoals bedoeld in artikel 8 van deze Verwerkersovereenkomst.
2. Een klacht of verzoek van een Betrokkene of een verzoek of onderzoek van een Toezichthoudende Autoriteit met betrekking tot de Verwerking van de Persoonsgegevens, wordt door de Verwerker, voor zover wettelijk is toegestaan, onverwijld doorgestuurd naar Organisatie, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het verzoek of de klacht.
3. Partijen brengen, onverlet het bepaalde in artikel 7 lid 7 sub e, artikel 8 lid 6 en artikel 13 lid 3, elkaar voor in redelijkheid verleende bijstand geen kosten in rekening. In het geval dat één van de Partijen kosten in rekening wil brengen, brengt deze Partij de andere Partij hiervan vooraf op de hoogte.
Artikel 10: Doorgifte aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte
1. Verwerker is uitsluitend gerechtigd tot doorgifte van Persoonsgegevens aan een derde land buiten de Europese Economische Ruimte (EER), of aan een internationale organisatie indien Organisatie daarvoor specifieke schriftelijke toestemming heeft gegeven, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Verwerker tot doorgifte verplicht. In dat geval stelt Verwerker Organisatie voorafgaand aan de doorgifte schriftelijk op de hoogte van deze bepaling, tenzij de betreffende wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
2. Indien na toestemming van Organisatie Persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde landen buiten de EER of aan een internationale organisatie zoals bedoeld in artikel 4 sub 26 AVG, dan zien Partijen erop toe dat
dit alleen plaatsvindt conform wettelijke voorschriften en eventuele verplichtingen die in dit verband op Organisatie rusten. Indien van toepassing staat in Bijlage 1 bij deze Verwerkersovereenkomst een opgave van de derde landen waar, of internationale organisaties door wie, de Persoonsgegevens worden Verwerkt. Daarbij wordt tevens aangegeven op welke wijze is voldaan aan de voorwaarden op basis van de AVG voor doorgifte van Persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties.
3. Als voor de doorgifte naar een derde land buiten de EER gebruik wordt gemaakt van een door de Europese Commissie goedgekeurd modelcontract (standard contractual clauses) dan moeten er – indien nodig – voldoende aanvullende maatregelen worden genomen om te waarborgen dat het niveau van bescherming van de Persoonsgegevens tijdens en na de doorgifte gelijkwaardig is aan het beschermingsniveau binnen de EER. Deze maatregelen moeten worden beschreven in Bijlage 1.
Artikel 11: Inschakeling Subverwerker
1. Organisatie geeft Verwerker door ondertekening van deze Verwerkersovereenkomst toestemming tot het inschakelen van Subverwerkers, van wie de identiteit en vestigingsgegevens zijn opgenomen in Bijlage 1.
2. Tijdens de duur van de Verwerkersovereenkomst licht Verwerker Organisatie in over een voorgenomen toevoeging van een nieuwe Subverwerker of wijziging in de samenstelling van de bestaande Subverwerkers, waarbij Organisatie de mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te maken. De bezwaartermijn bedraagt 6 weken volgend op schriftelijke inlichting aan Organisatie over de voorgenomen toevoeging of wijziging.
3. Verwerker is verplicht iedere Subverwerker via een overeenkomst of andere rechtshandeling minimaal dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op te leggen als in deze Verwerkersovereenkomst aan Verwerker zijn opgelegd. Verwerker zal op verzoek van Organisatie afschriften verstrekken van deze Subverwerkersovereenkomsten, of van de relevante passages uit de Subverwerkersovereenkomst of een andere overeenkomst of een andere bindende rechtshandeling tussen Verwerker en de door deze overeenkomstig artikel 11 lid 1 van deze Verwerkersovereenkomst ingeschakelde Subverwerker.
Artikel 12: Bewaartermijnen en vernietiging Persoonsgegevens
1. Organisatie informeert Verwerker in Bijlage 1 adequaat over (wettelijke) bewaartermijnen die van toepassing zijn op de Verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker. Verwerker Verwerkt de Persoonsgegevens niet langer dan overeenkomstig deze bewaartermijnen.
2. Organisatie verplicht Verwerker om de in opdracht van Organisatie Verwerkte Persoonsgegevens bij de beëindiging van de Verwerkersovereenkomst binnen een door Partijen gezamenlijk overeengekomen termijn terug te (doen) leveren aan de Organisatie en/of te (doen) vernietigen, tenzij de Persoonsgegevens langer bewaard moeten worden, zoals in het kader van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke verplichting, dan wel op verzoek van de Organisatie.
3. Verwerker bevestigt Organisatie Schriftelijk dat vernietiging van de Verwerkte Persoonsgegevens als bedoeld in lid 2 heeft plaatsgevonden. De Organisatie kan op eigen kosten een controle laten uitvoeren of vernietiging heeft plaatsgevonden.
4. Xxxxxxxxx ziet erop toe en waarborgt dat ook alle Subverwerkers die betrokken zijn bij de Verwerking van de Persoonsgegevens de Persoonsgegevens (laten) terugleveren en/of vernietigen na het verstrijken van bewaartermijnen dan wel de termijn voor het terugleveren en/of vernietigen zoals bedoeld in lid 2.
Artikel 13: Aansprakelijkheid
1. Partijen kunnen afspraken over aansprakelijkheid die voortvloeit uit deze Verwerkersovereenkomst, opnemen in de Onderliggende Overeenkomst of in een andere overeenkomst of regeling tussen Partijen.
2. In afwijking van het eerste lid kunnen Partijen geen beroep doen op een aansprakelijkheidsbeperking, die is opgenomen in de Onderliggende Overeenkomst of een andere tussen Partijen bestaande overeenkomst of regeling, in geval van een door één van de Partijen ingestelde:
a. verhaalsactie op grond van artikel 82 AVG; of
b. schadevergoedingsactie uit hoofde van deze Verwerkersovereenkomst, indien en voor zover de actie bestaat uit verhaal van een aan de Toezichthoudende Autoriteit betaalde geldboete die geheel of gedeeltelijk toerekenbaar is aan de andere Partij.
3. Het bepaalde in dit artikel laat onverlet de rechtsmiddelen die de aangesproken Partij op grond van de geldende wet- of regelgeving ter beschikking staan. Het bepaalde in lid 2 sub b geldt onverminderd het bepaalde in artikel 14 lid 2.
4. Iedere Partij is verplicht de andere Partij zonder onnodige vertraging op de hoogte te stellen van een (mogelijke) aansprakelijkstelling of (het voornemen om over te gaan tot) het opleggen van een bestuurlijke boete door de Toezichthoudende Autoriteit, beide in verband met deze Verwerkersovereenkomst. Iedere Partij is in redelijkheid verplicht de andere Partij informatie te verstrekken en/of ondersteuning te verlenen ten behoeve van het voeren van verweer tegen een (mogelijke) aansprakelijkstelling of (het voornemen tot) een boete, zoals bedoeld in de vorige volzin. De Partij die
informatie verstrekt en/of ondersteuning verleent, is gerechtigd om eventuele redelijke kosten dienaangaande in rekening te brengen bij de andere Partij.
Partijen informeren elkaar zoveel mogelijk vooraf over deze kosten.
5. De Partij (hierna de “Benaderde Partij“) die door de Toezichthoudende Autoriteit in kennis is gesteld van het voornemen om over te gaan tot het opleggen van een bestuurlijke boete (verder: “Voornemen tot handhaving“) in verband met deze Verwerkersovereenkomst, zal:
a. in het verweer tegen het Voornemen tot handhaving rekening houden met de redelijke belangen van de andere Partij;
b. de andere Partij in redelijkheid in de gelegenheid stellen om haar zienswijze met betrekking tot het Voornemen tot handhaving aan de Benaderde Partij te geven en
c. geen schikkingsvoorstel van de Toezichthoudende Autoriteit accepteren, of afstand doen van een rechtsmiddel tegen het Voornemen tot handhaving, of een boete, zonder hierover eerst de andere Partij te consulteren.
Artikel 14: Tegenstrijdigheid en wijziging Verwerkersovereenkomst
1. In het geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst en de bepalingen van de Onderliggende Overeenkomst, zijn de bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst leidend.
2. Indien Partijen bij het afsluiten van deze Verwerkersovereenkomst van de artikelen in de Model Verwerkersovereenkomst willen afwijken, of deze willen aanvullen, dan worden deze wijzigingen en/of aanvullingen door Partijen beschreven en gemotiveerd in een overzicht dat als Bijlage 3 aan deze Verwerkersovereenkomst wordt gehecht. Het bepaalde in dit lid geldt niet voor aanvullingen en/of wijzigingen van de Bijlagen 1 en 2.
3. Onverminderd het bepaalde in artikel 11 lid 2 wordt bij belangrijke wijzigingen in de (aanvullende) diensten na het afsluiten van deze Verwerkersovereenkomst, die van invloed zijn op de Verwerking van de Persoonsgegevens zoals beschreven in Bijlagen 1 en 2 de Organisatie, alvorens zij de wijzigingen aanvaardt, in begrijpelijke taal door de Verwerker geïnformeerd over de consequenties van deze wijzigingen. Onder belangrijke wijzigingen wordt in ieder geval verstaan: de toevoeging of wijziging van een functionaliteit die kan leiden tot een uitbreiding van de te Verwerken Persoonsgegevens en die gevolgen kan hebben voor de door Organisatie vastgestelde de doeleinden waarvoor de Persoonsgegevens worden Verwerkt. Deze wijzigingen zullen in Bijlage 1 of Bijlage 2 worden opgenomen.
4. Wijzigingen in de artikelen van de Verwerkersovereenkomst na het afsluiten van de Verwerkersovereenkomst kunnen uitsluitend in gezamenlijkheid en schriftelijk tussen Partijen worden overeengekomen.
5. In het geval enige bepaling van deze Verwerkersovereenkomst nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar is of wordt, blijven de overige bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval met elkaar in overleg treden om de nietige, vernietigbare of anderszins niet afdwingbare bepaling te vervangen door een uitvoerbare alternatieve bepaling. Daarbij zullen Partijen zoveel mogelijk rekening houden met het doel en de strekking van de nietige, vernietigde of anderszins niet afdwingbare bepaling.
Artikel 15: Duur en beëindiging
1. De looptijd van deze Verwerkersovereenkomst is gelijk aan de looptijd van de tussen Partijen gesloten Onderliggende Overeenkomst, inclusief eventuele verlengingen daarvan.
2. Deze Verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij de beëindiging van de Onderliggende Overeenkomst. Totdat de Persoonsgegevens door de Verwerker zijn teruggeleverd en vernietigd overeenkomstig het bepaalde in artikel 12, blijft de Verwerker ervoor zorgen dat de artikelen van deze Verwerkersovereenkomst worden nageleefd.
Artikel 16: Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
1. De Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht.
2. Alle geschillen, die tussen Partijen ontstaan in verband met de Verwerkersovereenkomst, worden voorgelegd aan de rechter die bevoegd is verklaard in de Onderliggende Overeenkomst. Is in de Onderliggende Overeenkomst geen rechter bevoegd verklaard, dan is de rechter bevoegd in de plaats waar Organisatie gevestigd is.
Aldus overeengekomen, in tweevoud opgemaakt en ondertekend,
Organisatie, Verwerker,
Naam: Naam: X. xxx xxx Xxxx
Functie: Functie: Directeur
Datum: Datum:
Bijlage 1: Privacybijsluiter
Bijlage 2: Beveiligingsbijlage
Bijlage 1: Privacy Bijsluiter
Behorende bij verwerkersovereenkomst Portal van AMN Systems B.V. (AMN) Versie: 01-08-2022
AMN is een onafhankelijke aanbieder van betrouwbare en kwalitatief goede toetsen en andere hulpmiddelen (‘digitale meetinstrumenten’) aanbiedt voor gebruik in diverse organisaties (waaronder onderwijs, (semi-)overheid en bedrijfsleven), waarbij persoonsgegevens worden verwerkt. Wij vinden het belangrijk om uiterst zorgvuldig met deze persoonsgegevens om te gaan. Wij stellen daarom hoge eisen aan de betrouwbaarheid en veiligheid van onze systemen. Leerresultaten en de gegevens van onze gebruikers beschouwen wij te allen tijde als privacygevoelige gegevens.
AMN heeft het ‘Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy’ onderschreven. In dit convenant is tussen aanbieders en de onderwijssectorraden vastgelegd dat een organisatie in juridische zin de ‘verwerkersverantwoordelijke’ is voor de verwerking van persoonsgegevens. Daardoor hebben en houden organisaties zeggenschap over de gegevens die binnen leermiddelen worden verwerkt. AMN is een ‘verwerker’, die uitvoering geeft aan de opdracht van een organisatie.
De afspraken die hiervoor gelden, zijn vastgelegd in de Verwerkersovereenkomst AMN. De bijlagen vormen een onlosmakelijk onderdeel van de Verwerkersovereenkomst. In bijlage 1 staat beschreven welke opdracht u, als Organisatie, AMN geeft ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens in de Portal van AMN. Deze bijlage stelt u tevens in staat om betrokkenen hierover te informeren.
1. Algemene informatie
Naam dienst(en):
Deze Privacy Bijsluiter heeft betrekking op de Portal van AMN en betreft o.a. de volgende diensten:
PO: AMN Aansluiting PO-VO, AMN Eindtoets, AMN Proeftoets.
VO: AMN Loopbaan Leren, toetsen Nederlands, rekenen en Engels, XXX Xxxxxx en AMN Profielkeuzetest, AMN Talentscan VO.
MBO: AMN Talentscan, AMN Beroepsbeeldtests, de toetsen Nederlands, rekenen en Engels, AMN Loopbaanleren en de AMN-vragenlijsten t.b.v. van de begeleiding voor deelnemer/docent in het leerproces.
HBO: AMN Talentscan.
HRM: AMN Talentscan, AMN Beroepsbeeldtests, de toetsen Nederlands, rekenen en Engels, de AMN-vragenlijsten t.b.v. van de begeleiding van de deelnemer.
Naam Verwerker en vestigingsgegevens:
AMN is een aanbieder van digitale meetinstrumenten en gevestigd aan de Wetstraat 1, 6814 AN, te Arnhem.
Beknopte uitleg en werking dienst:
De Portal van AMN is een onlineapplicatie om tests, toetsen, vragenlijsten en opdrachten af te nemen, te scoren, te normeren en te rapporteren op individueel-, groeps- en managementniveau.
De verwerking van persoonsgegevens binnen deze diensten heeft betrekking op:
1. het verlenen van toegang tot de diensten door middel van een inlogprocedure;
2. het invullen en normeren van een of meerdere diensten.
3. het terugkoppelen van rapportages over (onderwijs)deelnemers aan de (onderwijs)deelnemers zelf; aan leerkrachten, docenten, mentoren, loopbaanbegeleiders, HRM-functionarissen en werkbegeleiders van de (onderwijs)deelnemers; het generen van overzichtsrapportages voor leerkrachten, docenten, mentoren, loopbaanbegeleiders, HRM- functionarissen en werkbegeleider en het school/instellingsmanagement.
Bij de AMN Talentscan kunt u er als organisatie voor kiezen om gebruik te maken van ‘online proctoring’: digitale surveillance - waarbij gebruik kan worden gemaakt van camerabeelden - om fraude tijdens de afname van tests, toetsen, vragenlijsten en opdrachten (hierna gezamenlijk te noemen: instrumenten) te signaleren en te voorkomen. Verwerkingen die in dit kader plaatsvinden zijn ‘optionele verwerkingen’ in de zin van onderdeel 2 van deze bijsluiter.
Bij het klaarzetten van een instrument kunt u aangeven of u gebruik wenst te maken
van cameratoezicht. Aangezien u in juridische zin de ‘verwerkingsverantwoordelijke’
bent, bent u ook met betrekking tot online proctoring verantwoordelijk voor de bescherming van de privacy van uw leerlingen en/of studenten en de naleving van toepasselijke (privacy) wet- en regelgeving in dit kader (meer specifiek voor het bepalen van de wettelijke grondslag op basis waarvan een verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt).
Vormen van online proctoring en werkwijze
De standaard vormen van online proctoring in het kader van de AMN Talentscan zijn de volgende:
1. het handmatig op een later tijdstip bekijken van ieder afgenomen instrument, op basis van camerabeelden:
● Er wordt via de camera iedere minuut een foto van de deelnemer gemaakt en deze camerabeelden zijn enkel zichtbaar in het eigen account van de organisatie;
● De organisatie dient na afname van de AMN Talentscan de camerabeelden te beoordelen;
● Zodra de camerabeelden door de organisatie zijn beoordeeld c.q. goedgekeurd, worden deze - op één camerabeeld na, welke zal worden gebruikt op de individuele rapportage van de deelnemer en welke maximaal 30 dagen zal worden bewaard - direct verwijderd;
● Indien de camerabeelden niet worden beoordeeld, dan worden de camerabeelden automatisch na 30 dagen verwijderd.
2. bij het gebruik van cameratoezicht, het - op minimale wijze - detecteren van het gedrag van de PC van een deelnemer:
● AMN signaleert op de PC van de deelnemer (enkel) een minimalisatie van het scherm waarin het instrument wordt afgenomen;
● AMN kan niet zien welke activiteiten een deelnemer in dat geval - naast de activiteiten in het kader van een instrument - op zijn/haar PC verricht.
Link naar uitgever en/of productpagina: xxxxx://xxx.xxx.xx
Doelgroep:
PO, VO, MBO, HBO en HRM
Gebruikers:
De digitale meetinstrumenten zijn gericht op gebruik door (onderwijs)deelnemers, docenten, mentoren, loopbaanbegeleiders, HRM-functionarissen en werkbegeleiders en het school/instellingsmanagement.
2. Xxxxxxxxxx voor het verwerken van persoonsgegevens
AMN maakt een onderscheid tussen verwerkingen die een onlosmakelijk onderdeel vormen van de aangeboden dienst, en optionele verwerkingen.
Verwerkingen die een onlosmakelijk onderdeel vormen van de Portal van AMN.
De verwerkingen door AMN vinden primair plaats om de Organisatie in staat te stellen om met gebruikmaking van de digitale meetinstrumenten de (onderwijs)deelnemers te kunnen positioneren, volgen en begeleiden.
Bij het gebruik van de diensten die via de Portal van AMN beschikbaar zijn, vinden - in lijn met artikel 5 van het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy - Meetinstrumenten en Toetsen - altijd verwerkingen in het kader van de volgende doeleinden plaats:
1. het met gebruikmaking van het digitale meetinstrument geven en volgen van onderwijs en het begeleiden en volgen van (onderwijs)deelnemers, waaronder:
- het online kunnen afnemen van tests, toetsen, vragenlijsten en opdrachten;
- het online scoren en normeren van deze instrumenten;
- de opslag van de door de (onderwijs)deelnemers ingevulde leer- en testresultaten;
- het terugontvangen door de organisatie van leer- en testresultaten;
- analyse en interpretatie van leerresultaten;
2. het geleverd krijgen/in gebruik kunnen nemen van de digitale meetinstrumenten;
3. de beoordeling van de leer- en testresultaten van één deelnemer ten opzichte van de resultaten van een normgroep, om inzicht te krijgen hoe een deelnemer presteert ten opzichte van deze groep;
4. het verkrijgen van toegang tot de aangeboden digitale meetinstrumenten, waaronder de identificatie, authenticatie en autorisatie;
5. de beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik, en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid in de verwerkte persoonsgegevens;
6. de continuïteit en goede werking van het digitale leermiddel, waaronder het laten uitvoeren van onderhoud, het maken van een back-up, het aanbrengen van verbeteringen na geconstateerde fouten of onjuistheden en het krijgen van ondersteuning;
7. het verwerken van gegevens tot volledig geanonimiseerde onderzoeks- of analysedata ten behoeve van de verbetering van de kwaliteit van digitale meetinstrumenten;
8. het beschikbaar stellen van gegevens voor zover noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen die worden gesteld aan digitale meetinstrumenten;
9. extern onderzoek en analyse op basis van strikte voorwaarden zoals vastgesteld binnen het Ketenplatform van het ‘Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy - Leermiddelen en Toetsen’.
Optionele verwerkingen bij de Portal van AMN
Bij het gebruik van de Portal van AMN kunnen met specifieke toestemming van de Organisatie ook andere verwerkingen plaatsvinden. Organisatie heeft voor deze verwerkingen een actieve keuzeoptie en gaan in de Portal van AMN of anderszins expliciet akkoord met de verwerkingen voordat deze plaatsvinden. Het betreft de volgende verwerkingen:
1. het kunnen uitwisselen van leer- en testresultaten met (deelnemers)administratiesystemen van de organisatie;
2. het kunnen uitwisselen van leer- en testresultaten met dashboards die de organisatie in gebruik heeft;
3. het kunnen inzetten van ‘online proctoring’: digitale surveillance - waarbij gebruik kan worden gemaakt van camerabeelden - om fraude tijdens de afname van
tests, toetsen, vragenlijsten en opdrachten te signaleren en te voorkomen. Voor meer informatie hierover, zie beknopte uitleg en werking dienst van deze bijsluiter;
4. het kunnen gebruiken van persoonlijke vragenlijsten voor het in kaart brengen van omgevingsfactoren die van invloed kunnen zijn op de leer- en testresultaten.
Het akkoord van de organisatie wordt als volgt gegeven:
1. voor de optionele verwerkingen in het kader van de doeleinden genoemd onder de punten 1 en 2: in de licentieovereenkomst, dan wel een vergelijkbaar document zoals bijvoorbeeld een offerte of een opdrachtbevestiging (door het afnemen van een (extra) koppeling);
2. voor de optionele verwerkingen in het kader van de doeleinden genoemd onder de punten 3 en 4: via de Portal van AMN.
3. Categorieën en soorten persoonsgegevens
Bij het gebruik van de Portal van AMN worden de volgende persoonsgegevens verwerkt.
Omschrijving van de verwerkte persoonsgegevens:
Verwerkte persoonsgegevens voor autorisatie en authenticatie
Het verkrijgen van toegang tot digitale meetinstrumenten verloopt d.m.v. het door de verwerkersverantwoordelijke aangemaakte account op basis van:
● e-mailadres;
● wachtwoord.
Verwerkte persoonsgegevens bij gebruik van de meetinstrumenten
Na het inloggen in de Portal van AMN worden de volgende gegevens van de (onderwijs)deelnemer verwerkt:
● naam;
● geslacht;
● geboortedatum;
● (test)score van de deelnemer;
● genormeerde score van de deelnemer;
● (bij MBO) crebonummer bij aanmelding;
● e-mailadres;
● jaargroep/klas (in te vullen door de organisatie, geen verplicht veld).
Optionele persoonsgegevens: organisaties hebben voor deze verwerkingen een keuzeoptie en gaan akkoord met de verwerkingen voordat deze plaatsvinden.
● camerabeelden;
● gegevens die op persoonlijke vragenlijsten worden ingevuld:
- telefoon;
- burgerlijke staat;
- geboorteland;
- geboorteplaats;
- nationaliteit
- gevolgde opleidingen;
- diploma’s en certificaten;
- ervaring met bepaalde taken;
- favoriete sporten;
- hobby’s;
- interesses en bestuurlijke activiteiten.
Let op: met betrekking tot de persoonlijke vragenlijsten is antwoorden niet verplicht, vragen kunnen door de deelnemer worden overgeslagen.
Soorten van gegevens:
Via de digitale meetinstrumenten die via de Portal van AMN beschikbaar zijn worden bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt in de zin van artikel 9 van de AVG:
• Testresultaten m.b.t. persoonlijkheid en/of capaciteiten
• Gegevens voor het inschatten van eventuele leerproblemen, zoals leerondersteuning in de vooropleiding, dyslexie/dyscalculie, stage/werkervaring, eventuele belemmeringen in de leefomgeving.
Op basis van de resultaten van het gebruik van de digitale meetinstrumenten die via de Portal van AMN beschikbaar zijn, kan de organisatie zelf conclusies trekken over eventuele beperkingen in de leerontwikkeling en de oorzaak daarvan.
Leerresultaten en de gegevens van onze gebruikers beschouwen wij te allen tijde als privacygevoelige gegevens, waarbij wij hoge eisen stellen aan de betrouwbaarheid en veiligheid van onze systemen.
4. Bewaartermijnen
De verkregen persoonsgegevens in de Portal van AMN worden na verloop van tijd gewist. In de tabel hieronder staan de bewaartermijnen.
Bewaartermijn:
AMN verwijdert de verkregen persoonsgegevens in de Portal van AMN na verloop van tijd:
• gegevens van de (onderwijs)deelnemers worden 2 jaar na de laatste inlog verwijderd.
• gegevens van (onderwijs)personeel worden 2 jaar na de laatste inlog verwijderd.
• camerabeelden: na beoordeling c.q. goedkeuring door de organisatie worden - op één camerabeeld na, welke zal worden gebruikt op de individuele rapportage van de deelnemer en welke maximaal 30 dagen zal worden bewaard - alle beelden direct verwijderd. Indien de camerabeelden niet worden beoordeeld, dan worden deze automatisch na 30 dagen verwijderd.
De organisatie kan met AMN separate afspraken maken, waarbij verwerkte gegevens o.a. in de vorm van (PDF) rapporten worden ge-upload in het (school)administratiesysteem van de organisatie.
Na het uploaden van deze data is de organisatie zelf verantwoordelijk voor de bewaartermijn.
5. Subverwerkers en locatie van opslag en verwerking van persoonsgegevens
Voor de verwerking van persoonsgegevens worden door AMN sub-verwerkers ingeschakeld.
Naam: | Omschrijving: | Land van opslag en/of verwerking: |
Vertixo B.V. | PaaS leverancier | Nederland (opslag en verwerking) |
AMN Systems RO S.R.L | Medeontwikkelaar platform | Roemenië (verwerking) |
CloudFlare | DDoS bescherming en CDN | Europa (verwerking) |
Cloudflare & GDPR (General Data Protection Regulation -EU) (Cloudflare statement)
xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx/xxxx/xxxxxxxxxxxx/
The team at Cloudflare is fully committed to complying with the requirements of the GDPR. We understand that compliance with the new set of privacy laws can be challenging and we are here to help with your GDPR initiative by providing you with the state of the art GDPR compliant services.
Our legal and policy experts have closely analyzed the requirements of the GDPR and continue to monitor new guidance on best practices for implementing the requirements to heart and made changes to our products, contracts and policies to ensure that we are fully in compliance with the GDPR before May 25, 2018. We are also dedicated to helping you, our customer, succeed in complying with the GDPR.
6. Contactgegevens
Voor vragen of opmerkingen over deze Privacy Bijsluiter of de werking van onze digitale meetinstrumenten, kunt u terecht bij:
AMN
t.a.v. Functionaris voor de Gegevensbescherming Xx Xxxxxxxxx 0
0000 XX XXXXXX
Tijdens kantooruren: 026-3557333
Onze helpdesk is telefonisch bereikbaar via 026 3557344 of via xxxxxxxx@xxx.xx. Meer informatie treft u op xxx.xxx.xx.
Indien er voor ons reden is om contact op te nemen, doen wij dat in beginsel per email met de bij ons geregistreerde contactpersoon van de Organisatie.
1. Algemene contactpersoon Organisatie:
- Naam:
- E-mailadres:
2. Functionaris gegevensbescherming Organisatie (indien aanwezig):
- Naam:
- E-mailadres:
3. Privacy officer Organisatie (indien aanwezig):
- Naam:
- E-mailadres: Paraaf
Organisatie Verwerker
Deze bijlage is opgezet volgens het branche-specifieke format van MEVW en vormt een integraal onderdeel van de bijbehorende verwerkersovereenkomst. Verwerkersovereenkomst en de bijlagen daarbij maken onderdeel uit van de afspraken die zijn gemaakt in het Convenant Digitale
Bijlage 2: Beveiligingsbijlage
Behorende bij verwerkersovereenkomst Portal van AMN Systems B.V (AMN). Versie: 01-08-2022
AMN heeft, overeenkomstig de AVG en artikel 7 en 8 van de Model Verwerkersovereenkomst passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de verwerking van persoonsgegevens aantoonbaar te beveiligen. Deze bijlage geeft een beknopte beschrijving en opsomming van die maatregelen.
1. Maatregelen die AMN heeft genomen om de persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, wijziging, opslag, toegang of openbaarmaking.
● Een passend beleid in de vorm van een ISMS volgens ISO 27001 voor de beveiliging van de Verwerking van de Persoonsgegevens, waarbij het beleid periodiek wordt geëvalueerd en – zo nodig – aangepast;
● Een systeem van autorisatie waardoor enkel geautoriseerde medewerkers toegang kunnen verkrijgen tot de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de Verwerkersovereenkomst. Medewerkers hebben op grond van deze systematiek geen toegang tot meer data dan strikt noodzakelijk is voor hun functie;
● Informatiebeveiligingsincidenten worden gedocumenteerd en worden benut voor optimalisatie van het informatiebeveiligingsbeleid;
● Er is een proces ingericht voor communicatie over informatiebeveiligingsincidenten;
● Met werknemers, vertegenwoordigers en/of Subverwerkers worden geheimhoudingsverklaringen afgesloten en worden informatiebeveiligingsafspraken gemaakt;
● Het bewustzijn, opleiding en training ten aanzien van informatiebeveiliging wordt gestimuleerd.
Verder beperken van toegang tot persoonlijke gegevens
Procedureel gelden er binnen AMN afspraken dat medewerkers alleen wanneer strikt noodzakelijk inloggen op de omgeving van klanten. In de regel gebeurd dit enkel ten behoeve van klantondersteuning of foutoplossing.
De manieren waarop de toegang tot persoonlijke gegevens is niet enkel procedureel beperkt, maar ook technisch.
Automatische anonimisering
Alle persoonsgegevens, met uitzondering van het deelnemersnummer, zijn voor AMN medewerkers automatisch geanonimiseerd. Het deelnemersnummer heeft voor AMN medewerkers geen betekenis. Door dit nummer beschikbaar te houden kunnen klantondersteuning of foutoplossing klantspecifiek uitgevoerd worden zonder toegang te hebben tot verdere persoonsgegevens.
De volgende gegevens zijn automatisch geanonimiseerd en daardoor niet beschikbaar voor AMN medewerkers:
● Naamsgegevens;
● Geboortedatum;
● Adresgegevens;
● Emailadressen;
● Gebruikersnamen;
● Telefoonnumers.
Deze gegevens zijn door de gehele applicatie heen automatisch geanonimiseerd, inclusief in de rapportages.
Enkel door een expliciete handeling met opgave van reden kunnen persoonlijke gegevens ontsloten worden. Deze functie kan per klant in- of uitgeschakeld worden.
Medewerkers en gegevens: | Handelingen: |
Medewerkers van de klantenservice hebben toegang tot de producten en/of diensten. Zij kunnen onder meer zien voor welke onderwijsdeelnemers een product en/of dienst is geactiveerd. | Administratieve handelingen in het kader van de werking van leermiddelen en licenties. Ondersteuning van de eindgebruiker. In het kader van vragen of verzoeken uit de organisatie ten behoeve van de werking van de producten en/of diensten hebben geautoriseerde medewerkers van de klantenservice toegang hebben tot de reële data. |
Analisten / deskundigen hebben op het gebied van ontwikkeling van de producten en/of diensten toegang tot geanonimiseerde sets van resultaten van gebruik van producten en/of diensten, eventuele problemen/fouten bij gebruik | Analyse van de producten en/of diensten, gericht op verbetering van het materiaal, ontwikkeling en optimalisatie van adaptief lesmateriaal, opsporing en verbetering van fouten in de werking van de producten en/of diensten. |
Onderwijsadviseurs hebben toegang tot de producten en/of diensten. | In het kader van ingeplande trainingen of verzoeken uit de organisatie ten behoeve van het interpreteren en analyseren van de instellingsdata hebben de daarvoor geautoriseerde onderwijsadviseurs toegang hebben tot de reële data. |
IT-databasebeheerders hebben toegang tot de databases. | De handelingen van IT- databasebeheerders zijn gericht op continuïteit en optimalisatie van ICT- systemen. |
2. Maatregelen om de Persoonsgegevens te beveiligen en continuïteit van de middelen, het netwerk, de server en de applicatie te waarborgen.
AMN heeft het Certificeringsschema gebruikt als toetsingskader en voor het creëren van een solide basisniveau van informatiebeveiliging en privacy voor de
digitale leermiddelen. Hieronder staat de rapportage van de BIV-classificatie, de mate van compliance en de uitleg bij eventuele afwijkingen van de standaarden. Zie: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx_xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx- informatiebeveiliging-en-privacy-rosa/certificeringsschema- informatiebeveiliging-en-privacy-rosa/.
Toets vorm | ISO 27001 | ||
Uitvoerder toets | LRQA Nederland BV | ||
BIV-classificatie | Beschikbaarheid=3, Integriteit=2, Vertrouwelijkheid=3 | ||
Categorie | Maatregelen | Compliance | Uitleg |
Beschikbaarheid | Ontwerp | Voldaan | Zie ISO 27001 certificering |
Capaciteit beheer | Voldaan | Zie ISO 27001 certificering | |
Onderhoud | Voldaan | Zie ISO 27001 certificering | |
Testen | Voldaan | Zie ISO 27001 certificering | |
Monitoring | Voldaan | Zie ISO 27001 certificering | |
Herstel | Voldaan | Zie ISO 27001 certificering | |
Integriteit | Herleidbaarheid (gebruikers) | Voldaan | Zie ISO 27001 certificering |
Backup | Voldaan | Zie ISO 27001 certificering | |
Application controls | Voldaan | Zie ISO 27001 certificering | |
Onweerlegbaarheid | Voldaan | Zie ISO 27001 certificering | |
Herleidbaarheid (technisch beheer) | Voldaan | Zie ISO 27001 certificering | |
Controle integriteit | Voldaan | Zie ISO 27001 certificering | |
Onweerlegbaarheid (toepassing) | Voldaan | Zie ISO 27001 certificering | |
Vertrouwelijkheid | Levenscyclus gegevens | Voldaan | Zie ISO 27001 certificering |
Logische toegang | Voldaan | Zie ISO 27001 certificering | |
Fysieke toegang | Voldaan | Zie ISO 27001 certificering | |
Netwerk toegang | Voldaan | Zie ISO 27001 certificering | |
Scheiding omgevingen | Voldaan | Zie ISO 27001 certificering | |
Transport en fysieke opslag | Voldaan | Zie ISO 27001 certificering | |
Logging | Voldaan | Zie ISO 27001 certificering | |
Omgaan met kwetsbaarheden | Voldaan | Zie ISO 27001 certificering |
3. Afspraken over het informeren over beveiligingsincidenten en/of Datalekken
AMN heeft een procedure voor de monitoring en identificatie van incidenten en het informeren in geval van Xxxxxxxxxx en/of incidenten met betrekking tot beveiliging. In zo’n geval zullen wij de verwerkingsverantwoordelijke de volgende informatie ter hand stellen:
● De kenmerken van de inbreuk, zoals: datum en tijdstip ontdekken en duur inbreuk, samenvatting van de inbreuk waaronder de aard van de inbreuk en de aard en beschrijving van het beveiligingsincident (op wat voor onderdeel van de beveiliging ziet het, hoe heeft het zich voorgedaan, heeft het betrekking op lezen, kopiëren, veranderen, verwijderen/vernietigen en/of diefstal van persoonsgegevens);
● De oorzaak van de inbreuk;
● Hoe de inbreuk is ontdekt;
● De maatregelen die getroffen zijn om de inbreuk aan te pakken en eventuele (verdere en toekomstige) schade te voorkomen;
● Of de bij de inbreuk betrokken gegevens versleuteld, gehasht etc. waren;
● Benoemen van groep(en) Betrokkenen die gevolgen kunnen ondervinden van het incident, en de aantallen en omvang van de groep Betrokkenen;
● Wat de mogelijke gevolgen zijn van de inbreuk voor de Organisatie en de Betrokkene(n), waaronder indien mogelijk een inschatting van het risico van de gevolgen voor betrokkene(n);
● De hoeveelheid en soort Persoonsgegevens betrokken bij de inbreuk (met name bijzondere gegevens zoals gegevens over gezondheid of godsdienst, of gegevens van gevoelige aard, waaronder toegangs- of identificatiegegevens, financiële gegevens of leerprestaties).
In geval van een (vermoeden van) beveiligingsincident en/of Datalek zal onze coördinator informatiebeveiliging in beginsel per email contact opnemen met de bij ons geregistreerde contactpersoon van de Organisatie.
De coördinator informatiebeveiliging is tevens aanspreekpunt voor het geval de Organisatie contact wil opnemen over een beveiligingsincident en/of Datalek. De coördinator informatiebeveiliging is bereikbaar op het volgende mailadres: xxxxxxx@xxx.xx
Paraaf
Organisatie Verwerker