Intentieovereenkomst tot ondersteuning
Intentieovereenkomst tot ondersteuning
Woningbouwvereniging Reeuwijk en Mozaïek Wonen
Status: concept d.d. 24 juli 2020
Partijen:
I Woningbouwvereniging Reeuwijk, toegelaten instelling op basis van de Woningwet en statutair gevestigd in Reeuwijk, kantoorhoudende te (2811 SZ) Reeuwijk, Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx 0, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder KvK-nummer 13011861, vertegenwoordigd door haar directeur-bestuurder de xxxx X. xxx Xxxx, hierna te noemen “WBVR”;
en
II Stichting Mozaïek Wonen, toegelaten instelling op basis van de Woningwet en statutair gevestigd in Gouda, kantoorhoudende te (2807 HZ) Gouda, Xxxxxxxxxx 0, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder KvK-nummer 29012913, vertegenwoordigd door haar directeur- bestuurder de xxxx X. xx Xxxx, hierna te noemen “MW”;
hierna samen te noemen “partijen”.
In overweging nemende dat:
▪ partijen beide actief zijn in dezelfde woningmarktregio (Haaglanden Midden-Holland Rotterdam);
▪ partijen beide actief zijn in de gemeente Bodegraven-Reeuwijk en in deze gemeente prestatieafspraken met de gemeente en de huurdersorganisaties hebben;
▪ in acht nemende dat MW een stichting en WBVR een vereniging is;
▪ partijen door duurzame ondersteuning van MW aan WBVR in staat zijn om de kwetsbaarheid van WBVR op de volgende terreinen te verminderen:
- de omvang en daarmee de personele continuïteit en de kwaliteit, waaronder de strategische en
beleidsmatige slagkracht, het project en procesmanagement
- de verantwoording aan belanghouders en de overheden/externe toezichthouders ingegeven vanuit de steeds complexere wet- en regelgeving, wat zorgt voor administratieve druk
- het niveau van de bedrijfslasten dat, indien niet gekozen wordt voor de voorgestane ondersteuning,
potentieel nog meer uit de pas kan gaan lopen ten opzichte van het sectorgemiddelde
- de risicobeheersing, in het licht van de relatief omvangrijke meerjarige investeringsopgave en hieraan gekoppelde monitoring;
▪ WBVR een organisatie is met een sterke lokale verankering en binding;
▪ MW de verbinding met haar huurders en het klantgericht werken met als thema “werken vanuit de bedoeling” de komende jaren verder wil versterken. Door het uitwisselen van kennis en ervaring biedt de ondersteuning hiertoe synergievoordelen en kansen;
▪ partijen ervan uitgaan dat zij de doelen -verminderen kwetsbaarheid WBVR en synergie-effecten die de kwaliteit van dienstverlening verbeteren- kunnen bewerkstelligen door met elkaar een duurzaam ondersteuningsmodel aan te gaan;
▪ partijen wensen vast te leggen op basis van welke uitgangspunten en randvoorwaarden zij de ondersteuning willen vormgeven;
▪ partijen deze intentieovereenkomst als opmaat zien naar de “overeenkomst tot ondersteuning”, waarmee
de samenwerking xxxxx wordt ingevuld;
▪ er in de periode tussen ondertekening van deze intentieovereenkomst en de ondertekening van de overeenkomst tot ondersteuning, rekening houdend met de in artikel 2 van deze intentieovereenkomst geformuleerde uitgangspunten, verder wordt gewerkt aan de concretisering van de ondersteuning met aandacht voor de gedeelde inzet van medewerkers, de ondersteuningsconstructie (juridisch), de duur van de ondersteuning, de financiën en fiscaliteiten.
Verklaren:
• voornemens te zijn om de duurzame ondersteuning, bij voorkeur uiterlijk in december 2020, formeel te bekrachtigen middels ondertekening van de “overeenkomst tot ondersteuning”;
• gelet op dit voornemen het traject in te zetten om de invulling van de ondersteuning(sconstructie) gezamenlijk verder vorm te geven in het tweede halfjaar van 2020.
Uitwerking intentieovereenkomst tot ondersteuning
Partijen komen ter uitwerking van het voorstaande het volgende overeen:
Artikel 1: Aanvang en duur
1.1 Deze intentieovereenkomst tot ondersteuning vangt aan op de datum van ondertekening en eindigt op de datum waarop de “overeenkomst tot ondersteuning” tussen partijen van kracht wordt dan wel indien een in artikel 7 van deze overeenkomst genoemde grond tot beëindiging of ontbinding van toepassing is.
Artikel 2: Doel & uitgangspunten
2.1 Partijen verbinden zich om, met behoud van ieders zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid, overeenkomstig het bepaalde in deze overeenkomst de kwetsbaarheid van WBVR structureel te verminderen tot een verantwoord niveau.
2.2 Partijen gaan de “overeenkomst tot ondersteuning” aan onder de voorwaarde dat beide corporaties primair verantwoordelijk blijven voor de continuïteit van de eigen onderneming, het eigen beleid, de volkshuisvestelijke prestaties en verantwoording over deze prestaties.
2.3 De vergoeding die MW doorrekent aan WBVR voor de verleende diensten ligt niet hoger en zo mogelijk lager dan het huidige kostenniveau van WBVR.
2.4 De in lid 2.1 bedoelde ondersteuning kent op hoofdlijn de volgende opzet:
• MW en WBVR zijn voornemens dat met ingang van de “overeenkomst tot ondersteuning” de werknemers van WBVR met een vast dienstverband in dienst komen bij MW, met uitzondering van
de directeur-bestuurder van WBVR. Dit zal nader uitgewerkt worden in de “overeenkomst tot ondersteuning”.
• Medewerkers van MW worden vanaf het moment dat de “overeenkomst tot ondersteuning” ingaat
ingezet om WBVR te ondersteunen bij de gehele geïntegreerde bedrijfsvoering van WBVR. Dit is naar verwachting per 1 januari 2021.
• MW doet, in goed overleg met WBVR, beleidsvoorstellen aan WBVR ten aanzien van het
strategisch, tactisch en operationeel beleid op alle volkshuisvestelijke, technische en financiële aspecten. Dit beleid wordt door de directeur-bestuurder (en waar nodig de RvC) van WBVR getoetst aan de strategie van WBVR en indien in deze lijn passend geaccordeerd.
• MW en WBVR synchroniseren de primaire klant-, vastgoed- en financieel-administratieve
processen zoveel als mogelijk en pakken de uitvoering van deze processen in gezamenlijkheid op.
• De fysieke lokale verankering en uitvoering van de primaire klantprocessen in Reeuwijk blijft zoveel als mogelijk gelijk, worden in het eigen kantoor in Reeuwijk grotendeels uitgevoerd door de huidige medewerkers van WBVR (de frontoffice) en blijft daarmee herkenbaar voor de huurders van WBVR.
• De kosten en risico’s met betrekking tot de inzet van medewerkers van MW bij WBVR worden
(vanaf het ingaan van de “overeenkomst tot ondersteuning”) op basis van verhuurbare eenheden op basis van het aantal per 31 december van het voorgaande jaar afgerekend.
• Jaarlijks, uiterlijk op 1 december voorafgaand aan het boekjaar (vanaf ingaan “overeenkomst tot
ondersteuning”), wordt de jaarbegroting van WBVR, waarin opgenomen de kosten welke MW zal doorbelasten met betrekking tot de ondersteuning door MW, door MW opgesteld en ter goedkeuring aan de directeur-bestuurder en RvC van WBVR voorgelegd. Uitgangspunt is dat de partijen hierbij sturen op basis van efficiency naar een gelijk oplopend niveau van bedrijfslasten per vhe.
• De synchronisatie van de ICT, met als uitgangspunt dat WBVR overgaat op de huidige systemen
van MW.
2.5 Voorts is er in het proces om te komen tot duurzame ondersteuning serieuze aandacht voor de betrokkenheid van belanghouders (zie ook artikel 4), de culturen van beide organisaties en zorgvuldigheid waar het gaat om de integratie van het personeel in de organisatie van MW.
Artikel 3: Invulling van de ondersteuning
3.1 Partijen geven op basis van de uitgangspunten zoals benoemd in artikel 2, in 2020 nader inhoud en vorm aan de ondersteuning, die in december 2020, wordt geformaliseerd. Dit betekent dat in ieder geval de volgende zaken nader worden uitgewerkt c.q. in onderlinge samenwerking worden opgepakt:
• De op te pakken werkzaamheden (zowel in gezamenlijkheid als de inzet van medewerkers van MW voor WBVR).
• De inzet van de medewerkers naar fte en te maken kosten.
• De gelijkschakeling die dit vraagt op onder andere de ondersteunende processen, ICT en overige automatisering met daarin aandacht voor de impact financieel, naar medewerkers en huurders.
• De ondersteuningsconstructie.
• De financiële, juridisch en fiscale consequenties.
3.2 Gedurende dit proces wordt ter opbouw van de ondersteuning de uitwisseling van medewerkers in het gezamenlijk oppakken van activiteiten gestimuleerd.
3.3 Op basis van de uitwerking op de benoemde onderdelen in artikel 3.1 en de ‘geleerde lessen’ door de uitwisseling van medewerkers (artikel 3.2), worden in de “overeenkomst tot ondersteuning” concrete afspraken gemaakt over de wijze en inrichting van de definitief vorm te geven ondersteuning.
Artikel 4: Inkennisstelling en advies
4.1 Partijen stellen tijdig en in ieder geval uiterlijk in het vierde kwartaal van 2020 de gemeente Bodegraven- Reeuwijk in kennis van de beoogde ondersteuning, de te bereiken meerwaarden, het proces en de te ondertekenen “overeenkomst tot ondersteuning” als start van de effectuering van de daadwerkelijke ondersteuning.
4.2 WBVR vraagt in het derde kwartaal van 2020 advies aan de algemene ledenvergadering (ALV) over inhoud en opzet van de ondersteuningsovereenkomst tussen de beide partijen, aangezien het bestuurlijk besluit om een duurzame ondersteuning aan te gaan goedkeuring behoeft van de raad van commissarissen en daarmee adviesplichtig is voor de ALV.
4.3 De huurdersorganisaties van beide partijen worden gedurende de uitwerking van de ondersteuning periodiek op de hoogte gehouden.
4.4 Het personeel van WBVR wordt betrokken bij de afstemming van de processen en de ICT als gevolg van de ondersteuning.
4.5 Voordat de partijen overgegaan tot besluitvorming en daarmee de ondertekening van de “overeenkomst tot ondersteuning” wordt, in relatie tot de planning, tijdig advies gevraagd aan de ondernemingsraad van MW.
Artikel 5: Informatie en communicatie
5.1 Als onderdeel van deze intentieovereenkomst tot ondersteuning betrachten de partijen gedurende het proces naar een duurzame vorm van ondersteuning maximale openheid naar elkaar. Hiertoe behoort in ieder geval de bereidheid om over en weer inzage te geven in alle informatie, die naar het oordeel van de organisaties nodig is voor het vormen van een goed en volledig beeld hoe maximale meerwaarde van de ondersteuning gerealiseerd kan worden.
5.2 Gedurende het proces in de opmaat naar de ondersteuning, vindt onderlinge afstemming plaats over de interne en externe communicatie. Tot de doelgroepen van communicatie behoren in ieder geval de ondernemingsraad van MW, de medewerkers, de leden van Woningbouwvereniging Reeuwijk, de raden van commissarissen, de huurdersorganisaties en het gemeentebestuur van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk.
5.3 Vanaf het moment van ondertekening van deze intentieovereenkomst tot het aangaan van de “overeenkomst tot ondersteuning” nemen de partijen geen besluiten die van invloed (kunnen) zijn op de voortgang van de ondersteuning, zonder dat partijen dit met elkaar hebben besproken. Daarnaast nemen de partijen in 2020 geen besluiten die buiten de begroting om een zware wissel (kunnen) trekken op de beoogde ondersteuning.
5.4 Partijen verplichten zich uitdrukkelijk vertrouwelijke informatie die zij verkrijgen in het kader van deze intentieovereenkomst tot ondersteuning strikt geheim te houden voor derden en deze zonder toestemming van de andere partij(en) niet aan derden bekend te maken, behoudens voor zover een
verplichting daartoe bestaat op grond van de wet. Onder vertrouwelijke informatie wordt verstaan informatie die als zodanig door een partij wordt aangemerkt.
Artikel 6: Kostenverdeling
6.1 De externe advieskosten die in het kader van de aanloop naar de samenwerking door partijen worden gemaakt, worden door beide partijen gedragen in de verhouding 50/50 (vanaf 1 april 2020).
6.2 De kosten die door elk van de partijen gemaakt worden voor de gezamenlijke inzet van medewerkers van WBVR en MW in de opbouw van de ondersteuning, worden door de desbetreffende partij gedragen en met het oog op de te formaliseren ondersteuning niet aan elkaar in rekening gebracht.
6.3 Externe conversiekosten om aan te sluiten bij de ICT-situatie bij MW komen voor rekening van WBVR.
Artikel 7: Ontbindende voorwaarden
7.1 Deze intentieovereenkomst tot ondersteuning is aangegaan op de datum van ondertekening en eindigt op het moment waarop de ondertekening van de “overeenkomst tot ondersteuning” een feit is en uitsluitend eerder, indien één van de partijen om (één van de) volgende zwaarwegende redenen afziet van ondersteuning:
1) de ondersteuning blijkt te leiden tot een kostenverhoging ten opzichte van zelfstandig doorgaan (uitgaande van de huidige formatie en uitbreiding gericht op ambitieniveau WBVR); of
2) de gemeente Bodegraven-Reeuwijk, de Aw of het WSW gegrond bezwaar maakt tegen de ondersteuning.
7.2 Beëindiging van de intentieovereenkomst tot ondersteuning door één van de partijen kan slechts schriftelijk gebeuren op basis van voornoemde zwaarwegende redenen en met schriftelijke goedkeuring van de betrokken raad van commissarissen.
7.3 In geval van beëindiging of tussentijdse ontbinding van de intentieovereenkomst tot ondersteuning verplichten partijen zich jegens elkaar om tot een redelijke afwikkeling te komen van al hetgeen in het kader van de voorbereiding ervan is ondernomen. Hetgeen met betrekking tot de kostenverdeling in artikel 6 is verwoord vormt daarbij het uitgangspunt.
7.4 Partijen bieden elkaar exclusiviteit gedurende de looptijd van deze intentieovereenkomst tot ondersteuning.
Aldus overeengekomen op …. 2020 en in tweevoud opgemaakt, per bladzijde geparafeerd en ondertekend.
………………………………………..…………………. | ………………..……………………………………….. |
De xxxx X. xxx Xxxx Directeur-bestuurder Woningbouwvereniging Reeuwijk | De xxxx X. xx Xxxx Directeur-bestuurder Stichting Mozaïek Wonen |