Contract
Subsidieovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en Sportimonium vzw over de werking van Sportimonium voor de beleidsperiode 2024-2028
De Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, voor wie optreedt de xxxx Xxx Xxxxxx, Vlaams minister van Buitenlandse Zaken, Cultuur, Digitalisering en Facilitair Management;
en
Sportimonium vzw, vertegenwoordigd door Xxx Xxxxxxxxx, voorzitter, en Xxx Xxxxxxx, algemeen directeur;
KWAMEN HET VOLGENDE OVEREEN:
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen en beleidskader
Afdeling 1 Definities
Artikel 1. In deze subsidieovereenkomst wordt verstaan onder:
1° Cultureelerfgoeddecreet: Decreet van 23 december 2021 houdende de ondersteuning van cultureelerfgoedwerking;
2° Uitvoeringsbesluit: Besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet van 23 december 2021;
3° Strategische Visienota voor Cultureel Erfgoed: de Strategische Visienota voor Cultureel Erfgoed van minister Xxx Xxxxxx, goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 31 maart 2021;
4° Administratie: de administratieve dienst, bevoegd voor de uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet, met name het Departement Cultuur, Jeugd en Media;
5° Sportimonium: de naam van de cultureel-erfgoedwerking waarvoor de werkingssubsidie wordt toegekend. Deze werking is een onderdeel van de rechtspersoon Sportimonium vzw, waarmee deze overeenkomst wordt gesloten.
Afdeling 2 Voorwerp van de subsidieovereenkomst
Art. 2. De subsidieovereenkomst volgt uit de beslissing van de Vlaamse Regering van 29 september 2023 over de werkingssubsidies voor de beleidsperiode 2024-2028.
De subsidieovereenkomst verduidelijkt waarvoor de Vlaamse Regering een werkingssubsidie toekent aan Sportimonium als bovenlokaal ingedeeld museum.
Afdeling 3. Duur van de subsidieovereenkomst
Art. 3. De subsidieovereenkomst wordt gesloten voor een beleidsperiode van vijf jaar, die start op 1 januari 2024 en eindigt op 31 december 2028.
Hoofdstuk 2. Doelstellingen en aandachtspunten Afdeling 1. Decretale doelstelling waarvoor de subsidie wordt toegekend
Art. 4. Sportimonium is als collectiebeherende organisatie ingedeeld bij het bovenlokale niveau. Sportimonium voert de cultureel-erfgoedwerking blijvend uit op een bovenlokaal niveau rekening houdend met de indelingscriteria zoals bepaald in het Cultureelerfgoeddecreet, artikel 26.
Sportimonium engageert zicht ertoe om prioritair uitvoering te geven aan de te remediëren knelpunten, vermeld in artikel 6, zodat het museum opnieuw kan voldoen aan de indelingscriteria, vermeld in het eerste lid.
Afdeling 2. Doelstellingen
Art. 5. Sportimonium dient uiterlijk 1 juli 2024 een geactualiseerd doelstellingenplan en begroting 2024-2028 in waarbij het strategische doelstellingen formuleert en deze vertaalt in haalbare en concrete operationele doelstellingen. Daarbij houdt Sportimonium rekening met de toegekende subsidie en de te remediëren knelpunten vermeld in artikel 6. Op basis van het geactualiseerde doelstellingenplan zal een addendum worden gesloten bij de subsidieovereenkomst 2024-2028.
Afdeling 3. Aandachtspunten en te remediëren knelpunten
Art. 6. De Vlaamse Regering formuleerde bij haar beslissing volgende generieke aandachtspunten: 1° Blijf bij de uitvoering van de werking aandacht hebben voor de beleidsprioriteiten en
aandachtspunten van de Strategische Visienota Cultureel Erfgoed.
2° Hou de financiering van de organisatie op peil. De extra ondersteuning door Vlaanderen mag niet tot gevolg hebben dat de inrichtende macht haar inbreng vermindert.
3° Stem het digitale beleid van de organisatie af met de overkoepelende Vlaamse initiatieven op het vlak van digitalisering.
Het museum moet gedurende de beleidsperiode prioritair inzetten op het voldoen aan de criteria voor bovenlokale indeling. Op basis van het advies van de beoordelingscommissie Bovenlokale Musea werden volgende te remediëren knelpunten bepaald:
1° Zorg voor een permanente locatie die een kwaliteitsvolle presentatie van de collectie mogelijk maakt en ontwikkel een actief publieksbeleid waarbij tegemoet wordt gekomen aan de minimumnorm voor een indeling op het bovenlokale niveau.
2° Werf voldoende personeelsleden aan om een kwalitatieve cultureel-erfgoedwerking te kunnen uitbouwen en om te voldoen aan de minimumnorm voor een indeling op het bovenlokale niveau.
3° Actualiseer effectief het collectiebeleidsplan en formuleer een heldere visie over het collectiebeleid.
4° Zorg voor een adequaat behoud en beheer van de collectie volgens de gangbare normen en in verhouding tot de noden van de collectie.
5° Optimaliseer het zakelijke en financiële beheer en voldoe aan de principes voor goed bestuur. Werk hierbij aan een grotere financiële onafhankelijkheid van de huidige subsidieverstrekkers.
Sportimonium engageert zich om, bij de uitvoering van deze overeenkomst, gevolg te geven aan de generieke aandachtspunten en de te remediëren knelpunten. De administratie volgt deze punten nadrukkelijk op in het kader van de evaluaties overeenkomstig artikel 18 en het verhoogde toezicht overeenkomstig artikel 19.
Hoofdstuk 3. Bepalingen over goed bestuur
Art. 7. Sportimonium engageert zich om te voldoen aan de principes van goed bestuur, zoals bepaald in artikel 68 van het uitvoeringsbesluit bij het Cultureelerfgoeddecreet.
Hoofdstuk 4. Middelen
Afdeling 1. Subsidiebedrag
Art. 8. De Vlaamse Gemeenschap geeft in uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet en in uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering een jaarlijkse werkingssubsidie van 222.000 euro voor de beleidsperiode 2024-2028 voor de uitvoering van deze subsidieovereenkomst.
Het subsidiebedrag kan eenzijdig door de subsidieverstrekker naar beneden worden bijgesteld wegens beleidswijzigingen of besparingsmaatregelen zoals bepaald door artikel 20 van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën.
De werkingssubsidie van de Vlaamse Gemeenschap wordt toegekend ter ondersteuning van de personeels- en werkingskosten.
De werkingssubsidie wordt, binnen de perken van de jaarlijkse begrotingsdecreten, jaarlijks geïndexeerd zoals bepaald door artikel 86 van het Cultureelerfgoeddecreet.
Afdeling 2. Uitbetaling
Art. 9. De werkingssubsidie wordt, zoals bepaald door artikel 59 van het Uitvoeringsbesluit, jaarlijks beschikbaar gesteld in de vorm van twee voorschotten en een saldo:
1° een eerste voorschot van 45% van de werkingssubsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald vanaf 1 februari;
2° een tweede voorschot van 45% van de werkingssubsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald vanaf 1 juli;
3° het saldo van 10 % van de werkingssubsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald na de uitvoering van het jaarlijkse toezicht.
Openstaande financiële verplichtingen ten opzichte van de Vlaamse Gemeenschap kunnen verrekend worden op de voorschotten en het saldo, vermeld in artikel 59, eerste lid van het Uitvoeringsbesluit.
Afdeling 3. Reserve
Art. 10. Bij het jaarlijkse toezicht stelt de administratie de reserves vast die ten laste van subsidies zijn aangelegd. Na afloop van de beleidsperiode worden de reserves, die niet voldoen aan de bepalingen van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 17 mei 2019, ingehouden door of teruggestort aan de Vlaamse overheid.
Conform artikel 72 van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 17 mei 2019 gelden de volgende regels voor reservevorming:
1° Maximaal 20% van het op jaarbasis toegewezen subsidiebedrag kan worden aangewend voor de aanleg van reserves.
De totale gecumuleerde reserves kunnen maximaal 50% van het subsidiebedrag van de laatst gesubsidieerde werkingsperiode bedragen.
Na motivering kan in de subsidiebeslissing of de rechtsgrond ervan worden afgeweken van de hoger vermelde maximumpercentages.
2° Reserves die ten laste van subsidies aangelegd zijn conform 1°, mogen alleen worden aangewend voor de doelstelling waarvoor de initiële subsidie is toegekend.
3° Reserves die ten laste van de subsidie zijn aangelegd, worden teruggevorderd op het einde of bij de vervroegde stopzetting van de gesubsidieerde activiteit.
4° Een sociaal passief aanleggen ten laste van de subsidie kan alleen als er daarvoor in een rechtsgrond is voorzien in een decreet of reglementaire bepaling.
Hoofdstuk 5. Bepalingen over het beheer van de Collectie Vlaamse Gemeenschap
Art. 11. Sportimonium beheert met zorg de stukken uit de Collectie Vlaamse Gemeenschap die onder het beheer van de organisatie vallen. Voor het beheer van deze collectiestukken werd een aparte bewaargevingsovereenkomst opgemaakt. De rapportage in het kader van deze bewaargevingsovereenkomst verloopt via de jaarlijkse verantwoording vermeld in artikel 16 van deze overeenkomst.
Hoofdstuk 6. Communicatie Afdeling 1. Beschikbaar stellen van informatie
Art. 12. Beide partijen engageren zich om optimaal de informatie beschikbaar te stellen die van belang is voor de andere partij. Er wordt hierbij rekening gehouden met eventuele vertrouwelijkheid van informatie of de privacy. Beide partijen engageren zich om de andere partij zo vroeg mogelijk in te lichten bij evoluties of ontwikkelingen die voor de andere partij of voor de uitvoering van de overeenkomst van belang zijn.
Afdeling 2. Communicatieve Return
Art. 13. Sportimonium moet, in uitvoering van artikel 35 van het Cultureelerfgoeddecreet, de steun van de Vlaamse Gemeenschap vermelden bij alle publieke communicatie in het kader van de cultureelerfgoedwerking door de standaard logo's en de bijbehorende tekst en baselines te gebruiken die zijn vastgesteld door de Vlaamse Regering.
Afdeling 3. Openbaarmaking van de resultaten van de gesubsidieerde activiteiten
Art. 14. Sportimonium maakt de resultaten van de gesubsidieerde activiteiten bekend. De organisatie maakt deze resultaten bekend via de website van de organisatie.
Afdeling 4. Gebruik van het Nederlands
Art. 15. Sportimonium erkent het belang van het gebruik van het Nederlands bij de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten.
Hoofdstuk 7. Toezicht en Evaluatie Afdeling 1. Jaarlijkse verantwoording
Art. 16. Sportimonium bezorgt jaarlijks uiterlijk op 1 april een verantwoording over het voorgaande jaar aan de administratie.
De jaarlijkse verantwoording bestaat uit:
1° een functionele verantwoording waarin gerapporteerd wordt over de doelstellingen waarvoor de werkingssubsidie is toegekend.
De functionele verantwoording mag de verantwoording zijn die ook voor het eigen bestuur wordt opgemaakt. Indien deze verantwoording een andere structuur heeft, wordt een duidelijke koppeling gemaakt met de doelstellingen in deze overeenkomst. De functionele verantwoording mag beknopt zijn. Het schetst kort de acties die werden gerealiseerd ter uitvoering van de doelstellingen. Een goede verantwoording beschrijft niet louter de acties maar geeft ook weer in hoeverre deze bijdragen aan de realisatie van de doelstellingen en in welke mate de doelstellingen gerealiseerd zijn. Er wordt gevraagd om dit evaluerend aspect steeds op te nemen in de rapportage.
2° een financiële verantwoording die bestaat uit:
a) de jaarrekening, die bestaat uit de balans, de resultatenrekening en de toelichting, van de rechtspersoon. De jaarrekening wordt opgesteld conform de standaardmodellen die de Nationale Bank van België ter beschikking stelt;
b) het verslag van een erkende accountant of bedrijfsrevisor die niet betrokken is bij de dagelijkse werking van de organisatie, met commentaar bij de waarheidsgetrouwe weergave van de balans en de resultatenrekening;
c) een overzicht van de individuele bezoldigingen, waarin de totale loonkost per werknemer vermeld wordt.
3° een lijst met beleidsrelevante gegevens, zoals voorzien in het model van het jaarverslag;
4° de rapportage in het kader van de bewaargevingsovereenkomst, vermeld in artikel 11, indien van toepassing.
De jaarlijkse verantwoording verloopt via het digitaal subsidieportaal van de administratie.
Als er naast de werking waarvoor de organisatie op basis van het Cultureelerfgoeddecreet een werkingssubsidie ontvangt nog andere activiteiten worden georganiseerd, dan moet de gesubsidieerde werking zowel functioneel als financieel apart identificeerbaar zijn. Als dat niet blijkt uit de documenten vermeld in het tweede lid, wordt in voorkomend geval bij het functionele en financiële verslag een aparte rapportage bijgevoegd die betrekking heeft op de werking waarvoor de organisatie op basis van het Cultureelerfgoeddecreet een werkingssubsidie ontvangt.
Als Sportimonium voor de uitvoering van de doelstellingen een beroep doet op een ondersteunende organisatie en deze organisatie een deel van de subsidie ontvangt, dienen de jaarrekening en eventuele andere relevante documenten van deze ondersteunende organisatie toegevoegd te worden aan de jaarlijkse verantwoording.
De administratie kan op ieder ogenblik aanvullende informatie en documenten vragen. Afdeling 2. Jaarlijks toezicht op de werkingssubsidie
Art. 17. De administratie oefent een jaarlijks toezicht uit op de aanwending van de werkingssubsidie.
De administratie kan alle initiatieven nemen die ze nodig acht voor de uitoefening van het toezicht op de aanwending van de werkingssubsidie.
Afdeling 3. Evaluatie van de uitvoering van de subsidieovereenkomst
Art. 18. De administratie, eventueel bijgestaan door externe experten, voert minstens twee keer een evaluatie uit:
1° een tussentijdse evaluatie; 2° een eindevaluatie;
De tussentijdse evaluatie omvat een zakelijk-beheersmatige evaluatie en een inhoudelijke evaluatie van de doelstellingen en aandachtspunten. Bij de zakelijk-beheersmatige evaluatie wordt het engagement om te voldoen aan de principes van goed bestuur getoetst. De inhoudelijke evaluatie
betreft een globale inschatting over de mate waarin de doelstellingen zoals vermeld in artikel 5 werden uitgevoerd.
De administratie zal in het verslag van de tussentijdse evaluatie ook bevindingen vermelden die kunnen wijzen op het niet voldoen aan de criteria voor indeling. De administratie neemt enkel een signaalfunctie op. Indien de administratie op basis van de tussentijdse evaluatie het blijven beantwoorden aan de indelingscriteria onvoldoende kan garanderen, zal een beoordelingscommissie in de volgende aanvraagronde gevraagd worden om de werking opnieuw te toetsen aan de indelingscriteria en daarover een globaal advies te formuleren.
De tussentijdse evaluatie gebeurt mede op basis van een zelfevaluatie door de organisatie. De administratie geeft daarover tijdig instructies. De bevindingen van de tussentijdse evaluatie worden meegedeeld uiterlijk zes maanden voor het indienen van een aanvraag voor een werkingssubsidie voor de volgende beleidsperiode.
De eindevaluatie wordt uitgevoerd na het indienen van de jaarlijkse verantwoording voor het laatste jaar van de beleidsperiode. De bevindingen van de eindevaluatie worden meegedeeld binnen twee maanden na de uitvoering van de eindevaluatie.
De administratie kan alle initiatieven nemen die ze nodig acht voor de evaluatie. Afdeling 4. Remediëringstraject
Art. 19. De beslissing van de Vlaamse Regering koppelde een remediëringstraject aan het toekennen van de subsidie aan Sportimonium. Met het oog op het remediëren van de werking:
1° worden in artikel 6 te remediëren knelpunten en in artikel 5 doelstellingen bepaald, op basis van de vastgestelde pijnpunten in het advies van de beoordelingscommissie;
2° dient Sportimonium een geactualiseerd doelstellingenplan en begroting 2024-2028 in tegen uiterlijk 1 juli 2024 zoals bepaald in artikel 5, op basis waarvan een addendum bij deze subsidieovereenkomst wordt gesloten;
3° houdt de administratie een verhoogd toezicht. Dit verhoogde toezicht is aanvullend op de evaluatie vermeld in artikel 18.
Jaarlijks wordt minstens één opvolgingsgesprek gevoerd met de administratie, eventueel bijgestaan door externe experten. De administratie zal bij dit gesprek de inzet op de te remediëren knelpunten, zoals bepaald in artikel 6, opvolgen. Indien Sportimonium onvoldoende inzet op die te remediëren knelpunten, wordt dit beschouwd als een ernstige tekortkoming en kunnen sanctionerende maatregelen opgelegd worden zoals bepaald in artikel 22. De administratie bezorgt na het opvolgingsgesprek een verslag met de bevindingen.
In het jaar van de tussentijdse evaluatie maakt het opvolgingsgesprek onderdeel uit van de tussentijdse evaluatie en worden de bevindingen meegenomen in het verslag van de tussentijdse evaluatie.
In het laatste jaar van de beleidsperiode – terwijl de advisering van een nieuwe subsidieaanvraag loopt – wordt er geen opvolgingsgesprek gevoerd.
Afdeling 5. Participatie aan onderzoek
Art. 20. Sportimonium engageert zich om deel te nemen aan onderzoek, georganiseerd door de administratie en steunpunten, met het oog op het verzamelen van beleidsrelevante informatie.
Sportimonium verleent aan de Vlaamse Gemeenschap en steunpunten een kosteloos, niet-exclusief gebruiksrecht om de informatie die wordt opgevraagd in functie van de aanvraag, de verantwoording, en de evaluatie van de subsidie, met inbegrip van de documenten die er onderdeel van uitmaken en de intellectuele eigendomsrechten die erop rusten, geheel of gedeeltelijk te
reproduceren en te delen. Op basis van dit gebruiksrecht kunnen de Vlaamse Gemeenschap en steunpunten deze informatie aanwenden om hun beleid voor te bereiden of te evalueren en om beleidsrelevant onderzoek uit te voeren, of uit te laten voeren. Dit gebruiksrecht is niet beperkt in de tijd noch in ruimte.
Afdeling 6. Delen van informatie
Art. 21. Indien in het kader van artikel 20 informatie wordt overgemaakt die persoonsgegevens bevat, zien de partijen erop toe dat hierbij steeds de bepalingen van Hoofdstuk 7 van het Cultureelerfgoeddecreet, en de principes van de Algemene Verordening Gegevensbescherming worden nageleefd.
Hoofdstuk 8. Sanctionering
Art. 22. Als er bij het jaarlijkse toezicht of de evaluatie ernstige tekortkomingen worden vastgesteld kunnen volgende maatregelen opgelegd worden, zoals bepaald in artikel 42 van het Cultureelerfgoeddecreet:
1° inhouding of terugvordering van een deel van of van de volledige toegekende werkingssubsidie; 2° definitieve stopzetting van de werkingssubsidie.
De maatregel die wordt opgelegd, staat in een redelijke verhouding tot de vastgestelde tekortkomingen.
Hoofdstuk 9. Slotbepalingen
Afdeling 1. Decretale kader
Art. 23. Deze subsidieovereenkomst wordt gesloten in uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet. De bepalingen in het Cultureelerfgoeddecreet en in de besluiten die genomen worden in uitvoering van dit decreet hebben steeds voorrang op de bepalingen in deze subsidieovereenkomst.
Afdeling 2. Wijzigingen
Art. 24. Bijsturingen en eventuele daaruit voortvloeiende wijzigingen van deze subsidieovereenkomst zijn mogelijk, op verzoek van elke partij en mits beide partijen akkoord gaan.
Opgemaakt als digitaal document dat iedere partij verklaart ontvangen te hebben.
Voor de Vlaamse Gemeenschap,
De Vlaams minister van Buitenlandse Zaken, Cultuur, Digitalisering en Facilitair Management
Xxx XXXXXX
Voor Sportimonium vzw,
Voorzitter Xxx XXXXXXXXX | Algemeen directeur Xxx XXXXXXX |
Xxx Xxxxxxxxx
Digitaal ondertekend door Xxx Xxxxxxxxx
Xxx Xxxxxxx
Digitaal ondertekend door Xxx Xxxxxxx (Signature)
(Authentica tion)
(Authentication) Datum: 2024.02.16
09:29:05 +01'00'
(Signatur Datum:
e)
2024.02.07
16:46:56 +01'00'