Klokkenluidersbeleid
YALO HOTEL KBO 078.929.844
met zetel te Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxx
Vertegenwoordigd door J.V.D. Holding, vertegenwoordigd door Xxxxx Xxx Xxxxxx als bestuurder.
17/12/2023
Inhoud
Bekendmaking aan overheidsinstanties 3
4 Vertrouwelijkheid en geheimhouding 4
5.1 Bescherming tegen represailles 4
5.3 Misbruik van meldingskanalen / inbreuken op dit beleid 5
7 Verwerking van persoonsgegevens 6
Dit klokkenluidersbeleid heeft als doel om aan interne medewerkers als derde partijen die in een werk gerelateerde context kennis nemen van inbreuken op bepaalde wetgeving de mogelijkheid te bieden om hiervan melding te maken, zonder angst te moeten hebben voor vergeldingsmaatregelen.
Iedereen die een melding wenst te maken binnen het toepassingsgebied van de klokkenluiderswet, zal hiervoor in eerste instantie het interne meldingskanaal gebruiken dat door Yalo Hotel wordt voorzien.
Een melder1 kan melding maken van gebeurtenissen waarvan hij te goeder trouw meent dat ze een inbreuk, onrecht of ondermijning betekenen voor het algemeen belang, op één van de volgende beleidsterreinen:
1. Overheidsopdrachten;
2. Financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
3. Productveiligheid en productconformiteit;
4. Veiligheid van vervoer;
5. Bescherming van het milieu;
6. Stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
7. Veiligheid van levensmiddelen en dierenvoeders, dierengezondheid en dierenwelzijn;
8. Volksgezondheid;
9. Consumentenbescherming;
10. Bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informaticasystemen;
11. Inbreuken waardoor de financiële belangen van de Europese Unie worden geschaad;
12. Inbreuken in verband met de interne markt (mededinging en staatssteun; inbreuken op vennootschapsbelasting; constructies die erop gericht zijn onterecht een belastingsvoordeel te krijgen.
13. Bestrijding van belastingfraude;
14. Sociale fraudebestrijding
Meldingskanaal
Een persoon die een inbreuk vaststelt of redelijke vermoedens heeft dat er een inbreuk is of zal plaatsvinden die indruist tegen één of meerdere van de in artikel
1 Een melder is een natuurlijk persoon die in de context van zijn werk gerelateerde activiteiten verkregen informatie over inbreuken meldt.
Dit klokkenluidersbeleid heeft als doel om aan interne medewerkers als derde partijen die in een werk gerelateerde context kennis nemen van inbreuken op bepaalde wetgeving de mogelijkheid te bieden om hiervan melding te maken, zonder angst te moeten hebben voor vergeldingsmaatregelen.
Iedereen die een melding wenst te maken binnen het toepassingsgebied van de klokkenluiderswet, zal hiervoor in eerste instantie het interne meldingskanaal gebruiken dat door Yalo Hotel wordt voorzien.
Toepassingsgebied vernoemde gebieden, en waar Yalo Hotel bij betrokken is, kan dit in eerste instantie melden via het interne meldingskanaal:
• Digitale melding aan de meldingsbeheerder, via xxxxx://xxxxx.xxxxxx.xxx/x/xXx0xXXxxX
Het interne meldingskanaal is 24/7 toegankelijk voor
- Werknemers
- Iedereen die in een werk gerelateerde context kennisneemt van inbreuken op het Europese Unierecht en/of inbreuken die de Belgische Wetgever aan het toepassingsgebied van de Belgische klokkenluidersregeling heft toegevoegd of zal toevoegen.
Beheer
De interne meldingskanalen bij Yalo Hotel worden intern beheerd en worden een onpartijdige persoon of afdeling behandeld. Binnen Yalo Hotel komen volgende diensten hiervoor in aanmerking:
- Administratief medewerker
- Verantwoordelijke onthaal
Bekendmaking aan overheidsinstanties
Indien een melding informatie bevat die van rechtswege moet doorgegeven worden aan een overheidsinstantie die verantwoordelijk is voor de opvolging van misdrijven binnen de gebieden van artikel 3 voormeld, zal de persoon die de melding opvolgt binnen Yalo Hotel na grondig overleg, de informatie doorsturen naar de betrokken overheidsinstantie.
Timing
De volgende uiterlijke termijnen zijn van toepassing bij de behandeling van de interne melding:
X Moment waarop de melding binnen komt
X+7 Xxxxxx ontvangt een ontvangstbevestiging Behandeling dossier
X+97 De melder krijgt feedback over de afhandeling van de melding. Dit betekent dat hij informatie krijgt over de al dan niet genomen corrigerende maatregelen, procesverbeteringen of -wijzigingen en/of andere verdere stappen. Deze feedback bevat geen details over specifieke personen en kan dan ook eerder van algemene aard zijn.
Indien bijkomend onderzoek nodig of aangewezen is, zal de aangestelde persoon waken over de vertrouwelijkheid van de onderzoeksdaden en over de naleving van de rechten van derden.
Indien het niet mogelijk is om de melder enige feedback te even, dan krijgt de melder daar bericht van, evenals de reden waarom er nog geen informatie voorhanden is.
De melder die geen interne melding wil doen, kan ook een beroep doen op een extern meldingskanaal. De externe meldingen zijn het mondeling of schriftelijk meedelen van informatie over inbreuken aan de bevoegde autoriteiten. De melding kan in dat geval gebeuren bij:
- de federale coördinator van de bevoegde autoriteit (zie bijlage 1), of
- rechtstreeks aan de Federale Ombudsman en het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de mensenrechten (FIRM-IFDH).
Het is aan deze externe dienst om de melding te behandelen volgens de geldende wetgeving.
Onder de openbaarmaking van inbreuken wordt verstaan: “Het mondeling of schriftelijk publiek meedelen van informatie over inbreuken”.
Een persoon die een openbaarmaking doet, komt in aanmerking voor bescherming uit hoofde van de klokkenluiderswet, als de volgende voorwaarden vervuld zijn:
- de persoon deed eerst een interne en/of externe melding, maar er zijn naar aanleiding van die melding geen passende maatregelen genomen binnen de gestelde termijn, of;
- de melder kiest voor een directe openbaarmaking en omwille van gegronde redenen om aan te nemen dat:
o De inbreuk een dreigend of reëel gevaar kan zijn voor het algemeen belang; of
o er bij een interne of externe melding een risico op represailles bestaat; of
o het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk doeltreffend wordt verholpen, wegens de bijzondere omstandigheden van de zaak, omdat bijvoorbeeld bewijsmateriaal kan worden achtergehouden of vernietigd; of
o een autoriteit kan samenspannen met de pleger van de inbreuk of bij de inbreuk betrokken is.
De bescherming uit hoofde van de klokkenluiderswet is niet van toepassing op gevallen waarin een persoon rechtstreeks informatie aan de pers verstrekt op grond van specifieke bepalingen die een stelsel voor de bescherming van de vrijheid van meningsuiting en informatie instellen.
5 Vertrouwelijkheid en geheimhouding
Yalo Hotel zorgt ervoor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor diegenen die door Yalo Hotel als bevoegde personen werden aangeduid. Alle meldingen en daarop volgende onderzoeksrapporten en of vaststellingsrapporten, beslissingen, … worden met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid behandeld.
Yalo Hotel hanteert een strikte ‘need to know’ basis voor het bekendmaken van relevante informatie aan werknemers of derden. Alle werknemers die betrokken zijn bij de ontvangstmelding, of opvolging van meldingen, zullen een strikte geheimhouding handhaven over de inhoud van meldingen, rapporten, beslissingen, … en dit voor zover de toepasselijke wetgeving dat toelaat.
6.1 Bescherming tegen represailles
Yalo Hotel garandeert dat de melder beschermd wordt tegen represailles, inclusief dreigingen en pogingen tot represailles, indien de melder te goeder trouw handelt en de juiste weg volgt bij het maken van een melding.
De “juiste weg” betekent dat de melder in eerste instantie zoveel mogelijk gebruikmaakt van de voorziene interne meldingskanalen. Pas als er geen intern kanaal is, of als een externe melding zonder gevolg blijft, kan een melding openbaar gemaakt worden.
Onder “represailles” verstaan we onder meer:
• schorsing, tijdelijke buitendienststelling, ontslag of soortgelijke maatregelen;
• degradatie of weigering van bevordering;
• overdracht van taken, verandering van locatie van de arbeidsplaats, loonsverlaging, verandering van de werktijden;
• het onthouden van opleiding;
• een negatieve prestatiebeoordeling of arbeidsreferentie;
• het opleggen of toepassen van een disciplinaire maatregel, berisping
• of andere sanctie, zoals een financiële sanctie;
• dwang, intimidatie, pesterijen of uitsluiting;
• discriminatie, nadelige of ongelijke behandeling;
• niet-omzetting van een tijdelijke arbeidsovereenkomst in een arbeidsovereenkomst
• voor onbepaalde tijd, in het geval de werknemer de gerechtvaardigde verwachting had dat hem een dienstverband voor onbepaalde tijd zou worden aangeboden;
• niet-verlenging of vervroegde beëindiging van een tijdelijke arbeidsovereenkomst;
• schade, met inbegrip van reputatieschade, met name op sociale media, of financieel nadeel, met inbegrip van omzetderving en inkomstenderving;
• opname op een zwarte lijst op basis van een informele of formele overeenkomst voor een hele sector of bedrijfstak, waardoor de melder geen baan meer kan vinden in de sector of de bedrijfstak;
• vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor de levering van goederen of diensten;
• intrekking van een licentie of vergunning;
• psychiatrische of medische verwijzingen.
Naast de melder zelf worden ook de facilitators2 en derden die verbonden zijn met de melder en die ook het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werkgerelateerde context, en de eventueel beschuldigde individuele personen beschermd. Yalo Hotel garandeert hen het recht op een eerlijk proces en het vermoeden van onschuld. Hun identiteit wordt strikt geheimgehouden zolang de onderzoeken naar aanleiding van de melding lopen.
Elke melder die meent slachtoffer te zijn van of bedreigd te worden met een represaille, kan een met redenen omklede klacht indienen bij de federale coördinator van de bevoegde autoriteit, die een buitengerechtelijke beschermingsprocedure opstart en het bestaan van een redelijk vermoeden van een represaille verifieert. De bewijslast dat het geen represaille is, valt ten laste van Yalo Hotel.
2 Een natuurlijke persoon die een melder bijstaat in het meldingsproces in een werk gerelateerde context en wiens bijstand vertrouwelijk moet zijn.
Neemt Yalo Hotel een maatregel tegen een melder die binnen het wettelijk kader valt, en kan Yalo Hotel aantonen dat de redenen voor die maatregel vreemd zijn aan de melding, dan is die maatregel geen represaille.
6.3 Misbruik van meldingskanalen / inbreuken op dit beleid
Yalo Hotel zal enkel die meldingen behandelen die te goeder trouw werden gedaan en die binnen het toepassingsgebied van de klokkenluiderswet vallen. Werknemers die te kwader trouw een melding maken, met het oogmerk om te schaden, genieten geen bescherming.
Bij het te kwader trouw maken van een melding, stelt de betrokken werknemer zich in het bijzonder bloot aan de sancties die deel uitmaken van het arbeidsreglement, met inbegrip van de ultieme maatregel van ontslag.
Yalo Hotel houdt een register bij van alle meldingen, waarin zowel de ontvangst van de melding, het onderzoek ernaar en de oplossing ervan worden opgevolgd.
Onderzoeksrapporten en ondersteunende informatie worden minimaal tot vijf jaar na het einde van het onderzoek bewaard.
8 Verwerking van persoonsgegevens
Alle persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake
gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”).
De persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt met als doel het uitvoeren van de vereiste onderzoeken op grond van een wettelijke verplichting en enkel de strikt noodzakelijke gegevens worden verwerkt. De gegevens kunnen gedeeld worden met overheidsinstanties indien de melding informatie bevat die wettelijk verplicht moet doorgegeven worden of met andere externe partijen die bij een onderzoek betrokken zijn.
Yalo Hotel bewaart alle persoonsgegevens minstens zolang de contractuele relatie tussen de melder en de werkgever loopt en maximaal gedurende de verjaringstermijn die relevant is voor eventuele rechtsvorderingen.
Alle betrokkenen hebben recht om
- te verzoeken tot toegang, rectificatie, uitwissing van en bezwaar tegen de verwerking van hun persoonsgegevens.
- klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit
Het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens wordt belast met het toepassen van of toezien op de ondersteuningsmaatregelen, zowel in geval van een interne melding, een externe melding als een openbaarmaking.
De melder heeft, naargelang het geval, toegang tot diverse ondersteuningsmaatregelen.
Bijlage 1: Lijst federale autoriteiten
1. Overheidsopdrachten: de dienst Overheidsopdrachten van de FOD Kanselarij van de Eerste minister;
2. Financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering: FSMA voor de regels bedoeld in artikel 45 van de wet van 2 augustus 2002, NBB voor de regels bedoeld in de artikelen 12bis en 36/2 van de wet van 22 februari 1998, College van toezicht op de bedrijfsrevisoren voor de regels bedoeld in artikel 32 van de wet van 7 december 2016;
3. Productveiligheid en productconformiteit: FOD Economie, FOD Volksgezondheid, FAGG, BIPT, FOD Mobiliteit;
4. Veiligheid van het vervoer: FOD Mobiliteit, Nationale Autoriteit voor Maritieme Beveiliging;
5. Bescherming van het milieu: FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Leefmilieu Brussel, CREG, Algemene Directie Energie, ACER;
6. Stralingsbescherming en nucleaire veiligheid: Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle;
7. Veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn: FAVV, FOD Volksgezondheid,
8. Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu; Volksgezondheid: Sciensano, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, FAGG, Federale commissie “Rechten van de patiënt”;
9. Consumentenbescherming: FOD Economie;
10. Bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen: Gegevensbeschermingsautoriteit, CCB, EDPS.