SAMENWERKINGSOVEREENKOMST FRIESE PROJECTENMACHINE (FPM)
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST FRIESE PROJECTENMACHINE (FPM)
ONDERGETEKENDEN:
1. de Provincie Fryslân, gevestigd te Leeuwarden en kantoorhoudende te Leeuwarden aan de Xxxxxxxxxxxxx 00, 0000 XX, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer R.F. Xxxxxxxx, gedeputeerde, hierna te noemen “Provincie Fryslân”;
2. de Gemeente Achtkarspelen, gevestigd te Buitenpost en kantoorhoudende te Buiten- post aan de Xxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 XX, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, de heer mr. O.F. Xxxxxxx, hierna te noemen “Gemeente Achtkarspe- len”;
3. de gemeente Ameland, gevestigd te Ballum en kantoorhoudende te Ballum aan de Xxx- xxxxxxx 0, 0000 EA, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, de heer L.P. Xxxxx, hierna te noemen “Gemeente Ameland”;
4. de Gemeente Dantumadiel, gevestigd te Damwâld en kantoorhoudende te Damwâld aan de Xxxxxxxxxx 0, 0000 XX, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de bur- gemeester, de heer N.L. Xxxxxxxx, hierna te noemen “Gemeente Dantumadiel”;
5. de Gemeente De Fryske Marren, gevestigd te Joure en kantoorhoudende te Joure aan de Herema State 1, 8501 AA, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx
X. Xxxxxxx, wethouder, hierna te noemen “Gemeente De Fryske Marren”
6. de gemeente Harlingen, gevestigd te Harlingen en kantoorhoudende te Harlingen aan de Xxxxxxxxxx 00, 0000 XX, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx
X. Xxxxxxx, wethouder, hierna te noemen “Gemeente Harlingen”;
7. de Gemeente Heerenveen, gevestigd te Heerenveen en kantoorhoudende te Heeren- veen aan de Xxxxxxxxxxx 0, 0000 XX, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxxxxx X. Xxxxxx, wethouder, hierna te noemen “Gemeente Heerenveen”;
8. de Gemeente Leeuwarden, gevestigd te Leeuwarden en kantoorhoudende te Leeuwar- den aan de Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 XX, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx X. Xxxxxxx, wethouder, hierna te noemen “Gemeente Leeuwarden”;
9. de Gemeente Noardeast-Fryslân, gevestigd te Dokkum en kantoorhoudende te Dok- kum aan de Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 XX, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx X. Xxxxxxx, wethouder, hierna te noemen “Gemeente Noardeast-Fryslân”;
10. de Gemeente Ooststellingwerf, gevestigd te Oosterwolde en kantoorhoudende te Oosterwolde aan ’x Xxxx 00, 0000 XX, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx X. Xxx, wethouder, hierna te noemen “Gemeente Ooststellingwerf”
11. de Gemeente Opsterland, gevestigd te Beetsterzwaag en kantoorhoudende te Beet- sterzwaag aan de Xxxxxxxxxxx 00, 0000 XX, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx X. Xxxxxx, wethouder, hierna te noemen “Gemeente Opsterland”;
12. de Gemeente Schiermonnikoog, gevestigd te Schiermonnikoog en kantoorhoudende te Schiermonnikoog aan de Xxxxxxxxxxxx 0, 0000 XX, te dezen rechtsgeldig vertegen- woordigd door de burgemeester, mevrouw I. xxx Xxxx, hierna te noemen “Gemeente Schiermonnikoog”
13. de Gemeente Smallingerland, gevestigd te Drachten en kantoorhoudende te Drachten aan de Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 XX, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx X. Xxxxxxx Xxxx van de Lier, wethouder, hierna te noemen “Gemeente Smallingerland”;
14. de gemeente Súdwest-Fryslân, gevestigd te Sneek en kantoorhoudende te Sneek aan de Xxxxxxxxxxx 0, 0000 XX, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer mr.
X.X.X.X. xx Xxx, wethouder, hierna te noemen “Gemeente Súdwest-Fryslân”;
15. de Gemeente Terschelling, gevestigd te West-Terschelling en kantoorhoudende te West-Terschelling aan de Xxxxxxxxxxxx xxx Xxxxxxxxxx 00x, 0000 XX, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevr. X. Xxxxxxxx-Xxxxxxx, wethouder, hierna te noemen “Gemeente Terschelling”;
16. de Gemeente Tytsjerksteradiel, gevestigd te Burgum en kantoorhoudende te Burgum aan de Xxxxxxxxxxx 0, 0000 XX, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx X. Xxxxxxx, wethouder, hierna te noemen “Gemeente Tytsjerksteradiel”;
17. de Gemeente Vlieland, gevestigd te Vlieland en kantoorhoudende te Vlieland aan de Xxxxxxxxxxx 000, XX 0000, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burge- meester, de xxxx X. Xxxxxxx, hierna te noemen “Gemeente Vlieland”;
18. de Gemeente Waadhoeke, gevestigd te Franeker en kantoorhoudende te Franeker aan de Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 XX, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxxxxx
X. xx Xxx, wethouder, hierna te noemen “Gemeente Waadhoeke”;
19. de gemeente Weststellingwerf, gevestigd te Wolvega en kantoorhoudende te Wolvega aan het Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 XX, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de bur- gemeester, de heer N.A. van de Nadort, hierna te noemen “Gemeente Weststelling- werf”;
20. de Stichting NHL Stenden Hogeschool, gevestigd te Leeuwarden en kantoorhoudende te Leeuwarden aan de Xxxxxxxxxxx 0-00, 0000 XX, te dezen rechtsgeldig vertegen- woordigd door de voorzitter van het College van Bestuur, xxxxxxx X. Xxxxxxx, hierna te noemen “NHL Stenden Hogeschool”;
21. De Stichting voor Christelijk Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie Friesland/ Flevoland, gevestigd te Leeuwarden en kantoorhoudende te Leeuwarden aan Xx Xxxxxxxx 0, 0000 XX, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter van het College van Bestuur, de heer drs. H.W. Meijerink, hierna te noemen: “ROC Friese Poort”;
22. de Stichting voor Algemeen Voortgezet Onderwijs, Beroepsonderwijs en Volwasse- neneducatie, gevestigd te Leeuwarden en kantoorhoudende te Leeuwarden aan de Xxxxxxxxxxx 00, 0000 XX, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter van het College van Bestuur, de heer C.G.C.G. Segers, hierna te noemen “ROC Fries- land College”;
alle bovengenoemde partijen gezamenlijk te noemen “Partijen” en ieder afzonderlijk “Partij”
OVERWEGENDE DAT:
a) Partijen voornemens zijn een samenwerking, hierna te noemen “Friese Projectenma- chine (FPM)”, aan te gaan om meer en betere projecten te ontwikkelen waarmee vanuit Fryslân met succes een beroep kan worden gedaan op middelen uit de diverse Europese programma’s, ten behoeve van de brede welvaart in Fryslân;
b) De FPM zich bezig houdt met het faciliteren en stimuleren van het ontwikkelen van Euro- pese projecten uit Fryslân en het bevorderen van de kennis van en over Europa en Euro- pese samenwerkingsmogelijkheden ten behoeve van het ontwikkelen van Europese projecten vanuit Fryslân, hierna te noemen “de Doelstelling”;
c) De FPM het programma Europe Ready Fryslân uitvoert dat gericht is op het bevorderen van kennis en bewustzijn in Fryslân over Europa via bijeenkomsten, training en scholing en publiciteit;
d) De FPM als samenwerkingsverband van Partijen de volgende functies heeft, te weten: (i). het fungeren als platform voor overleg en organisatie van de gezamenlijke inzet op Europa van partijen; (ii). het faciliteren van het ontwikkelen van Europese projecten vanuit Fryslân;
e) Bij het ontwikkelen van Europese projecten inhoudelijk aansluiting wordt gezocht bij de Research- en Innovatiestrategie voor Slimme Specialisatie Noord-Nederland 2021-2027 (RIS3) en bij de Beleidsbrief ‘Fryslân en Europa 2020-2023’ die Provinciale Staten van Fryslân na overleg met Partijen op 27 mei 2021 hebben vastgesteld;
f) Partijen over en weer afspraken xxxxxx te maken over hun betrokkenheid bij en bijdra- gen aan de FPM in zowel doelstellingen, activiteiten als governance;
g) Partijen dragen bij in de kosten van FPM, middels een jaarlijkse bijdrage in geld of in natura en eventuele overschotten beschikbaar houden voor de samenwerking;
h) Andere organisaties kunnen toetreden tot FPM, mits die toetredende organisatie voldoet aan vast te stellen toetredingscriteria;
i) De eerste periode van de samenwerking mede ten doel heeft de samenwerking verder uit te werken, nadere afspraken te maken en te onderzoeken hoe de samenwerking het beste kan worden vormgegeven;
j) Partijen in overweging nemen om de FPM op termijn onder te brengen in een aparte entiteit en daarover op een later moment ieder afzonderlijk te besluiten;
k) Partijen de tussen hen over en weer geldende afspraken aangaande de FPM in deze overeenkomst, hierna te noemen: “Samenwerkingsovereenkomst Friese Projectenma- chine (FPM)” wensen vast te leggen.
KOMEN ALS VOLGT OVEREEN:
1. Considerans
1.1. Bovenstaande overwegingen maken integraal onderdeel uit van deze Samenwer- kingsovereenkomst.
2. Samenwerking
2.1. Partijen werken samen ten behoeve van realisatie van de Doelstelling en stellen daarvoor een (meer)jaarlijks werkplan met uit te voeren activiteiten vast. Indien en voor zover (de uitvoering van) de activiteit plaatsvindt in de vorm van een project tussen Partijen binnen het samenwerkingsverband, volstaat deze overeenkomst, tenzij Partijen besluiten dat het sluiten van een projectovereenkomst aangewezen is omdat de te maken afspraken vallen buiten de reikwijdte van deze overeenkomst. Indien en voor zover (de uitvoering van) de activiteit plaatsvindt in de vorm van een project tussen (een of meer) Partijen binnen het samenwerkingsverband en een
derde partij, wordt hiervoor in alle gevallen een afzonderlijke projectovereenkomst afgesloten.
Penvoeder stelt, om eenduidigheid in de werkwijze en verantwoording te bewerkstel- ligen, een model projectovereenkomst op.
2.2. Iedere Partij wijst uit haar organisatie één vertegenwoordiger aan die haar vertegen- woordigt bij de uitvoering van deze Samenwerkingsovereenkomst. Die vertegen- woordiger mag zich laten vervangen.
2.3. Iedere Partij is ten overstaan van de andere Partijen gehouden om de eigen taken uit te voeren in overeenstemming met de bij de Algemene Vergadering van deelnemers te maken takenlijsten en planning.
3. Governance
De organisatie van de FPM bestaat uit de volgende onderdelen:
3.1. Algemene Vergadering van deelnemers
3.1.1. Rol: de Algemene Vergadering vertegenwoordigt de gezamenlijkheid van de Friese inzet op Europa en treedt op als algemeen bestuur van de FPM.
3.1.2. Samenstelling: de Algemene Vergadering bestaat uit vertegenwoordigers van alle deelnemers aan de FPM. Iedere deelnemer vaardigt één vertegenwoordiger af naar de Algemene Vergadering. De leden van de Stuurgroep en de program- mamanager van het Uitvoeringsteam FPM worden uitgenodigd voor de Algemene Vergadering. De Algemene Vergadering wijst uit haar midden een voorzitter aan. De programmamanager treedt op als ambtelijk secretaris van de Algemene Vergadering.
3.1.3. Taken en bevoegdheden:
- het vaststellen van het jaarplan, de jaarbegroting, het jaarverslag en de jaar- rekening van de FPM;
- het benoemen van de leden van de Stuurgroep;
- in voorkomende gevallen besluiten nemen waarin deze Samenwerkingsover- eenkomst niet voorziet en die voor een goed functioneren van de FPM noodza- kelijk worden geacht
3.1.4. Besluitvorming: de Algemene Vergadering besluit als regel in eenstemmig- heid. Indien stemming wordt gevraagd, is een besluit genomen als dit gesteund wordt door tenminste driekwart van de aanwezige vertegenwoordigers. De leden van de Stuurgroep en de programmamanager hebben in de Algemene Vergade- ring een raadgevende stem. Indien en voor zover leden van de Stuurgroep te- vens optreden als vertegenwoordiger van hun organisatie in de Algemene Ver- gadering, nemen zij in die hoedanigheid deel aan de besluitvorming.
3.1.5. Quorum: De Algemene Vergadering kan alleen besluiten als uit iedere geleding (provincie, gemeenten en kennisinstellingen) de meerderheid van de vertegenwoordigers aanwezig is.
3.1.6. Frequentie: de Algemene Vergadering komt twee keer per jaar bijeen en verder zoveel vaker als de voorzitter dat nodig oordeelt of als tenminste vijf leden van de Algemene Vergadering daarom vragen.
3.2. Stuurgroep
3.2.1. Rol: de Stuurgroep vormt het bestuurlijke boegbeeld van de FPM en treedt op als dagelijks bestuur
3.2.2. Samenstelling: de leden van de Stuurgroep komen voort uit de drie geledin- gen van de FPM (gemeenten, provincie en kennisinstellingen), de economische clusters binnen Fryslân en de Stichting Innovatiepact Fryslân, maar zij treden op
namens de gezamenlijkheid van de Friese inzet op Europa. Daartoe bestaat de Stuurgroep uit:
- een wethouder (geleding gemeenten);
- een gedeputeerde (geleding provincie);
- een bestuurder van een kennisinstelling (geleding kennisinstellingen);
- een deskundige vanuit de economische clusters in Fryslân;
- de directeur van het Innovatiepact Fryslân.
De vijf leden van de Stuurgroep wijzen uit hun midden een voorzitter aan. De programmamanager treedt op als ambtelijk secretaris van de Stuurgroep. De Stuurgroep regelt de vervanging van de ambtelijk secretaris bij diens afwezig- heid of in geval van een vacature.
3.2.3. Benoeming: De leden van de Stuurgroep worden op voordracht van de drie geledingen en de economische clusters benoemd door de Algemene Vergade- ring voor de duur van de Samenwerkingsovereenkomst. De directeur IPF maakt
q.q. deel uit van de Stuurgroep. Bij het ontstaan van een vacature in de Stuur- groep draagt de betreffende geleding c.q. dragen de economische clusters c.q. draagt het bestuur van de Stichting IPF een nieuwe kandidaat ter benoeming voor aan de Algemene Vergadering.
3.2.4. Taken en bevoegdheden:
- bepalen van de strategie van de FPM;
- bewaken van de koers van de FPM;
- opstellen van het ontwerp-jaarplan, de ontwerp-jaarbegroting, het ontwerp- jaarverslag en de ontwerp-jaarrekening van de FPM;
- adviseren over het opstellen of wijzigen van de subsidieregeling voor de toekenning van ondersteuningsmiddelen die door het college van Gedepu- teerde Staten van Fryslân wordt vastgesteld;
- optreden als opdrachtgever voor de programmamanager. In de dagelijkse praktijk kan een lid van de Stuurgroep namens de Stuurgroep optreden als eerste aanspreekpunt voor de programmamanager. Dit lid van de Stuurgroep en de programmamanager brengen geregeld verslag uit aan de Stuurgroep, zowel in de vergaderingen, als tussentijds;
- in voorkomende gevallen besluiten nemen waarin het mandaat van de programmamanager niet voorziet.
3.2.5. Besluitvorming: De Stuurgroep besluit als regel in eenstemmigheid. Mocht een stemming noodzakelijk zijn, dan is een besluit genomen als dit door tenminste vier van de vijf Stuurgroep leden wordt gesteund.
3.2.6. Frequentie: De Stuurgroep vergadert tenminste vier keer per jaar en verder zoveel vaker als de voorzitter dat nodig oordeelt of als tenminste twee leden van de Stuurgroep daarom vragen.
3.3. Aanjaaggroep
3.3.1. Rol: de Aanjaaggroep monitort namens de deelnemers de inhoudelijke koers van de FPM.
3.3.2. Samenstelling: de Aanjaaggroep bestaat uit medewerkers van de deelnemers aan de FPM, aangevuld met een aantal vertegenwoordigers vanuit inhoudelijke velden als materiespecialisten vanuit de regio. Daartoe bestaat de Aanjaag- groep uit:
- vier medewerkers vanuit de gemeenten;
- twee medewerkers vanuit de provincie;
- twee medewerkers vanuit de kennisinstellingen;
- circa vier vertegenwoordigers vanuit inhoudelijke velden binnen de regio.
De programmamanager neemt deel aan de vergaderingen van de Aanjaaggroep. De Aanjaaggroep wijst uit haar midden een voorzitter aan. De programmamana- ger voorziet in het leveren van een secretaris van de Aanjaaggroep.
3.3.3. Benoeming: De leden van de Aanjaaggroep worden op voordracht van de be- treffende geledingen benoemd door de Stuurgroep voor de duur van de Samen- werkingsovereenkomst. De Aanjaaggroep doet in overleg met de programma- manager een voordracht aan de Stuurgroep voor de benoeming van inhoude- lijke deskundigen vanuit de regio. Bij het ontstaan van een vacature in de Aanjaaggroep draagt de betreffende geleding een nieuwe kandidaat ter benoe- ming voor aan de Stuurgroep. Gaat het om een vacature van een inhoudelijk deskundige, dan doet de Aanjaaggroep in overleg met de programmamanager een voordracht voor benoeming aan de Stuurgroep.
3.3.4. Taken en bevoegdheden:
- bespreken van de inhoudelijke koers van de FPM met de programmamana- ger. Deze bespreking vindt plaats vanuit de vraag of de FPM met de goede dingen bezig is;
- inhoudelijk voorbereiden van de vergaderingen van de Stuurgroep. De Aanjaaggroep brengt daartoe gevraagd of ongevraagd advies uit aan de Stuurgroep;
- leden van de Beoordelingscommissie voordragen voor benoeming door de Stuurgroep;
- bevorderen dat expertise die aanwezig is bij deelnemers aan de FPM beschik- baar wordt gesteld aan het Uitvoeringsteam en zo nodig hierin bemiddelen.
3.3.5. Frequentie: de Aanjaaggroep vergadert circa acht keer per jaar.
3.4. Uitvoeringsteam FPM en Beoordelingscommissie
a. Uitvoeringsteam
3.4.1. Rol: het Uitvoeringsteam is de werkorganisatie van de FPM.
3.4.2. Samenstelling: het Uitvoeringsteam (4,2 fte) bestaat uit:
- een programmamanager (tevens dagelijks leidinggevende van het team) (1,0 fte);
- vier medewerkers (samen 3,2 fte) belast met de werkzaamheden uit het takenpakket van het Uitvoeringsteam. De programmamanager stelt per medewerker de taken vast.
3.4.3. Benoeming: de programmamanager en de overige leden van het Uitvoerings- team worden benoemd door de Stuurgroep. Voor de benoeming van de overige leden van het Uitvoeringsteam doet de programmamanager een voordracht. Voor één van de functies (niet zijnde de programmamanager) wordt een mede- werker beschikbaar gesteld door de deelnemende kennisinstellingen. Gedurende de looptijd van de Samenwerkingsovereenkomst treedt de provincie Fryslân op als formeel werkgever c.q. opdrachtgever.
3.4.4. Overleg en aansturing: de Stuurgroep kan uit haar midden een lid aanwijzen dat de rol van eerste aanspreekpunt voor de programmamanager vervult. Zij overleggen zo vaak als nodig is voor het goed functioneren van het Uitvoerings- team. De programmamanager verzorgt de dagelijkse aansturing van de overige leden van het Uitvoeringsteam.
3.4.5. Taken en bevoegdheden:
- het adviseren en begeleiden van initiatiefnemers om hun projectideeën uit te werken tot projectaanvragen die bij een Europees programma kunnen worden ingediend. Het Uitvoeringsteam wordt daarin bijgestaan door een Beoordelingscommissie
- het Uitvoeringsteam kan voor de vervulling van zijn taken ook een beroep doen op expertise die aanwezig is bij deelnemers aan de FPM. Dit loopt
zoveel mogelijk via de leden van de Aanjaaggroep;
- het organiseren en (doen) uitvoeren van het programma Europe Ready Fryslân;
- het verder ontwikkelen en bijhouden van de website van Europe Ready Fryslân tot een website met actuele informatie over relevante EU calls en tenders, een agenda met aankomende events, workshops en trainingen, ondersteuningsmogelijkheden vanuit de FPM, Friese voorbeeldprojecten en projectinitiatieven en overige informatie die dienstbaar is aan de brede Friese inzet op Europa;
- het organiseren (ad hoc en periodiek) van (maatwerk) bijeenkomsten voor initiatiefnemers van projecten, partners met sterke netwerken, (Friese)
EU-lobbyisten en deelnemers aan de FPM;
- het fungeren als aanspreekpunt voor de FPM;
- inspelen op nieuwe vragen/issues van gebruikers en onvoorziene zaken waarmee in het Definitief Ontwerp van de FPM dat als bijlage 1 deel uitmaakt van deze Samenwerkingsovereenkomst, nog geen rekening was gehouden;
- het voorbereiden van de bijeenkomsten van de Algemene Vergadering, de Stuurgroep en de Aanjaaggroep, inclusief het opstellen van de ontwerp- stukken die daar behandeld worden.
b. Beoordelingscommissie
3.5.1. Rol: het bijstaan van het Uitvoeringsteam bij het adviseren en begeleiden van initiatiefnemers, zoals bedoeld in artikel 3.4.5.
3.5.2.Samenstelling: de Beoordelingscommissie bestaat uit drie tot zes onafhanke- lijke deskundigen inzake Europese projectontwikkeling. De Stuurgroep bepaalt binnen deze grenzen het aantal leden van de Beoordelingscommissie, op advies van de Aanjaaggroep.
3.5.3. Benoeming: de leden van de Beoordelingscommissie worden benoemd door de Stuurgroep op voordracht van de Aanjaaggroep die hiertoe overlegt met de programmamanager en een lid van de Stuurgroep.
3.5.4.Taken en bevoegdheden
- het opstellen van inhoudelijke adviezen voor de initiatiefnemers
- het adviseren over de toekenning van de ondersteuningsmiddelen voor het inschakelen van externe expertise ten behoeve van de projectontwikkeling.
3.5.5. De programmamanager voorziet in de secretariële ondersteuning van de Beoordelingscommissie.
4. Penvoerder
4.1. Provincie Fryslân is de penvoerder van FPM, hierna te noemen de “Penvoerder”, en vertegenwoordigt de overige Partijen in het economisch verkeer in het kader van FPM indien en voor zover dit voortvloeit uit deze Samenwerkingsovereenkomst.
4.2. Penvoerder is bevoegd en heeft volmacht om, op basis van deze samenwerkings- overeenkomst en met inachtneming van de door de Algemene Vergadering van deelnemers gestelde kaders, waaronder begrepen de vastgestelde begroting en het jaarplan, namens het samenwerkingsverband op te treden en rechtshandelingen te verrichten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de aan haar in het kader van deze Samenwerkingsovereenkomst opgedragen taken.
4.3. Penvoerder wijst in overleg met Partijen een contactpersoon aan als eerstverant- woordelijke en aanspreekpunt voor de uitvoering van de afspraken uit deze overeen- komst.
4.4. De Penvoerder is gehouden de hem verleende vertegenwoordigingsbevoegdheid uit te voeren ten behoeve van de Doelstelling indachtig de gezamenlijke belangen van Partijen.
4.5. De Penvoerder legt aan de overige Partijen jaarlijks rekening en verantwoording af over gedane uitgaven en aangegane verplichtingen in het kader van de Samenwer- kingsovereenkomst.
4.6. Voor rechtshandelingen die betalingsverplichtingen of voorzienbare financiële risico’s meebrengen die vallen buiten de kaders van de vastgestelde begroting, behoeft de Penvoerder voorafgaande toestemming van de Partijen.
4.7. Overige Partijen vrijwaren de Penvoerder voor aanspraken als gevolg van ten behoeve van FPM bevoegd verrichte rechtshandelingen zo dat Partijen, met inbegrip van de Penvoerder, schulden uit dergelijke aanspraken voor gelijke delen dragen.
5. Inzet medewerkers
5.1. Ten behoeve van FPM in te zetten medewerkers kunnen - binnen de arbeidsrechte- lijke en fiscale kaders - in dienst komen van of op een door Penvoerder te bepalen wijze beschikbaar worden gesteld aan de Penvoerder.
5.2. Indien een ten behoeve van FPM in te zetten medewerker als een namens een Partij te leveren bijdrage in natura, zoals bedoeld in artikel 8.2.3, geldt, blijft die medewer- ker (parttime) in dienst van die Partij.
6. Gebruikmaken door Penvoerder ingekochte diensten/leveringen t.b.v. de Samen- werking
6.1. Indien in de Algemene Vergadering van deelnemers wordt besloten dat ten behoeve van FPM leveringen of diensten bij derden moeten worden ingekocht, treedt de Penvoerder op als vertegenwoordiger van Partijen en koopt zij de betreffende leveringen of diensten mede namens de overige Partijen in. De Algemene Inkoop- voorwaarden van de Provincie Fryslân zijn hierbij van toepassing.
7. Intellectueel eigendom
7.1. De resultaten voortkomend uit Projecten zijn gedeeld eigendom van de Partijen (zonder het recht voor iedere afzonderlijke Partij op voorhand om de kennis zich exclusief of niet exclusief toe te eigenen).
7.2. Rechten op communicatie-uitingen zoals webinars, werkboeken en ontwikkelde formats komen toe aan de gezamenlijk Partijen, tenzij hierover vooraf uitdrukkelijk een andersluidende afspraak wordt gemaakt.
8. Financiën: bijdragen en budgetbevoegdheden
8.1. Partijen betalen jaarlijks uiterlijk op 1 februari van het lopende jaar een financiële bij- drage aan de Penvoerder ter dekking van de exploitatiekosten van de FPM. De eer- ste bijdrage wordt – in afwijking hiervan - voor 1 april 2022 voldaan.
8.2. De bijdragen luiden per (type) Partij als volgt:
8.2.1. Provincie: in 2022 € 475.000, in 2023 € 536.500 en in 2024 € 433.000.
8.2.2. Gemeenten: in 2022 € 0,41 per inwoner, in 2023 € 0,64 en in 2024 € 0,81 per inwoner, te berekenen naar het inwonertal op 1 januari van het betreffende jaar.
8.2.3. Kennisinstellingen: in 2022, 2023 en 2024 steeds samen een bijdrage in natura van € 125.000 per jaar. Deze bijdrage omvat accommodatie en catering voor de activiteiten in het kader van het programma Europe Ready Fryslân, netwerkbijeenkomsten, publiciteit, alsmede een medewerker voor de Uitvoe- ringsorganisatie FPM
8.3. Voor de exploitatie van de FPM geldt de structuur van begroting, budgetbevoegdhe- den en verantwoording zoals opgenomen in bijlage 2 bij deze Samenwerkingsover- eenkomst.
9. Verwerking gegevens
9.1. Bij de verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens van betrokkenen in het kader van de uitvoering van FPM houden Partijen zich aan de in dit artikel genoemde voorwaarden.
9.2. Partijen zijn voor de verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens in het kader van FPM ieder (gezamenlijk) “verwerkingsverantwoordelijke” in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
9.3. Partijen verwerken de persoonsgegevens ieder aantoonbaar op een behoorlijke en zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de op hen als
verwerkingsverantwoordelijke rustende verplichtingen op grond van de AVG en de overige (privacy)wetgeving.
9.4. Partijen maken indien nodig nadere afspraken met elkaar, waarin zij over de gege- vensverwerkingen die in het kader van FPM plaatsvinden nader uitwerken:
a) welke persoonsgegevens worden verwerkt;
b) voor welke verwerkingsdoeleinden deze persoonsgegevens worden verwerkt;
c) op welke categorieën van betrokkenen de betreffende persoonsgegevens betrek- king hebben;
d) op welke wijze persoonsgegevens tussen Partijen worden uitgewisseld;
e) wie van de Partijen voor welk deel van de verwerking verantwoordelijk is.
9.5. Partijen zorgen er ieder voor dat zij aantoonbaar passende en doeltreffende techni- sche en organisatorische (beveiligings-)maatregelen nemen, die gezien de huidige stand van de techniek en de daarmee gemoeide kosten overeenstemmen met de te verwerken persoonsgegevens.
9.6. Partijen staan er jegens elkaar voor in dat zij in ieder geval op korte termijn zullen voldoen aan de gebruikelijke beveiligingsnormen.
9.7. Partijen zorgen er ieder voor dat hun medewerkers die betrokken zijn bij de verwer- king van persoonsgegevens aantoonbaar geheimhouding betrachten, bijvoorbeeld door een geheimhoudingsbepaling in de arbeidsovereenkomst of een daarmee ver- gelijkbare overeenkomst. Indien een dergelijke geheimhoudingsbepaling ontbreekt behoort een geheimhoudingsovereenkomst ondertekend te worden.
9.8. Partijen verstrekken aan derden, waaronder begrepen de toezichthouders, geen persoonsgegevens die afkomstig zijn van de andere Partijen. Indien zij een daartoe strekkend verzoek van een daartoe bevoegd orgaan ontvangen verwijzen zij die door naar de andere Partij(en), tenzij de wet tot verstrekking van de betreffende gegevens verplicht. Partijen zullen elkaar hierover dan informeren.
9.9. Partijen informeren elkaar over en weer onverwijld over iedere inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) die worden verwerkt in het kader van FPM. Partijen doen elk voor het gedeelte waarvoor zij verantwoordelijk zijn melding van een in- breuk bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Hetzelfde geldt voor het informeren van betrokkenen. Partijen verlenen elkaar bovendien te allen tijde de medewerking die redelijkerwijs verlangd kan worden om de andere verantwoordelijke Partij(en) in staat te stellen een deugdelijk onderzoek te doen naar een inbreuk c.q. de Autoriteit Per- soonsgegevens en/of de betrokkenen te informeren.
9.10. Wanneer Partijen een verzoek van een betrokkene ontvangen dat ziet op het uitoefenen van zijn rechten op grond van de AVG, zullen Partijen ieder voor het deel waar zij verantwoordelijk voor zijn, ervoor zorgen dat de betrokkene zijn of haar rech- ten effectief kan uitoefenen. Een door één Partij ontvangen klacht of verzoek van een betrokkene met betrekking tot verwerking van persoonsgegevens voor welke verwerking de andere Partij(en) verantwoordelijk is/zijn, wordt door deze Partij(en) zonder uitstel doorgestuurd naar de andere Partij(en), en vice versa.
9.11. Schade die ontstaat doordat een Partij zich niet aan de bepalingen uit dit arti- kel heeft gehouden, komt voor rekening van die Partij. Dit geldt ook voor boetes die aan die Partij worden opgelegd voor zover zij zijn opgelegd wegens enig handelen of nalaten in strijd met de AVG of overige privacywetgeving door die Partij.
9.12. Partijen vrijwaren elkaar voor vorderingen van derden die voortvloeien uit een inbreuk van een Partij en/of diens dataverwerker op rechten van derden en/of ver- plichtingen die voortvloeien uit de toepasselijke privacywetgeving.
10. Toetreding
10.1. Iedere (semi-)publieke instelling of maatschappelijke organisatie die voldoet aan de daartoe door de Algemene Vergadering van deelnemers gestelde criteria kan toetreden tot FPM.
10.2. Over de toetreding wordt bij unanimiteit beslist in de Algemene Vergadering van deelnemers.
10.3. Met toetreding tot FPM wordt de nieuwe Partij ook Partij bij de Samenwer- kingsovereenkomst middels een te ondertekenen Toetredingsformulier.
10.4. Voorafgaande aan toetreding van een nieuwe Partij, wordt in de Algemene Vergadering van deelnemers de jaarlijkse bijdrage van die Partij vastgesteld. Tenzij in de Algemene Vergadering van deelnemers anders wordt bepaald, is de bijdrage voor het eerste jaar gelijk aan een gedeelte aan de vastgestelde jaarlijkse bijdrage dat evenredig is aan het na toetreding resterende aantal dagen van het kalenderjaar van toetreding. Die eerste bijdrage dient te worden voldaan binnen 30 dagen na toe- treding.
11. Looptijd, opzegging en omzetting
11.1. De Samenwerkingsovereenkomst gaat in op 1 maart 2022 en wordt voorals- nog aangegaan tot 1 januari 2025, tenzij een Partij voor ondertekening van de over- eenkomst schriftelijk bij de Penvoerder heeft aangegeven deze aan te gaan voor een kortere periode. Partijen hebben de intentie de overeenkomst te verlengen tot 1 janu- ari 2028, tenzij zij naar aanleiding van de tussentijdse evaluatie die in 2024 plaats- vindt, besluiten niet tot verlenging over te gaan.
11.2. Partijen besluiten op zijn laatst in het najaar van 2027, op basis van een evaluatie, die tijdig door de Stuurgroep zal worden geïnitieerd, over het effectueren van de overweging om een aparte entiteit op te richten. Partijen zijn niet gehouden toe te treden tot de entiteit. Bij niet toetreding overleggen de betreffende Partij en de entiteit over hun eventuele, toekomstige samenwerkingsrelatie en de daarvoor als- dan geldende condities.
11.3. Indien Partijen of een meerderheid van Partijen op 1 januari 2028 nog geen entiteit ter verwezenlijking van de Doelstelling hebben opgericht kan de Samenwer- kingsovereenkomst een of meer keren met instemming van alle Partijen verlengd worden met een bepaalde periode, waarna de Samenwerkingsovereenkomst van rechtswege eindigt door oprichting van een entiteit of door het verstrijken van deze periode, behoudens nadere verlenging.
11.4. Indien Partijen hun overweging om een entiteit op te richten, hebben geëffec- tueerd, zullen alle actieve en passieve vermogensbestanddelen verworven door Partijen uit hoofde van de Samenwerkingsovereenkomst en bekostigd met financiële bijdragen uit de Samenwerkingsovereenkomst, respectievelijk met verplichtingen aangegaan ten behoeve van FPM, in overleg tussen Partijen worden ingebracht in de entiteit. Indien Partijen besluiten om geen entiteit op te richten, dan worden de baten aan iedere Partij uitgekeerd naar rato van de door ieder van hen geleverde bij- drage als bedoeld in artikel 9 van deze overeenkomst.
11.5. Iedere Partij kan uit de Samenwerkingsovereenkomst treden op 31 december van het lopende kalenderjaar, door schriftelijke mededeling aan de Penvoerder voorafgaande aan 1 oktober van het lopende kalenderjaar. De Penvoerder ontvangt die opzegging mede namens de overige Partijen. Er vindt bij uittreding geen restitutie van de ingebrachte bijdrage plaats.
11.6. Behoudens beëindiging ingevolge lid 12.1 of lid 12.2 eindigt de Samenwer- kingsovereenkomst door een besluit daartoe van alle Partijen gezamenlijk.
11.7. Beëindiging van deze Overeenkomst laat de rechten en verplichtingen van Partijen krachtens artikel 8 van deze overeenkomst onverlet.
11.8. Afwijkende bedingen, wijzigingen van of aanvullingen op deze overeenkomst gelden slechts indien en voor zover zij tussen partijen schriftelijk zijn overeengeko- men.
12. Ontbinding van de overeenkomst
12.1. Ontbinding van deze Samenwerkingsovereenkomst ingeval een Partij tekort- schiet in de nakoming van enige uit deze overeenkomst voorvloeiende verplichting, geschiedt nadat de nalatige Partij daartoe schriftelijk in gebreke is gesteld bij aange- tekende brief, waarin aan de nalatige Partij een redelijke termijn is geboden de be- treffende verplichting alsnog na te komen, tenzij de tekortkoming gezien haar aard en ernst de ontbinding niet rechtvaardigt. Indien de nalatige Partij na het verstrijken van die termijn nog niet aan haar verplichtingen heeft voldaan, vervallen al haar rechten uit deze Overeenkomst.
12.2. Ontbinding ingevolge dit artikel heeft geen terugwerkende kracht en laat, in- dien de tekortkoming zich bij één van de Partijen voordoet, deze overeenkomst tussen de resterende Partijen onverminderd van kracht.
12.3. Ingeval van ontbinding is de nalatige Partij gehouden alle schade welke de andere Partijen als gevolg daarvan lijden te vergoeden. Indien een Partij haar ver- plichtingen uit deze overeenkomst niet, niet tijdig, dan wel niet naar behoren nakomt kunnen de andere Partijen de in gebreke zijnde Partij bij aangetekend schrijven een termijn stellen binnen welke de in gebreke zijnde Partij alsnog aan haar verplichtin- gen dient te voldoen.
13. Geen afdwingbare prestaties
13.1. Van geen der Partijen kan in of buiten rechte nakoming worden afgedwongen van enige uit de Samenwerkingsovereenkomst voortvloeiende verplichting, met uit- zondering van de verplichting tot betaling van de verschuldigde financiële bijdrage.
14. Geschillenregeling
14.1. In alle gevallen waarin tussen Partijen een geschil is ontstaan omtrent de tot- standkoming, de uitleg en de toepassing van deze samenwerkingsovereenkomst dan wel van nadere overeenkomsten, die daarvan het gevolg mochten zijn c.q. welke daarmee samenhangen, trachten Partijen in een gezamenlijk bestuurlijk over- leg tot een oplossing te komen.
14.2. Wanneer het bestuurlijk overleg als bedoeld in het eerste lid niet binnen drie maanden na melding van het geschil tot een oplossing heeft geleid, wordt het geschil behandeld overeenkomstig het Mfn Mediation Reglement van de Mediatorsfederatie Nederland, zoals dat luidt op de aanvangsdatum van de mediation. De kosten ver- bonden aan de mediation worden door Partijen gezamenlijk gedragen.
14.3. Indien mediation als bedoeld in het tweede lid geen oplossing biedt, de uit- komst hiervan naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid te lang op zich laat wachten, dan wel tijdens de mediation blijkt dat (bij het geschil betrokken) Partijen het geschil niet via mediation wensen op te lossen en dit door de mediator schriftelijk is vastgesteld, kan het geschil aan de bevoegde rechter worden voorgelegd. De Rechtbank Noord-Nederland (locatie Leeuwarden) is in eerste aanleg bevoegd kennis te nemen van geschillen die voortvloeien uit deze Samenwerkingsovereen- komst.
14.4. Als geschil wordt aangemerkt al hetgeen een Partij als geschil wenst aan te merken.
15. Slotbepalingen
15.1. De Samenwerkingsovereenkomst komt eerst tot stand zodra zij zijdens alle Partijen is ondertekend.
15.2. Op de Samenwerkingsovereenkomst en alle daaruit voortvloeiende en daar- mee rechtstreeks samenhangende verbintenissen is Nederlands recht van toepas- sing.
16. Citeertitel
16.1. Deze samenwerkingsovereenkomst wordt aangehaald als: “Samenwerkings- overeenkomst FPM 2022”.
ALDUS OVEREENGEKOMEN EN ONDERTEKEND te Leeuwarden op vrijdag 4 maart 2022,
4 maart 2022
Provincie Fryslân
De heer R.F. Douwstra
4 maart 2022
Gemeente Achtkarspelen
De heer mr. O.F. Brouwer
4 maart 2022
Gemeente Ameland
De heer L.P. Stoel
4 maart 2022
Gemeente Dantumadiel
De heer N.L. Agricola
4 maart 2022
Gemeente De Fryske Marren
De xxxx X. Xxxxxxx
4 maart 2022
Gemeente Harlingen
De xxxx X. Xxxxxxx
4 maart 2022
Gemeente Heerenveen
Xxxxxxx X. Xxxxxx
4 maart 2022
Gemeente Leeuwarden
De xxxx X. Xxxxxxx
4 maart 2022
Gemeente Noardeast-Fryslân
De xxxx X. Xxxxxxx
4 maart 2022
Gemeente Ooststellingwerf
De xxxx X. Xxx
4 maart 2022
Gemeente Opsterland
De xxxx X. Xxxxxx
4 maart 2022
Gemeente Schiermonnikoog,
Mevrouw I. van Gent
4 maart 2022
Gemeente Smallingerland
4 maart 2022
Gemeente Súdwest-Fryslân
De heer mr. X.X.X.X. xx Xxx
4 maart 2022
Gemeente Terschelling
Xxxxxxx X. Xxxxxxxx-Xxxxxxx
4 maart 2022
Gemeente Tytsjerksteradiel
De xxxx X. Xxxxxxx
4 maart 2022
Gemeente Vlieland
De xxxx X. Xxxxxxx
4 maart 2022
Gemeente Waadhoeke
Xxxxxxx X. xx Xxx
4 maart 2022
Gemeente Weststellingwerf
De heer N.A. van de Nadort
4 maart 2022
NHL Stenden Hogeschool
Xxxxxxx X. Xxxxxxx
4 maart 2022
ROC Friese Poort
De heer drs. H.W. Meijerink
4 maart 2022
ROC Friesland College
De heer C.G.C.G. Segers