Titel: Klokkenluidersregeling
Titel: Klokkenluidersregeling
1. Intro
De gedragscode van GoodLife Foods B.V. , geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder het nummer 60480181, gevestigd te (4817 ZL) Breda aan de Minervum 7053 , daaronder mede begrepen de aan GoodLife Foods B.V. gelieerde (dochter)ondernemingen, bevat kernwaarden, normen en spelregels voor de gehele onderneming, te respecteren in de relatie met al onze contacten: klanten, leveranciers, overheden, aandeelhouders en medewerkers.
GoodLife Foods B.V. stelt hoge eisen wat betreft openheid en integriteit. In dat kader roept GoodLife Foods B.V. éénieder op, die zich zorgen maakt over (vermeende) inbreuken op de domeinen van het Europees en het Nederlands recht zoals opgesomd onder titel 3, om deze zorgen te uiten zonder vrees voor represailles, zoals sancties en/of een oneerlijke behandeling.
Als leidraad voor het uiten van dergelijke zorgen is een meldingsregeling uitgewerkt. Deze regeling beschrijft de bescherming die melders krijgen evenals de wijze waarop een melder een misstand kan melden en de opvolging die daaraan wordt gegeven. GoodLife Foods B.V. verwacht niet dat een individuele melder in staat is te bewijzen dat een beschuldiging terecht is. Hij of zij moet echter wel voldoende reden hebben om te veronderstellen dat er iets niet klopt (= ‘een redelijk vermoeden van een misstand hebben’).
Algemene regel is dat meldingen of vermoedens van misstanden best eerst rechtstreeks met GoodLife Foods B.V. worden besproken. Indien dit niet kan of volgens de melder niet wenselijk is of niet tot de gewenste reactie leidt, dan kan een melder ook steeds terecht bij de meldingsbeheerder van GoodLife Foods B.V. of ervoor kiezen om een externe melding te doen. In deze meldingsregeling wordt besproken hoe dit in zijn werk kan gaan.
2. Definities
Wet bescherming klokkenluiders: de Wet bescherming klokkenluiders gaat over werk
gerelateerde misstanden waarbij het maatschappelijk belang in het geding is en meldingen over inbreuken op het Unierecht.
(vermoeden van een) misstand: onder (vermoeden van een) misstand wordt verstaan
een handeling of een nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij schending van een wettelijk voorschrift, een gevaar voor de volksgezondheid, een gevaar voor de veiligheid van personen, een gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten, niet zijnde een inbreuk op unierecht. Meer specifiek kan eveneens worden gedacht aan handelingen of nalatigheden die:
- onrechtmatig zijn en betrekking hebben op de domeinen opgesomd onder artikel 3
“Toepassingsgebied”, of
- die ingaan tegen het doel of de toepassing van de regelgeving die binnen de in artikel 3 opgesomde toepassingsgebieden vallen.
Informatie over misstanden: informatie, waaronder redelijke vermoedens, over
feitelijke of mogelijke misstanden, die hebben plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden, alsmede over pogingen tot verhulling van dergelijke misstanden.
Xxxxxx : een natuurlijke persoon die in de context van zijn werk gerelateerde activiteiten informatie over misstanden mondeling of schriftelijk meldt of openbaar maakt. Een werk gerelateerde activiteit of context betreft de huidige of vroegere beroepsactiviteiten, ongeacht de aard van die activiteiten, in het kader waarvan personen informatie kunnen verkrijgen over misstanden en waarbij die personen te maken kunnen krijgen met represailles indien zij dergelijke informatie zouden melden.
Als melder kan worden aangemerkt iedereen die een huidige, voormalige of toekomstige werkrelatie heeft en die in een professionele context informatie heeft bekomen over een mogelijke misstand die hij/zij wenst te melden. Hieronder vallen in ieder geval een (toekomstige of ex-) werknemers, ex-werknemers, zelfstandige dienstverleners, vrijwilligers, (on)bezoldigde stagiairs, sollicitanten of andere personen van wie de arbeidsrelatie nog moet aanvangen, ambtenaren, uitzendkrachten, (werknemers bij een) klant, (werknemers van) leveranciers of (werknemers van) (onder-
)aannemers, aandeelhouders of een persoon die behoort tot het bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van een onderneming.
Het intern meldingskanaal van GoodLife Foods B.V. is van toepassing op alle melders die onder de reikwijdte van de Wet bescherming klokkenluiders vallen.
Facilitator : een natuurlijk persoon die een melder bijstaat in het meldingsproces en wiens bijstand vertrouwelijk moet zijn, hierbij kan worden geacht aan de meldingsbeheerder, de contactpersoon, de onderzoekers, getuigen t.b.v. het onderzoek etc.
Betrokkene : een natuurlijke persoon (vb. een collega) of rechtspersoon (vb. een firma) die in de melding of bij de openbaarmaking wordt genoemd als persoon aan wie de (vermeende)_misstand wordt toegeschreven of met wie die persoon in verband wordt gebracht.
Meldingsbeheerder : de onpartijdige persoon of dienst die bevoegd is om de meldingen van (vermeende) misstanden op te volgen, de communicatie met de melder te onderhouden, hem indien nodig bijkomende informatie te verzoeken, hem feedback te verstrekken en indien van toepassing meldingen te ontvangen en te behandelen.
Interne auditor : Xxxx persoon die voor GoodLife Foods B.V. de interne auditfunctie uitvoert.
Represaille : een directe of indirecte handeling of nalatigheid naar aanleiding van een interne of externe melding of openbaarmaking, en die tot ongerechtvaardigde benadeling van de melder leidt of kan leiden
3. Toepassingsgebied
Deze regeling betreft de volgende domeinen van het Europees en Nederlands recht:
• Overheidsopdrachten;
• Financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
• Productveiligheid en productconformiteit;
• Veiligheid van het vervoer;
• Bescherming van het milieu;
• Stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
• Veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
• Volksgezondheid;
• Consumentenbescherming;
• Bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
• Inbreuken waardoor de financiële belangen van de Unie als bedoeld in artikel 325 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie worden geschaad;
• inbreuken in verband met de interne markt (als bedoeld in artikel 26, tweede lid, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie).
Melders die meldingen van (een vermoeden van) een misstand hebben gedaan conform deze meldingsregeling komen mogelijk in aanmerking voor de wettelijke bescherming tegen represailles (= het benadelingsverbod).
4. Indienen melding en vervolgstappen
a. Keuze van de meest geschikte methode
Een melder heeft verschillende methodes ter beschikking om een (vermeende) misstand te melden. (Vermeende) misstanden die onder het toepassingsgebied van deze klokkenluidersregeling vallen, kan de melder best melden via één van de onderstaande methodes.
1. Een melding van een (vermeende) misstand kan in eerste instantie het best bij de leidinggevende/verantwoordelijke van GoodLife Foods B.V. worden gedaan.
2. Indien de omstandigheden dit niet mogelijk maken of indien de leidinggevende/verantwoordelijke bij GoodLife Foods B.V. onvoldoende gehoor geeft aan de melding, of wanneer de melder dit wenselijk acht, dan kan de melder een (vermeende) misstand melden aan een binnen de organisatie van GoodLife Foods B.V. aangestelde
meldingsbeheerder.
3. De melder heeft ook steeds het recht om zijn werknemersvertegenwoordigers of vakbonden te raadplegen en zij zullen beschermd blijven tegen ongerechtvaardigde benadelende maatregelen als gevolg van deze raadplegingen.
4. Indien de melder van oordeel is dat hij/zij zich om de één of andere reden toch niet kan of wil wenden tot deze personen, kan hij/zij een interne melding doen. Een interne melding is een melding van een (vermeende) misstand binnen GoodLife Foods B.V. door xxxxxxxxx of schriftelijk informatie over inbreuken te verstrekken via het intern meldingskanaal waarvan de procedure onder titel “b. indienen van een melding via het intern meldingskanaal” nader is omschreven.
5. Als de melder liever geen gebruik maakt van het intern meldingskanaal of als de melder van mening is/zou zijn dat hij/zij geen beroep kan doen of wenst te doen op het intern meldingskanaal (ondanks de garanties voorgeschreven in dit beleid zoals vertrouwelijkheid, bescherming tegen represailles, en dergelijke), dan kan hij/zij er ook voor kiezen om een externe melding doen, hetzij mondeling, hetzij schriftelijk bij de bevoegde autoriteit binnen het specifieke verantwoordelijkheidsgebied.
Melders kunnen intern melden bij het meldkanaal zoals genoemd in deze meldingsregeling of extern bij een bevoegde autoriteit. Hoewel melders best eerst intern een melding van een misstand maken, bestaat er geen verplichting voor melders om een (vermeende) misstand eerst intern te melden.
Een melder kan altijd een melding doen bij de autoriteit die ten aanzien van dat onderwerp bevoegd is. Bijvoorbeeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens als de melding het verwerken van persoonsgegevens betreft. In de Wet bescherming klokkenluiders zijn een aantal autoriteiten
expliciet genoemd die een zogeheten extern meldkanaal moeten inrichten. Dit zijn in ieder geval:
• de Autoriteit Consument en Markt (ACM);
• de Autoriteit Financiële Markten (AFM);
• de Autoriteit persoonsgegevens (AP);
• de Nederlandse Bank N.V. (DNB);
• de Inspectie gezondheidszorg en jeugd (IGJ);
• de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa);
• de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS);
• het Huis voor Klokkenluiders (HvK).
Naast de bovengenoemde autoriteiten, moeten ook andere autoriteiten in Nederland die bevoegdheden hebben op een bepaald beleidsterrein en waar mogelijk een melding gedaan kan worden, een extern meldkanaal inrichten volgens de eisen uit de Wet bescherming klokkenluiders. Mocht er onduidelijkheid bestaan bij melders over waar zij hun meldingen kunnen doen, dan kan het Huis voor Klokkenluiders helpen door melders door te verwijzen naar de daarvoor aangewezen autoriteit. Daarnaast is het Huis voor Klokkenluiders eveneens bevoegd om meldingen te onderzoeken als er geen andere bevoegde autoriteit is.
6. Een publieke melding of openbaarmaking van informatie over misstanden is mogelijk indien aan de strikte voorwaarden is voldaan zoals opgenomen onder titel “d. Openbaarmaking van een (vermeende) misstand in uitzonderlijke omstandigheden”.
b. Indienen van een melding via het intern meldingskanaal
De melder heeft de mogelijkheid om een anonieme melding in te dienen. Een anonieme melding kan wel enkele nadelen met zich meebrengen :
• de opvolging van de melding is minder evident omdat bijkomende communicatie moeilijker is met anonieme melders;
• het is voor de onderneming moeilijker om een anonieme melder te beschermen tegen mogelijke of eerder subtiele represailles.
Een melder kan op de volgende wijzen een melding doen:
a) schriftelijk;
b) mondeling via de telefoon of andere spraakberichtsystemen, of;
c) op diens verzoek binnen een redelijke termijn door middel van een gesprek op een locatie. Een anonieme melding kan schriftelijk, mondeling via de telefoon of andere spraakberichtsystemen of via de meldingsbeheerder gedaan worden
Een melding bevat ten minste:
• De naam, het adres, de functie, contactgegevens en de aard van de relatie van de melder met het bedrijf (werknemer, freelancer, leverancier, aandeelhouder,…), indien hij geen anonieme melding wenst te doen;
• Een gedetailleerde omschrijving van de (vermeende) misstand, zoals
o Een Onderwerp: een titel of onderwerp van de melding
o Beschrijving van de (vermeende) misstand: een uitvoerige beschrijving van de melding. Indien inhoud van de melding dermate groot zou zijn, heeft de melder een mogelijkheid om een bijlage toe te voegen.
o de identificatie van de mogelijke betrokkene(n) of departementen van de onderneming;
o de identificatie van mogelijke getuigen die ook nog kennis zou hebben van de (vermeende) feiten.
o waar de (vermeende) misstand zich heeft voorgedaan;
o wanneer de (vermeende) misstand zich heeft afgespeeld, en of de (vermeende) misstand nog steeds lopende is.
Indien de melding plaatsvindt per telefoon, spraakbericht, in persoon of mail, dan wordt de melding steeds geregistreerd in een beveiligd registratiesysteem voorzien van de vereiste technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en toegangsmanagement. De gegevens over de melding worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is en zullen altijd in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving worden bewaard.
GoodLife Foods B.V. heeft een meldingsbeheerder aangewezen die de meest geschikte persoon of departement is binnen de organisatie om op vertrouwelijke en onafhankelijke wijze de meldingen te beheren zonder gevaar voor belangenconflicten. De meldingsbeheerder is: Xxxx Xxxxxxxxx, tevens voorzitter van de GOR.
Ontvankelijkheid en vooronderzoek
a) De meldingsbeheerder bevestigt aan de melder in alle gevallen de ontvangst van de (schriftelijk of mondeling) ingediende melding binnen de daarvoor wettelijk bepaalde termijn van zeven (7) dagen.
• De meldingsbeheerder zal in eerste instantie nagaan of de melding ontvankelijk is en zal daarbij een eerste beoordeling maken. Deze beoordeling heeft in eerste instantie tot doel een inschatting te maken van de aard, de betrouwbaarheid en de accuraatheid van de aangeleverde informatie.
• In functie van deze beoordeling kan de meldingsbeheerder beslissen of de melding niet- ontvankelijk is dan wel of hij/zij een verder vooronderzoek zal voeren. De meldingsbeheerder zal in ieder geval steeds uiterlijk drie (3) maanden na de ontvangstbevestiging de melder informeren over de opvolging (of niet-opvolging) die wordt gegeven aan de melding.
b) Indien een vooronderzoek wordt opgestart en de meldingsbeheerder van oordeel is dat verder onderzoek noodzakelijk of wenselijk is, dan zal na afloop en met akkoord van de melder een geanonimiseerd advies worden overgemaakt aan een afvaardiging van de Directie. De samenstelling van de Directieleden kan variëren volgens de aard van de melding.
In dit advies worden de redenen voor verder onderzoek uiteengezet en wordt een aanzet tot plan van aanpak opgenomen.
c) Indien uit het vooronderzoek blijkt dat er sprake is van een opzettelijk valse melding door een werknemer, dan zal het dossier voor verder gevolg worden overgemaakt aan de HR-Manager van GoodLife Foods B.V..
Onderzoek
a) Het Directielid zal op basis van voormeld advies beslissen of en met welke onderzoekscommissie het onderzoek dient te worden uitgevoerd: ofwel de meldingsbeheerder, ofwel Interne Audit van GoodLife Foods B.V., telkens aangevuld met interne, dan wel externe experten, ofwel een externe partij desgevallend aangevuld met interne (staf)medewerker(s).
b) De melder zal eveneens schriftelijk op de hoogte worden gebracht van het feit dat een grondig onderzoek wordt opgestart.
c) De onderzoekscommissie stelt de melder in de gelegenheid te worden gehoord. De onderzoekscommissie draagt zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift.
d) De onderzoekscommissie kan ook anderen horen. De onderzoekscommissie draagt in die gevallen zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan degene die gehoord is. Degene die gehoord is, ontvangt hiervan een afschrift.
e) De onderzoekscommissie kan binnen de organisatie van GoodLife Foods B.V. alle documenten inzien en opvragen die zij voor het doen van het onderzoek redelijkerwijs nodig achten.
f) Werknemers mogen de onderzoekscommissie alle documenten verstrekken waarvan zij het redelijkerwijs nodig achten dat de onderzoekscommissie daar in het kader van het onderzoek kennis van kan nemen.
g) De onderzoekscommissie zal het onderzoek uitvoeren binnen een redelijke termijn. Als algemene regel geldt dat binnen een termijn van hoogstens drie maanden na de ontvangstbevestiging te hebben verstuurd naar de melder feedback zal worden gegeven aan de melder over de opvolging, de stand van zaken, de geplande of genomen maatregelen en over de redenen voor die opvolging.
h) Xx xxxxxx ontvangt gedurende het onderzoek en dus ook na de eerste termijn van drie maanden algemene informatie over de voortgang van het onderzoek , tenzij de melder dit niet wenst of dit nadelig is voor de melder of voor het onderzoek.
De onderzoekscommissie stelt een concept-onderzoeksrapport op en stelt de melder in de gelegenheid daar opmerkingen bij te maken, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
Hoor en wederhoor
GoodLife Foods B.V. stelt de melder in de gelegenheid op het onderzoeksrapport en het standpunt van de GoodLife Foods B.V./de werkgever te reageren.
Indien de melder in reactie op het onderzoeksrapport of het standpunt van GoodLife Foods B.V. onderbouwd aangeeft dat het vermoeden van een onregelmatigheid of misstand niet daadwerkelijk of niet deugdelijk is onderzocht of dat in het onderzoeksrapport of het standpunt van
de werkgever sprake is van wezenlijke onjuistheden, dan reageert GoodLife Foods B.V. hier inhoudelijk op en stelt zij zo nodig een nieuw of aanvullend onderzoek in;
Indien GoodLife Foods een externe instantie op de hoogte brengt of heeft gebracht, dan stuurt zij ook de hiervoor bedoelde reactie van de melder op het onderzoeksrapport en het standpunt van de werkgever aan die externe instantie toe. De melder ontvangt hiervan een afschrift.
Eindrapportering
De eindrapportering omvat de volgende stappen :
a) De meldingsbeheerder of onderzoekscommissie rapporteert haar bevindingen schriftelijk aan de CHRO en deze beslist welk gevolg er dient aan te worden gegeven.
b) De meldingsbeheerder stelt de melder op de hoogte dat hij/zij de bevindingen van de onderzoekscommissie aan de Directie heeft gestuurd.
c) In het eindrapport wordt de identiteit van de melder afgeschermd, tenzij deze zijn schriftelijke toestemming heeft gegeven om zijn identiteit vrij te geven. De identiteit van de betrokkene(n) wordt enkel opgenomen indien het onderzoek van de melding geleid heeft tot aantoonbare feiten.
d) De Directie of een afvaardiging van de Directie oordeelt of er sanctionerend dient te worden opgetreden en neemt vervolgens de nodige stappen.
c. Indienen van een melding via het extern meldingskanaal
Naast intern melden kan de melder een redelijk vermoeden van een misstand ook extern melden bij een daartoe bevoegde autoriteit. Ten aanzien van dergelijke meldingen geldt dat de melding van het vermoeden van een misstand plaats dient te vinden aan die autoriteit die daarvoor naar redelijk oordeel het meest in aanmerking komt. Indien gewenst kan de melder zich wenden tot het Huis voor Klokkenluiders indien het voor hem/haar niet duidelijk is tot welke bevoegde instantie hij/zij zich kan wenden.
Ondanks de mogelijkheid tot het rechtstreeks doen van een externe melding, verdient het eerst doen van een interne melding verreweg de voorkeur. Niettemin is het aan de melder om te kiezen of hij eerst intern of rechtstreeks extern meldt.
d. Openbaarmaking van een (vermeende) inbreuk in uitzonderlijke omstandigheden
Een (anonieme) melder die een misstand openbaar maakt door informatie over (vermeende) misstanden publiek toegankelijk te maken (vb. via de media), komt in aanmerking voor bescherming indien aan de volgende voorwaarden is voldaan :
1. Xx xxxxxx heeft eerst een interne of externe melding gedaan zoals voorgeschreven onder titels b) of c) maar er zijn geen passende maatregelen genomen. Daarnaast dient de melder redelijke gronden te hebben om aan te nemen dat het onderzoek onvoldoende voortgang heeft. De melder kan zich hierbij baseren op de informatie die hij/zij binnen een redelijke termijn heeft gekregen over de beoordeling of opvolging van de melding door GoodLife Foods B.V., dan wel een bevoegde autoriteit; en,
2. De melder heeft gegronde redenen om aan te nemen dat:
de misstand een dreigend of reëel gevaar kan zijn voor het algemeen belang, er een risico bestaat op benadeling of dat het, als hij/zij de misstand of inbreuk zou melden, niet
waarschijnlijk is dat de misstand of inbreuk doeltreffend zal worden verholpen, dan komt hij/zij in aanmerking voor rechtsbescherming. Daarnaast geldt, evenals bij een melding, altijd de voorwaarde dat de melder redelijke gronden moet hebben om aan te nemen dat de gemelde informatie juist is.
5. Waarborgen voor de positie van de melder
Beschermingsvoorwaarden
Melders krijgen bescherming indien :
• Zij gegronde redenen hebben om aan te nemen dat de gemelde informatie over de (vermeende) misstanden op het moment van de melding juist was en dat die informatie binnen het toepassingsgebied van dit beleid valt. De melder verliest het voordeel van de bescherming niet op de enkele grond dat de te goeder trouw gedane melding onjuist of ongegrond is bevonden; en
• Zij de informatie melden via het intern of extern meldingskanaal. De melder krijgt ook bescherming indien hij de (vermeende) misstand openbaar maakt voor zover is voldaan aan de voorwaarden zoals deze hierboven zijn beschreven.
De volgende personen en juridische entiteiten krijgen bescherming indien ze gegronde redenen hebben om aan te nemen dat de melder onder de beschermingsvoorwaarde valt:
• Facilitators;
• Derden die verbonden zijn met de melders en die het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werk gerelateerde context, zoals collega’s of familieleden van de melders;
• Juridische entiteiten die eigendom zijn van de melders, waarvoor de melders werken of waarmee de melders anderszins in een werk gerelateerde context verbonden zijn.
Geheimhouding
De meldingsbeheerder, hieronder begrepen de gemachtigde personeelsleden die bevoegd zijn voor de ontvangst en/of opvolging van de meldingen, houdt de identiteit van de melder geheim. De meldingsbeheerder is tevens aangeduid omwille van de kwaliteiten van de vertrouwelijke behandeling van de zaak en van de identiteit van de melder, en dient onafhankelijk te zijn om belangenconflicten te vermijden. Meer in het bijzonder geldt tijdens de behandeling een verbod tot mededeling van de identiteit – of elementen die het mogelijk maken de identiteit te achterhalen – van de melder. De verplichting tot geheimhouding geldt ook indien een anonieme melder door andere informatie alsnog direct of indirect identificeerbaar is.
De meldingsbeheerder kan de identiteit van de melder enkel bekend maken:
• indien de melder daar de vrije en uitdrukkelijke (schriftelijke) toestemming voor geeft; of
• indien de xxxxxx zelf de geheimhouding opzettelijk verbreekt.
De geheimhouding van de identiteit zal niet gelden indien dwingende wetgeving tot bekendmaking verplicht in het kader van onderzoek door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedures. De bevoegde autoriteit zal de melders voorafgaandelijk informeren over de redenen van de bekendmaking tenzij dit de onderzoeken of gerechtelijke procedures in gevaar zou brengen.
Iedereen die rechtstreeks of niet rechtstreeks betrokken is bij de behandeling van een melding van een (vermoedelijke) misstand is verplicht tot geheimhouding over alles wat hem/haar in verband
daarmee (zoals de melding, het vooronderzoek en het onderzoek zelf) is toevertrouwd of bekend geworden tegenover iedereen die niet bevoegd is tot kennisname en voor zover die verplichtingen uit de aard van de zaak volgt.
Het intern meldingskanaal voor de ontvangst van meldingen is zodanig opgesteld door ontwerp, opzet en beheer om op beveiligde wijze de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en van eventuele in de melding genoemde derden te beschermen en waartoe niet-gemachtigde personeelsleden geen toegang hebben.
Voorkomen van represailles, zoals sancties of oneerlijke behandeling (het benadelingsverbod) De melder van een (vermoeden van een) misstand wordt tijdens en na de melding van een vermoeden van een misstand voor elke vorm van benadeling/represailles beschermd, onder de
voorwaarde dat de melder redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de gemelde informatie op het moment van de melding juist is.
Een represaille is een directe of indirecte handeling of nalatigheid die in een werk gerelateerde context plaatsvindt ten nadele van een melder naar aanleiding van een interne of externe melding of openbaarmaking van een misstand, en die tot ongerechtvaardigde benadeling van de melder leidt of kan leiden. Elke vorm van represailles waaronder dreigingen met en pogingen tot represailles, is verboden en betreffen met name :
1. schorsing, tijdelijke buitendienststelling, ontslag of soortgelijke maatregelen;
2. degradatie of weigering van bevordering;
3. overdracht van taken, verandering van locatie van de arbeidsplaats, loonsverlaging, verandering van de werktijden;
4. het onthouden van opleiding;
5. negatieve prestatiebeoordeling of arbeidsreferentie;
6. het opleggen of toepassen van een disciplinaire maatregel, berisping of andere sanctie, zoals een financiële sanctie;
7. dwang, intimidatie, pesterijen of uitsluiting;
8. discriminatie, nadelige of ongelijke behandeling;
9. niet-omzetting van een tijdelijke arbeidsovereenkomst in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, in het geval de werknemer de gerechtvaardigde verwachting had dat hem een dienstverband voor onbepaalde tijd zou worden aangeboden;
10. niet-verlenging of vervroegde beëindiging van een tijdelijke arbeidsovereenkomst;
11. xxxxxx, met inbegrip van reputatieschade, met name op sociale media, of financieel xxxxxx, met inbegrip van omzetderving en inkomstenderving;
12. opname op een zwarte lijst op basis van een informele of formele overeenkomst voor een hele sector of bedrijfstak, waardoor de persoon geen baan meer kan vinden in de sector of de bedrijfstak;
13. vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor de levering van goederen of diensten;
14. intrekking van een licentie of vergunning;
15. psychiatrische of medische verwijzingen.
Melders die handelen overeenkomstig deze regeling kunnen hun melding doen zonder daarmee hun contractuele positie in gevaar te brengen of enige andere nadelige gevolgen te moeten vrezen. Dit
impliceert dat hij/zij op geen enkele wijze in zijn/haar positie wordt benadeeld als gevolg van deze vraag of melding, voor zover hij/zij te goeder trouw handelt.
Represailles tegen melders als gevolg van een oprechte melding worden beschouwd als een ernstige schending van deze meldingsregeling, in welk geval GoodLife Foods B.V. passende acties zal ondernemen om de melder te beschermen en om diegenen die verantwoordelijk zijn voor de represailles te sanctioneren.
Xxxxxxx die menen naar aanleiding van een melding nadelige gevolgen te hebben ondervonden, moeten dit zo snel als mogelijk kenbaar maken aan de meldingsbeheerder. Het slachtoffer van represailles kan ook een gemotiveerde klacht indienen bij het Huis voor Klokkenluiders, welke verdere acties kan ondernemen op het moment dat zij een redelijk vermoeden van een represaille heeft vastgesteld.
GoodLife Foods B.V. draagt er zorg voor dat leidinggevenden en collega’s van de melder zich onthouden van iedere vorm van benadeling in verband met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid, die het professioneel of persoonlijk functioneren van de melder belemmert. Hieronder wordt in ieder geval verstaan:
• het pesten, negeren en uitsluiten van de melder;
• het maken van ongefundeerde of buitenproportionele verwijten ten aanzien van het functioneren van de melder;
• het feitelijk opleggen van een onderzoeks-, spreek-, werkplek- en/of contactverbod
aan de melder of collega’s van de melder, op welke wijze dan ook geformuleerd;
• het intimideren van de melder door te dreigen met bepaalde maatregelen of gedragingen als hij zijn melding doorzet.
GoodLife Foods spreekt werknemers die zich schuldig maken aan benadeling van de melder daarop aan en kan hun een waarschuwing of een disciplinaire maatregel opleggen..
Misbruik van de meldingsregeling
GoodLife Foods B.V. gaat ervan uit dat melders hun melding van een misstand te goeder trouw zullen uiten. Als de meldingsbeheerder bij nader onderzoek geen bevestiging kan vinden voor bepaalde meldingen of indien deze niet gegrond blijken te zijn, dan zullen er geen maatregelen worden genomen tegen melders die te goeder trouw hun bekommernis hebben kenbaar gemaakt.
GoodLife Foods B.V. kan evenwel niet toestaan dat melders opzettelijk meldingen indienen waarvan zij weten of geacht worden te weten dat deze onjuist zijn. GoodLife Foods B.V. zal opzettelijk valse meldingen op gepaste wijze sanctioneren. De melder die te kwader trouw is kan aansprakelijk worden gesteld voor de schade die iemand lijdt ten gevolge van valse meldingen.
Melders die opzettelijk valse informatie hebben gemeld of openbaar hebben gemaakt, kunnen strafrechtelijk worden vervolgd wegens de aanranding van de eer of de goede naam van personen.
6. Verwerking persoonsgegevens en uw rechten
GoodLife Foods B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens in uitvoering van deze meldingsregeling. Dit impliceert dat zowel de melder als de betrokkene bij GoodLife Foods B.V. terecht kunnen om hun recht van informatie, inzage, verbetering, bezwaar, overdraagbaarheid en verwijdering van gegevens uit te oefenen, rekening houdende met de volgende beperkingen:
• De betrokkene (voorwerp van de gemelde inbreuk) heeft geen recht op toegang tot de identiteit van de melder of die van derden (of van elementen die hun identificatie zouden
kunnen mogelijk maken), tenzij met hun akkoord of in geval van een valse melding of lasterlijke aantijging door de melder of een valse getuigenis van een derde;
• De melder heeft evenmin recht op toegang tot de persoonsgegevens van de betrokkene, noch tot deze van een derde, tenzij na onderzoek blijkt dat de betrokkene onterecht de melder heeft verdacht (bv. stellen dat de xxxxxx zelf betrokken was bij wanpraktijken die hij heeft gemeld) of wanneer derden te kwader trouw handelen (vb. valse getuigenis).
• De persoonsgegevens van de betrokken partijen worden niet verwijderd zolang het intern en/of extern (politioneel/gerechtelijk/administratief) onderzoek loopt.
Tijdens de meldingsprocedure zullen naast de feiten, ook de naam, de functie en contactgegevens van de melder en van de betrokkene worden verwerkt behalve als anonimiteit gewenst wordt Deze persoonsgegevens zullen worden verwerkt met het oog op het behandelen, onderzoeken en
opvolgen van de melding. De verwerking van die persoonsgegevens voor dit doeleinde is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang en op onze wettelijke verplichting om de bovengenoemde persoonsgegevens te verwerken in het kader van de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector (art. 6, §1, c) AVG). De persoonsgegevens worden alleen verstrekt aan die personen die deze nodig hebben voor het bereiken van de hierboven genoemde doelstellingen.
GoodLife Foods B.V. geeft de desbetreffende persoonsgegevens door aan verwerkers (dit zijn dienstverleners zoals een cloudopslagprovider of aanbieder van de tool om de meldingen te beheren die in opdracht van GoodLife Foods B.V. deze gegevens verwerken).
De persoonsgegevens van melders en andere betrokkenen zullen niet naar derde landen worden verstuurd die niet voorzien in een passend beschermingsniveau van uw persoonsgegevens.
Melders kunnen zich steeds tot het e-mailadres [xx.xxxxx@xxxxxxx.xxx] wenden, wanneer zij verdere vragen hebben over bijvoorbeeld de genomen waarborgen om de persoonsgegevens te beschermen.
Indien een melder, na contact te hebben opgenomen met GoodLife Foods B.V., alsnog een klacht wil indienen met betrekking tot de verwerking van diens persoonsgegevens, dan kan deze terecht bij de daarvoor bevoegde toezichthoudende autoriteit (lees: de Autoriteit Persoonsgegevens).
De bevoegde autoriteiten die instaan voor het extern meldingskanaal handelen als verwerkingsverantwoordelijke. Dit betekent dat melders bij het maken van externe meldingen, terecht kunnen bij de betreffende autoriteiten voor de uitoefening van hun rechten op het gebied van privacy.
7. Bewaartermijn
De bewaartermijn voor de persoonsgegevens die zijn verwerkt in het kader van de meldingsregeling/de gedane melding is maximaal even lang als de verjaringstermijn voor de gemelde inbreuk. Daarbij geldt dat de gegevens in ieder geval niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bepaling daartoe anders verplicht.
8. Sancties
Naast deze (arbeidsrechtelijke) sancties, kan de betrokkene of de melder te kwader trouw, afhankelijk van de aard van de inbreuk en de toepasselijke wetgeving, bijkomende sancties oplopen, zoals strafsancties en schadevergoedingen.
9. Medewerking management
Ten behoeve van een goede inbedding van deze meldingsregeling zal het management de volgende activiteit ontplooien:
• Ervoor zorgen dat deze regeling voorhanden is en bekend is;
• Alle zaken rondom meldingen van integriteitschendingen zeer ernstig nemen, tijdig actie ondernemen en vertrouwelijkheid en zorgvuldigheid garanderen.
10. Overige bepalingen
Deze regeling is op 1 april 2024 in werking getreden en is algemeen bekend gemaakt. Deze regeling is daarnaast te vinden op/via intranet de Goodlife Foods website.
Deze regeling wordt binnen twee jaar na inwerkingtreding geëvalueerd.
In de gevallen waarin de regeling niet voorziet, beslist HR, onverminderd de toepassing van andere geldende wettelijke of interne procedures die van toepassing blijven.
Vanaf het moment van inwerkingtreding is de voorzitter van de Groepsondernemingsraad van GoodLife Foods: Xxxx Xxxxxxxxx ( x.xxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx, x00(0)00 0000000 ), als meldingsbeheerder ten behoeve van deze regeling benoemd.