PRIVACYREGLEMENT – contactpersonen verenigingen en gebruikers/huurders van de Stichting Gemeenschapshuis Vessem(ook genoemd Gemeenschapshuis D’n Boogerd) ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming vastgesteld in de bestuursvergadering dd....

PRIVACYREGLEMENT – contactpersonen verenigingen en gebruikers/huurders van de Stichting Gemeenschapshuis Vessem(ook genoemd Gemeenschapshuis D’x Xxxxxxx) ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming vastgesteld in de bestuursvergadering dd. 10-12-2018

Artikel 1: Begrippen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. Stichting Gemeenschapshuis Vessem: Stichting Gemeenschapshuis D’x Xxxxxxx

b. bestuur: bestuur van de Stichting Gemeenschapshuis Vessem

c. het bestand: de verzameling van persoonsgegevens die betrekking heeft op de categorieën personen die genoemd zijn in artikel 3 van deze regeling;

d. persoonsdossier: het geheel van (schriftelijk) vastgelegde informatie met betrekking tot een persoon die deel uitmaakt van een van de categorieën genoemd in artikel 3 van deze regeling. De dossiers kunnen bestaan zowel uit een fysiek als een elektronisch gedeelte;

e. de betrokkene: degene van wie persoonsgegevens in het bestand zijn opgenomen;

f. persoonsgegeven: gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon;

g. derde: een ieder die niet behoort tot de organisatie van de verantwoordelijke, met uitzondering van de betrokkene;

h. stafmedewerkers: administratieve medewerkers en beheerder en uitvoerende medewerkers

i. Activiteiten: Alle activiteiten die plaatsvinden in Gemeenschapshuis D’x Xxxxxxx in opdracht van de

aangesloten verenigingen en stichtingen en in opdracht van huurders/gebruikers van de accomodatie

j. Contactpersoon, huurder: Persoon die op basis van een overeenkomst van opdracht een ruimte huurt of

gebruikt van Gemeenschapshuis D’x Xxxxxxx voor het verzorgen van eigen activiteiten of activiteiten

mede-gecoördineerd door Gemeenschapshuis D’x Xxxxxxx.

Artikel 2: Doelstelling van het bestand

Het bestand beoogt al die gegevens, die noodzakelijk zijn om activiteiten die plaatvinden in of met Gemeenschapshuis D’x Xxxxxxx, te verzamelen en beschikbaar te maken voor gebruik door de administratie van Gemeenschapshuis D’x Xxxxxxx. Het bestand dient mede om de contactpersonen van de verenigingen en/of huurders te informeren over de overige activiteiten van Gemeenschapshuis D’x Xxxxxxx, het opmaken van de overeenkomst, het afspreken van de huur/gebruiksvoorwaarden van de accommodatie, het uitbetalen van honorarium, het doorgeven van informatie aan overheidsinstanties.

Artikel 3: Categorieën personen, opgenomen in het bestand

Het bestand bevat uitsluitend gegevens over (oud-) contactpersonen van de verenigingen en (oud-) gebruikers of huurders van de accommodatie.

Artikel 4: Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen

1. Het bestand omvat voor de personen genoemd in artikel 3 de gegevens, zoals vermeld in bijlage I, die bij deze regeling is gevoegd.

2. De persoonsgegevens worden verkregen door verstrekking door de betrokkene (of na machtiging door betrokkene) bij opdracht tot het verzorgen van een activiteit of het huren van ruimten of andere activiteiten met Gemeenschapshuis D’x Xxxxxxx.

3. De in het eerste lid bedoelde bijlage vormt onderdeel van deze regeling.

Artikel 5: Verantwoordelijkheid

1. Het bestuur is verantwoordelijk voor het beheer, de ontwikkeling en de toepassing van het bestand,

e.e.a. overeenkomstig het in deze regeling bepaalde.

2. Het bestuur ziet toe op de naleving van de uitvoeringsregels.

3. Het bestuur draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van het bestand, tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.

Artikel 6: Functioneren van het bestand

1. Het bestand wordt uitsluitend in opdracht van het bestuur van Gemeenschapshuis D’x Xxxxxxx en door deze aangewezen medewerkers gebruikt.

2. De in het bestand opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de in artikel 2 van deze regeling omschreven doelstelling.

Artikel 7: Toegang tot het bestand

1. Toegang tot het bestand hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen werkzaamheden:

- de beheerder;

- de stafmedewerkers;

- de medewerkers;

- de bestuursleden.

2. Toegang tot het bestand kan uitsluitend worden verkregen door middel van de persoonlijk toegekende toegangscodes aan de in dit artikel bij 1. genoemde personen.

3. Aan deze toegang codes zijn specifieke rechten gekoppeld inzake het verwerken, wijzigen, verwijderen, raadplegen/inzien van de opgeslagen gegevens.

Artikel 8: Verstrekking van gegevens aan derden

- Uit het bestand worden geen gegevens aan derden verstrekt, tenzij dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;

- In alle andere gevallen geschiedt dit alleen met toestemming van de betrokkene;

Artikel 9: Bewaring en vernietiging van de gegevens.

Indien er gedurende zeven jaar geen contact tussen de betrokkene en Gemeenschapshuis D’x Xxxxxxx is geweest, worden de persoonsgegevens vernietigd. Aan de persoonsgegevens zijn financiële gegevens gekoppeld . Gemeenschapshuis D’x Xxxxxxx dient financiële gegevens ingevolge wettelijke belastingbepalingen gedurende een periode van 7 jaar te bewaren.

Artikel 10: Recht op inzage, correctie en afschrift.

1. De betrokkene of zijn gemachtigde kan zich tot Gemeenschapshuis D’x Xxxxxxx wenden met het verzoek om inzage in de geregistreerde gegevens.

2. Gemeenschapshuis D’x Xxxxxxx geeft binnen 4 weken na indiening van het verzoek inzage.

3. De betrokkene (of zijn gemachtigde) krijgt inzage in het bestand voor zover het de gegevens betreft die op de betrokkene betrekking hebben. Desgewenst wordt hem een afschrift van de door hem gevraagde gegevens ter beschikking gesteld.

4. Inzage wordt slechts verleend en afschriften worden slechts verstrekt na een aan het bestuur gericht verzoek.

5. Gemeenschapshuis D’x Xxxxxxx eist dat de identiteit van de verzoeker en of een eventuele gemachtigde door medewerkers van Gemeenschapshuis D’x Xxxxxxx onomstotelijk kan worden vastgesteld.

6. Een afwijzende beslissing wordt met redenen omkleed.

Artikel 11: Correctierecht

1. De betrokkene (of zijn gemachtigde, wanneer deze een nadrukkelijk verzoek van de betrokkene kan tonen) heeft het recht om verbetering, aanvulling of afscherming te vragen van de gegevens die over de betrokkene zijn opgenomen in het bestand, indien hij/zij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van het bestand niet ter zake doende, dan wel in strijd met deze regeling zijn opgenomen.

2. Een verzoek tot verwijdering kan slechts worden geëffectueerd met in achtneming van het bepaalde bij artikel 9.

3. Het verzoek tot correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens wordt schriftelijk ingediend bij het bestuur van Gemeenschapshuis D’x Xxxxxxx.

Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.

4. De beslissing van het bestuur op het verzoek wordt verzoeker binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek medegedeeld.

5. Gemeenschapshuis D’x Xxxxxxx draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

6. Een afwijzende beslissing is met redenen omkleed.

Artikel 12: Beroep

1. Indien Gemeenschapshuis D’x Xxxxxxx weigert aan een verzoek om inzicht, inzage, afschrift, afscherming of correctie te voldoen, kan de verzoeker op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, zich wenden tot de arrondissementsrechtbank te Eindhoven met het schriftelijk verzoek Gemeenschapshuis D’x Xxxxxxx te bevelen alsnog aan dat verzoek te voldoen.

2. Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen 6 weken nadat de afwijzende beslissing van de verantwoordelijke is ontvangen. Indien de verantwoordelijke niet binnen de in artikelen 10 en 11 gestelde termijnen heeft geantwoord, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen 6 weken na die termijnen.

3. De verzoeker kan zich ook binnen de in het tweede lid gestelde termijn tot de Autoriteit Persoonsgegevens (xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx) wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de verantwoordelijke. In dat geval kan het verzoekschrift als bedoeld in het eerste lid, nog worden ingediend nadat de verzoeker van de Autoriteit Persoonsgegevens het bericht heeft ontvangen dat zij de behandeling van de zaak heeft gestaakt, doch uiterlijk tot twee maanden na dat tijdstip.

Eén bijlage : Persoonsgegevens die worden gebruikt

Dit privacyreglement werd goedgekeurd inde bestuursvergadering van 10 december 2018

BIJLAGE I

Het bestand omvat over de in artikel 3 bedoelde personen de volgende gegevens:

• achternaam, voorletters, voornaam

• adres, postcode

• woonplaats

• telefoonnummers overdag, avond, mobiel

• e-mail adres

• IBAN – t.b.v. uitbetaling van honorarium en/of het opmaken van de overeenkomst/factuur voor de door de betrokkene georganiseerde activiteiten of gemaakte huur/gebruiksafspraken