OPDRACHTBRIEF - REGLEMENT
OPDRACHTBRIEF - REGLEMENT
Artikel 1 : Voorwerp van de overeenkomst
1.1 Overeenkomst tussen de cliënt en de beroepsbeoefenaar:
De cliënt die handelt in voornoemde hoedanigheid, verklaart hierbij aan de beroepsbeoefenaar, die aanvaardt, de hieronder (1.2) vermelde opdrachten te geven en dit met uitsluiting van de inmenging van de beroepsbeoefenaar in het beleid van de cliënt, die alleen verantwoordelijk is en blijft voor de strategische keuzes en daaruitvolgende resultaten.
1.2 Omschrijving van de opdracht
a) Organisatie van de boekhouding
1. voeren van de boekhouding
2. Raadgeving betreffende de boekhoudkundige en administratieve organisatie
3. (eventueel andere opdrachten : vrij aan te vullen …)
b) Vennootschapsrecht
1. opstellen van de jaarrekening
2. voorbereiding van de jaarlijkse algemene vergadering voor goedkeuring van de jaarrekening
3. Neerlegging van de goedgekeurde jaarrekening bij de Nationale Bank van België
4. Bijstand betreffende het vennootschapsrecht
5. (eventueel andere opdrachten: vrij aan te vullen …)
c) Fiscaal
1. Vervullen van de administratieve formaliteiten betreffende de fiscale verplichtingen
2. Opstellen en/of neerleggen van de maand of kwartaal BTW- aangiftes
3. Opstellen en/of neerleggen van de belastingaangiftes: Personenbelasting /vennootschapsbelasting
4. de verdediging van de belangen van de cliënt bij de fiscale administratie
5. (eventueel andere opdrachten: vrij aan te vullen …)
d) Raadgeving / bijstand
1. Raadgeving betreffende de oprichting van een vennootschap
2. Hulp bij het opstellen van een financieel plan
3. Informatie betreffende toepassing van de wetgeving op de handelshuurovereenkomsten
4. Hulp bij het bekomen van subsidies
5. Raadgeving onder vorm van financiële analyse van de onderneming: o.a. boordtabellen, opstellen van tussentijdse situaties …
6. (eventueel andere opdrachten: vrij aan te vullen …)
1.3 Overdracht van de overeenkomst
In geval van overdracht van huidige overeenkomst aan een andere door het BIBF erkende juridische entiteit, waarin de beroepsbeoefenaar mandataris wordt, zal de beroepsbeoefenaar de cliënt schriftelijk, en dit ten laatste 15 dagen na de overdracht, in kennis stellen van de volledige coördinaten en het BIBF-erkenningsnummer van de overnemende juridische entiteit .
De cliënt en de beroepsbeoefenaar erkennen en aanvaarden dat dan huidige overeenkomst zonder onderbreking zal verdergezet worden met de overnemende juridische entiteit.
Artikel 2: Verplichtingen van de cliënt
Met het oog op de uitvoering van de aan de beroepsbeoefenaar verleende opdracht verbindt de cliënt er zich toe met hem samen te werken en hem nauwgezet en tijdig alle nodige informatie te verstrekken en dit op de volgende manier:
Met betrekking tot btw-aangiftes: iedere 10de van de BTW-maand dienen de aan-en verkoopfacturen binnegebracht te worden;
Met betrekking tot andere fiscale en boekhoudkundige deadlines dienen de nodige documenten afgeleverd te worden bij opvraging.
De cliënt verbindt er zich toe om de beroepsbeoefenaar in kennis te stellen van elk niet nakomen van een betalingsverplichting, en dit vanaf de eerste vervaltermijn, ten aanzien van eender welke fiscale of sociale administratie, alsook eender welke andere schuldeiser.
Bij gebreke hiervan zal de beroepsbeoefenaar ontslagen zijn van elke aansprakelijkheid voor de niet-naleving van de termijnen die opgelegd zijn in de wet, de reglementen en de akkoorden met betrekking tot de uitvoering van de fiscale, sociale of andere formaliteiten die binnen het bestek vallen van zijn opdracht.
Het niet-inachtnemen van de termijnen door de cliënt is voldoende om de beroepsbeoefenaar te ontlasten van zijn verplichtingen en dit zonder enige formaliteit.
Artikel 3: Verplichtingen van de beroepsbeoefenaar
De beroepsbeoefenaar oefent in alle onafhankelijkheid de hem toevertrouwde opdrachten op een gewetensvolle, waardige, eerlijke, trouwe en discrete manier uit.
De beroepsbeoefenaar is niet verplicht de juistheid en volledigheid na te gaan noch van de bedragen, die de cliënt of diens aangestelden hem overmaken, noch van de betrouwbaarheid van de akten, contracten, inventarissen, facturen en bewijsstukken van alle aard, die hem door de cliënt worden toevertrouwd of voorgelegd als zijnde bewijskrachtige stukken of als stukken die als dusdanig moeten dienen.
De verbintenis van de beroepsbeoefenaar ten aanzien van de cliënt is steeds een middelenverbintenis tenzij, onder voorbehoud van artikel 2 in hoofde van de cliënt, voor wat betreft de wettelijke termijnen.
Artikel 4: Aansprakelijkheid
De beroepsbeoefenaar is enkel aansprakelijk voor de toepassing van de wettelijke en administratieve reglementen, rechtsleer en rechtspraak, in voege op het tijdstip van de uitvoering van de opdracht en mits in achtname door de cliënt van de in artikel 2 vastgelegde termijnen. De aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar is beperkt tot de bedragen en de dekkingen die opgenomen zijn in de modelpolis burgerlijke beroepsaansprakelijkheid zoals goedgekeurd door de nationale raad van het BIBF.
De beroepsbeoefenaar kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de professionele tekortkomingen en vergissingen die, vóór de inwerkingtreding van de onderhavige overeenkomst door om het even wie mochten begaan zijn.
Artikel 5: beroepsgeheim en anti-witwaswetgeving
De beroepsbeoefenaar, evenals zijn gevolmachtigden of aangestelden verbinden er zich toe, in verband met de aan de beroepsbeoefenaar toevertrouwde opdrachten, het beroepsgeheim te eerbiedigen.
De cliënt erkent op de hoogte te zijn van het feit dat de beroepsbeoefenaar onderworpen is aan de wetgeving betreffende de voorkoming van het gebruik van het finank
ciële stelsel voor het witwassen van geld en financiering van terrorisme en verbindt er zich toe om de beroepsbeoefenaar onverwijld alle informatie of documenten die gevraagd worden als gevolg van de toepassing van deze wetgeving te bezorgen.
Artikel 6: Einde van de overeenkomst
6.1. Wijze van beëindiging van de overeenkomst
De beroepsbeoefenaar en de cliënt kunnen de onderhavige overeenkomst en bijhorende volmachten te allen tijde opzeggen door middel van een aangetekende opzeggingsbrief en dit overeenkomstig hierna volgende modaliteiten.
6.2. Beëindiging van de overeenkomst mits vooropzeg
In het kader van de beëindiging van de overeenkomst verbinden cliënt en beroepsbeoefenaar er zich toe om een opzegtermijn van 1 maand in acht te nemen. De opzegtermijn loopt vanaf de 1° dag van de maand die volgt op de datum van verzending van het aangetekend schrijven.
Gedurende de opzegtermijn blijven de rechten en verplichtingen van de partijen onverkort van toepassing.
6.3. Beëindiging van de overeenkomst zonder vooropzeg
De overeenkomst kan opgezegd worden zonder opzegtermijn in volgende gevallen:
6.3.1. Mits schriftelijk akkoord van de partijen om een einde te maken aan de overeenkomst en dit zonder vooropzeg.
6.3.2. Omstandigheden die in hoofde van de beroepsbeoefenaar en/of cliënt de stopzetting van de contractuele relatie rechtvaardigen:
a. wanneer de verderzetting van de overeenkomst de beroepsbeoefenaar in een met de deontologische, professionele en wettelijke normen tegenstrijdige positie brengt.
b. Wanneer de niet-inachtname van de in huidige opdrachtbrief opgenomen verplichtingen in hoofde van de cliënt en/of de beroepsbeoefenaar, het nakomen van de contractuele verplichtingen door beroepsbeoefenaar of cliënt en evenwicht binnen de overeenkomst in het gedrang brengt.
Artikel 7: Erelonen
7.1 Algemeen
De beroepsbeoefenaar zal voor de verrichte prestaties periodiek, en vlgs afspraak een gedetailleerde ereloonnota opstellen en, met toepassing van de BTW, factureren aan de cliënt.
Alle tarieven, zoals beschreven in 7.3., zijn jaarlijks indexeerbaar op 1 januari van ieder jaar en dit volgens volgende formule : Tarief x indexcijfer december …./december 2018..
7.2. Termijn en wijze van betaling.
De erelonen zijn te betalen binnen de 30 kalenderdagen na verzending van de factuur en dit door overschrijving op de bankrekening van de beroepsbeoefenaar IBAN.
Alle betwistingen over de gevorderde erelonen en/of kosten moeten schriftelijk aan de beroepsbeoefenaar geprotesteerd worden binnen een termijn van 8 kalenderdagen vanaf de datum van verzending van de ereloonnota.
Na die termijn wordt de schuldvordering als definitief beschouwd en is het bedrag op onbetwistbare wijze verschuldigd.
Alle vervallen en niet betaalde sommen brengen van rechtswege en zonder ingebrekestelling een intrest op van 5 % bruto per maand, te rekenen vanaf de vervaldag.
Bovendien zal van rechtswege en zonder ingebrekestelling een forfaitaire vergoeding van 50,00 € aangerekend worden. Deze forfaitaire vergoeding kan, van rechtswege en zonder ingebrekestelling, desgevallend verhoogd worden met de vergoeding van de opgelopen invorderingskosten, met inbegrip van de op basis van het Gerechtelijk wetboek bepaalde rechtsplegingvergoeding.
In geval van niet betaling van bedragen die verschuldigd zijn behoudt de beroepsbeoefenaar zich het recht voor 15 dagen na een per post aangetekend schrijven zijn prestaties te schorsen tot wanneer de schuld volledig is betaald.
7.3. Kosten
De hiernavolgende kosten dienen door de cliënt vooraf betaald te worden:
a) kosten van neerlegging van de jaarrekening bij de NBB
b) de bij wet vastgelegde kosten van inschrijving/wijzing bij de Kruispuntenbank van Ondernemingen
c) alle registratierechten
De beroepsbeoefenaar zal in geen enkel geval deze kosten voorschieten.
Bij gebreke van betaling zal de beroepsbeoefenaar ontslagen zijn van elke aansprakelijkheid voor de niet-naleving van de termijnen die opgelegd zijn in de wet, de reglementen en de akkoorden met betrekking tot de uitvoering van de fiscale, sociale of andere formaliteiten die binnen het bestek vallen van zijn opdracht.
Artikel 8: Geschillenregeling
8.1. Mogelijkheid tot verzoening
x.Xx xxxxxx en de beroepsbeoefenaar moeten elkaar hun grieven steeds schriftelijk en voorafgaandelijk mededelen met oog op het pogen te komen tot een minnelijke regeling.
x.Xx cliënt en de beroepsbeoefenaar kunnen in gemeenschappelijk akkoord of op verzoek van één van beiden met oog op een poging tot verzoening de betwisting voorleggen aan het Beroepsinstituut van erkende Xxxxxxxxxxx en Fiscalisten (BIBF), Xxxxxxxxxxx 00 xx 0000 Xxxxxxx.
8.2. Betwisting van erelonen – Arbitrageprocedure van het BIBF
In geval van betwisting van de door de beroepsbeoefenaar aangerekende erelonen en/of kosten en zonder afbreuk te doen aan een poging tot verzoening zoals vermeld in 8.1., beslissen de partijen de voorkeur te geven aan de arbitrageprocedure bij de bevoegde uitvoerende Kamer van het BIBF (Legrandlaan 45 te 0000 Xxxxxxx). De aanvraag hiertoe zal gebeuren door één of beide van de partijen.
Door de ondertekening van huidige opdrachtbrief bevestigen de beroepsbeoefenaar en de cliënt op de hoogte te zijn van het gegeven dat deze arbitrageprocedure zonder kosten is en zonder mogelijkheid van beroep (Artikel 45/1, §7 van de Wet van 22 april 1999 betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen).
De beroepsbeoefenaar en cliënt bevestigen tevens dat zij op de hoogte zijn van het feit dat de procedure slechts kan opgestart worden nadat zij binnen de 15 dagen na daartoe een uitnodiging te hebben ontvangen hun akkoord schriftelijk bevestiging ten aanzien van de bevoegde uitvoerende Kamer van het BIBF (Legrandlaan 45 te 0000 Xxxxxxx).
Bij gebreke van dergelijk bevestiging zal de arbitrageprocedure niet kunnen opgestart worden en zal de betwisting onder de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van Kortrijk vallen.
8.3. Andere betwistingen dan deze vermeld in 8.2.
Bij alle andere dan de in 8.2 vermelde betwistingen tussen de beroepsbeoefenaar en de cliënt en zonder de mogelijkheid van de verzoening zoals voorzien in 8.1 uit te sluiten zullen door middel van bemiddeling opgelost worden.
De meeste gerede partij zal de andere partij schriftelijk een voorstel van doen van een bemiddelaar, gekozen uit de lijst die wordt bijgehouden door de Federale Bemiddelingscommissie (xxxx://xxx.xxxxxxxxx-xxxxxxx.xx).
Bij gebreke van akkoord over de keuze van bemiddelaar binnen de 45 kalenderdagen na het ontstaan van het geschil (zie 8.1.a.) zal het geschil behoren tot de bevoegdheid van de rechtbanken van Kortrijk.