Inkoopbeleid Coöperatie VerduurSaam Écht Meppel U.A.

Inkoopbeleid Coöperatie VerduurSaam Écht Meppel U.A.

Ten behoeve van de ondersteuning van haar leden koopt VerduurSaam Écht Meppel (VEM) rechtstreeks diensten in. Te denken valt aan de inkoop van kennis, advies capaciteit, producten en/of diensten ten behoeve van haar leden. VEM gaat hiervoor een rechtstreekse overeenkomst aan met een aanbieder.

Leden van de coöperatie voeren vaak vergelijkbare maatregelen uit ten aanzien van energiebesparing of energieopwekking. Als meerdere leden gebruik maken van dezelfde aanbieder (s) is collectief voordeel mogelijk. Daarnaast is voor de inkoop van deze diensten vaak kennis nodig die niet in iedere organisatie aanwezig is. Ter ondersteuning en advisering van haar leden selecteert VEM daarom ook aanbieders van producten of diensten. VEM beveelt deze aanbieders aan bij haar leden, maar maakt geen onderdeel uit van de overeenkomst die tussen een lid en de aanbieder wordt gesloten. Het staat de leden van VEM vrij om zelf een andere aanbieder voor deze dienst te selecteren, op de aanbeveling van VEM rust geen enkele verplichting.

Net als private ondernemingen is onze coöperatie volledig vrij om te beslissen met wie en onder welke voorwaarden zij zaken wil doen. De coöperatie is echter ván, door en vóór onze leden. Dat betekent dat mening van de leden belangrijk is bij de besluitvorming binnen een coöperatie. Onze leden vinden het belangrijk dat de inkoop van diensten niet alleen op basis van ‘best value for money’ plaatsvindt, maar ook dat het inkoopproces transparant en consequent is.

Om te voorkomen dat ieder besluit betreffende inkoop aan de leden ter goedkeuring moet worden voorgelegd heeft VEM een inkoopbeleid opgesteld. In dit door de leden goedgekeurd beleid zijn de kaders die wij hanteren voor inkoop vastgelegd. Het is goed dat u zich als ondernemer hierin vooraf verdiept als VEM een mogelijke opdrachtgever van u wordt.

VEM als inkoper

De voorzitter/directeur van VEM is verantwoordelijk voor de coördinatie van de inkoop. Hij heeft daarbij de volgende taken en verantwoordelijkheden.

- Coördineren en signaleren;

- Opstellen, uitdragen en bewaken van het beleid;

- Adviseren van het coöperatie bestuur, gevraagd en ongevraagd.

Digitaal, transparant en vertrouwelijk

VEM wil haar inkooptrajecten zo transparant mogelijk laten verlopen. Daarom wordt een vraag voor inkoop van diensten met een omvang van meer dan € 25.000,- digitaal onder de leden uitgezet. Bij gebrek aan aanbieders zal de vraag via de website van VEM worden gepubliceerd. Op deze wijze hebben alle aanbieders van diensten de gelegenheid, mits ze voldoen aan de criteria, op de levering van de gevraagde dienst in te schrijven.

De inschrijvingen worden vertrouwelijk behandeld en worden niet op de website getoond. Alleen de medewerkers en het bestuur van VEM hebben directe inzage in de aanbiedingen. Ook leden van VEM kunnen, na schriftelijk verzoek aan het bestuur van VEM, inzage krijgen.

Kaders

Voor de inkoop van diensten door/voor VEM gelden de volgende kaders:

- Zowel de uitvraag als de beoordeling van aanbiedingen worden door het bestuur van VEM gecoördineerd en afgehandeld. Verantwoording aan de leden over besluitvorming vindt plaats via de Algemene Leden Vergadering;

- Indien een dienst meerjarig voor VEM moet worden uitgevoerd is de financiële omvang van de dienst over de gehele looptijd bepalend voor de wijze van aanbesteden;

- Een uitvraag/opdracht mag niet worden gesplitst om onder het bedrag te blijven voor meervoudige aanbesteding; Omgekeerd mogen opdrachten ook niet samengevoegd worden die heel goed als aparte opdrachten behandeld kunnen worden;

- De wijze van inkopen wordt als volgt bepaald:

- Een dienst tot € 10.000, - mag, op basis van een passende offerte, rechtsreeks en enkelvoudig worden gegund;

- Voor diensten tussen € 10.000, - en € 25.000, - moeten, tenzij dit aantal aanbieders in de markt niet beschikbaar is, minstens twee offertes worden aangevraagd. Deze uitvraag wordt ook op de website van VEM gepubliceerd

- Voor diensten groter dan € 25.000, - moeten, tenzij dit aantal aanbieders in de markt niet beschikbaar is, minstens 3 offertes worden aangevraagd. Deze uitvraag wordt ook op de website van VEM gepubliceerd;

- De selectie vindt plaats op basis van de in dit regelement beschreven wegingscriteria;

- Afspraken met geselecteerde leveranciers worden jaarlijks geëvalueerd. Deze evaluaties worden in de Algemene Ledenvergadering besproken;

- Overeenkomsten worden voor een periode van maximaal 3 jaar aangegaan. Daarna wordt een nieuwe uitvraag gedaan.

Voor de selectie van diensten en producten voor de leden gelden de volgende kaders:

- Voor dit type uitvragen wordt aan de aanbieders een casus verstrekt op basis waarvan zij de aanbieding kunnen doen;

- De selectie vindt plaats op basis van de in dit reglement beschreven wegingscriteria;

- Afspraken met geselecteerde leveranciers worden jaarlijks geëvalueerd. Deze evaluaties worden in de Algemene Ledenvergadering besproken;

Coöperatie vergoeding:

- Leveranciers die via de coöperatie producten of diensten leveren aan de leden dragen een bemiddeling-fee af aan de coöperatie.

- Deze vergoeding kent 2 klassen:

- Opdrachten tot € 50.000,- : 4% afdracht

- Opdrachten boven € 50.000,- : 2,5% afdracht

De rechtstreekse inhuur van personeel voor het bedrijfsbureau van VEM valt buiten deze kaders en geldt een uitzondering.

Wegingscriteria

VEM hanteert voor de beoordeling van aanbiedingen wegingscriteria. Aanbiedingen worden hierop getoetst waarna de aanbieding met het hoogste puntenaantal wint. De zwaarte van de criteria verschilt:

1. Passendheid:

in hoeverre sluit de aanbieding aan bij de dienst die VEM heeft gevraagd.

o Uitstekend:

o Goed:

o Matig:

o Slecht:

6 punten

4 punten

2 punten

0 punten

2. Value for Money:

wat is de prijs/kwaliteit verhouding

o Uitstekend (veel waarde voor relatief laag bedrag):

o Goed (veel waarde voor marktconform bedrag) :

o Matig (relatief weinig waarde voor marktconform bedrag):

o Slecht (weinig waarde voor relatief hoog bedrag:

6 punten

4 punten

2 punten

0 punten

3. Lokaal inkopen:

VEM vindt het belangrijk dat lokale en regionale ondernemers daar waar mogelijk de kans hebben om een opdracht van VEM te ontvangen.

o Lokale/regionale aanbieder: 2 punten

o Niet lokale/regionale aanbieder: 0 punten

4. Duurzaam inkopen:

VEM streeft ernaar dat haar leden hun CO2-footprint zover verlagen dat ze in ieder geval voldoen aan de wettelijke eisen die aan hen worden gesteld. Waar mogelijk en kansrijk stimuleert VEM haar leden om een stapje extra te zetten. Daarvoor heeft VEM een keurmerk opgezet (zie website). VEM vindt het belangrijk dat haar aanbieders ook aandacht hebben voor de verlaging van de CO2- footprint.

Aanbieders dienen in kaart te brengen op welke stap van het keurmerk ze zitten.

o Stap 5 en hoger:

o Stap 3 en 4:

o Stap 1 en 2:

o Stap 0:

6 punten

4 punten

2 punten

0 punten

5. Social Return On Investment (SROI):

VEM vindt het belangrijk dat mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt voldoende kansen krijgen.

o Aanbieder betrekt mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt actief bij de levering van de dienst aan VEM

o Aanbieder betrekt mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt niet bij de levering van de dienst aan

2 punten

0 punten