Contract
Overeenkomst betreffende het inleggen van pendelbussen ter gelegenheid van de Ronde van Vlaanderen op 3 april 2016 en de subsidiëring hiervan door de Provincie Oost-Vlaanderen
Artikel 1. Partijen
Tussen
• Flanders Classics NV met zetel gevestigd te Xxxxxxxxxxxxxxx 000 xx 0000 Xxxxxxxxx, vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxxxx Xxxxx, organisator, hierna te noemen de organisator,
• Vlaamse Vervoermaatschappij De Lijn Oost-Vlaanderen, met zetel gevestigd te 0000 Xxxxxxxxxx, Xxxxxxxxxxxxxxxxx 000, vertegenwoordigd door de directeur, de xxxx Xxxx Xxxxxxxxxx, hierna te noemen de VVM,
• Provincie Oost-Vlaanderen met zetel gevestigd te Provinciehuis, Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxx, vertegenwoordigd door de gedeputeerde voor mobiliteit, de heer Xxxxx Xxxxxx en de Provinciegriffier, de xxxx Xxxxxx Xx Xxxx, hierna te noemen de Provincie Oost-Vlaanderen,
wordt overeengekomen hetgeen volgt :
Artikel 2. Voorwerp van onderhavige overeenkomst
§1. Onderhavige overeenkomst heeft de bedoeling om de inleg van pendelbussen, die worden georganiseerd door de organisator naar aanleiding van de Ronde van Vlaanderen op 3 april 2016, te subsidiëren. De subsidie wordt door de Provincie Oost-Vlaanderen voorzien ten aanzien van de VVM in ruil voor het geven van meer naambekendheid aan de Provincie door de VVM en de organisator.
§2. De organisator, de VVM en de Provincie Oost-Vlaanderen maken in deze overeenkomst alle praktische afspraken die nodig zijn om dit te organiseren.
Artikel 3. Omschrijving van de tussenkomst van de organisator, de VVM en de Provincie Oost- Vlaanderen
§1. De organisator organiseert naar aanleiding van de Ronde van Vlaanderen op 3 april 2016 gratis pendelbussen in samenwerking met de VVM en de Provincie Oost-Vlaanderen en brengt dit samen met deze partners op voldoende wijze in de media.
§2. Omschrijving aanbod pendelbussen:
Er worden door de VVM in het totaal 18 pendelbussen ingezet, die de bezoekers vanaf randparkings zo dicht mogelijk bij de publiekzones brengen. De aantallen en frequenties kunnen licht wijzigen in functie van een eventuele verschuiving bij de afvoer van pendelbussen naar een ander traject.
1. Pendelbus Oudenaarde - Kwaremont:
Van 9.30 tot 12u30 en van 16u30 tot 19.30
Aantal pendelbussen: 5
Tussen 9u30en 10u30 wordt de frequentie bij deze shuttle verlaagd van ± 13 naar ±20 min
2. Pendelbus Aankomstzone:
Van 11u30 tot 14u00 en van 17u00 tot 19u30 Aantal pendelbussen: 1
Frequentie +/- 30 minuten
3. Pendelbus Ronse - Ruien:
Van 9.30 tot 14u00 en van 16u30 tot 19.30 Aantal pendelbussen:12 bij afvoer, 10 bij aanvoer Frequentie: +/- 7,5 min
§3. De organisator maakt de nodige afspraken met de VVM en de Provincie Oost-Vlaanderen over de communicatiemiddelen die worden ingezet om het extra openbaar vervoeraanbod te promoten en ziet erop toe dat de Provincie Oost-Vlaanderen en de VVM hierin op voldoende wijze worden meegenomen.
§4. De totale kostprijs voor de dienstverlening zoals opgenomen in artikel 3§2 van deze overeenkomst, bedraagt 34.092,00 EUR (incl. 6% btw). Dit bedrag omvat de kosten verbonden aan de extra inzet van voertuigen en personeel. Reizigers kunnen gratis gebruik maken van deze pendels.
De subsidie vanwege de Provincie aan de VVM bedraagt maximaal 30.000,00 euro (incl. btw). Het saldo van de totale kostprijs en het subsidiebedrag vanwege de Provincie is ten laste van de organisator.
Indien er zich op 3 april 2016 alsnog capaciteitsproblemen voordoen en de VVM in de mogelijkheid verkeert om bijkomend extra vervoer in te zetten, zal zij dit na goedkeuring van de organisator doen volgens de geldende prijzen. De organisator verbindt zich ertoe om de mogelijke kosten voor extra ingelegde voertuigen op zich te nemen.
Artikel 4. Verplichtingen van de organisator
§1. Het saldo van de totale kostprijs zoals bepaald in Artikel 3§4 en het maximale subsidiebedrag van 30.000,00 euro vanwege de Provincie, wordt ten laste genomen door de organisator, Flanders Classics NV met zetel gevestigd te Xxxxxxxxxxxxxxx 000 xx 0000 Xxxxxxxxx. Dit bedrag is te betalen op rekeningnummer XX00 0000 0000 0000 met BIC-code BRUBEBB van de VVM. Facturen zijn betaalbaar volgens de wettelijke termijnen en op basis van de nodige verantwoordingsstukken.
§2. De mogelijke extra kosten verbonden aan de eventuele inzet van bijkomende voertuigen naar aanleiding van capaciteitsproblemen, bovenop de kosten zoals bepaald in Artikel 3§4, worden ten laste genomen door de organisator voor zover deze met het bijkomend aanbod heeft ingestemd.
§3. De organisator zorgt voor voldoende communicatie over het aanbod aan pendelbussen en neemt de Provincie Oost-Vlaanderen en de VVM hierin minstens via volgende kanalen en op voldoende wijze mee:
o Aanmaken van 632 affiches voor bussen en Lijnwinkels in Oost-Vlaanderen
o Opnemen logo Provincie Oost-Vlaanderen en VVM waar mogelijk
o Opnemen VVM en de Provincie Oost-Vlaanderen in de communicatiecampagne als officiële partner van de Ronde van Vlaanderen
o website xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx: inname hoofdbanner en informatie over de pendelbussen
o Facebook
o Twitter
o Programmabrochure
o Loop televisie
o Special in het Nieuwsblad
o Vermelden sponsorlogo VVM op de TV-schermen in de VIP-ruimte van de stelplaats
o Advertentie
o Waar mogelijk spandoeken uithangen in de publiekzones van de Ronde
o In overleg met de lokale overheden instaan voor eventuele bewegwijzering naar de haltes van de pendelbussen langsheen het parcours
§4. De organisator organiseert een evaluatiemoment binnen de 30 dagen na de Xxxxx xxx Xxxxxxxxxx 0000.
Zowel de organisator, de VVM als de Provincie Oost-Vlaanderen zijn hierin vertegenwoordigd
Artikel 5. Verplichtingen van de Provincie Oost-Vlaanderen
§1. De Provincie zorgt voor voldoende communicatie over het aanbod aan pendelbussen en neemt de VVM hierin minstens via volgende kanalen en op voldoende wijze mee:
o Website xxx.xxxx-xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx
o Facebook
o Twitter
o Pers
§2. Van de totale kostprijs voor de dienstverlening zoals opgenomen in artikel 3§2 en 3§4 van deze overeenkomst voor het organiseren van extra openbaar vervoeraanbod, wordt maximaal 30.000,00 EUR (incl. 6% btw) ten laste genomen door Provinciebestuur Oost-Vlaanderen, Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxx. Dit bedrag is te betalen op rekeningnummer XX00 0000 0000 0000 met BIC-code BRUBEBB van de VVM. Facturen zijn betaalbaar volgens de wettelijke termijnen en op basis van de nodige verantwoordingsstukken.
Artikel 6. Verplichtingen van de VVM
§1. De VVM zorgt voor voldoende communicatie over het aanbod aan pendelbussen en neemt de Provincie Oost-Vlaanderen hierin minstens met haar logo en via volgende kanalen op voldoende wijze mee:
o Aanleveren kaartmateriaal met daarop de ingetekende shuttles
o Opnemen informatie over de pendelbussen op xxx.xxxxxx.xx
o Versturen e-mail naar de geregistreerden op de website
o Uithangen van 632 affiches vanaf 7 maart tot en met 3 april 2016 op bussen en in Lijnwinkels in Oost-Vlaanderen
o Aanbrengen van aangepaste xxxxxxx op de pendelbussen met vermelding "gratis pendelbussen" en een extra aanduiding om het onderscheid van de shuttles duidelijk te maken voor de gebruikers van de pendelbussen
o Aanleveren van 20 spandoeken die de organisator rond het parcours bevestigt
o Aanleveren van stickers voor de bewegwijzering naar de haltes van de pendelbussen
o Voorzien van haltepalen en halteaanduidingen
o Uithangen van informatie aan reguliere haltes die niet bediend worden door de pendelbussen
o Aanmaken en aanbrengen van aanduidingen ter verduidelijking van de verschillende pendelbussen en waarin het logo van de Provincie wordt meegenomen.
§2. De VVM maakt zoals gespecificeerd in Artikel 5§2 een factuur op ten laste van de Provincie Oost- Vlaanderen en zoals bepaald in artikel 4§1 en 4§2 een factuur op ten laste van de organisator.
Artikel 7. Duur van de overeenkomst
Deze overeenkomst wordt afgesloten voor 3 april 2016.
Artikel 8. Bevoegde rechtsmacht
Voor elk geschil dat uit onderhavige overeenkomst voortvloeit, zijn alleen de rechtbanken van Gent bevoegd.
Opgesteld in 3 exemplaren te Gent op ….…………..
Elke partij erkent een exemplaar ontvangen te hebben.
Voor Provinciebestuur Oost-Vlaanderen,
de Provinciegriffier de bevoegde gedeputeerde
Xxxxxx Xx Xxxx Xxxxx Xxxxxx
Voor de organisator, Voor de VVM,
Xxxxxxx Xxxxx Xxxx Xxxxxxxxxx
Organisator Flanders Classics NV directeur De Lijn Oost-Vlaanderen