ALGEMENE INFORMATIE
Reglement bij het gebruiken van de Parochiezaal van Elingen.
ALGEMENE INFORMATIE
1. Het Parochiehuis is eigendom van de Kerkfabriek van Elingen en wordt beheerd door de VZW Parochiehuis Elingen.
2. Als contactpersoon werd aangeduid:
. XXXXXXX Xxxx – 0475/51.16.31
3. Iedere gebruiker wordt geacht dit reglement te kennen en is verplicht het na te leven. Het reglement hangt uit op een duidelijk zichtbare plaats in het Parochiehuis.
4. In geval van het niet naleven van de bepalingen in dit reglement, wordt een schadevergoeding aangerekend van 100€, die wordt in mindering gebracht bij het terugbetalen van de waarborg of gefactureerd indien de schadevergoeding hoger is dan de waarborg.
Bij vaststelling van het niet naleven van de bepalingen van dit reglement, behoudt de beheerder van de zaal zich het recht voor de terbeschikking van de zaal onmiddellijk stop te zetten, zonder dat dit voor de gebruiker een recht op schadeloosstelling zal doen ontstaan.
De beheerder behoudt zich het recht voor een aanvraag tot gebruik van de zaal te weigeren zonder hiervoor enige reden te moeten opgeven.
5. De eigenaar of de beheerder van de zaal kan tijdelijk de zaal sluiten en de terbeschikkingstelling ervan opschorten om redenen van openbaar nut of om hygiënische redenen en zij heeft tevens het recht de reeds toegestane ingebruikname in te trekken in geval van een bedreiging voor de veiligheid, het indruisen tegen het reglement of tegen de regels van goed zedelijk gedrag, zonder hiervoor enige schadevergoeding verschuldigd te zijn.
TECHNISCHE INFORMATIE
6. De accommodatie omvat een grote zaal, een kleine zaal, een keuken en een tuin.
In de tuin mogen geen tenten geplaatst worden.
7. De maximale capaciteit van de grote zaal met podium bedraagt 160 personen. Voor activiteiten met tafels en stoelen is de capaciteit beperkt tot 120 personen.
Deze maxima dienen door de gebruiker gerespecteerd te worden. Door het ondertekenen van het contract verklaart de gebruiker zich akkoord om niet meer aanwezigen toe te laten.
8. De stroomvoorziening van de stopcontacten is 220 V/ 16A.
Het is niet toegelaten apparaten aan te sluiten die het elektrisch net kunnen overbelasten zoals kleine verwarmingstoestellen.
GEBRUIK VAN DE INFRASTRUCTUUR
9. De gebruiker neemt bij het gebruik van elektriciteit, verwarming en water, de nodige
zuinigheid in acht.
De kosten van de verbruikte energie en water zullen verrekend worden met de provisie waarvan sprake hierna, op basis van het werkelijke verbruik, aan de eenheidsprijzen hierna vermeld.
10. De gebruiker zal in geen geval eigen materiaal aanbrengen die de veiligheid in het gedrang kunnen brengen (zoals verwarmings- of kooktoestellen op gas, electriciteit,…)
11. De gebruiker leeft de algemene veiligheidsvereisten inzake brandpreventie strikt in acht.
12. De zaal wordt enkel gebruikt voor de aangevraagde activiteit en door de gebruiker die het contract en het reglement ondertekend heeft; onderverhuren of op enige andere manier aan derden ter beschikking stellen is ten strengste verboden.
De gebruiker die het contract en het reglement ondertekend heeft blijft naar de beheerder van de zaal toe de enige verantwoordelijke.
13. De gebruiker vervult zelf de nodige formaliteiten inzake Sabam en billijke vergoeding
(aanvraag en facturatie via xxxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xx).
Noch de eigenaar noch de beheerder van de zaal zal hierin enige verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid dragen.
14. Het is ten strengste verboden wijzigingen aan de infrastructuur (deuren, muren, vloeren enz.) aan te brengen.
15. Dieren zijn niet toegelaten in de accommodatie. Dit verbod geldt niet voor assistentiehonden.
16. Versieringen in de zaal kunnen alleen na afspraak met de verantwoordelijke aanvaard worden.
17. De gebruiker is verantwoordelijk voor alle overtredingen van gemeentelijke, provinciale, gewestelijke of nationale reglementen of wetgevingen, onder vrijwaring van de eigenaar en beheerder van de zaal.
18. Er mag niet overnacht worden in het gebouw.
19. De gebruiker zal erop toezien dat eventuele overlast voor de buren tot een absoluut minimum beperkt wordt en dat zeker de nachtrust van de buren gerespecteerd wordt. Eventuele klachten hieromtrent vallen volledig ten laste van de gebruiker, onder de volledige vrijwaring van de eigenaar en van de beheerder van de zaal.
De maximale geluidsdruk die is toegestaan in de zaal bedraagt 95 decibel.
Bij het afspelen van muziek in de zaal, na 22u, dienen de deuren van de zaal naar de tuin toe dicht gehouden te worden.
20. Bij gebruik van de keuken dienen alle toestellen correct te worden gebruikt en dienen de gebruiks- en onderhoudsrichtlijnen die op een zichtbare plaats in de keuken ophangen, stipt te worden gevolgd.
Een lijst met de kostprijs van het materiaal in geval van beschadiging bevindt zich in de keuken.
Ontbrekend of beschadigd materiaal wordt verrekend via de waarborg of gefactureerd indien de schadevergoeding hoger is dan de waarborg.
21. Het is verboden om afval of andere vreemde voorwerpen te deponeren in de sanitaire installaties (toiletten, keukenafvoer, bar, e.d.). Verstoppingen tengevolge van misbruik worden verrekend.
22. Een EHBO-hulpkist is ter beschikking in de lokalen. Ze is aangeduid met het wettelijk voorziene pictogram.
23. In het hele gebouw geldt een rookverbod. Een vaste asbak is voorzien bij de hoofdingang. De gebruiker zal erop toezien dat deze asbak gebruikt en geledigd wordt. Eventuele peuken op de grond naast de asbak en rondom de ingang van de zaal, worden door de gebruiker verwijderd en opgeruimd.
NA GEBRUIK
24. De gebruiker neemt ook de nodige schikkingen om de lokalen in goede orde te gebruiken en te verlaten.
Hij moet instaan voor:
-stoelen stapelen per tien;
-het doven van de lichten;
-sluiten van de (gas)kranen;
-het verwijderen van alle persoonlijke materialen;
-sluiten van alle deuren;
-reinigen van tafels en meubilair, inclusief bar en keuken;
-meenemen van leeggoed, blik, papier en karton, afval van etensresten en gevulde vuilniszakken;
-de verwarming op stand 12°C afregelen.
Het fotoalbum met de foto’s van de toestand waarin de lokalen dienen te worden achtergelaten liggen ter inzage in de lokalen zelf.
WERKWIJZE
25. De aanvragen voor gebruik gebeuren
- via e-mail xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx
- via telefoon 0475/51.16.31 (Xxxx XXXXXXX)
26. Het contract wordt in 2 exemplaren ondertekend en het reglement in 1 exemplaar, door beide partijen. Iedere partij ontvangt een ondertekend exemplaar van het contract, het ondertekende reglement wordt bewaard door de beheerder van de zaal.
Bij ondertekening van het contract en het reglement, zal de gebruiker een voorschot betalen van 150€.
Voorafgaand aan de overhandiging van de sleutels dient het saldo betaald te worden, samen met de waarborg voor het opkuisen van de zaal en de provisie voor het verbruik van energie.
27. In geval van annulatie minder dan 1 maand voor het voorziene gebruik, zal het voorschot toch verworven zijn en niet terugbetaald worden, behoudens gevallen van overmacht.
Indien de beheerder de ruimte door overmacht niet ter beschikking kan stellen, zal hiervoor geen enkele schadevergoeding verschuldigd zijn. In dergelijk geval zullen alle reeds betaalde sommen terugbetaald worden aan de gebruiker.
28. De aangeduide zaalverantwoordelijke en de leden van de Kerkraad en de VZW Parochiehuis Elingen hebben altijd het recht het parochiehuis te betreden.
29. Voor en na de activiteit wordt steeds in bijzijn van de gebruiker een staat van bevinding
opgemaakt.
Bij de opmaak van deze staten van bevinding, zullen tevens de tellerstanden genoteerd worden van water, gas en elektriciteit.
De gebruiker maakt hiervoor afspraak met de contactpersoon via het telefoonnummer vermeld in het contract. Indien de gebruiker nalaat de nodige afspraken te maken met de toezichter, wordt hij geacht eventuele beschadigingen vastgesteld door de toezichter achteraf te zullen vergoeden.
30. Bij het betreden van het gereserveerde lokaal zal de gebruiker zich vergewissen van de toestand van het lokaal. Indien op dat ogenblik een beschadiging wordt vastgesteld, zal de gebruiker dit onmiddellijk melden aan de contactpersoon.
31. De gebruiker dient alle, door hem of door derden tijdens de duurtijd van het contract, veroorzaakte schade onmiddellijk te melden aan de contactpersoon. Herstellingen geschieden uitsluitend in opdracht van de Kerkfabriek Elingen of de VZW Parochiehuis Elingen. De organisator of derden die verantwoordelijk zijn voor de beschadiging, zullen de kosten hiervan integraal vergoeden op eenvoudige voorlegging van de factuur van de uitgevoerde werken.
32. De gebruiker dient alle drank uitsluitend af te nemen bij de daartoe door de kerkraad aangestelde brouwer (Brouwer Leuckx, Lennik). In onze afspraak met hen staat dan ook duidelijk dat alleen hun dranken zullen verbruikt worden. Wijnen vallen niet onder deze regeling.
Indien vastgesteld wordt dat de gebruiker toch zelf dranken meebrengt zal een toeslag van 100€ aangerekend worden.
33. Voor het afhalen en het tijdig terugbezorgen van de sleutels maakt de gebruiker afspraak met de toezichter via het telefoonnummer vermeld in het contract.
34. Bij gebruik van de zaal voor een volledig weekend (van vrijdag 17u tot maandag 8u), behoudt de beheerder zich het recht voor het café op vrijdagavond ter beschikking te stellen van de lokale verenigingen met het oog op hun (bestuurs)vergaderingen.
De gebruiker zal hiervan tijdig op de hoogte gebracht worden en desgevallend het café vrijdagavond vrij moeten houden. Hij zal hiervoor geen prijsvermindering kunnen vragen.
De beheerder behoudt zich in dat geval eveneens het recht voor de lokalen ter beschikking te stellen voor een koffietafel, voor zover dit het voorziene gebruik van de zaal niet verhindert.
De tellerstanden bij aanvang zullen opnieuw genoteerd worden na afloop van de vergadering of koffietafel in kwestie (foto’s zullen genomen worden ten bewijze).
PRIJZEN 2023:
Gebruik zaal, café + keuken (van vrijdag 17u tot maandag 8u)* | 400€ + waarborg opkuis: 100€ + provisie energie: 100€ |
Koffietafel voor uitvaart | 150€ + waarborg opkuis: 100€ + provisie energie: 50€ |
* andere periodes of tijdstippen | op aanvraag |
Verbruik energie & water: | Elektriciteit: 0,75€ per kWh |
Gas: 0,50€ per kWh |