ONDERWERP RV Nieuw contract accountant

RAADSVOORSTEL

DATUM 17 januari 2022

ONDERWERP RV Nieuw contract accountant

PORTEFEUILLEHOUDER X. Xxxxxxxxx

PROGRAMMA BELEIDSVELD Programma I: Dienstverlening & Bestuur Bedrijfsvoering

ZAAKNUMMER ZK21002257

DOCUMENTNUMMER 21.0012063

AANLEIDING De accountant wordt aangesteld door de gemeenteraad. In dit voorstel wordt u gevraagd akkoord te gaan met de keuze voor de accountant en de te volgen procedure.

KADER Gemeentewet, Burgerlijk wetboek deel 2, inkoop- en aanbestedingsbeleid Koggenland.

WIJ STELLEN VOOR 1. Een overeenkomst te doen aangaan met IPA-ACON inzake de levering van accountantsdiensten voor de boekjaren van 2022 en 2023;

2. De jaarlijkse kosten, te weten € 36.000, op te vangen binnen het reguliere budget in de begroting 2022 en 2023 (€ 35.000) en de budgettaire gevolgen van de extra € 1.000 te verwerken in de Begroting 2022 en het meerjarenperspectief met de structurele begrotingsruimte als dekking.

BEOOGD RESULTAAT Beoordeling van de jaarstukken van 2022 en 2023 door een onafhankelijke accountant.

ONDERBOUWING Beslispunt 1

We zijn verplicht onze jaarstukken te laten beoordelen door een onafhankelijke accountant.

Het huidige contract met de accountant loopt tot 1 januari 2022 en er dient derhalve een nieuw contract te worden aangegaan. Het aangaan van een nieuw contract is tevens gelegen in het feit dat met ingang van 2022 de verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid niet langer bij de accountant, maar bij het college van burgemeester en wethouders ligt. Het nieuwe contract beslaat een periode van 2 jaar en betreft de levering van accountantsdiensten voor de boekjaren van 2022 en 2023. Tijdens deze looptijd zal door de Auditcommissie een nieuw aanbestedingstraject worden opgestart.

De Auditcommissie, die een regierol heeft in de voorbereiding van een dergelijk offertetraject, is tot de conclusie gekomen dat een dergelijk offertetraject afdoende zorgvuldig moet kunnen worden doorlopen (leidend tot een gedegen contract) met voldoende voorbereidingstijd en niet te gehaast moet worden opgestart. Het presidium heeft ingestemd met het op deze wijze zorgvuldig kunnen opstarten van een aanbestedingstraject.

Er is tevredenheid tevreden over de wijze waarop het kantoor Ipa-Acon de werkzaamheden uitvoert en ons adviseert. De samenwerking verloopt soepel en de accountant heeft een kritische houding. Om deze reden wordt dit nieuwe contract met het kantoor Ipa-Acon aangegaan.

In het inkoop- en aanbestedingsbeleid van onze gemeente hanteren we de regel dat er voor diensten en

leveringen tot € 50.000 enkelvoudig onderhands mag aanbesteed. Voor diensten en leveringen boven de

€ 50.000 tot € 209.000 hanteren we de regel dat er meervoudig onderhands wordt aanbesteed. Afwijking van deze regels betreft een collegebevoegdheid. Bij besluit van 14 december 2021 is door het college

RAADSVOORSTEL (VERVOLG)

besloten met toepassing van artikel 1 van de nadere regels af te wijken van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid voor het project en is ingestemd met een enkelvoudige onderhandse aanbesteding.

Beslispunt 2

In de begroting is structureel budget gereserveerd voor de accountantscontrole. De jaarlijkse kosten, te weten € 36.000, kunnen worden opgevangen binnen het reguliere budget in de begroting 2022 en 2023 (€ 35.000) en de budgettaire gevolgen van de extra € 1.000 worden verwerkt in de Begroting 2022 en het meerjarenperspectief met de structurele begrotingsruimte als dekking.

KANTTEKENINGEN Na de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2022 vindt de installatie van de gemeenteraad en benoeming van de Auditcommissie plaats. De Auditcommissie dient zorg te dragen voor een zorgvuldige voorbereiding van het aanbestedingstraject, welke in 2023 dient plaats te hebben voor het aangaan van een nieuw contract voor de jaren 2024 en verder, conform de aanbestedingsregels.

Een langdurige relatie met de accountant zou een risico van verwevenheid met de organisatie met zich kunnen brengen waardoor het oordeel van de accountant minder objectief zou kunnen worden. Echter dit blijkt niet uit de oordelen en rapporten van de accountant van de afgelopen jaren. Bovendien staat de accountant net als alle andere bureaus onder toezicht van de Autoriteit Financiële Markten (AFM). Er is geen wettelijke roulatieplicht van accountants voor gemeenten.

FINANCIËN In de begroting is € 35.000 budget opgenomen voor de accountantscontrole. De budgettaire gevolgen van de benodigde extra € 1.000 kan worden verwerkt in de Begroting 2022 en het meerjarenperspectief met de structurele begrotingsruimte als dekking.

ALTERNATIEVE MOGELIJKHEDEN

De duur van het contract zou een kortere of langere looptijd kunnen hebben. Gelet op de komende gemeenteraadsverkiezing met benoeming van een nieuwe Auditcommissie en de benodigde zorgvuldige voorbereiding van het aanbestedingstraject verdient een kortere looptijd niet de voorkeur. Een langere looptijd wordt gelet op deze voorgenomen aanbesteding niet nodig geacht.

COMMUNICATIE Op de reguliere wijze.

VERVOLG Het raadsbesluit wordt kenbaar gemaakt aan de accountant en het contract met de accountant kan dan worden getekend.

BIJLAGEN 1. Contract IPA-ACON controleopdracht boekjaren 2022 en 2023

Datum college: 14 december 2021 Burgemeester en wethouders van Koggenland.

Blad

2 van 2