Bijlage 1

Opdrachtvoorwaarden en verslag van feitelijke bevindingen betreffende het financieel verantwoordingsrapport van de organisatie van de civiele maatschappij of de institutionele actor, die is erkend door de Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking en Humanitaire Hulp (DGD)

De bepalingen hierna vormen de opdrachtvoorwaarden (OV) op basis waarvan <naam van de NGO> (het begrip 'NGO' betekent de NGO zoals aangeduid in de erkenning door de DGD) de opdracht geeft aan <naam van het bedrijfsrevisorenkantoor> (de 'bedrijfsrevisor') om overeengekomen specifieke werkzaamheden te verrichten met betrekking tot het model 1 van de uitgavenstaten voor de periode van […] tot […] en om een verslag op te stellen over een subsidieovereenkomst gefinancierd door de DGD <referentie en datum van het ministerieel besluit> (de 'subsidieovereenkomst').

De DGD heeft de opdrachtomschrijving opgesteld, maar is geen partij bij deze overeenkomst.

1.1 Verantwoordelijkheden van de bij de opdracht betrokken partijen

De term 'NGO' verwijst naar de NGO die de begunstigde is van de subsidieovereenkomst die een activiteit dekt. De term 'NGO' omvat desgevallend de verbonden entiteit(en) van de NGO (zie bijlage 1).

• De NGO moet aan de bedrijfsrevisor een financieel verslag verstrekken over de activiteit die wordt gefinancierd door de subsidieovereenkomst conform de voorwaarden van een dergelijke overeenkomst en moet erop toezien dat dit verslag overeenstemt met het boekhoudsysteem en de rekeningen van de NGO. De NGO verstrekt voldoende en juiste gegevens – zowel financieel als niet-financieel – om het financieel verslag te onderbouwen.

• De NGO erkent dat de bevoegdheid van de bedrijfsrevisor om de werkzaamheden uit te voeren die in deze opdracht worden opgelegd effectief afhankelijk zijn van een volledige en onvoorwaardelijke toegang die hem wordt verzekerd door de NGO en desgevallend de verbonden entiteit(en) tot het personeel, het boekhoudsysteem en alle documenten en gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de overeengekomen specifieke werkzaamheden.

• De 'bedrijfsrevisor' is belast met de uitvoering van de overeengekomen specifieke werkzaamheden op de wijze vastgesteld in de onderhavige OV. De term 'bedrijfsrevisor' betekent het bedrijfsrevisorenkantoor met wie een overeenkomst wordt gesloten voor het uitvoeren van deze opdracht en voor het voorleggen aan de NGO van een verslag van feitelijke bevindingen. De term 'bedrijfsrevisor' kan de persoon of de personen betekenen die de verificatie uitvoeren, over het algemeen de vennoot die verantwoordelijk is voor de opdracht of andere leden van het opdrachtteam. De vennoot die verantwoordelijk is voor de opdracht is de

Bladzijde 1 van 16

vennoot of een andere persoon van het bedrijfsrevisorenkantoor die de verantwoordelijkheid draagt voor de opdracht en het verslag dat wordt opgesteld in naam van dit bedrijfsrevisorenkantoor en die een bedrijfsrevisor is.

Met de ondertekening van deze OV bevestigt de bedrijfsrevisor dat hij lid is van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren.

1.2 Voorwerp van de opdracht

Deze opdracht heeft als doel de overeengekomen specifieke werkzaamheden vast te leggen met betrekking tot de verificatie van het model 1 m.b.t. de subsidieovereenkomst voor de periode van <dd maand jjjj tot dd maand jjjj>, hierna de 'activiteit'. Bijlage 1 van deze OV bevat informatie over de subsidieovereenkomst.

1.3 Reden voor de opdracht

Overeenkomstig de subsidieovereenkomst moet de NGO een verslag van feitelijke bevindingen over het model 1 overmaken aan de DGD dat is opgesteld door een bedrijfsrevisor om de betaling te verantwoorden die wordt gevraagd door de NGO in het kader van de subsidie (zie bijlage 4 voor de reglementaire bepalingen). De vereffening van de subsidie van de DGD aan de NGO is afhankelijk van de feitelijke bevindingen in het verslag.

1.4 Soort opdracht en doelstelling

De verificatie van de uitgaven die zijn opgenomen in het model 1 bestaat uit de uitvoering van overeengekomen specifieke werkzaamheden, die zijn opgesomd in bijlage 2A van deze OV m.b.t. de ontvangsten en uitgaven die zijn opgenomen in het model 1 en het voorleggen aan de NGO van een verslag van feitelijke bevindingen inzake de overeengekomen specifieke werkzaamheden die werden uitgevoerd. Het doel van deze overeengekomen specifieke werkzaamheden is dat de bedrijfsrevisor de feitelijke gegevens uit het model 1 in het financieel verslag van de NGO verifieert en deze vergelijkt met de voorwaarden uit de subsidieovereenkomst. Aangezien deze opdracht enkele mate van zekerheid inhoudt, brengt de bedrijfsrevisor geen controleoordeel tot uitdrukking en verstrekt hij geen enkele mate van zekerheid. De DGD beoordeelt de feitelijke bevindingen die door de bedrijfsrevisor worden meegedeeld en trekt daaruit zijn eigen conclusies.

1.5 Normen en ethiek

De bedrijfsrevisor voert deze opdracht uit:

– met inachtneming van de International Standard on Related Services (ISRS) 4400 'Engagements to perform Agreed-upon Procedures regarding Financial Information' (opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie), zoals bekendgemaakt door de International Federation of Accountants (IFAC);

vertrouwelijkheid, beroepsgedrag en technische normen. Hoewel onafhankelijkheid in ISRS 4400 niet wordt bepaald als criterium voor de overeengekomen opdrachten, eist de DGD dat de bedrijfsrevisor onafhankelijk is van de NGO en zich aan de onafhankelijkheidsvereisten houdt zoals voorzien in de deontologische bepalingen die gelden in België voor bedrijfsrevisoren.

Het feit dat de bedrijfsrevisor ook commissaris is van de NGO doet niet af aan de onafhankelijkheid van de bedrijfsrevisor.

1.6 Werkzaamheden, onderbouwende stukken en documentatie

De bedrijfsrevisor plant de activiteiten zodanig dat het model 1 met alle ontvangsten en uitgaven doeltreffend kan worden geverifieerd. De bedrijfsrevisor voert de werkzaamheden uit die zijn opgesomd in bijlage 2A van deze OV ('Lijst met uit te voeren specifieke werkzaamheden') en past de richtsnoeren toe uit bijlage 2B ('Richtsnoeren met betrekking tot de uit te voeren specifieke werkzaamheden'). De onderliggende onderbouwende stukken die moeten worden gebruikt voor de uitvoering van de werkzaamheden zoals bepaald in bijlage 2A stemmen overeen met alle financiële en niet-financiële informatie waarmee de informatie kan worden geverifieerd waarvan de NGO aangifte heeft gedaan in het model 1 van het financieel verslag. De bedrijfsrevisor steunt op de aldus verkregen verantwoordingsstukken om zijn verslag van feitelijke bevindingen op te stellen. De bedrijfsrevisor bewaart in zijn werkdossier de onderbouwende documentatie die het verslag van feitelijke bevindingen onderbouwen en aantonen dat de opdracht werd uitgevoerd overeenkomstig ISRS 4400 en de opdrachtvoorwaarden.

1.7 Opstelling van het verslag

Het verslag van feitelijke bevindingen dient een voldoende gedetailleerde beschrijving te geven van het doel, de overeengekomen specifieke werkzaamheden en de feitelijke bevindingen van de opdracht om de NGO en de DGD in staat te stellen de aard en omvang van de door de bedrijfsrevisor uitgevoerd opdracht en de door hem meegedeelde feitelijke bevindingen te begrijpen.

Het gebruik van het model van verslag van feitelijke bevindingen in het kader van een subsidieovereenkomst met de DGD zoals opgenomen in bijlage 3 bij deze OV is verplicht. Dit verslag moet worden verstrekt door de bedrijfsrevisor aan <naam van de NGO> binnen een termijn van <xx; aantal werkdagen te bepalen door de NGO> werkdagen na de datum van ondertekening van deze OV.

1.8 Overige voorwaarden

OPTIE 1: De honoraria voor deze opdracht zijn inbegrepen in de bezoldiging van de commissaris. OPTIE 2: De honoraria voor deze opdracht zijn inbegrepen in de bezoldiging van de bedrijfsrevisor.

OPTIE 3: De honoraria voor deze opdracht bedragen <bedrag van de honoraria en munteenheid> exclusief btw.

[Xx XXX zal misschien vaste of andere honoraria willen overeenkomen voor de opdracht. Het is mogelijk dat de NGO en de bedrijfsrevisor specifieke

voorwaarden willen overeenkomen als de bedrijfsrevisor de verificatie verder moet uitbreiden dan hetgeen oorspronkelijk is bepaald in de OV. In de opdracht

moeten de totale terug te betalen kosten en vergoedingen (bijvoorbeeld verplaatsingskosten, overige kosten) die zijn overeengekomen door de partijen nader

worden omschreven en moet worden aangegeven of de btw en/of andere toepasselijke belastingen zijn inbegrepen in de honoraria/kosten, bijvoorbeeld kosten voor verificaties op de plaatsen waar de NGO werkzaam is.]

[De NGO en de bedrijfsrevisor kunnen dit deel gebruiken om andere bijzondere voorwaarden overeen te komen, zoals de beperking van de aansprakelijkheid van de bedrijfsrevisor als de opdracht niet samenhangt met of is inbegrepen in een opdracht als commissaris:

Bijlage 1 Informatie met betrekking tot de subsidieovereenkomst

Bijlage 2A Lijst met uit te voeren specifieke werkzaamheden

Bijlage 2B Richtsnoeren met betrekking tot de uit te voeren specifieke werkzaamheden

Bijlage 3 Model van verslag van feitelijke bevindingen over de gesubsidieerde uitgaven van een niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisatie (NGO) die is erkend door de Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking en Humanitaire Hulp (DGD)

Voor de NGO: Voor de bedrijfs-

revisor:

Handtekening Handtekening

Bijlage 1 Informatie met betrekking tot de subsidieovereenkomst

[Bijlage in te vullen door de NGO]

Informatie met betrekking tot de subsidieovereenkomst
Referentienummer en datum van het ministerieel besluit	<of referentie van het ministerieel besluit (Belgisch Staatsblad)>
Opschrift van de subsidieovereenkomst
NGO	<Volledige naam en adres van de NGO overeenkomstig de subsidieovereenkomst>
Verbonden entiteiten van de NGO die betrokken zijn bij de overeengekomen specifieke werkzaamheden	<Volledige naam en adres van de NGO('s) en de verbonden entiteit(en) overeenkomstig de subsidieovereenkomst>
Periode die wordt gedekt door het verslag ter verantwoording van het gebruik van de subsidie
Modellen die het voorwerp zijn van overeengekomen specifieke werkzaamheden	'model 1 van het jaar ……'
DGD	<Naam, functie/titel, telefoonnummer en e-mailadres van de contactpersoon bij de DGD (directeur/directrice D3)>.
Bedrijfsrevisor	<Naam en adres van het bedrijfsrevisorenkantoor en naam/functie van de vertegenwoordiger van het bedrijfsrevisorenkantoor>

Bijlage 2A Lijst met uit te voeren specifieke werkzaamheden

[Deze bijlage is een standaardlijst van uit te voeren specifieke werkzaamheden en mag niet worden gewijzigd, tenzij om de bijzondere vermeldingen aan te vullen.]

2. ALGEMENE WERKZAAMHEDEN

2.1. Voorwaarden van de subsidieovereenkomst

De bedrijfsrevisor:

- verwerft voldoende kennis over de voorwaarden van de subsidieovereenkomst door een nauwgezet onderzoek van deze overeenkomst en de bijlagen alsook van overige nuttige inlichtingen en door vragen te stellen aan de NGO;

- zorgt ervoor dat hij een exemplaar van het ministerieel besluit houdende toekenning van een subsidie en eventuele bijlagen verkrijgt;

- vraagt het model 1 van het financieel verslag op en neemt kennis van de te verifiëren delen (model 1) en de overige delen van het financieel verslag en het narratief verslag/de narratieve verslagen;

- verifieert of de subsidieovereenkomst entiteiten omvat die zijn verbonden aan de NGO.

2.2. Modellen van financieel verslag met betrekking tot de subsidieovereenkomst

De bedrijfsrevisor verifieert of het model 1 van het financieel verslag voldoet aan de volgende voorwaarden:

– het financieel verslag moet overeenstemmen met het model zoals opgelegd door de DGD;

– het financieel verslag moet de totale subsidiabele kosten omvatten die zijn opgenomen in het model ter verificatie van de overeengekomen specifieke werkzaamheden, onafhankelijk van het aandeel van de financiering van de DGD.

2.3. Vergelijking tussen het financieel verslag en de boekhouding van de NGO

De bedrijfsrevisor vergelijkt de informatie uit het model 1 voorgelegd ter verificatie uit het financieel verslag met de gegevens uit de boekhouding van de NGO (bijvoorbeeld: proef- en saldibalans van de algemene rekeningen, grootboek van de algemene rekeningen, boekhoudjournalen, enz.)

Bladzijde 6 van 16

3. WERKZAAMHEDEN VOOR VERIFICATIE VAN MODEL 1

De bedrijfsrevisor verifieert of de boekhoudkundige gegevens uit het model 1 in alle materiële opzichten overeenstemmen met de bedragen die zijn opgenomen in de boekhouding en de inventarissen wat betreft de volledigheid (d.w.z. deze gegevens laten geen enkel element weg uit de gegevens van de boekhouding en de inventarissen op basis waarvan de jaarrekening werd opgesteld) en de betrouwbaarheid (d.w.z. deze gegevens geven een getrouw beeld weer van de gegevens uit de boekhouding en de inventarissen op basis waarvan de jaarrekening werd opgesteld);

De bedrijfsrevisor beoordeelt op een algemene manier de procedure voor de uitwerking van de financiële informatie, meer bepaald de informatie betreffende het model 1 op [31 december ...]. Deze evaluatie beoogt niet een oordeel te geven over de efficiëntie van de procedure voor de uitwerking van de informatie, maar beoogt enerzijds door steekproef de overeenstemming te bevestigen van de bedragen uit het model met de boekingen en de inventarissen. Anderzijds heeft deze evaluatie tot doel de bevestiging te ondersteunen dat de boekhoudgegevens uit de jaarrekening op [31 december

...] in alle materiële opzichten in overeenstemming zijn met de boekhouding en de inventarissen op diezelfde datum.

Wat betreft model 1 in het bijzonder beogen de werkzaamheden, volgens de opdracht die is toevertrouwd, om de overeenstemming te bevestigen van deze staat met de gegevens die zijn opgenomen in de resultatenrekening die werd gecontroleerd. De resultatenrekening maakt deel uit van de door de NGO opgestelde jaarrekening op basis waarvan de bedrijfsrevisor, in zijn hoedanigheid van commissaris (of in het kader van zijn opdracht als bedrijfsrevisor) een audit heeft uitgevoerd en een afzonderlijk verslag heeft opgesteld. Het model 1 wordt ondertekend door de bedrijfsrevisor voor identificatie.

In het kader van de audit van de jaarrekening heeft de bedrijfsrevisor kennis genomen van:

- de samenhang van de inlichtingen;

- het interne controlesysteem bij de NGO om de gegevens, verslagen en documenten te rechtvaardigen die aan de DGD moeten worden overgemaakt;

- de maatregelen die de NGO heeft genomen om te voldoen aan de eisen van de DGD met betrekking tot de niet-subsidieerbare uitgaven.

In het kader van zijn functie als commissaris (of van zijn opdracht als bedrijfsrevisor), heeft de bedrijfsrevisor een audit uitgevoerd van alle activiteiten van de NGO, met inbegrip van haar vertegenwoordigingen in het buitenland, maar niet van de activiteiten van haar partners. Wat deze partners betreft, heeft de bedrijfsrevisor [de lokale auditverslagen in aanmerking genomen die door deze partners worden verstrekt] [via steekproef de afschriften / de originelen van de bewijsstukken onderzocht] [onvoldoende kunnen verifiëren] [en heeft hij bijgevolg zijn advies over de jaarrekening van de vereniging aangepast] (> vermelding kiezen).

In het kader van zijn controles heeft hij in het bijzonder ... [hier nader omschrijven aan welke elementen van het gebruik van de subsidies van de DGD de commissaris bijzondere aandacht heeft besteedt] geverifieerd, bijvoorbeeld: "wij hebben in het bijzonder de uitgaven geverifieerd die werden gedaan in dat land door het onderzoeken, inclusief met inachtneming van de subsidiabiliteitscriteria, van de bewijsstukken van een steekproef van de uitgaven voor een totaalbedrag van ... EUR."].

De opdracht bestaat echter niet uit het systematisch onderzoek van de besteding en de verantwoording van de subsidies, met betrekking tot subsidieerbaarheidsregels of andere verantwoordingscriteria."

Voor zover zijn auditwerkzaamheden belangrijke onregelmatigheden aan het licht (zouden kunnen hebben) (hebben) gebracht, die de NGO niet op een passende wijze heeft gecorrigeerd, (zouden) (hebben) deze onregelmatigheden aanleiding (kunnen geven) (gegeven) tot een gewijzigd advies in het verslag over de jaarrekening.

Bijlage 2B Richtsnoeren met betrekking tot de uit te voeren specifieke werkzaamheden

[Deze bijlage bevat richtsnoeren betreffende de uit te voeren specifieke werkzaamheden. Deze richtsnoeren mogen niet worden gewijzigd.]

1. TE VERIFIËREN INFORMATIE

Bij de uitvoering van de specifieke werkzaamheden opgesomd in bijlage 2A kan de bedrijfsrevisor technieken toepassen zoals verzoeken om inlichtingen, cijferanalyse, (her)berekening, vergelijking, andere toetsingen van de juistheid van boekingen, observatie, inspectie van registers en documenten, onderzoek van activa en verkrijgen van bevestigingen.

Door deze werkzaamheden kan de bedrijfsrevisor de nodige informatie verkrijgen voor de opstelling van het verslag van feitelijke bevindingen. Deze informatie bestaat uit alle informatie die de bedrijfsrevisor gebruikt om de feitelijke bevindingen op te stellen, met inbegrip van informatie in de boekhoudkundige bescheiden ter onderbouwing van het financieel verslag alsook andere (financiële en niet-financiële) informatie.

De volgende contractuele eisen gelden voor de te verifiëren informatie:

• De ontvangsten en uitgaven moeten identificeerbaar en verifieerbaar zijn en opgenomen zijn in de boekhouding van de NGO (en/of de verbonden entiteit(en)).

• De NGO geeft toestemming aan de externe bedrijfsrevisor om verificaties uit te voeren op basis van verantwoordingsstukken, jaarrekeningen, boekhoudkundige bescheiden en andere documenten betreffende de financiering van de activiteit. De NGO geeft toegang tot alle documenten en databanken betreffende het technisch en financieel beheer van de activiteit.

In het kader van de werkzaamheden opgesomd in bijlage 2A wordt bepaald dat registers, boekhoudkundige bescheiden en verantwoordingsstukken:

• makkelijk beschikbaar moeten zijn en worden geklasseerd zodat ze vlot kunnen worden geraadpleegd;

• moeten worden bewaard overeenkomstig de geldende wetgeving;

• bij voorkeur afkomstig moeten zijn van bronnen die onafhankelijk zijn van de entiteit (een originele overeenkomst of factuur van een leverancier is betrouwbaarder dan een interne ontvangstbevestiging);

• die intern zijn opgesteld betrouwbaarder zijn als ze werden geverifieerd en goedgekeurd;

Bladzijde 9 van 16

• die de bedrijfsrevisor rechtstreeks heeft ontvangen (bijvoorbeeld door fysieke inspectie van de activa) betrouwbaarder zijn dan onrechtstreeks verkregen informatie (bijvoorbeeld een verzoek tot inlichtingen over de activa).

Indien de bedrijfsrevisor van mening is dat aan de bovenvermelde criteria onvoldoende is voldaan, dient hij dit te verduidelijken in de feitelijke bevindingen.

2. VERWERVING VAN VOLDOENDE KENNIS OVER DE VOORWAARDEN VAN DE SUBSIDIEOVEREENKOMST (BIJLAGE 2A – WERKZAAMHEID 2.1)

De bedrijfsrevisor verwerft voldoende kennis over de voorwaarden van de subsidieovereenkomst. Hij besteedt bijzondere aandacht aan de subsidieovereenkomst en aan de toepasselijke wetgeving (Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, en meer bepaald de bepalingen die van toepassing zijn op verenigingen en stichtinge, het koninklijk besluit van 29 april 2019 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, he Wet van 19 maart 2013 betreffende de Belgische Ontwikkelingssamenwerking, het koninklijk besluit van 11 september 2016 betreffende de niet-gouvernementele samenwerking; Het koninklijk besluit van 11 september 2016 betreffende het aantal gemeenschappelijke strategische kaders van de niet-gouvernementele samenwerking en hun geografische of thematische dekking Ministeriële omzendbrief aangaande de financiële verantwoording en controle van 13 juli 2017).

3. TE VERIFIËREN INFORMATIE (BIJLAGE 2A – WERKZAAMHEID 3)

De bedrijfsrevisor verifieert of de boekhoudgegevens die zijn opgenomen in model 1 op datum van [31 december ...] in alle materiële opzichten in overeenstemming zijn met de resultatenrekening van de NGO op diezelfde datum;

De jaarrekeningen die zijn afgesloten [op 31 december ...] werden ingediend voor een audit in het kader van het commissarismandaat (tekst aanpassen indien de bedrijfsrevisor niet de commissaris is of er geen commissaris werd benoemd in de NGO), waarover een verslag werd opgesteld op datum van ... We verwijzen in dit verband naar ons verslag over de jaarrekening gericht aan de algemene vergadering van de vereniging. (Tekst aanpassen indien de bedrijfsrevisor niet de commissaris is of er geen commissaris werd benoemd in de NGO)

4. WERKZAAMHEDEN VOOR VERIFICATIE VAN MODEL 1 (BIJLAGE 2A – WERKZAAMHEID 3)

De bedrijfsrevisor verifieert het totaalbedrag van de uitgaven- en ontvangstenposten door werkzaamheid 3 uit bijlage 2A uit te voeren en meldt alle feitelijke bevindingen en uitzonderingen die voortvloeien uit deze werkzaamheden. Alle afwijkingen die worden vastgesteld tijdens de uitvoering van de werkzaamheden zoals omschreven in bijlage 2A worden beschouwd als uitzonderingen op de verificatie.

Bladzijde 10 van 16

Bijlage 3: Model van verslag van feitelijke bevindingen over de gesubsidieerde uitgaven van een niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisatie (NGO) die is erkend door de Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking en Humanitaire Hulp (DGD)

Verslag van feitelijke bevindingen over de gesubsidieerde uitgaven van een niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisatie (NGO) die is erkend door de Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking en Humanitaire Hulp (DGD)

<Referenties van de subsidieovereenkomst>

INHOUDSOPGAVE

Verslag van feitelijke bevindingen

1. Informatie met betrekking tot de subsidieovereenkomst

2. Uitgevoerde werkzaamheden en feitelijke bevindingen

Bijlage 1 Financieel verslag met betrekking tot de subsidieovereenkomst Bijlage 2 Opdrachtvoorwaarden voor een verificatie van de uitgaven

Verslag van feitelijke bevindingen

<Adres>

Bladzijde 11 van 16

Geachte <Naam van de contactpersonen>,

Overeenkomstig de opdrachtvoorwaarden van <dd maand jjjj> die u met ons bent overeengekomen bezorgen wij u ons verslag van feitelijke bevindingen ('het verslag') betreffende het model 1 van het financieel verslag in bijlage voor de periode van <dd maand jjjj tot dd maand jjjj> (bijlage 1 van dit verslag). U hebt de uitvoering gevraagd van bepaalde werkzaamheden in verband met uw financieel verslag en de subsidieovereenkomst gefinancierd door de DGD <referentie van het ministerieel besluit (Belgisch Staatsblad)> (de 'subsidieovereenkomst').

Doelstelling

Onze opdracht bestond uit het verifiëren van de uitgaven door de uitvoering van bepaalde overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot het model 1 van het financieel verslag betreffende de subsidieovereenkomst die u hebt gesloten met de DGD. Het was onze doelstelling in het kader van deze verificatie van de ontvangsten en uitgaven om bepaalde werkzaamheden uit te voeren die wij hebben goedgekeurd en om aan u een verslag over te maken van feitelijke bevindingen in verband met de uitgevoerde werkzaamheden.

Normen en ethiek

Wij hebben onze opdracht uitgevoerd:

– met inachtneming van de International Standard on Related Services (ISRS) 4400: 'Engagements to perform Agreed-upon Procedures regarding Financial Information' (opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie), zoals bekendgemaakt door de International Federation of Accountants (IFAC),

– in overeenstemming met de deontologische bepalingen die gelden in België. Deze bepalingen bevatten de fundamentele ethische beginselen voor bedrijfsrevisoren die onder meer betrekking hebben op integriteit, objectiviteit, onafhankelijkheid, beroepsbekwaamheid, het voorzichtigheids- en zorgvuldigheidsbeginsel, vertrouwelijkheid, beroepsgedrag en technische normen. Hoewel onafhankelijkheid in ISRS 4400 niet wordt bepaald als criterium voor de overeengekomen opdrachten, eist de DGD dat de bedrijfsrevisor onafhankelijk is van de NGO en zich aan de onafhankelijkheidsvereisten houdt zoals voorzien in de deontologische bepalingen die gelden in België voor bedrijfsrevisoren.

Uitgevoerde werkzaamheden

Zoals gevraagd hebben wij de werkzaamheden in bijlage 2A van de opdrachtvoorwaarden uitgevoerd (zie bijlage 2 van dit verslag).

Deze werkzaamheden werden uitsluitend door de DGD vastgesteld en werden uitsluitend uitgevoerd om de DGD te helpen om te verifiëren of de bedragen van de ontvangsten en uitgaven die u hebt aangegeven in het financieel verslag van model 1 in bijlage overeenstemmen met de boekhoudgegevens in model 1 en in alle materiële opzichten overeenstemmen met de boekhouding en de inventarissen wat betreft de volledigheid (d.w.z. deze gegevens laten geen enkel element weg uit de gegevens van de boekhouding en de inventarissen op basis waarvan de jaarrekening werd opgesteld) en de betrouwbaarheid (d.w.z. deze gegevens geven een getrouw beeld weer van de gegevens uit de boekhouding en de inventarissen op basis waarvan de jaarrekening werd opgesteld).

Omdat de door ons uitgevoerde werkzaamheden geen controle of beoordeling uitmaken in overeenstemming met de internationale controlestandaarden of inzake het uitvoeren van een beoordelingsopdracht van historische financiële informatie bieden wij geen enkele zekerheid met betrekking tot het financieel verslag in bijlage.

Xxxxxx wij andere werkzaamheden, een controle van de rekeningen of een beoordeling van de jaarrekening van de NGO overeenkomstig de internationale controlestandaarden of inzake het uitvoeren van een beoordelingsopdracht van historische financiële informatie uitgevoerd, dan zouden mogelijks andere aangelegenheden onder onze aandacht zijn gekomen, waarover aan u verslag zou worden uitgebracht.

Informatiebronnen

Het verslag omvat de informatie die u ons heeft bezorgd als antwoord op specifieke vragen of die wij hebben verkregen en afgeleid uit uw rekeningen.

Feitelijke bevindingen

De uitgaven die het voorwerp uitmaken van de verificatie bedragen in totaal <xxxx> EUR (directe en indirecte kosten inbegrepen), met uitsluiting van de inkomsten uit de activiteit (die <xxxx> EUR bedragen).

De feitelijke bevindingen die voortvloeien uit de uitgevoerde werkzaamheden beschrijven we uitvoerig in hoofdstuk 2 van dit verslag.

Xxxxxxx van dit verslag

Dit verslag is uitsluitend bestemd voor het doel aangegeven in de paragraaf 'Doelstelling' hierboven.

Het verslag is vertrouwelijk en bestemd voor uw persoonlijk gebruik, en werd uitsluitend opgesteld om te worden voorgelegd aan de DGD conform de vereisten van de subsidieovereenkomst. Dit verslag mag niet worden gebruikt voor andere doeleinden dan het bepaalde doel en mag niet worden meegedeeld aan andere partijen.

De DGD is geen partij bij de overeenkomst (de opdrachtvoorwaarden) afgesloten tussen u en ons en bijgevolg hebben wij geen zorgvuldigheidsplicht ten aanzien van de DGD, die zich op eigen risico en naar eigen goeddunken kan baseren op dit verslag van feitelijke bevindingen. De DGD kan zelf een evaluatie maken van de werkzaamheden en bevindingen die wij hebben gemeld en zijn eigen conclusies trekken uit de feitelijke bevindingen die wij hebben gerapporteerd.

De DGD mag dit verslag enkel overmaken aan de partijen die bevoegd zijn om hiervan kennis te nemen, in het bijzonder het Rekenhof.

Dit verslag heeft enkel betrekking op het financieel verslag zoals hierboven bedoeld en heeft geen betrekking op uw financiële overzichten. Intussen blijven wij ter beschikking om bijkomende informatie te verstrekken of bijstand te bieden.

Hoogachtend,

Naam van de ondertekenende bedrijfsrevisor

In naam van het bedrijfsrevisorenkantoor [in overeenstemming met de statutaire procedures van het bedrijfsrevisorenkantoor]

Adres van het bedrijfsrevisorenkantoor

Datum van ondertekening <dd maand jjjj> [datum van ondertekening van het finale verslag]

1. Informatie met betrekking tot de subsidieovereenkomst

[Hoofdstuk 1 moet een korte beschrijving bevatten van de subsidieovereenkomst en de activiteit, van de NGO en/of de verbonden entiteit(en) en van de voornaamste financiële/budgettaire informatie (max. 1 bladzijde).]

2. Uitgevoerde werkzaamheden en feitelijke bevindingen

Wij hebben de volgende specifieke werkzaamheden uitgevoerd zoals opgesomd in bijlage 2A van de opdrachtvoorwaarden ter verificatie van de uitgaven in het kader van een subsidieovereenkomst (OV).

1. Xxxxxxxx werkzaamheden.

2. Werkzaamheden voor verificatie van model 1.

Wij hebben de gegevens uit model 1 vergeleken met de gegevens uit de boekhouding van de NGO.

[Hier alle vastgestelde problemen of moeilijkheden uitleggen.]

De totale kosten die wij hebben geverifieerd bedragen <xxxx> EUR (directe en indirecte kosten inbegrepen) (met uitsluiting van de inkomsten, die <xxxx> EUR bedragen) en zijn samengevat in onderstaande tabel.

[Hier een samenvattende tabel invoegen van de totaalbedragen van de geverifieerde modellen met per model het bedrag van de totale kosten aangegeven door de NGO, het totale bedrag van de geverifieerde uitgaven.]

Hieronder melden wij de feitelijke bevindingen uit deze werkzaamheden.

1. Xxxxxxxx werkzaamheden

1.1 Voorwaarden van de subsidieovereenkomst

Wij hebben voldoende kennis genomen van de voorwaarden van deze subsidieovereenkomst overeenkomstig de richtsnoeren in bijlage 2B van de OV.

[De feitelijke bevindingen beschrijven en fouten en uitzonderingen aangeven. Werkzaamheden 2.1 tot 2.3 van bijlage 2A. Bij gebrek aan feitelijke bevindingen moet dit expliciet als volgt worden aangeduid voor elke werkzaamheid: "Uit deze werkzaamheid volgt geen enkele feitelijke bevinding."]

1.2 Modellen van financieel verslag met betrekking tot de subsidieovereenkomst

2 Werkzaamheden voor verificatie van model 1

Wij hebben verder in dit verslag alle uitzonderingen gemeld die volgen uit de verificatiewerkzaamheden zoals bepaald in punt 3 van bijlage 2A van de OV met betrekking tot de verificatie van het model 1.

Wij hebben het bedrag berekend van de vastgestelde uitzonderingen en alle waargenomen uitzonderingen gemeld.

15/16

[De uitgaven/ontvangsten-uitgavenposten vermelden waarbij uitzonderingen (= afwijkingen tussen feiten en criteria) werden vastgesteld en de aard van de

uitzondering – namelijk de specifieke voorwaarden zoals bepaald in punt 3.1 tot 3.5 van bijlage 2A van de OV waaraan niet werd voldaan. Bedrag van de vastgestelde

uitzonderingen becijferen.]

Bijlage 1 Financieel verslag met betrekking tot de subsidieovereenkomst

[Bijlage 1 moet het model 1 van het financieel verslag van de NGO met betrekking tot de subsidieovereenkomst bevatten die het voorwerp uitmaakten van de verificatie. Het model 1 van het financieel verslag moet gedateerd zijn en de gedekte periode vermelden.]

Bijlage 2 Opdrachtvoorwaarden voor een verificatie van de uitgaven

[Bijlage 2 moet een ondertekend en gedateerd exemplaar bevatten van de opdrachtvoorwaarden voor een verificatie van het model 1 in het kader van een subsidieovereenkomst van de DGD met inbegrip van bijlage 1 (informatie met betrekking tot de subsidieovereenkomst) en bijlage 2A (lijst van de uit te voeren specifieke werkzaamheden).]

16/16

Document Metadata

Table of Contents

Bijlage 1

Document Metadata