RAADSVOORSTEL

RAADSVOORSTEL

*D19.012203*

D19.012203 ZK19003839

DATUM 16 december 2019

AGENDAPUNT 3.05.01.

ONDERWERP Verlenging contract accountant

PORTEFEUILLEHOUDER X. xxx xx Xxx

PROGRAMMA BELEIDSVELD

Programma I: Dienstverlening & Bestuur Algemeen bestuur

ZAAKNUMMER ZK19003839

AANLEIDING De huidige overeenkomst met onze accountant loopt tot en met de jaarrekening 2019. Voor de jaarstukken 2020 en volgende hebben we een nieuwe overeenkomst nodig. We hebben de keuze om opnieuw aan te besteden of het contract te verlengen. De accountant wordt aangesteld door de gemeenteraad. Op voorhand heeft het presidium dit onderwerp besproken in haar vergadering op 12 november jl. en stemt in met een verlenging van het contract met 2 jaren. In dit voorstel wordt u gevraagd akkoord te gaan met de keuze voor de accountant en de te volgen procedure.

KADER Gemeentewet, Burgerlijk wetboek deel 2, inkoop- en aanbestedingsbeleid Koggenland.

WIJ STELLEN VOOR U wordt voorgesteld

1. De samenwerking met onze huidige accountant voort te zetten en een overeenkomst aan te gaan voor de controle van de jaarstukken 2020 en 2021.

2. In te stemmen met het afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid voor de aanbesteding van de accountant en een verkorte aanbestedingsprocedure te volgen

3. De jaarlijkse kosten op te vangen binnen het reguliere budget in de begroting 2020 en 2021.

BEOOGD RESULTAAT

Beoordeling van de jaarstukken door een onafhankelijke accountant.

ONDERBOUWING Beslispunt 1

We zijn verplicht onze jaarstukken te laten beoordelen door een onafhankelijke accountant. Sinds 2007 werken we samen met de huidige accountant (Ipa Acon). We zijn tevreden over de wijze waarop het kantoor de werkzaamheden uitvoert en ons adviseert. De samenwerking verloopt soepel en de accountant heeft een kritische houding.

Van belang is nog om de voorgeschiedenis rond de aanstelling van de accountant te schetsen.

Bij de vorige aanbesteding in 2018 heeft u het volgende besloten:

De griffier te verzoeken onderzoek te doen naar een mogelijke gezamenlijke aanbesteding

en de voordelen daarvan van de accountantsdiensten met Xxxxxx en Medemblik vanaf jaarrekening 2020.

Gebleken is dat :

De gemeenteraad van de Gemeente Medemblik heeft in oktober 2019, op advies van de auditcommissie, de overeenkomst met de accountant verlengd tot en met de jaarrekening 2021. De gemeente Opmeer heeft de overeenkomst met de accountant in april 2019 verlengd voor de jaarrekening 2019. De gemeente Opmeer ziet op dit moment (april 2019) geen reden om uit te zien naar een andere accountant en kiest voor continuïteit in de accountantscontrole.

Beslispunt 2

Inkoop- en aanbestedingsregels

In het inkoop- en aanbestedingsbeleid van onze gemeente hanteren we de regel dat er voor diensten en leveringen tot € 50.000 enkelvoudig onderhands mag aanbesteed. Voor diensten en leveringen boven de € 50.000 tot € 209.000 hanteren we de regel dat er meervoudig onderhands wordt aanbesteed.

Voor de berekening van de drempel worden de jaarcontracten bij elkaar geteld. Bij verlenging van het contract met 2 jaren komt het bedrag uit boven de drempel voor onderhandse aanbesteding. Normaliter zouden we dan meervoudig onderhands aanbesteden met minimaal 3 offertes en maximaal 5 offertes.

Indien u instemt met de afwijking van de inkoop- en aanbestedingsregels kunnen we volstaan met een enkelvoudige onderhandse aanbesteding.

Omdat we uitgaan van contractverlenging vragen we geen offertes op bij andere accountantskantoren en kunnen we volstaan met een verkorte procedure.

Beslispunt 3

In de begroting is structureel budget gereserveerd voor de accountantscontrole.

KANTTEKENINGEN Indien u instemt met dit voorstel wijken we af van ons eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid. U bent hiertoe bevoegd tot de grens van Europese aanbesteding (€ 221.000).

Een langdurige relatie met de accountant zou een risico van verwevenheid met de organisatie met zich kunnen brengen waardoor het oordeel van de accountant minder objectief zou kunnen worden. Echter dit blijkt niet uit de oordelen en rapporten van de accountant van de afgelopen jaren. Bovendien staat de accountant net als alle andere bureaus onder toezicht van de Autoriteit Financiële Markten (AFM). Er is geen wettelijke roulatieplicht van accountants voor gemeenten

FINANCIËN In de begroting is budget opgenomen voor de accountantscontrole.

DUURZAAMHEID Geen relatie met duurzaamheid.

ALTERNATIEVE MOGELIJKHEDEN

U kunt kiezen voor een uitgebreide procedure met 3 tot 5 offerte en de mogelijkheid hiervoor een auditcommissie in te stellen die de voorbereiding op zich neemt.

PACT VAN WESTFRIESLAND

nvt

COMMUNICATIE Op de reguliere wijze.

VERVOLG Het raadsbesluit wordt kenbaar gemaakt aan de accountant en het contract met de accountant kan dan worden getekend.

BIJLAGEN Brief Ipa Acon

Datum college: 26 november 2019 Burgemeester en wethouders van Koggenland.