Standaard Verwerkersovereenkomst Gemeenten























Standaard Verwerkersovereenkomst Gemeenten



Colofon


Naam document

Standaard verwerkersovereenkomst gemeenten


Versienummer

2.41


Versiedatum

15-12-2021


Versiebeheer

Het beheer van dit document berust bij de Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD).



Vereniging van Nederlandse Gemeenten / Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD)


Tenzij anders vermeld, is dit werk verstrekt onder een Creative Commons Naamsvermelding-Niet Commercieel-Gelijk Delen 4.0 Internationaal licentie. Dit houdt in dat het materiaal gebruikt en gedeeld mag worden onder de volgende voorwaarden: Alle rechten voorbehouden. Verveelvoudiging, verspreiding en gebruik van deze uitgave voor het doel zoals vermeld in deze uitgave is met bronvermelding toegestaan voor alle gemeenten en overheidsorganisaties.


Voor commerciële organisaties wordt hierbij toestemming verleend om dit document te bekijken, af te drukken, te verspreiden en te gebruiken onder de hiernavolgende voorwaarden:

  1. De IBD wordt als bron vermeld.

  2. Het document en de inhoud mogen commercieel niet geëxploiteerd worden.

  3. Publicaties of informatie waarvan de intellectuele eigendomsrechten niet bij de verstrekker berusten, blijven onderworpen aan de beperkingen opgelegd door de IBD en / of de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

  4. Iedere kopie van dit document, of een gedeelte daarvan, dient te zijn voorzien van de in deze paragraaf vermelde mededeling.


Wanneer dit werk wordt gebruikt, hanteer dan de volgende methode van naamsvermelding: “Vereniging van Nederlandse Gemeenten / Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten”, licentie onder: CC BY-NC-SA 4.0.


Bezoek xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxx/xx-xx-xx/0.0 voor meer informatie over de licentie.


Rechten en vrijwaring

De IBD is zich bewust van haar verantwoordelijkheid een zo betrouwbaar mogelijke uitgave te verzorgen. Niettemin kan de IBD geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventueel in deze uitgave voorkomende onjuistheden, onvolledigheden of nalatigheden. De IBD aanvaardt ook geen aansprakelijkheid voor enig gebruik van voorliggende uitgave of schade ontstaan door de inhoud van de uitgave of door de toepassing ervan.

Shape1 Met dank aan

De gemeenten, leveranciers en derden die hebben bijgedragen aan de totstandkoming van dit document. In het bijzonder de toetsgroep, de klankbordgroep en Beheergroep VWO die hebben bijgedragen aan het verwerken van de feedback.


Wijzigingshistorie:


Versie

Datum

Wijziging / Actie

0.1

20-05-2018

Opzet


Bespreking met leveranciers en gemeenten.

0.2

17-06-2018

Commentaar bespreking verwerkt.



Voorgelegd aan alle contactpersonen van gemeenten en leveranciers.

0.99

30-07-2018

Commentaar Leveranciers en Gemeenten verwerkt.

1.00

01-08-2018

Voorpublicatie IBD website – Ter vaststelling aangeboden aan het
College van Dienstverlening.

1.09

07-11-2018

Versie aangepast na consultatie gemeenten en leveranciers.
Deze versie wordt voorgelegd aan toetsgroep.

1.10

15-11-2018

Versie aangepast op basis van beslissing toetsgroep d.d. 12-11-2018

1.11

30-11-2018

Versie aangepast op basis van consultatie Beheergroep VWO (toetsgroep gemeenten en klankbordgroep leveranciers).

2.0

28-03-2019

Versie aangepast conform input Landsadvocaat en besluitvorming Beheergroep VWO.

2.1

11-11-2019

Versie 2.0 aangepast n.a.v. bijeenkomst Beheergroep VWO d.d.

10-10-2019.

2.2

08-04-2020

Versie 2.1 aangepast conform besluit Beheergroep VWO.

2.3

19-11-2020

Versie 2.2 aangepast conform besluit beheergroep VWO

2.3-3

19-01-2021

Versie 2.3-3 aangepast o.b.v. EDPB advies n.a.v. Xxxxxxx II

2.4

12-04-2021

Versie 2.3-3 aangepast conform besluit Beheergroep VWO

2.41

15-12-2021

Versie 2.4 aangepast conform besluit Beheergroep VWO


Over de IBD

De IBD is een gezamenlijk initiatief van alle Nederlandse Gemeenten. De IBD is de sectorale CERT / CSIRT voor alle Nederlandse gemeenten en richt zich op (incident)ondersteuning op het gebied van informatiebeveiliging. De IBD is voor gemeenten het schakelpunt met het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC). De IBD ondersteunt gemeenten bij hun inspanningen op het gebied van informatiebeveiliging en privacy / gegevensbescherming en geeft regelmatig kennisproducten uit. Daarnaast faciliteert de IBD kennisdeling tussen gemeenten onderling, met andere overheidslagen, met vitale sectoren en met leveranciers. Alle Nederlandse gemeenten kunnen gebruikmaken van de producten en de generieke dienstverlening van de IBD.


D
e IBD is ondergebracht bij VNG Realisatie.


Toelichting

Dit product is een nadere uitwerking voor gemeenten van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De BIO is eind 2018 bestuurlijk vastgesteld als gezamenlijke norm voor informatiebeveiliging voor alle Nederlandse overheden.


Doel

Gemeenten en leveranciers willen bij de uitvoering van hun taken en diensten komen tot een goede dienstverlening voor inwoners en bedrijven. Als bij de uitvoering van deze taken en diensten persoonsgegevens worden verwerkt dan willen gemeenten en leveranciers de verplichtingen op grond van de AVG nakomen. Daarbij willen Partijen uitgaan van wederzijds vertrouwen.


Het doel van deze standaard verwerkersovereenkomst is het gemeenten en hun leveranciers makkelijker te maken om tot afspraken te komen over de verwerking van persoonsgegevens. Deze standaard wordt gebruikt als aanvulling op een hoofdovereenkomst om op grond van de AVG (artikel 28.3 en 28.9) nadere afspraken te maken en vast te leggen over de omgang met persoonsgegevens.


Rangorde

De rangorde van de verschillende documenten (o.a. inkoopdocumenten, hoofdovereenkomst, verwerkersovereenkomst) wordt geregeld in de hoofdovereenkomst.


Beheer van deze standaard

VNG-Realisatie/IBD beheert deze standaard verwerkersovereenkomst. Zowel gemeenten als leveranciers kunnen verbetervoorstellen mailen naar xxxxxxx@xxx.xx. Tweemaal per jaar beoordeelt de Beheergroep VWO (bestaande uit vertegenwoordigers van gemeenten en leveranciers), de verbetervoorstellen en zo nodig worden deze verwerkt in een volgende versie.


Hebt u vragen over het gebruik van deze standaard overeenkomst neem dan contact op met de IBD: xxxxxxx@xxx.xx.


Doelgroep

Dit document is van belang voor het management van de gemeente, de systeemeigenaren, gemeentelijke inkopers, privacyfunctionarissen en informatiebeveiligers.


Relatie met overige documenten:


Maatregelen Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)

Maatregel 15.1.1.3

Met alle leveranciers die als verwerker voor of namens de organisatie persoonsgegevens verwerken, worden verwerkersovereenkomsten gesloten waarin alle wettelijk vereiste afspraken zijn vastgesteld.

Inhoudsopgave


  1. Inleiding

Bij de dienstverlening en bedrijfsvoering verwerken gemeenten persoonsgegevens. In voorkomende gevallen worden de verwerkingen uitgevoerd door derde partijen zoals andere overheidsorganisaties, semi-overheidsorganisaties en particuliere bedrijven. Bij de verwerking van persoonsgegevens is het van belang en zelfs wettelijk verplicht dat partijen hierover afspraken maken.


De IBD stelt vast dat gemeenten en leveranciers veel tijd en energie stoppen in het maken van afspraken hierover, maar dat het in veel gevallen niet lukt om tot overeenstemming te komen. De IBD ondersteunt - sinds de oprichting in 2013 - gemeenten en daarom de volgende acties ondernomen:


  • Het samen met gemeenten opstellen van een model verwerkersovereenkomst;

  • Het ondersteunen van gebruikersverenigingen van gemeenten in de onderhandelingen met enkele grote leveranciers;

  • Het opstellen van een factsheet over het opstellen van verwerkersovereenkomsten;

  • Het opstellen van een factsheet over verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers.


Deze acties hebben enig effect gehad, maar nog steeds ontbreken in veel gevallen sluitende afspraken. Opdrachtgevers en opdrachtnemers, verantwoordelijken en verwerkers achten dit een hoogst onwenselijke situatie omdat het 1. strijdig is met de wet, 2. ongewenst is bij beveiligingsincidenten (datalekken) en 3. een verkeerd signaal geeft richting inwoners van de betrokken gemeente: de gemeente zou géén prioriteit geven aan een zorgvuldige verwerking van onze persoonsgegevens door derden.


Compromis als oplossing voor een complex probleem

Gemeenten en leveranciers gaven aan dat er dringend behoefte is om te komen tot een oplossing van situaties waarin er geen sluitende afspraken zijn over de verwerking van persoonsgegevens namens Nederlandse gemeenten. Een oplossing voor een complex probleem als dit is per definitie een compromis. Dit compromis is gevonden in de standaardisering van de gemeentelijke verwerkersovereenkomst (standaard VWO) waar zowel gemeenten als leveranciers zich aan committeren. Gemeenten en leveranciers doen ten opzichte van elkaar op gecontroleerde wijze water bij de wijn om uit de huidige impasse te geraken. Op het niveau van een individuele overeenkomst kan het zijn dat partijen deze standaard ervaren als verbetering of verslechtering. Op het niveau van het collectief maken gemeenten en hun leveranciers een enorme stap voorwaarts: in alle gevallen waarin dat nodig is zijn er heldere kaders over de verwerking van persoonsgegevens.


Gemeenten hebben zichzelf op de ALV van de VNG d.d. 5 juni 2019 de verplichting opgelegd om de Standaard VWO te gebruiken. Gemeenten moeten daarom in hun jaarrapportage vastleggen in het geval zij de Standaard VWO niet gebruiken, of daarvan afwijken.



Gemeenten èn leveranciers

Bij het opstellen van deze standaard VWO is uitvoerig overleg geweest met een representatieve groep gemeenten en leveranciers. De uiteindelijke inhoud is vastgesteld door de Beheergroep VWO bestaande uit vertegenwoordigers van 14 gemeenten (CISO’s, FG’s en inkopers). Het IBD-model van verwerkersovereenkomst diende als basis voor de standaard. Uit dit model zijn onderdelen verwijderd die zijn geregeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (definities, inbreuken), het Burgerlijk Wetboek (ingebrekestelling, beëindiging overeenkomst), of de hoofdovereenkomst (meerwerk en vergoeding daarvan, aansprakelijkheid). Daarnaast is gewerkt om het document toegankelijker te maken voor de doelgroepen die de afspraken uitvoeren of daarop toezien. Het document bevat juridische taal waar nodig en een toegankelijke omschrijving waar dat kan.


  1. Algemeen

2.1 Is er wel een verwerkersovereenkomst nodig?

Voordat partijen afspraken maken over de verwerking van persoonsgegevens is het noodzakelijk om te weten wat de rol is van de betrokken partijen. Is er ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens wel sprake van een relatie verwerkingsverantwoordelijke - verwerker? Zo ja, dan maken partijen afspraken over de verwerking van persoonsgegevens. Om te bepalen wat de precieze rol is van de betrokken partijen en daarmee of het dan ook nodig is om een verwerkersovereenkomst af te sluiten, verwijzen wij u naar de Factsheet en beslismodel “Is mijn leverancier wel of geen verwerker”.


2.2 Gedeelde verantwoordelijkheid en vertrouwen

Verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers hebben op grond van de AVG gezamenlijk en individueel een verantwoordelijkheid ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens. Zodoende moet het echt de intentie van partijen zijn om de persoonsgegevens van betrokkenen zorgvuldig te verwerken en te beveiligen. Partijen maken in aanvulling op de hoofdovereenkomst dan ook nadere afspraken over de verwerking van persoonsgegevens. Dat kan een verwerkersovereenkomst zijn.


2.3 Over welke onderwerpen moeten afspraken gemaakt worden?

Het is verplicht om afspraken te maken over de omgang met persoonsgegevens tussen verantwoordelijke en verwerker. Het is echter niet verplicht om een verwerkersovereenkomst af te sluiten. Afspraken over hoe partijen omgaan met persoonsgegevens mogen bijvoorbeeld ook best in de hoofdovereenkomst worden vastgelegd. Er zijn enkele onderwerpen waarover verplicht afspraken gemaakt moeten worden. Deze onderwerpen staan ook in de standaard verwerkersovereenkomst:


Onderwerp

Xxxx geregeld in verwerkersovereenkomst

Onderwerp

Artikel 3

Duur

Artikel 2

Aard en doel

Bijlage 1, tabel 1

Soort persoonsgegevens

Bijlage 1, tabel 1

Categorieën van betrokkenen

Bijlage 1, tabel 1

Rechten en verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke

Hele overeenkomst

Verwerking alleen op basis van schriftelijke instructies

Art. 3.1

Doorgifte naar derde landen

Art. 4.3

Vertrouwelijkheid

Art. 4.4

Passende technische en organisatorische maatregelen

Art. 4.1

Inschakeling subverwerkers

Art. 4.5

Verwerker verleent bijstand bij verzoeken van betrokkene

Art. 4.6

Verwerker verleent bijstand bij nakoming art. 32 t/m 36

Art. 4.1 / 5 / 4.7

Verwerker wist persoonsgegevens of geeft deze na afloop verwerking terug

Art. 2.1 en 7.1


NB: Over andere onderwerpen zoals de uitvoering van audits, aansprakelijkheid en de exit-strategie maken partijen afspraken in de hoofdovereenkomst. Als hierover geen afspraken zijn gemaakt, adviseren wij partijen om dat alsnog te doen, hetzij in de hoofdovereenkomst, of in een addendum bij de hoofdovereenkomst. In die gevallen dat er helemaal geen hoofdovereenkomst is, kunnen partijen er voor kiezen om deze afspraken te maken in een addendum bij de Standaard VWO. En dus niet in de Standaard VWO zelf. Het vorenstaande geldt ook als bestaande afspraken niet meer passend zijn; in dat geval maken partijen in een addendum bij de hoofdovereenkomst, of in een addendum bij de Standaard VWO, nieuwe afspraken en niet in de Standaard VWO zelf.


Over de inhoud van de nader te maken afspraken verwijzen wij naar de GIBIT 20201:

Aansprakelijkheid : artikel 13

Exit-strategie : artikel 20.14 en artikel 22

Audit : artikel 212


2.4 Meerwerk

Het komt voor dat de verwerker bij de uitvoering van de overeenkomst t.a.v. verwerking van persoonsgegevens kosten moet maken. De vraag of dit wel of geen meerwerk en derhalve wel of niet in aanmerking komt voor vergoeding door de opdrachtgever, moet in de hoofdovereenkomst worden geregeld of in een addendum bij de hoofdovereenkomst. In die gevallen dat er helemaal geen hoofdovereenkomst is, kunnen partijen er voor kiezen om deze afspraken te maken in een addendum bij de Standaard VWO. Ook hiervoor geldt: niet regelen in de Standaard VWO zelf. Zie hiervoor artikel 9.3 van de GIBIT 2020.


2.5 Artikelsgewijze toelichting

Aanhef:

Stelregel is dat als de gemeente privaatrechtelijk handelt (bijvoorbeeld overeenkomsten sluit, gronden verkoopt), de gemeente als rechtspersoon optreedt. In het privaatrecht kunnen alleen natuurlijke personen en rechtspersonen aan het rechtsverkeer deelnemen. Voor de AVG is echter het bestuursorgaan de verwerkingsverantwoordelijke. Dit kan de burgemeester, het college of de gemeenteraad zijn. Bij het sluiten van de verwerkersovereenkomst moet wel duidelijk zijn welk gemeentelijk bestuursorgaan verwerkingsverantwoordelijke is.


Overwegingen:

De verwerkersovereenkomst maakt onderdeel uit van een hoofdovereenkomst. Vul hier de naam van hoofdovereenkomst in.



Artikelen:

1.1: De definities van art. 4 AVG hebben in deze verwerkersovereenkomst dezelfde betekenis.

2.1: Het uitgangspunt is dat de verwerkersovereenkomst ingaat op het moment dat de hoofdovereenkomst tot stand is gekomen. Partijen kunnen daar echter van afwijken. Zij moeten dat dan wel expliciet aangeven

2.2: Dit artikel moet in samenhang met artikel 7.1 worden gelezen.

3.1: Verwerker zal de verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging informeren, indien een schriftelijke instructie van de verwerkingsverantwoordelijke naar het oordeel van de verwerker in strijd is met de AVG of de UAVG.

3.2: De verwerker mag alleen de in Bijlage 1, tabel 1 vermelde verwerkingen uitvoeren.

4.1: Een uit artikel 4.1 volgend passend beveiligingsniveau kan betekenen dat de verwerker zelf het initiatief neemt om aanvullende maatregelen te nemen. Daarnaast kan ook de verwerkingsverantwoordelijke aan de verwerker opdragen om het beveiligingsniveau te verbeteren. Als objectief is vastgesteld dat de verwerker geen passend beveiligingsniveau heeft en de verwerkingsverantwoordelijke daarom uitdrukkelijk schriftelijk verzoekt, zullen partijen in onderling overleg bepalen welke aanvullende beveiligingsmaatregelen de verwerker zal treffen.

4.2: De verwerker is op grond van de AVG verplicht om mee te werken aan de uitvoering van een audit. Partijen maken vooraf afspraken over de frequentie van de uit te voeren audits. Als de verwerker op basis van een certificering kan aantonen dat het beveiligingsniveau voldoende is, kan een audit achterwege blijven. Hiervoor dienen de scope en de verklaring van toepasselijkheid van de certificering wel de verwerking volledig dekken. Partijen treden daarover in overleg. Mocht uit het auditverslag blijken dat de verwerker bepaalde werkzaamheden moet verrichten om het beveiligingsniveau aan te passen, dan zal de verwerker deze werkzaamheden binnen een redelijke termijn uitvoeren. T.a.v. de kosten van de audit wordt aangesloten bij art. 21.5 van de GIBIT 2020.

Bij twijfel over de uitkomsten van de audit gaat de verwerkingsverantwoordelijke daarover in gesprek met de verwerker. Eventueel kan de verwerkingsverantwoordelijke zich wenden tot de auditor.

Als DigiD wordt gebruikt bij de verwerking, moet de verwerker jaarlijks een TPM overleggen aan de verwerkingsverantwoordelijke.

NB: De kosten van de certificering zelf zijn voor rekening van de verwerker.

4.3: De verwerker moet de verwerkingsverantwoordelijke altijd vooraf op de hoogte brengen van een doorgifte aan een derde land of een internationale organisatie. Als de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen t.a.v. de doorgifte aan een derde land, of een internationale organisatie, is hiervoor geen toestemming nodig van de verwerkingsverantwoordelijke (art. 45 AVG).

Als er geen adequaatheidsbesluit is afgegeven voor een doorgifte aan een derde land of een internationale organisatie, dan mag de verwerking van persoonsgegevens daar toch plaatsvinden, als er wordt voldaan aan de in artikel 46 AVG genoemde instrumenten. De verwerker maakt dan een analyse van de passende waarborgen en de voor de betrokkenen afdwingbare rechten en doeltreffende rechtsmiddelen die het derde land of internationale organisatie heeft getroffen en de eventueel noodzakelijke aanvullende maatregelen. De verwerker legt deze analyse ter beoordeling voor aan de verwerkingsverantwoordelijke.

Het vorenstaande geldt ook als een subverwerker persoonsgegevens doorgeeft aan een derde land of een internationale organisatie.

4.4: De verwerker zorgt dat de personen die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zijn en toegang hebben tot de persoonsgegevens op een of andere schriftelijke manier zijn gehouden aan de geheimhoudingsplicht.

4.5: Verwerker mag een andere verwerker inschakelen: een subverwerker. Een subverwerker is een andere zelfstandige partij die in opdracht van de 1e verwerker (een deel) van de persoonsgegevens verwerkt. Deze subverwerker opereert zelfstandig, maar moet de persoonsgegevens wel verwerken volgens de schriftelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke, net als de 1e verwerker. De subverwerker heeft t.a.v. de gegevensbescherming dezelfde verplichtingen die de 1e verwerker heeft. Als de subverwerker zijn verplichtingen niet nakomt, blijft de 1e verwerker t.a.v. de gegevensbescherming volledig aansprakelijk voor het niet nakomen van de verplichtingen door de subverwerker. In het geval het niet (direct) mogelijk is om dezelfde afspraken te maken met een subverwerker (bv. In geval van multinationals als Microsoft/Google), dan moet de subverwerker in ieder geval voldoen aan de verplichtingen van de AVG. Ook na de ingangsdatum van de verwerkersovereenkomst moet de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke informeren over de inschakeling van nieuwe subverwerkers. Verwerkingsverantwoordelijke heeft overeenkomstig artikel 28.2 AVG het recht om bezwaar te maken tegen een subverwerker. Als een verwerkingsverantwoordelijke daadwerkelijk bezwaar heeft tegen een subverwerker, gaan partijen hierover in overleg.

NB: Als de verwerker een persoon inhuurt voor bepaalde werkzaamheden, hoeft dat niet automatisch te betekenen dat er sprake is van een subverwerker.

4.6: Als een betrokkene een beroep doet op zijn rechten, dan helpt de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke om hier binnen de wettelijke termijn op te kunnen beslissen. Xxxxx een betrokkene bij de uitoefening van zijn rechten zich rechtstreeks richten tot de verwerker, dan neemt laatstgenoemde hierover direct contact op met de verwerkingsverantwoordelijke.

Voor wat betreft eventuele kosten die hiermee gepaard gaan: zie § 2.4.

4.7: Partijen zullen in onderling overleg afspraken maken over de uitvoering, de termijn van uitvoering van de DPIA en de kosten die daarmee zijn gemoeid. Als partijen hier vooraf concrete afspraken over maken, nemen ze deze op in de hoofdovereenkomst, dan wel een addendum bij de hoofdovereenkomst. Als er helemaal geen hoofdovereenkomst is, kunnen partijen het opnemen in het addendum bij de Standaard VWO. En dus niet in de Standaard VWO zelf.

5.1: Het is belangrijk dat de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke zo snel mogelijk op de hoogte brengt van een (vermoedelijke) inbreuk. Het gaat er daarbij om dat de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke direct informeert zodra er voldoende redenen zijn om aan te nemen dat er sprake is van een inbreuk. Als er sprake is van verdachte activiteiten, hoeft er geen sprake te zijn van een inbreuk. Verwerker moet daar wel een adequaat onderzoek naar doen. Partijen vertrouwen er daarbij op dat de verwerker professioneel genoeg is om een inschatting te maken van het incident dat moet worden gemeld. Mocht verwerker desondanks niet een goede inschatting kunnen maken van het incident, dan kan deze een second opinion vragen bij de IBD. Daarbij blijft de verantwoordelijkheid om het incident wel of niet te melden aan de verwerkingsverantwoordelijke altijd bij de verwerker. Zolang een onderzoek naar een vermoedelijke inbreuk loopt, kan de verwerker niet worden geacht "kennis" te hebben genomen van een inbreuk. De meldingstermijn van 24 uur begint op dat moment dan ook niet te lopen. Zodra de verwerker wel kennis heeft van de inbreuk, moet hij die binnen 24 uur melden bij de verwerkingsverantwoordelijke. De termijn van 24 uur is een maximale termijn.

De termijn van 72 uur die de verwerkingsverantwoordelijke heeft om de inbreuk te melden bij de toezichthoudende autoriteit begint te lopen, zodra de verwerkingsverantwoordelijke kennis heeft genomen van de inbreuk. Zie hiervoor opinie 250 van de EDPB: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxx00/xxxx-xxxxxx.xxx?xxxx_xxx000000 (en dan vooral onderaan pagina 15). Dus als de inbreuk heeft plaatsgevonden bij de verwerker en deze meldt het aan de verwerkingsverantwoordelijke, heeft laatstgenoemde pas op dat moment kennis genomen van de inbreuk en begint de meldingstermijn van 72 uur te lopen.

Ten behoeve van de uiteindelijke melding aan de toezichthoudende autoriteit verstrekt de verwerker alle hem beschikbare informatie aan de Verwerkingsverantwoordelijke zoals vermeld op het formulier van Xxxxxxxxx van de Autoriteit Persoonsgegevens (hierna: AP).

Let op: De verwerker doet nooit zelf een melding bij de AP.

Verwerkingsverantwoordelijke moet zorgen voor een 24/7 bereikbaarheid om zo een melding via het afgesproken kanaal in ontvangst te kunnen nemen. Als een verwerker is aangesloten bij de IBD, kan verwerker ervoor kiezen om een inbreuk ook te melden via IBD. De IBD is een CERT en is erop ingericht om in geval van een inbreuk direct alle betrokken gemeenten te informeren.

5.3 Een verwerkingsverantwoordelijke heeft alleen toegang heeft tot het logboek van de verwerker voor zover dat betrekking heeft op de verwerkingen die worden gedaan in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke.

5.4: De beslissing om de inbreuk te melden bij de toezichthoudende autoriteit en/of de betrokkene ligt bij de verwerkingsverantwoordelijke en niet bij de verwerker.

6.1: Afspraken over aansprakelijkheid t.a.v. de verwerking van persoonsgegevens, audits en de exit-strategie horen thuis in de hoofdovereenkomst. Als hierover geen afspraken zijn gemaakt, adviseren wij partijen om dat alsnog te doen, hetzij in de hoofdovereenkomst, of in een addendum bij de hoofdovereenkomst. In die gevallen dat er helemaal geen hoofdovereenkomst is, kunnen partijen ervoor kiezen om deze afspraken te maken in een addendum bij de Standaard VWO. En dus niet in de Standaard VWO zelf. Zie ook § 2.3.

7.1 Afspraken over de exit-strategie, audits en de aansprakelijkheid t.a.v. de verwerking van persoonsgegevens horen thuis in de hoofdovereenkomst. Als hierover geen afspraken zijn gemaakt adviseren wij partijen om dat alsnog te doen, hetzij in de hoofdovereenkomst, of in een addendum bij de hoofdovereenkomst. In die gevallen dat er helemaal geen hoofdovereenkomst is, kunnen partijen er voor kiezen om deze afspraken te maken in een addendum bij de Standaard VWO. En dus niet in de Standaard VWO zelf. Zie ook § 2.3.

Er zijn verschillende manieren waarop partijen de exit-strategie vorm kunnen geven. Artikel 22 van de GIBIT 2020 is onder andere een voorbeeld van een exit-strategie die aan de minimumvoorwaarden voldoet.


2.6 Toelichting bijlagen

Bijlage 1:

De verwerker vult bijlage 1 in. Als deze daarbij hulp nodig heeft, kan de verwerker de hulp inroepen van de verwerkingsverantwoordelijke.

Tabel 1: In het eerste deel wordt ingevuld:


Persoonsgegevens

Arbeidsgegevens

Functie, werktijden

Beeldmateriaal

Videomateriaal, audiomateriaal

Contactgegevens

e-mailadres, telefoonnummer, adres

Identiteitsgegevens

Identificatienr., paspoortnr., BTW nummer ZZP-er

Inloggegevens

Gebruikersnaam, wachtwoord

Internetgegevens

IP-adres, online surfgedrag, cookies

Locatiegegevens

Lengtegraad, breedtegraad

Persoonlijke gegevens

Naam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, gezinssamenstelling


Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

Biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon

BSN

Financiële gegevens

Genetische gegevens

Gezondheidsgegevens

Lidmaatschap van een vakbond

Politieke opvattingen

Ras of etnische afkomst

Religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen

Seksueel gedrag of seksuele gerichtheid

Strafrechtelijke persoonsgegevens



Doorgifte derde landen

Als persoonsgegevens worden doorgegeven naar (of toegankelijk zijn in) een land buiten de EER moet dat hier worden aangegeven.

Doorgifte-instrument

Als er sprake is van een verwerking buiten de EER moet aangegeven worden welk doorgifte-instrument wordt gebruikt. De doorgifte-instrumenten zijn:

  1. Adequaatheidsbesluit

  2. Specifieke uitzonderingen (art. 49).

  3. Standaard bepalingen (standard contractual clauses SCCs);

  4. Bindende bedrijfsvoorschriften (binding corporate rules, BCRs);

  5. Gedragsregels (codes of conduct;-certificationmechanisms);

  6. Ad hoc modelcontractbepalingen (ad hoc contractual clauses).


Volgens de aanbevelingen van de EDPB n.a.v. de Xxxxxxx XX uitspraak van het Hof van Justitie van de EU (Recommendations 01/2020, d.d. 10 november 2020) moeten aanvullende maatregelen genomen worden als gebruik wordt gemaakt van doorgifte-instrument 3 – 6. Zo wordt nl. een aan de AVG gelijkwaardig beschermingsniveau bewerkstelligd (zie Bijlage 2 van de EDPB aanbevelingen).




Hieronder een voorbeeld :

Naam verwerking/Welke dienst en/of product

Verwerkings-doeleinden

Categorieën van betrokkenen

(Bijzondere) persoonsgegevens

Doorgifte naar derde landen

Doorgifte instrument

Aanvullende maatregelen (indien van toepassing)

Xxxxxxsite CMS

" - identificatie binnen de applicatie - content kunnen plaatsen - registreren nieuwsbrief abonnees - reactiemogelijk op content (bv vacature)"

Gebruiker van de dienstverlening (medewerkers en inwoners)

NAW / Gebruikersnaam en wachtwoord / emailadres / telefoonnummer / pasfoto / politieke partij

Nee



Xxxform

"Benodigd om bepaalde diensten te kunnen afnemen. Bijvoorbeeld het doorgeven van een verhuizing"

Gebruiker van de dienstverlening (bezoeker website)

NAW / BSN / Overige formuliergegevens (afhankelijk van uitvraag)

Nee





Tabel 2: hier wordt ingevuld:

  • Wie zijn (ook buiten kantooruren!) de contactpersonen van de verwerkingsverantwoordelijke, de verwerker en de IBD.

  • De IBD is telefonisch 24 uur per dag bereikbaar. De mail van de IBD wordt niet 24 uur per dag gelezen.


Tabel 3: hier wordt ingevuld:

  • Indien er sprake is van subverwerkers, dan vult verwerker dat hier in. Verwerker zorgt dat vanaf de start van de verwerkersovereenkomst inzichtelijk is welke subverwerkers zijn ingeschakeld.


Bijlage 2:

Bijlage 2 is een praktische uitwerking van artikel 32 AVG. Dus verwerker geeft hier aan welke passende technische en organisatorische maatregelen hij heeft genomen die een op het risico afgestemd beveiligingsniveau waarborgen. Dus de verwerker geeft aan welk normenstelsel hij voldoet, hoe de toereikendheid van de informatiebeveiliging is gewaarborgd. En in dat kader kan verwerker aangeven of hij is aangesloten bij een door de AP goedgekeurde gedragscode.


Normenstelsel: Hier wordt een keuze gemaakt voor het normenstelsel dat van toepassing is op de verwerking waarover de overeenkomst wordt afgesloten. Dit is bij voorkeur de BIO maar, indien verwerker kan aantonen dat hij voldoet aan een andere vergelijkbare norm, kan die hier ook worden ingevuld om de punten 1 en 2 van deze bijlage met elkaar in één lijn te brengen.



Toereikendheid: Omdat het onder de AVG belangrijk is om te kunnen aantonen dat de verwerking voldoet aan de afgesproken eisen over een niveau van beveiliging dat past bij de verwerking, wordt hier aangegeven hoe een verwerker dit kan aantonen. Hierbij zijn diverse mogelijkheden aan te kruisen. Waar relevant verstrekt3 Verwerker bewijsstukken (zoals een geldig certificaat, verklaring van toepasselijkheid en andere bewijsstukken) waaruit blijkt dat wordt voldaan aan opgegeven normen, certificeringen, etc. Tenzij het zonder meer verstrekken de informatieveiligheid van Verwerker ernstig verlaagt.

Het is aan de verwerkingsverantwoordelijke om te beoordelen of deze verantwoording voldoende is voor de betreffende verwerking en ook aan verwerker om actief te controleren of aan deze paragraaf van de bijlage gevolg wordt gegeven. Voor meer informatie over hoe je kunt bepalen of een certificaat valide is, kunt u de IBD factsheet over assurance lezen.


Verder kan de verwerker aangeven of deze is aangesloten bij een goedgekeurde gedragscode.


Bijlage 3:

Bijlage 3 is géén onderdeel van de Standaard VWO.


Partijen hebben niet altijd afspraken gemaakt over de aansprakelijkheid, de exit-strategie en/of de uitvoering van audits. Soms willen zij hierover alsnog afspraken maken. In de GIBIT 2020 zijn de aansprakelijkheid, de exit-strategie en de uitvoering van audits wel geregeld. In Bijlage 3 staan de artikelen uit de GIBIT 2020 over deze onderwerpen. Partijen kunnen er voor kiezen om deze artikelen over te nemen in een bijlage bij de hoofdovereenkomst of een bijlage bij de Standaard VWO (en dus niet in de Standaard VWO zelf!).



3.Standaard verwerkersovereenkomst gemeenten


Verwerkersovereenkomst uitvoering <naam hoofdovereenkomst>


Gemeente <naam gemeente>, waarvan <het college van Burgemeester en Wethouders/de Gemeenteraad> de verwerkingsverantwoordelijke is, verder te noemen Verwerkingsverantwoordelijke, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de <heer of mevrouw> <persoonsnaam>, <functie>


en


<Bedrijf>, gevestigd te <plaatsnaam>, KVK-nummer <nummer>verder te noemen Verwerker, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de <de heer of mevrouw>, <persoonsnaam> , <functie>,


hierna afzonderlijk te noemen “Partij”, of gezamenlijk “Partijen”


Overwegen het volgende:

  1. Partijen hebben op <datum> de <titel hoofdovereenkomst>, hierna Hoofdovereenkomst, afgesloten, op grond waarvan Verwerker de volgende dienst(en) levert aan de Verwerkingsverantwoordelijke: <specificatie dienst(en)>;

  2. Verwerker verwerkt voor de uitvoering van de Hoofdovereenkomst Persoonsgegevens voor Verwerkingsverantwoordelijke;

  3. Op de verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker zijn de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG) van toepassing;

  4. Partijen willen in aanvulling op de AVG en de UAVG de volgende afspraken over de verwerking van Persoonsgegevens vastleggen in deze verwerkersovereenkomst (hierna: de Verwerkersovereenkomst);


En komen het volgende overeen:


Artikel 1 Definities

1.1 Begrippen uit de AVG en de UAVG die in deze Verwerkersovereenkomst worden gebruikt, hebben dezelfde betekenis.

1.2 Bijlagen: aanhangsels bij deze Verwerkersovereenkomst, die onlosmakelijk deel uitmaken van deze Verwerkersovereenkomst.


Artikel 2 Ingangsdatum en duur


2.1 Deze Verwerkersovereenkomst gaat in op het moment dat de Hoofdovereenkomst tot stand is gekomen, tenzij Partijen anders overeenkomen.

2.2 Deze Verwerkersovereenkomst eindigt op het moment dat Verwerker de verwerking van Persoonsgegevens op grond van de Hoofdovereenkomst heeft beëindigd en de afspraken over het teruggeven en/of wissen van Persoonsgegevens zijn nagekomen.


Artikel 3 Onderwerp van deze Verwerkersovereenkomst

3.1 Verwerker verwerkt de door of via Verwerkingsverantwoordelijke ter beschikking gestelde Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke voor de uitvoering van de Hoofdovereenkomst en uitsluitend overeenkomstig schriftelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke wettelijke bepaling hem tot verwerking verplicht. In dat geval zal Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke, voorafgaand aan de verwerking, daarvan zonder onredelijke vertraging in kennis stellen, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.

3.2 De door Verwerker uit te voeren verwerkingen staan beschreven in tabel 1 van Bijlage 1.


Artikel 4 Inhoudelijke afspraken

4.1 Beveiligingsmaatregelen

Verwerker zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen om de Persoonsgegevens goed te beveiligen, zoals bedoeld in artikel 32 AVG. De wijze waarop Verwerker de passende technische en organisatorische maatregelen aantoont, staat in Bijlage 2.

4.2 Audits

Verwerker verleent alle benodigde medewerking aan audits uitgevoerd door een gecertificeerde auditor over de nakoming van de afspraken binnen deze Verwerkersovereenkomst en Bijlagen, tenzij Verwerker door middel van een geldige certificering, die periodiek door een geaccrediteerde instelling wordt getoetst, heeft aangetoond dat Verwerker de gemaakte afspraken nakomt. De kosten van deze audit worden gedragen door Verwerkingsverantwoordelijke (zowel eigen kosten als kosten van Verwerker), tenzij de auditor één of meer tekortkomingen van niet ondergeschikte aard van Verwerker constateert die ten nadele zijn van Verwerkingsverantwoordelijke.

4.3 Verwerking buiten de EER

Verwerker mag Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (laten) verwerken wanneer is voldaan aan de voorwaarden van artikel 45 of 46 AVG. Wanneer er sprake is van een verwerking buiten de EER, dan stelt Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke daarvan vooraf op de hoogte.

4.4 Geheimhouding

Personen die werken voor (sub)Verwerker en (sub)Verwerker zelf, moeten Persoonsgegevens waarmee zij werken geheimhouden. De personen die werken voor Xxxxxxxxx en subverwerkers hebben daarom een geheimhoudingsverklaring getekend, of zich op een andere manier schriftelijk gebonden aan de geheimhouding.

4.5 Subverwerkers

De ten tijde van het afsluiten van deze Verwerkersovereenkomst bekende subverwerkers vermeldt Verwerker in tabel 3 van Bijlage 1. Verwerkingsverantwoordelijke verleent hierbij algemene toestemming voor de inschakeling van subverwerkers. Verwerker houdt na de start van de werkzaamheden Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte van de beoogde inschakeling van nieuwe subverwerkers. Bij de inschakeling van subverwerkers blijven de artikelen 28.2 en 28.4 AVG onverkort van kracht.

4.6 Rechten van betrokkenen

Als een betrokkene een beroep doet op zijn rechten zoals genoemd in artikel 12 t/m 22 AVG, helpt Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke om daarop binnen de wettelijke termijnen een beslissing te nemen.

4.7 Gegevensbeschermingseffectbeoordeling en voorafgaande raadpleging

Op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke werkt Verwerker altijd mee aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een voorafgaande raadpleging als bedoeld in artikel 35 en 36 AVG.


Artikel 5 Inbreuk in verband met Persoonsgegevens

5.1 Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, maar uiterlijk binnen 24 uur, informeren na vaststelling van een (vermoedelijke) Inbreuk in verband met Persoonsgegevens. Verwerker vermeldt hierbij voor zover bekend de vermeende oorzaak van de (vermoedelijke) Inbreuk, de categorie persoonsgegevens, de categorie betrokkenen en het aantal betrokkenen.

5.2 In geval van een Inbreuk neemt Verwerker zonder onredelijke vertraging alle maatregelen om de Inbreuk te herstellen, de gevolgen daarvan te beperken en verdere Inbreuken te voorkomen.

5.3 Verwerker heeft een gedetailleerd logboek van de Inbreuken en de maatregelen die op Inbreuken zijn genomen. Verwerkingsverantwoordelijke mag dat inzien, wanneer deze daarom vraagt.

5.4 Verwerkingsverantwoordelijke beslist of de Inbreuk moet worden gemeld bij de toezichthoudende autoriteit en/of Betrokkene. Verwerker ondersteunt de Verwerkingsverantwoordelijke waar nodig bij de melding aan de toezichthoudende autoriteit en/of Betrokkene.


Artikel 6 Aansprakelijkheid

6.1 Eventuele in de Hoofdovereenkomst overeengekomen beperkingen van de aansprakelijkheid hebben ook betrekking op de Verwerkersovereenkomst.


Artikel 7 Beëindigen verwerkersovereenkomst

7.1 Partijen moeten in de Hoofdovereenkomst afspraken maken over de beëindiging van de Hoofdovereenkomst en de daaruit voortvloeiende teruggave en wissing van Persoonsgegevens.

7.2 De geheimhouding geldt ook nog na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst.


Artikel 8 Overige bepalingen

8.1 Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen, ook als alleen één Partij vindt dat er een geschil is, zullen in eerste instantie worden voorgelegd aan dezelfde bevoegde rechter als genoemd in de Hoofdovereenkomst.


Ondertekening

Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend,


Ingangsdatum: <……………>


Gemeente <naam gemeente> <Naam organisatie>

De burgemeester van <naam gemeente>


namens deze: <naam, functie> namens deze: <naam, functie>


plaats: <……………..> plaats: <………………………>


datum: <………………….> datum: <…………………….>




Bijlage 1: Overzicht van te verwerken persoonsgegevens


  1. Naam verwerking, doeleinden categorieën van betrokkenen, categorieën persoonsgegevens en eventuele doorgifte naar derde landen.

Naam verwerking

Verwerkings-doeleinden

Categorieën van Betrokkenen

Categorieën Persoons-gegevens (waaronder bijzondere persoonsgegevens)

Doorgifte naar derde landen

Doorgifte-instrument

Aanvullende maatregelen (indien van toepassing)








  1. Contactgegevens

Contactpersoon Verwerkingsverantwoordelijke (NB: Ook buiten kantooruren)

Naam:

Contactgegevens:

Contactpersoon Verwerker (NB: Ook buiten kantooruren)

Naam:

Contactgegevens:

Contactgegevens IBD

telefoonnummer: 000-000 00 00

e-mailadres : xxxxxxx@xxx.xx


NB: Eventuele wijzigingen in bovenstaande tabellen geven partijen op korte termijn aan elkaar door.


  1. Ingeschakelde subverwerkers

Naam en contactgegevens subverwerker

KvK-nummer

Uitbestede verwerkingen

Toepassing




















Bijlage 2: Aantonen passend niveau van beveiliging


Normenstelsel

□ De verwerker werkt volgens een algemeen erkende norm voor informatiebeveiliging, te weten:

………………………………………….. (vermeld normenstelsel, zoals bijvoorbeeld NEN7510, NEN/ISO 27001, PCI/DSS) en is volgens deze norm wel/niet gecertificeerd.


□ De verwerker werkt volgens een algemeen erkende overheidsnorm zoals de BIO, of vergelijkbaar, te weten: ……………………………………………………………………………………………………..,


□ De verwerker werkt volgens een andere norm, te weten: ……………………………………………………………………………………..


Toereikendheid

De toereikendheid van de informatiebeveiliging blijkt uit het volgende:


  • Verwerker verstrekt een actueel en geldig certificaat en verklaring van toepasselijkheid (VVT);

  • Rapportages van periodieke externe controles zoals audits, pentesten of TPM’s (bijv. ISAE3xxx SOC type II);

  • Een assurance rapport (TPM) van een auditor die is aangesloten bij NOREA;

  • Eigen controles of eigen mededelingen over de beveiligingsmaatregelen zoals hieronder beschreven (in lijn met de aanpak uit hoofdstuk 4.4 uit de BIO, een ICV): ……………………………………………………………………………………………


NB: Uit de certificering/periodieke externe controles/audits of uit de eigen controles/beschrijvingen blijkt of kan afgeleid worden dat de beveiliging passend is bij de verwerking(en) genoemd in Bijlage 1.



Aansluiting bij goedgekeurde gedragscode

    • Xxxxxxxxx is aangesloten bij een door een toezichthoudende autoriteit goedgekeurde gedragscode, te weten ………………………………………………………………………………………………………………….


Deze bijlage is facultatief: Alleen als bijlage opnemen als deze van toepassing is!


Bijlage 3: Relevante GIBIT 2020 artikelen


Artikel 13. Aansprakelijkheid

13.1 De partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen, of jegens de ander onrechtmatig handelt, is tegenover de andere partij aansprakelijk voor de door deze aldus geleden en/of te lijden schade.

13.2 Voor zover nakoming niet reeds blijvend onmogelijk is, of de verbintenis voortvloeit uit onrechtmatige daad of strekt tot schadevergoeding, vindt lid 1 slechts toepassing met inachtneming van het bepaalde in artikel 20.9 omtrent verzuim.

13.3 De in lid 1 bedoelde aansprakelijkheid voor persoons- en zaakschade en daaruit voortvloeiende schade, is beperkt tot een bedrag van € 1.250.000,– per gebeurtenis. Samenhangende gebeurtenissen worden daarbij aangemerkt als één gebeurtenis.

13.4 De aansprakelijkheid voor overige schade is beperkt tot tien maal de Jaarvergoeding per gebeurtenis. De totale aansprakelijkheid per jaar bedraagt evenwel nooit meer dan twintig maal de Jaarvergoeding (ongeacht het aantal gebeurtenissen). Samenhangende gebeurtenissen worden daarbij aangemerkt als één gebeurtenis.

13.5 De in dit artikel opgenomen beperkingen van aansprakelijkheid komen te vervallen:

i) in geval van aanspraken van derden op schadevergoeding ten gevolge van dood of letsel en/of;

ii) indien sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van de andere partij of diens Personeel; en/of

iii) in geval van schending van intellectuele eigendomsrechten als bedoeld in artikel 17;

iv) ten aanzien van door de toezichthoudende autoriteit opgelegde boetes:

  1. voor zover die boetes ook rechtstreeks aan de Leverancier hadden kunnen worden opgelegd, maar niet zijn opgelegd; en

  2. onder de voorwaarde dat Opdrachtgever Leverancier:

  1. onverwijld schriftelijk informeert over een door een toezichthoudende autoriteit gestart onderzoek dat kan leiden tot een boete alsmede over en het bestaan en de inhoud van de opgelegde boete; en

  2. Leverancier volledig betrekt bij het voeren van verweer tegen die boete althans het aan Leverancier toe te rekenen deel van die boete.

13.6 Alle verplichtingen, ook die krachtens de belasting-, zorgverzekerings- en sociale verzekeringswetgeving met betrekking tot Personeel van Leverancier, komen ten laste van Leverancier. Leverancier vrijwaart Opdrachtgever tegen elke aansprakelijkheid die daarmee verband houdt. Op deze vrijwaring zijn de voorgaande beperkingen van aansprakelijkheid niet van toepassing.


Artikel 20. Opschorting, opzegging en ontbinding

Gevolgen van beëindiging

20.14 Leverancier retourneert of verwijdert bij het, op welke grond dan ook, eindigen van de Overeenkomst(en) onverwijld alle hem door Opdrachtgever ter hand gestelde documenten, boeken, bescheiden en andere zaken (waaronder begrepen gegevens- en informatiedragers). Bij vroegtijdige beëindiging geldt het voorgaande wederkerig.


Artikel 21. Controlerecht en medewerking audits bij Opdrachtgever

Controlerecht

21.1 Opdrachtgever is gerechtigd de naleving door Leverancier van de wezenlijke verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst, de GIBIT 2020 en de daarmee samenhangende overeenkomsten (SLA, verwerkersovereenkomst, etc.), alsmede de juistheid van toegezonden facturen, binnen een redelijke termijn door een onafhankelijke ter zake deskundige aan geheimhouding gebonden derde te laten controleren.

21.2 Opdrachtgever zal alvorens een controle te doen verrichten eerst Leverancier om de op grond van het vorige lid noodzakelijke informatie vragen.

21.3 De controle zal alleen plaatsvinden indien Opdrachtgever - ook na beantwoording van het in het vorige lid bedoelde verzoek om informatie - gerede twijfel heeft over de nakoming van de verplichtingen door Leverancier, of indien Opdrachtgever anderszins een gerechtvaardigd belang bij de controle heeft (o.m. wettelijke plicht, instructie toezichthouder).

21.4 Leverancier zal alle redelijkerwijs te verwachten medewerking verlenen aan een dergelijke controle. Leverancier zal in dat kader ten minste inzage verlenen in alle relevante gegevens en achtergrondinformatie die relevant kan zijn in het kader van voornoemde controle. Ook zal Leverancier toegang verlenen tot de locatie waar de diensten worden verleend.

21.5 Opdrachtgever staat er voor in dat de in het eerste lid bedoelde derde eventueel door Leverancier gehanteerde voorschriften zal opvolgen. Indien de controle niet (volledig) kan worden uitgevoerd vanwege voornoemde voorschriften, dan komt dit evenwel voor risico van Leverancier.

21.6 De kosten voor deze controle worden gedragen door Opdrachtgever (zowel eigen kosten als kosten van de Leverancier), tenzij de derde één of meer tekortkomingen van niet ondergeschikte aard van Leverancier constateert die ten nadele zijn van Opdrachtgever.


Medewerking audits bij Opdrachtgever

21.7 Voor zover Opdrachtgever afhankelijk is van Leverancier voor de uitvoering van (wettelijke verplichte) audits, zal Leverancier alle noodzakelijke medewerking verlenen aan de uitvoering van deze audits. De kosten voor deze medewerking worden gedragen door Opdrachtgever.


Artikel 22. Overstap, beperkte voortzetting, overdracht en verlengd gebruik

Exit-plan

22.1 Op eerste verzoek van Opdrachtgever zullen Partijen een exit-plan opstellen waarin wordt vastgelegd wat er dient te gebeuren ter voorbereiding op en uitvoering van de in dit artikel beschreven werkzaamheden. Artikel 5.2 en 5.3 zijn van overeenkomstige toepassing op het exit-plan.

22.2 De in dit artikel bedoelde werkzaamheden – te weten overstap (artikel 22.3 e.v.), beperkte voortzetting (artikel 22.6 e.v.), overdracht (artikel 22.8) en beperkte verlenging (artikel 22.9) – zullen worden verricht overeenkomstig het exit-plan en het bepaalde in de Overeenkomst en de GIBIT 2020, tegen de dan reguliere tarieven van Leverancier.


Overstap naar soortgelijke ICT Prestatie

22.3 Leverancier doet bij het, op welke grond ook beëindigen van de Overeenkomst(en), op eerste verzoek van Opdrachtgever datgene wat redelijkerwijs noodzakelijk is om er voor te zorgen dat een nieuwe leverancier of Opdrachtgever zelf zonder belemmeringen een soortgelijke ICT Prestatie ten behoeve van Opdrachtgever kan verrichten (zulks met uitzondering van de afgifte van de broncode van de Programmatuur).

22.4 Onder de in het vorige lid bedoelde redelijke maatregelen in het kader van de overstap naar een andere leverancier/ander systeem worden in ieder geval verstaan (naar keuze van Opdrachtgever):

i) het alsnog aan de verplichtingen uit artikel 18 voldoen;

ii) het vernietigen van de gegevens waarvoor Opdrachtgever verantwoordelijk is (tegen afgifte van bewijs van vernietiging);

iii) het technisch ontvlechten en ontmantelen van (een deel van) de ICT Presentatie

22.5 In afwijking van artikel 22.2 worden voornoemde diensten kosteloos verricht indien sprake is van een toerekenbaar tekortschieten door Leverancier. De onder sub 22.4ii) bedoelde werkzaamheden worden op verzoek hoe dan ook kosteloos verricht.



Beperkte voortzetting van ICT Prestatie

22.6 Leverancier verklaart zich reeds nu voor alsdan bereid bij beëindiging van de Overeenkomst(en) - op welke grond dan ook - op eerste verzoek van Opdrachtgever:

i) een nieuwe ICT Prestatie of beperkte voortzetting van de bestaande ICT Prestatie te leveren waarmee Opdrachtgever in staat blijft de met de huidige ICT Prestatie opgeslagen gegevens te raadplegen; en

ii) een beperkte vorm van Onderhoud te (blijven) verlenen op de in het vorige lid bedoelde ICT Prestatie (namelijk binnen de kaders van de in het vorige lid bedoelde beperkte functionaliteit).

22.7 Voor de duur en kosten voor de in het vorige lid bedoelde ICT Prestatie geldt dat:

i) de duur ten minste een zodanige duur is dat Opdrachtgever aan de wettelijke administratieplichten kan voldoen;

ii) de kosten voor in redelijke verhouding staan tot de oorspronkelijke kosten voor de gehele ICT Prestatie (naar rato van de verminderde functionaliteit), met dien verstande dat noodzakelijke verlengingen van Derdenprogrammatuur volledig kunnen worden doorbelast.


Overdracht ICT Prestatie

22.8 Opdrachtgever is gerechtigd de ICT Prestatie geheel of gedeeltelijk, inclusief alle daarbij behorende Gebruiksrechten en alle aanspraken in het kader van Onderhoud, onder gelijkblijvende voorwaarden (waaronder begrepen gelijkblijvende omvang Gebruiksrechten) over te dragen aan een gemeenschappelijke regeling of andere entiteit met een publieke functie in het kader van een uitbesteding van een deel van de activiteiten van Opdrachtgever. Leverancier zal alle noodzakelijke medewerking verlenen aan voornoemde overdracht. Leverancier is niet gerechtigd voor de overgang als zodanig kosten in rekening te brengen, wel voor eventueel aanvullend te verrichten werkzaamheden. Derdenprogrammatuur is alleen overdraagbaar voor zover de wet of de toepasselijke licentievoorwaarden daaraan niet in de weg staan (vgl. artikel 19.5).


Verlengd gebruik

22.9 Leverancier verklaart zich voorts bereid om Opdrachtgever desgewenst toe te staan het gebruik van de ICT Prestatie na de beëindigingsdatum voor een redelijke periode te verlengen, indien de werkzaamheden overeenkomstig het Exit-plan niet tijdig zijn afgerond. Hiervoor zal een vergoeding in rekening worden gebracht naar rato van de laatst geldende gebruiksvergoedingen (waarbij noodzakelijke verlengingen van Derdenprogrammatuur volledig kunnen worden doorbelast), tenzij de niet-tijdige afronding van de Exit-werkzaamheden toerekenbaar is aan Leverancier (de verlenging is dan gratis).



1 Voor vragen over de GIBIT 2020 kunt u contact opnemen met xxxx@xxxxx.xx

2 Zie hiervoor Bijlage 3.

3 Hardcopy, dia de mail, of via een link.

1


Document Metadata

Filed: December 15th, 2021