Postvolmachtkaarten - algemene voorwaarden

Versie van toepassing vanaf 1 januari 2018

Deze algemene voorwaarden bepalen de voorwaarden en modaliteiten die van toepassing zijn op de aanvragen voor postvolmachtkaarten en op het gebruik dat ervan gemaakt wordt om (de hieronder bepaalde) Ingeschreven Zendingen en Gewone Postliggende Zendingen af te halen, in ontvangst te nemen of te weigeren.

De bepalingen van de algemene voorwaarden inzake de dienstverlening van bpost zijn eveneens van toepassing. Als die bepalingen en deze algemene voorwaarden elkaar tegenspreken, dan hebben deze algemene voorwaarden de overhand. De algemene of bijzondere voorwaarden van de Klant of van andere partijen dan bpost zijn in geen enkel geval van toepassing.

1. Definities

• “Postkantoor”: de postkantoren of PostPunten (zie lijst op xxx.xxxxx.xx) waar de Ingeschreven Zendingen kunnen worden afgehaald.

• “Ingeschreven Zendingen”: de aangetekende postzendingen en de postzendingen met aangegeven waarde zoals gedefinieerd door de postregelgeving.

• “Gewone Postliggende Zendingen”: de postzendingen die worden bewaard in het Postkantoor met het oog op de overhandiging ervan aan de bestemmeling of zijn volmachthebber.

• “Klant”: 1/ de natuurlijke persoon die als volmachtgever op het aanvraagformulier voor een postvolmachtkaart staat ingeval de kaart wordt aangevraagd door een natuurlijk persoon die handelt in zijn eigen naam of 2/ de rechtspersoon in naam en voor rekening van wie een Wettelijke Vertegenwoordiger als volmachtgever een aanvraag doet voor een postvolmachtkaart (en die in dit geval een zetel of vestiging in België heeft).

• “Wettelijke Vertegenwoordiger”: de natuurlijke perso(o) n(en) die als vertegenwoordiger(s) van een organisatie Ingeschreven Zendingen of Gewone Postliggende Zendingen mag (mogen) ontvangen of weigeren, krachtens de oprichtingsakten van deze organisatie of enige officiële akte die uitgaat van deze organisatie en die tot doel heeft om deze personen deze bevoegdheid te verlenen.

2. Toepassingsgebied

Standaard kan de Klant met de postvolmachtkaart elke houder van deze kaart volmacht verlenen. De kaart mag dus door verschillende personen worden gebruikt om de aan

de Klant geadresseerde Ingeschreven Zendingen en Gewone Postliggende Zendingen op het op de zending vermelde adres of in het Postkantoor waar de zending bewaard wordt, in ontvangst te nemen of te weigeren.

Indien hij dat wenst, dan heeft de Klant de mogelijkheid om met behulp van de kaart aan een specifieke persoon volmacht te verlenen. In dat geval mag slechts die volmachthebber

de aan de Klant geadresseerde Ingeschreven Zendingen en Gewone Postliggende Zendingen op het op de zending

vermelde adres of in het Postkantoor waar de zending bewaard wordt, in ontvangst nemen of weigeren. Daartoe vult de

Klant manueel met pen met onuitwisbare inkt de naam en de voornaam in van de gekozen volmachthebber in de ruimte die daarvoor op de voorzijde van de kaart is voorzien. Per kaart mag slechts één volmachthebber worden aangeduid. De naam en de voornaam van de volmachthebber moeten leesbaar

zijn en mogen daarna niet meer worden veranderd. Het is niet toegestaan om de naam en voornaam van een eerder aangeduide volmachthebber uit te wissen of door te halen.

Eenzelfde Klant mag meerdere postvolmachtkaarten aanvragen (voor meerdere volmachthebbers, meerdere organisaties…).

Met de postvolmachtkaart kan de houder:

• geen Ingeschreven Zendingen ontvangen, weigeren of afhalen waarvoor de afzender heeft gevraagd om ze aan de geadresseerde zelf te overhandigen overeenkomstig de geldende regels en procedures;

• geen andere handeling namens de Klant jegens bpost uitvoeren.

3. Aanvraag voor een postvolmachtkaart

De postvolmachtkaarten kunnen worden aangevraagd en betaald:

• in de Postkantoren (maar niet in de PostPunten);

• of online op de website van bpost;

Een postvolmachtkaart moet worden aangevraagd met het juiste formulier, dat verkrijgbaar is in de Postkantoren (niet in de PostPunten) en via de website van bpost. Het formulier moet worden ondertekend door de Klant (als het om een natuurlijk persoon gaat) of door een Wettelijke Vertegenwoordiger van de rechtspersoon (als de Klant een rechtspersoon is). Om een postvolmachtkaart te krijgen, moet de aanvrager de volgende documenten aan de verlener van postdiensten voorleggen:

1° voor een volmachtkaart voor een natuurlijke persoon: een recto-versokopie van het identiteitsbewijs van de persoon die volmacht geeft;

2° voor een volmachtkaart voor een rechtspersoon:

• een recto-versokopie van het identiteitsbewijs van de wettelijke vertegenwoordiger van de rechtspersoon;

• een bewijs van vertegenwoordiging of benoeming dat aantoont dat de aanvrager wettelijk bevoegd is om dat te doen in naam van de rechtspersoon;

• in geval van een recente verhuizing die nog niet is opgenomen in het Belgisch Staatsblad: een kopie van het officiële attest van adresverandering.

De postvolmachtkaart wordt binnen een indicatieve termijn van 2 weken naar het adres en de contactpersoon gestuurd die op het aanvraagformulier zijn vermeld. bpost kan geen gevolg geven aan de aanvraag van de Klant als de vereiste gegevens niet (of niet leesbaar) op het formulier zijn vermeld. bpost behoudt zich het recht voor om een aanvraag voor een postvolmachtkaart te weigeren als de Klant nog openstaande facturen heeft m.b.t. andere door bpost geleverde diensten De Klant zal verzocht worden om de betaling te doen bij afgifte van het formulier in het Postkantoor of als hij zijn bestelling op de website van

bpost bevestigt. Indien bpost om één of andere reden geen gevolg kan geven aan de aanvraag, dan wordt het betaalde bedrag later aan de Klant terugbetaald.

4. Geldigheidsduur en verlenging

De geldigheidsduur van een postvolmachtkaart is zevenendertig (37) maanden, te rekenen vanaf de eerste dag van de maand waarin de aanvraag gebeurde (overhandiging van het aanvraagformulier). bpost behoudt zich het recht voor om bij het verstrijken van de volmachtkaart contact met de klant op te nemen om hem de modaliteiten voor de verlenging ervan voor te stellen.

5. Wijzigingen en annuleringen

Indien de Klant dat wenst, dan kan hij vragen om een vervanging van de kaarten waarvan de vermeldingen onjuist zijn geworden door een nieuw aanvraagformulier in te vullen en het toepasselijke tarief te betalen (de prijs is dezelfde als die voor een nieuwe kaart).

De Klant kan vragen om een nog geldige postvolmachtkaart te annuleren door ze terug te sturen naar bpost, Centrale

Dienst Volmachten, Xxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx. Bij een dergelijke annulering bestaat er evenwel geen recht op terugbetaling van de prijs van de kaart. Als de aanvraag tot annulering niet gepaard gaat met de terugzending van de betreffende kaart, dan wordt de kaart niet uit omloop genomen.

In geval van faillissement (rechtspersoon) of overlijden (natuurlijk persoon) van de Klant van wie de naam op de postvolmachtkaart staat, dient de Klant bpost daarvan op de hoogte stellen en de kaart terug te sturen naar het volgende adres: bpost, Centrale Dienst Volmachten, Xxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx.

Indien de Klant een verloren of gestolen kaart wil vervangen, dan kan hij daarvoor een aanvraag indienen bij de Klantendienst van bpost (02 201 11 11 – service.

xxxxxx@xxxxx.xx). De verloren of gestolen kaart wordt dan vervangen en de nieuwe kaart wordt naar de Klant gestuurd binnen een termijn van twee (2) weken, te rekenen vanaf de betaling door de Klant van de prijs die gelijk is aan de prijs voor een nieuwe kaart. De aandacht van de Klant wordt gevestigd op het feit dat bpost een verloren of gestolen kaart niet buiten gebruik kan stellen.

6. Overhandiging en afhaling van de postzendingen

Om aan de Klant geadresseerde Ingeschreven Zendingen of Gewone Postliggende Zendingen in ontvangst te nemen of af te halen, moet de houder van een postvolmachtkaart deze kaart en een identiteitsbewijs tonen aan de postman- uitreiker, de loketbediende of iedere andere aangestelde

of gevolmachtigde van bpost die daarom verzoekt. Indien hij deze stukken niet kan voorleggen, dan behoudt bpost zich het recht voor de betrokken zendingen niet te overhandigen. Als de afzender een bericht van ontvangst heeft gevraagd, dan worden de zendingen slechts aan de kaarthouder overhandigd nadat hij de datum van afgifte, zijn gegevens en zijn handtekening heeft geplaatst op het bericht van ontvangst dat hem door de bediende of gevolmachtigde van bpost zal worden voorgelegd. bpost behoudt zich het recht voor om de betrokken zendingen niet te overhandigen als er een postvolmachtkaart wordt voorgelegd waarvan de geldigheidsduur is verstreken

of waarvan de op de zending vermelde naam niet overeenstemt met de op de kaart vermelde naam van de Klant. De postvolmachtkaarten zijn geldig voor de afgifte van Ingeschreven Zendingen of Gewone Postliggende Zendingen door de postmannen op ronde, maar ook in de Postkantoren en de PostPunten.

7. Tarief

De aanvraag voor een postvolmachtkaart geeft aanleiding tot de inning, per kaart, van het tarief dat geldt op de dag van de aanvraag (d.w.z. de dag waarop het formulier wordt afgegeven of verstuurd). De prijzen zijn niet onderworpen aan de btw. De eventuele huidige en toekomstige

rechten, taksen, bijdragen en indirecte belastingen die openbare instanties kunnen heffen naar aanleiding van of in toepassing van de dienst waarop deze algemene voorwaarden betrekking hebben, zijn altijd voor rekening van de Klant en kunnen desgevallend bovenop de prijs gevorderd worden, na de verzending van de kaarten. bpost heeft het recht om de tarieven op om het even

welk ogenblik aan te passen, ook voor de verlengingen van kaarten die al in omloop zijn.

8. Verklaringen van de Klant

De Klant verklaart dat hij de nodige bevoegdheden heeft en dat hij alle interne en externe goedkeuringen en toelatingen heeft gekregen die nodig zijn om de verbintenissen uit te voeren die hij in het kader van deze Algemene Voorwaarden is aangegaan. Als hij als Wettelijke Vertegenwoordiger handelt, verklaart de persoon die de postvolmachtkaart aanvraagt dat hij gemachtigd is om de in deze algemene voorwaarden bedoelde zendingen in ontvangst te nemen krachtens de aktes van zijn organisatie. De Klant verklaart dat het aanvragen van de kaart niet strijdig is met de statuten (of andere oprichtingsdocumenten of documenten van de bevoegde organen) van de Klant, noch met eender welk(e) vonnis, besluit, verordening of administratieve beslissing die van toepassing zou zijn op hem of op een dergelijke overeenkomst, wettelijke bepaling of verplichting waardoor hij gebonden zou zijn.

9. Aansprakelijkheid

De Klant is volledig en exclusief verantwoordelijk voor het gebruik dat wordt gemaakt van de postvolmachtkaarten waarvan hij aan bpost vraagt om deze naar een gebruiksadres te sturen. Hij is zich ervan bewust dat de postvolmachtkaarten standaard niet op naam zijn en

dat ze derhalve voor de in deze algemene voorwaarden beschreven doeleinden kunnen worden gebruikt door om het even wie die deze in zijn bezit heeft en ze voorlegt aan een bediende of gevolmachtigde van bpost. bpost kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor het gebruik van een postvolmachtkaart door een persoon die niet tot de organisatie van de Klant behoort. Indien de Klant ervoor opteert om de naam van een specifieke

gevolmachtigde op de kaart te vermelden, dan is de Klant exclusief verantwoordelijk voor de overhandiging van de postvolmachtkaart aan deze derde persoon. bpost is niet aansprakelijk voor eender welke schade ten aanzien van de Klant, de houder of derden, die zou kunnen resulteren uit misbruik of frauduleus gebruik van de postvolmachtkaart, indien met name gestolen of vervalste identiteitsbewijzen overgelegd worden of als Ingeschreven Zendingen of Gewone Postliggende Zendingen overhandigd werden

na overlegging van valse postvolmachtkaarten. In geval van faillissement, vereffening of overlijden van de Klant, zijn enkel en alleen de Klant, zijn rechthebbenden of de vereffenaar/curator aansprakelijk ten overstaan van bpost,

de afzenders van de zendingen en om het even welke derde,

voor de gevolgen die zijn verbonden aan het in omloop blijven van postvolmachtkaarten na het faillissement, de vereffening of het overlijden van de Klant. bpost kan niet aansprakelijk worden gesteld in geval van een gebeurtenis die aan zijn wil en aan zijn controle ontsnapt (overmacht), met dien verstande dat met name de volgende gevallen overmacht zijn: daden van openbare instanties, storingen, nationale, regionale of lokale stakingen van het voltallige personeel van bpost of een deel ervan, overstromingen, brand, bliksem, ontploffingen, instortingen, elke daad of nalatigheid van een persoon of entiteit die aan de redelijke controle van bpost ontsnapt enz. De Klant is aansprakelijk voor elke schade die bpost zou kunnen lijden ingevolge het niet-naleven door de Klant van zijn verplichtingen die uit deze algemene voorwaarden voortvloeien en met name voor de schade die het gevolg is van het doorgeven van verkeerde informatie of een gebrek aan snelheid tijdens de verwerking of de overhandiging van de kaarten. Hij dient bpost te vrijwaren tegen elke vordering door derden met

betrekking tot schade die ze zouden kunnen lijden door het ongeoorloofd of kwaadwillig gebruik van de kaarten.

10. Persoonsgegevens

De persoonsgegevens die de Klant en de volmachthebber ons via dit document bezorgt, zullen door bpost (Muntcentrum, 0000 Xxxxxxx), die de verantwoordelijke voor de verwerking is, worden verwerkt voor de ontvangst of de weigering van Ingeschreven of gewone Zendingen bestemd voor de klant, het beheer van de contractuele relatie en de preventie van fraude en misbruik.

Voor het afdrukken en verzenden van volmachtkaarten, zullen deze gegevens worden overgemaakt aan Speciaaldrukkerij Lijnco Groningen BV, Xxxxxxx 000, 0000 XX Xxxxxxxxx, Xxxxxxxxxxx.

Het is mogelijk dat uw persoonsgegevens beschikbaar zijn voor IT-providers van bpost en voor exploitanten van advertentie platformen (zoals Google, Facebook, Twitter,

LinkedIn etc) om het bestaan van een account gelinkt aan de hiervoor vermelde email adressen te verifiëren en om onze boodschappen via hun platformen te verspreiden.

Deze zijn soms buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd. In dat geval zal bpost een modelcontract van de Europese Commissie sluiten met de dienstverlener en

zullen de waarborgen opgenomen in dat modelcontract van toepassing zijn.

bpost behoudt zich het recht voor om uw persoonsgegevens verder te gebruiken om u te informeren over de diensten die bpost aanbiedt of uitvoert en dit

op basis van het gerechtvaardigde belang van bpost om haar diensten bij haar klanten te promoten, via diverse kanalen zoals brief, e-mail, telefoon en advertentie platformen (zoals Google, Facebook, Twitter, LinkedIn, etc) waar de betrokken persoon een account heeft dat

gelinkt is aan zijn e-mail adres (na voorafgaande verificatie uitgevoerd door de beheerders van deze platformen). Uw

persoonsgegevens kunnen op basis van deze grond ook aan andere ondernemingen binnen de bpost-groep worden meegedeeld om u via diezelfde kanalen te informeren over hun producten en diensten.

De Klant garandeert dat zijn personeelsleden geïnformeerd zijn over de behandeling van hun persoonlijke gegevens door bpost.

De persoonsgegevens van de Klant en de volmachthebber zullen gedurende een termijn van 3 jaren na de einddatum van het contract worden bewaard.

Als de Klant of de volmachthebber wensen bezwaar te maken tegen het gebruik van hun persoonsgegevens in verband met de doeleinden van het communiceren van informatie over de diensten die bpost aanbiedt of uitvoert of het doorgeven van de gegevens binnen de bpost-groep, kunnen zij ons op elk moment een schriftelijk, gedateerd en ondertekend verzoek zenden, samen met een bewijs van hun identiteit, op het volgende adres: bpost, postbus 5000, 0000 Xxxxxxx, of online via de link naar het onlineformulier dat beschikbaar is in ons charter persoonlijke levenssfeer: http:// xxx.xxxxx.xx/xxxx/xx/xxxxxxx.

De Klant en de volmachthebber hebben onder bepaalde voorwaarden eveneens het recht om inzage te vragen in hun persoonsgegevens, indien nodig de verbetering ervan te vragen, om de verwijdering van hun gegevens te vragen of om de verwerking van hun gegevens te beperken,

of om de overdracht van hun gegevens te vragen door een schriftelijk, gedateerd en ondertekend verzoek met bewijs van hun identiteit naar het bovengenoemde adres te verzenden. De Klant en de volmachthebber hebben ten slotte ook het recht om een klacht in te dienen

bij de gegevensbeschermingsautoriteit in België als zij geen antwoord ontvangen op één van de bovenstaande verzoeken (xxxxx://xxx.xxxxxxxx xxxxxxxxx.xx/xx).

11. Andere beschikkingen

Deze algemene voorwaarden kunnen op elk ogenblik door bpost worden gewijzigd De nieuwe algemene voorwaarden, zoals aangepast, zijn van toepassing vanaf hun terbeschikkingstelling. Indien één van de bepalingen van deze algemene voorwaarden nietig is of niet- tegenstelbaar aan de Klant, dan wordt deze bepaling geacht niet geschreven te zijn; de andere bepalingen blijven niettemin van kracht. bpost behoudt zich het recht voor om voor de uitvoering van zijn verplichtingen die uit deze algemene voorwaarden voortvloeien, een beroep te doen op onderaannemers. Deze algemene

voorwaarden worden geregeld door het Belgische recht. Elke betwisting betreffende deze algemene voorwaarden of de Overeenkomst die niet in der minne opgelost kan worden, wordt uitsluitend beslecht door de Hoven en Rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement Brussel.

Service Centre + 00 (0)0 000 00 00 xxx.xxxxx.xx

Document Metadata

Table of Contents

Postvolmachtkaarten - algemene voorwaarden

Document Metadata