Beheersovereenkomst

VR 2011 2406 DOC.0565/2

Beheersovereenkomst

van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid

Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen

2011 - 2015

Inhoudsopgave

I. Algemene bepalingen 3

Ondertekenende partijen 3

Voorwerp van de overeenkomst 3

Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst 4

Definities 4

II. Engagementen van het agentschap. 5

Relevante beleidsdoelstellingen / Xxxxxxxxxxxx 0

Strategische en operationele organisatiedoelstellingen 14

Strategisch project: Masterplan voor het museumgebouw 25

Interne werking 30

Aanvullende opdrachten 37

Andere engagementen 37

III. Engagementen van de Vlaamse regering 38

Financiële bepalingen 38

Andere engagementen 38

IV. Financiële betrekkingen tussen de ondertekenende partijen 38

Herkomst van de financiële middelen van het agentschap 38

Financiële betrekkingen tussen de ondertekenende partijen 39

Algemene bepalingen inzake het beheer van de financiële middelen 3939

V. Opvolging, rapportering en evaluatie 39

Opvolging en rapportering 39

Evaluatie 40

VI. Geschillenregeling 400

VII. Aanpassingen beheersovereenkomst - opschortende voorwaarden 411

VIII. Aanvullende bepalingen en overgangsbepalingen 41

Beheersovereenkomst van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid

Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen 2011 - 2015

I. Algemene bepalingen

Ondertekenende partijen

Deze beheersovereenkomst wordt gesloten tussen

De Vlaamse Regering, voor wie optreedt xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxxx, Vlaams mi- nister van Leefmilieu, Natuur en Cultuur, gevestigd te 0000 Xxxxxxx, Xxxxxxxxxx 00,

hierna genoemd ‘de minister’ en

het intern verzelfstandigd agentschap Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen, vertegenwoordigd door de xxxx Xxxx Xxxxxxx, administrateur- generaal, gevestigd te 0000 Xxxxxxxxx, Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx 0

hierna genoemd ‘het agentschap’.

Voorwerp van de overeenkomst

Deze beheersovereenkomst wordt gesloten ter uitvoering van artikel 7 van het ‘Besluit van de Vlaamse Regering tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Koninklijk Museum voor Schone Kun- sten Antwerpen’ van 19 september 2008.

Deze beheersovereenkomst wordt tevens gesloten overeenkomstig artikel 8 van het ‘Kaderdecreet Bestuurlijk Beleid’ van 18 juli 2003 dat bepaalt dat tussen de Vlaamse Regering en het hoofd van een intern verzelfstandigd agentschap na onderhandeling een beheersovereenkomst wordt gesloten.

Deze beheersovereenkomst is een wederzijdse overeenkomst tussen de bevoegde Vlaamse minister gemachtigd door de Vlaamse Regering en een intern verzelf- standigd agentschap, handelend over de bijzondere regels en voorwaarden waar- onder het agentschap opdrachten zoals omschreven in zijn oprichtingsbepalingen moet uitvoeren.

Zij regelt de wederzijdse verantwoordelijkheden in het kader van de hierna ge- noemde doelstellingen. De overeenkomst wordt tevens opgevat als een stuur- en opvolgingsinstrument binnen de volledige beleids- en beheerscyclus, alsmede de financiële cyclus, en is in het bijzonder gericht op een doelmatige uitvoering, op- volging en evaluatie.

Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst

§1. Deze overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2011 en eindigt op 31 de- cember 2015.

§2. Om in te spelen op wijzigende omstandigheden kan jaarlijks, op verzoek van één van de partijen, en volgens de modaliteiten zoals hierna vastgelegd, een bij- akte gesloten worden tot wijziging van deze overeenkomst.

Definities

- Agentschap: het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoon- lijkheid Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen (KMSKA) zoals opgericht bij het ‘Besluit van de Vlaamse Regering tot oprichting van het in- tern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen’ van 19 september 2008,

- Agentschap voor Facilitair Management (AFM),

- Departement: het departement binnen het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media,

- Departement Bestuurszaken (BZ),

- Departement Financiën en Begroting (FB),

- Fonds voor Culturele Infrastructuur (FoCI),

- International Council of Museums (ICOM),

- Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA),

- Managementcomité van het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media (MACODO),

- Managementondersteunende Diensten (MOD) van het ministerie van Cul- tuur, Jeugd, Sport en Media,

- Masterplan : Masterplan voor het museumgebouw van het KMSKA.

- Minister: Vlaams minister van Leefmilieu, Natuur en Cultuur, onder wiens hiërarchisch gezag het agentschap ressorteert (Cfr. Artikel 6 BVR 19 septem- ber 2008).

II. Engagementen van het agentschap

Relevante beleidsdoelstellingen / Beleidskader

Het agentschap draagt via zijn werking bij tot het realiseren van het Vlaams re- geerakkoord 2009-2014, de doelstellingen in de Vlaamse Regeringsverklaring, de Beleidsnota Cultuur 2009-2014 met bijhorende jaarlijkse beleidsbrieven en de meerjarenbegroting.

Het Vlaams regeerakkoord 2009-2014 vermeldt op p. 67 aangaande het KMSKA:

“Bij de besteding van de middelen wordt voorrang gegeven aan het onderhoud en de uitbouw van de eigen infrastructuur en wordt bijzondere aandacht besteed aan duurzaamheid en architecturale kwaliteit. De Vlaamse Regering bevestigt haar keuze om te investeren in de verbouwingen van het KMSKA en de Koningin Xxxxx- xxxxxxxx, inclusief de residentie voor de Filharmonie, en in de ontwikkeling van de Waalse Krook in Gent”.

Met dit Masterplan voor de renovatie van het museumgebouw geeft de Vlaamse Regering het KMSKA de broodnodige infrastructuur en de kans om zijn werking op een hoger niveau te tillen om zo uit te groeien tot een nieuw referentiepunt in het museumlandschap. Hierdoor kan het KMSKA een belangrijke bijdrage leve- ren aan de ontwikkeling en internationale culturele uitstraling van Vlaanderen.

Het regeerakkoord wordt verder uitgewerkt in de Beleidsnota Cultuur 2009 - 2014 die volgende strategische doelstellingen bevat:

SD 1. Duurzaam beleid voeren,

SD 2. Participatie en diversiteit als motoren voor vernieuwing verankeren, SD 3. E-cultuur en digitalisering bevorderen,

SD 4. Competentieverwerving en -waardering stimuleren,

SD 5. Aandacht voor cultuurmanagement en een culturele economie, SD 6. Internationaal cultuurbeleid versterken,

SD 7. Eco-cultuur initiëren.

Het agentschap schrijft zich in dit beleid in. Dit wordt duidelijk in onderstaande concordantietabel die de doorvertaling van de doelstellingencascade bevat. In de kolom SD/OD worden de strategische en operationele doelstellingen van het KMSKA gelinkt aan de strategische doelstellingen uit de Beleidsnota cultuur 2009 – 2014. De beleidsnota cultuur werd door de minister praktisch vertaald in het Raamkader beleidsnota cultuur. Dit document werd door het KMSKA verder uitgewerkt in de Implementatie beleidsnota cultuur voor die acties waarbij het rechtstreeks betrokken is. Omwille van de consistentie tussen de verschillende beleidsdocumenten werd deze Implementatie beleidsnota cultuur integraal over- genomen, ook al beperken sommige acties zich vanaf 2011 tot de evaluatie ervan. Wanneer de SD vermeld wordt is de dekkingsgraad volledig. De kolom Acties be- vat een doorvertaling van de acties van het KMSKA naar de relevante acties uit de Beleidsnota en het Raamkader beleidsnota cultuur.

BELEIDSNOTA / RAAMKADER BELEIDSNOTA CULTUUR			KMSKA
			SD/OD	ACTIES
SD1. Duurzaam beleid voeren			SD 1 Collecties OD 1.1 Collectieontwikkeling OD 1.2 Wetenschappelijk onderzoek OD 1.3 Presentatie- en tentoonstellingsbeleid OD 1.4 Collectiebeheer OD 1.5 Conservatie OD 1.6 Restauratie SD 3 Kennis OD 3.1 Documentaire informatie OD 3.2 Publicaties OD 3.3 Kennismanagement OD 4.1 Deugdzaam bestuur OD 4.4 HRM-beleid OD 5.1 Masterplan
	OD21: De eigen instellingen blijven ondersteu- nen
		Duurzame beheersvorm voor het KMSKA		A 4.1.1

BELEIDSNOTA / RAAMKADER BELEIDSNOTA CULTUUR			KMSKA
				Deugdzaam bestuur A 4.1.2 Belanghebbendenmanagement
		Coördinatie projectmanagement Master- plan museumgebouw		A 5.1.1 Masterplan
		Collectiebeheer in functie van het master- plan		A 1.4.1 Collectiebeheersplan A 1.4.2 Toegankelijke collecties A 1.5.1 Preventieve conservering A 1.5.2 Conserveringsplan A 1.6.1 Restauratieplan
SD2. Participatie en diversiteit als motoren voor ver- nieuwing verankeren			SD 2 Publiek OD 2.1 Publieksbereik OD 2.2 Educatie en evenementen OD 2.3 Bezoekerservaring OD 2.4 Bezoekersfaciliteiten OD 3.2 Publicaties
	OD20. Participatie bevorderen door evenemen- ten
		Opzetten van een publieksgericht beleid		A 1.3.1 Presentatie eigen collectie

BELEIDSNOTA / RAAMKADER BELEIDSNOTA CULTUUR			KMSKA
				A 1.3.2 Tentoonstellingsprojecten A 2.1.1 Communicatieplan A 2.1.2 Marketingplan A 2.1.3 Partnerschappen A 2.2.1 Educatie A 2.2.2 Evenementen A 2.3.1 Verbeterde uitrusting A 2.3.2 Professioneel onthaal A 2.4.1 Museumshop A 2.4.2 Museumcafé A 3.2.1 Publicaties
SD3. E-cultuur en digitalisering bevorderen			OD 2.1 Publieksbereik SD 3 Kennis OD 3.1 Documentaire informatie OD 3.2 Publicaties OD 3.3

BELEIDSNOTA / RAAMKADER BELEIDSNOTA CULTUUR			KMSKA
			Kennismanagement
	Algemeen
		E-cultuurbeleid verder ontwikkelen		A 2.1.1 Communicatieplan A 2.1.2 Marketingplan A 2.1.3 Partnerschappen A 3.2.1 Publicaties
	OD7. Ontwikkeling van de digitale bibliotheek OD19. Digitalisering en nieuwe vormen van ont- sluiting aanmoedigen
		Geïntegreerd elektronisch collectiebestand: collectiecatalogus		A 3.1.1 Ontwikkeling documentaire informatie A 3.1.2 Documentaire informatiebeheersplan A 3.1.3 Toegankelijkheid documentaire informatie A 3.2.1 Publicaties
		Digitaliseren collecties: uitwerken centraal beeldbeheer		A 3.1.1 Ontwikkeling documentaire informatie A 3.1.2 Documentaire informatiebeheersplan A 3.1.3 Toegankelijkheid documentaire informatie A 3.2.1 Publicaties
	OD16. Inzetten op bewaring en ontsluiting van

BELEIDSNOTA / RAAMKADER BELEIDSNOTA CULTUUR			KMSKA
	erfgoed
		Bibliotheek, archief en documentatiecen- trum doen groeien naar een kenniscentrum		A 3.1.1 Ontwikkeling documentaire informatie A 3.1.2 Documentaire informatiebeheersplan A 3.1.3 Toegankelijkheid documentaire informatie A 3.2.1 Publicaties
SD4. Competentieverwerving en -waardering stimu- leren			OD 1.2 Wetenschappelijk onderzoek OD 2.2 Educatie en evenementen OD 3.1 Documentaire informatie OD 3.2 Publicaties OD 4.4 HRM-beleid
	Algemeen
		Ontwikkelen van wetenschappelijke ken- nis i.v.m. museologische expertise		A 1.2.1 Cultureel-antropologische onderdzoekspro- gramma’s A 1.2.2 Materiaaltechnische onderszoeksprogram- ma’s A 1.2.3 Museologische onderzoeksprogramma’s
SD5. Aandacht voor cultuurmanagement en een cul- turele economie			OD 3.3 Kennismanagement

BELEIDSNOTA / RAAMKADER BELEIDSNOTA CULTUUR			KMSKA
			SD 4 Ondersteuning OD 4.1 Deugdzaam bestuur OD 4.2 Financieel beleid OD 4.3 Wettelijke verplichtingen OD 4.4 HRM-beleid
	Algemeen
		Opstellen van een bedrijfscontinuïteitsplan i.h.k.v. organisatiebeheersing		A 3.3.2 Bedrijfscontinuïteitsmanagementplan
		Enterprise Resource Planning: uitbouwen intern management- en prestatiemeetsys- teem		A 3.3.1 Systeem interne controle en organisatiebe- heersing
SD6. Internationaal cultuurbeleid versterken			SD 1 Collecties OD 1.1 Collectieontwikkeling OD 1.2 Wetenschappelijk onderzoek OD 1.3 Presentatie- en tentoonstellingsbeleid OD 1.4 Collectiebeheer OD 1.5 Conservatie OD 1.6 Restauratie OD 2.2 Educatie en evenementen

BELEIDSNOTA / RAAMKADER BELEIDSNOTA CULTUUR			KMSKA
			OD 3.2 Publicaties OD 4.1 Deugdzaam bestuur
	Algemeen
		Een sterke bijdrage tot het Belgisch voor- zitterschap EU		A 1.3.1 Presentatie eigen collectie (Closing Time) A 1.3.2 Tentoonstellingsprojecten (Closing Time - Xxxxx ontmaskerd) A 2.2.2 Evenementen (Gastheer EU-activiteiten)
		Realisatie pilootproject Kunst en Mobili- teit i.h.k.v. het Europees programma Mo- bility of Collections		A 1.1.2 Collectiemobiliteit
	OD16. Inzetten op bewaring en ontsluiting van erfgoed
		Onderzoek rond profiel van de museum- collecties		A 1.1.1 Collectieverwerving A.1.2.1 Cultureel-antropologische onderzoekspro- gramma’s A 3.2.1 Publicaties
	OD17. Internationale ambitie met de 'Collectie Vlaanderen'
		Uitgeven van wetenschappelijke publica- ties		A 3.2.1 Publicaties
		Organisatie van tentoonstellingsprojecten met internationale uitstraling		A 1.3.2 Tentoonstellingsprojecten

BELEIDSNOTA / RAAMKADER BELEIDSNOTA CULTUUR			KMSKA
	OD21. De eigen instellingen blijven ondersteu- nen
		Uitwerken en bestendigen van internatio- nele onderzoeksprojecten: kunsthistorisch en materiaal-technisch		A 1.2.1 Cultureel-antropologische onderdzoekspro- gramma’s A 1.2.2 Materiaaltechnische onderszoeksprogram- ma’s A 1.2.3 Museologische onderzoeksprogramma’s
		Verworven expertise delen en promoten op (inter-) nationaal niveau		A 1.2.1 Cultureel-antropologische onderdzoekspro- gramma’s A 1.2.2 Materiaaltechnische onderszoeksprogram- ma’s A 1.2.3 Museologische onderzoeksprogramma’s
SD7. Eco-cultuur initiëren			OD 5.1 Masterplan OD 5.2 Infrastructuur
	OD25. Investeren in culturele infrastructuur
		Opstellen van milieuactieplan		A 5.2.1 Infrastructuurbeheersplan

Strategische en operationele organisatiedoelstellingen

Wetenschappelijke instelling

Het KMSKA is een wetenschappelijke instelling van de Vlaamse overheid en een onderzoekscentrum van het Vlaamse erfgoed. In de verzamelingen van het KMSKA bevinden zich 8.230 kunstwerken : 2.800 schilderijen, 4.000 tekeningen en prenten, 700 beeldhouwwerken en 730 overige werken (o.m. parafernalia, mixed media). De verzamelingen bevatten hoofdzakelijk werk van Vlaamse en Belgische kunstenaars van de 14de eeuw tot het midden van de 20ste eeuw. Het KMSKA legt zich toe op de studie van zijn patrimonium door kunsthistorische onderzoeken, materiaal-technische onderzoeken en restauraties. Via publicaties en tentoonstellingen worden de onderzoeksresultaten publiek bekendgemaakt. De verschillende onderzoeken bepalen de verwerving en de conservatie van de kunstwerken. Het verzamelen van documentaire gegevens en archieven, de kunsthistorische bibliotheek en permanente studie in verband met publieksin- formatie zijn elementaire onderdelen van de wetenschappelijke opdracht van het KMSKA.

Missie

“Het agentschap KMSKA heeft als missie langs museale weg het nationale en in- ternationale publiek in de eerste plaats een representatief overzicht te bieden van de beeldende kunst in de Zuidelijke Nederlanden van de eerste helft van de 14e tot de eerste helft van de 20ste eeuw. Bovendien doet het museum dat in een Europese context die door de aanwezigheid van een aantal topstukken wordt aangereikt. Het agentschap streeft ernaar de collectie, het historische gebouw en zijn daaraan ver- bonden kennis toegankelijk te maken voor een divers en ruim publiek. Het wil zo een bijdrage leveren aan de ontwikkeling en internationale culturele uitstraling van Vlaanderen. Essentieel voor alle facetten van zijn werking is dat daartoe net- werken en samenwerkingsverbanden op lokaal, regionaal, landelijk, Europees en mondiaal vlak worden uitgebouwd”, artikel 2 van het ‘Besluit van de Vlaamse Regering tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechts- persoonlijkheid Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen’ van 19 september 2008.

Visie

Kwaliteit en duurzaamheid in een vernieuwd museaal referentiepunt.

Strategische en operationele doelstellingen

Het KMSKA formuleert strategische en operationele doelstellingen vanuit zijn eigenheid als wetenschappelijke instelling en vanuit zijn missie en visie. De we- tenschappelijke en museale werking is geclusterd rond vijf kernbegrippen - col- lecties, publiek, kennis, ondersteuning en infrastructuur - die in essentie terug te voeren zijn op de internationaal erkende ICOM-definitie van een museum :

“Een museum is een permanente instelling, niet gericht op het behalen van winst, toegankelijk voor publiek, die ten dienste staat aan de samenleving en haar ont- wikkeling. Een museum verwerft, behoudt, onderzoekt, presenteert, documenteert en geeft bekendheid aan de materiële en immateriële getuigenissen van de mens en zijn omgeving, voor doeleinden van studie, educatie en genoegen” (ICOM 2006).

In deze eerste beheersovereenkomst wordt er een tijdspad uitgezet waarin in de beginfase aandacht gaat naar het opmaken van gevalideerde plannen. Deze plannen leiden vervolgens tot het uitwerken van een set betekenisvolle indicato- ren die nadien de opvolging van de doelstellingen mogelijk maken. De minimale en reeds bestaande indicatoren die de museale werking in kaart brengen worden evenwel toegevoegd.

Omdat het Masterplan gedurende deze beleidsperiode een prominente rol toebe- deeld krijgt, wordt het als een strategisch project in de beheersovereenkomst op- genomen.

SD 1 COLLECTIES

Via het uitbouwen, onderzoeken, beheren en behouden van de kunst- collecties een expertisecentrum van internationaal niveau opzetten en prestigieuze tentoonstellingen aanbieden

OD 1.1 Ontwikkelen en versterken van de collectie aan de hand van een collectieplan

Acties

1.1.1 Kwaliteitsvolle kunstwerken verwerven in overeenstemming met het collectieplan via aankoop, schenking, legaat, bruik- leen

1.1.2 Gefundeerde collectiemobiliteit uitwerken en realiseren

Indicatoren

- Gevalideerd collectieverwervingsplan beschikbaar tegen eind 2011

- Percentage kunstwerken ingeschreven in collectiemobiliteit in verhouding tot de volledige collectie

OD 1.2 (Inter-)nationaal wetenschappelijk onderzoek voeren naar de collectie vanuit een interdisciplinaire invalshoek

Acties

1.2.1 Ontwikkelen en uitvoeren van (inter-)nationale kunsthistori- sche en cultureel-antropologische onderzoeksprogramma's

1.2.2 Ontwikkelen en uitvoeren van materiaal-technische (inter-) nationale onderzoeksprogramma's

1.2.3 Ontwikkelen en uitvoeren van museologische (inter-)nationale onderzoeksprogramma's

Indicatoren

- Gevalideerd onderzoeksprogramma beschikbaar tegen eind 2011

- Aantal onderzoeksprojecten

- Voortgangscontrole met aanduiding van de gerealiseerde output

OD 1.3 Een evenwichtig, stimulerend, innovatief, informatief en aantrekkelijk presentatie- en tentoonstellingsbeleid ontwik- kelen en voorstellen vanuit zowel een nationaal als een in- ternationaal perspectief

Acties

1.3.1 De zichtbaarheid, de contextualisering en de toegankelijkheid van de eigen collectie voor het publiek maximaliseren

1.3.2 Ontwikkelen en presenteren van (inter-)nationale betekenis- volle en engagerende tentoonstellingsprojecten

Indicatoren

- Gevalideerd tentoonstellingsprogramma beschikbaar tegen eind 2011

- Aantal presentatie- en tentoonstellingsprojecten

- Voortgangscontrole met aanduiding van de gerealiseerde output

- Statistieken publieksbereik : zie : SD 2 Publiek

OD 1.4 De museumcollectie beheren in overeenstemming met het collectieplan

Acties

1.4.1 Opmaken en uitvoeren van een collectiebeheersplan conform de vigerende (inter-)nationale standaarden

1.4.2 Maximale toegang tot de collecties garanderen

Indicatoren

- Gevalideerd collectiebeheersplan beschikbaar tegen eind 2012

- Percentage kunstwerken beschreven in het collectieinformatiesys- teem

- Volledigheidsgraad beschrijvingen van kunstwerken opgenomen in het collectieinformatiesysteem

- Statistieken bruikleenverkeer

- Aantal collectiebezoeken in de niet voor het publiek toegankelijke ruimtes

OD 1.5 De museumcollectie bewaren in overeenstemming met het collectieplan

Acties

1.5.1 De preventieve conservering, de beveiliging van de collectie en de adequate omgevingsfactoren waarin de collectie wordt be- waard en tentoongesteld maximaal garanderen

1.5.2 Opmaken en uitvoeren van een conserveringsplan om het acuut gevaar voor verder verval van de verschillende deelcol- lecties te beperken en te stabiliseren

Indicatoren

- Gevalideerd conserveringsplan beschikbaar tegen eind 2011

- Percentage kunstwerken met minimale conditiecontrole

- Aantal collectiegerelateerde incidenten

OD 1.6 Via restauratie de staat van de museumcollectie op een ho- ger niveau brengen

Acties

1.6.1 Opmaken en uitvoeren van een restauratieplan om meer- waarde voor de collectie te realiseren

Indicatoren

- Gevalideerd restauratieplan beschikbaar tegen eind 2011

- Percentage gerestaureerde kunstwerken volgens restauratieplan

SD 2 PUBLIEK

De toekomst van het museum verzekeren door een ruim en divers pu- bliek aan te trekken en te inspireren aan de hand van boeiende verha- len

OD 2.1 Een breed en divers publiek aanspreken door gerichte com- municatie, strategische marketing en het afsluiten van de juiste partnerschappen

Acties

2.1.1 Opmaken en uitvoeren van een communicatieplan met aan- dacht voor de mogelijkheden van nieuwe technologieën

2.1.2 Opmaken en uitvoeren van een marketingplan met aandacht voor de mogelijkheden van nieuwe technologieën

2.1.3 De bestaande partnerschappen verdiepen en opportuniteiten voor het afsluiten van nieuwe partnerschappen benutten

Indicatoren

- Gevalideerd communicatieplan beschikbaar tegen eind 2011

- Gevalideerd marketingplan beschikbaar tegen eind 2011

- Datacollectie persgegevens en bezoekersgegevens

- Aantal communicatieinitiatieven

- Aantal persartikelen

- Statistieken publieksbereik : museumbezoek per doelgroep en ty- pe activiteit, website

- Periodieke kwaliteitsbevragingen van het publiek

- Aantal lopende partnerschappen

OD 2.2 Inspirerende educatieve en drempelverlagende programma's organiseren geënt op de collectie en de onderzoekspro- gramma's

Acties

2.2.1 Organiseren van educatieve activiteiten die de kunstbeleving stimuleren en het inzicht in de collectie verhogen

2.2.2 Organiseren van evenementen die het brede publiek laat ken- nis maken met het museum en zijn collectie

Indicatoren

- Aantal educatieve activiteiten en publieksbereik

- Aantal evenementen en publieksbereik

OD 2.3 Een rijke bezoekerservaring verzekeren waardoor herha- lingsbezoek wordt gestimuleerd

Acties

2.3.1 Maximaal inzetten op een verbeterde inrichting en uitrusting van het publieksgedeelte van het gebouw

2.3.2 Door professionalisering van de ontvangst de kwaliteit van het museumbezoek optimaliseren

Indicatoren

- Periodieke kwaliteits- en tevredenheidsbevragingen van het pu- bliek

OD 2.4 De beleving voor de bezoeker vervolledigen door het aanbie- den van extra dienstverlening

Acties

2.4.1 Het aanbod en de presentatie van de museumshop verder uit- bouwen en verbeteren

2.4.2 Een aangenaam museumcafé met een aantrekkelijk en afwis- selend aanbod realiseren

Indicatoren

- Assortiment en inkomsten

SD 3 KENNIS

Het museum doen groeien naar een kenniscentrum en het binnen- loodsen in een geïnformatiseerde 21ste eeuw

OD 3.1 De museale werking maximaal faciliteren door het uitbou- wen, beheren en toegankelijk maken van documentaire in- formatie

Acties

3.1.1 Ontwikkelen en versterken van de deelcollecties documentaire informatie

3.1.2 De deelcollecties documentaire informatie conform de vige- rende (inter-)nationale standaarden beheren en bewaren in overeenstemming met het documentaire informatiebeheers- plan

3.1.3 De deelcollecties documentaire informatie optimaal toeganke- lijk maken voor interne en externe klanten

Indicatoren

- Gevalideerd plan documentaire informatie : uitgeschreven collec- tievormings- en collectiebeheersplan per deelcollectie (collectiedo- cumentatie, bibliotheek, archief- en documentatiecentrum, beeld- beheer) beschikbaar tegen eind 2011

- Percentage gedocumenteerde kunstwerken in verhouding tot de volledige collectie

- Statistieken bibliotheek- en archiefwerking

- Percentage gedigitaliseerde kunstwerken in verhouding tot de volledige collectie

- Aantal informatieverstrekkingen en documentleveranties aan in- terne en externe klanten

OD 3.2 Bekendmaken van kennis en informatie over de collectie, de onderzoeksprogramma's en de activiteiten van het museum

Acties

3.2.1 Kennis en informatie publiceren in verschillende publicatie- vormen voor een gediversifieerd publiek inspelend op de mo- gelijkheden van nieuwe technologieën

Indicatoren

- Gevalideerd publicatieplan beschikbaar tegen eind 2011

- Aantal publicaties per publicatievorm

- Percentage kunstwerken toegankelijk via de collectiecatalogus on- line in verhouding tot de volledige collectie

OD 3.3 Het uitwerken en implementeren van een strategie voor kennismanagement met het oog op deugdelijk bestuur

Acties

3.3.1 Uitbouwen en implementeren van een adequaat systeem voor interne controle en organisatiebeheersing met het doel de ma- turiteit te meten en te verbeteren

3.3.2 Opmaken en uitvoeren van een bedrijfscontinuïteitsmanage- mentplan om de risico's voor de werking van het museum te beheersen

Indicatoren

- Gevalideerd strategisch plan kennismanagement beschikbaar te- gen eind 2013

- Gevalideerd bedrijfsontinuïteitsmanagementplan beschikbaar te- gen eind 2012

- Gevalideerd stappenplan voor een verbetertraject interne controle en organisatiebeheersing op maat van de wetenschappelijke in- stelling aan de hand van de initiële maturiteitsaudit (IAVA)

SD 4 ONDERSTEUNING

Door een gedegen management het museum en zijn werking van een solide basis voorzien

OD 4.1 De museale werking maximaal ondersteunen door het aan- sturen en opvolgen van de cycli van besturen en beheren

Acties

4.1.1 Via de beleids- en beheerscyclus, de financiële cyclus, de con- tractcyclus en de personeelscyclus de hoogste standaarden van deugdzaam bestuur toepassen en onderhouden

4.1.2 Efficiënt communiceren met alle bij de museumwerking be- trokken actoren : de politieke en bestuurlijke overheid, de in- terne en externe belanghebbenden

Indicatoren

- Gevalideerde beheersovereenkomst 2011 – 2015 en jaarlijkse on- dernemingsplannen

- Geactualiseerd beleidsplan tegen eind 2011

- De integratie van de cycli van besturen en beheren bewerkstelli- gen via periodiek intern geïnstitutionaliseerd overleg

- Actief deelnemen aan, uitvoeren en opvolgen van beslissingen ge- nomen in de schoot van bestuurlijke overlegorganen (binnen het beleidsdomein en bij uitbreiding binnen de Vlaamse Overheid)

- Aantal overlegmomenten met interne en externe belanghebben- den

OD 4.2 Een uitgebalanceerd en transparant financieel beleid voeren

Acties

4.2.1 De financiële cyclus conform de overheidsstandaarden toepas- sen en integreren in de cycli van besturen en beheren

4.2.2 In samenwerking met de bestuurlijke overheid, de non-profit en de private sector proactief de financiële middelen noodza- kelijk voor operationele en programmatorische werking van het museum verzekeren

Indicatoren

- Gevalideerd en geconsolideerd financieel meerjarenplan 2011 - 2015

- Geïntegreerd efficiënt beheer en periodieke opvolging van de ver- schillende inkomsten- en uitgavenstromen

- Financiële rapportering volgens de bepalingen van het Besluit van de Vlaamse Regering betreffende het financiële en materiële beheer van de dienst met afzonderlijk beheer Beheersdienst van het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten in Antwerpen (11 april 2008)

- Verdeling van en verhouding tussen de verschillende inkomsten- bronnen

OD 4.3 Het museum beheren in overeenstemming met de wettelijke verplichtingen

Acties

4.3.1 De contractcyclus conform de overheidsstandaarden toepassen

4.3.2 Overeenkomsten voortvloeiend uit de museale werking opma- ken en screenen op rechtsgeldigheid

Indicatoren

- Aantal opgemaakte contracten

- Aantal verstrekte adviezen

OD 4.4 Een stimulerend HRM-beleid voeren gericht op maximale ontwikkeling en adequate inzetbaarheid van de medewerker in de organisatie

Acties

4.4.1 Een efficiënt en accuraat personeelsbeheer voeren

4.4.2 Opzetten en toepassen van innoverende en ontwikkelingsge- richte HRM-projecten

Indicatoren

- Gevalideerd personeelsplan beschikbaar tegen eind 2011

- Statistieken personeelswerking

- Gefaseerd digitaliseringstraject voor personeelsdossiers

- Aantal uitgewerkte HRM-projecten

SD 5 INFRASTRUCTUUR

Vanuit een toenemend eco-bewustzijn het museum en zijn werking maximaal materieel faciliteren

OD 5.1 Het museumgebouw renoveren tot een hedendaags museum dat beantwoordt aan de eigentijdse en toekomstgerichte no- den

Acties

5.1.1 Strategisch project : Masterplan voor het museumgebouw

Indicatoren

- Voltooiing binnen timing en budget

OD 5.2 De infrastructuur en het onderhoud van de gebruikte loca- ties up to date houden

Acties

5.2.1 Ontwikkelen van een infrastructuurbeheersplan en punctueel uitvoeren van het onderhoudsplan

5.2.2 Een rationeel logistiek beheer voeren

5.2.3 De uitbouw, het onderhoud en de continuïteit van de ICT- infrastructuur verzekeren met inbegrip van de goede werking van de toepassingen

Indicatoren

- Gevalideerd infrastructuurbeheersplan beschikbaar tegen eind 2011

- Geactualiseerd onderhoudsplan

- Gevalideerd ICT-beheersplan beschikbaar tegen eind 2011

- Monitoring uptime en gebruikersondersteuning aan de hand van rapportering

OD 5.3 Een adequaat veiligheids- en preventiebeleid voeren

Acties

5.3.1 Opmaken en implementeren van een veiligheidsplan volgens de vigerende standaarden

5.3.2 Optimaliseren van de interne bewakingsdienst

5.3.3 Opmaken en organisatiebreed uitrollen van een globaal pre- ventieplan

Indicatoren

- Gevalideerd veiligheidsplan beschikbaar tegen eind 2011

- Gevalideerd preventieplan beschikbaar tegen eind 2010

- Inzet en percentage medewerkers dat voldoet aan alle kwalifica- ties op basis van het opleidingsplan van de interne bewakings- dienst

- Aantal incidenten inclusief opvolging volgens de categorisering van het intern noodplan

Strategisch project: Masterplan voor het museumgebouw

Het Vlaams regeerakkoord 2009-2014 vermeldt op p. 67 aangaande het KMSKA:

“De Vlaamse Regering bevestigt haar keuze om te investeren in de verbouwingen van het KMSKA en de Koningin Xxxxxxxxxxxxx, inclusief de residentie voor de Fil- harmonie, en in de ontwikkeling van de Waalse Krook in Gent”.

Bij de realisatie van het masterplan is het KMSKA als gebruiker van het gebouw de bevoorrechte partner en adviesverlener. De hoofdverantwoordelijke voor de realisatie van dit masterplan is de bouwheer, het Fonds voor Culturele Infra- structuur (FoCI), hierin bijgestaan door de mandataris, de Afdeling Studie en Advies van het Agentschap voor Facilitair Management (AFM). Het FoCI, geas- sisteerd door AFM, staat in voor het aanduiden van de ontwerper van elke fase alsook voor de aannemer na het volgen van de daartoe geldende procedures in het kader van de wet op de overheidsopdrachten en eventueel andere wetmatig- heden die gelden voor de Vlaamse Gemeenschap.

Tijdens de uitvoering van het masterplan voor renovatie van het KMSKA gaat de museumwerking onverminderd door. Op verschillende externe locaties (MAS Museum aan de Stroom, Fabiolazaal Antwerpen, Schepenhuis Mechelen, muse- um Wuyts-Van Campen en Baron Xxxxxx Xxxx) kan de bezoeker een substantieel deel van de museumcollectie zien, vaak in wisselende opstellingen. Het KMSKA staat in voor tentoonstellingsconcepten, art handling, gidsbeurten, educatieve activiteiten, boekingen, bewaking (deels) en communicatie van deze tentoonstel- lingen. De onderzoeksactiviteiten (Rubensonderzoek, Ensoronderzoek, materiaal- technisch onderzoek, museologisch onderzoek) van het KMSKA gaan eveneens door. Er worden tentoonstellingspakketten samengesteld voor het buitenland. Deze pakketten worden op de markt aangeboden, bovendien gebeurt de art hand- ling ervan door het KMSKA. De restauratoren zetten hun werk in een extern de- pot voort en intensifiëren dit nog in functie van de nieuwe presentatie in het ver- nieuwde museum. De wetenschappelijke bibliotheek en het archief- en documen- tatiecentrum blijven tijdens de sluiting toegankelijk, de werkzaamheden van hieraan verbonden medewerkers gaan eveneens voort. Het KMSKA voorziet een informatiepunt in de buurt van het museum. De museumsite moet ook bewaakt worden omdat een deel van de kunstwerken in het gebouw blijft tijdens de reno- vatie.

Op basis van de bij het opstellen van deze beheersovereenkomst gekende plan- ning volgt hierna een beknopt overzicht van de fasering van het Masterplan voor het museumgebouw en de belangrijkste betrokken bestuurlijke verantwoordelij- ken. De detailuitwerking wordt op het niveau van het ondernemingsplan uitge- werkt. Gelet op de voorziene einddatum zal het Masterplan eveneens een invloed hebben op de beheersovereenkomst vanaf 2016.

MASTERPLAN KMSKA		Bestuurlijke overheid
Fase	Implicaties	FoCI	AFM	KMSKA
FASE 1	Gebouw
2010 - 15/10/2011	Planning van uithuizing KMSKA en verhuis naar en ingebruikname van tijdelijke kantoren en depots		X	X
	Personeel
	Planning van interne werking KMSKA Planning van werking bij delocalisatie van personeelsleden en afspraken met gemeente, stad, provincie			X X
	Collectie
	Planning van inhuizing, inrichting van en verhuis naar voorlopig intern depot Planning van uithuizing en ingebruikname van extern depot	X	X	X X
	Planning van langdurige externe presentatie (nationaal) : satelliet-musea Planning van rondreizende tentoonstellingspakketten (internationaal)			X X
	Publiek
	Informeren van het publiek over de sluiting en de uithuizing Programmatie ‘kunsthal’			X X

MASTERPLAN KMSKA		Bestuurlijke overheid
Fase	Implicaties	FoCI	AFM	KMSKA
	Gebouw
FASE 2
Fase 2 A	Uitvoering fase 1 Masterplan : prioritaire werken : renovatie, sloop, asbestsanering, herstel- werkzaamheden, voorbereiding, realisatie en inrichting van het definitief intern depot Infrastructuur en het onderhoud van de extern gebruikte locaties up to date houden	X	X X	X X
15/10/2011 - 31/01/2014	Personeel
	Voortzetting en opvolging van interne werking KMSKA Voortzetting en opvolging van werking bij delocalisatie			X X
	Collectie
	Beheer van intern depot Beheer van extern depot			X X
	Opvolging van langdurige externe presentatie (nationaal) : satelliet-musea Opvolging van rondreizende tentoonstellingspakketten (internationaal)			X X
	Publiek ‘Het museum is dicht maar dichtbij’
	Het museum en zijn werking blijvend onder de aandacht van het publiek houden Virtueel museum uitbouwen			X X

MASTERPLAN KMSKA		Bestuurlijke overheid
Fase	Implicaties	FoCI	AFM	KMSKA
	Gebouw
FASE 2
Fase 2 B 01/02/2014 – 31/12/2017 (voorzien)	Uitvoering fase 2 Masterplan : realisatie verticaal museum Infrastructuur en het onderhoud van de extern gebruikte locaties up to date houden Planning van uithuizing tijdelijke kantoren en depots en verhuis naar en ingebruikname van het vernieuwde KMSKA Oplevering van het vernieuwde KMSKA Personeel	X X	X X X	X X X
	Voortzetting en opvolging van interne werking KMSKA Voortzetting en opvolging van werking bij delocalisatie Planning van personeelsinzet bij heropening			X X X
	Collectie
	Beheer van intern depot Beheer van extern depot Planning van uithuizing van extern depot			X X X
	Opvolging van langdurige externe presentatie (nationaal) : satelliet-musea Opvolging van rondreizende tentoonstellingspakketten (internationaal)			X X
	Planning concept vernieuwde presentatie en tentoonstelling			X
	Publiek ‘Het museum is dicht maar dichtbij’
	Het museum en zijn werking blijvend onder de aandacht van het publiek houden Virtueel museum uitbouwen Informeren van het publiek over de heropening van het vernieuwde KMSKA			X X X

MASTERPLAN KMSKA		Bestuurlijke overheid
Fase	Implicaties	FoCI	AFM	KMSKA
	Gebouw
FASE 3
	Verhuis naar en ingebruikname van het vernieuwde KMSKA		X	X
01/01/2017 - 30/06/2018 (voorzien)	Personeel Hernieuwde personeelsinzet bij heropening			X
	Collectie
	Ontruimen van extern depot Opbouw vernieuwde presentatie en tentoonstelling			X X
	Publiek ‘Terug naar het museum’
	Feestelijke heropening en prestigieuze tentoonstelling			X

Interne werking

Organisatiebeheersing

Het agentschap verhoogt verder de maturiteit van de eigen organisatie aan de hand van een verbetertraject.

Voor het KMSKA is dit de eerste beheersovereenkomst sinds het op 1 januari 2009 IVA zonder rechtspersoonlijkheid werd (BVR 19 september 2008 en BVR 20

maart 2009).

Tijdens de vernieuwingsoperatie Beter Bestuurlijk Beleid kon het KMSKA geen beroep doen op een traject met begeleidend transitiemanagement. Tot op heden werd er voor het KMSKA geen initiële maturiteitsaudit uitgevoerd.

De Interne Audit van de Vlaamse Administratie gaf tijdens het MACODO van 7 september 2010 toelichting met betrekking tot de vooruitzichten inzake audit- planning voor de periode 2011-2012, het controleprogramma Kwaliteit van In- formatie en Rapportering en het praktische verloop van de validatie-audits. IAVA deelde eveneens mee dat de initiële maturiteitsaudit voor het KMSKA ingepland wordt in de tweede helft van 2011.

Waar in de beheersovereenkomsten van de tweede generatie een verbetertraject om meetbare efficiciëntiewinsten te realiseren centraal staat past het voor het KMSKA bijgevolg beter een inhaaltraject voorop te stellen.

Bovendien een inhaaltraject dat gerealiseerd dient te worden in een periode van ingrijpende veranderingen voor het KMSKA gezien het tijdens het Masterplan zowel met de collectie, het personeel als de normale museale werking dient te verhuizen naar verschillende locaties en dit binnen de stringente budgettaire be- perkingen.

Dit inhaaltraject vertaalt zich voor deze eerste beheersovereenkomst (2011 – 2015) in : eerst plannen (P) maken en valideren (jaar 1 - 2), dan indicatoren op- stellen en valideren (jaar 1 - 2), vervolgens plannen uitvoeren (D) en evalueren

(A) (jaar 3 - 4 - 5). De set van indicatoren gehanteerd op het niveau van de opera- tionele doelstellingen (OD) resulteert in de opmaak van een aantal plannen die de museale kernwerking beslaan. Het gedetailleerd uitschrijven en het valideren van die plannen in het jaarlijkse ondernemingsplan zal aanleiding geven tot het bepalen van prioriteiten. Prioriteiten die op hun beurt gestalte geven aan het af te leggen gefaseerde verbetertraject.

Dit verhindert niet dat ook in de eerste twee jaren de museale werking onver- minderd doorgaat. Meer nog in het kader van het Masterplan zal tijdens deze beleidsperiode de museale werking nog in intensiteit toenemen en in eerste in- stantie geaxeerd worden op :

- het veilig herbergen van de collectie,

- de voortdurende publiekswerking a.h.v. ondermeer een ambitieus tentoon- stellingsprogramma en publieksactiviteiten,

- het systematisch onderzoek van de collectie waarbij een inhaalbeweging gerealiseerd wordt met als output een vernieuwde presentatie en organisa- tie van een prestigieus tentoonstellingsprogramma,

- het systematisch documenteren van de collectie waarbij eveneens een in- haalbeweging gerealiseerd wordt met als belangrijkste output een geactua- liseerde collectiecatalogus in verschillende publicatievormen.

Het inhaaltraject resulteert in een gevalideerd stappenplan voor een verbetertra- ject interne controle en organisatiebeheersing op maat van de wetenschappelijke instelling KMSKA. Dit neemt niet weg dat het KMSKA zich reeds inschrijft in de methodiek voor interne controle en organisatiebeheersing en in haar huidige werking reeds verbeteracties nastreeft. Daarom wordt er alvast een concordan- tietabel toegevoegd die de acties van het KMSKA groepeert per thema uit de ‘Leidraad interne controle en organisatiebeheersing’ (IAVA 2008). Een meer con- crete en realistische uitwerking is pas mogelijk na het doorvoeren van de initiële maturiteitsaudit. Dit zal geconcretiseerd worden op het niveau van het onderne- mingsplan.

THEMA’S ORGANISATIEBEHEERSING	KMSKA ACTIES
1. Doelstellingen, proces- en risicomanagement	A 1.1.1
	Collectieverwerving
	A 1.1.2
	Collectiemobiliteit
	A 1.2.1
	Cultureel-antropologische onderzoeksprogram-
	ma’s
	A 1.2.2
	Materiaaltechnische onderzoeksprogramma’s
	A 1.2.3
	Museologische onderzoeksprogramma’s
	A 1.3.1
	Presentatie eigen collectie
	A 1.3.2
	Tentoonstellingsprojecten
	A 1.4.1
	Collectiebeheersplan
	A 1.4.2
	Toegankelijke collecties
	A 1.5.1
	Preventieve conservering
	A 1.5.2
	Conserveringsplan
	A 1.6.1
	Restauratieplan
	A 3.1.1
	Ontwikkeling documentaire informatie
	A 3.1.2

	Documentaire informatiebeheersplan A 3.1.3 Toegankelijke documentaire informatie A 3.2.1 Publicaties A 3.3.2 Bedrijfscontinuïteitsplan A 4.1.1 Deugdzaam bestuur
2. Belanghebbendenmanagement	A 2.1.1 Communicatieplan A 2.1.2 Marketingplan A 2.1.3 Partnerschappen A 2.2.1 Educatie A 2.2.2 Evenementen A 2.3.1 Verbeterde uitrusting A 2.3.2 Professioneel onthaal A 2.4.1 Museumshop A 2.4.2 Museumcafé A 4.1.2 Communicatie met actoren
3. Monitoring	A 3.3.1 Systeem interne controle en organisatiebeheer-

	sing A 3.3.2 Bedrijfscontinuïteitsmanagementplan A 4.3.1 Contractcyclus A 4.3.2 Rechtsgeldigheid
4. Organisatiestructuur	A 4.1.1 Deugdzaam bestuur A 4.1.2 Belanghebbendenmanagement
5. Human Resources Management	A 2.3.2 Professioneel onthaal A 4.4.1 Personeelsbeheer A 4.4.2 HRM-projecten A 5.3.2 Interne bewakingsdienst
6. Organisatiecultuur	A 4.1.1 Deugdzaam bestuur
7. Informatie en communicatie	A 2.1.1 Communicatieplan A 2.1.2 Marketingplan A 2.1.3 Partnerschappen A 4.1.2 Belanghebbendenmanagement
8. Financieel management	A 4.2.1 Financiële cyclus

	A 4.2.2 Financiële middelen
9. Facility management	A 2.3.1 Verbeterde uitrusting A 5.1.1 Masterplan A 5.2.1 Infrastructuurbeheersplan A 5.2.2 Logistiek beheer A 5.3.1 Veiligheidsplan A 5.3.3 Globaal preventieplan
10. Informatie en communicatietechnologie (ICT)	A 5.2.3 ICT-beheer
11. Veranderingsmanagement	A 4.1.2 Belanghebbendenmanagement

Efficiëntiewinst

Het agentschap definieert een verbetertraject om meetbare efficiëntiewinsten te realiseren.

Wat het binnen deze beleidsperiode behalen van de beoogde efficiëntiewinst betreft, ligt de uitdaging voor de Vlaamse Overheid en meer specifiek voor het KMSKA in het realiseren van het Masterplan, met inbegrip van de consolidatie van de collectie en het personeel naast het garanderen van een continue museale werking en dienstverlening, binnen de contraintes van de huidige begroting en de financiële meerjarenplanning. Punctuele opvolging van de uitvoering van het Masterplan via nauw gezamenlijk overleg tussen en een slagkrachtig optreden van alle betrokken actoren (o.m. Stuurgroep Masterplan, FoCI, AFM, FB, BZ) en het kabinet van de voogdijminister moeten dit garanderen.

Interne controle

Het agentschap bouwt en evalueert een uitgeschreven en gedocumenteerd systeem van interne controle, opvraagbaar door de functioneel bevoegde minister en de mi- nisters bevoegd voor Financiën en Begroting en Bestuurszaken, dat minstens de elementen zoals bepaald in artikel 33 van het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid be- helst, met name:

- het effectief en efficiënt beheer van risico’s,

- de betrouwbaarheid van de financiële en de beheersrapportering,

- de naleving van de regelgeving en de procedures,

- de effectieve en efficiënte werking van de diensten,

- de bescherming van de activa.

Personeel

Het agentschap dat het voorwerp uitmaakt van deze beheersovereenkomst enga- geert zich tegenover de bevoegde minister om het reëel aantal medewerkers, uitge- drukt in VTE, maximaal gelijk te houden en bij voorkeur te verlagen ten opzichte van het reëel aantal VTE in de entiteit op het moment van het ingaan van het Vlaams Regeerakkoord 2009-2014.

Indien het reëel aantal VTE is gestegen tussen het moment van het ingaan van het Vlaams Regeerakkoord en de aanvang van de beheersovereenkomst, legt de entiteit een structureel en haalbaar plan voor in functie van het afsluiten van de beheers- overeenkomst, met het oog op een volledige en zo snel mogelijke afbouw van deze toename, ten allerlaatste twee jaar voor het einde van de beheersovereenkomst.

Vanaf de aanvangsdatum van de beheersovereenkomst moet elke verhoging van het reëel aantal VTE in de entiteit voorafgaandelijk, bij voorkeur in het kader van het opstellen van het ondernemingsplan, worden gemotiveerd en ter goedkeuring voorgelegd aan de Vlaamse Regering of een door haar gemandateerde. De motivatie tot een verhoging moet gepaard gaan met een structureel en haalbaar plan met het

oog op een volledige en zo snel mogelijke afbouw van deze toename, in principe, ten laatste twee jaar voor het einde van de beheersovereenkomst.

Indien blijkt dat personeelsuitbreiding als gevolg van nieuw beleid niet kan worden ingevuld door middel van interne rekrutering of verschuivingen van personeel (binnen de eigen entiteit en in tweede orde binnen het beleidsdomein) moet de be- hoefte aan bijkomend personeel worden gemotiveerd en voorafgaand worden voor- gelegd voor beslissing aan de Vlaamse Regering.

Met het gelijk houden of het afbouwen van het aantal medewerkers, worden ook overeenkomstige, niet aangewende begrotingsmiddelen (personeelskredieten en kosten gerelateerd aan de werkplaatsen en de werking) in de entiteit, waar moge- lijk, gereduceerd.

Aanvullende opdrachten

Ingeval van toewijzing aan het agentschap van aanvullende opdrachten zal vooraf een berekening van de nodige middelen worden uitgevoerd. Vervolgens zal in over- leg met het agentschap worden onderzocht of het agentschap deze aanvullende op- drachten op zich kan nemen en in welke mate dit mogelijk is met de beschikbare middelen, dan wel of er extra middelen moeten toegekend worden of dat er her- schikkingen moeten gebeuren.

Ingeval door omstandigheid of door de aard van de zaak zich aanvullende opdrach- ten aan het agentschap opdringen, engageert de Vlaamse regering zich om met het agentschap te overleggen over de middelen welke noodzakelijk zijn voor deze aan- vullende voorwaarden.

Ingeval bij de uitvoering van het Masterplan zich onvoorziene omstandigheden voordoen die resulteren in aanvullende opdrachten en tijdelijke aanwervingen, en- gageert de Vlaamse regering zich om met het agentschap te overleggen over de middelen welke noodzakelijk zijn voor deze aanvullende voorwaarden.

Andere engagementen

Het agentschap zal uitvoering geven aan de acties opgenomen in het ‘Raamkader beleidsnota cultuur’ en een bijdrage leveren aan de realisatie van de acties die wor- den getrokken door een andere entiteit van het ministerie en waarbij het agent- schap als partner werd aangeduid.

Het agentschap engageert zich om proactief mee te werken aan de acties die vervat zitten in het Vlaams Actieplan Armoedebestrijding en die betrekking hebben op zijn doelstellingen. Zo zal waar nodig overleg worden gepland met het Vlaams Netwerk waar armen het woord nemen en andere relevante stakeholders zoals vormingsinstellingen.

Het ‘Protocol tussen het departement cultuur, jeugd, sport en media en het agent- schap Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen betreffende de ma- nagement ondersteunende dienstverlening’ opgesteld op 30 november 2009 en in

werking vanaf 1 december 2009 bepaalt de samenwerking tussen het KMSKA en het departement.

III. Engagementen van de Vlaamse Regering

Financiële bepalingen

De financiële engagementen van de Vlaamse Regering dienen te passen binnen de contraintes van de meerjarenbegroting en de jaarlijks door het Vlaams Parlement gestemde begroting. Dit gebeurt met een maximale vrijwaring van de kwaliteit van de dienstverlening.

De aanwending, reservering van het begrotingssaldo en de modalteiten in verband met het verlenen van en ter beschikking stellen van de dotaties wordt geregeld door het ‘Besluit van de Vlaamse Regering betreffende het financiële en materiële beheer van de dienst met afzonderlijk beheer Beheersdienst van het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten in Antwerpen’ van 11 april 2008.

Het KMSKA maakt gebruik van een onroerend patrimonium, waarvan aanpassing, onderhoud en renovatie worden uitgevoerd door FoCI en AFM.

Andere engagementen

De Vlaamse Regering verbindt er zich steeds toe om een sluitend juridisch kader aan te reiken waarbinnen het agentschap zijn activiteiten kan ontplooien, en zijn engagementen kan realiseren.

IV. Financiële betrekkingen tussen de ondertekenende partijen

Herkomst van de financiële middelen van het agentschap

De IVA KMSKA

- de werkingsmiddelen (apparaatskredieten), zoals ingeschreven op de begroting van de algemene uitgaven van de Vlaamse Gemeenschap, m.n.

▪ lonen en sociale lasten - niet verdeeld,

▪ algemene werkingskosten (vergoed aan andere sectoren dan de overheidssector).

De DAB KMSKA

- het overgedragen saldo,

- de dotatie, zoals ingeschreven op de begroting van de algemene uitgaven van de Vlaamse Gemeenschap,

- de inkomgelden en rondleidingen,

- publicaties,

- de diverse inkomsten,

- schenkingen en legaten,

geregeld via het ‘Besluit van de Vlaamse Regering betreffende het financiële en materiële beheer van de dienst met afzonderlijk beheer Beheersdienst van het Ko- ninklijk Museum voor Schone Kunsten in Antwerpen’ van 11 april 2008.

Zowel de IVA KMSKA als de DAB KMSKA maken gebruik van het boekhoudpak- ket OraFin van de Vlaamse overheid waardoor transparantie verzekerd wordt.

De rechtspersoonlijkheid, verleend aan het ‘Koninklijk Museum van schoone kun- sten’ bij KB van 22 september 1931 (Belgisch Staatsblad van 21 oktober 1931, p. 6048 – 6049), draagt via zijn eigen vermogen (gemeenzaam Patrimonium) en bin- nen de grenzen van zijn eigen wettelijk kader bij tot de werking van de weten- schappelijke instelling KMSKA.

Financiële betrekkingen tussen de ondertekenende partijen

Het agentschap (inclusief DAB) engageert zich, bij het nastreven van de organisa- tiedoelstellingen, tot het realiseren van de in de begroting voorziene ESR-saldo.

Jaarlijks dient het agentschap bij het indienen van zijn ondernemingsplan en bij de opmaak van de initiële begroting een begrotingsontwerp met betrekking tot de be- stedingen van het agentschap toe te voegen voor het betreffende begrotingsjaar. Ook bij de rapportering omtrent de uitvoering van de beheersovereenkomst zal steeds de nodige aandacht besteed worden aan de effectieve besteding van de mid- delen.

Algemene bepalingen inzake het beheer van de financiële middelen

Inzake financieel beleid zijn alle agentschappen tot nader order onderhevig aan de wetgeving op de rijkscomptabiliteit (agentschappen zonder rechtspersoonlijkheid) of de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut en het BVR 21 mei 1997 betreffende een geïntegreerde economische boekhouding en budgettaire rapportering voor de openbare instellingen (agent- schappen met rechtspersoonlijkheid).

Ingeval bij de uitvoering van het Masterplan zich onvoorziene omstandigheden voordoen die resulteren in bijkomende werkingskosten en investeringen ten laste van de IVA KMSKA, engageert de Vlaamse regering zich om met het agentschap te overleggen over de middelen welke noodzakelijk zijn voor deze aanvullende voor- waarden.

V. Opvolging, rapportering en evaluatie

Opvolging en rapportering

De partijen engageren zich tot regelmatig overleg en systematische doorstroming van alle informatie die relevant is voor de uitvoering van de beheersovereenkomst. Dit overleg wordt semestrieel voorzien en heeft betrekking op:

- de rapportering over de uitvoering van de beheersovereenkomst,

- externe en interveniërende factoren bij de uitvoering van de beheersovereen- komst,

- bespreking van beleidsinitiatieven relevant voor de uitvoering van de beheers- overeenkomst en de uitvoering van de opdrachten van het agentschap,

- bespreking van relevante beslissingen genomen in parlementaire commissies en van antwoorden op parlementaire vragen.

Evaluatie

Jaarlijks wordt op een in overleg te bepalen tijdstip door beide partijen een geza- menlijke evaluatie doorgevoerd van de uitvoering van de beheersovereenkomst en de aanwending van de ter beschikking gestelde middelen. Dit gebeurt op basis van de rapportering door het agentschap over de uitvoering van de beheersovereen- komst, het eventuele opvolgingsrapport van het departement en eventuele versla- gen van de dienst Interne Audit.

Deze evaluatie handelt minimaal over de voortgang van de uitvoering van de be- heersovereenkomst, eventuele correctieve maatregelen van het beleid aan de evolu- ties in het veld en eventuele noodzakelijke bijsturingen voor de nieuwe beheers- overeenkomst en het beleid.

In concreto wordt nagegaan of het agentschap het volgende heeft bereikt of vervuld:

- de vooropgestelde resultaatsnormen inzake strategische en operationele organi- satiedoelstellingen voor het betrokken jaar,

- de acties inzake beleidsuitvoering en beheer zoals die in het beleidsplan en het daaraan gekoppelde actieplan van het betrokken jaar beschreven staan.

VI. Geschillenregeling

Vermits een beheersovereenkomst een sturingsinstrument is, onder de vorm van een werkafspraak binnen de overheid en dus strikt genomen geen contractuele, ju- ridisch bindende overeenkomst tussen overheid en derden, wordt er geen mogelijk- heid ingebouwd om een burgerrechtelijke procedure in te stellen, ook niet nadat alle middelen tussen de contractanten zijn uitgeput.

Geschillen die ontstaan bij de uitvoering van de beheersovereenkomst worden in eerste instantie in onderling overleg geregeld tussen de beide contractanten.

Als uiteindelijk geen consensus tussen beide contractanten mogelijk blijkt, beslist de Vlaamse Regering.

VII. Aanpassingen beheersovereenkomst - opschortende voor- waarden

Indien zich tijdens de duur van de overeenkomst ingrijpende wijzigingen voordoen, hetzij in de maatschappelijke omgeving waarin het agentschap actief is, hetzij in de beleidsopties, hetzij door een interventie door de Vlaamse minister bevoegd voor financiën en begroting in overleg met de Vlaamse Regering t.g.v. een belangrijke wijziging van het financiële engagement van de Vlaamse Regering tijdens de duur van de beheersovereenkomst, en deze wijzigingen de opdrachten van het agent- schap dermate veranderen dat deze veranderingen niet kunnen ingepast worden in de vigerende afspraken tussen de partijen, dan kan de beheersovereenkomst op vraag van één van de ondertekenende partijen (of van de minister bevoegd voor financiën en begroting) opnieuw onderhandeld en aangepast worden.

VIII. Aanvullende bepalingen en overgangsbepalingen

Als bij het verstrijken van de beheersovereenkomst geen nieuwe beheersovereen- komst in werking is getreden, wordt de bestaande overeenkomst van rechtswege verlengd, tot op het ogenblik dat een nieuwe beheersovereenkomst in werking treedt.

Gedaan op 15 oktober 2010 te Brussel

Voor de Vlaamse Gemeenschap

Vlaams minister van Leefmilieu, Natuur en Cultuur Xxxx Xxxxxxxxxxx

Voor het agentschap

De administrateur-generaal Xx. Xxxx Xxxxxxx