Inkoop- ,contract- en aanbestedingsbeleid
Inkoop- ,contract- en aanbestedingsbeleid
Koning Willem I College
Voorwoord
Voor u ligt het inkoop-, contract- en aanbestedingsbeleid van Stichting Regionaal Onderwijs Centrum Noordoost-Brabant (hierna: ‘Koning Willem I College’). Dit beleid geeft de kaders en spelregels weer voor het inkopen van leveringen, diensten en werken en goed contractmanagement. Het Koning Xxxxxx I College wil een integer en betrouwbare opdrachtgever zijn die ondernemers eerlijke en gelijke kansen biedt. Dit beleid helpt ons in het streven naar een rechtmatige en doelmatige inkooppraktijk. Het draagt ook zorg voor een juiste inbedding van actuele thema’s als duurzaamheid en maatschappelijke betrokkenheid. Dit beleid biedt medewerkers van het
Koning Xxxxxx X College en ondernemers een handvat voor een professionele samenwerking bij inkooptrajecten.
Inhoudsopgave
2. Bouwstenen, visie en missie 6
1. JURIDISCHE UITGANGSPUNTEN 8
1.2 Europese aanbestedingsplicht in relatie tot organisatiestructuur 9
1.4 Objectief, transparant, non-discriminatoir, proportioneel 10
2. MAATSCHAPPELIJKE UITGANGSPUNTEN 11
3. ECONOMISCHE UITGANGSPUNTEN 12
3.1.1 Vormen van kleinere/meerdere percelen 13
3.1.2 Gedeelte buiten de aanbestedingsprocedure houden 13
3.1.3 Toestaan van combinatievorming/onderaanneming 13
3.1.4 Bij meervoudig onderhandse procedure ook een lokale leverancier uitnodigen 13
3.2.1 Wat is een SW-bedrijf? 14
4. ORGANISATORISCHE UITGANGSPUNTEN 16
4.1 Inkooporganisatie en samenwerking 16
4.2 Bevoegdheden en Procuratieregeling 17
4.3 Standaardisatie inkoopproces en –formats 17
4.5 Herijking inkoop-, contract- en aanbestedingsbeleid 17
5.1 Definitie contractmanagement 19
5.2 Leveranciersbeoordeling 19
5.3.2 Suggesties voor aanpassingen aan de conceptovereenkomst/inkoopvoorwaarden 20
5.3.3 Paritair opgestelde contractmodellen of algemene voorwaarden 20
5.4 Standaardisatie contractbeheerproces en –formats 21
Bijlage 1: Algemene FSR Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten 21
1. Introductie
Het Koning Xxxxxx X College verzorgt middelbaar beroepsonderwijs en volwasseneneducatie. Binnen het Koning Xxxxxx I College worden regelmatig diverse producten en diensten ingekocht. Hieronder een uitwerking van het beleid op dit terrein.
2. Bouwstenen, visie en missie
Onderstaande bouwstenen fungeren – in samenhang en in balans- als kader bij de uitwerking van de sturing en inrichting van de inkoop van het
Koning Willem I College:
Wendbaarheid: Wendbaarheid van de inkoop door er voor te zorgen dat binnen de gemaakte afspraken en kaders medewerkers in teams samen de regie en verantwoordelijkheid voor de inkoop nemen.
Community gedachte: Omgevingsbewust zijn door een hechte verbinding met de regio Noordoost-Brabant, de regio’s om ons heen, de overheden, het bedrijfsleven
m.b.t. inkoop creëren om de aansluiting op de relevante inkoop ontwikkelingen te borgen.
Centrale kaders: Duidelijke inkoop kaders creëren die ruimte voor autonomie en eigenaarschap geven en eenvoud en overzicht stimuleren. We bieden ruimte binnen centrale inkoop kaders, waarbij we deze kaders faciliteren en niet onnodig belemmeren.
Regionale verankering: De regio ook een kans te bieden bij inkoopopdracht.
Onze visie: Het Koning Xxxxxx I College wil een hedendaags beleid voeren (Samen in beweging voor jouw toekomst/ een goede inkoop) ten aanzien van inkoopactiviteiten. Ze volgt actief de ontwikkelingen op inkoopgebied en formuleert/implementeert inkoopbeleid waar dat zinvol is. Uitgangspunt is het continu verbeteren van het inkoopproces en – resultaat.
Onze missie: het ten behoeve van onze kernactiviteit (onderwijs, de reden van ons bestaan is het succes van de professional van de toekomst), tegen gunstige voorwaarden realiseren van werken en/of betrekken van producten en diensten, waarbij wij gaan voor een eerlijke en duurzame wereld en creativiteit, ondernemendheid en technologische vaardigheden stimuleren.
3. Waarom inkoopbeleid?
Inkoop staat de laatste jaren bij veel overheidsorganisaties steeds meer in de belangstelling. Gemeenschapsgelden dienen zo efficiënt en doelmatig mogelijk te worden ingezet en ten aanzien van inkooptransacties dient verantwoording te worden afgelegd. Als belangrijke redenen voor de toenemende belangstelling voor de inkoopfunctie zijn te noemen:
a. Wet- en regelgeving;
b. Rechtmatigheid controle;
c. Integriteit;
d. Financiële besparingsmogelijkheden.
Deze elementen dragen bij aan de noodzaak tot het opstellen van een beleid op het gebied van inkoop. Binnen deze nota formuleren we de belangrijkste onderdelen van het strategisch inkoopbeleid. Waar gesproken wordt van inkoop(beleid) is ook het contractbeheer en aanbesteden inbegrepen. De nota draagt dan ook de titel: Inkoop-
, contract- en aanbestedingsbeleid Koning Xxxxxx X College.
Voorliggend inkoopbeleid dient niet verward te worden met de inkoopprocedures. Dit laatste is een praktische uitwerking welke de interne bij inkoop betrokken medewerkers de ‘handvatten’ biedt om het beleid nader vorm te geven. De inkoopprocedures zijn uitsluitend voor intern gebruik bestemd.
Het inkoopbeleid dient meerdere doelen. Enerzijds om intern een helder standpunt te formuleren waaraan alle bij inkoop betrokken medewerkers zich committeren, maar minstens zo belangrijk, om (potentiële) leveranciers en andere geïnteresseerden (de buitenwereld) nader te informeren over onze standpunten en motieven.
In dit stuk wordt een viertal uitgangspunten onderscheiden, te weten:
- Juridische uitgangspunten;
- Maatschappelijke uitgangspunten;
- Economische uitgangspunten;
- Organisatorische uitgangspunten.
1. JURIDISCHE UITGANGSPUNTEN
1.1 Wet- en regelgeving
Het inkopen wordt uitgevoerd overeenkomstig de nationale en internationale wet- en regelgeving. Aanbestedingen, welke vallen onder de werkingssfeer van de Europese richtlijn voor overheidsopdrachten worden conform deze richtlijn (2004/18/EG) aanbesteed. Binnen Nederland er sinds 1 april 2013 de Aanbestedingswet 2012. Om na te gaan welke procedure van toepassing is, dienen homogene inkoopbehoeften te worden opgeteld en middels voorgeschreven rekenmethode kan vervolgens de opdrachtwaarde vastgesteld worden. Soortgelijke opdrachten worden daarom zoveel mogelijk gelijktijdig aanbesteed. Bij het aanbesteden van werken met een geraamde opdrachtwaarde groter dan € 150.000,00 hanteren we het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016).
1.2 Europese aanbestedingsplicht in relatie tot organisatiestructuur
Het Koning Xxxxxx I College is aan te merken als ‘aanbestedende dienst’. Alle afdelingen en diensten vallen hieronder en zijn als één geheel aanbestedingsplichtig.
1.3 Keuze inkoopprocedure
Naast nationale en Europese wet- en regelgeving is ons eigen inkoopbeleid richtinggevend. Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande raming van de te verstrekken opdracht.
Voor het bepalen van de opdrachtwaarde moet rekening worden gehouden met de volgende uitgangspunten:
- Voor de waardebepaling gaat het om de totale opdrachtsom exclusief btw;
- Het Koning Xxxxxx I College wordt gezien als één aanbestedende dienst, xxxxx opdrachten verstrekt door verschillende budgethouders/afdelingen worden bij elkaar opgeteld;
- In geval van terugkerende periodieke leveringen wordt de waarde van de verschillende opdrachten bij elkaar opgeteld;
- In geval van diensten wordt het maandbedrag x 48 maanden (4 jaar) als opdrachtwaarde genomen;
- De totale omvang van de opdracht is inclusief kosten voor bijvoorbeeld levering, installatie, voorzien meerwerk en mogelijke verlengingsopties.
Belangrijk om te weten:
- Verlengen nadat de opdracht is afgerond of de looptijd voorbij is wordt gezien als een nieuwe opdracht en is wettelijk niet toegestaan.
- Leg de vooraf gemaakte waardebepaling altijd goed vast: als tijdens de uitvoering van een opdracht onvoorzien de drempel wordt overschreden, dan
moet kunnen worden aangetoond dat de waarde van de opdracht voorafgaand aan de aanbesteding desondanks zorgvuldig is geraamd.
De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Het Koning Xxxxxx I College wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
Hieronder de ‘beslismatrix inkoopprocedure’ om vast te stellen welke procedure gevolgd dient te worden. Het Koning Xxxxxx X College zal – met inachtneming van de Gids Proportionaliteit – bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type inkoop en het karakter van de markt waarin leveranciers opereren. In dat laatste geval kan het
Koning Xxxxxx X College ook kiezen voor een andere procedure, denk aan de aankoop van sociale en andere specifieke diensten benoemd in bijlage 14 van de Aanbestedingswet 2012.
Procedure | Leveringen of diensten excl. BTW | Werken excl. BTW |
Enkelvoudig onderhands | < € 60.000,- | < € 150.000,- |
Meervoudig onderhands* | € 60.000,- tot € 215.000,- | € 150.000,- tot € 3.000.000,- |
Nationaal aanbesteden | € 3.000.000,- tot € 5.382.000,- | |
Europees aanbesteden** | vanaf € 215.000,- | vanaf € 5.382.000,- |
*Vanaf deze geschatte opdrachtwaardes neemt de budgethouder op voorhand contact op met de afdeling Inkoop en wordt gezamenlijk de passende strategie vastgesteld en de mate van ondersteuning bepaald.
** De drempelwaardes voor Europees aanbesteden worden tweejaarlijks vastgesteld. Het Koning Xxxxxx I College volgt de procedures passend bij de actuele drempelwaardes.
Indien er politieke, juridische of commerciële overwegingen zijn om af te wijken van bovenstaande procedure is dit mogelijk, mits dit in overleg is met een niet inhoudelijke betrokken onafhankelijk deskundige, zoals de inkoper en/of jurist, met redenen is omkleed en ter goedkeuring is voorgelegd aan de Raad van Bestuur en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.
Enkelvoudig onderhandse procedure
Het Koning Xxxxxx I College vraagt minimaal aan één leverancier een offerte.
Meervoudig onderhandse procedure
Het Koning Xxxxxx X College vraagt ten minste aan drie en ten hoogste aan vijf leveranciers een offerte.
Nationaal aanbesteden
Onder de (Europese) drempelbedragen zal het Koning Xxxxxx I College nationaal aanbesteden.
Europees aanbesteden
Boven de (Europese) drempelbedragen zal het Koning Xxxxxx I College in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
1.4 Objectief, transparant, non-discriminatoir, proportioneel
De algemene EU-beginselen, te weten; objectief, transparant en non-discriminatoir handelen en het hanteren van proportionele selectie- en gunningcriteria zullen we respecteren en naleven.
1.5 Inkoopvoorwaarden
Binnen het Koning Xxxxxx I College ’s-Hertogenbosch hanteren we de Algemene Inkoopvoorwaarden FSR. In beginsel zijn deze voorwaarden van toepassing op alle inkooptransacties en/of te sluiten overeenkomsten. Door een offerte uit te brengen gaat leverancier automatisch akkoord met deze voorwaarden tenzij nadrukkelijk anders tussen partijen overeengekomen wordt.
2. MAATSCHAPPELIJKE UITGANGSPUNTEN
2.1 Duurzaam inkopen
Tijdens (Europese) aanbestedingstrajecten zal aandacht zijn voor duurzaamheidaspecten. Dit kunnen milieu- en sociale criteria zijn. Hierbij hanteren we in eerste instantie de door AgentschapNL ontwikkelde ‘menukaarten’ voor producten en diensten. Hierin staan de criteria (minimumeisen) welke in overleg met brancheverenigingen en andere betrokkenen zijn vastgesteld. Het hanteren van de criteria is niet geheel vrijblijvend. Dit aangezien de MBO-raad in november 2009 een convenant³ gesloten heeft met het Ministerie van VROM ten aanzien van deze gezamenlijke doelstelling. Strekking van het convenant is dat in 2012 bij tenminste 50% van het inkoopvolume duurzaamheidcriteria gehanteerd worden (2015 100% duurzaam inkopen). Het convenant houdt een morele en geen juridische verplichting in. Het Koning Xxxxxx X College onderschrijft het belang van duurzaam inkopen en conformeert zich aan de in het convenant opgenomen doelstelling.
³ Convenant MBO-raad en Ministerie van VROM inzake duurzaam inkopen versie 2.5, 2 november 2009 xxx.xxxxxxx.xx
3. ECONOMISCHE UITGANGSPUNTEN
3.1 Lokale economie/MKB
Het Koning Xxxxxx I College kan en wil geen openlijke voorkeur uitspreken voor regionale leveranciers. Dit zou strijdig zijn met de algemene beginselen rond aanbesteden. Er zijn echter alternatieven zoals hieronder aangegeven. Afhankelijk van de situatie zal worden bekeken op welke wijze en in welke mate regionale leveranciers, bij gelijke geschiktheid, ook in de gelegenheid gesteld worden (een deel van) een te vergeven overheidsopdracht te verwerven. We tekenen hierbij nadrukkelijk aan dat het gunnen aan de lokale leveranciersmarkt geen doel op zich vormt. De keuze hiervoor mag een aanbestedingsprocedure niet onnodig gecompliceerd, kostbaar of slecht beheersbaar maken. Bovendien kan de keuze voor een lokale leverancier nooit een argument zijn niet deel te nemen aan een gezamenlijk Europese aanbesteding.
Vier mogelijkheden om lokale leveranciers tegemoet te komen zijn:
3.1.1 Vormen van kleinere/meerdere percelen
Het is mogelijk binnen een Europese aanbesteding meerdere (en dus kleinere) percelen op te nemen. Gunning vindt plaats per perceel, waarbij dus meerdere marktpartijen als winnaar uit de bus kunnen komen. Nadelen zijn er ook: bewerkelijker bij het opstellen van het aanbestedingsdocument en beoordeling-
/gunningprocedure, mogelijk hogere prijzen als gevolg van kleiner (deel)volume, (contract)beheer na gunning vraagt meer aandacht/tijd. Het Koning Xxxxxx X College wil dan ook spaarzaam omgaan met te toepassen van deze optie. De percelen dienen een logische opdeling te vertonen, bijvoorbeeld geografisch of qua functionele specificatie.
3.1.2 Gedeelte buiten de aanbestedingsprocedure houden (percelenregeling)
Wanneer sprake is van meerdere percelen, is het toegestaan één of meerdere percelen buiten de Europese aanbestedingsprocedure te houden. Het volume van deze gezamenlijke percelen mag echter nooit meer dan 20% van de totale opdrachtwaarde betreffen. Per perceel geldt een maximum van € 80.000,- excl. Btw voor leveringen en diensten. Voor werken bedraagt het maximum € 1.000.000,- excl. Btw. Voor de vaststelling van een Europese aanbestedingsplicht tellen deze percelen overigens gewoon mee. Dit buiten de procedure gehouden deel mag (meervoudig) onderhands gegund worden.
3.1.3 Toestaan van combinatievorming/onderaanneming
Een andere mogelijkheid is het toestaan van combinatievorming en/of onderaanneming tijdens een aanbestedingsprocedure. Op deze wijze kunnen
kleinere ondernemingen elkaar opzoeken en op die wijze alsnog groot genoeg zijn de opdracht naar behoren uit te voeren.
3.1.4 Bij meervoudig onderhandse procedure ook een lokale leverancier uitnodigen
Bij de meervoudig onderhandse procedure worden meerdere marktpartijen uitgenodigd offerte uit te brengen. Hierbij laten we de mogelijkheid ook minimaal één lokale marktpartij uit te nodigen. Dit is echter geen garantie dat deze partij de opdracht ook gegund krijgt. Beoordeling van offertes dient immers op een objectieve, transparante en niet-discriminerende wijze te gebeuren.
3.2 SW-bedrijven
Binnen het Koning Willem I College wordt op enkele locaties gebruik gemaakt van de diensten van SW-bedrijven. Hieronder wordt meer helderheid gegeven over de mogelijkheid tegemoet te komen aan sociale overwegingen en het standpunt van het Koning Xxxxxx I College ten aanzien van de inzet van deze bedrijven.
3.2.1 Wat is een SW-bedrijf?
Een sociale werkvoorziening, ofwel SW-bedrijf biedt werk op maat aan mensen die door een lichamelijke of verstandelijke beperking niet in staat zijn een reguliere baan te vinden. Hierbij wordt naast de beperkingen ook gekeken naar de mogelijkheden en talenten.
De activiteiten die uitgevoerd worden zijn vaak verpakkings-/sorteerwerk, hout- en metaalbewerking, montagewerkzaamheden en groenvoorziening. Een toenemend aantal personen uit de Wsw-doelgroep werkt op locatie, buiten het SW-bedrijf. Zij zijn individueel gedetacheerd bij reguliere bedrijven en instellingen of werken groepsgewijs op locatie, zoals in de schoonmaak of in het groenonderhoud. Het rijk en de gemeenten subsidiëren de arbeidsplaatsen gedeeltelijk. De kosten worden verder gedekt uit de verkoop van goederen en/of diensten.
3.2.2 Voorbehoud
Het Koning Xxxxxx I College kan een opdracht voorbehouden aan een SW-bedrijf. Het Koning Xxxxxx I College kan echter niet één specifiek SW-bedrijf een opdracht voorbehouden. Uit de Europese richtlijn volgt namelijk dat op het voorbehouden van een opdracht aan een SW-bedrijf het beginsel van gelijke behandeling en het transparantiebeginsel van toepassing zijn. Dit betekent dat de opdracht open moet worden gesteld voor inschrijvingen van alle SW-bedrijven.
3.2.3 Sociale criteria
Het is ook mogelijk sociale criteria te verbinden aan de uitvoering van een opdracht. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om, bij het opstellen van de contractuele voorwaarden, als voorwaarde te stellen dat de opdracht moet worden uitgevoerd met behulp van arbeidsgehandicapten. In het geval dat de aanbestedingsprocedure van de richtlijn wordt gevolgd, bestaan er de volgende mogelijkheden om sociale criteria aan een opdracht te verbinden.
Ten eerste kunnen sociale criteria een rol spelen bij het opstellen van technische specificaties. Het sociale criterium moet dan wel dienen ter omschrijving van de vereiste kenmerken van een product of dienst. Zo kan bij de uitvoering van werken als sociaal criterium worden gesteld dat het gebouw toegankelijk moet zijn voor gehandicapten. Bij het opstellen van technische specificaties moeten de Europese verdragsbeginselen worden gerespecteerd.
Ten tweede kunnen sociale criteria een rol spelen in de selectiefase. De criteria moeten dan wel direct met de beoordeling van de geschiktheid van de inschrijvers te maken hebben. Dit betekent dat inschrijvers alleen beoordeeld mogen worden op basis van criteria, die verband houden met hun economische en financiële draagkracht en technische bekwaamheid. Gaat het bijvoorbeeld om het gunnen van een opdracht voor het creëren van werkplekken voor arbeidsgehandicapten, dan kan er als eis worden gesteld dat de opdrachtnemer ervaring heeft met werken met arbeidsgehandicapten.
In de gunningsfase spelen sociale criteria een beperkte rol. De toepassing van die criteria moet er dan toe leiden dat de opdracht wordt gegund aan de economisch voordeligste inschrijving. De (sociale) criteria die in de gunningsfase worden gesteld, moeten te maken hebben met het voorwerp van de opdracht.
Meer ruimte biedt de mogelijkheid om aanvullende bijzondere voorwaarden ten aanzien van de uitvoering van de opdracht te stellen. Deze voorwaarden spelen pas een rol als na de toepassing van de gunningscriteria twee of meer economische gelijkwaardige inschrijvingen zijn overgebleven. Bij het toepassen van aanvullende bijzondere voorwaarden moeten de Europese verdragsbeginselen ook worden gerespecteerd.
Als aanvullende bijzondere voorwaarde kan bijvoorbeeld worden gesteld dat vijf procent van het arbeidspersoneel bij de uitvoering van de opdracht arbeidsgehandicapten moeten zijn. Het bedrijf dat aan deze voorwaarde kan voldoen, krijgt de opdracht. Wel moet deze aanvullende bijzondere voorwaarde uitdrukkelijk in de aankondiging worden vermeld.
Ten slotte is het mogelijk in de contractuele voorwaarden verplichtingen op te nemen over het gebruik van arbeidsgehandicapten bij de uitvoering van de opdracht.
3.2.4 Conclusie
Gezien de verschillende mogelijkheden maken we pas aan het begin van elk aankooptraject de keuze of wij de opdracht voorbehouden aan een SW-bedrijf, Sociale criteria verbinden aan de uitvoering van de opdracht of dat wij hier geen gebruik van maken.
4. ORGANISATORISCHE UITGANGSPUNTEN
4.1 Inkooporganisatie en samenwerking
De verantwoordelijkheid om te allen tijde te voldoen aan het inkoopbeleid en geldende wet- en regelgeving bij het doen van inkopen ligt bij de afdelingen en budgethouders. Het is aan de budgethouders om de afdeling Inkoop tijdig in te schakelen waar dit nodig is. Afdeling Inkoop adviseert en ondersteunt in alle fasen van het inkoopproces op verzoek van budgethouders. Daarnaast worden alle gedane uitgaven en toekomstige inkopen gemonitord en wordt hierover gerapporteerd door afdeling Inkoop.
4.2 Bevoegdheden en Procuratieregeling
In het bestuursreglement en het directiestatuut van het Koning Xxxxxx I College zijn formele bevoegdheden ten aanzien van het aangaan van verplichtingen beschreven. Daarnaast kent de organisatie een interne procuratieregeling. De procuratieregeling houdt in dat medewerkers namens de organisatie verplichtingen mogen aangaan.
Deze verplichtingen zijn gebonden aan voorwaarden. De hoogte van het bedrag van de verplichtingen is gekoppeld aan de functie van de medewerker waarbij:
- Opdrachten met een totale opdrachtwaarde tot € 5.000,- incl. btw en passende binnen de geldende begroting door een teamleider goedgekeurd mogen worden.
- Opdrachten met een totale opdrachtwaarde tot € 50.000,- incl. btw en passende binnen de geldende begroting door een directeur (budgethouder) goedgekeurd mogen worden.
- Alle opdrachten met een totale opdrachtwaarde boven € 50.000,- incl. btw of niet passend binnen de geldende begroting door de Raad van Bestuur goedgekeurd worden.
4.3 Standaardisatie inkoopproces en –formats
Het Koning Xxxxxx I College streeft er naar om, afhankelijk van het concrete geval, zoveel mogelijk uniforme documenten en uniforme standaardregelingen te hanteren. Uniformiteit draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en niet steeds met verschillende regelingen worden geconfronteerd. Als voorbeeld hanteren wij de Algemene inkoopvoorwaarden voor alle Inkopen. In beginsel zijn deze voorwaarden van toepassing op alle inkopen en aanbestedingen.
4.4 Inkoopactieplan
Jaarlijks wordt door afdeling Inkoop een inkoopactieplan opgesteld. Hierin wordt aangegeven wat het komende kalenderjaar staat te gebeuren op het gebied van inkoop. Dit betreft zowel een overzicht van de uit te voeren aanbestedingen als een overzicht van ontwikkelingen die voor de inkoopfunctie gepland staan. De Raad van Bestuur stelt het inkoopactieplan vast.
4.5 Herijking inkoop-, contract- en aanbestedingsbeleid
De wereld rondom inkoop en aanbesteden is in beweging door zowel externe factoren (regelgeving, marktontwikkelingen, jurisprudentie etc.) als interne factoren (verdere professionalisering). Het inkoop-, contract- en aanbestedingsbeleid van het Koning Xxxxxx X College wordt daarom elke twee jaar geëvalueerd en herijkt. Indien wenselijk c.q. noodzakelijk kan dit ook eerder gebeuren. Inkoop heeft hierin een initiërende rol.
De ontwikkelingen in de Europese regelgeving worden gevolgd en nieuwe regelgeving wordt integraal in dit beleid van toepassing verklaard. Ook interne ontwikkelingen kunnen aanleiding geven het inkoop-, contract- en aanbestedingsbeleid te herzien.
5. CONTRACTMANAGEMENT
In het licht van zorgvuldig opdrachtgeverschap vereisen de continuïteit en de transitie dat het Koning Xxxxxx I College een contractenregister bijhoudt.
Contractmanagement vormt een wezenlijk onderdeel van dit inkoop-, contract- en aanbestedingsbeleid. Zonder contractmanagement is er onvoldoende inzicht aanwezig in het aantal gesloten overeenkomsten, de gecontracteerde omvang, de mate van naleving van contractsvoorwaarden, de expiratie van overeenkomsten en daarmee de deadlines voor de start van nieuwe (Europese) aanbestedingen ter vervanging van expirerende overeenkomsten. Ten gevolge daarvan ontbreekt het inzicht in mogelijke noodzakelijke verbeteringen in de toekomstig te sluiten overeenkomsten.
Om gesloten overeenkomsten te managen moet het contracten register tenminste de volgende gegevens per overeenkomst bevatten: datum start, looptijd, expiratie, eventuele verlengingsopties, bijzondere uitvoeringbepalingen (voorbeeld: social return bepaling), omvang reikwijdte en deelnemers/afnemers, eventuele boetebepalingen en escalatie- en afbreekprocedures.
De inkoopprofessionaliteit vereist het specificeren van de wijze waarop het voorwerp van de opdracht zal worden uitgefaseerd en opnieuw zal kunnen worden aanbesteed.
5.1 Definitie contractmanagement
Contractmanagement is het proces waarbij getekende contracten, en wijzigingen hierop, worden bewaakt, teneinde volledige benutting van contracten en naleving van afspraken goed te borgen en managementrapportages te genereren.
5.2 Leveranciersbeoordeling
Minimaal één keer per jaar zullen de belangrijkste leveranciers gemanaged en beoordeeld worden waarbij het meten, beoordelen en rapporteren van prestatie- indicatoren, informatie beveiliging en het uitvoeren van een klanttevredenheidsonderzoek ter continuering en verbetering van de (afgesproken) dienstverlening een onderdeel van deze beoordeling zullen zijn.
5.3 Contractvoorwaarden
Proportionaliteit strekt zich uit tot alle fasen van de aanbestedingsprocedure en daarmee dus ook tot de contracten en de contractvoorwaarden. De volgende punten verdienen in het kader van contractvoorwaarden in ieder geval de aandacht:
- Of individuele contractsbepalingen gebruikelijk zijn in de desbetreffende markt. Hierbij dient eveneens bekeken te worden of de bepalingen gebruikelijk zijn in contracten tussen bedrijven onderling;
- Of het wenselijk is dat bij bepalingen in een contract waarin een last, verplichting, verbintenis of beperking op de inschrijver wordt gelegd ten nadele
van de inschrijver wordt afgeweken van het wettelijke stelsel van het verbintenissenrecht.
5.3.1 Risico
Waar horen de verschillen de risico’s die in een opdracht besloten zitten, te liggen? Alloceer het risico bij de partij die het risico het best kan beheersen en/of beïnvloeden, hetzij de opdrachtgever hetzij de opdrachtnemer. Bij de risico-afweging moeten de volgende aspecten worden betrokken:
- De kans dat een risico zich verwezenlijkt en
- De gevolgen van de omstandigheid dat een risico zich verwezenlijkt.
Het bij een opdrachtnemer neerleggen van een niet of nauwelijks voorzienbaar risico dat zich slechts in uitzonderlijke gevallen voordoet alsmede van een risico met in potentie effecten die de continuïteit van de opdrachtnemer kunnen of zullen ondermijnen is eerder disproportioneel dan een redelijkerwijs voorzienbaar risico met geringe of overzienbare effecten.
5.3.2 Suggesties voor aanpassingen aan de conceptovereenkomst/inkoopvoorwaarden
Tijdens een aanbestedingsprocedure dienen potentiële opdrachtnemers altijd de kans te krijgen suggesties te doen voor aanpassingen aan de conceptovereenkomst of af te wijken van de inkoopvoorwaarden. Daarmee geef je als opdrachtgever de mogelijkheid voorstellen op te nemen. Het opleggen van een contract zonder enige mogelijkheid voor de opdrachtnemer suggesties in te dienen is in beginsel disproportioneel.
5.3.3 Paritair opgestelde contractmodellen of algemene voorwaarden
In gevallen waarin voor een bepaalde soort overeenkomst contractmodellen of algemene voorwaarden bestaan, die paritair zijn opgesteld, dienen deze in beginsel integraal te worden toegepast nu het daarbij gaat om een evenwichtig pakket van voorwaarden. Denk hierbij aan de UAV 1989 en de UAV-GC2005. Project specifieke situaties kunnen het noodzakelijk maken om van die modellen of voorwaarden af te wijken, maar de afwijkingen dienen dan wel te kunnen worden gemotiveerd.
5.3.4 Aansprakelijkheid
De aansprakelijkheidsparagraaf is voor beide partijen vaak voer voor discussie. Voor beide partijen speelt mee wat de risico’s van de betreffende opdracht zijn.
Aansprakelijkheid die op geen enkele wijze gelimiteerd is, wordt vermoed niet proportioneel te zijn. Aansprakelijkheid kan worden beperkt in soort, hoogte en duur. Ten aanzien van de soort kan onderscheid worden gemaakt tussen directe en indirecte schade. Per opdracht dient bekeken te worden welke beperking in het betreffende geval proportioneel is.
Soms zijn er niet of nauwelijks risico’s verbonden aan de opdracht, in een ander geval kunnen deze risico’s zeer omvangrijk zijn (denk aan situaties waar mogelijk sprake is van letselschade, maar ook situaties waarbij fouten in een relatief kleine adviesopdracht grote financiële consequenties voor de opdrachtgever kunnen hebben). Welke beperking proportioneel is, is derhalve niet eenduidig te kwantificeren in percentages van de opdracht en kan per branche en/of opdracht verschillen. Om te beoordelen welke aansprakelijkheidslimiet nog proportioneel is, kan gekeken worden naar de volgende aspecten:
- Welke risico’s loopt het Koning Willem I College daadwerkelijk: een aansprakelijkheidseis dient hieraan gekoppeld te worden;
- Wat is een gebruikelijke aansprakelijkheidseis in de betreffende branche en/of voor de betreffende opdracht naar aard en omvang. Hierbij kan gekeken worden naar de bepalingen in de in die branche gebruikelijke contracten alsmede naar hetgeen gebruikelijk verzekerbaar is in die branche en/of voor die opdracht. Zo is in sommige branches en/of voor sommige opdrachten gevolgschade niet verzekerbaar en zijn garanties verzekerbaar.
5.4 Standaardisatie contractbeheerproces en –formats
Een deel van de contractactiviteiten is decentraal belegd. Om de professionaliteit en kwaliteit van de contractactiviteiten te borgen, kiest het Koning Xxxxxx X College ervoor om een standaardwerkwijze te ontwikkelen op het gebied van contractbeheer. Deze werkwijze wordt vastgelegd in de contractbeheerprocedures met daarin opgenomen eenduidige procedures, de contractseisen, de checklist contracten, de benodigde formats en een werkwijze/afsprakenlijst voor de routing van de contracten.
Binnen het Koning Xxxxxx I College worden inkoopcontracten altijd door afdeling Inkoop afgesloten. Afdeling Inkoop verwerkt de aanvraag, voegt de vereiste checklist toe en laat het contract controleren door een jurist van Governance & Control. Na het doorlopen van deze procedure kunnen contracten met een totale opdrachtwaarde tot
€ 5.000,- incl. btw door een teamleider worden getekend en contracten met een totale opdrachtwaarde tot € 50.000,- incl. btw door een directeur (budgethouder) worden getekend. Alle contracten met een totale opdrachtwaarde boven € 50.000,- incl. btw worden door de Raad van Bestuur getekend.
Bijlage 1: Algemene FSR Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten