Programma van eisen
Programma van eisen
Behorende bij de Deelovereenkomst BKB-RA2015 en onderdeel uitmakende van de Basisovereenkomst Sociaal Domein Wmo, Alkmaar
Regio Alkmaar
Alkmaar, Bergen, Castricum, Heerhugowaard, Heiloo, Langedijk en Uitgeest
INHOUD
1. Algemene informatie 3
2. Programma van eisen 4
1 Algemene informatie
1.1 Inleiding
7 gemeenten in de regio Alkmaar; Heerhugowaard, Alkmaar, Langedijk, Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo zijn voornemens met meerdere Dienstverleners Deelovereenkomsten af te sluiten voor het ter beschikking stellen van maatwerkvoorzieningen "Begeleiding kwetsbare burgers” (exclusief beschermd wonen) verder te noemen ondersteuning.
De begeleiding is gericht op het versterken van de zelfredzaamheid en participatie, voor zover de burger in verband met een beperking, chronische psychische of psychosociale problemen niet op eigen kracht, gebruikelijke hulp, met mantelzorg of met hulp van andere personen uit het sociale netwerk voldoende zelfredzaam is of in staat is tot participatie.
In de komende jaren zullen in de regio Alkmaar diverse fusies en samenwerkingsverbanden aangegaan kunnen worden tussen de gemeenten. De Deelovereenkomst BKB-RA2015 voorziet in een bepaling waardoor alle rechten en plichten van de Deelovereenkomst overgaan op de nieuwe fusiegemeente. De Dienstverlener met wie de gemeente een Deelovereenkomst sluit kan op geen enkele wijze rechten ontlenen aan de gewijzigde omvang van de nieuw te vormen gemeente.
De doelstellingen, uitgangspunten, eisen en voorwaarden voor deze opdracht zijn neergelegd in dit programma van eisen.
Dienstverlener wordt, door het aangaan van een Deelovereenkomst, geacht onvoorwaardelijk de toepassing van dit programma van eisen te hebben aanvaard.
1.2 Inkoopsamenwerking
Bij de voorliggende Deelovereenkomst BKB-RA2015 is een inkoopsamenwerking ontstaan tussen de 7 gemeenten in de eerder genoemde regio. Het aangaan van Deelovereenkomsten wordt in gezamenlijkheid uitgevoerd en de voorwaarden en gunningscriteria gelden in gemeenschappelijkheid voor alle gemeenten. Per gemeente zal een individuele Deelovereenkomst met de Dienstverleners worden afgesloten.
2 Programma van eisen
De gemeente hanteert binnen de Deelovereenkomst BKB-RA2015 het volgende programma van eisen, die alle als knock-out worden gehanteerd. Oftewel: daar waar u niet aan kunt tonen, op de in dit hoofdstuk gevraagde wijze, dat u voldoet aan het gevraagde, volgt uitsluiting van een overeenkomst.
2.1 Financiële en economische draagkracht
Dienstverlener dient een stabiele onderneming te zijn, wiens continuïteit is gegarandeerd gedurende de looptijd van de Opdracht, inclusief een mogelijke verlenging.
1. Indien u controleplichtig bent, bevat de meest recente accountantscontrole in de jaarrekening geen paragraaf met negatieve continuïteitsverwachtingen. De gemeente kan voor gunning vragen om de jaarrekening.
2. Indien u niet controleplichtig bent, is de financiële en economische draagkracht van uw onderneming zodanig dat de continuïteit van de dienstverlening gedurende de looptijd van de Opdracht, inclusief een mogelijke verlenging, niet in gevaar komt.
De gemeente kan voor gunning vragen om een door een accountant opgesteld jaarverslag.
2.2 Bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheid
U dient een kopie van een verzekeringsbewijs tegen bedrijfsaansprakelijkheid te overleggen met een dekking van minimaal € 1.000.000 per gebeurtenis en een kopie van een verzekeringsbewijs tegen beroepsaansprakelijkheid te overleggen met een dekking van minimaal € 250.000 per gebeurtenis. Indien u niet in het bezit bent van de gevraagde bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering of beroepsaansprakelijkheidsverzekering dan dient u een rechtsgeldig ondertekend document te overleggen waarin wordt verklaard dat, indien de opdracht aan uw bedrijf wordt gegund, u op het moment van de gunningbeslissing een bewijs van een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering met minimale dekking van € 1.000.000 per gebeurtenis of een bewijs van beroepsaansprakelijkheidsverzekering met een dekking van € 250.000 per gebeurtenis kunt overleggen.
2.3 Kwaliteitsmanagementsysteem
De dienstverlener is in het bezit van een geldig HKZ-certificaat of daarmee gelijkwaardig. Indien dienstverlener geen geldig HKZ-certificaat of daarmee gelijkwaardig certificaat heeft volstaat het hebben van een kwaliteitshandboek.
U dient een kopie van dit geldige certificaat (of het overleggen van de inhoudsopgave van het kwaliteitshandboek) aan te leveren. Gedurende de looptijd van de deelovereenkomst dient dienstverlener te blijven beschikken over een werkend Kwaliteitsmanagementsysteem zoals omschreven in dit programma van eisen.
De Gemeente behoudt zich het recht voor om gedurende de looptijd van de deelovereenkomst certificaten dan wel het gehele kwaliteitshandboek op te vragen of in te zien.
2.4 Hoofd-/onderaannemer en combinatie
Wanneer u als hoofdaannemer/onderaannemer wilt inschrijven, of in de vorm van een combinatie van partijen, dan moet u voldoen aan de voorschriften uit de betreffende paragraaf van de aanvullende verklaring BKB-RA2015.
Alle combinanten zijn als bedrijf ieder hoofdelijk aansprakelijk voor de goede uitvoering van de raamovereenkomst en dienen hiervoor te tekenen in de aanvullende verklaring BKB-RA2015.
.
2.5 Uitgangspunten
1. In de voorbereiding op 2015 en 2016 richt de gemeente zich op wat binnen de transitieperiode moet plaatsvinden, met aandacht voor een zachte landing en continuïteit van zorg en ondersteuning binnen de financiële kaders. Ook start de gemeente samen met de dienstverlener de innovatie door resultaatgericht te werken, ontschotting en vermindering van administratieve lasten.
2. Van Dienstverlener wordt verwacht dat hij, in overleg met de gemeente, actief participeert binnen
de navolgende “innovatietrajecten”, zoals:
a. Het huidige producten- en/of dienstenaanbod vereenvoudigen.
b. Samenwerken met algemene voorzieningen.
c. Meer inzetten op E–Health, Domotica en andere vernieuwende concepten
d. Opnemen van sport en bewegings(activiteiten) in het begeleidingsaanbod.
e. Dagbesteding waar mogelijk arbeidsmatig organiseren (samenwerking met werkgevers)
f. Het nabij organiseren van de ondersteuning (buurt- of wijkgericht)
3. De individuele gemeenten bepalen op grond van indicatiecriteria de toegang tot maatwerkvoorzieningen.
4. Om de zelfredzaamheid van burgers te vergroten wordt van Dienstverlener verwacht dat zij de omgeving (het sociale netwerk) van de cliënt betrekt bij de uitvoering van de werkzaamheden. Waar mogelijk begeleidt de Dienstverlener hierbij het sociaal netwerk van de cliënt en wijst de cliënt op andere beschikbare diensten die bijdragen aan een positieve participatie binnen de samenleving.
5. De gemeente gaat er vanuit dat de Dienstverlener op een professionele wijze maatwerkvoorzieningen aanbiedt waarbij het uitgangspunt is dat de Dienstverlener een evenwichtige inzet van de ondersteuning nastreeft door mensen uit het sociale netwerk, vrijwilligers en beroepskrachten.
6. De gemeente gaat er vanuit dat de Dienstverlener op een professionele wijze zorg/ondersteuning aanbiedt volgens de relevante eisen en wetgeving en voldoet aan:
1) eisen zoals gesteld in de Kwaliteitswet Zorginstellingen;
2) eisen zoals gesteld binnen de WTZi;
3) eisen zoals die op dit moment in ontwikkeling zijn binnen de VNG “basisset kwaliteitseisen
Wmo-ondersteuning voor zeer kwetsbare burgers”;
4) en daarnaast aan de algemene normen die gelden binnen de zorg.
Van Dienstverlener en haar medewerkers wordt een professionele werkhouding en service verwacht die aansluit bij de doelgroep. Salariëring van haar medewerkers zijn conform de gemaakte afspraken binnen de voor de branche geldende CAO bepalingen. Deze eis geldt voor de medewerkers in vaste dienst als ook voor ingehuurd personeel(zoals ZZP'ers).
7. Gemeenten hechten grote waarde aan een evenwichtige, efficiënte en op resultaatgerichte samenwerking, daar waar meerdere Dienstverleners, zorgverleners ondersteuning bieden, binnen een arrangement. Om te komen tot een succesvolle resultaatgerichte aanpak en samenwerking zal de Dienstverlener die de meeste ondersteuning aan de cliënt biedt, dan wel in onderling overleg het regiehouderschap op zich nemen en zorgdragen voor een multidisciplinair, inzichtelijk en bespreekbaar dossier, het zogenaamde Dossierhouderschap. Van de Regiehouder wordt een proactieve, resultaat gerichte en leidende rol verwacht, binnen het overeengekomen arrangement, richting “collega” zorgverleners en gemeente.
8. De gemeente biedt de cliënten de mogelijkheid om zelf een Dienstverlener te kiezen waar hij of zij door ondersteund wenst te worden. Er wordt dan ook geen maximalisering van het aantal Dienstverleners toegepast. Geselecteerde Dienstverleners hebben geen garantie dat cliënten gebruik gaan maken van de diensten van deze Dienstverleners.
9. Mocht tijdens de looptijd van de Deelovereenkomst blijken dat de Dienstverlener niet (meer) voldoet aan het gestelde in dit programma van eisen, dan behoudt de gemeente zich het recht voor de Deelovereenkomst eenzijdig te ontbinden.
10. De Dienstverlener zal vermeld worden op de website van de gemeente. Tevens zullen de cliënten geïnformeerd worden van welke Dienstverleners men gebruik kan maken. Cliënten zullen op basis van deze informatie een keuze kunnen maken voor een Dienstverlener. Cliënt is leidend in de keuze van een Dienstverlener.
11. De Dienstverlener die op dit moment al een overeenkomst heeft met de Cliënt en vanaf 1 januari 2015 opnieuw een Deelovereenkomst aangaat met de gemeente voor het ter beschikking stellen van ondersteuning vanaf 1 januari 2015 zal onverminderd zorgdragen voor de continuering van de ondersteuning bij haar bestaande cliënten volgens de voorwaarden en afspraken zoals in de nieuwe Deelovereenkomst worden overeengekomen.
2.6 De dienstverlening
De opdracht bestaat uit het ter beschikking stellen van ÈÈn maatwerkvoorziening, dan wel een arrangement (een combinatie van meerdere maatwerkvoorzieningen binnen de Wmo) aan de “geïndiceerde” burgers en alle hiermee samenhangende organisatorische, administratieve en coˆrdinerende taken.
Daar waar de cliënten gecombineerde zorg ontvangen vanuit de WLZ-, de Wmo of een behandeling vanuit de zorgverzekeringswet, dient afstemming plaats te vinden tussen de verlening van zorg op grond van verschillende “wettelijke” regimes en, indien aan de orde, de verschillende Dienstverleners. Goede zorg voor de cliënt staat daarbij centraal.
De Dienstverlener houdt rekening met de wensen van de cliënt. De Dienstverlener heeft een inspanningsverplichting om te komen tot een goede match tussen cliënt en zorgverlener met het oog op een goede ondersteuningsrelatie.
2.7 Herindicaties en overgangsrecht
Inwoners die op 1 januari 2015 nog tijdelijk doorlopende AWBZ-indicaties hebben, behouden gedurende ÈÈn jaar (tenzij de indicatie in 2015 afloopt) de rechten die verbonden zijn aan dit indicatiebesluit. De zorg en ondersteuning wordt onder dezelfde condities geleverd als in de Wmo2015, dit betekent dat de inwoner een vergelijkbaar aanbod krijgt. De overgangsregeling staat overigens niet in de weg dat gemeente in samenspraak en in overeenstemming met de cliënt ook binnen het overgangsjaar al een nieuwe indicatie/maatwerkvoorziening kunnen afspreken.
Het overgangsrecht geldt ook voor inwoners die zorg inkopen met een persoonsgebonden budget (PGB). Alle oude AWBZ-aanspraken eindigen van rechtswege na afloop van het overgangsrecht.
In aanloop naar 1 januari 2016 gaan gemeenten herindicaties uitvoeren. De ingangsdatum van de nieuwe indicatie ondersteuning is uiterlijk 1 januari 2016 of zoveel eerder als de huidige indicatie afloopt. Dienstverleners leveren uiterlijk vier weken voor afloop van de huidige indicatie het “overdrachtsdossier” van de cliënt bij de gemeente aan. Binnen het overdrachtsdossier dient minimaal opgenomen te worden, de huidige indicatie, het nieuwe voorstel “de maatwerkvoorziening dan wel het arrangement” waarvoor de zelfredzaamheidsmatrix als uitgangspunt heeft gediend inclusief het nieuwe financiële “arrangement”.
2.8 Kritische succesfactoren en kritische faalfactoren
Gemeenten beschouwen de samenwerking als succesvol als geen van de kritische faalfactoren zoals hierna opgenomen zich voordoen en als alle hierna genoemde kritische succesfactoren zich voordoen. De kritische succesfactoren zijn:
(a) Burgers ontvangen de juiste maatwerkvoorzieningen en uiten, meetbaar, hun tevredenheid, vastgesteld middels gangbare kwaliteitssystemen.
(b) De gemeente kan de maatwerkvoorzieningen budgetneutraal uitvoeren.
(c) Dienstverleners kunnen de maatwerkvoorzieningen uitvoeren op een bedrijfsmatig verantwoorde wijze.
Partijen bespreken in ieder geval de samenwerking en passen deze eventueel inhoudelijk aan bij de volgende, niet limitatieve opsomming. De kritische faalfactoren zijn:
(a) een belemmering op de markt om voldoende gekwalificeerd personeel te vinden voor het uitvoeren van de Deelovereenkomst, aantoonbaar veroorzaakt door de inhoudelijke bepalingen van de Deelovereenkomst.
(b) een aantoonbare relatieve stijging van bezwaar- en beroepsprocedures van Inwoners per jaar ten opzichte van de voorgaande contractperiode met betrekking tot Maatwerk Begeleiding, ongeacht of het rechtsmiddel succesvol wordt ingezet (treedt per 1 januari 2016 in werking).
(c) een aantoonbare relatieve stijging van meer dan 5% in het leveren van de maatwerkvoorzieningen ten opzichte van de toe- of afname van de begroting die de gemeente vaststelt voor de uitvoering van Maatwerk Begeleiding.
2.9 Eisen aan het in te zetten uitvoerende personeel
Dienstverleners zetten personeel in dat beschikt over de gangbare competenties en vaardigheden die nodig zijn om de benodigde activiteiten uit te voeren onder de Overeenkomst. De competenties en vaardigheden moeten in overeenstemming zijn met de in de branche vastgestelde basiscompetentieprofielen (bcp’s). Ook ingehuurd personeel en zelfstandigen zonder personeel moeten voldoen aan deze bcp’s. Bcp’s zijn op te vragen bij onder andere VGN en Actiz.
Gemeente stelt dat de Dienstverlener voor haar nieuwe medewerkers, zowel beroepskrachten alsook vrijwilligers, die beroepsmatig met de inwoner in contact kunnen komen in het bezit zijn van een verklaring omtrent gedrag (VOG), als bedoeld in artikel 28 van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens voor beroepskrachten, dan wel in het geval van “ervaringswerkers” de Dienstverlener een vergelijkbare verklaring dient af te geven inclusief toelichting waarom geen VOG. Voorwaarden voor deze VOG is dat deze niet eerder is afgegeven dan drie maanden voor het tijdstip waarop de beroepskracht voor de Dienstverlener is gaan werken. In de eerste helft van 2015 zullen partijen in overleg treden om te komen tot een verantwoordingskader rond onderwerpen zoals integriteit en een VOG.
2.10 Omvang van het verzorgingsgebied
Ter indicatie is onderstaand overzicht opgenomen.
Het verzorgingsgebied bestaat uit het grondgebied van de deelnemende gemeente(n).
De regio Alkmaar omvat de volgende gemeenten:
Per 1 januari 2015 zullen de gemeenten Graft-De Rijp en Schermer fuseren met de gemeente Alkmaar.
- Alkmaar 105.000 inwoners
- Bergen 31.000 inwoners
- Castricum 35.000 inwoners
- Heerhugowaard 52.000 inwoners
- Heiloo 23.000 inwoners
- Langedijk 27.000 inwoners
- Uitgeest 13.000 inwoners
Geen afnamegarantie
De gemeente kan geen garanties afgeven over de omvang en afname van het aantal uren ondersteuning. De omvang van de actuele vraag kan niet door de gemeente worden beïnvloed. De keuzevrijheid van de cliënt is bepalend voor de inzet van het aantal maatwerkvoorzieningen door de Dienstverleners.
Geen leveringsplicht
Vanwege het “open” karakter van de Deelovereenkomst geldt geen leveringsplicht, Onverlet dat er
geen leveringsplicht bestaat heeft de Dienstverlener een zorgplicht richting de aanvrager.
Voor de producten waar u op inschrijft, moet bij inschrijving het “tekenblad dienstverlener”(zie bijlage 2
van de deelovereenkomst BKB-RA2015) ingevuld en rechtsgeldig ondertekend worden meegestuurd.
2.11 Operationele uren
De Dienstverlener dient op werkdagen, gedurende het gehele jaar, minimaal van 8.30 tot 17.00 uur
telefonisch bereikbaar te zijn, en in geval van urgentie een “noodnummer” beschikbaar te hebben. De “ondersteuning” dient ongeacht de dag en het tijdstip, direct uitgevoerd te kunnen worden.
In het geval van kortdurend verblijf dient ondersteuning, dan wel het verblijf, ongeacht de dag en het tijdstip, 7 dagen per week, 24 uur per dag uitgevoerd te kunnen worden.
2.12 Toegang
Maatwerkvoorzieningen zijn niet vrij toegankelijk. Bij maatwerkvoorzieningen gaat het om ondersteuning die op maat is gemaakt en dus rekening houdend, met de individuele en specifieke omstandigheden wordt toegekend. Elke gemeente bepaalt individueel de toegang tot de maatwerkvoorziening(en).
De gemeenten zullen u individueel, bijvoorbeeld middels de gemeentelijke website, informeren op welke wijze zaken zoals toegang en de indicatie geregeld zijn.
2.13 Indicatie en opdracht verstrekken
1 De gemeente, het indicatieorgaan en/of de Dienstverlener kunnen maatwerkvoorzieningen indiceren ten behoeve van de cliënt. Daarbij wordt rekening gehouden met diens beperkingen, gezinssituatie en woonomgeving. In het besluit wordt de toegekende maatwerkvoorzieningen, de “onderdelen”, de taken en de tijdsduur per “onderdeel” aan de cliënt kenbaar gemaakt.
2 De gemeente meldt de cliënt aan bij de Dienstverlener. Daarbij wordt de Dienstverlener verzocht de maatwerkvoorzieningen te leveren in overeenstemming met de indicatie.
3 Dienstverleners zijn bereid om onderdeel te zijn van een nog nader vorm te geven expertnetwerk, dat samenwerkt met de sociale teams. Daarnaast kunnen Dienstverleners in specifieke gevallen door sociale teams geconsulteerd worden om te komen tot een passende maatwerkvoorziening. Deze bijdrage is geen integraal onderdeel van de begeleiding. Indien de Dienstverlener hiervoor gevraagd wordt, zal de Dienstverlener hiervoor een nog nader te bepalen vergoeding ontvangen.
2.14 Levering ondersteuning
De gemeente vraagt, eventueel na oriëntatie door de cliënt, maatwerkvoorzieningen bij de Dienstverlener aan. In deze aanvraag worden de NAW gegevens/BSN nummer van de cliënt, dan wel de gegevens van de wettelijke vertegenwoordiger, en de indicatie opgenomen.
- De Dienstverlener neemt uiterlijk binnen 5 werkdagen na opdrachtverstrekking telefonisch contact op met de cliënt, dan wel zijn vertegenwoordiger, om een afspraak te maken om de geïndiceerde maatwerkvoorzieningen met de cliënt door te nemen.
- Binnen 5 werkdagen na het telefonische contact wordt de afspraak gepland, tenzij dit niet mogelijk is voor de cliënt.
- Binnen 10 werkdagen na de afspraak met de cliënt vangt de ondersteuning aan, tenzij anders met de cliënt of diens vertegenwoordiger wordt afgesproken.
Indien uitvoering van de aanvraag niet mogelijk is, dient deze afwijzing door de Dienstverlener geregistreerd te worden en dient de gemeente hiervan schriftelijk op de hoogte te worden gesteld.
In het geval van spoedzorg kan een beroep gedaan worden op de Dienstverlener om acuut, op eigen initiatief binnen de grenzen van doelmatigheid ondersteuning te verlenen. Na aanvang van de spoedzorg dient binnen vijf dagen afstemming plaats te vinden met de gemeente over de ondernomen acties en het verdere verloop van de ondersteuning, de indicatie.
2.15 Dienstverlening zonder wachttijd
De Dienstverlener levert ondersteuning zonder wachttijd. Indien de cliënt niet binnen de voorgeschreven termijnen geholpen kan worden, wordt de cliënt door de gemeente doorverwezen naar een andere Dienstverlener. In het geval van “geaccepteerde” wachttijd dient overbruggingszorg door de Dienstverlener geleverd te worden, gedurende de te overbruggen termijn. Indien de Dienstverlener geen cliënten meer kan aannemen vanwege capaciteitsproblemen dient dit onmiddellijk (schriftelijk) te worden gemeld bij de gemeente.
2.16 Opmerken van veranderende omstandigheden.
Van de zorg verlenende wordt verwacht dat hij/zij structurele veranderingen in de gezondheidssituatie, de leefomstandigheden en de sociale omgeving van de cliënt opmerkt en dit bespreekt met de direct leidinggevende, waaronder ook de noodzaak van structureel meer- dan wel minder uren dan wel de noodzaak van een aanpassing in de maatwerkvoorziening. (gemeenten hanteren hierbij een bandbreedte van +/- 10% welke als zijnde reguliere zorg/indicatie wordt beschouwd.) Daarbij is er ook oog voor o.a. de veranderingen in de huiselijke situatie (vereenzaming, vervuiling, maatschappelijk isolement).Van de Dienstverlener (leidinggevende) wordt verwacht dat hij/zij deze opmerkingen per mail doorgeeft aan de verantwoordelijk Wmo-consulent.
Daarnaast wijzen wij u onder andere op het Protocol Ouderenmishandeling ( xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx) en Wet verplichte meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling en de daarmee samenhangende vereisten, zoals verwoord binnen de Wmo 2015, hoofdstuk 4, artikel 4.1.1.
1. De Dienstverlener stelt voor zijn medewerkers een meldcode vast waarin stapsgewijs wordt aangegeven hoe met signalen van huiselijk geweld of kindermishandeling wordt omgegaan en die er redelijkerwijs aan bijdraagt dat zo snel en adequaat mogelijk hulp kan worden geboden.
2. Onder huiselijk geweld wordt verstaan: huiselijk geweld als bedoeld in artikel 1, eerste lid, van de Wet maatschappelijke ondersteuning.
3. Onder kindermishandeling wordt verstaan: kindermishandeling als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de jeugdzorg.
4. De Dienstverlener bevordert de kennis en het gebruik van de meldcode.
2.17 Managementinformatie en Monitoring.
Om te komen tot relevante beleids-, sturings- en verantwoordingsinformatie voor gemeenten registreert de dienstverlener minimaal de volgende gegevens zodat de dienstverlener per periode van 4 weken de gemeente over deze gegevens kan informeren. Deze gegevens zullen tevens de basis zijn voor specificatie van de facturering.
BSN
naam dienstverlener geïndiceerde type voorziening
geïndiceerde termijn van levering zorg datum melding opdracht aan dienstverlener
datum start van de zorg (periode tussen melding en start zorg indicatie wachtlijst) datum van beëindiging zorg/mutaties/zorgstop
wachtlijsten / overbruggingszorg en spoed inzet.
Daarnaast dient de Dienstverlener de gemeente kosteloos, per periode van 4 weken, te voorzien managementinformatie, aan te leveren in Excel formaat, uiterlijk 10 werkdagen na afloop van de te rapporteren perioden.
In de loop van de eerste periode 2015 zullen de gemeente, per financieringsvorm een hanteerbaar en werkbaar format vaststellen waarin minimaal de navolgende gegevens verwerkt zullen moeten worden:
• De in de voorafgaande periode totaal aantal geleverde maatwerkvoorzieningen per tijdscategorie, per maatwerkvoorziening;
• De in de voorafgaande periode totaal gedeclareerde kosten per maatwerkvoorzieningen.
• Het totaal aantal cliënten per maatwerkvoorzieningen;
• Het aantal ontvangen en afgehandelde klachten inclusief de wijze waarop klachten zijn afgehandeld;
• Gemeente ontvangt per managementperiode een digitaal overzicht van de klachten die ook tijdens de evaluatie besproken gaan worden.
Indien de gemeente, naast de bovengenoemde gegevens, in de uitvoering van de dienstverlening nog andere relevante gegevens wenst (incidenteel) dan wordt deze informatie kosteloos door de Dienstverlener beschikbaar gesteld.
2.18 Productomschrijving en resultaatfinanciering
In de bijgevoegde bijlage 4 van de deelovereenkomst BKB-RA2015 is de ontwikkelde productenmatrix opgenomen, die geldt voor nieuwe en geherindiceerde cliënten. In het transitiejaar 2015 wordt de productmatrix beoordeeld op werkbaarheid en doelmatigheid en daar waar bijstelling noodzakelijk is, zal de productenmatrix doorontwikkeld dan wel bijgesteld worden.
Uitgangspunt voor de toepassing van de productenmatrix is resultaatsfinanciering. Op basis van een combinatie van maatwerkvoorzieningen, geïndiceerde tijdseenheden per voorziening en de duur van de voorziening kan een totale “prijs” per cliënt en indicatie (arrangement) worden vastgesteld. Op basis van de uitgangspunten zoals gesteld binnen het arrangement en het behalen van de doelen binnen de gestelde tijd, kan de zorgaanbieder aanspraak maken op financiering, de zogenaamde resultaatfinanciering.
2.19 Facturering
Op basis van de 4 wekelijkse periode facturering aan de gemeenten zal de Dienstverlener een financiële vergoeding ontvangen voor de werkelijk geleverde en overeengekomen ondersteuning, op basis van de indicatie, in de afgelopen maand, volgens het in bijlage 6 van de deelovereenkomst BKB-RA2015 opgenomen verwerkingsschema (schema controle en betaling Dienstverleners).
De Dienstverlener dient, uiterlijk binnen tien werkdagen na afloop van de voorgaande periode, de facturen in over die betreffende periode. De bijlage, gevoegd bij de (digitale (verzamel)) factuur, dient te bestaan uit de volgende gegevens:
• Gegevens cliënt: BSN cliënt, geboortedatum, voorletters, tussenvoegsels, achternaam, straat, huisnummer, postcode en plaats.
• Gegevens geleverde hulp: Soort zorg, geïndiceerde uren, ingangsdatum en einddatum, per maand.
Ten aanzien cliënten die gebruikmaken van het zogenaamde overgangsrecht dient de Dienstverlener te factureren conform de afspraken over tijdelijke budgetfinanciering.
Correcties op al door de Dienstverlener gefactureerde perioden mogen maximaal over ÈÈn periode terug ingediend worden. (met andere woorden, factuur over periode 3, correctie over periode 2)
De eigen bijdragen worden (landelijk) door het CAK geïnd. Dit is in een Algemene Maatregel van Bestuur vastgelegd. De Dienstverlener geeft de gegevens van de cliënt door aan het CAK conform de door het CAK aangegeven CAK-interfacestandaard, gelijktijdig met het moment waarop de facturen bij de gemeente worden ingediend. Eventuele hieruit voortvloeiende kosten zijn voor rekening van de Dienstverlener.
2.20 Kwaliteitsborging
De Dienstverlener kan aantonen dat de kwaliteit van de dienstverlening voldoende is geborgd.
De volgende onderdelen zijn opgenomen in het kwaliteitssysteem en dienen operationeel zijn op het moment van inschrijving:
a) Ondersteuningsplan: alle relevante afspraken op het gebied van de maatwerkvoorzieningen en de hulpverlening legt u binnen het dossier vast in een ondersteuningsplan met de cliënt. Dit ondersteuningsplan dient te worden ondertekend. De looptijd van het ondersteuningsplan bedraagt niet langer dan de termijn van de indicatie. Tussentijdse opzegging door de cliënt is, in overleg met de gemeente mogelijk, zonder bijkomende kosten. De gemeente houdt zich het recht voor tijdens de looptijd van de Deelovereenkomst BKB-RA2015 aanvullende minimumeisen ten aanzien van de ondersteuningsplan te stellen.
b) Passende maatwerkvoorzieningen: De Dienstverlener levert steeds passende maatwerk- voorzieningen aan de cliënt en houdt zich daarbij, voor zover van toepassing, aan door de gemeente aangegeven toegangsvereisten (aanwezigheid van een verwijzing of een rechtsgeldig indicatiebesluit met de daarin vastgelegde aanspraak op maatwerkvoorzieningen).
c) Continuïteit: De Dienstverlener draagt zorg voor zo weinig mogelijk verschillende zorgverleners bij de cliënt. Daarnaast zorgt u voor passende vervanging bij afwezigheid (bijvoorbeeld door ziekte of vakantie) van de vaste hulp/zorgverlener. Bij vervanging wordt rekening gehouden met de situatie van de cliënt (bijvoorbeeld bij een autistische cliënt wordt telkens dezelfde vervanger ingezet). Niet verleende zorg door feestdagen, ziekte, dan wel vakantie wordt proactief door u in overleg met klant ingepland.
d) Afstemming: De Dienstverlener draagt zorg voor een goede afstemming van de hulp met eventuele andere Dienstverleners van hulp-, zorg- en / of welzijnsdiensten door frequent afstemmingsoverleg.
e) Looptijd indicatiebesluit: Onverlet de eigen verantwoordelijkheid van de cliënt voor het bewaken van de inhoud en looptijd van het indicatiebesluit, treedt u in overleg met de cliënt over de eventuele (aangepaste) voortzetting van de maatwerkvoorzieningen. In overleg met de cliënt neemt u het initiatief richting indicatieorgaan of gemeente voor het stellen van de daarvoor vereiste herindicatie.
f) Veranderende situatie: In het geval dat de situatie bij een klant verandert dient de gemeente geïnformeerd te worden, namelijk indien:
de maatwerkvoorzieningen bij de klant worden gestart,
de maatwerkvoorzieningen meer dan 6 weken worden opgeschort, de maatwerkvoorzieningen bij de klant worden beëindigd.
g) Overdracht: Bij het overgaan van de cliënt naar een andere Dienstverlener, zorgt de “oude”
Dienstverlener voor overdracht van de gegevens van de cliënt, zoals opgenomen in uw cliënten administratie.
h) Klachtenregeling: De Dienstverlener heeft een efficiënte en laagdrempelige klachtenregeling en houdt een klachtenregister bij waarin het volgende geregistreerd wordt:
Naam en adresgegevens van de persoon die de klacht heeft ingediend, Datum van de ingediende klacht,
Omschrijving van de klacht,
De wijze waarop de klacht is afgehandeld.
i) Medezeggenschap: De Dienstverlener heeft een regeling voor medezeggenschap. Deze medezeggenschap ziet in ieder geval toe op voorgenomen besluiten die voor Cliënten van belang zijn.
j) Privacyreglement: De Dienstverlener hanteert een privacyreglement.
k) Wet Bescherming Persoonsgegevens: Door het indienen van een inschrijving geeft u aan onvoorwaardelijk te voldoen aan de verplichtingen die zijn gesteld bij of krachtens de Wet bescherming persoonsgegevens en de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015. De verwerking van persoonsgegevens door dienstverleners dient aan deze normen te voldoen.
l) Bedrijfsvoering: De Dienstverlener informeert direct de gemeente in het geval van relevante ontwikkelingen inzake uw bedrijfsvoering (fusie, e.d.) evenals andere omstandigheden die van invloed kunnen zijn op de continuïteit van de bedrijfsvoering.
2.21 Social return
Gemeenten hechten er grote waarde aan dat Dienstverleners bijdragen aan het versterken van de sociale infrastructuur. Met het aangaan van de Deelovereenkomst, gaat de Dienstverlener, die per kalenderjaar minimaal € 200.000 aan maatwerkvoorzieningen begeleiding leveren, een inspanningsverplichting aan om 5% van de gefactureerde omzet binnen de regio Alkmaar aan te wenden om middels bestaande dan wel nieuwe activiteiten de sociale infrastructuur te versterken. Dienstverlener is verantwoordelijk voor een concrete invulling (hoeveel mensen, welk soort mensen, waar inzetten). Dienstverlener treedt hiertoe in overleg met het team Social Return regio Alkmaar. Bij afloop van de Opdracht dient aan deze inspanningsverplichting voldaan te zijn. Het team Social Return regio Alkmaar voert hierop de controle uit. Voor meer informatie zie bijlage 7 van de deelovereenkomst BKB-RA2015.
2.22 Contractmonitoring/contractmanagement
Dienstverleners worden gedurende de contractduur beoordeeld op de gestelde eisen. Contractmonitoring/contractmanagement vindt plaats op twee niveaus:
1. Lokaal:
bilaterale gesprekken tussen aanbieders en gemeente gericht op operationele knelpunten en afhandeling klachten.
steekproefsgewijze controle op naleving en handhaving van de gestelde kwaliteits- en veiligheidseisen.
2. Regionaal:
bespreking van zaken die in meerdere gemeenten binnen de regio spelen zoals, juridische contractbewaking en problemen die van structurele aard zijn. Gemeente Alkmaar zal in deze optreden als regionaal contractbeheerder.
steekproefsgewijze controle op naleving en handhaving van de gestelde kwaliteits- en veiligheidseisen.
Contractmonitoring/contractmanagement bestaat onder andere uit de volgende onderdelen:
a. Gesprekken gemeente/regio en Dienstverlener
Minimaal 2 keer per jaar vindt er een voortgangsgesprek plaats tussen de gemeente/regio en de gecontracteerde Dienstverlener.
Onderwerpen in dit voortgangsgesprek zijn:
operationele problemen met betrekking tot indicering en levering van zorg; aantal en afhandeling klachten;
bespreking signalen;
bespreken managementsrapportages.
het behalen van de doelstellingen met betrekking tot Social return.
b. Cliënttevredenheid
Vanaf 1 januari 2016 vindt jaarlijks een cliëntervaringsonderzoek plaats.
c. Audits
Jaarlijks stuurt Dienstverlener een kopie van de volledige rapportage van de bij dienstverlener uitgevoerde audits, zoals een HKZ- of een gelijkwaardige audit.
Aanvullend kan bij de Dienstverlener een audit worden uitgevoerd. Deze audit wordt uitgevoerd door een onafhankelijke organisatie, in opdracht van de gemeente. Doelstelling van de audits is het monitoren of u als Dienstverlener voldoet aan de eisen, zoals deze in het Samenwerkingsconvenant dan wel in dit programma van eisen staan vermeld.
2.23 Accountantsverklaring
De gemeente vraagt aan de zorgaanbieders met een jaaromzet van meer dan € 100.000,-- voor 1 juli van het jaar (voor het eerst in 2016) volgend op het boekjaar een accountantsverklaring aan te leveren. Binnen de accountantsverklaring dient met betrekking tot het onderstaande opgenomen te worden:
oordeel over de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de gefactureerde regels (conform de vastgestelde indicatie).
oordeel of de gefactureerde uren ÈÈn op ÈÈn aansluiten op de uren zoals die aangeleverd zijn bij het CAK.
Mocht het oordeel van de accountantsverklaring een onvoldoende resultaat opleveren dat is de gemeente gerechtigd om aanvullende controles uit te voeren. De kosten voor deze aanvullende controles komen voor rekening van de Dienstverlener.
2.24 Contactgegevens Dienstverlener
Gemeente ontvangt van de Dienstverlener voor 15 december 2014 een overzicht (communicatieschema) met alle relevante contactpersonen, email adressen en telefoonnummers. Denk hierbij aan de gegevens die aan de cliënten beschikbaar gesteld gaan worden (telefoonnummer en e-mail adres), contactpersoon voor de gemeente en contactpersoon boekhouding. U dient dit communicatieoverzicht aan de individuele gemeente toe te sturen t.a.v. de afdeling Wmo2015.