GS-Voorstel
GS-Voorstel
Besluitnummer
PZH-2023-844528435 DOS-2023-0006184
Status
Openbaar
Datum vergadering Gedeputeerde Staten
5 december 2023
Eindtermijn
n.v.t.
Onderwerp
Verlenging van de overeenkomst met Funcke Creatieve Partners B.V. te Haarlem voor ontwikkelen en uitwerken van het overkoepelend creatieve concept en strategie RijnlandRoute tot oktober 2024.
Advies
1. Vast te stellen de verlenging van de overeenkomst met Funcke Creatieve Partners B.V. te Haarlem d.d. 26-03-2019 DOS-2019-0001795 voor ontwikkelen en uitwerken van het overkoepelend creatieve concept en strategie van Programma RijnlandRoute tot 31 oktober 2024 onder gelijkblijvende voorwaarden en tarieven voor het maximale bedrag van € 54.540,00 exclusief btw in afwijking op de aanbestedingsregels.
2. Vast te stellen de brief met de opdracht aan Xxxxxx Creatieve Partners B.V.
Besluit GS
Vastgesteld conform advies
Bijlagen
1. Opdrachtbrief aan Funcke Creatieve Partner B.V. voor verlenging van de overeenkomst voor ontwikkelen en uitwerken van het overkoepelend creatieve concept en strategie XxxxxxxxXxxxx
0 Toelichting voor het College
Het Programma RijnlandRoute heeft in 2019 een contract gesloten met Funcke Creatieve Partners
B.V. te Haarlem die tot doel had en heeft om op basis van de door de ambtelijk opdrachtgever en Bestuurder destijds vastgestelde Communicatiestrategie RLR, een overkoepelend concept en strategie RijnlandRoute uit te werken en deze, onder andere, vorm te geven in een website. Doel hiervan was om daarmee de realisatie van de doelen van de Communicatiestrategie het best te laten slagen.
Het contract van Xxxxxx Creatieve Partners B.V. is destijds meervoudig onderhands uitgevraagd met een geraamde opdrachtwaarde onder de Europese drempelwaarde. Met de verlenging van de overeenkomst komt de totale opdrachtwaarde boven de Europese drempelwaarde uit.
Op project RijnlandRoute N434 zijn door onderstaande onvoorziene omstandigheden de werkzaamheden uitgelopen, waardoor een vertraging is ontstaan van 1 jaar;
• De onvoorziene omstandigheid “Lockdown naar aanleiding van de Coronapandemie”, waarmee de projectorganisatie bij het aangaan van de overeenkomst geen rekening heeft kunnen houden.
• De onvoorziene omstandigheid van ‘Brand tijdens de bouw” op de N434. In juni 2022 is een opslagloods van de aannemer tot de grond afgebrand waardoor veel reeds geteste elektronische apparatuur is verwoest. Voor vervangende apparatuur moesten alternatieven worden gezocht omdat dezelfde apparatuur niet meer leverbaar was. Ook de geteste software moest worden aangepast en opnieuw worden getest. Dat maakt dat door de vertraging van het testproces, de opening van de N434 1 jaar naar achter is geschoven naar 5 juli 2024.
De ontwikkeling van het creatieve concept en de strategie ten behoeve van de RijnlandRoute ligt nu bij Funcke Creatieve Partners B.V. die daarvoor de hosting, beheer en support van de website verzorgt. Doordat de website van de RijnlandRoute op een ander platform draait dan de websites van de provincie, is het niet zomaar mogelijk om dit over te dragen naar de provincie of een ander bedrijf.
De voorbereidingen voor het openingsevenement zijn in volle gang en communicatie middels de website XxxxxxxxXxxxx.xx speelt hier een belangrijke rol in.
Indien er een nieuwe aanbesteding zou moeten worden uitgeschreven voor de uitvoering van deze communicatiewerkzaamheden, in de afrondende fase van het project, gaat er kostbare tijd verloren. Bij een eventuele overdracht van de communicatieopdracht aan derde ontstaat ook het risico dat belangrijke ‘projectervaring’ verloren gaat.
Maandelijks voert Funcke Creatieve Partners B.V. diverse werkzaamheden uit waaronder; Beheer en support van de website, bewaken van concepten en ontwerp van corporate middelen,
project coördinatie en -management, opmaak stukken ten behoeve van communicatie en de hosting, van de website.
Kosten op basis van de uurtarieven uit het lopende contract zijn € 4.545,00 per maand x 12 maanden tot eind oktober 2024 is € 54.540,00.
De kosten worden verrekend op daadwerkelijk verrichte werkzaamheden en uren.
Financieel en fiscaal kader
Totaalbedrag excl. BTW : € 54.540,00
Programma : Xxxxxxx 0 - Xxxxx xxxxxx xxx Xxxx-Xxxxxxx
Financiële risico’s : Er zijn geen financiële risico’s.
Xxxxxxxxx xxxxx
De oorspronkelijk geraamde opdrachtwaarde, op basis waarvan besloten is om de opdracht meervoudig in de markt te zetten, bleef onder de Europese drempelwaarde (waarmee meervoudig uitvragen destijds passend was). Met deze verlenging komt de totale opdrachtwaarde boven de Europese drempelwaarde. Was destijds bekend geweest, of had de provincie rekening moeten houden met de kans dat de totale opdrachtwaarde boven de Europese drempelwaarde zou komen, dan had destijds de opdracht Europees aanbesteed moeten worden. Doordat dit niet gebeurt is, is er mogelijk sprake van een afwijking van de aanbestedingsregels.
Het argument om gedurende de afronding van het project hetzelfde communicatiebedrijf als partner aan te houden vinden we zwaarwegend en overtuigend. Dat maakt het redelijk en billijk om de bestaande overeenkomst te verlengen, met een beroep op de onvoorziene Coronapandemie en de brand op de bouw en de daaruit voortvloeiende vertraging.
2 Voorafgaande besluitvorming
In 2019 is er na een meervoudige onderhandse procedure opdracht verleend aan Xxxxxx Creatieve Partners voor het ontwikkelen en uitwerken van het overkoepelend creatieve concept en strategie RijnlandRoute. Dit besluit is op ambtelijk niveau genomen.
3 Proces
Na positieve besluitvorming door Gedeputeerde Staten zal de opdrachtbrief aan Xxxxxx Creatieve Partners B.V. worden verzonden.
4 Participatie en rolneming
Niet van toepassing
5 Communicatiestrategie
Na positieve besluitvorming door Xxxxxxxxxxxx Staten zal Funcke Creatieve Partners B.V. op de hoogte worden gesteld van de verlenging van de overeenkomst.