PEVA VZW KATTEVENNEN
PEVA VZW KATTEVENNEN
Huishoudelijk Reglement Algemene Werking
ALGEMEEN
De basis voor de organisatie en samenwerking in vzw Kattevennen komt voort uit:
• Statuten PEVA vzw Kattevennen
• Samenwerkingsovereenkomst stad Genk/vzw Kattevennen
• Samenwerkingsovereenkomst EWI/vzw Kattevennen
Het huishoudelijk reglement is steeds ondergeschikt aan de statuten (of bovenstaande documenten), waarvan de tekst voorrang heeft in geval van tegenstrijdigheid.
Met leden wordt bedoeld de toegetreden leden. De “effectieve” leden, die zitting hebben in de algemene vergadering van de vzw worden als dusdanig vermeld. Met lidmaatschap wordt het lidmaatschap van het toegetreden lid bedoeld.
Onderdelen van het Huishoudelijk Reglement Algemene Werking zijn:
1. Leden
2. Bestuur
3. Interne organisatie
4. Vrijwilligers
5. Werkgroepen
6. Infrastructuur en instrumenterium
7. Afspraken taverne
Bijlage 1: Deontologische code stad Genk Bijlage 2: Afspraken taverne
1. LEDEN
1.1 Verenigingsjaar, vaststelling der bijdragen der leden
De raad van bestuur stelt conform artikel 9 der statuten de bijdrage van de leden voor het komende jaar vast vóór 15 september van het lopende jaar. Deze bijdrage wordt meegedeeld bij de oproep tot hernieuwing van het lidmaatschap. Deze bijdrage wordt voor drie categorieën vastgesteld: jongeren tot en met 21 jaar, volwassenen en gezinnen.
1.2 Voldoening der bijdragen
Nieuwe leden zijn in het jaar van toetreding de volle jaarlijkse bijdrage verschuldigd, indien hun lidmaatschap ingaat uiterlijk op 31 mei. Bij latere ingang is een bijdrage per resterende maand van het lopende jaar verschuldigd, eveneens vastgesteld door de raad van bestuur.
Nieuwe leden die zich na 31 mei opgeven hebben geen recht op voordelen of publicaties die eventueel vóór de aanvang van hun lidmaatschap aan de leden van de vzw werden toegekend. Wie zich als lid meldt, moet de verschuldigde bijdrage betaald hebben, vooraleer hij als lid zal beschouwd worden.
De betaalde bijdrage kan in geen enkel geval teruggevorderd worden.
1.3 Lidmaatschapskaart
Na ontvangst van de bijdrage zendt de vzw aan het lid een lidmaatschapskaart.
De lidmaatschapskaart is persoonlijk en kan dienen als identiteitskaart bij de activiteiten door de vzw ingericht.
1.4 Verlenging van het lidmaatschap
De leden moeten de verschuldigde bijdrage voldoen uiterlijk op 25 december van het voorafgaande werkjaar. Heeft de vzw op 25 december van het voorafgaande werkjaar de verschuldigde bijdrage niet ontvangen, dan zendt hij het lid een herinnering om te betalen.
Is op 31 januari de verschuldigde bijdrage niet ontvangen, dan wordt het lid geschrapt.
Indien vóór het einde van het verenigingsjaar de verschuldigde bijdrage alsnog ontvangen wordt, dan wordt de schrapping vernietigd. Het lid kan geen aanspraak maken op de in het lopende jaar reeds toegekende voordelen. Eventuele publicaties worden enkel bezorgd voor zover de voorraad strekt.
1.5 Publicaties
De vzw kan allerhande gedrukte of digitale brochures, boeken, cursussen of andere niet-periodieke publicaties uitgeven indien zij oordeelt hiermee het in de statuten gestelde doel te dienen.
1.6 Einde van het lidmaatschap
Beëindiging van het lidmaatschap kan geschieden door een schrijven gericht aan de vzw, tenminste één maand voor de aanvang van het nieuwe verenigingsjaar.
1.7 Rechten van de leden
Rekening houdend met de bepalingen in artikel 9 der statuten hebben de leden de volgende rechten:
- Deelname aan de vrijwilligerswerking, na een gunstige evaluatie van een stage van 6 maanden;
- Alle niet organieke vergaderingen en door de vereniging georganiseerde excursies en bijeenkomsten bij te wonen, eventueel tegen betaling zo dit voor andere deelnemers ook voorzien is;
- In kennis worden gesteld van de Algemene Vergadering minimaal via de nieuwsbrief, en niet via een afzonderlijk schrijven;
- Zich kandidaat stellen als effectief lid voor de Algemene Vergadering via de open oproep.
- Gratis bezoeken van 360° fulldome voorstellingen;
- Gratis boeken lenen uit de bibliotheek;
- Korting op een reeks artikelen uit de winkel.
- Alle andere voordelen waartoe de raad van bestuur beslist
1.8 Plichten van de leden
Toetreding tot de vzw betekent aanvaarding van de statuten en het huishoudelijk reglement van de vzw.
1.9 Selectie van toegetreden effectieve leden
Bij de volledige vernieuwing van de Gemeenteraad stuurt de vzw aan de leden een open oproep tot kandidaatstelling om toe te treden als effectief lid.
De effectieve leden worden gekozen in een hiertoe georganiseerde bijzondere ledenvergadering. Tijdens deze vergadering krijgen de kandidaten de mogelijkheid om zichzelf voor te stellen en hun kandidatuur toe te lichten. Bij de selectie spelen volgende criteria een doorslaggevende rol:
- Deskundigheid op het gebied van wetenschap en wetenschapscommunicatie
- Deskundigheid op het gebied van natuurgericht toerisme en toeristische productontwikkeling
- Relevante professionele ervaring op strategisch / tactisch niveau
- Betrokkenheid bij de werking van de vzw
- Motivatie voor belangeloze inzet van kennis en tijd
Bij gelijkheid van stemmen voor de laatste te begeven plaats, kan de voorzitter beslissen op basis van motivatie, betrokkenheid en deskundigheid. De drie kandidaten met het hoogst aantal stemmen worden in geval van vacante functies en mits bereidheid van de kandidaat zelf, afgevaardigd naar de raad van bestuur.
De lijst van de gekozen kandidaten wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de Gemeenteraad en Algemene Vergadering waarna het nieuwe bestuur formeel gevormd kan worden.
Wanneer een toegetreden effectief lid om welke reden ook, niet meer kan zetelen in de Algemene Vergadering of raad van bestuur, wordt hij/zij tijdelijk en in afwachting van een verkiezing na een open oproep, vervangen door een door de Algemene Vergadering aangeduid lid.
Van de toegetreden effectieve leden wordt verwacht dat zij een deskundige, constructieve bijdrage leveren aan de verwezenlijking van de doelstellingen van de vzw.
Zij onthouden zich van interventies op personeelsniveau. Zij voeren hun mandaat belangeloos, vrijwillig en in eigen naam uit.
Zij zullen hun gedragingen door de principes van de statuten laten leiden en verbinden zich ertoe geen daden te stellen die strijdig zijn met het doel van de vzw, noch de vzw op enigerlei schade toe te brengen.
2. BESTUUR
2.1 Bestuursorganen
De vzw Kattevennen heeft 3 bestuurlijke organen en in 2 daarvan zetelen effectieve leden van de vzw zoals beschreven in artikel 7 en onder de voorwaarden zoals benoemd in artikel 10 van de statuten:
2.1.1 De Algemene Vergadering
De bevoegdheden van de Algemene Vergadering zijn:
- het wijzigen van statuten;
- het benoemen en ontslaan van bestuurders;
- het benoemen en ontslaan van de commissarissen en het bepalen van hun eventuele bezoldiging;
- het uitsluiten van een lid;
- het goedkeuren van rekeningen en begrotingen;
- de kwijting aan de bestuurders en commissarissen;
- het ontbinden van de vzw;
- omzetting van de vzw in een vennootschap met een sociaal oogmerk;
- alle gevallen waarin de statuten en de wet dat vereisen.
2.1.2 De raad van bestuur
De raad van bestuur heeft de meest uitgebreide machten voor het beleid en bestuur der zaken van de vzw. Al wat door de statuten en door de wet niet uitdrukkelijk is voorbehouden aan de Algemene Vergadering, valt binnen de bevoegdheid van de raad van bestuur. De raad van bestuur kan één of meerdere taken delegeren aan het dagelijks bestuur.
Haar bevoegdheden zijn onder andere:
- Het organiseren van de Algemene Vergadering;
- Het organiseren van samenkomsten van de raad van bestuur;
- Het goedkeuren van jaarverslag, rekeningen en begrotingen ter voorbereiding van de Algemene Vergadering;
- Het goedkeuren van de begrotingswijziging;
- Het goedkeuren van het beleidsplan;
- Het goedkeuren van bestekken in kader van de wet op overheidsopdrachten vanaf het drempelbedrag van 8600 euro excl. BTW (wijzigingen in wetgeving zijn automatisch van toepassing) en daarbij horende gunningsverslagen;
- Het goedkeuren van investeringen;
- Het aanwerven en ontslaan van personeelsleden van de vzw;
- Vaststellen van de bijdrage van de leden;
- De vertegenwoordiging van de vzw in en buiten rechte;
- Het inzagerecht van de toegetreden effectieve leden goedkeuren;
- Het goedkeuren van het huishoudelijk reglement
In geval van dringende zaken kan de raad van bestuur door de voorzitter gevraagd worden haar goedkeuring of bezwaar op een voorstel per mail te uiten binnen de 7 werkdagen.
2.2 Gedragscode voor de leden van de raad van bestuur
De bestuurders onderschrijven bij en door hun toetreding de statuten van de vzw en gedragscode hierin opgenomen. Zij laten zich leiden door de principes van de statuten en verbinden zich ertoe geen daden te stellen die strijdig zijn met het doel van de vzw, noch de vzw op enigerlei wijze schade toe te brengen.
De hierna volgende gedragscode heeft tot doel op alle niveaus van de organisatie een professionele en verantwoordelijke houding te stimuleren met het oog op een kwalitatieve, consequente en efficiënte werking van de vzw.
2.2.1 Integriteit van leden van de raad van bestuur
De bestuurders dienen zich te laten leiden door de algemene doelstellingen van de vzw gericht op het bestendigen en versterken van een succesvolle organisatie;
De bestuurders dienen in alle omstandigheden onpartijdig te blijven in de beoordelingen, beslissingen en handelingen;
De raad van bestuur kan een bestuurder weren indien zij een band hebben als familielid/levenspartner van een werknemer of andere bestuurder van de vzw, teneinde belangenvermenging uit te kunnen sluiten;
De bestuurders mogen geen band als werknemer, leverancier en werknemer van een leverancier hebben, teneinde belangenvermenging uit te kunnen sluiten;
Behoudens expliciet akkoord van en/of in overleg met de raad van bestuur onthouden de leden van de raad van bestuur zich van alle interventies op operationeel niveau.
2.2.2 Vertrouwelijkheid
Om een goede werking te garanderen en open discussies te bevorderen, zowel in vergaderingen van de raad van bestuur als in andere werkorganen van de vzw, verbinden bestuurders zich ertoe om de vertrouwelijkheid van informatie, beraadslagingen en documenten te bewaren, in overeenstemming met de wettelijke verplichtingen. Ook na beëindiging van zijn/haar mandaat blijft de bestuurder discretie verschuldigd.
2.2.3 Loyauteit van leden van de raad van bestuur
Bestuurders zijn eraan gehouden de voorzitter en de directeur op de hoogte te brengen van mogelijke bijzonderheden, onrechtmatigheden, die zij vaststellen of ter ore krijgen van andere leden, publiek en partners.
Bestuurders engageren zich om ten aanzien van publiek, personeel en andere betrokkenen zich onpartijdig op te stellen bij discussies waar de werking van de vzw onderwerp van zijn.
2.3 Introductie voor nieuwe wettelijke leden
Nieuwe bestuurders krijgen van de voorzitter, een passende introductie teneinde hun bijdrage in de bestuursorganen te verzekeren.
Het introductieproces moet de bestuurders helpen om vertrouwd te geraken met hun verantwoordelijkheden als bestuurder en met het beleid van de vzw; zoals de strategische doelen en planning, de organisatiestructuur, de werking, de financiële en zakelijke uitdagingen en management.
3. INTERNE ORGANISATIE
3.1 Opdracht van gemeentelijk belang
De vzw voert een opdracht van gemeentelijk belang uit als privaat extern verzelfstandigd agentschap van de stad Genk, zoals beschreven in de statuten van de vzw Kattevennen.
Voor de uitvoering van deze opdracht stelt de stad Genk vanuit de sector Toerisme en Evenementen financiële middelen en personeel ter beschikking aan de vzw. Deze personeelsleden maken deel uit van het organogram van de sector Toerisme en Evenementen onder de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd en de directeur van de sector.
3.2 Medewerkers
De vzw wordt aangestuurd door een directeur. De raad van bestuur delegeert een deel van haar verantwoordelijkheden aan de directeur of zijn vervanger. Hij/zij is bevoegd voor:
- uitvoering van en aangaan van engagementen binnen het goedgekeurde beleids- en financieel plan van de vzw;
- oprichten van werk- en projectgroepen;
- inschakelen van adviseurs;
- afsluiten van tijdelijke arbeidsovereenkomsten voor jobstudenten, stagiaires, interims;
- maken van een personeels- en vrijwilligersplanning;
- opmaak en voorbereiding van de agenda van bestuursvergaderingen;
- toepassen van de wet op overheidsopdrachten en voorbereiden van opdrachten.
Het stadspersoneel realiseert samen met het personeel rechtstreeks in dienst van de vzw de doelstellingen van de vzw. Het team van medewerkers draagt actief bij aan een kwalitatieve dienstverlening, positieve sfeer en goede werkrelaties.
De vzw kan bijkomend arbeidsovereenkomsten afsluiten mits goedkeuring door de raad van bestuur.
3.3 Gedragscode voor medewerkers
Van medewerkers wordt verwacht dat zij zich laten leiden door de principes van de statuten. Zij verbinden zich ertoe geen daden te stellen die strijdig zijn met het doel van de vzw, noch de vzw op enigerlei wijze schade toe te brengen.
Alle medewerkers handelen steeds overeenkomstig de deontologische code (bijlage 1) die door stedelijke personeelsleden en leden van het College van Burgemeester en Schepenen en van de Gemeenteraad moet worden nageleefd bij de dienstverlening in het algemeen binnen de stad.
Principes hierin opgenomen zijn:
- Integriteit
- Loyauteit
- Correctheid
- Klantvriendelijkheid
- Recht op informatie en vormingsrecht en –plicht
- Objectiviteit en verbod van discriminatie
- Giften, geschenken en uitnodigingen – dienstreizen
- Spreekrecht – spreekplicht – geheimhoudingsplicht
Alle medewerkers van de vzw worden beschouwd als toegetreden leden van de vzw maar hebben geen stemrecht bij de verkiezing van effectieve leden.
3.4 Commissies en projectgroepen
De vzw kan voor de uitvoering van bijzondere opdrachten en activiteiten speciale commissies en projectgroepen oprichten. Deze commissies kunnen bestaan uit personeel, leden en/of externe experten.
4. VRIJWILLIGERS
4.1 Vrijwilligers
Het personeel kan voor bepaalde taken die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering van de vzw door vrijwilligers worden bijgestaan. Vrijwilligers zijn leden die zich op vrijwillige basis inzetten om de publieksgerichte werking van de vzw te helpen verwezenlijken. De vzw sluit overeenkomsten af met vrijwilligers.
De vrijwilligers worden aangestuurd door de vrijwilligerscoördinator. Vrijwilligers dienen zich te houden aan het huishoudelijk reglement van de vzw.
Alle vrijwilligers zijn gehouden zich naar best vermogen in te zetten voor de goede werking van de vzw alsmede voor alle manifestaties die hiertoe georganiseerd worden.
Alle vrijwilligers zullen uiterste zorg besteden aan de gebouwen, materialen en instrumenten van de vzw, om deze in goede staat te behouden.
De gedragscode voor medewerkers is ook van toepassing op de vrijwilligers.
4.1.1 De kandidaatstelling tot vrijwilliger
De kandidaat-vrijwilliger dient zijn kandidatuur in te dienen bij de directeur van de vzw. Indien de kandidatuur ontvankelijk is, volgt een stageperiode van 6 maanden. Na een positieve evaluatie door de vrijwilligerscoach kan de kandidaat als vrijwilliger starten. Hiertoe wordt een samenwerkingsovereenkomst voor de duur van één jaar tussen de vzw en vrijwilliger opgesteld.
4.1.2 Samenwerkingsovereenkomst vrijwilligers
De samenwerkingsovereenkomst tussen de vzw en vrijwilliger omvat minstens volgende regelingen:
- Functietaken en bevoegdheden;
- Vergoeding;
- Toegang tot de gebouwen van de vzw via een hun toegewezen sleutel en alarmcode;
- Gebruik van toegewezen materialen en accommodaties van de vzw;
- Deelname aan alle activiteiten georganiseerd door de vzw;
- Voorwaarden voor vrijwilligerswerk zijnde: regelmatige inzet, volgen van opleidingen met positief gevolg, regelmatig bijwonen van overlegmomenten en een gunstige evaluatie.
De samenwerkingsovereenkomst heeft de looptijd van 1 jaar en kan na gunstige evaluatie hernieuwd worden.
Beide partijen kunnen te allen tijde besluiten tot een stopzetting van de overeenkomst, middels een (digitaal) schrijven. De vrijwilliger levert dan binnen 3 werkdagen alle door de vzw in bruikleen gegeven goederen in, waaronder kleding, sleutels en materialen.
4.1.3 Afspraken
Tijdens permanenties zijn vrijwilligers het gezicht van de organisatie en zorgen voor een klantvriendelijk onthaal.
De vrijwilligers dienen zich te houden aan de opgestelde reglementen en aan de opgestelde permanentielijst voor de rondleidingen.
De vrijwilligers dienen zich te houden aan de vooropgestelde programmering en educatieve inhoud teneinde een kwalitatieve en uniforme bezoekerservaring te garanderen.
De vrijwilligers zijn representatief en dragen tijdens een permanentie ter beschikking gestelde bedrijfskleding.
De vrijwilligers zijn bevoegd om zelfstandig gebruik te maken van de infrastructuur (zijnde het gebouw, vergaderlokalen…) van de vzw. Zij zijn de enigen die, mits daarvoor specifiek gevormd, bevoegd zijn voor het bedienen van het instrumentarium (zijnde de telescoop, full dome systeem,
regiekamer…) van de vzw. Zij kunnen eventueel andere leden begeleiden bij het gebruiken van deze infrastructuur. Voor al deze activiteiten plegen zij voorafgaand overleg met de vrijwilligerscoach.
Om hun taken goed te kunnen vervullen zullen er jaarlijks minimaal 4 vergaderingen worden ingericht om de vrijwilligers op de hoogte te houden van de veranderingen op inhoudelijk, technisch, organisatorisch en administratief vlak.
Voor de stagiair- vrijwilligers gelden dezelfde rechten en verplichtingen als voor de vrijwilligers, uitgezonderd het openen van de deuren.
5. WERKGROEPEN
5.1 Werkgroepen
De vzw kan permanente en/of tijdelijke werkgroepen en projectgroepen oprichten, zo zij dat nodig acht.
Volgende werkgroepen maken deel uit van de vzw:
- Volwassenenwerkgroep Vendelinus
- Jongerenwerkgroep JVS-Descartes
- Limburgse Zon Waarnemers
5.2 Begeleiding
Elke werkgroep heeft een werkgroepleider, die instaat voor de praktische en inhoudelijke organisatie van de werkgroep. De werkgroepleider wordt aangeduid in overleg met de directie van de vzw. Per werkgroep treedt een medewerker op als coach die de werkgroep opvolgt, ondersteunt en begeleidt. aangeduid door de directie
5.3 Algemene afspraken
De werkgroepleider ziet toe op een regelmatige, kwaliteitsvolle en doelgerichte werking. Hij/zij wordt hierin ondersteund door de werkgroepcoach.
Van een werkgroep wordt verwacht dat ze op een actieve en positieve manier bijdragen aan de werking van de vzw. Enerzijds door het uitbouwen en bestendigen van een continue werking van de werkgroep, maar ook door de ondersteuning van de dagelijkse werking van de vzw.
Dit kan zich o.a. uiten in:
- De organisatie van activiteiten die een breder publiek kunnen aanspreken;
- Permanentie tijdens de publieke werking, evenementen & beurzen;
- Gedane toezeggingen, gemaakte afspraken en verplichtingen nakomen;
- Loyaal zijn aan de organisatie en toezien op een positieve communicatie met derden;
- Dragen van de naam van de vzw in de eigen communicatie in overeenstemming met de hiertoe geldende regels;
- Actief aanmoedigen van werkgroepleden en geïnteresseerden tot inzet voor de vzw.
5.4 Praktische afspraken
Werkgroepen kunnen gebruik maken van een vergaderlokaal in de Cosmodrome, zo dit de dagelijkse werking van de vzw niet in het gedrang brengt.
Bij bijzondere activiteiten die andere lokalen vereisen kan de werkgroep, na aanvraag en motivatie, gebruik maken van andere lokalen van het gebouw.
De werkgroep dient ieder jaar vóór 15 september een actieplan voor het daaropvolgende werkjaar in, inclusief een planning voor het gebruik van de lokalen. Bij een kruising van deze planning wordt er onder begeleiding een oplossing (andere datum/plaats) gezocht. Dit recht is niet afdwingbaar.
Jaarlijks dient de werkgroep vóór 1 januari een activiteiten verslag in van het afgelopen jaar, voor opname in het jaarverslag. Jaarlijks dient de werkgroep vóór 31 januari een financieel verslag in van het afgelopen jaar.
5.5 JVS-Xxxxxxxxx
JVS-Descartes vormt een jongerenwerkgroep binnen de vzw. De leden van de vzw tot en met de leeftijd van 21 jaar worden automatisch lid van JVS-Descartes. Uitzondering hierop zijn de leden van JVS-Descartes met een leidinggevende functie ouder dan 21 jaar. Om lid te worden van JVS-Descartes moet men lid zijn van de vzw.
Bestuur
JVS-Descartes stelt een eigen bestuur aan, in overleg met de directie. De werkgroepleider, tevens voorzitter van JVS-Descartes, wordt ondersteund door de werkgroepcoach. De vzw ondersteunt het bestuur van de jongerenwerkgroep op vlak van financiën, verzekeringen en planning.
Doel
JVS-Descartes heeft tot doel de jonge leden van de vzw te stimuleren in hun interesse in astronomie en ruimtevaart.
Werking
JVS-Xxxxxxxxx organiseert minstens 12 maal per jaar een bijeenkomst. Tijdens de zomervakantie organiseert zij voor haar leden een waarnemingskamp.
JVS-Descartes onderhoudt een eigen website. JVS- Descartes kan allerhande publicaties uitgeven in samenspraak met de vzw.
Voor de eigen werking wordt verwezen naar het intern reglement van JVS-Descartes, voor zover dit niet in tegenspraak is met de statuten en het huishoudelijke reglement van de vzw zelf.
5.6 Vendelinus
Leden van de vzw ouder dan 18 jaar kunnen lid worden van de volwassenenwerkgroep Vendelinus.
Doel
Vendelinus begeleidt de volwassen leden van de vzw in hun interesse in astronomie, ruimtevaart en aanverwante wetenschappen.
Werking
Xxxxxxxxxx organiseert maandelijks een werkgroep activiteit en/of uitstap. De leden van de werkgroep dragen actief bij aan het inhoudelijke activiteiten programma.
Vendelinus kan allerhande publicaties uitgeven in samenspraak met de vzw.
5.7 Limburgse Zon Waarnemers
Leden van de vzw kunnen lid worden van de werkgroep Limburgse Xxx Xxxxxxxxxx.
Doel
De werkgroep Limburgse Xxx Xxxxxxxxxx heeft tot doel het verzamelen en verwerken van waarnemingen van de zon. De werkgroep begeleidt het brede publiek bij het waarnemen van de zon en organiseert daartoe allerhande activiteiten.
Werking
De Limburgse Zon Waarnemers vergaderen minstens 3 maal per jaar. Maandelijks krijgen de zonwaarnemers het maandrapport toegestuurd. De Limburgse Zon Waarnemers kunnen allerhande publicaties uitgeven in samenspraak met de vzw.
Voor de eigen werking wordt verwezen naar het intern reglement van de Limburgse Xxx Xxxxxxxxxx, voor zover dit niet in tegenspraak is met de statuten en het huishoudelijke reglement van de vzw zelf.
6. GEBRUIK VAN DE INFRASTRUCTUUR EN HET INSTRUMENTARIUM
6.1 Infrastructuur
De vrijwilligers en werkgroepen kunnen na overleg en toestemming gebruik maken van de infrastructuur van de vzw. Dit kan alleen onder begeleiding van een verantwoordelijke, aangeduid door de directie.
De infrastructuur is alleen beschikbaar als dit de normale werking van de vzw niet in het gedrang brengt.
De leden hebben geen toegang tot de kantoorruimtes van vzw.
De leden die de lokalen gebruiken zullen er steeds over waken dat er orde en netheid heersen. Tevens zullen zij er voor zorgen dat de verlichting en de verwarming niet nodeloos gebruikt worden.
6.2 Instrumentarium
Het gebruik van het sterrenkundig instrumentarium, waaronder de full dome en het observatorium, alsook de telescopen in eigendom van de vzw en de multimedia in de zalen, kan uitsluitend met voorafgaande toestemming en op voorwaarde van het met succes afleggen van opleidingen georganiseerd door de vzw.
Het gebruik van de apparatuur zal steeds plaatsvinden in de lokalen van de vzw, tenzij het een activiteit betreft buiten de gebouwen van de vzw, en dan alleen met toestemming van de uitleendienst.
De toestellen zullen na gebruik steeds in goede staat en op hun plaats achtergelaten worden. Verlies van en/of schade aan de apparatuur, ontstaan door verkeerd gebruik of onachtzaamheid dienen door de gebruiker vergoed worden.
7. AFSPRAKEN TAVERNE
Tussen de raad van bestuur en de horeca-uitbater worden schriftelijke afspraken gemaakt in een afsprakennota. Deze nota is bindend voor de vzw en haar leden. Deze nota wordt als bijlage aan het huishoudelijk reglement toegevoegd.
SLOTBEPALINGEN
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, zal de raad van bestuur beslissen.
**************