Project-Partnerschapsovereenkomst T4R
Project-Partnerschapsovereenkomst T4R
Overeenkomst tussen de leidende partner van het Interreg-project voor Noordwest-Europa NWE0200291 Twin4Resilience, (T4R) tussen de volgende partijen:
1) Gemeente Utrecht (Leidende Partner) vertegenwoordigd door xxx. Xxxx xxx xxx Xxxxxx; Aangesloten organisatie: Democratic Society vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx
2) Gemeente Amsterdam, vertegenwoordigd door xxx. Xxx Xxxxxxxx
3) Dublin City Council, vertegenwoordigd door mevr. Xxxxxx X. Xxxxx
4) Rennes Metropole, vertegenwoordigd door mevr. Xxxxxxxx Xxxxxx
0) Xxxx Xxxxxxx, vertegenwoordigd door xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx en xxx. Xxxx Xxxxxxx
6) Intergemeentelijke samenwerking Leiedal vertegenwoordigd door xxx. Xxxxx Xxxxxxxxxxxx en xxx. Xxxx Xxxxxxx
7) Commune de Schuttrange vertegenwoordigd door xxx. Xxxxxx Xxxxxx, xxx. Xxxxx Xxxxxx end hr. Xxxx Xxxxx
8) Vlaamse Milieumaatschappij vertegenwoordigd door xxx. Xxxxxxx xx Xxxxxx
9) Luxembourg Institute of Science and Technology vertegenwoordigd door xxx. Xxxx Xxxxxxxx
10) K8 Institut für strategische Ästhetik vertegenwoordigd door Xx. Xxxxxx Xxxxx
11) Digitaal Vlaanderen vertegenwoordigd door xxx. Xxx Xxxxxx
00) XXX University of the Arts Utrecht vertegenwoordigd door mevr. Xxxxxx Xxxxxxx
13) Daten-Kompetenzzentrum Städte und Regionen DKSR GmbH vertegenwoordigd door dhr. Xxxxxx xxx Xxxxxxx
14) All Digital vertegenwoordigd door xxx. Xxxxx Xxxxxxxxx
Het project-partnerschap blijft volledig verantwoordelijk voor de inhoud van de Partnerschapsovereenkomst van het project die geen enkele bepaling mag bevatten die in strijd is met het Subsidiecontract.
Preambule
Gelet op:
Artikel 26 (1) a van Verordening (EU) 2021/1059 van het Europees Parlement en de Raad van 24 juni 2021 betreffende specifieke bepalingen voor de doelstelling “Europese territoriale samenwerking” (Interreg) ondersteund door het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling en door externe financieringsinstrumenten;
hierbij wordt de volgende overeenkomst afgesloten tussen de leidende partner (LP) van het project en de projectpartners (PP’s) zoals vermeld in het meest recent goedgekeurde aanvraagformulier voor de uitvoering van het Interreg-project voor Noordwest-Europa NWE0200291, Xxxx0Xxxxxxxxxx, X0X, goedgekeurd door het Monitoringcomité van het Interreg-programma voor Noordwest- Europa op 21-22 november 2023.
Afkortingen
AA - Auditautoriteit
Programma – Interreg-programma voor Noordwest-Europa EU - Europese Unie
GS – Gezamenlijk Secretariaat LP – Leidende Partner
BA - Beheersautoriteit
PP - Projectpartner (PP’s – Projectpartners) CSG – Consortium-stuurgroep
Artikel 1: Wettelijk kader
1. De volgende wettelijke bepalingen en documenten vormen de contractuele basis van deze Partnerschapsovereenkomst en het wettelijke kader voor de uitvoering van het project T4R, Twin4Resilience.
• De regelgeving op het gebied van de Europese structuur- en investeringsfondsen, de gedelegeerde en uitvoeringshandelingen voor de periode 2021-2027, hieronder gedetailleerder beschreven;
• Het Interreg-programma voor Noordwest-Europa goedgekeurd door de Europese Commissie die het programma instelt (hierna het Interreg-programma voor Noordwest-Europa);
• De wetgeving van de PP-landen die op deze contractuele relatie van toepassing zijn.
2. De volgende wetgeving en documenten vormen het wettelijk kader dat van toepassing is op de rechten en verplichtingen van de partijen bij deze overeenkomst:
• Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juli 2018 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EU, Euratom) 966/2012, samen met de gedelegeerde en uitvoeringshandelingen;
• De regelgeving op het gebied van de Europese structuur- en investeringsfondsen, de gedelegeerde en uitvoeringshandelingen voor de periode 2021-2027, en in het bijzonder:
o Verordening (EU) 2021/1060 van het Europees Parlement en de Raad van 24 juni 2021 houdende gemeenschappelijke bepalingen inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds Plus, het Cohesiefonds, het Fonds voor een rechtvaardige transitie en het Europees Fonds voor maritieme zaken, visserij en aquacultuur en de financiële regels voor die fondsen en voor het Fonds voor asiel, migratie en integratie, het Fonds voor interne veiligheid en het Instrument voor financiële steun voor grensbeheer en visumbeleid en tot intrekking van Verordening (EU) 1303/2013 en elk bijhorend amendement;
o Verordening (EU) 2021/1058 van het Europees Parlement en de Raad van 24 juni 2021 inzake het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling en het Cohesiefonds en tot intrekking van Verordening 1301/2013 (EU) en elk bijhorend amendement;
o Verordening (EU) 2021/1059 van het Europees Parlement en de Raad van 24 juni 2021 betreffende specifieke bepalingen voor de doelstelling “Europese territoriale samenwerking” (Interreg) ondersteund door het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling en door externe financieringsinstrumenten en tot intrekking van Verordening 1299/2013 (EU) en elk bijhorend amendement;
• Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG);
• Artikelen 107 en 108 van het Verdrag over de Werking van de Europese Unie, Verordening (EU) 1407/2013 van de Commissie betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun, Verordening (EU) 2021/1237 van de Commissie van 23 juli 2021 tot wijziging van Verordening (EU) 651/2014 waarbij bepaalde categorieën steun op grond van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag met de interne markt verenigbaar worden verklaard; gedelegeerde en uitvoeringshandelingen, en alle toepasselijke beslissingen en regels op het gebied van staatssteun;
• Alle andere EU-wetgeving en de onderliggende beginselen die op de LP en de PP’s van toepassing zijn, met inbegrip van de wetgeving houdende bepalingen over concurrentie en toegang tot de markt, milieubescherming en gelijke kansen voor mannen en vrouwen;
• Nationale voorschriften die op de LP en PP’s en hun activiteiten van toepassing zijn;
• Projectmanagement gegevens, waaronder maar niet beperkt tot de meest recente projectdocumentatie zoals het aanvraagformulier en alle projectinformatie die in het elektronisch systeem beschikbaar is;
• Het Subsidiecontract, afgesloten tussen de LP van het project en de BA;
• Alle handleidingen, richtsnoeren en elk ander document dat relevant is voor de uitvoering van het project, in hun meest recente versie, zoals gepubliceerd op de website van het programma.
In het geval dat wettelijke normen en documenten, en om het even welk ander document en gegeven dat relevant is voor de contractuele relatie, gewijzigd worden, is de meest recente versie van toepassing.
Artikel 2: Definities
Voor deze Partnerschapsovereenkomst gelden de volgende definities:
• Projectpartner (PP): elke instelling die financieel deelneemt aan het project en bijdraagt aan de uitvoering ervan, zoals geïdentificeerd in het laatste goedgekeurde aanvraagformulier. Het komt overeen met de term "begunstigde" die wordt gebruikt in de regelgeving op het gebied van de Europese structuur- en investeringsfondsen.
• Leidende Partner (LP): de projectpartner die door alle partners is aangewezen en die de verantwoordelijkheid op zich neemt voor de uitvoering van het hele project overeenkomstig artikel 23 (5) en artikel 26 (1) b van Verordening (EU) nr. 2021/1059.
• Projectmanagement gegevens: gegevens die bestaan uit, maar niet beperkt zijn tot, alle meest recente projectdocumentatie zoals het meest recente goedgekeurde aanvraagformulier en alle projectinformatie die beschikbaar is in het elektronische systeem (Jems).
Artikel 3: Onderwerp van de Partnerschapsovereenkomst
In deze Partnerschapsovereenkomst worden de afspraken vastgelegd die de betrekkingen regelen tussen de LP en alle PP's, om te zorgen voor een degelijke uitvoering van het project volgens de meest recente versie van de projectgegevens, en in overeenstemming met de voorwaarden voor steun zoals vastgelegd in de regelgeving op het gebied van de Europese structuur- en investeringsfondsen, gedelegeerde en uitvoeringshandelingen, het Interreg-programma voor Noordwest-Europa en het programmahandboek, en het Subsidiecontract dat is ondertekend tussen de BA en LP.
Artikel 4: Duur van de Partnerschapsovereenkomst
Deze Partnerschapsovereenkomst treedt in werking zodra de LP en elke PP deze individueel hebben ondertekend, en op voorwaarde dat het project is goedgekeurd voor medefinanciering door het programma. De overeenkomst blijft van kracht totdat de LP en PP's volledig hebben voldaan aan hun verplichtingen jegens de BA of enig ander relevant Europees orgaan, zoals nader omschreven in artikel 6 van deze overeenkomst. Niettegenstaande de inwerkingtreding van de Partnerschapsovereenkomst zoals hierboven aangegeven, zijn de verplichtingen van de partners op basis van het wettelijk kader in artikel 1 van toepassing vanaf de start van het project.
Artikel 5: Rollen en taken in het partnerschap
De LP van het project:
• vertegenwoordigt de PP's in het project met betrekking tot de BA en het GS als eerste aanspreekpunt. Vertegenwoordiging houdt niet de bevoegdheid in het maken van financieel juridisch bindende afspraken die de PP's extern binden zonder mandaat.
• is verantwoordelijk voor de algemene coördinatie, het beheer en de uitvoering van het project ten overstaan van de BA.
• zorgt voor een tijdige start en uitvoering van de activiteiten binnen de looptijd van het project, in overeenstemming met alle verplichtingen aan de BA. De LP moet het GS op de hoogte stellen van alle factoren die de uitvoering van de projectactiviteiten en/of het financiële plan negatief kunnen beïnvloeden.
• ziet toe op de uitvoering van het overeengekomen werkplan met vastgestelde taken die in het kader van het project moeten worden uitgevoerd, de rol van de PP's bij de uitvoering ervan en het projectbudget.
• bereidt de projectvoortgangsverslagen voor en dient deze in, inclusief ondersteunende documenten, volgens het programmahandboek en aanvullende gevraagde documenten en/of informatie van het GS en de BA.
• behandelt verzoeken om projectwijzigingen door te voeren, volgens het programmahandboek.
• is, in het algemeen, het contactpunt dat het partnerschap vertegenwoordigt voor alle communicatie met het GS, de BA of een ander programma-orgaan.
• verstrekt de partners kopieën van alle relevante projectdocumenten en verslagen over de uitvoering van het project. De LP moet de PP's regelmatig op de hoogte brengen van alle relevante communicatie tussen de LP enerzijds en het GS en de BA anderzijds.
• voert alle andere taken uit die met de PP's zijn overeengekomen.
PP's zijn de organen die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van specifieke projectactiviteiten op de manier en met de reikwijdte zoals aangegeven in de projectgegevens (met name in het meest recente goedgekeurde aanvraagformulier). PP's verbinden zich ertoe alle stappen te ondernemen die nodig zijn om de LP te ondersteunen bij het nakomen van zijn verplichtingen, zoals gespecificeerd in het tussen de BA en de LP ondertekende Subsidiecontract en in deze overeenkomst.
De PP's moeten:
• actief meewerken aan de uitvoering van het project;
• meewerken aan het bestaffen en/of de financiering van het project in overeenstemming met de Partnerschapsovereenkomst;
• andere verplichtingen op basis van deze Partnerschapsovereenkomst nakomen;
• de LP voorzien van alle informatie en documenten die nodig zijn voor de coördinatie en regelmatige controle van de technische en financiële voortgang van het project, en die nodig zijn voor het opstellen van de voortgangs- en eindverslagen met betrekking tot het deel van het project waarvoor de partner verantwoordelijk is;
• op verzoek alle aanvullende informatie met betrekking tot de verslaggeving aan de LP of het GS of de BA verstrekken, binnen een redelijke termijn;
• de LP informeren over elke verandering met betrekking tot de naam van hun organisatie, contactgegevens, juridische status of elke andere verandering met betrekking tot de partnerorganisatie die gevolgen kan hebben voor het project of voor hun subsidiabiliteit voor het programma.
De PP's zijn verantwoordelijk voor:
• het uitvoeren van de specifieke activiteiten die zijn opgenomen in de projectmanagement gegevens in overeenstemming met de meest recente versie van het aanvraagformulier;
• het naleven van deadlines die door het programma of de LP zijn vastgesteld of binnen het partnerschap zijn overeengekomen;
• het op de hoogte brengen van de LP van alle factoren die de uitvoering van het project volgens de projectmanagement gegevens negatief kunnen beïnvloeden en tot een afwijking kunnen leiden.
In het bijzonder moet elke PP, voor het deel van het project waarvoor hij verantwoordelijk is, ervoor zorgen:
• dat hij voldoet aan de relevante regels betreffende, onder andere, gelijke kansen, milieubescherming, financieel beheer, projectbranding en zichtbaarheidsregels, aanbestedingsregels en staatssteun;
• dat zijn projectactiviteiten worden uitgevoerd in overeenstemming met de regels en procedures die zijn vastgelegd in het programmahandboek;
Door de Partnerschapsovereenkomst te ondertekenen, bevestigt elke PP dat:
• hij niet failliet is of niet geliquideerd wordt,
• hij zijn zaken niet door de rechtbank laat regelen,
• hij geen schikking bij faillissement is aangegaan,
• hij zijn bedrijfsactiviteiten niet heeft opgeschort,
• hij niet het voorwerp uitmaakt van een procedure over deze aangelegenheden,
• hij zich niet in een analoge situatie bevindt die voortvloeit uit een soortgelijke procedure waarin de nationale wet- of regelgeving voorziet, en
• hij geen onderneming in moeilijkheden is in de zin van artikel 2 (18) van Verordening (EU) 651/2014.
Artikel 6: Financieel beheer van het project
Elke PP moet:
• een afzonderlijke boekhouding voeren of een passende boekhoudkundige code gebruiken voor alle transacties in verband met de operatie, zodat de uitgaven en de ontvangen nationale en programma-medefinanciering in verband met het project duidelijk worden aangegeven.
• de EU-subsidiabiliteitsregels, evenals verdere subsidiabiliteitsregels die door het programma in het programmahandboek zijn vastgelegd en, indien van toepassing, nationale regelgeving strikt volgen.
• de verantwoordelijkheid dragen voor het garanderen van een goed financieel beheer van de ontvangen programmamiddelen en, in geval van terugvordering, zorgen voor de
terugbetaling aan de LP of het desbetreffende programma-orgaan van rechtstreeks onterecht betaalde programma-medefinanciering, overeenkomstig de regels en procedures die zijn vastgelegd in het programmahandboek. In het geval van een nationale bijdrage geldt de specifieke regelgeving van het land dat de bijdrage toekent.
• regelmatig en tijdig uitgaven ter verificatie voorleggen aan de aangewezen controleurs, volgens de regels die op programma- en nationaal niveau zijn vastgesteld. Geverifieerde uitgaven moeten onmiddellijk na verificatie via het elektronische monitoringsysteem van het programma (Jems) worden ingediend bij de LP.
• ervoor zorgen dat de gemaakte uitgaven strikt verband houden met de projectactiviteiten, in overeenstemming met de projectmanagement gegevens.
• ervoor zorgen dat de programmavereisten inzake de subsidiabiliteit van uitgaven, zoals vermeld in het programmahandboek, strikt worden nageleefd.
• een fysiek en/of elektronisch archief opzetten waar gegevens, verslaglegging en documenten die samen het controlespoor vormen, worden opgeslagen, in overeenstemming met de eisen die programmahandboek omschreven zijn.
Verder moet de LP:
• ervoor zorgen dat de uitgaven die door de aan het project deelnemende PP's zijn aangegeven, zijn verricht voor de uitvoering van het project en overeenstemmen met de activiteiten die tussen die partners zijn overeengekomen, zoals gespecificeerd in de projectmanagement gegevens.
• verifiëren of de uitgaven die door de aan het project deelnemende PP's zijn aangegeven, door controleurs zijn gevalideerd volgens de regels die op programma- en nationaal niveau zijn vastgesteld.
• medefinanciering van het programma voor het hele project ontvangen en dit naar de andere PP's die aan het project deelnemen binnen 30 dagen na ontvangst overmaken.
• voortdurend toezicht houden op de besteding van het projectbudget dat voor elke PP is voorzien en ervoor zorgen dat verschuivingen in het budget plaatsvinden binnen de grenzen en volgens de regels die door het programma in het programmahandboek zijn vastgelegd,
• voorschotten overmaken aan partners die er recht op hebben. De voorschotten worden verrekend met het betalingsverzoek aan het einde van het project. Als een partner het project voortijdig verlaat, wordt het voorschot verrekend aan het einde van de deelname van die partner aan het project.
• het controleren op enig risico op onderconsumptie van de partners die een voorschot hebben ontvangen. Het voorschot wordt verrekend volgens de regels in het programmahandboek.
Wanneer een PP verzuimt de LP te informeren over afwijkingen van de projectmanagement gegevens, dan heeft de LP het recht om te weigeren de kosten van deze partner die verband houden met onterechte afwijkingen en/of die leiden tot een overschrijding van het goedgekeurde budget van deze partner, in het voortgangsverslag van het project op te nemen. Ook als een PP niet binnen de met de LP overeengekomen termijn de noodzakelijke input voor het opstellen van de projectverslagen levert, kan de LP verplicht zijn om het gezamenlijke voortgangsverslag zonder de kosten van deze PP, in overleg met het GS, bij het programma in te dienen.
Betalingen voor medefinanciering van het programma die niet tijdig en niet volledig in overeenstemming met de in de projectmanagement gegevens geplande projectuitgaven worden opgevraagd, kunnen voor de betreffende projectpartner verloren gaan.
De PP's moeten toegang verlenen tot de gebouwen, documenten en informatie, ongeacht de drager waarop ze zijn opgeslagen, voor verificaties door de BA, het GS, de AA, relevante nationale autoriteiten, gemachtigde vertegenwoordigers van de EC, het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF), de Europese Rekenkamer, de auditgroep en door deze instanties of organen gemachtigde externe auditors. Deze verificaties kunnen plaatsvinden tot 5 jaar na 31 december van het jaar van de laatste betaling van het programma aan de LP of PP. De PP's moeten ervoor zorgen dat alle originele documenten, of gewaarmerkte kopieën daarvan, overeenkomstig de nationale wetgeving met betrekking tot de uitvoering van het project, beschikbaar zijn tot de bovengenoemde einddatum voor mogelijke verificaties, en tot alle lopende audits, verificaties, beroepsprocedures, rechtszaken of vorderingen zijn afgehandeld.
Op de gedeelde kosten is het principe van de “contracting-partner-only” van toepassing. Dit betekent dat de contractpartner de enige is die 100% van de kostenpost van gezamenlijk voordeel begroot, contracteert, daadwerkelijk betaalt, verifieert en rapporteert en de bijbehorende programma-medefinanciering ontvangt. De regelingen voor het delen van kosten tussen partners hebben betrekking op de beheeractiviteiten van de LP voor het projectpartnerschap als geheel.
De bijdrage van de PP's die aan deze regeling deelnemen, wordt door de LP in mindering gebracht op de terugbetaling van hun subsidiabele EFRO-uitgaven, en dat op elk van hun rapporten. De bijdrage van elke PP die deelneemt aan deze regeling voor gedeelde kosten is evenredig aan hun aandeel in het totale projectbudget, zoals aangegeven in de volgende tabel.
Kosten van projectmanagement & coördinatie | 221.508,00 € | |||
Kosten per rapportageperiode (6 maanden) | 36.918,00 € | |||
Partner | Niet-gedeeld budget partner (€) | Aandeel in het totale budget (%) | Totale bijdrage aan gedeelde kosten (€) | Bijdrage aan gedeelde kosten per projectperiode (€) |
LP1 | CITYUTR | 596.230,16 € | 7,65 % | 16.954,80 € | 2.825,80 € |
PP2 | AMS | 566.300,00 € | 7,27 % | 16.103,69 € | 2.683,95 € |
PP3 | DCC | 601.754,58 € | 7,73 % | 17.111,90 € | 2.851,98 € |
PP4 | RM | 354.450,00 € | 4,55 % | 10.079,38 € | 1.679,90 € |
PP5 | BXLCity | 661.500,00 € | 8,49 % | 18.810,86 € | 3.135,14 € |
PP6 | ICL | 397.908,49 € | 5,11 % | 11.315,19 € | 1.885,87 € |
PP7 | SCHUTT | 401.475,00 € | 5,15 % | 11.416,61 € | 1.902,77 € |
PP8 | VMM | 882.000,00 € | 11,32 % | 25.081,14 € | 4.180,19 € |
PP9 | LIST | 458 870,01 € | 5,89 % | 13.048,73 € | 2.174,79 € |
PP10 | K8 | 882.000,00 € | 11,32 % | 25.081,14 € | 4.180,19 € |
PP11 | DF | 704.435,82 € | 9,04 % | 20.031,81 € | 3.338,64 € |
XX00 x XXX | 398.737,50 € | 5,12 % | 11.338,77 € | 1.889,80 € |
PP13 | DKSR | 582.750,00 € | 7,48 % | 16.571,47 € | 2.761,91 € |
PP14 | AD | 301 108,50 € | 3,87 % | 8.562,52 € | 1.427,09 € |
Totaal | 7.789.520,06 € | 100,00 % | 221.508,00 € | 36.918,00 € |
Artikel 7: Terugvorderingen
Indien de BA, overeenkomstig de bepalingen van de respectieve artikelen van het Subsidiecontract, terugbetaling van reeds overgemaakte medefinanciering van het programma verlangt, moet elke PP de aan hem teveel betaalde bedragen aan de LP of het betrokken programma-orgaan overmaken volgens de regels en het tijdschema die door het programma in het programmahandboek en de terugvorderingsdocumenten zijn vastgesteld.
In dergelijke gevallen moet de LP de van de BA/GS ontvangen terugvorderingsdocumenten onmiddellijk aan de PP's doorsturen en elke PP op de hoogte brengen van het terug te betalen bedrag.
Als de terugvordering alleen de LP betreft, mag de LP de betalingen aan de andere PP's niet stopzetten.
Artikel 8: Wijzigingen, terugtrekking uit verplichtingen
De LP en elke PP stemmen ermee in zich niet uit het project terug te trekken, tenzij daar onvermijdelijke redenen voor zijn. Als dit toch gebeurt, moeten de LP en de overblijvende PP's een oplossing vinden in overeenstemming met de regels en procedures zoals beschreven in het programmahandboek.
Indien een PP zijn verplichtingen uit hoofde van deze Partnerschapsovereenkomst niet nakomt, kan de Consortium-stuurgroep in laatste instantie besluiten deze PP uit het project te verwijderen in overeenstemming met de bepalingen van Artikel 11 van deze overeenkomst en om wijzigingen verzoeken in overeenstemming met de in het programmahandboek beschreven procedures.
De LP kan, indien nodig, wijzigingen van de projectmanagement gegevens aanvragen bij het GS, de BA of een ander relevant programma-orgaan. Alle gevraagde wijzigingen, met inbegrip van budget-, partnerschaps- en operationele wijzigingen, moeten vooraf worden goedgekeurd en
geautoriseerd door de PP's van het project, volgens een van tevoren overeengekomen reglement van orde of een ander in het partnerschap vastgelegd besluitvormingsmechanisme.
De LP en PP's moeten zich strikt houden aan de bepalingen van het programmahandboek bij het aanvragen en/of uitvoeren van wijzigingen in het project.
Artikel 9: Informatie en communicatie, publiciteit en branding
De LP en de PP's moeten voldoen aan de publiciteitsregels van de EU en aan de communicatie- eisen die in het programmahandboek worden beschreven, en moeten al het materiaal dat tijdens de looptijd van het project wordt ontwikkeld en dat nuttig kan zijn voor publicaties op programmaniveau, verstrekken.
In de geest van samenwerking en uitwisseling zorgen de LP en de PP's ervoor dat alle output en resultaten die tijdens de projectuitvoering worden geproduceerd, door alle belanghebbende partijen en organisaties kunnen worden gebruikt en in het publieke belang en openbaar beschikbaar zijn. De BA, het GS en alle andere relevante programma's, organen van de EU of nationale organen kunnen deze gebruiken voor informatie- en communicatiedoeleinden in het kader van het programma.
Bovendien zullen de PP's de LP ondersteunen en een actieve rol spelen in alle acties die door het programma worden georganiseerd om de projectresultaten te verspreiden en te kapitaliseren.
Artikel 10: Intellectuele eigendomsrechten, vertrouwelijkheid en belangenconflict
De LP en PP's moeten zich ertoe verbinden alle toepasselijke nationale en EU-wetgeving te handhaven, met inbegrip van maar niet beperkt tot wetgeving inzake intellectuele eigendomsrechten, met name auteursrecht, met betrekking tot alle output die als resultaat van de projectuitvoering wordt geproduceerd.
De LP of PP zorgt ervoor dat hij alle rechten heeft om gebruik te maken van eventuele reeds bestaande intellectuele eigendomsrechten, indien dit nodig is voor de projectuitvoering.
De informatie en intellectuele eigendomsrechten die de PP's voor aanvang van het Project bezitten, blijven hun eigendom.
Resultaten die in het kader van het Project zijn gegenereerd, zijn eigendom van de LP/PP's die ze hebben gegenereerd. Indien twee of meer LP/PP's gezamenlijk resultaten hebben gegenereerd en het niet mogelijk is deze resultaten te scheiden met het oog op het aanvragen, verkrijgen of in stand houden van hun bescherming, zijn deze LP/PP's eigenaar van de gezamenlijke resultaten naar rato van hun bijdrage.
De LP en PP's zijn verplicht alle nodige maatregelen te nemen om belangenconflicten te vermijden en elkaar onverwijld op de hoogte te houden van omstandigheden die een dergelijk conflict hebben veroorzaakt of kunnen veroorzaken.
De LP en PP's zijn verplicht om de relevante programma-organen te informeren als er gevoelige of vertrouwelijke informatie over het project is die niet gepubliceerd of openbaar gemaakt mag worden. Deze clausule doet geen afbreuk aan de verplichting van de LP en PP’s om alle resultaten en output van het project openbaar te maken.
Artikel 11: Besluitvorming krachtens deze overeenkomst
De Consortium-stuurgroep (CSG) is het belangrijkste besluitvormingsorgaan van het project en wordt voorgezeten door de Projectcoördinator. Elke projectpartner heeft één stem. De Consortium- stuurgroep beslist over algemene projectactiviteiten en over algemene projectbudgetkwesties.
• Beslissingen over algemene projectactiviteiten worden genomen door de Consortium- stuurgroep
• Beslissingen over individuele activiteiten van PP's worden door de PP genomen, tenzij deze beslissingen in strijd zijn met het goedgekeurde project. In dat geval heeft de Consortium- stuurgroep de leiding en is de LP verantwoordelijk voor het aanvragen van wijzigingen door middel van een amendement op de GS/BA, indien van toepassing.
• Beslissingen over het algemene projectbudget worden genomen door de Consortiumstuurgroep.
• Beslissingen over het projectbudget worden genomen door de Consortiumstuurgroep.
• Beslissingen over individuele budgetten van PP's worden genomen door de zogenoemde
PP’s met de goedkeuring van de LP.
• Beslissingen over verzoeken tot uitsluiting of toevoeging van PP's worden door de Consortium-stuurgroep genomen.
Beslissingen worden genomen tijdens persoonlijke of online vergaderingen. De onderwerpen waarover de Consortium-stuurgroep moet beslissen, moeten minstens 1 week voor de vergadering gepubliceerd worden.
De beslissing wordt genomen met een meerderheid van 2/3 van de stemmen, met een vetorecht voor de leidende partner om het partnerschap als geheel te beschermen.
Als minder dan de helft + 1 van de projectpartners een stem uitbrengt, kan de beslissing eenmaal met twee weken worden uitgesteld. Als na de verlenging van de stemperiode met twee weken minder dan de helft + 1 van de projectpartners een stem heeft uitgebracht, wordt de beslissing automatisch overgedragen aan de projectcoördinator, om impasses in de operationele voortgang van het project te voorkomen.
Als een beslissing die wordt genomen onaanvaardbaar is voor mindeheidsprojectpartners, worden de volgende stappen in hun respectievelijke volgorde genomen om het conflict op te lossen:
i) betrekken van de projectcoördinator;
ii) kennisgeving aan de Consortium-stuurgroep;
iii) als na alle bovenstaande stappen geen oplossing wordt bereikt, wordt de kwestie onder de aandacht van het GS gebracht.
Verdere details worden uiteengezet in het projectmanagementplan dat tijdens de eerste projectperiode door alle PP's zal worden goedgekeurd (M1-M6).
Artikel 12: Contracten met derden, aansprakelijkheid en uitbesteding
In het geval van samenwerking met derden, met inbegrip van, maar niet beperkt tot onderaannemers, met betrekking tot het project, blijft de betreffende PP als enige verantwoordelijk jegens de andere PP's voor wat betreft de naleving van zijn verplichtingen zoals uiteengezet in het programmahandboek. Telkens wanneer dit relevant is voor andere PP's, moeten PP’s de LP en de andere PP’s informeren over de reikwijdte van dergelijke contracten en de namen van de contractpartijen.
Indien een PP zijn verplichtingen niet nakomt, is deze PP als enige verantwoordelijk voor schade en kosten die hieruit voortvloeien.
Indien de niet-naleving door overmacht wordt veroorzaakt moet de betrokken PP dit onmiddellijk schriftelijk aan de MP en aan de andere PP's van het project meedelen.
Artikel 13: Overdracht, rechtsopvolging
In geval van rechtsopvolging, bijvoorbeeld wanneer de LP of een PP van rechtsvorm verandert, is de LP of PP verplicht om alle plichten en verplichtingen uit hoofde van dit contract over te dragen aan zijn opvolger. De rechtsopvolging wordt geformaliseerd in een wijziging van de projectmanagement gegevens.
Artikel 14: Wijziging van de Partnerschapsovereenkomst
Wijzigingen in de Partnerschapsovereenkomst moeten goed worden gedocumenteerd. Indien van toepassing volgens de regels en procedures die zijn vastgelegd in het programmahandboek, legt de LP de gewijzigde Partnerschapsovereenkomst zonder onnodige vertraging voor aan het betreffende programma-orgaan.
Artikel 15: Beëindiging
De Partnerschapsovereenkomst moet worden beëindigd als gevolg van de beëindiging van het Subsidiecontract. Na beëindiging van de Partnerschapsovereenkomst zijn de LP en PP's nog steeds verplicht om te voldoen aan alle vereisten na afsluiting van het project, zoals terugvorderingen of het bewaren van documenten voor audit- en evaluatiedoeleinden.
Artikel 16: Geschillenbeslechting
Geschillen die tussen PP's of tussen de LP en PP/PP's ontstaan over hun contractuele relatie en meer in het bijzonder over de interpretatie, uitvoering en beëindiging van deze overeenkomst, moeten waar mogelijk in der minne worden geschikt. Als dit niet mogelijk is, is het recht van het land van de LP van toepassing.
Artikel 17: Verwerking van persoonsgegevens
Definities:
• Persoonsgegevens: Iedere informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“data subject”) verwerkt binnen het kader van het voorliggende addendum. Hieronder wordt verstaan iedere natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, in het bijzonder aan de hand van een identificator zoals een naam, identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, mentale, psychologische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
• Inbreuk op Persoonsgegevens: Een inbreuk op de beveiliging die leidt tot - of waarbij redelijkerwijs niet kan worden uitgesloten dat dit zal leiden tot - de toevallige of onwettige vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde bekendmaking van of toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.
• Verwerking: Een verwerking of een geheel van verwerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of verzamelingen persoonsgegevens, uitgevoerd door middel van geautomatiseerde processen of anderszins, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden door middel van doorzending, verspreiding of beschikbaarstelling in een andere vorm, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
• Verordening: Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679), met inbegrip van de uitvoeringswet van deze verordening. De AVG heeft met ingang van 25 mei 2018 de Wet inzake de Bescherming van Persoonsgegevens vervangen.
Toepasselijkheid:
De aard en het doel van de Verwerking betreft organisatorische gegevens (contactgegevens voor het versturen van nieuwsbrieven voor het project, het organiseren van projectvergaderingen en het uitnodigen van medewerkers van de PP) en financiële gegevens (zoals reisbewegingen).
De LP garandeert de toepassing van passende technische en organisatorische maatregelen om aan de Verordening te voldoen en de bescherming van persoonsgegevens van data subjecten te waarborgen.
Dit artikel blijft van kracht gedurende de looptijd van de Subsidieovereenkomst, met inbegrip van de periode voor de verplichting tot het bijhouden van documentatie en bewijsstukken, zoals gespecificeerd in het Subsidiecontract of anderszins gespecificeerd door Interreg NWE. Indien een PP de Partnerschapsovereenkomst beëindigt, blijft dit artikel van kracht.
Verwerkingsactiviteiten:
De LP verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van het nakomen van de verplichtingen zoals gespecificeerd in het Subsidiecontract en de Partnerschapsovereenkomst. De LP zal het minimum aantal persoonsgegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van de verplichtingen zoals gespecificeerd in het Subsidiecontract en de Partnerschapsovereenkomst bewaren.
Technische en organisatorische maatregelen:
De LP bewaart Persoonsgegevens zoals ontvangen van de PP op een beveiligde ruimte op de exclusieve server van de LP, gehost in Nederland. Er wordt een specifieke map aangemaakt waar
alleen medewerkers die bij het project betrokken zijn toegang tot hebben. Toegang tot de projectspecifieke map kan alleen worden verleend/toegekend door de LP.
Werknemers van de LP die persoonsgegevens verwerken, hebben een eed van vertrouwelijkheid afgelegd. In geval van uitbesteding is de onderaannemer onderworpen aan dezelfde contractuele verplichtingen als bepaald in deze project-Partnerschapsovereenkomst.
Datalekken:
Bij ontdekking van een datalek informeert de LP de PP onverwijld over het datalek.
Verwijdering van persoonsgegevens:
Na het sluiten van de Partnerschapsovereenkomst en de toepasselijke periode voor het bijhouden van documentatie en bewijsstukken overeenkomstig het Subsidiecontract, staatssteun en nationale wetgeving, verwijderen of anonimiseren alle PP's alle persoonsgegevens die in het kader van de Partnerschapsovereenkomst zijn verzameld en verwerkt, op een wijze die in overeenstemming is met de gegevensbescherming.
Slotbepalingen
De Partnerschapsovereenkomst is geschreven in het Engels. Als dit document in een andere taal wordt vertaald, is de Engelse versie bindend.
In geval van tegenstrijdige bepalingen of interpretatie daarvan tussen deze overeenkomst en het Subsidiecontract, heeft het Subsidiecontract voorrang.
Als een bepaling in deze Partnerschapsovereenkomst geheel of gedeeltelijk onwerkzaam zou zijn, verbinden de partijen bij de Partnerschapsovereenkomst zich ertoe de onwerkzame bepaling te vervangen door een werkzame bepaling die het doel van de onwerkzame bepaling zo dicht mogelijk benadert.
Wijzigingen van en aanvullingen op deze overeenkomst moeten schriftelijk gebeuren. Bijgevolg zullen wijzigingen aan deze overeenkomst alleen van kracht zijn als ze schriftelijk zijn overeengekomen.
Handtekeningen
Alle PP’s moeten de Partnerschapsovereenkomst tekenen en dateren.
Handtekeningen
Voor de Gemeente Utrecht:
Hierbij aanvaard ik de inhoud en bepalingen van de Partnerschapsovereenkomst. Ik bevestig ook officieel gemachtigd te zijn om dit contract te ondertekenen.
Naam en achternaam van de ondertekenaar: Xxx. Xxxx xxx xxx Xxxxxx Functie van de ondertekenaar: Directeur Ruimtelijke Ontwikkelingsorganisatie Naam van de organisatie: Gemeente Utrecht
Handtekening
..................................................................................
Datum
..................................................................................
Voor de Gemeente Amsterdam:
Hierbij aanvaard ik de inhoud en bepalingen van de Partnerschapsovereenkomst. Ik bevestig ook officieel gemachtigd te zijn om dit contract te ondertekenen.
Naam en achternaam van de ondertekenaar: Xxx. Xxx Xxxxxxxx Functie van de ondertekenaar:
Naam van de organisatie: Gemeente Amsterdam Handtekening
..................................................................................
Datum
..................................................................................
Hierbij aanvaard ik de inhoud en bepalingen van de Partnerschapsovereenkomst. Ik bevestig ook officieel gemachtigd te zijn om dit contract te ondertekenen.
Naam en achternaam van de ondertekenaar: Mevr. Xxxxxx X. Xxxxx Functie van de ondertekenaar: Juridisch medewerker
Naam van de organisatie Dublin City Council Handtekening
..................................................................................
Datum
..................................................................................
Hierbij aanvaard ik de inhoud en bepalingen van de Partnerschapsovereenkomst. Ik bevestig ook officieel gemachtigd te zijn om dit contract te ondertekenen.
Namens Xxxxxxxx Xxxxxx, voorzitter van Rennes Métropole Naam en achternaam van de ondertekenaar: Xxx. Xxxx Xxxxxx
Functie van de ondertekenaar: Ondervoorzitter van Rennes Métropole verantwoordelijk voor Digital Affairs en Smart metropolis
Naam van de organisatie : Rennes Métropole Handtekening
..................................................................................
Datum
..................................................................................
Voor de Stad Brussel:
De Stad Brussel, vertegenwoordigd door haar College van Burgemeester en Schepenen, aanvaardt hierbij de inhoud en bepalingen van de samenwerkingsovereenkomst.
Handelen namens de Stad:
Naam en achternaam van de ondertekenaar: Xx. Xxxxxx Xxxxxxxx
Functie van de ondertekenaar: Schepen van Smart City van de Stad Brussel Naam van de organisatie : Stad Brussel
Handtekening
..................................................................................
Datum
Naam en achternaam van de ondertekenaar: Xx. Xxxx Xxxxxxx Functie van de ondertekenaar: Stadssecretaris
Naam van de organisatie Stad Brussel
Handtekening
..................................................................................
Datum
..................................................................................
Deze overeenkomst is gesloten onder de ontbindende voorwaarde van opschorting en/of annulering van het besluit van de Gemeenteraad waarin deze overeenkomst wordt goedgekeurd door de toezichthoudende overheid waarvan de Stad afhankelijk is.
Voor de Intergemeentelijke samenwerking Leiedal:
Hierbij aanvaard ik de inhoud en bepalingen van de Partnerschapsovereenkomst. Ik bevestig ook officieel gemachtigd te zijn om dit contract te ondertekenen.
Naam en achternaam van de ondertekenaar: Xxx. Xxxxx Xxxxxxxxxxxx Functie van de ondertekenaar: Algemeen directeur
Naam van de organisatie Intergemeentelijke samenwerking Leiedal Handtekening
..................................................................................
Datum
..................................................................................
Naam en achternaam van de ondertekenaar: Xxx. Xxxx Xxxxxxx Functie van de ondertekenaar: Voorzitter van de raad van bestuur Naam van de organisatie Intergemeentelijke samenwerking Leiedal
Handtekening
..................................................................................
Datum
..................................................................................
Voor de Intergemeentelijke Commune de Schuttrange:
Hierbij aanvaard ik de inhoud en bepalingen van de Partnerschapsovereenkomst. Ik bevestig ook officieel gemachtigd te zijn om dit contract te ondertekenen.
Naam en achternaam van de ondertekenaar: Xxx. Xxxxxx Xxxxxx
Functie van de ondertekenaar: ...........................
Naam van de organisatie .....................................
Handtekening
..................................................................................
Datum
..................................................................................
Naam en achternaam van de ondertekenaar: Xxx. Xxxxx Xxxxxx
Functie van de ondertekenaar: ...........................
Naam van de organisatie .....................................
Handtekening
..................................................................................
Datum
..................................................................................
Naam en achternaam van de ondertekenaar: Xxx. Xxxx Xxxxx
Functie van de ondertekenaar: ...........................
Naam van de organisatie .....................................
Handtekening
..................................................................................
Datum
..................................................................................
Hierbij aanvaard ik de inhoud en bepalingen van de Partnerschapsovereenkomst. Ik bevestig ook officieel gemachtigd te zijn om dit contract te ondertekenen.
Naam en achternaam van de ondertekenaar: Xxx. Xxxxxxx xx Xxxxxx Functie van de ondertekenaar: Administrateur-Generaal
Naam van de organisatie Vlaamse Milieumaatschappij (VMM) Handtekening
..................................................................................
Datum
..................................................................................
Hierbij aanvaard ik de inhoud en bepalingen van de Partnerschapsovereenkomst. Ik bevestig ook officieel gemachtigd te zijn om dit contract te ondertekenen.
Naam en achternaam van de ondertekenaar: Xxx. Xxxx Xxxxxxxx Functie van de ondertekenaar: CEO a.i.
Naam van de organisatie: The Luxembourg Institute of Science and Technology Handtekening
..................................................................................
Datum
..................................................................................
Hierbij aanvaard ik de inhoud en bepalingen van de Partnerschapsovereenkomst. Ik bevestig ook officieel gemachtigd te zijn om dit contract te ondertekenen.
Naam en achternaam van de ondertekenaar: Xx. Xxxxxx Xxxxx Functie van de ondertekenaar: ...........................
Naam van de organisatie: K8 Handtekening
..................................................................................
Datum
..................................................................................
Hierbij aanvaard ik de inhoud en bepalingen van de Partnerschapsovereenkomst. Ik bevestig ook officieel gemachtigd te zijn om dit contract te ondertekenen.
Naam en achternaam van de ondertekenaar: Xxx. Xxx Xxxxxx Functie van de ondertekenaar: ...........................
Naam van de organisatie: Digitaal Vlaanderen Handtekening
..................................................................................
Datum
..................................................................................
Hierbij aanvaard ik de inhoud en bepalingen van de Partnerschapsovereenkomst. Ik bevestig ook officieel gemachtigd te zijn om dit contract te ondertekenen.
Naam en achternaam van de ondertekenaar: Mevr. Xxxxxx Xxxxxxx Functie van de ondertekenaar: Voorzitter College van Bestuur Naam van de organisatie: HKU University of the Arts Utrecht
Handtekening
..................................................................................
Datum
..................................................................................
Hierbij aanvaard ik de inhoud en bepalingen van de Partnerschapsovereenkomst. Ik bevestig ook officieel gemachtigd te zijn om dit contract te ondertekenen.
Naam en achternaam van de ondertekenaar: Xxx. Xxxxxx xxx Xxxxxxx Functie van de ondertekenaar: CEO
Naam van de organisatie: Daten-Kompetenzzentrum Städte und Regionen DKSR GmbH Handtekening
..................................................................................
Datum
..................................................................................
Voor All Digital:
Hierbij aanvaard ik de inhoud en bepalingen van de Partnerschapsovereenkomst. Ik bevestig ook officieel gemachtigd te zijn om dit contract te ondertekenen.
Naam en achternaam van de ondertekenaar: Xxx. Xxxxx Xxxxxxxxx Functie van de ondertekenaar: CEO
Naam van de organisatie All Digital Handtekening
..................................................................................
Datum
..................................................................................