HUISHOUDELIJK REGLEMENT

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Datum: 1 januari 2023

1. Begripsbepaling

In dit reglement worden de volgende definities gehanteerd:

- Coöperatie:

de Coöperatie Almelo Energie als handelsnaam van Duurzaam Aadorp U.A. (kortweg: Almelo Energie), opgericht 30 oktober 2020

- Algemene Vergadering:

het orgaan dat gevormd wordt door de Leden, dan wel de bijeenkomsten van dit orgaan

- Bestuur:

het bestuur van de Coöperatie

- Bestuurder:

een lid van het Bestuur van de coöperatie

- Lid/Leden:

de natuurlijke personen of rechtspersonen die de ledenovereenkomst van Almelo Energie hebben ondertekend

- Statuten:

de statuten van de Coöperatie

- Reglement:

het huishoudelijk reglement van de Coöperatie

2. Algemeen

a. Dit Reglement legt taken en bevoegdheden vast. Deze taken en bevoegdheden zijn niet opgenomen in de Statuten. Naast dit Reglement heeft Almelo Energie een afzonderlijke Gedragscode opgesteld.

b. Dit Reglement is net als de Statuten digitaal te raadplegen op de website van de Coöperatie Almelo Energie U.A. (Almelo Energie).

c. Dit Reglement kan worden gewijzigd op verzoek van de leden tijdens de Algemene Vergadering of bij een herziening van het beleid.

d. Bij strijdigheid tussen dit Reglement en de Statuten zijn de Statuten bepalend.

e. In gevallen waarin dit Reglement en de Statuten niet voorzien, beslist het Bestuur.

3. Voorstellen Algemene Vergadering

a. Leden mogen onderwerpen indienen bij het Bestuur om op de agenda te plaatsen voor de Algemene Vergadering. Het Bestuur zet deze onderwerpen op de agenda indien voldaan is aan de volgende eisen:

i. Het voorstel wordt ondersteund door minimaal 15 leden, of 10% van de leden.

ii. Het voorstel heeft een financiële of organisatorische aard en wordt niet behandeld in een van de andere agendapunten.

iii. Het voorstel wordt minimaal 10 kalenderdagen voor de Algemene Vergadering ingediend.

Over deze onderwerpen wordt gestemd op basis van absolute meerderheid tenzij de Statuten of de wet anders voorschrijven.

b. Het Bestuur stuurt de agenda voor de Algemene Vergadering, minimaal 7 dagen voor de Algemene Vergadering.

c. Een lid heeft geen stemrecht als het besluit gaat over een contractuele overeenkomst met hemzelf, zijn directe familie of zijn partner.

4. Werkgroepen

a. Het Bestuur kan werkgroepen instellen om bepaalde activiteiten te verrichten voor Almelo Energie.

b. De omvang en grootte van de werkgroepen wordt bepaald vanuit het Bestuur en de werkgroep dient verantwoording af te leggen bij het Bestuur. In iedere werkgroep zit minimaal één Bestuurder.

c. Werkgroepen bestaan uit leden van Almelo Energie. Door middel van een bestuursbesluit kunnen ook niet-leden in de werkgroep zitting nemen.

d. Het Bestuur is gerechtigd werkgroepen met onmiddellijke ingang te ontbinden, of een individueel lid van zijn/haar taken ontheffen.

e. Leden van Almelo Energie in werkgroepen worden in beginsel niet betaald vanuit Almelo Energie. In uitzonderlijke gevallen kan het Bestuur besluiten leden van de werkgroepen wel te betalen.

f. Werkgroepen treden alleen naar buiten in naam van Almelo Energie als zij dat hebben afgestemd en toestemming hebben van een Bestuurder. Binnen de werkgroep wordt een voorzitter aangesteld die contact houdt met de Bestuurder.

g. Werkgroepen dienen de te maken kosten vooraf af te stemmen met de penningmeester. Deze accordeert het maken van deze kosten of keurt het af. De kosten van de werkgroepen worden gedeclareerd bij de penningmeester met een bewijsvoering (factuur/bonnetje).

5. Financiën

a. Het Bestuur kan zelfstandig financiële projectgebonden verplichtingen aangaan zolang deze kosten binnen de vastgestelde begroting vallen.

b. Bestuurders dienen toestemming te krijgen van de penningmeester bij uitgaven groter dan € 100,-. Het Bestuur is net als de werkgroepen verplicht een bewijs van de kosten af te geven bij de penningmeester om de kosten te kunnen

declareren. Bij uitgaven groter dan € 1.000,- moeten zowel het Bestuur als de penningmeester goedkeuring geven, voordat deze uitgave gemaakt mag worden.

c. Het Bestuur mag geen handelingen verrichten als het aangaan van geldleningen of het aangaan van significante verplichtingen als hier geen besluit van de Algemene Vergadering over genomen is, of buiten de begroting valt.

6. Inkomstenverdeling

a. Voor een verantwoorde bedrijfsvoering van de organisatie reserveert Almelo Energie baten voor investeringen en als algemene reserve voor ongewenste situaties. Indien de financiële ruimte dat toestaat, kan het Bestuur de Algemene Vergadering voorstellen baten toe te kennen aan projecten die een gemeenschapsfunctie hebben in de gemeente. De Algemene Vergadering besluit hierover.

b. Het niet-gereserveerde of aan gemeenschapsprojecten toegewezen gedeelte van de algemene baten wordt uitgekeerd aan hen die per eenendertig december van het betreffende boekjaar lid waren.

c. Het niet-gereserveerde of aan gemeenschapsprojecten toegewezen gedeelte van de baten verkregen uit de energiewinningsprojecten in beheer van Almelo Energie wordt verdeeld over haar leden naar rato van hun aandeel in die projecten en eveneens per eenendertig december van het betreffende boekjaar uitgekeerd.

d. Voor alle afzonderlijke projecten houdt het Bestuur een aparte administratie bij.

7. Overdracht aandelen

a. Leden van Almelo Energie kunnen aandelen en/of participaties (hierna aangeduid met aandelen) nemen in energiewinningsprojecten. Almelo Energie neemt deze aandelen niet terug, maar deze zijn wel overdraagbaar. In het geval van een postcoderoosproject is de overdracht wettelijk beperkt.

b. Indien een lid aandelen wil verkopen dan faciliteert Almelo Energie. Dit houdt in dat we bekend maken op de website dat aandelen te koop zijn. We stellen potentiële leden die op de wachtlijst staan op de hoogte dat het mogelijk is aandelen te kopen. Jaarlijks in november meldt het Bestuur wat de werkelijke waarde is van het aandeel, de Algemene Vergadering dient hiermee in te stemmen.

c. Aandelen zijn persoonsgebonden, dus als een lid scheidt van zijn partner, blijven de aandelen op de naam van het lid staan. Als het lid in het huis blijft wonen verandert de situatie niet en hoeft het lid geen acties te ondernemen. Indien het lid verhuist naar een locatie binnen de postcoderoos dient het lid zijn nieuwe adres op te geven.

d. Als het lid verhuist naar een locatie buiten de postcoderoos dient het lid zijn aandeel in de energiecoöperatie te verkopen.

e. Als een lid met aandelen voortijdig komt te overlijden doet Xxxxxx Energie het volgende.

i. In geval van aandelen in een SCE-project: deze zetten we over op naam partner/erfgenaam.

ii. In geval van aandelen in een postcoderoosproject: deze zetten we over op naam partner/erfgenaam indien deze woonachtig is in de postcoderoos. Is partner/erfgenaam niet woonachtig in de postcoderoos, dan faciliteren wij de verkoop van de aandelen voor de erfgenaam.

8. Werkingsgebied

a. Het werkingsgebied van Almelo Energie is de gemeente Almelo en omgeving. Er is geen strikte geografische beperking van het gebied, maar Almelo Energie wil niet concurreren met haar collega energiecoöperaties.

b. Alle inwoners van Almelo kunnen lid worden van Almelo Energie. Deelname in energiewinningsprojecten kan wel geografisch beperkt zijn, bijvoorbeeld tot een postcodegebied in het geval van postcoderoosprojecten.

9. Verwerking persoonsgegevens

a. Almelo Energie gebruikt de gegevens van een lid alleen om het lid te informeren. Almelo Energie geeft de gegevens van een lid jaarlijks door aan de energieleverancier van dat lid voor de korting op de energielevering. Almelo Energie verkoopt onder geen beding de gegevens van haar leden en slaat de ledenlijst op in een beschermde omgeving.

b. Een lid is verplicht veranderingen van zijn NAW-gegevens direct door te geven aan Almelo Energie. Indien het lid niet tijdig veranderingen doorgeeft is Almelo Energie niet verplicht om tot uitkering van de winst over te gaan.

c. Als een lid besluit het lidmaatschap op te zeggen bij Almelo Energie, dan verwijdert Almelo Energie de persoonsgegevens van dit lid direct. Het lid heeft dan geen recht meer op eventuele uitkering van de winst. Almelo Energie bewaart alleen gegevens van leden die hun lidmaatschap hebben opgezegd die wettelijk bewaard moeten worden, voor de duur van de wettelijke bewaartermijn. Overige gegevens zullen we direct verwijderen.

d. Een lid heeft te allen tijde het recht om de toestemming voor de verwerking van zijn persoonsgegevens in te trekken. Het intrekken van deze toestemming gaat gepaard met het opzeggen van het lidmaatschap.

e. Een lid heeft altijd het recht de eigen persoonsgegevens in te zien die Almelo Energie van het lid heeft.

10. Ambassadeurs

a. Almelo Energie kent ambassadeurs, deze ambassadeurs zijn zij, die die als zodanig door het Bestuur zijn toegelaten.

b. Ambassadeurs zetten zich in om de doelen van de coöperatie te verwezenlijken. Dit kan door:

i. Ons te ondersteunen bij het promoten van projecten;

ii. Nieuwe ingangen voor nieuwe projecten aan te reiken;

iii. Zichtbaar bezig te zijn met duurzaamheid en het belang van duurzaamheid uit te dragen;

iv. Alle andere activiteiten die bijdragen aan onze doelen geformuleerd in artikel 3 van onze Statuten.

h. Ambassadeur kan men worden door schriftelijke aanmelding bij het Bestuur - dat over de toelating beslist.