VERWERKERSOVEREENKOMST FOCUS PO
VERWERKERSOVEREENKOMST FOCUS PO
Beste gebruiker van Focus PO,
Focus Onderwijs bv is als eigenaar van Focus PO een verwerker van persoonsgegevens in de zin van artikel 28 van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voorafgaand aan het gebruik van Focus PO is het noodzakelijk dat uw organisatie in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke met Focus Onderwijs bv een Verwerkersovereenkomst sluit.
Deze Verwerkersovereenkomst is gebaseerd op de bepalingen in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy waaraan Focus Onderwijs bv zich heeft gecommitteerd. Deze bepalingen geven invulling aan de verplichtingen die voortvloeien uit de AVG en het sluit aan bij relevante (inter)nationale beveiligingsnormen, jurisprudentie en richtsnoeren van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Deze Verwerkersovereenkomst Focus PO bestaat uit drie delen:
1) Ondertekeningsformulier Verwerkersovereenkomst Focus PO 1.3;
2) Verwerkersovereenkomst Focus PO 1.3;
3) Bijlagen: (1) Privacybijsluiter Focus PO; (2) Beveiligingsbijlage Focus PO; (3) Addendum
De overeenkomst met Focus Onderwijs voor het gebruik van Focus PO bestaat uit de Algemene Voorwaarden Focus PO (in de Verwerkersovereenkomst genoemd de "Product- en Dienstenovereenkomst") tezamen met de bovengenoemde documenten voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens.
Meer informatie over het Convenant, de Verwerkersovereenkomst, privacy en de wettelijke rechten en verplichtingen voor Onderwijsinstellingen vindt u op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx en de websites van de sectorraden PO-Raad, VO-raad, MBO Raad (saMBO-ICT) en Kennisnet.
Xxxxxxx Xxxxxx,
Algemeen directeur Focus Onderwijs B.V. Rotterdam, 22 februari 2021
Graag het Ondertekeningsformulier Verwerkersovereenkomst Focus PO 1.3 uiterlijk binnen 8 dagen ondertekend retourneren aan: xxxx@xxxxxxx.xx.
Pas ná de ontvangst is het mogelijk om Focus PO te gebruiken!
Verwerkersovereenkomst Focus PO
De Onderwijsinstelling en de Verwerker zoals genoemd op het Ondertekeningsformulier Verwerkersovereenkomst Focus PO 1.3:
Overwegen het volgende:
a) Onderwijsinstelling en Verwerker zijn een overeenkomst aangegaan waarbij Focus PO als methode-overstijgend onderwijsplansysteem wordt ingezet voor de groepen 1 tot en met 8 van het primair onderwijs met als doel om opbrengstgericht en passend onderwijs te organiseren op school-, groeps- en leerlingniveau (hierna: de “Product- en Dienstenovereenkomst”). Deze Product- en Dienstenovereenkomst leidt ertoe dat Verwerker in opdracht van Onderwijsinstelling Persoonsgegevens verwerkt.
b) Partijen wensen, mede gelet op het bepaalde in artikel 28 lid 3 Algemene Verordening Gegevensbescherming, in deze overeenkomst, hierna te definiëren als “Verwerkersovereenkomst”, hun wederzijdse rechten en verplichtingen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vast te leggen.
Komen het volgende overeen:
Artikel 1: Definities
In deze Verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:
a) Betrokkene, Verwerker, Derde, Persoonsgegevens, Verwerking van Persoonsgegevens en Verwerkingsverantwoordelijke: de begrippen zoals gedefinieerd in de AVG;
b) Bijlage(n): bijlage(n) bij het Convenant of de Verwerkersovereenkomst;
c) Convenant: het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 3.0;
d) Convenantpartij: een tot het Convenant toegetreden Onderwijsinstelling of Leverancier;
e) Datalek: een inbreuk in verband met persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 4 sub 12 AVG;
f) Digitaal Onderwijsmiddel: Leermiddelen en Toetsen, en School- en Leerlinginformatiemiddelen;
g) Initiatiefnemers: partijen die de initiatiefnemers zijn van het Convenant als opgenomen in de aanhef van het Convenant;
h) Instructies: geschreven of elektronisch gestuurde aanwijzing van de Verwerkingsverantwoordelijke
aan de Verwerker in het kader van haar bevoegdheden zoals geformuleerd in deze Verwerkersovereenkomst of in de Product- en Dienstenovereenkomst. Instructies worden verstrekt door en aan de contactpersonen van partijen zoals die zijn opgenomen in de Bijlage(n);
i) Xxxxx iD: een pseudoniem van een persoonsgebonden nummer van een Onderwijsdeelnemer dat
de Onderwijsdeelnemer niet langer direct identificeerbaar maakt. Hierna wordt dat pseudoniem opnieuw versleuteld tot het Keten iD, dat voor identificatiedoeleinden gebruikt wordt voor de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen. Het Keten-ID wordt ook ECK-IDD genoemd;
j) Leermiddelen en Toetsen: digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit leerstof en/of toetsen
en de daarmee samenhangende digitale diensten, gericht op onderwijsleersituaties, ten behoeve van het geven van onderwijs door of namens Onderwijsinstellingen;
k) Leverancier: leverancier van een Digitaal Onderwijsmiddel, zoals een distributeur, uitgever of
leverancier van een administratiesysteem;
l) Model Verwerkersovereenkomst: het model voor een verwerkersovereenkomst die als bijlage is bijgevoegd bij het Convenant;
m) Onderwijsdeelnemer: onderwijsdeelnemer in het primair onderwijs, voortgezet onderwijs of
middelbaar beroepsonderwijs;
n) Platform: het platform als bedoeld in artikel 8 van het Convenant, thans bekend als Edu-K; toepassing zijn op de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen;
o) Product- en Dienstenovereenkomst: de overeenkomst tussen Onderwijsinstelling en Verwerker, zoals omschreven in overweging a met inbegrip van een op basis van die overeenkomst gesloten overeenkomst tussen een Onderwijsdeelnemer en Leverancier voor het betreffende product of dienst;
p) Privacybijsluiter: één of meerdere privacybijsluiter(s) zoals opgenomen in de Bijlage(n) die van
toepassing zijn op de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen;
q) Reglement: het reglement als bedoeld in artikel 8 lid 4 van het Convenant;
r) School- en Leerlinginformatiemiddelen: een digitaal product en/of digitale dienst ten behoeve van het onderwijs(proces), zoals een leerling-administratiesysteem, kernregistratiesysteem, studentinformatiesysteem, deelnemersadministratie, roostersysteem, ouderportaal, leerling- en oudercommunicatiesysteem, dashboards en kwaliteitsmanagementsystemen voor zover zij Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers bevatten, een elektronische leeromgeving en een leerling volgsysteem;
s) Standaardattributenset: de door het Platform vastgestelde aanvullende gestandaardiseerde
Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers die naast het Keten iD gebruikt kunnen worden voor de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen (zoals gepubliceerd op de website van het Platform);
t) Subverwerker: de partij die door Verwerker wordt ingeschakeld als Verwerker ten behoeve van de
Verwerking van de Persoonsgegevens in het kader van de Model Verwerkersovereenkomst en de Product- en Dienstenovereenkomst;
u) AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening 2016/679 van het Europees
Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG);
v) Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens: de
toepasselijke (Unierechtelijke en lidstaatrechtelijke) wet- en regelgeving en/of (nadere) verdragen, verordeningen, richtlijnen, besluiten, beleidsregels, instructies en/of aanbevelingen van een bevoegde overheidsinstantie betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, tevens omvattende toekomstige wijziging hiervan en/of aanvulling hierop, inclusief lidstaatrechtelijke uitvoeringswetten van de AVG en de Telecommunicatiewet.
Artikel 2: Onderwerp en opdracht Verwerkersovereenkomst
1. Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing op de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst.
2. De Onderwijsinstelling geeft Verwerker conform artikel 28 AVG opdracht en Instructies om Persoonsgegevens te verwerken namens de Onderwijsinstelling. De Instructies van de
Onderwijsinstelling kunnen onder meer nader omschreven zijn in deze Verwerkersovereenkomst en de Product- en Dienstenovereenkomst.
3. De bepalingen uit de Verwerkersovereenkomst gelden voor alle Verwerkingen zoals opgenomen in Bijlage 1, die plaatsvinden ter uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst. Verwerker brengt Onderwijsinstelling onverwijld op de hoogte indien Verwerker reden heeft om aan te nemen dat Verwerker niet langer aan de Verwerkersovereenkomst kan voldoen.
4. De verwerking van persoonsgegevens door de Verwerker die verstrekt zijn door een leverancier van een Digitaal Onderwijsmiddel in opdracht van de Onderwijsinstelling is uitsluitend mogelijk indien:
a) de Onderwijsinstelling met de betreffende leverancier van een Digitaal Onderwijsmiddel een verwerkersovereenkomst heeft waarin de verwerking van persoonsgegevens en specifiek de betreffende verstrekking aan Verwerker, adequaat is geregeld;
b) Verwerker met de betreffende leverancier van een Digitaal Onderwijsmiddel een vigerende
overeenkomst heeft voor de betreffende verwerking en/of dienstverlening.
Artikel 3: Rolverdeling
1. Onderwijsinstelling is ten aanzien van de in diens opdracht uit te voeren Verwerkingen van Persoonsgegevens de Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerker is Verwerker in de zin van de AVG. De Onderwijsinstelling heeft en houdt zelfstandige zeggenschap over het (het bepalen van) doel en de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens.
2. Verwerker draagt er zorg voor dat de Onderwijsinstelling voorafgaande aan het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst toereikend wordt geïnformeerd over de dienst(en) die de Verwerker verleent, en de uit te voeren Verwerkingen. De gegeven informatie stelt de Onderwijsinstelling in staat om te doorgronden welke Verwerkingen onlosmakelijk zijn verbonden met een aangeboden dienst en voor welke Verwerkingen Onderwijsinstelling een keuze kan maken voor eventueel aangeboden optionele diensten.
3. Onverminderd hetgeen elders in deze Verwerkersovereenkomst is bepaald, informeert Verwerker voorafgaand aan het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst de Onderwijsinstelling in Bijlage 1 over de in lid 2 bedoelde diensten, waaronder eventuele optionele diensten, en de Verwerkingen die in dat kader plaatsvinden.
4. De Onderwijsinstelling neemt de in lid 2 van dit artikel genoemde Verwerking van de Persoonsgegevens op in een register van de verwerkingsactiviteiten die onder hun verantwoordelijkheid plaatsvinden.
5. Voor zover artikel 30 lid 5 AVG daartoe verplicht, houdt Verwerker conform artikel 30, lid 2 AVG een register bij van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten die Verwerker ten behoeve van een Onderwijsinstelling verricht.
6. Onderwijsinstelling en Verwerker verstrekken elkaar over en weer alle benodigde informatie teneinde een goede naleving van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens mogelijk te maken.
Artikel 4: Privacyconvenant
Partijen onderschrijven de bepalingen in het Convenant.
Artikel 5: Gebruik Persoonsgegevens
1. Verwerker verplicht zich om de van Onderwijsinstelling verkregen Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden of op andere wijze te gebruiken dan voor het doel, en conform de wijze waarvoor, de gegevens zijn verstrekt of aan hem bekend zijn geworden. Het is Verwerker derhalve niet toegestaan andere gegevensverwerkingen uit te voeren dan door de Onderwijsinstelling (schriftelijk dan wel elektronisch) aan Verwerker in het kader van de uitvoering van de
Product- en Dienstenovereenkomst zijn opgedragen, behoudens een eventuele afwijkende Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling, dan wel een rechterlijke uitspraak, voor zover daar tegen geen beroep meer openstaat. In dat geval stelt Verwerker de Onderwijsinstelling voorafgaand aan de Verwerking van dat wettelijke voorschrift dan wel de rechterlijke uitspraak in kennis, tenzij dergelijke kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verboden is. Verwerker mag geanonimiseerde Persoonsgegevens tevens gebruiken voor eigen kwaliteits- en onderzoeksdoeleinden dan wel aan derden verstrekken voor het doen van historisch, wetenschappelijk of statistisch onderzoek.
2. Een overzicht van onder meer de categorieën Persoonsgegevens en het doel waarvoor de Persoonsgegevens worden verwerkt, is uiteengezet in de Privacybijsluiter bij deze Verwerkersovereenkomst.
3. De Verwerker dient in de Privacybijsluiter aan te geven of de Privacybijsluiter ziet op een Leermiddel en Toets en/of een School- en Leerlinginformatiemiddel. Verwerker specificeert in de Privacybijsluiter voor welke, door de Verwerkersverantwoordelijke vastgestelde, doeleinden
persoonsgegevens worden verwerkt bij het gebruik zijn product en/of dienst, en welke categorieën Persoonsgegevens daarbij worden verwerkt.
4. Indien Verwerker in strijd met de AVG het doel en de middelen van de Verwerking van Persoonsgegevens bepaalt, wordt Verwerker met betrekking tot die Verwerking als Verwerkingsverantwoordelijke beschouwd.
Artikel 6: Vertrouwelijkheid
1. Verwerker garandeert dat hij alle Persoonsgegevens strikt vertrouwelijk zal behandelen ten opzichte van derden, waaronder overheidsinstanties. Verwerker zorgt er voor dat een ieder die hij betrekt bij de Verwerking van Persoonsgegevens, waaronder zijn werknemers,
vertegenwoordigers en/of Subverwerkers, deze gegevens als vertrouwelijk behandelt. Verwerker waarborgt dat met de tot het Verwerken van de Persoonsgegevens geautoriseerde personen een geheimhoudingsovereenkomst of -beding is gesloten, of dat deze door een wettelijke verplichting tot geheimhouding zijn gebonden.
2. De in lid 1 bedoelde geheimhoudingsplicht geldt niet in de hierna genoemde gevallen:
a) voor zover Onderwijsinstelling uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken;
b) indien het verstrekken van de Persoonsgegevens aan een Derde noodzakelijk is gezien de aard
van de door Verwerker aan Onderwijsinstelling te verlenen diensten; of
c) indien Verwerker op grond van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling dan wel een gerechtelijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat, tot verstrekking verplicht is.
3. Verwerker onthoudt zich van verstrekking of bekendmaking van Persoonsgegeven aan een Derde, tenzij deze verstrekking of bekendmaking plaatsvindt in opdracht van Onderwijsinstelling respectievelijk wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een gerechtelijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat, of een op de Verwerker rustende wettelijke verplichting. Onder wettelijke verplichtingen zijn begrepen Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepalingen op grond waarvan Verwerker tot verstrekken verplicht is. In geval van een wettelijke verplichting, verifieert Verwerker voorafgaand aan de verstrekking de wettelijke grondslag en de identiteit van de partij die zich daarop beroept. Daarnaast stelt Xxxxxxxxx - tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt - Onderwijsinstelling
onmiddellijk, zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking, in kennis van de voor Onderwijsinstelling relevante informatie inzake deze verstrekking.
4. Verwerker zorgt er voor dat de onder diens gezag werkende medewerkers uitsluitend toegang hebben tot Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk voor de vervulling van hun werkzaamheden.
Artikel 7: Beveiliging en controle
1. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 32 AVG zal Verwerker, gelijk de Onderwijsinstelling, zorg dragen voor passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen en beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
2. Naast de maatregelen als genoemd in artikel 32 lid 1 AVG, worden onder meer de volgende maatregelen - waar passend - genomen:
a) een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van de Persoonsgegevens;
b) maatregelen om te waarborgen dat enkel geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot de Persoonsgegevens die in het kader van de Verwerkersovereenkomst worden verwerkt;
c) het regelen van procedures rondom het verlenen van toegang tot Persoonsgegevens
(waaronder een registratie- en afmeldprocedure voor toewijzing van toegangsrechten), en het in logbestanden vastleggen van gebeurtenissen betreffende gebruikersactiviteiten, uitzonderingen en informatiebeveiligingsgebeurtenissen (vergelijkbaar met de toepasselijke ISO-normering, en/of vergelijkbaar met het geldende Certificeringsschema informatie- beveiliging en privacy ROSA). De Onderwijsinstelling wordt in de gelegenheid gesteld om deze logbestanden periodiek te controleren.
3. Partijen zullen de door haar getroffen beveiligingsmaatregelen periodiek evalueren en aanscherpen, aanvullen of verbeteren voor zover de eisen of (technologische) ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.
4. In Bijlage 2 worden de afspraken tussen Partijen vastgelegd over de passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, alsmede over de inhoud, vorm en de werkwijze van de verklaringen die Verwerker verstrekt over de afgesproken beveiligingsmaatregelen.
5. De Verwerker stelt in goed overleg de Onderwijsinstelling in staat om effectief te kunnen voldoen aan zijn wettelijke verplichting om toezicht te houden op de naleving door de Verwerker van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen alsmede op de naleving van de in artikel 8 genoemde verplichtingen ten aanzien van Datalekken.
6. In aanvulling op de voorgaande leden heeft Onderwijsinstelling te allen tijde het recht om, in overleg met de Verwerker en met inachtneming van een redelijke termijn, de naleving van
Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, de Product- en Dienstenovereenkomst en deze Verwerkersovereenkomst, waaronder de door Verwerker genomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, te (doen) controleren middels een audit uitgevoerd door een onafhankelijke gecertificeerde externe deskundige:
a) Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat de audit wordt uitgevoerd door een door Verwerker, in overleg met Onderwijsinstelling, in te schakelen externe deskundige die een derden-verklaring (TPM) afgeeft.
b) De auditor verstrekt het auditrapport alleen aan Partijen.
c) Partijen maken onderling afspraken over de omgang met de uitkomsten van de audit.
d) Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat, aan de hand van een geldige (inter)nationaal erkende certificering of een gelijkwaardig controle- of bewijsmiddel, een reeds uitgevoerde audit en daaruit afgegeven derden-verklaring gebruikt kan worden. Onderwijsinstelling wordt in dat geval geïnformeerd over de uitkomsten van de audit.
e) Partijen komen overeen dat de kosten van deze audit voor rekening komen van de
Onderwijsinstelling, tenzij uit de audit (grote) gebreken blijken, die aan Verwerker kunnen worden toegerekend. In dat geval treden partijen in overleg over de verdeling van de kosten van de audit.
Artikel 8: Datalekken
1. Partijen hebben een passend beleid voor de omgang met Datalekken.
2. Indien Onderwijsinstelling of Verwerker een Datalek vaststelt, dan zal deze de andere Partij daarover zonder onredelijke vertraging informeren zodra hij kennis heeft genomen van dat Xxxxxxx.
Verwerker verstrekt ingeval van een Datalek alle relevante informatie aan Onderwijsinstelling met betrekking tot het Datalek, waaronder informatie over eventuele ontwikkelingen rond het
Datalek, en de maatregelen die de Verwerker treft om aan zijn kant de gevolgen van het Datalek te beperken en herhaling te voorkomen.
3. Verwerker informeert Onderwijsinstelling onverwijld indien een vermoeden bestaat dat een Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen zoals bedoeld in artikel 34,lid 1, AVG.
4. Verwerker stelt bij een Datalek de Onderwijsinstelling in staat om passende vervolgstappen te (laten) nemen ten aanzien van het Datalek. Verwerker dient hierbij aansluiting te zoeken bij de bestaande processen die Onderwijsinstelling daartoe heeft ingericht. Partijen nemen zo
spoedig mogelijk alle redelijkerwijs benodigde maatregelen om (verdere) schending of inbreuken betreffende de Verwerking de Persoonsgegevens, en meer in het bijzonder (verdere) schending van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, te voorkomen of te beperken.
5. In geval van een Datalek, voldoet Onderwijsinstelling aan eventuele wettelijke meldingsplichten. In geval een Datalek bij Verwerker meerdere Onderwijsinstellingen in gelijke mate treft,
kan Verwerker, na overleg met een of meerdere Verwerkingsverantwoordelijken, namens de Onderwijsinstellingen een melding doen van het Datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Van het voornemen hiervan zal Verwerker Onderwijsinstelling onverwijld (en zo mogelijk vooragaand aan de melding) in kennis stellen.
6. In geval van het Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, zal de Onderwijsinstelling de Betrokkenen informeren over het Datalek.
7. Partijen zullen te goeder trouw in onderling overleg afspraken maken over de redelijke verdeling van de eventuele kosten die verbonden zijn aan het voldoen aan de meldingsplichten.
8. Partijen documenteren alle Datalekken in een (incidenten)register, met inbegrip van de feiten omtrent de inbreuk in verband met persoonsgegevens, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen.
9. Over incidenten met betrekking tot de beveiliging, anders dan een Datalek, die vallen buiten het bereik van artikel 1 sub e van deze Verwerkersovereenkomst, informeert de Verwerker de Onderwijsinstelling conform de afspraken zoals neergelegd in Bijlage 2.
Artikel 9: Bijstand
1. Verwerker verleent Onderwijsinstelling bijstand bij het doen nakomen van de op Onderwijsinstelling rustende verplichtingen op grond van de AVG en andere Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, zoals met betrekking - maar niet beperkt - tot:
a) het - voor zover redelijkerwijs mogelijk - vervullen van de plicht van Onderwijsinstelling om aan verzoeken van de in hoofdstuk III van de AVG vastgelegde rechten van de betrokkene
binnen de wettelijke termijnen te voldoen, zoals een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van Persoonsgegevens;
b) het uitvoeren van controles en audits zoals bedoeld in artikel 7 van deze
Verwerkersovereenkomst;
c) het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een eventuele daaruit voortkomende verplichte voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens;
d) het voldoen aan verzoeken van de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere
overheidsinstantie;
e) het voorbereiden, beoordelen en melden van datalekken zoals bedoeld in artikel 8 van deze Verwerkersovereenkomst.
2. Een klacht of verzoek van een Betrokkene of een verzoek of onderzoek van de Autoriteit Persoonsgegevens met betrekking tot de Verwerking van de Persoonsgegevens, wordt door de Verwerker, voor zover wettelijk is toegestaan, onverwijld doorgestuurd naar Onderwijsinstelling, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het verzoek.
.
3. Partijen brengen elkaar voor in redelijkheid verleende bijstand geen kosten in rekening. In het geval dat één van de Partijen kosten in rekening wil brengen, brengt deze partij de andere partij hiervan vooraf op de hoogte.
Artikel 10: Doorgifte aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte
1. Verwerker is uitsluitend gerechtigd tot doorgifte van Persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie indien Onderwijsinstelling daarvoor specifieke Schriftelijke toestemming heeft gegeven, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Verwerker tot Verwerking verplicht. In dat geval stelt Verwerker Onderwijsinstelling voorafgaand aan de Verwerking Schriftelijk op de hoogte van deze bepaling, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
2. Indien na toestemming van Onderwijsinstelling Persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte of aan een internationale organisatie zoals bedoeld in artikel 4 lid 26 AVG, dan zien Partijen er op toe dat dit alleen plaatsvindt conform wettelijke voorschriften en eventuele verplichtingen die in dit verband op Onderwijsinstelling
rusten. Indien gegevens worden doorgegeven aan een derde land of een internationale organisatie, dan wordt dit in Bijlage 1 bij deze Verwerkers-overeenkomst aangegeven, inclusief een opgave van de landen waar, of internationale organisaties door wie, de Persoonsgegevens worden verwerkt.
Daarbij wordt tevens aangegeven op welke wijze is voldaan aan de voorwaarden op basis van de AVG voor doorgifte van Persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties.
Artikel 11: Inschakeling Subverwerker
1. Onderwijsinstelling geeft Verwerker door ondertekening van deze Verwerkers-overeenkomst toestemming tot het inschakelen van Subverwerkers, van wie de identiteit en vestigingsgegevens zijn opgenomen in de Privacybijsluiter.
2. Tijdens de duur van de Verwerkersovereenkomst licht Verwerker Onderwijsinstelling in over een voorgenomen toevoeging van een nieuwe Subverwerker of wijziging in de samenstelling van de bestaande Subverwerkers, waarbij Onderwijsinstelling de mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te maken.
3. Verwerker is verplicht iedere Subverwerker via een overeenkomst of andere rechtshandeling minimaal dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op te leggen als in deze Verwerkersovereenkomst aan Verwerker zijn opgelegd. Hieronder vallen onder meer de verplichting om de Persoonsgegevens niet verder te Verwerken anders dan in het kader van deze Verwerkers overeenkomst is overeengekomen, en de verplichting tot het nakomen van de geheimhoudings verplichtingen, meldingsverplichtingen, medewerkingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens zoals in deze Verwerkersovereenkomst vastgelegd. Verwerker zal op verzoek van Onderwijsinstelling afschriften verstrekken van deze Verwerkers-overeenkomsten, of van de relevante passages uit de Verwerkersovereenkomst of een andere overeenkomst of een andere bindende rechtshandeling tussen Verwerker en de door deze overeenkomstig artikel 11, lid 1, van deze overeenkomst ingeschakelde Subverwerker.
Artikel 12: Bewaartermijnen en vernietiging Persoonsgegevens
1. Onderwijsinstelling zal Verwerker adequaat informeren over (wettelijke) bewaartermijnen die van toepassing zijn op de Verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker. Verwerker zal de Persoonsgegevens niet langer Verwerken dan overeenkomstig deze bewaartermijnen.
2. Onderwijsinstelling verplicht Verwerker om de in opdracht van Onderwijsinstelling Verwerkte Persoonsgegevens bij de beëindiging van de Verwerkersovereenkomst te (doen) vernietigen, tenzij de Persoonsgegevens langer bewaard moeten worden, zoals in het kader van (wettelijke) verplichtingen, dan wel op verzoek van de Onderwijsinstelling. De Onderwijsinstelling kan op eigen kosten een controle laten uitvoeren of vernietiging heeft plaatsgevonden.
3. Verwerker zal Onderwijsinstelling (schriftelijk of elektronisch) bevestigen dat vernietiging van de Verwerkte persoonsgegevens heeft plaatsgevonden.
4. Verwerker zal alle Subverwerkers die betrokken zijn bij de Verwerking van de Persoonsgegevens op de hoogte stellen van een beëindiging van de Verwerkersovereenkomst en zal waarborgen dat alle Subverwerkers de Persoonsgegevens (laten) vernietigen.
Artikel 13: Aansprakelijkheid
1. In afwijking van de Model Verwerkersovereenkomst komen Partijen overeen dat, indien en voor zover zulks toegestaan is en niet in strijd is met dwingend recht, de bepalingen uit de Product- of Dienstenovereenkomst, waaronder bepalingen inzake aansprakelijkheidsbeperking, overeenkomstig van toepassing zijn op deze Verwerkersovereenkomst.
2. Iedere Partij is verplicht de andere Partij zonder onnodige vertraging op de hoogte te stellen van een (mogelijke) aansprakelijkstelling of het (mogelijk) opleggen van een boete door de Toezichthouder, beiden in verband met deze Verwerkersovereenkomst. Iedere Partij is in redelijkheid verplicht de andere Partij informatie te verstrekken en/of ondersteuning te verlenen ten behoeve van het voeren van verweer tegen een (mogelijke) aansprakelijkstelling of boete, zoals bedoeld in de vorige volzin. De Partij die informatie verstrekt en/of ondersteuning verleent, is gerechtigd om eventuele redelijke kosten dienaangaande in rekening te brengen bij de andere Partij, Partijen informeren elkaar zo veel
mogelijk vooraf over deze kosten.
Artikel 14: Tegenstrijdigheid en wijziging Verwerkersovereenkomst
1. In het geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst en de bepalingen van de Product- en Dienstenovereenkomst, dan zullen de bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst leidend zijn.
2. Indien Partijen van de artikelen in de Model Verwerkersovereenkomst door omstandigheden moeten afwijken, of deze willen aanvullen, dan zullen deze wijzigingen en/of aanvullingen door Partijen worden beschreven en gemotiveerd in een overzicht dat als Bijlage 3 aan deze
Verwerkersovereenkomst zal worden gehecht. Het bepaalde in dit lid geldt niet voor aanvullingen en/of wijzigingen van de Bijlagen 1 en 2.
3. Bij belangrijke wijzigingen in het product en/of de (aanvullende) diensten die van invloed zijn op de Verwerking van de Persoonsgegevens wordt, alvorens de Onderwijsinstelling de keuze hiertoe aanvaardt, de Onderwijsinstelling in begrijpelijke taal geïnformeerd over de consequenties van deze wijzigingen. Onder belangrijke wijzigingen wordt in ieder geval verstaan: de toevoeging of wijziging van een functionaliteit die leidt tot een uitbreiding ten aanzien van de te Verwerken Persoonsgegevens en de doeleinden waaronder de Persoonsgegevens worden Verwerkt.
De wijzigingen zullen in Bijlage 1 worden opgenomen.
4. Wijzigingen in de artikelen van de Verwerkersovereenkomst kunnen uitsluitend in gezamenlijkheid worden overeengekomen. Wijzigingen van de inhoud van de bijlagen bij deze Verwerkersovereenkomst zullen voor zover deze niet ingrijpend zijn, plaatsvinden middels een schriftelijke kennisgeving van Verwerker aan Gegevensverantwoordelijke van de wijzigingen met inachtneming van een kennisgevingsperiode van 30 dagen, waarna de wijzigingen, behoudens
schriftelijk bezwaar van de laatste, zullen intreden. Indien Gegevensverantwoordelijke tijdig binnen de kennisgevingsperiode schriftelijk bezwaar maakt, is Verwerker gerechtigd, al of niet na overleg tussen de Partijen, de Product- en Dienstenovereenkomst te beëindigen middels opzegging met inachtneming van een termijn van een maand.
5. In het geval enige bepaling van deze Verwerkersovereenkomst nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar is of wordt, blijven de overige bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval met elkaar in overleg treden om de nietige, vernietigbare of anderszins niet afdwingbare bepaling te vervangen door een uitvoerbare alternatieve bepaling. Daarbij zullen partijen zoveel mogelijk rekening houden met het doel en de strekking van de nietige, vernietigde of anderszins niet afdwingbare bepaling.
Artikel 15: Duur en beëindiging
1. De looptijd van deze Verwerkersovereenkomst is gelijk aan de looptijd van de tussen Partijen gesloten Product- en Dienstenovereenkomst, inclusief eventuele verlengingen daarvan.
2. Deze Verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij de beëindiging van de Product- en Dienstenovereenkomst. De beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst zal Partijen niet ontslaan van hun verplichtingen die voortvloeien uit deze Verwerkersovereenkomst die naar hun aard worden geacht ook na beëindiging voort te duren, waaronder in ieder geval artikel 5, lid 1, en de artikelen 6, 9 en 12.
Vastgesteld op
22 februari 2021 (Versie 1.3)
BIJLAGE 1: PRIVACYBIJSLUITER Focus PO
A. Algemene informatie
Focus PO is eigendom van:
Focus Onderwijs bv, Xxxxxxxxxx 0, 0000 XX Xxxxxxxxx
Focus PO is een methode-overstijgend onderwijsplansysteem voor de groepen 1 tot en met 8 van het primair onderwijs met als doel om opbrengstgericht en passend onderwijs te organiseren op school-, groeps- en leerlingniveau en bestaat uit twee hoofdcomponenten, namelijk de organisatie van het onderwijs en de verzameling en presentatie van de opbrengsten van het onderwijs.
Gebruikersgroepen:
Beheerders (waarvan één schoolcontactpersoon), Leerkrachten
De schoolcontactpersoon is degene die het account bij Focus PO heeft afgesloten, het abonnement is aangegaan, de verwerkersovereenkomst door een rechtsgeldig vertegenwoordiger van het bestuur heeft laten ondertekenen, de persoon die zorg draagt voor de betaling van facturen en die een account met abonnement kan beëindigen.
Data-informatiematrix
Focus PO kent drie aggregatieniveaus (en twee sub-aggregatieniveaus) en zeven informatiedomeinen. De informatiedomeinen zijn in twee hoofdcomponenten te verdelen: de organisatie van het onderwijs en de verzameling en presentatie van de opbrengsten van het onderwijs. De kolommen onder ‘organisatie’ bepalen de kaders waarbinnen de opbrengsten worden verzameld en gepresenteerd.
Informatie uit een de informatiedomeinen wordt op het tijdstip van importeren of invoeren gekoppeld aan een leerling, de kleinste eenheid in het systeem. Opbrengstdata op groeps- en schoolniveau zijn samenvoegingen van data die aan leerlingen zijn gekoppeld. In de cellen van de data-informatiematrix worden op hoofdlijnen de bewerkingen genoemd. In een aantal cellen zijn de bewerkingen voorbehouden aan de beheerders.
Organisatie van het onderwijs Verzameling en presentatie van opbrengsten van het onderwijs
Ambities | Aanbod | Interventies | Vaardigheid | Referentie- niveaus | Cruciale leerdoelen | Betrokkenheid | ||
School (sub: doelgroep) | Instellen (beheer) | Instellen (beheer) | Invoeren, aflezen | Aflezen | Aflezen | Aflezen | Aflezen | |
Groep (sub: leerjaar) | - | - | Invoeren, aflezen | Aflezen | Aflezen | Aflezen | Aflezen | |
Leerling | - | Instellen | Invoeren, | Importeren, | Importeren, | Invoeren, | Invoeren, | |
(beheer) | aflezen | aflezen | aflezen | aflezen | aflezen |
Importeren = externe data wordt elektronisch of handmatig geïmporteerd via een importkanaal. Aflezen = (geaggregeerde) data kan in een overzicht worden afgelezen
Instellen = voorgeprogrammeerde functies in Focus PO worden gekozen en toegepast
Invoeren (en toevoegen) = nieuwe data wordt via (gestructureerde) datavelden handmatig ingevoerd
Export van data vindt niet via een vaste dataverbinding plaats. Er kunnen overzichten (rapporten) worden geëxporteerd in een of meerdere diverse bestandstypen, afhankelijk van de keuze voor een of meerdere informatiedomeinen, het gekozen aggregatieniveau en het doel van het overzicht (rapport).
B. Omschrijving specifieke diensten
Verwerkingen die een onlosmakelijk onderdeel vormen van de aangeboden dienst:
Beheerders
1. hebben inzicht in de contact- en facturatiegegevens van de school, de akkoordverklaringen met Algemene Voorwaarden en de Verwerkersovereenkomst, synchronisatiegegevens met betrekking tot data uit Digitale Onderwijsmiddelen.
2. kunnen de importkanalen naar Digitale Onderwijsmiddelen (zoals van een “toetsaanbieder”) activeren, dan wel kunnen data uit een leerlingvolgsysteem handmatig importeren.
3. kunnen doelgroepen binnen de schoolpopulatie aanmaken, schoolambities kiezen, een passend schoolaanbod samenstellen, de planperiodes instellen, gehanteerde lesmethodes kiezen, onderwijsplannen uploaden (invoeren), thema’s aanmaken, het monitoren van thema- of blokplanningen en interventies op groeps- en leerlingniveau, het invoeren van
een schoolverbeteraanpak, het inschalen van leerlingen op leervaardigheid ten opzichte van leerlingpopulatie en eventueel het plaatsen van leerlingen op aangepaste leerlijnen.
4. kunnen leerkrachten toevoegen en verwijderen en eventueel de toegang beperken door hen toe te wijzen aan bepaalde groepen.
5. hebben inzicht in een logfile waarin het gebruik Focus PO gemonitord kan worden.
Alle gebruikers (beheerders en leerkrachten)
1. kunnen op school-, groeps- en leerlingniveau opbrengsten inzien op een moment in de tijd of door de tijd heen, al dan niet afgezet tegen ingestelde schoolambities, gerealiseerde eindresultaten, de schoolweging of (beheersings)normen.
2. kunnen voor een groep leerlingen een planning maken met daarin de te behandelen cruciale leerdoelen.
3. kunnen voor leerlingen de (mate van) beheersing van cruciale leerdoelen invoeren, de betrokkenheid inschalen, interventies invoeren voor de groep, een groepje of een individuele leerling.
Er zijn geen optionele Verwerkingen.
De verantwoordelijkheid voor de gegevens die met gebruikmaking van een Dienst van Verwerker door Onderwijsinstelling worden verwerkt, ligt bij de Onderwijsinstelling. De Onderwijsinstelling staat er tegenover Verwerker voor in dat de inhoud, het gebruik en/of de verwerking van de gegevens niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van een derde. Onderwijsinstelling vrijwaart Verwerker tegen elke rechtsvordering van een derde, uit welke hoofde dan ook, in verband met deze gegevens of de uitvoering van de Verwerkersovereenkomst.
C. Xxxxxxxxxx voor het verwerken van gegevens
Focus PO is Digitaal Onderwijsmiddel, specifieker: een School- en Leerlinginformatiemiddel met als doelen:
1. de organisatie van opbrengstgericht en passend onderwijs voor de groepen 1 tot en met 8 van het primair onderwijs op school-, groeps- en leerlingniveau;
2. de ingebruikneming van Focus PO conform de afspraken die er zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Verwerker;
3. de verkrijging van toegang tot Focus PO via een proces van identificatie, authenticatie en autorisatie;
4. de toevoeging van beheerders en leerkrachten als gebruikers;
5. de import, invoer, opslag, bewerking en presentatie van opbrengsten enerzijds en de instelling van een passend school- of leerlingaanbod en de invoer van interventies anderzijds;
6. de beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid in de met behulp van Focus PO Verwerkte Persoonsgegevens;
7. de continuïteit en goede werking van Focus PO conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en Verwerker, waaronder het laten uitvoeren van onderhoud, het maken van een back-up, het aanbrengen van verbeteringen na geconstateerde fouten of onjuistheden en het krijgen van ondersteuning;
8. het onderzoek en analyse op basis van strikte voorwaarden, vergelijkbaar met bestaande gedragscodes op het terrein van onderzoek en statistiek, ten behoeve van het (optimaliseren van het) leerproces of het beleid van de Onderwijsinstelling;
9. de beschikbaarstelling door de Onderwijsinstelling van volledig geanonimiseerde Persoonsgegevens ten behoeve van onderzoeks- en analysedoeleinden om daarmee de kwaliteit van Focus PO en het onderwijs te verbeteren;
10. de beschikbaarstelling van Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen die worden gesteld aan Digitale Onderwijsmiddelen;
11. de uitvoering of toepassing van een andere wet.
D. Categorieën en soorten persoonsgegevens
Cat 1. Gegevens van de schoolcontactpersoon en de school
Voor- en achternaam schoolcontactpersoon en e-mailadres, schoolnaam, BRIN (eventueel aangevuld met een vestigingsnummer), bestuursnummer, gehanteerde Digitale Onderwijsmiddelen (leerlingvolgsystemen en toetsaanbieders), vestigings- en factuuradres, abonnementskeuze,
status abonnement, registratie- en einddatum abonnement, het al dan niet ondertekend zijn van de Verwerkersovereenkomst Focus PO en de Algemene Voorwaarden, de aantallen leerlingen
waarvoor in Focus PO informatie wordt verwerkt en de factureringsgrondslag, het al dan niet hebben deelgenomen hebben aan de masterclass Opbrengstgericht Passend Onderwijs, het gebruik van Focus PO door alle gebruikers (logfile: datum en actie).
Cat 2. Gegevens van beheerders en leerkrachten
Voor- en achternaam, e-mailadres, toegewezen groepen.
Cat 3. Gegevens van Onderwijsdeelnemers
De gegevens van de Onderwijsdeelnemers zijn in drie subcategorieën in te delen: algemeen, opbrengsten en interventies.
3.1. Algemeen
Keten-ID (ECK-ID), voor- en achternaam, huidige groepsnaam, huidig leerjaar, in- of uitgeschreven.
3.2. Opbrengsten
1. Gegevens die verkregen zijn met methodeonafhankelijke toetsen (en de eindtoets basisonderwijs) van in elk geval het huidige schooljaar en de twee voorgaande schooljaren: toetsserie, toetsnaam, toetsonderdeel, schaalscore, percentielscore, referentieniveaus, afnamedatum, leerjaar op moment van afname.
2. Gegevens over de beheersing van cruciale leerdoelen en hun onderwijskundige status: datum van
(mate van) beheersing, onderwijskundige status, moment van aanbieding.
3. Gegevens over de betrokkenheid: datum van meting, waarde op de schaal voor leerplezier, waarde op de schaal voor leerpijn/leergemak.
3.3. Interventies
Aanmaakdatum, duur, doelstelling, aanpak, leermiddelen, evaluaties, tussentijdse aanpassingen.
TOELICHTINGEN
1. De Onderwijsinstelling initieert zelf de verstrekking van Persoonsgegevens aan Verwerker door een leverancier van een Digitaal Onderwijsmiddel toestemming te geven om een gegevensverbinding tussen het Digitale Onderwijsmiddel en Focus PO tot stand te brengen waarmee automatische synchronisatie mogelijk wordt. Indien noodzakelijk wordt deze synchronisatie gecombineerd met de handmatige import van een bestand met (aanvullende) Persoonsgegevens uit een Digitaal Onderwijsmiddel.
2. Om Focus PO goed te kunnen laten functioneren wordt er gebruikgemaakt van openbare bestanden waardoor de gegevens van de school (cat. 1) automatisch gekoppeld kunnen worden aan onder andere het bestuursnummer en de schoolweging.
Bewaartermijnen Persoonsgegevens
1. De Persoonsgegevens van de Onderwijsdeelnemers (cat. 3) die in Focus PO worden geïmporteerd worden continu aangevuld tot het moment dat een leerling uitgeschreven wordt van school. Uitgeschreven leerlingen worden verplaatst naar het digitale archief dat toegankelijk is voor de beheerders. Per 1 augustus van elk jaar worden de namen van de leerlingen die meer dan 2 jaar zijn uitgeschreven uit het archief vernietigd (en dus geanonimiseerd) en wordt alle data uit categorie
3.3. vernietigd. Ten behoeve van longitudinale schoolanalyse worden alle gegevens uit categorie 3.2. geanonimiseerd opgeslagen.
De Onderwijsinstelling dient er, indien gewenst, zelf zorg voor te dragen dat door Focus PO verwerkte gegevens worden bewaard, alvorens deze door Verwerker worden verwijderd.
De Onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor de bepaling van bewaartermijnen van de door Focus PO verwerkte gegevens van de Onderwijsdeelnemers.
2. Na afloop of opzegging van het Focus PO abonnement worden de importkanalen naar de Digitale Onderwijsmiddelen geblokkeerd, maar blijven alle Persoonsgegevens gedurende drie maanden bewaard (zogenaamde ‘soft-delete’).
3. Twee weken na afloop of opzegging van het Focus PO abonnement worden de gegevens van de medewerkers (cat. 2) en het e-mailadres van de schoolcontactpersoon uit categorie 1 vernietigd. De importkanalen naar de Digitale Onderwijsmiddelen worden verwijderd.
4. Drie maanden na afloop of opzegging worden de Persoonsgegevens uit categorie 3 definitief verwijderd.
5. Twaalf maanden na afloop of opzegging van het Focus PO abonnement worden de resterende gegevens uit categorie 1 vernietigd.
E. Opslag Verwerking Persoonsgegevens:
Plaats/Land van opslag en Verwerking van de Persoonsgegevens:
Binnen de EER.
F. Subverwerkers
Onderwijsinstelling geeft Xxxxxxxxx door ondertekening van de Verwerkersovereenkomst een algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van een Subverwerker. Verwerker heeft het recht gebruik te gaan maken van andere Subverwerkers, mits daarvan voorafgaand mededeling wordt gedaan aan Onderwijsinstelling, en Onderwijsinstelling daartegen bezwaar kan maken binnen een redelijke periode.
Verwerker maakt ten tijde van het afsluiten van de Verwerkersovereenkomst gebruik van de volgende Subverwerkers:
1. Get There ICT solutions, Xxxxxxx 00, 0000 XX Xxxx. Get There bouwt en onderhoudt Focus PO.
2. Microsoft, Xxxxx xxx xx Xxxxxxxxxx 000, 0000 XX Xxxxxxxx. Microsoft faciliteert door middel van de clouddienst MS Azure een internetomgeving waarin de software van Focus PO functioneert en de Persoonsgegevens worden opgeslagen.
3. Your Hosting, Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxx.
G. Contactgegevens
Voor vragen of opmerkingen over deze bijlage of de werking van Focus PO, kunt u terecht bij Focus Onderwijs bv, e-mail: xxxx@xxxxxxx.xx
Vastgesteld op
22 februari 2021 (Versie 1.3)
BIJLAGE 2: BEVEILIGINGSBIJLAGE Focus PO
Deze bijlage bevat een omschrijving van de maatregelen zoals bedoeld in de artikelen 7 en 8 van de Verwerkersovereenkomst Focus PO 1.3.
Verwerker staat er niet voor in dat de informatiebeveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is. Indien een uitdrukkelijk omschreven wijze van beveiliging in deze Bijlage 2 ontbreekt, zal de beveiliging voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de gegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten niet onredelijk is.
Algemeen veiligheidsbeleid
1. Tweemaal per jaar, of zo vaak als nodig is indien er mogelijk sprake is van een Datalek, worden de technische maatregelen door de Subverwerker getest. De adviezen die hieruit voortkomen, worden door de Verwerker doorgevoerd en, indien van relevant en noodzakelijk met de Verwerkingsverantwoordelijke gecommuniceerd;
2. Tweemaal per jaar, of zo vaak als nodig is indien er mogelijk sprake is geweest van Datalek, worden de organisatorische maatregelen door de Verwerker tegen het licht gehouden en eventueel aangescherpt en, indien relevant of noodzakelijk, met de Verwerkingsverantwoordelijke gecommuniceerd.
3. De Verwerker heeft Verwerkersovereenkomsten afgesloten met de Subverwerkers.
Veiligheidsmaatregelen
De veiligheidsmaatregelen zijn gebaseerd op de BIV-classificatie, afgeleid van de Richtsnoeren Beveiliging Persoonsgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Beschikbaarheid
• Classificatie: Midden
• Toelichting:
Het niet beschikbaar zijn van Focus PO leidt niet tot een acuut probleem in de bedrijfsvoering van de Onderwijsinstelling. Onmiddellijke en continue beschikbaarheid van Focus PO is niet noodzakelijk, edoch is een wekelijke beschikbaarheid wenselijk.
• Beleid:
De Verwerker spant zich maximaal in om Focus PO gedurende 24 uur per dag toegankelijk te houden, uitzonderingen wat betreft onderhoud en onvoorziene zaken daargelaten. Dat gebeurt door het aangaan van contracten met betrouwbare Subverwerkers die hun beleid hebben afgestemd op internationale richtlijnen aangaande de werking van software en de beveiliging van verbindingen en opslag van persoonsgegevens.
Integriteit
• Classificatie: Midden
• Toelichting:
Focus PO verwerkt data die verkregen is door middel van metingen met methodeoverstijgende toetsen en expertoordelen van leerkrachten. De data betreft in alle gevallen het (leer)gedrag van leerlingen en dit betekent dat er altijd sprake zal zijn van discretionaire ruimte. Dit heeft niets met Focus PO zelf maken, wel met de aard van de data; het meten van (leer)gedrag is anders dan het meten van de lengte van een schroef, het is een (in)schatting respectievelijk een exacte bepaling.
• Beleid:.
De Verwerker spant zich maximaal in om de invoering, verwerking en de presentatie van opbrengstgegevens in Focus PO zo goed mogelijk in overeenstemming met de werkelijkheid te laten zijn door het geven van adviezen en waarschuwingen, het concretiseren van meetprocessen
etc. teneinde aan de doelstelling van de software te kunnen voldoen: het realiseren van opbrengstgericht en passend onderwijs op school- groeps- en leerlingniveau.
Dat gebeurt door:
1. eens per 3 maanden de landelijke normen van de methodeoverstijgende toetsen, de statistische formules en de omzettingstabellen aan de actualiteit te toetsen en aan te passen;
2. eens per jaar statistisch onderzoek te laten verrichten naar relaties tussen ingestelde
schoolambities, schoolwegingen, opbrengsten verkregen met behulp van methodeoverstijgende toetsen, referentieniveaus etc.
3. informatie uit door Onderwijsinstellingen gemelde casussen te onderzoeken;
4. het gebruik van de Keten iD (ECK iD) dat garandeert dat de verwerkte gegevens aan de juiste leerlingen wordt gekoppeld.
Vertrouwelijkheid
• Classificatie: Midden
• Toelichting:
Focus PO verwerkt vertrouwelijke gegevens die te typeren zijn als ‘gevoelig’ en ‘persoonlijk’. Het gevoeligheidsniveau ligt tussen bijvoorbeeld een medische diagnose enerzijds en een geboortedatum anderzijds. Voor een buitenstaander is data uit het systeem niet zondermeer te interpreteren.
• Beleid:
Alle uitwisseling van gegevens wordt via SSL/TLS beveiligde verbindingen uitgevoerd, waarbij de encryptie met een 2048-bit sleutel plaatsvindt. Er is een SSL-certificaat actief.
Focus PO wordt gehost in de Microsoft Azure omgeving. De beveiliging van dit platform voldoet aan een groot scala van internationale standaarden, waaronder ISO27001.
Binnen de applicatie Focus PO worden met behulp van een rollen- en rechtenstructuur de toegestane functies beschikbaar gesteld. Wachtwoorden van gebruikers worden, met behulp van een HMACSHA256 hash-algoritme, versleuteld opgeslagen.
In Focus PO zijn twee gebruikersgroepen beschikbaar: de beheerders en de leerkrachten. De schoolcontactpersoon is een bijzondere beheerder. Beheerders kunnen zowel beheerders als leerkrachten toevoegen en eventueel ook jaarlijks per leerkracht de groepen aanwijzen waarvan de namen van de Onderwijsdeelnemers zichtbaar zijn.
De Verwerker kent drie gebruikersgroepen, waarvan de toewijzing aan externe gebruikers berust bij de algemeen directeur van Focus Onderwijs bv. De externe gebruikers hebben toegang tot bepaalde categorieën Persoonsgegevens (bijlage 1 ‘Privacybijsluiter’ onder D). en kunnen in geen enkel geval de namen van de Onderwijsdeelnemers zien. Tevens kunnen zij geen wijzigingen in de data aanbrengen.
• Systeembeheerders, toegang tot categorie 1, 2 en 3.
• Secretarieel medewerkers, toegang tot categorie 1.
• Consultants, toegang tot categorie 3:
sub 1: bestuursmedewerkers: alle accounts onder het bestuursnummer
sub 2: trainers masterclass Opbrengstgericht Passend Onderwijs, alle accounts.
sub 3: onderwijsadviseurs die Focus PO promoten; maximaal 5 accounts waar arbeidsmatig contact mee is en waarvoor de betreffende scholen schriftelijk toestemming hebben gegeven.
Alle gebruikers van Focus PO worden automatisch van hun account uitgelogd indien de softwareapplicatie gedurende 30 minuten niet gebruikt wordt.
Alle externe gebruikers van de Verwerker die genoemd zijn onder punt 5 hebben een geheimhoudingsverklaring getekend, waarin is opgenomen dat ze zich zullen houden aan alle wetten met betrekking tot de bescherming van Persoonsgegevens.
In e-mails die uit Focus PO automatisch worden verstuurd, is altijd een oproep opgenomen om alert te blijven op een (on)bedoelde wijziging, vernietiging of vrijkoming van gegevens en de melding daarvan bij de helpdesk van Focus PO.
De schoolcontactpersoon heeft de beschikking over de logfile waarin het gebruik van Focus PO door hemzelf en de door hem toegevoegde leerkrachten en medewerkers kan worden nagegaan. Met deze logfile wordt hij in staat gesteld om het veiligheidsbeleid in zijn eigen Onderwijsinstelling te monitoren en bij te stellen.
Beveiligingsincidenten en/of datalekken:
In geval van een (vermoeden van) beveiligingsincident en/of Datalek, kan de Onderwijsinstelling of de schoolcontactpersoon contact opnemen met de helpdesk van Focus PO: xxxxxxxx@xxxxxxx.xx.
Verwerker zal een melding van een beveiligingsincident en/of Datalek richten aan de schoolcontactpersoon.
Verwerker zal bij het doen van een melding van een Datalek, indien redelijkerwijs beschikbaar en zonder onredelijke vertraging en binnen 48 uur na de melding of de ontdekking van een Datalek, de volgende gegevens verschaffen:
1. Gegevens over het Datalek (aard, omvang, tijdstip, verspreiding etc);
2. Samenvatting Datalek;
3. Persoonsgegevens die bij het Datalek zijn betrokken;
4. Wanneer het Datalek plaatsvond;
5. Een inschatting van de gevolgen van het Datalek
6. De maatregelen die Verwerker treft om de gevolgen van het Datalek te beperken en om toekomstige Datalekken te voorkomen.
Vastgesteld op
22 februari 2021 (Versie 1.3)
BIJLAGE 3: ADDENDUM
AFWIJKINGEN VERWERKERSOVEREENKOMST Focus PO 1.3
ten opzichte van de MODEL VERWERKERSOVEREENKOMST
Afwijking en motivering bij afwijking
Artikel 2
Voorwaarden zijn opgenomen voor de verwerking van gegevens door leveranciers van Digitale Onderwijsmiddelen om alle partijen, zijnde de Onderwijsinstelling, de Verwerker en de leverancier van een Digitaal Onderwijsmiddel, waarborgen te bieden voor een adequate verwerking van persoonsgegevens.
Artikel 5
Opgenomen is het gebruik door Verwerker of derden van geanonimiseerde gegevens die geen Persoonsgegevens zijn.
Artikel 13
Aansprakelijkheidsrisico is aangepast als gevolg van de BIV-classificatie.
Artikel 14
Wijzigingen in de artikelen van de Verwerkersovereenkomst kunnen uitsluitend in gezamenlijkheid worden overeengekomen. Dit artikel is aangevuld met een regeling waarbij de bijlagen kunnen worden gewijzigd middels kennisgeving hiervan met de mogelijkheid van bezwaar.
Vastgesteld op
22 februari 2021 (Versie 1.3)