Het Facilitair Bedrijf zoekt een

Je staat interne en externe klanten bij via de ontwikkeling en het uitbouwen van een specifieke dienstverlening met als doel ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren, waardoor de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden.

Als expert informatiebeheer heb je een brede waaier aan taken, die er finaal op gericht zijn om entiteiten van de Vlaamse overheid te stimuleren, te coachen en te ondersteunen om hun informatiehuishouding te optimaliseren. Concreet kom je terecht in het team van Digitaal Archief Vlaanderen en zal je instaan voor het begeleiden van aansluitingen op de platformen van Digitaal Archief Vlaanderen. Dit betekent dat je (potentiële) klanten zal ondersteunen bij het aansluiten dit betreft o.a. het geven van opleidingen, het ondersteunen bij het in kaart brengen van de informatie, het uitvoeren van analyse- en integratieprojecten met klanten … Daarnaast leidt en begeleidt je projecten waarin informatiebeheer een belangrijke rol speelt, je detecteert noden en knelpunten, je zoekt praktijkgerichte oplossingen, je verspreidt gericht informatie naar klanten en je levert de nodige expertise.

Xxxx hieronder meer over het gezochte profiel en hoe de sollicitatieprocedure verloopt.

2. OVER HET FACILITAIR BEDRIJF

Je komt terecht bij Het Facilitair Bedrijf, waar meer dan 800 collega’s samenwerken om alle medewerkers van de Vlaamse overheid een aangename en duurzame werkomgeving te geven. Zo zijn we verantwoordelijk voor het vastgoedbeheer, de werkplekinrichting, facilitaire diensten zoals schoonmaak, catering, logistiek en mobiliteit, het archief- en informatiebeleid voor overheden in Vlaanderen en voor aankopen en contractbeheer. Zo helpen we de collega’s van de Vlaamse overheid, maar ook lokale besturen en provincies om hun werk optimaal uit te voeren.

Concreet kom je terecht binnen de cluster Documentbeheer. Deze cluster biedt voor overheden in Vlaanderen dienstverleningen (bv. Digitaal Archief Vlaanderen, DigiPost, Archiefdepot Vlaamse overheid) en advies aan over archief- en informatiebeheer en neemt de beleidsmatige rol voor dit thema op voor overheden in Vlaanderen.

Wil je meer weten over Het Facilitair Bedrijf, neem dan een kijkje op de volgende link: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxx

3. XXXX TAKENPAKKET IN EEN NOTENDOP

Je komt het team versterken dat verantwoordelijk is voor Digitaal Archief Vlaanderen. Nadat je ingewerkt bent in de werking van de platformen en dienstverlening, zorg je mee voor het coördineren en het opvolgen van de exploitatie van deze platformen, inclusief het up-to-date houden van de bijhorende documentatie.

Je voornaamste taak is het ondersteunen van de aansluiting van nieuwe klanten op Digitaal Archief Vlaanderen. Concreet betekent dit dat je:

• Klanten functioneel zal ondersteunen bij het aansluiten op Digitaal Archief Vlaanderen;

• Klanten bijstaat in het gebruik van het metadatamodel en de daarop voorziene uitbreidingen;

• Klanten opleidt in het gebruik van de platformen;

• Integratieprojecten begeleidt en coördineert;

• Klanten met raad en daad bijstaat.

Samen met de product owner en de platformleverancier zal je de preservatiestrategie(ën) uitwerken. Je zal klanten begeleiden bij de pre-ingest (dit is de fase waarbij informatie klaargemaakt moet worden om te kunnen overdragen naar Digitaal Archief Vlaanderen). Ook informeer je klanten over nieuwe ontwikkelingen en heb je aandacht voor (nieuwe) behoeften van klanten.

Naast je werkzaamheden voor Digitaal Archief Vlaanderen kan je ook ingeschakeld worden in andere programma’s en projecten van het Agentschap Facilitair Bedrijf die worden opgezet binnen de cluster ‘Documentbeheer’, waarvan Digitaal Archief Vlaanderen een onderdeel vormt.

4. WIE BEN JIJ?

4.1. DEELNEMINGSVOORWAARDEN

Op het moment van je sollicitatie beschik je al over:1:

1) Je hebt een master diploma

Indien je niet beschikt over het vereiste diploma, kan je toch deelnemen onder bepaalde voorwaarden:

• Ofwel beschik je over een geldig toegangsbewijs van de VDAB voor deze functie;

• Ofwel heb je een ervaringsbewijs voor deze functie;

1 Kandidaten die eerder ontslagen werden in dezelfde functie als de vacante functie kunnen gedurende een periode van 5 jaar niet opnieuw kandideren.

• Ofwel beschik je over bewijs van beroepskwalificatie voor deze functie binnen de Vlaamse overheid.

Xxxxxxx je ten laatste af in februari 2024? Dan kan je ook al deelnemen aan de selectie! Van zodra je je diploma hebt behaald, kan je starten in de job.

Behaalde jij je diploma buiten de Benelux? Laat je diploma dan gelijkstellen door NARIC-Vlaanderen om te kunnen starten bij de Vlaamse overheid (meer info op xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/).

Behaalde je het vereiste diploma niet in het Nederlands of heb je geen diploma dat overeenkomt met het niveau van de functie? (omdat je aanmerking komt op basis van een toegangsbewijs of ervaringsbewijs). Xxxx dan bij je aanwerving aan dat je geslaagd bent voor een taalexamen “artikel 7” bij Xxxxxxxxxx.xx .

Werk je al binnen de diensten van de Vlaamse overheid? Dan kan je deelnemen via horizontale mobiliteit als je contractueel in dienst bent in een job met:

• eenzelfde of hogere salarisschaal als de rang van deze openstaande vacature;

• ofwel een geldelijke loopbaan binnen dezelfde of hogere rang als deze van de openstaande vacature.

Meer weten over horizontale mobiliteit? Neem een kijkje op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxx-xxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx of stel je vraag aan de selectieverantwoordelijke Xxxxx Xxxxxxx.

Opgelet! Ook als je via deze weg solliciteert, moet je beschikken over het vereiste diploma.

Neem voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden contact op met de selectieverantwoordelijke (xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx en tel 0000 00 00 00).

4.2. JE COMPETENTIES

Voor de functie van informatiebeheerder heb je onderstaande persoonsgebonden competenties nodig. Deze worden getest gedurende de selectieprocedure. Bij Selectieprocedure kan je terugvinden in welke fase deze competenties getest worden.

• Verantwoordelijkheid nemen: je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2)

• Samenwerken: je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2)

• Analyseren: je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2)

• Oordeelsvorming: je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2)

• Visie: je plaatst feiten in een ruime context en ontwikkelt een toekomstgericht beleid (niveau 1)

• Initiatief: je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 2)

• Klantgerichtheid: je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2)

Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxx .

4.3. KENNIS EN VAARDIGHEDEN VAN EEN INFORMATIEBEHEERDER

• Je hebt een grondige kennis met betrekking tot informatie, document- en archiefbeheer;

• Je hebt een goede kennis van de Vlaamse overheid;

• IT-terminologie is je niet vreemd;

• Je hebt een goede kennis omtrent projectwerking, organisatieontwikkeling, communicatie,

didactiek, …

4.4. PLUSPUNTEN

Onderstaande vaardigheden/kennis beschouwen wij als pluspunten als jij deze al vanaf de start bezit, indien je dit nog niet hebt zal je dit later on the job verwerven.

• Een bijkomende opleiding “Archivistiek: erfgoed- en hedendaags documentbeheer” is een pluspunt

• Je hecht veel belang aan betrouwbaarheid en integriteit;

• Je hebt ervaring met pre-ingest, met functionele analyses en met projectwerking

• Je bent vertrouwd met informatie, document- en archiefbeheer.

4.5. TOELATINGSVOORWAARDEN

Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:

• Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;

• Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;

• Je bent geslaagd voor de selectieprocedure.

5. WAT BIEDEN WE JOU?

• Je komt terecht in een organisatie waar je een bijdrage kan leveren aan de maatschappij. Samen anticiperen we op evoluties en behoeften die actueel zijn in de samenleving.

• Je krijgt een contract van onbepaalde duur.

• Je krijgt een salaris op basis van vastgelegde salarisschalen. Er zijn verschillende factoren die het salaris bepalen, jouw individuele situatie heeft ook invloed. Je kan alvast een kijkje nemen op onze salarissimulator en onderstaande informatie gebruiken:

o niveau van de functie: A1

o graad: adjunct van de directeur

o salarisschaal: A111

• De manager kan ervoor kiezen om ook je relevante beroepservaring mee te nemen in de berekening van je salaris. Zowel ervaring in de privé als in de openbare sector komen hiervoor in aanmerking.

• Jouw aanbod van extralegale voordelen:

o Maaltijdcheques (€8 per gewerkte dag waarvan €6,91 wordt betaald door de werkgever

en €1,09 door de werknemer via een maandelijkse inhouding op het nettoloon)

o Professionele kinderopvang tijdens de schoolvakanties in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) voor kinderen tussen 3 en 14 jaar

o Gratis openbaar vervoer van en naar je werk of een fietsvergoeding voor je woon- werkverkeer. Je hebt de keuze uit verschillende flexibele vervoersformules, of een combinatie, waarbij de Vlaamse overheid de meest duurzame verplaatsingen het meest stimuleert. Zo is er ook een breed aanbod van leasefietsen !

o Hospitalisatieverzekering

o Aanvullend pensioen

• Je kan verschillende bijscholingen, vormingen of opleidingen volgen binnen de Vlaamse overheid. Daarnaast kan je zelf aan de slag om jouw loopbaan onder de loep te nemen, hiervoor reiken we verschillende tools aan.

• Wij hechten veel belang aan de werk- privébalans van onze werknemers. Je krijgt 35 dagen vakantie per jaar en bovendien kan je in alle rust genieten van de eindejaarsfeesten want je bent vrij tussen kerstdag en Nieuwjaar!

• Je activiteit bepaalt je werkplek. Bij de meeste functies kan je dus zowel op kantoor, van thuis uit of op een satellietkantoor werken.

• Je inwerkperiode bestaat uit 12 maanden.

• Werk je al binnen de Vlaamse overheid? Bekijk zeker de bijkomende informatie in de voetnoot2.

2Als je solliciteert via horizontale mobiliteit moet je binnen de drie maanden na de selectiebeslissing starten in je nieuwe job.

Je behoudt minimaal de werkervaring die al werd gevaloriseerd. Het is mogelijk dat er nog extra werkervaring wordt gevaloriseerd.

Deze selectieprocedure valt onder het objectief wervingssysteem. Dit betekent voor jou dat wanneer je een geschikte eindbeoordeling krijgt, je in de toekomst mee kan doen aan bevorderingsfuncties of functies via horizontale mobiliteit.

Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid?

xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxx-xxxx-xxxxxxxxxx

6. SELECTIEPROCEDURE

Door onvoorziene omstandigheden kan het mogelijk zijn dat we de timing en/of aard van de selectie onverwacht zullen aanpassen. Als dat het geval is, brengen we je tijdig op de hoogte.

Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Als je hiervoor geschikt wordt bevonden, kan je later deelnemen aan een bevorderingsfunctie of een functie via de horizontale mobiliteit.

6.1. MODULE 1: EERSTE SCREENING

6.1.1. Cv-screening

Aan de hand van jouw sollicitatieformulier (en een kopie van je diploma) gaan we na of je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie punt 4.1). Voldoe je aan de deelnemingsvoorwaarden? Dan kan je meedoen aan het vervolg van de selectieprocedure.

De cv-screening is in de week van 14 september 2023.

6.1.2. Voorselectie op basis van standaardvragenlijst

In deze tweede selectiefase beoordelen een selectieverantwoordelijke en collega(’s) van Het Facilitair Bedrijf je kandidatuur op:

• Eerste toetsing van je motivatie en verwachtingen

• Eerste toetsing van je technische competenties en pluspunt

• relevantie van je ervaring

Dit gebeurt aan de hand van de vragen in het sollicitatieformulier. De beoordeling gebeurt in de week van 14 september 2023.

Deze voorselectie is eliminerend. Om door te gaan naar de volgende module moet je minstens 50% behalen op het geheel van de criteria én behoren tot de 7 hoogst scorende kandidaten. Bij gelijkheid van scores kunnen dat er meer zijn. Als een van de 7 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze voorselectie, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.

6.2. MODULE 2: SCREENING COMPETENTIES

Tijdens het interview met een persoonlijkheidsvragenlijst worden volgende competenties bevraagd:

• Verantwoordelijkheid nemen (niveau 2)

• Samenwerken (niveau 2)

• Analyseren (niveau 2)

• Oordeelsvorming (niveau 2)

• Visie (niveau 1)

• Initiatief (niveau 2)

• Klantgerichtheid (niveau 2)

Eén selectieverantwoordelijke en een afgevaardigde van de wervende entiteit nemen deze screening af. Deze module vindt plaats in Brussel (of via ons digitaal platform) op 25 september 2023 (datum onder voorbehoud).

6.3. MODULE 3: FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING

Tijdens een jurygesprek met case en computergestuurde test beoordelen de selectieverantwoordelijke en

collega(’s) van Het Facilitair Bedrijf volgende criteria:

• Je motivatie

• Je visie op en inzicht in de functie

• Je technische competenties

• Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie

Deze module is eliminerend en vindt samen met module 2 plaats in Brussel (of via Microsoft Teams) op 25 september 2023 (datum onder voorbehoud).

Je ontvangt een eindresultaat (“geslaagd” of “niet geslaagd”) op basis van het totaalbeeld uit module 2 en

3. De lijnmanager beslist wie de functie zal opnemen.

Wie slaagt, maar nu niet wordt gekozen, wordt opgenomen in de wervingsreserve.

In het kader van redelijke aanpassingen kan afgeweken worden van de voorziene testen in het selectiereglement. Zie redelijke aanpassingen.

6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN

Heb je reeds in de voorbije zeven jaar een vergelijkbare test en/of een positieve competentiescreening binnen de Vlaamse overheid afgelegd, dan kan je gebruik maken van het principe van niet nodeloos hertesten. Je kiest er zelf voor of je de testen en/of competentiescreening wilt hergebruiken, het is geen verplichting.

Wens je hier gebruik van te maken, voeg dan bij je sollicitatie het rapport van de eerder afgelegde test(en) en/of competentiescreening toe. Let wel, het is nog altijd de selector en de lijnmanager die beslissen of dit toegepast kan worden in de selectieprocedure. Bij deze beslissing wordt er rekening

gehouden met de gelijkwaardigheid van de testen, het verschil in de competenties, de vergelijkbaarheid

tussen kandidaten, …

7. HOE SOLLICITEER JE?

Solliciteer ten laatste op 11 september 2023 via het online formulier op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx .

• Behaalde je je diploma na 2002 in een Vlaamse onderwijsinstelling, dan kijkt de selectieverantwoordelijke je diploma in de LED-databank na.

• Behaalde je voor 2002 je diploma of solliciteer je op basis van een toegangsbewijs, voeg dan bij je sollicitatie een kopie.

• Xxx je student? Bezorg ons bij je sollicitatie dan een attest van jouw statuut als student en wanneer je het gevraagde diploma kan behalen. Dit attest kan je opvragen bij je onderwijsinstelling.

Kan je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of telefonisch op T 02 553 01 08. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier dan via mail naar xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Xxxxxxxxx 00 xxx 00, 0000 Xxxxxxx.

Je sollicitatie is enkel geldig als je het online sollicitatieformulier ten laatste op de uiterste sollicitatiedatum én in het Nederlands hebt ingediend (zo nodig met een kopie van je diploma). Voor papieren sollicitaties geldt de datum van de poststempel als bewijs.

8. XXX JE REDELIJKE AANPASSINGEN NODIG?

De Vlaamse overheid wil de diverse samenleving weerspiegelen en selecteert op basis van kwaliteiten en vaardigheden los van geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Heb je bepaalde aanpassingen nodig? Weet dat de Vlaamse overheid redelijke aanpassingen voorziet in het selectieproces.

We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan voorzien wij ondersteunende maatregelen zodat jij jouw job kan uitvoeren.

Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit in het sollicitatieformulier aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken.

9. NOG VRAGEN?

Heb je nog een vraag over de functie? Neem dan contact op met: Xxxxx Xxxxxx

Adjunct-teamhoofd Cluster Documentbeheer en productmanager Digitaal Archief Vlaanderen xxxxxx.xxxxx@xxxxxxxxxx.xx

tel 0000 00 00 00

Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met:

Xxxxx Xxxxxxx selectieverantwoordelijke xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx tel 0000 00 00 00

10. FEEDBACK

Wij verwachten dat deze selectieprocedure afgerond is tegen begin oktober 2023.

Na het ontvangen van je eindresultaat (geslaagd/niet geslaagd) kan je feedback opvragen. Stuur een e- mail naar xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx en vermeld “11949”.

11. RESERVE EN GELDIGHEID

Wanneer er opnieuw een vacature is voor deze functie, zal de entiteit geen volledige nieuwe sollicitatieprocedure organiseren, maar de kandidaten uit de wervingsreserve contacteren. Als je dus slaagt voor deze selectieprocedure, maar de functie nu niet opneemt of aangeboden wordt, dan kun je in de toekomst nog gecontacteerd worden voor deze functie om te bespreken of je nog geïnteresseerd bent om aan de slag te gaan in de functie van informatiebeheerder.

Naar aanleiding van deze selectie leggen we een wervingsreserve (zonder rangschikking) aan voor de functie van informatiebeheerder bij Het Facilitair Bedrijf. Een wervingsreserve is een lijst met personen die via de selectieprocedure geslaagd zijn voor deze functie.

Deze reserve is voor 1 jaar geldig en dit vanaf het einde van de selectieprocedure. In deze periode kan Het Facilitair Bedrijf je een concreet aanbod doen. De reserve wordt verlengd indien gewenst door Het Facilitair Bedrijf.

De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.

Xxx je als student deel aan deze selectieprocedure? Bezorg dan te laatste tegen de datum waarop je in dienst komt een kopie van je behaalde diploma naar xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx .

Accepteerde je een aanbod, maar verander je nadien van mening en kom je toch niet in dienst? Dan verlies je je plaats in de werfreserve.

Document Metadata

Table of Contents

Het Facilitair Bedrijf zoekt een

Document Metadata