GEBRUIKERSREGLEMENT
ACCOMMODATIE Het Applauws (OC/LDC Lauwe)
Artikel 1: Begrippenkader
Als vereniging uit Menen wordt beschouwd: socio-culturele verenigingen die hun maatschappelijke zetel op het grondgebied van Menen hebben, en hierbij geleid worden door een bestuurscomité waarvan minstens de helft van de bestuursleden gedomicilieerd zijn te Menen.
Ingeval het een feitelijke verenging betreft dient de natuurlijke persoon die als verantwoordelijke optreedt, ingeschreven te zijn in Menen. Zij dient het grootste deel of het geheel van haar activiteiten te ontwikkelen op het grondgebied van Menen.
Als vereniging wordt beschouwd: zowel de door de stad Menen erkende en/of betoelaagde verenigingen als niet erkende of betoelaagde verenigingen.
Worden gelijkgesteld:
- De in de stad Menen gevestigde onderwijsinstellingen
- Politieke partijen van Menen
- De stedelijke adviesraden (enkel bij gebruik in het kader van hun eigen werking)
- Structuren waar plaatselijke verenigingen deel van uitmaken (Vlaams, gewestelijk, …) waarbij aanvrager uit Menen komt.
Als vereniging buiten Menen wordt beschouwd: socio-culturele organisaties die hun zetel niet op grondgebied Menen hebben, verenigingen buiten Menen.
Commerciële organisaties: private organisaties of andere (vzw’s, …) die activiteiten met een duidelijk commercieel doel wensen te organiseren.
Het is aan de exploitant om uit te maken onder welke categorie (socio-cultureel of commercieel) de gebruiker valt.
Als sociaal-culturele activiteiten worden beschouwd : tentoonstellingen zonder verkoop ter plaatse, vergaderingen, persconferenties, repetities, voorstellingen van podiumkunsten, debatten vergaderingen in kader van buurtwerk, toespraken, cursussen, volksdans, kinderateliers, workshops, koffietafels, spel- en sportactiviteiten, kleedruimte, voordrachten, diavoorstellingen, film en multimedia, controle bij wandeltochten, buurt/bewonersinitiatieven zonder winstoogmerk, schoolactiviteiten zonder winstoogmerk, activiteiten Rode Kruis en door het college van burgemeester en schepenen en/of de raad voor maatschappelijk welzijn en/of de raad van bestuur cultureel centrum hiermee gelijkgestelde activiteiten.
De exploitant of uitbater: is de verhuurder, die instaat voor de uitbating van de accommodatie.
De gebruikersvergoeding: het te betalen bedrag van de gebruiker aan de uitbater, zoals door beide partijen overeengekomen en vastgelegd in het contract.
De gebruiker: de gebruiker van de accommodatie die na goedkeuring van de exploitant kan beschikken over de overeengekomen lokalen of zaal.
Artikel 2: Voorwerp van het gebruik
Het ontmoetingscentrum Lauwe, genaamd Het Applauws gelegen Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx 00 xx Xxxxx (Xxxxx) beschikt over verschillende ruimtes: polyvalente zaal met mogelijkheid tot theateropstelling, vergaderlokalen, leskeuken, cafetaria, bibliotheek, burelen van de stadsadministratie en de politie.
Het AGB Menen is bouwheer en algemeen beheerder van de accommodatie Het Applauws
Het personeel van Het Applauws (centrumleider en onthaalmedewerker) zijn de eerste aanspreekpunten en staan in voor de verwerking van de aanvragen tot gebruik.
In het volledige gebouw is WIFI aanwezig, gratis te gebruiken door de gebruikers.
De vergaderlokalen en leskeuken zijn beschikbaar 7 dagen per week en tot 23u ’s avonds.
Bij een activiteit in de grote zaal heeft de gebruiker toegang vanaf 8u.00 op de gereserveerde datum. Tegen uiterlijk 12u.00 de dag na de gereserveerde datum dient de zaal verlaten te worden. De zaal dient opgeruimd te zijn en alle materiaal dat vreemd is aan de zaal moet weggenomen zijn.
2.1 Grote Zaal
Het Applauws beschikt over een polyvalente zaal van 498 m². Met plaats voor 460 personen (staand) of 250 personen (zittend aan tafels). Tafels en stoelen zijn aanwezig. Er is ook een werkruimte voor traiteur en een koelcel aanwezig.
2.2 Grote Zaal met theatertechniek en tribune
Het Applauws beschikt over een polyvalente zaal met theatertechniek en een tribune met 324 genummerde plaatsen. Info over de podiumtechnieken is te raadplegen op xxx.xxxxxxxxxxx.xx en te verkrijgen via xxxx@xxxxxxxxxxx.xx.
Er is een backstageruimte en kleedkamers aanwezig.
2.3 Lokaal 1
Het Applauws beschikt over een vergaderzaal met een oppervlakte van 36m². In deze zaal kunnen maximum 20 personen comfortabel plaatsnemen. De zaal kan verduisterd worden en beschikt over een Flatscreen.
2.4 Lokaal 2
Het Applauws beschikt over een vergaderzaal met een oppervlakte van 36m². In deze zaal kunnen maximum 20 personen comfortabel plaatsnemen. De zaal kan verduisterd worden en beschikt over een Flatscreen.
2.5 Lokaal 3
Het Applauws beschikt over een vergaderzaal met een oppervlakte van 54m². In deze zaal kunnen maximum 28 personen comfortabel plaatsnemen. De zaal kan verduisterd worden en beschikt over een Smartboard.
2.6 Groot vergaderlokaal
Lokalen 1, 2 en 3 kunnen gecombineerd gebruikt worden. De zaal heeft dan een maximaal gecombineerde oppervlakte van 126 m². In deze zaal kunnen maximum 70 personen comfortabel plaatsnemen.
2.7 Leskeuken
Het Applauws beschikt over een leskeuken met een oppervlakte van 68m². In deze zaal kunnen maximum 20 personen comfortabel plaatsnemen. Deze ruimte beschikt over 2 kookeilanden met inductie kookfornuis, een koelkast, een oven, combi-microgolfoven, stoomoven en gootsteen.
Gebruik van het keukenmateriaal is in de prijs inbegrepen. Voor en na ieder gebruik wordt dit door een medewerker gecontroleerd. Bij schade, verlies of diefstal wordt dit aan de gebruiker aangerekend.
Het gebruik van de leskeuken kan gecombineerd worden met het gebruik van de belendende lokalen. Bijkomende kook- en verwarmingstoestellen worden niet toegelaten.
Het gebruik van de leskeuken beperkt tot workshops, lessenreeksen, kleine kookactivitetien, ….
Eten voor groepen klaarmaken beperkt zich tot het bereiden van kleine hapjes en versnaperingen , aangepast aan de activiteiten (bv. recepties). Andere eetactiviteiten worden slechts na overleg toegestaan.
De HACCEP-regelgeving dient strikt te worden nageleefd.
2.8 Extra materiaal aanvragen:
Volgend materiaal is vrij te gebruiken mits aanvraag
- CD-Speler
- Geluidsboxen
- Microfoon
- Beamer
Artikel 3: Gebruiksmodaliteiten
3.1 Gebruik lokalen
De gebruiker geeft door bij aanvraag door welke opstelling(tafels, stoelen) hij in het lokaal verwacht.
Het in gereedheid brengen van de vergaderlokalen dient te gebeuren in samenspraak met de verantwoordelijke medewerker.
Verdere technische afspraken dienen minstens veertien dagen vooraf gemaakt te worden met de hoofdtechnieker. Voor laattijdige en ontbrekende technische gegevens kan de organiserende vereniging of het optredend gezelschap de technische dienst niet aansprakelijk stellen.
Technische diensten worden uitsluitend door het personeel van AGB Menen, Stad Menen en CC De Steiger verzekerd, behoudens uitzonderingen uitdrukkelijk in het contract voorzien.
De toegang tot de burelen, de technische lokalen, het podium en de loges van de spelers is ten strengste verboden aan alle personen die er niet voor dienstredenen geroepen zijn.
De loges worden ten laatste één uur na de voorstelling afgesloten. Het ontruimen van de scène gebeurt in principe onmiddellijk na het beëindigen van de activiteit, behoudens anders luidende overeenkomst.
3.2 Drankverbruik
Gratis koffie en water is inbegrepen bij het gebruik van lokalen 1, 2, 3 en de leskeuken. Andere dranken dienen afgenomen worden bij de concessionaris van de cafetaria.
Bij gebruik van de Grote zaal kan de gebruiker zelf de drankleverancier bepalen. De bestelling, facturatie en afrekening gebeurt dan wel via AGB Menen.
3.3 Periodiek gebruik
Vaste wekelijkse of periodieke verhuringen van erkende en/of betoelaagde verenigingen worden enkel toegestaan na onderling overleg.
3.4 Overmacht
Wanneer een zaal reeds is toegezegd, behoudt AGB Menen zich steeds het recht voor om, naar aanleiding van uitzonderlijke of andere bijzondere gelegenheden waarbij het gebruik van de accommodatie onontbeerlijk is, deze in gebruik te nemen, zonder recht op schadevergoeding voor de gebruiker. (bv. in functie van nood-rampenplanning)
Indien mogelijk zal een andere datum toegewezen worden aan deze gebruiker. Indien dit niet mogelijk is, zal het bedrag van de gebruikersvergoeding van de dag waarop de accommodatie niet gebruikt werd, door De Steiger terugbetaald worden of in mindering gebracht worden met een latere rekening.
3.5 Publiciteit
Bewegwijzering, strooibrieven en/of propagandamateriaal verspreiden in Het Applauws kan enkel mits bijzondere toestemming van AGB Menen
3.6 Badge en alarmsysteem
Het gebouw is uitgerust met een alarmsysteem en inkom via elektronische badges. Dat betekent dat gebruikers zelf het gebouw kunnen openen en afsluiten.
De badge wordt afgehaald de week voor het evenement. Dan krijgt de gebruiker ook de info ivm het openen en afsluiten van lokaal en gebouw. De badge wordt maximum 2 dagen na afloop van de activiteit teruggebracht.
Bij het verlaten van het gebouw controleert de gebruiker of het alarm aanstaat. Bij het veroorzaken van een valse alarmmelding wordt een administratieve kost van 100 euro aangerekend.
3.7 Capaciteit en kaartenverkoop
Het is verboden meer mensen dan het aantal beschikbare plaatsen toe te laten: In de grote zaal is de capaciteit:
- Tribune: 324 plaatsen
- Zittend aan tafels: 250 plaatsen
- Staand : 460 plaatsen
Het is de organisator(en) toegelaten, in afspraak met AGB Menen zelf voor het onthaal, de verkoop van de kaarten en de controle bij de toegang in te staan.
3.8 Fuiven
Fuiven worden niet toegelaten.
Artikel 4:AANVRAAGPROCEDURE
4.1 Schriftelijke aanvraag
Elke persoon of vereniging die in Het Applauws een activiteit wenst te organiseren, sluit daartoe een overeenkomst af.
Iedere aanvraag om in Het Applauws over een bepaalde ruimte te beschikken dient schriftelijk of elektronisch en aan de hand van het daartoe bestemde aanvraagformulier, gericht te worden aan AGB Menen ten laatste 1 maand voor de activiteit.
Een optie kan door ons geannuleerd worden wanneer de aanvraagformulieren niet binnen zijn op het secretariaat tegen de vooropgestelde datum.
Laattijdige aanvragen kunnen mits bespreking met centrumleider Het Applauws nog aanvaard worden.
4.2 Overeenkomst
De overeenkomst komt tot stand vanaf het ogenblik dat de aanvraag door AGB Menen is goedgekeurd. Daartoe wordt één exemplaar, namens AGB Menen ondertekend, naar de betrokken persoon of vereniging teruggestuurd.
Door het afsluiten van de overeenkomst heeft de aanvrager t.a.v. AGB Menen recht op:
- het gebruik van het lokaal, aangewezen door de AGB Menen
- het gebruik van de contractueel aangeduide accommodatie
- verlichting, verwarming en onderhoud van gebruikte lokalen, tenzij anders overeengekomen.
Door het afsluiten van de overeenkomst verbindt de aanvrager zich t.a.v. AGB Menen:
- de voorziene vergoeding te betalen;
- organisatoren buiten de entiteit Menen moeten vooraf betalen;
- in te staan voor het gaaf houden van voornoemde lokalen en uitrusting en de schade aangericht door hemzelf, zijn aangestelden, de deelnemers aan ingerichte activiteit, en/of diefstal te vergoeden. De gebruiker moet zelf oordelen of hij een verzekering afsluit tegen dat risico, maar in bepaalde gevallen kan AGB Menen naast een waarborg(som) een dergelijke verzekering eisen;
- de lokalen en accommodatie na gebruik in een nette staat achter te laten;
- de lokalen en accommodatie enkel te gebruiken voor het overeengekomen doel ;
- zich in orde te stellen inzake betaling van auteursrechten, gemeentelijke en provinciale belastingen ;
- zich te voegen naar de geldende politiereglementen en veiligheidsvoorschriften (rookverbod, leeftijdsgrens, sluitingsuur) ;
- onmiddellijk na de activiteit alle door hemzelf meegebrachte voorwerpen die niet tot het patrimonium van Het Applauws behoren te verwijderen, behoudens overeengekomen afwijkingen.
Betwistingen omtrent het contract zullen zoveel mogelijk in der minne tussen de partijen geregeld worden. Bij eventuele rechtsgeschillen zijn enkel de rechtbanken van het rechtsgebied Kortrijk bevoegd.
4.3 Optie
Alle gebruikers kunnen voor het gebruik van de accommodatie maximum 12 maanden op voorhand een optie nemen. Indien na verloop van 1 maand de optie niet schriftelijk bevestigd wordt door het invullen van een gebruiksovereenkomst en het betalen van de verschuldigde vergoeding (voor verenigingen buiten Menen of commerciële organisaties), wordt deze geannuleerd. Enkel na ondertekenen van de gebruiksovereenkomst is de gevraagde reservatie definitief.
Wie het verschuldigd bedrag voor een bepaalde activiteit of een als serie geplande activiteit niet betaald heeft wordt elk verder initiatief ontzegd.
4.4 Annulatie
AGB Menen moet 1 maand op voorhand en schriftelijk in kennis gesteld worden van het niet gebruik maken van een lokaal.
De annulatiekosten bedragen:
- 10 % van de gebruikersvergoeding bij tijdig verwittigen;
- 50 % van de gebruikersvergoeding bij niet-tijdig verwittigen.
- 100 % van de gebruikersvergoeding indien de annulatie pas in de loop van de laatste week gebeurt.
Artikel 5: TARIEVEN Het Applauws
Lokaal | Capaciteit | Vereniging uit Menen | Verenigingen buiten Menen | Commerciële organisaties | |||
VM/NM/AVO | Volledige dag | VM/NM/AVO | Volledige dag | VM/NM/AVO | Volledige dag | ||
Grote zaal (polyvalent gebruik) | 460 staand, 250 zittend aan tafels | 200 | 800 | 800 | |||
Lokaal 1 | 20 | 10 | 20 | 40 | 80 | 40 | 80 |
Lokaal 2 | 20 | 10 | 20 | 40 | 80 | 40 | 80 |
Lokaal 3 | 28 | 15 | 30 | 60 | 120 | 60 | 120 |
Leskeuken | 20 | 25 | 50 | 100 | 200 | 100 | 200 |
Lokaal 1+2+3 | 70 | 35 | 70 | 140 | 280 | 140 | 280 |
1 voorstelling | 2 voorstellingen op zelfde dag | 1 voorstelling | 2 voorstellingen op zelfde dag | 1 voorstelling | 2 voorstellingen op zelfde dag | ||
Grote zaal als theaterzaal (1) (0) | 000 | 000 | 000 | 000 | 0000 | 600 | 1200 |
(1) | inclusief licht en geluid + 1 technieker voor max 3u. Per extra uur voor een technicus wordt 32,00 euro per uur aangerekend voor verenigingen uit Menen. Verenigingen buiten Menen en commerciële organisaties betalen 40,00 euro per extra uur voor een technicus. | ||||||
(2) | Repetitie in de grote zaal met technieker ter voorbereiding van een voorstelling 50 euro aangerekend. Dagen waarbij de theaterzaal bezet is door de organisator zonder voorstelling/ repetitie worden aangerekend als repetitie. | ||||||
De vereniging wordt vrijgesteld van een gebruikerstoelage - als de activiteit i.s.m. met het Lokaal Dienstencentrum wordt georganiseerd in functie van de werking en doelstellingen van het Lokaal Dienstencentrum. - als de activiteit i.s.m. met CC De Steiger wordt georganiseerd. | |||||||
Bibliotheek en inkomhal | Kunnen eventueel ook als ruimte gebruikt worden. Hiervoor neem je rechtstreeks contact op met centrumleider. Tarieven zijn dezelfde als die van lokaal 3 | ||||||