ALGEMENE VOORWAARDEN BUREAU KEES HORDEN B.V., BESLOTEN VENNOOTSCHAP MET BEPERKTE AANSPRAKELIJKHEID
Algemene leveringsvoorwaarden en privacyverklaring van
Bureau Xxxx Xxxxxx B.V.
ALGEMENE VOORWAARDEN BUREAU XXXX XXXXXX B.V., BESLOTEN VENNOOTSCHAP MET BEPERKTE AANSPRAKELIJKHEID
Artikel 1 Toepasselijkheid van de voorwaarden
1.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten tussen Cliënt en Bureau Xxxx Xxxxxx B.V., alsmede op offertes, aanbiedingen en/ of deelnameformulieren terzake de totstandkoming van zodanige overeenkomst.
1.2 De toepasselijkheid van enige algemene (of specifieke) door Cliënt gebruikte voorwaarden of bedingen wordt door Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. uitdrukkelijk van de hand gewezen.
1.3 Afwijkingen van, of aanvullingen op, (enige bepaling van) deze voorwaarden of de overeenkomst, in welke vorm dan ook, gelden
slechts indien Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. of een door Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. gemachtigde medewerker daar schriftelijk mee heeft ingestemd. De overige voorwaarden blijven in een dergelijke situatie onverkort van kracht.
1.4 Het aanvragen van een offerte, het plaatsen van een aanbieding, of, ingeval van een deelnameformulier, het invullen van een door Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. uitgebracht deelnameformulier, of het aangaan van
een overeenkomst, betekent dat Cliënt deze voorwaarden onherroepelijk accepteert en dat Cliënt zich voor het aangaan van de overeenkomst op de hoogte heeft gesteld van de inhoud en de strekking van deze voorwaarden.
Nieuw artikel Definities
Deze voorwaarden verstaan onder:
a. “Bureau Xxxx Xxxxxx B.V.”: de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Bureau Xxxx Xxxxxx B.V., gevestigd en xxxxxxxxxxxxxxx xx (0000 XX) Xxxxxxxxx, xxx xx Xxxxxxxxxxx 0, ingeschreven bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel en Fabrieken, onder nummer 11044150;
b. “Client”: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die met Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. een overeenkomst is aangegaan of wenst aan te gaan;
c. “Open cursus”: een cursus waarop een cliënt vrij, zonder tussenkomst van derden, kan inschrijven, georganiseerd door of onder auspiciën
van Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. en waarvan de inhoud wordt bepaald door Bureau Xxxx Xxxxxx B.V..
OFFERTES EN TOT STANDKOMING OVEREENKOMST
Artikel 2
2.1 Een offerte wordt gedaan naar aanleiding van een specifiek verzoek daartoe. Een offerte, in welke vorm dan ook, bindt Bureau Xxxx Xxxxxx
B.V. niet en geldt slechts als een uitnodiging tot het plaatsen van een aanbod. Een uitnodiging tot het plaatsen van een aanbod kan ook geschieden door toezending aan cliënt van een deelnameformulier.
2.2 Een offerte wordt gebaseerd op een ‘vaste prijs’, dan wel een niet bepaalde prijs op basis van begrootte uren vermenigvuldigd met een overeen te komen uurtarief (‘variabele prijs’).
2.3 Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. een aanbod van cliënt schriftelijk aanvaardt en wel op het moment van verzending van deze aanvaarding, dan wel op het moment dat Bureau Xxxx Xxxxxx
B.V. een begin van uitvoering van het betreffende aanbod heeft gemaakt.
WIJZIGING VAN DE OVEREENKOMST
Artikel 3
3.1 Door de cliënt, na het sluiten van de overeenkomst, alsnog verlangde wijzigingen in de uitvoering daarvan, niet zijnde een (gedeelte) annulering van de overeenkomst, zullen door Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. worden aanvaard indien redelijkerwijs mogelijk, zulks uitsluitend na beoordeling van Bureau Xxxx Xxxxxx B.V., mits tijdig en schriftelijk ter kennis zijn gebracht. Wijzigingen komen slechts tot stand indien zij schriftelijk door Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. zijn aanvaard. Voor zover deze tot een wijziging van de afgesproken prijs leiden, zal dit schriftelijk worden meegedeeld door Bureau Xxxx Xxxxxx
B.V. en zal de wijzigingen beschouwd worden als een aanvullende offerte, waarop het bepaalde in paragraaf 2.1 tot en met 2.3 van toepassing is.
3.2 Cliënt kan zich voor een Open Cursus te allen tijde laten vervangen door een andere,
natuurlijk persoon. Dit dient vooraf en schriftelijk te worden gedaan, onder vermelding van de naam van de vervangende persoon. Indien deze
is verhinderd op de datum waarop cliënt de Open Cursus zou volgen, dan is artikel 3.2 tot en met 3.4 van toepassing.
ANNULERING VAN DE OVEREENKOMST
Artikel 4
4.1 Annulering van het geheel of een gedeelte van de overeenkomst, voor zover betreffende
een vaste prijs, is mogelijk, waarbij in het geval van een annulering tot 2 maanden vòòr de uitvoeringsdatum de opdrachtgever 50% van het in de overeenkomst in totaliteit afgesproken bedrag in rekening wordt gebracht. Bij annulering binnen 2 maanden voor het tijdstip van uitvoering wordt 100% van de overeengekomen prijs gedeclareerd. Bij een gedeeltelijke annulering wordt naar rato van annulering een korting op de overeengekomen prijs toegepast, waarbij echter de gemaakte kosten en de aangegane verplichtingen ten aanzien van het te annuleren gedeelte van de overeenkomst in rekening zullen worden gebracht.
4.2
a. Annulering van het geheel of een gedeelte van de overeenkomst, voor zover betreffende
een variabele prijs`, zoals bedoeld in artikel 2.2., is mogelijk, waarbij de reeds bestede uren en de kosten van reeds aangegane verplichtingen in rekening worden gebracht. Van de niet geleverde
uren zal Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. 50% aan cliënt in rekening brengen. Bij een gedeeltelijke annulering wordt naar rato van annulering een korting op de overeengekomen uren toegepast.
b. Bij een Open Cursus is annulering van het geheel of een gedeelte van de overeenkomst mogelijk, waarbij in het geval van een annulering
tot twee maanden voor de uitvoeringsdatum door de opdrachtgever 25% administratiekosten in rekening worden gebracht. Bij annulering binnen twee maanden voor het tijdstip van uitvoering wordt 100% van de overeengekomen prijs gedeclareerd. Bij een gedeeltelijke annulering wordt naar rato van annulering een korting op de overeengekomen prijs toegepast.
4.3 Annulering is nimmer mogelijk op grond van het achteraf niet akkoord gaan van cliënt met de overeengekomen, al dan niet volgens het bepaalde in artikel 6.3, gewijzigde prijs of betalingswijze.
4.4 De klant mag binnen 14 dagen kosteloos en zonder opgave van redenen annuleren.
ONTBINDING VAN DE OVEREENKOMST
Artikel 5
5.1 Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. is gerechtigd de met de cliënt gesloten overeenkomst te ontbinden voorzover er voor een leergang
onvoldoende deelnemers zijn en, in het geval van een Open Cursus, cliënt geen andere aangeboden alternatieve cursusdata wenst te benutten, één en ander te bepalen door Bureau Xxxx Xxxxxx
B.V. . Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. is niet gehouden tot schadevergoeding, hoe ook genaamd.
5.2 Indien de overeenkomst gebaseerd is op een variabele prijs, zoals gedefinieerd in artikel 2.2. en het begrootte aantal uren wordt door Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. met meer dan 25% overschreden, is cliënt gerechtigd om de
overeenkomst te ontbinden, zonder dat cliënt, dan wel Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. alsdan gehouden
is tot schadevergoeding, hoe ook genaamd, tot uiterlijk twee weken nadat Bureau Xxxx Xxxxxx
B.V. cliënt schriftelijk van de urenoverschrijding op de hoogte heeft gesteld.
5.3 Indien de cliënt niet, niet behoorlijk of niet binnen een gestelde termijn of anderszins niet tijdig voldoet aan enige verplichting die voor haar uit enige overeenkomst of uit deze voorwaarden voortvloeit, is de cliënt in verzuim en is Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. gerechtigd zonder ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst
de uitvoering van de overeenkomst en direct daarmee samenhangende overeenkomsten geheel of gedeeltelijk te ontbinden, één en ander onverminderd de andere rechten van Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. onder welke overeenkomst dan ook met de cliënt, alsmede onverminderd andere
rechten van Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. op grond van de wet en zonder dat Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. tot enige schadevergoeding is gehouden.
5.4 Ingeval:
a) de cliënt surseance xxx xxxxxxxx aanvraagt of verkrijgt;
b) de cliënt zijn faillissement aanvraagt of failliet wordt verklaard;
c) de cliënt een verzoek indient tot toepassing van een schuldsanering in het kader van de Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen;
d) op de roerende of onroerende zaken van de cliënt voor een belangrijk deel executoriaal beslag wordt gelegd, dan wel deze zaken worden uitgewonnen;
e) de cliënt zijn onderneming staakt;
f) de cliënt wordt ontbonden ingevolge artikel 2: 19 BW
g) de cliënt overlijdt;
is Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. gerechtigd zonder ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, op te schorten, dan wel zekerheid
voor de betaling te verlangen, onverminderd het recht van Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. om volledige schadevergoeding te vorderen, bestaande
uit ondermeer winstderving, reiskosten etc., alsmede onverminderd andere rechten van Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. op grond van de wet, zonder dat Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. tot enige schadevergoeding is gehouden.
PRIJZEN
Artikel 6
6.1 Tenzij anders vermeld zijn de door Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. gehanteerde prijzen in Euro`s en exclusief 21% BTW.
6.2 Afhankelijk van de te leveren dienst zal de offerte óf een vaste prijs óf een variabele prijs (afhankelijk van het aantal uren vermenigvuldigd met een uurprijs) omschrijven.
6.3 Voor wijzigingen in kostprijsbepalende factoren (zoals tarieven van belastingen, invoerrechten, wisselkoersen, salarissen, sociale lasten, zaken en goederen die van derden worden betrokken, huurlasten et cetera) welke na het sluiten van de overeenkomst, doch vòòr de levering der diensten zullen plaatshebben, behouden wij ons het recht voor deze wijzigingen ten voor of ten nadele van de met cliënt overeengekomen prijs
te brengen. Indien de cliënt een persoon is als bedoeld in artikel 6: 236 BW, geldt het voorgaande slechts nadat drie maanden zijn verstreken sinds het sluiten van de overeenkomst.
6.4 De werkzaamheden uitgevoerd naar aanleiding van een overeenkomst die gebaseerd is op een variabele prijs, zoals gedefinieerd in artikel
2.2 worden de cliënt in rekening gebracht op basis van bestede tijd volgens de afgesproken prijs en de gemaakte kasten. Het betreft hier de werkelijk bestede tijd aan voorbereiding, uitvoering, evaluatie, implementatie, tussentijdse bijstellingen, reis- en verblijfskosten et cetera.
6.5 In het geval van bijzondere administratieve
werkzaamheden (veroorzaakt door de cliënt) is Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. gerechtigd een naar haar oordeel redelijk bedrag aan administratiekosten in rekening te brengen.
6.6 In het geval van bijzondere administratieve werkzaamheden (veroorzaakt door de cliënt) is Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. gerechtigd € 100,00 aan administratiekosten in rekening te brengen.
BETALINGEN
Artikel 7
7.1 Tenzij anders aangegeven, dienen betalingen aan Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. te geschieden binnen dertig dagen na factuurdatum en wel netto contant, zonder enige aftrek of korting. Schuldvergelijk is zijdens de cliënt nimmer toegestaan.
7.2 Cheques, wissels en betaalkaarten gelden slechts als betaling na hun inlossing. Indien cliënt in gebreke blijft te betalen binnen de daarvoor geldende termijn is cliënt over het factuurbedrag de wettelijke rente verschuldigd, vermeerderd met 5% en met een minimum van 14% per jaar.
7.3 Alle gerechtelijke en niet gerechtelijke kosten, gemaakt met betrekking tot de invordering van het door de cliënt verschuldigde en niet-
tijdig betaalde, zijn voor rekening van xxxxxx. Deze kosten zullen minimaal 10% bedragen van het factuurbedrag.
7.4 Iedere betaling van de cliënt strekt primair ter voldoening van de gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten en van de door haar
verschuldigde renten en wordt daarna in mindering geboekt op de oudste openstaande vordering, ongeacht een anders luidende aanwijzing van cliënt.
ZAKELIJKE VOORWAARDEN
Artikel 8
8.1 Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. behoudt zich het recht voor om van de cliënt een financiële zekerheid, dan wel een andersoortige garantie te verlangen, zulks uitsluitend ter beoordeling van Bureau Xxxx Xxxxxx B.V.. Indien cliënt niet aan dit verlangen voldoet, heeft Bureau Xxxx
Xxxxxx B.V. het recht de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat ter zake enige schadevergoeding aan cliënt verschuldigd is.
8.2 Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. is gehouden om vertrouwelijke kennis die zij verkrijgt uit de organisatie niet elders aan te wenden, zonder voorafgaande toestemming van de cliënt.
8.3 Voor zover niet specifiek in de overeenkomst afgesproken, bepaalt Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. primair welke medewerker wordt ingezet.
8.4 Bij onvoldoende deelnemers aan een training met open inschrijving is Bureau Xxxx Xxxxxx gemachtigd inschrijvingen van verschillende locaties te combineren.
8.5 Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. heeft inspraak in de groepssamenstelling van een leergang, dan wel in de samenstelling van een begeleidingsgroep.
8.6 In projecten waarbij duidelijk sprake is van maatwerk, zullen een of meerdere medewerkers van Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. (waar nodig) het nodige veldwerk doen, voordat voor een definitief programma wordt gekozen. De bevindingen uit het veldwerk, de definitieve programma opzet en de tussentijdse evaluaties worden met de cliënt doorgesproken. Voor dit doel wordt doorgaans een begeleidingsgroep in het leven geroepen waarin beide partijen zitting hebben.
8.7 Bij activiteiten die Bureau Xxxx Xxxxxx
B.V. bij de organisatie van cliënt verzorgt met als doel om een effect te sorteren, wil zij duidelijk bij de ontwikkelingsfase betrokken worden, en waar nodig ook bij de implementatie van die activiteiten. Een en ander zal door middel van een nieuwe overeenkomst worden vastgelegd.
RECLAMES
Artikel 9
9.1 Eventuele klachten omtrent de uitvoering van de overeenkomst moeten binnen acht dagen na uitvoering per aangetekende brief bij Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. worden ingediend.
9.2 Eventuele reclames schorten de verplichting van de cliënt tot betaling niet op.
9.3 Indien Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. van oordeel is, dat een klacht gegrond voorkomt zal Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. slechts verplicht zijn een, in onderling overleg te bepalen korting te verlenen, hetzij tot vervangende levering over te gaan.
AUTEURSRECHT
Artikel 10
10.1 Het auteursrecht en/of industrieel eigendomsrecht van de door Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. ontworpen c.q. tot stand gebrachte programma`s, tekeningen, stijlen, ontwerpen, modellen, teksten, computerbestanden en andere bescheiden, zijn en blijven eigendom van Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. en mogen behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming niet worden openbaar gemaakt, gekopieerd, gebruikt, geheel of gedeeltelijk nagebootst, dan wel op een andere wijze worden verveelvoudigd, of aan derden worden afgegeven. Cliënt is aansprakelijk
voor schade welke Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. lijdt of zal lijden tengevolge van overtreding.
OVERMACHT
Artikel 11
11.1 Een tekortkoming kan Bureau Xxxx Xxxxxx
B.V. niet worden toegerekend indien er sprake is van overmacht. Onder overmacht wordt ten deze verstaan elke van de wil van Bureau Xxxx Xxxxxx
B.V. onafhankelijke omstandigheid waardoor de nakoming van haar verplichtingen jegens de
cliënt geheel of gedeeltelijk wordt verhinderd of waardoor de nakoming van haar verplichtingen in redelijkheid niet van Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. kan worden verlangd, ongeacht of die omstandigheid ten tijde van het sluiten van de overeenkomst te voorzien dan wel voorzienbaar was.
11.2 Onder elk van de wil van Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. onafhankelijke omstandigheid zoals bedoeld in lid 1 van dit artikel worden mede begrepen: oorlogsgevaar, burgeroorlog (dreiging van), terrorisme, oproer, revolutie, molest, overstroming, overheidsmaatregelen, in- en/
of uitvoerbelemmeringen, ziekte van een in de overeenkomst specifiek genoemde medewerker onder diensten te leveren, belemmering in het verkeer, gebrek aan grondstoffen, materialen en/ of arbeidskrachten, of andere belemmerende omstandigheden buiten ons toedoen, alles zowel in het bedrijf van Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. als bij derden, als bij de cliënt.
11.3 Indien Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. door overmacht niet aan haar verplichtingen kan voldoen, heeft Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten voor de duur van de overmachtstoestand, dan wel
de overeenkomst schriftelijk geheel of gedeeltelijk te ontbinden. Indien Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. de uitvoering van de overeenkomst opschort en de overmachtstoestand twee maanden heeft geduurd, heeft de wederpartij het recht de overeenkomst
bij aangetekend schrijven geheel of gedeeltelijk te ontbinden.
11.4 Ingeval van overmacht van Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. heeft de cliënt geen recht op enige (schade)vergoeding.
11.5 In de lid 2 bedoelde gevallen is Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. gerechtigd betaling te verlangen voor de prestaties die bij de uitvoering van
de desbetreffende overeenkomst reeds zijn verricht voordat van de omstandigheid, welke overmacht oplevert, is gebleken. Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. heeft het recht zich ook op overmacht te beroepen indien de omstandigheid, die de overmacht oplevert, intreedt nadat Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. haar verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst had dienen na te komen.
AANSPRAKELIJKHEID
Artikel 12
12.1 Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. aanvaardt aansprakelijkheid voor schade bij het uitvoeren van de overeengekomen levering, toegebracht aan personen of zaken, met uitsluiting van indirecte schade, van welke aard dan ook, waaronder gevolgschade, bedrijfsschade, immateriële schade, verlies van winst, goodwill of zakelijke kansen, derving van inkomsten, gemaakte kosten,
tijdsverlies van bestuurders, werknemers of andere personen, door welke oorzaak ook ontstaan.
12.2 Per gebeurtenis, waarbij een samenhangende reeks van gebeurtenissen als één gebeurtenis geldt, is de aansprakelijkheid van Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. in ieder geval beperkt tot hetgeen haar aansprakelijkheidsverzekeraar
in het voorkomende geval uitkeert, althans ten hoogste tot de netto factuurwaarde die voor de overeengekomen dienst, waarmee de gebeurtenis het nauwst samenhangt, in rekening is gebracht.
TOEPASSELIJK RECHT
Artikel 13
13.1 Op de rechtsbetrekking tussen Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. en de cliënt, zowel in Nederland, in Europa of daarbuiten is het Nederlands Recht van toepassing.
13.2 De bepalingen van het verdrag van de Verenigde Naties, inzake internationale
koopovereenkomsten (CISG, Wenen 11 april 1980) zijn niet van toepassing.
13.3 Alle geschillen welke niet door een minnelijke regeling kunnen worden beslecht, zullen met inachtneming van de wettelijke bepalingen daaromtrent worden beslecht door de bevoegde Rechter binnen het arrondisement Utrecht.
CONTACTGEGEVENS
Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. Steenakkers 5
8331 TZ Steenwijk The Netherlands
Telefoon: +31 (0)345 - 682 682
E-mail: xxxx@xxxxxxxxxx.xx Website: xxx.xxxxxxxxxx.xx
Bergen NH, 1 januari 2022
PRIVACYVERKLARING BUREAU XXXX XXXXXX B.V., BESLOTEN VENNOOTSCHAP MET BEPERKTE AANSPRAKELIJKHEID
Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. en haar 100% dochtermaatschappij Xxxx Xxxxxx & Partners B.V. willen in deze privacyverklaring toelichten hoe
zij aan de GDPR (de Europese richtlijn “General Data Protection Regulation”), ook wel bekend onder de naam AVG (de Algemene Verordening Gegevensbescherming), voldoen.
Onze privacyverklaring maakt integraal deel uit van onze leveringsvoorwaarden zoals die voor Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. en Xxxx Xxxxxx & Partners B.V. zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel.
Bij het boeken van een open training via onze websites dient u expliciet via het plaatsen van een “vinkje” aan te geven dat u onze
privacyverklaring (die eveneens op onze websites wordt weergegeven) heeft gelezen en dat u met alle details van deze privacyverklaring akkoord gaat. Dit geldt ook wanneer u contact met ons opneemt via een contactformulier. Hier wordt enkel gevraagd om gegevens die nodig zijn om contact te kunnen leggen en onderhouden.
Bij het boeken van een incompany-/maatwerk- opleiding dient een klant eveneens akkoord te gaan met onze leveringsvoorwaarden en de daarin besloten privacyverklaring. Sommige grote klanten van ons stellen echter als voorwaarde dat de leveringsvoorwaarden van de desbetreffende grote klant van toepassing zijn. Daar gaan wij
in voorkomende gevallen desgewenst mee akkoord; maar dan geldt onverkort dat wij ons minimaal tevens houden aan het door ons in onze privacyverklaring gestelde.
GEGEVENSBESCHERMING
Wij hebben ervoor geopteerd om aan GDPR (AVG) te voldoen door:
1) Slechts zeer beperkte persoonsgegevens op te vragen;
2) De communicatie met betrekking tot de opgevraagde gegevens zo betrouwbaar mogelijk in te richten;
3) Het gebruik van de opgevraagde persoonsgegevens zo veel mogelijk te beperken;
4) De gegevens worden beheerd door onze Data Protection Officer (dit is Xxxx
xx Xxxx, directeur van Bureau Xxxx
Xxxxxx B.V. en van Xxxx Xxxxxx & Partners B.V.; en tevens via Bureau Xxxx xx Xxxx
B.V. voor 50% eigenaar van de door Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. uitgegeven aandelen);
in deze hoedanigheid houdt hij preventief, actief en consciëntieus toezicht op het beheer van deze gegevens;
5) Er wordt een data verwerkingsregister bijgehouden;
6) De persoonsgegevens zullen regelmatig periodiek worden vernietigd;
7) De in onze privacyverklaring opgenomen regeling met betrekking tot dataportabiliteit;
8) Het afsluiten van verwerkingsovereenkomsten;
9) Ons cookiebeleid.
Wij willen u hierna de hiervoor genoemde punten toelichten.
AD 1) SLECHTS ZEER BEPERKTE PERSOONSGEGEVENS OP TE VRAGEN
Wij hebben besloten om, in tegenstelling tot het verleden, aan potentiële deelnemers van onze open trainingen bij inschrijving slechts de volgende persoonsgegevens op te vragen:
a. de achternaam van xxxxxx die zich inschrijft;
b. de initialen van degene die zich inschrijft.
Voorts vragen wij zakelijke gegevens van de onderneming waar de deelnemer werkt, zoals: factuuradres, zakelijk e-mailadres en zakelijk telefoonnummer. Deze gegevens gebruiken wij om deelnemers te informeren over hun
opleiding. Omdat in sommige (spoed)gevallen een e-mailadres alleen niet voldoende is, vragen wij om een telefoonnummer.
Op onze website wordt via een beveiligde verbinding (https) om de volgende gegevens gevraagd:
In te vullen persoonsgegevens:
- Initialen
- Tussenvoegsel en achternaam:
Aan te vullen zakelijke gegevens:
- Bedrijf/organisatie
- Afdeling/locatiecode
- Zakelijk adres
- Postcode
- Plaats
- Zakelijk telefoonnummer
- Zakelijk e-mailadres
- Alternatieve bedrijfsnaam voor facturatie (indien van toepassing)
- Factuur ter attentie van (indien van toepassing)
- Alternatief factuuradres (indien van toepassing)
- Postcode en plaats (indien van toepassing)
- Factuurkenmerk (indien van toepassing)
- Bijzonderheden
Met betrekking tot alle aangeleverde “zakelijke gegevens” geldt dat wij ervan uitgaan dat deze gegevens betrekking hebben op een organisatie en/of rechtspersoon. Door het akkoord gaan met onze leveringsvoorwaarden en privacyverklaring bevestigt de natuurlijke persoon die ons deze gegevens aanlevert dit en stemt daarmee in.
AD 2) DE COMMUNICATIE MET BETREKKING TOT DE OPGEVRAAGDE GEGEVENS ZO BETROUWBAAR MOGELIJK IN TE RICHTEN
Tot voor kort ontvingen wij na inschrijving op één van onze trainingen een bevestiging per e-mail van het ingevulde inschrijfformulier. Teneinde privacyrisico’s te beperken, ontvangt degene die zicht inschrijft per e-mail een geautomatiseerd bewijs van inschrijving; een voorbeeld:
Zelf ontvangen wij ook automatisch per e-mail bericht van de desbetreffende inschrijving; een voorbeeld van deze e-mail:
In bovenstaand bericht wordt uitsluitend vermeld:
- Naam van de training;
- Data van uitvoering van de training;
- Trainingslocatie;
- Naam bedrijf/organisatie van degene die zich inschrijft.
Er vindt dus geen communicatie met betrekking tot persoonsgegevens via e-mail plaats.
Teneinde zeker te zijn dat u uw bewijs van inschrijving heeft ontvangen, sturen wij vanuit ons secretariaat de desbetreffende deelnemer daarna zo snel mogelijk een e-mail; een voorbeeld:
AD 3) HET GEBRUIK VAN DE OPGEVRAAGDE PERSOONSGEGEVENS ZOVEEL MOGELIJK TE BEPERKEN
Wij zullen de aangeleverde persoonsgegevens gebruiken voor het vullen van een database per training; het versturen van een bevestigings- en uitnodigingsmail (naar het zakelijke e-mailadres); voor het voeren van de eventueel benodigde
correspondentie vooraf en na de training, met betrekking tot de training, en voor het verstrekken van een certificaat na afloop van de training.
Na afloop van de training verzoeken wij u een evaluatieformulier in te vullen. Op dit formulier dient u uitsluitend de naam van uw organisatie/ bedrijf en uw achternaam te vermelden.
AD 4) DE GEGEVENS WORDEN BEHEERD DOOR ONZE DATA PROTECTION OFFICER (DPO)
De door een deelnemer aangeleverde inschrijvingsgegevens worden automatisch door onze website opgeslagen in een database. Deze database staat op een server bij een ISO
27001-gecertificeerde leverancier. Deze gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het versturen van belangrijke informatie aan deelnemers van een opleiding (zie Ad 6).
Naast de serverbeheerder heeft onze leverancier die de website beheert (De Communicatiemakers) toegang tot de database met het oog op het eventueel noodzakelijke technische beheer van
de database en deze leverancier treedt eventueel ook als plaatsvervanger van Xxxx xx Xxxx op als laatstgenoemde vanwege omstandigheden niet in staat is om noodzakelijke acties met betrekking tot de database uit te voeren.
Xxxx xx Xxxx (DPO) zal via een beveiligde verbinding de benodigde gegevens uit de database halen en via een Microsoft Office 365 OneDrive (sharepoint) verbinding beschikbaar stellen aan
het secretariaat van Bureau Xxxx Xxxxxx op het moment dat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de training. Omstreeks veertien dagen voorafgaande aan de training wordt de deelnemer per e-mail nogmaals officieel uitgenodigd voor
de training. Daarbij wordt informatie verstrekt over het adres van de locatie (routebeschrijving), het tijdschema en het programma. Tevens zal ons secretariaat op dat moment het certificaat
vervaardigen. Op dit certificaat staan de initialen en de achternaam van de deelnemer vermeld.
AD 5) ER WORDT EEN DATAVERWERKINGS- REGISTER BIJGEHOUDEN
Xxxx xx Xxxx (DPO) zal bijhouden wanneer de data aan het secretariaat zijn verstrekt. Wanneer de data zijn gebruikt, waarvoor de data worden gebruikt en wanneer de data zijn vernietigd.
AD 6) DE PERSOONSGEGEVENS ZULLEN REGELMATIG PERIODIEK WORDEN VERNIETIGD
Wij bewaren onze data, met oog op vragen die na de training door deelnemers worden gesteld, maximaal een jaar.
Dit met uitzondering van data die krachtens andere geldende wet- en regelgeving langer bewaard dient te worden; deze data wordt minimaal gedurende de, door die andere wet- en regelgeving, gestelde termijnen bewaard.
Alle data die niet op grond van andere wet- en regelgeving hoeft te worden bewaard, worden periodiek verwijderd. In de maand juli worden telkens alle desbetreffende data van de tweede helft van het voorgaande kalenderjaar verwijderd. In januari worden telkens alle desbetreffende data van de eerste helft van het voorgaande kalenderjaar verwijderd. Wij doen dit door het nemen van de volgende stappen: 1) wij kopiëren de te bewaren data naar een externe harde schijf;
2) wij verwijderen de te verwijderen data met een tool geheten Eraser (Trim is ingeschakeld met oog op SSD-schijven. 3) nadien kopiëren we de te
bewaren data terug naar de schone harde schijf en daarna maken we de tijdige externe harde schijf schoon op dezelfde wijze.
Wij dienen volgens de geldende wet- en regelgeving, naar onze stellige overtuiging, alle correspondentie (dus ook e-mails) minimaal zeven jaar te bewaren. Zo is het bijvoorbeeld gebruikelijk dat de Belastingdienst bij controle alle e-mailboxen van de laatste jaren opvraagt. Teneinde met zekerheid aan alle geldende wet- en regelgeving
te voldoen bewaren wij onze boekhouding, onze correspondentie en dus ook onze e-mails dan ook tien jaar.
AD 7) DE IN ONZE PRIVACYVERKLARING OPGENOMEN REGELING MET BETREKKING TOT DATAPORTABILITEIT
Desgewenst kunt u inzicht krijgen in uw gegevens en hier wijzigingen in (laten) aanbrengen door schriftelijk contact op te nemen met Xxxx xx Xxxx (DPO). Gelet op het feit dat wij standaard slechts de initialen en de achternaam opvragen, kunnen wij u dan ook uitsluitend deze genoemde gegevens verstrekken.
AD 8) HET AFSLUITEN VAN VERWERKERS- OVEREENKOMSTEN
Wij maken gebruik van Microsoft Office 365 software en Adobe-software. Wij hebben met Microsoft en Adobe, door het plaatsen van vinkjes, overeenkomsten gesloten. Wij beschouwen deze overeenkomsten als verwerkingsovereenkomsten. Wij gaan ervan uit dat Microsoft en Adobe zich aan de wet houden en dus ook aan de GDPR. Gelet op onze omvang en onze kennis achten wij het niet mogelijk om dit te controleren.
Wij hebben een verwerkingsovereenkomst gesloten met leverancier De Communicatiemakers, Google en MailChimp.
AD 9) COOKIEBELEID
Met betrekking tot ons cookiebeleid is op onze website het volgende vermeld:
Bureau Xxxx Xxxxxx maakt op haar website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden.
Permanente cookie:
Met behulp van een permanente cookie kunnen wij u herkennen bij een nieuw bezoek op onze website. De website kan daardoor speciaal op uw voorkeuren worden ingesteld. Ook wanneer u toestemming hebt gegeven voor het plaatsen van cookies kunnen wij dit door middel van een cookie onthouden. Hierdoor hoeft u niet steeds uw voorkeuren te herhalen waardoor u dus tijd bespaart en prettiger gebruik van onze
website kunt maken. Permanente cookies kunt u verwijderen via de instellingen van uw browser. Met behulp van een sessie cookie kunnen wij zien welke onderdelen van de website u met dit bezoek hebt bekeken. Wij kunnen onze dienst daardoor zoveel mogelijk aanpassen op het surfgedrag van onze bezoekers. Deze cookies worden automatisch verwijderd zodra u uw webbrowser afsluit.
Met uw toestemming plaatsen wij een cookie op uw apparatuur, welke kan worden opgevraagd zodra u een website uit ons netwerk bezoekt.
Hierdoor kunnen wij te weten komen dat u naast onze website ook op de betreffende andere website(s) uit ons netwerk bent geweest. Het daardoor opgebouwde profiel is niet gekoppeld
aan uw naam, adres, e-mailadres en dergelijke, maar dient alleen om advertenties af te stemmen op uw profiel, zodat deze zo veel mogelijk relevant voor u zijn.
Met uw toestemming plaatsen onze adverteerders zogenoemde tracking cookies. Deze cookies gebruiken zij om bij te houden welke pagina’s
u bezoekt, om zo een profiel op te bouwen van uw online surfgedrag. Dit profiel wordt mede opgebouwd op basis van vergelijkbare informatie die zij van uw bezoek aan andere websites uit hun netwerk krijgen. Dit profiel wordt niet gekoppeld aan uw naam, adres, e-mailadres en dergelijke zoals bij ons bekend, maar dient alleen om advertenties af te stemmen op uw profiel zodat deze zoveel mogelijk relevant zijn.
Google Analytics:
Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de Google Analytics-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op.
De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de Safe Harbor principles en is aangesloten bij het Safe Harbor-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.
Opslagperiode:
- _ga: 2 jaar
- _gid 24 uur
- _gat en _dc_gtm_<property-id>: 1 minuut
Sociale netwerken:
Op onze website zijn buttons opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten (liken) of delen (tweeten) op sociale netwerken als Facebook en Twitter. Deze buttons werken door middel van stukjes code die van Facebook respectievelijk Twitter zelf afkomstig zijn. Door middel van deze code worden cookies geplaatst. Wij hebben daar geen invloed op. Leest u de privacyverklaring van Facebook respectievelijk van Twitter (welke regelmatig kunnen wijzigen) om te lezen wat zij met uw (persoons)gegevens doen die zij
via deze cookies verwerken. De informatie die ze verzamelen wordt zo veel mogelijk
geanonimiseerd. De informatie wordt overgebracht naar en door Twitter, Facebook, Google + en LinkedIn opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. LinkedIn, Twitter, Facebook en Google + stellen zich te houden aan de Safe Harbor principes en zijn aangesloten bij het Safe Harbor-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel.
Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.
In- en uitschakelen van cookies en verwijdering: Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de instructies en/of met behulp van de Help-functie van uw browser.
Verwijderen trackingcookies geplaatst door derden:
Sommige tracking cookies worden geplaatst door derden die onder meer via onze website advertenties aan u vertonen. Deze cookies kunt u centraal verwijderen via Your Online Choices zodat ze niet bij een website van een derde teruggeplaatst worden.
TEN SLOTTE TER AFRONDING
Wij beschouwen ons privacybeleid en onze privacyverklaring als een ontwikkelingsproces en wij zijn dan ook voornemens om onze privacyverklaring telkens aan te vullen/te verbeteren zodra wij daar aanleiding toezien.
Zelf gaan wij ervan uit dat wij gelet op het voorgaande en het daaraan ten grondslag liggende beleid voldoen aan de GDPR (de Europese richtlijn “General Data Protection Regulation”), ook
wel bekend onder de naam AVG (de Algemene Verordening Gegevensbescherming).
CONTACTGEGEVENS
Bureau Xxxx Xxxxxx B.V. Steenakkers 5
8331 TZ Steenwijk The Netherlands
Telefoon: +31 (0)345 - 682 682
E-mail: xxxx@xxxxxxxxxx.xx Website: xxx.xxxxxxxxxx.xx
Bergen NH, 1 januari 2022